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El gran cambio en el entorno de PowerPoint 2007 está en su menú superior, distribuido de tal forma de dejar más accesibles las herramientas más utilizadas, es decir, las herramientas que en versiones anteriores estaban contenidas en los menús, ahora están a la vista en forma de botón, dependiendo del menú q se active. Lo demás sigue en su lugar, a excepción de las vistas que ahora están en la parte inferior derecha de la pantalla.

Microsoft PowerPoint 2003, sigue siendo una de las versiones más utilizadas para presentaciones, el menú superior es a la manera clásica (listas) y los demás elementos de la ventana no varían mayormente entre versiones superiores e inferiores

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Open Office Presentacion es el presentador de diapositivas que se incluye en la suite gratuita OpenOffice, su uso es basicamente igual que en Powerpoint de Microsoft, cuenta con las mismas herramientas, aunque con algunos cambios de nombre. La unica precaución es que al momento de guardar tanto una presentación como cualquier documento de OpenOffice, hay que hacerlo en formato Office (.doc, .xls, .ppt), de lo contrario sólo podrá ser abierto en OpenOffice, lo que llegaria a ser un problema en caso por ejemplo de enviar este archivo a otra persona.

En Powerpoint el menú Insertar es fundamental, ya que en el encontramos todos los elementos que podemos agregar a una diapositiva, como: Textos, Formas, Imágenes, Organigramas y otros objetos.

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Una vez que tenemos nuestras diapositivas listas, es tiempo de ponerles un fondo, esto se hace haciendo un clic con el botón secundario del mouse, luego se busca la opción Formato de Fondo, y asi aparece la ventana que nos da los distintos tipos de fondo de diapositiva disponible.

Existen 3 tipos de fondos distintos, con un color fijo, con degradado (mezcla de 2 o más colores), y también la posibilidad de poner una imagen de fondo, para esta tercera opción se recomienda usar imágenes grandes para evitar que se pixelen al ampliarse, tal como lo demostraremos más adelante. Existe la opción Aplicar a todas, en caso de querer repetir el mismo fondo en la totalidad de las diapositivas de nuestra presentación.

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Si queremos resaltar algún elemento de nuestras diapositivas es posible agregar un efecto o animación a este. En el ejemplo aparece la ubicación de la herramienta Personalizar Animación en dos versiones de Powerpoint y que será la que usaremos para agregar estos efectos.

Al elegir Personalizar Animación en cualquiera de sus versiones, aparecerá en el costado derecho de la ventana el menú con los distintos efectos disponibles, tanto para hacer aparecer un elemento, resaltarlo o hacerlo desaparecer. El procedimiento es sencillo, primero se hace clic sobre el elemento que resaltaremos, luego clic sobre la opción Agregar Efecto, y luego elegir el tipo de efecto en el menú desplegable que aparece.

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Las Transiciones son los efectos que se ocupan para hacer mas notorio el pasar de una diapositiva a otra. El procedimiento es muy sencillo: primero elegimos la diapositiva a la que aplicaremos la transición, luego en el caso de PowerPoint 2003, vamos al menú Presentación y luego Transición de diapositiva… ahí aparecerán las distintas opciones de transición disponible. Para Powerpoint 2007, basta con ir al menú superior Animaciones y las transiciones son la opción mas visible del menú de botones. Sólo queda comenzar a elegir la transición adecuada y listo. También en este menú encontramos la opción para indicar si nuestra presentación avanzará a medida que hagamos clics y/o después de un intervalo de tiempo determinado por nosotros.

A continuación van algunos tips sobre cómo hacer y entregar una presentación que sea efectiva y atractiva para nuestra audiencia.

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El primer consejo, que nuestra presentación sea simple, menos es más, ahorre palabras, que la presentación vaya complementando lo expuesto. Una presentación demasiado recargada de elementos mueve la atención de la audiencia hacia la diapositiva y pierde atención quien expone, ya que el público en ese minuto estará ocupado descifrando y leyendo ese exceso de datos de la presentación.

En el primer ejemplo vemos que el mensaje es simple y está complementado con una imagen de buena calidad acorde al mensaje y en una ubicación que no interfiere, en cambio el ejemplo de la derecha es una muestra de una diapositiva recargada, en donde cuesta por ejemplo decidir por dónde empezar a leer, colores que no contrastan lo que hace difícil la visión a quienes puedan estar alejados en la sala. Y todo esto mientras el orador pierde toda atención, además de correr el riesgo de repetir textualmente el contenido de la diapositiva, error fundamental de algunos expositores.

