FUNDAMENTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN ADMINISTRACIÓN “Disciplina profesional

que comprende un conjunto de elementos teóricos (teorías, enfoques, principios, etc) inherentes al funcionamiento de las entidades”

GESTIÓN “La aplicación de un

conjunto de técnicas, instrumentos y procedimientos en el manejo de los recursos y desarrollo de las actividades institucionales”

Administración

Concepto

Se relaciona a la capacidad que tiene una organización de impulsar un desarrollo sistemático e intencionado de las diversas actividades, acciones e iniciativas que, en diversas dimensiones, se deben planificar, organizar, liderar, dirigir y evaluar para alcanzar los fines y los resultados de calidad que la institución desea alcanzar.

Procesos administrativos

Concepto

La coordinación de todos los recursos, en una organización, a través de los procesos de planificación, organización, dirección y control en orden a obtener los objetivos establecidos

Procesos administrativos

PlanificaciónOrganizaciónDirecciónControl

PLANIFICACIÓN