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Cuantas veces le ha pasado que ha visto el mismo tipo de presentación una y otra vez? La clave es presentar algo distinto para que la audiencia recuerde nuestra charla, la asocie con nuestras diapositivas y no quede archivada dentro de muchas otras.

Aquí vemos tres ejemplos claros de diapositivas repetidas o mal enfocadas, con exceso de imágenes ya sea fuera de contexto o mal ubicadas, mal uso de viñetas y exceso de texto, lo que en el tercer ejemplo produce que la letra quede tan pequeña que no pueda apreciarse con claridad el mensaje.

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Otro error es el uso de los Clipart o Imágenes Prediseñadas, que son imágenes ya repetidas hasta el hartazgo y que muchas veces además no hacen más que desviar la atención del contenido de la diapositiva.

Ejemplo de una diapositiva simple y efectiva, claridad en el mensaje, buena combinación de colores, buena calidad de la imagen y nótese el detalle de aumentar el tamaño de la letra para remarcar el “95%”.

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La continuación del ejemplo anterior, se sigue usando la técnica de aumentar el tamaño para resaltar cifras. Y el gráfico es simple y expresivo sin la necesidad del exceso de colores.

Ya habíamos hablado del uso de imágenes en nuestra presentación, antes de continuar es importante recordar la precaución de usar imágenes que cuenten con los permisos del autor, para evitar conflictos con el derecho de autor.

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Vamos con los tips sobre las imágenes.

Existe una cantidad infinita de imágenes disponibles, también las que nosotros mismos producimos a través de fotografías o gráficas realizadas en diversos programas, toda imagen tiene un tamaño, si ocupamos una imagen de tamaño pequeño (inferior a 800x600 pixeles) y luego queremos expandirla por ejemplo para usarla de fondo, corremos el riesgo que la imagen se pixele es decir que se cuadricule perdiendo su definición y calidad, lo que lleva a por ejemplo, no entenderla.

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La imagen de la diapositiva anterior era muy pequeña y al expandirla para usarla como fondo, se pixeló e incluso quedó recortada.

Para un fondo, utilice imágenes con un tamaño mínimo de 800 x 600 pixeles. Para saber el tamaño de una imagen, si esta aloja en nuestro computador basta con posarse sobre el ícono de la imagen y aparecerán las características: tamaño, peso y fecha de uso En el buscador de imágenes de Google, el resultado de búsqueda entrega el nombre, tamaño y ubicación de la imagen.

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No es llegar y lanzar elementos a la diapositiva, el desorden no gusta, no es atractivo. Y si algunas diapositivas logran ser desordenadamente ordenadas, hay una razón y una regla que se usó

La regla de los tercios consiste trazar 4 líneas imaginarias como en la imagen, dividiendo la diapositiva en 9 recuadros, la técnica consiste en ubicar los elementos de la diapositiva (textos, imágenes, etc.) lo más cercano a las intersecciones de las líneas como si fueran márgenes internos.

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Aquí tenemos un ejemplo de una diapositiva (sin mostrar las líneas que usamos)

Si hacemos visibles las líneas imaginarias, nos damos cuenta que tanto el texto como el gráfico fueron ubicados en lugares de intersección de líneas. Así tenemos una diapositiva “ordenadamente desordenada”.

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Además de la primera diapositiva donde se presenta tanto el tema como quien expone, es necesario poner una pequeña firma o logo en algún lugar de cada diapositiva, así se le da una uniformidad a nuestra presentación, que todas las diapositivas formen parte de un todo.

Sin embargo exagerar el tamaño de la firma o mal ubicarla puede generar que ocupemos espacio e interfiramos en el contenido de toda la presentación, perdiendo espacio valioso y llevando la atención a otro punto de la diapositiva.

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Existen ocasiones en las que no hay expositor (por ejemplo si queremos enviar una presentación por correo). En casos como ese ya podemos insertar más información en cada diapositiva, pero como podemos entregar dicha información de forma atractiva. Usando Infografías.

Las infografías son representaciones visuales de información. Lo que se entregaba como texto, con una infografía llega a los usuarios de manera gráfica, haciendo más rápida, amena comprensible la información proporcionada.

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Ejemplo de infografía: Variedades de preparación de café

Ejemplo de infografía: Lo que sucede en las redes sociales en el lapso de un minuto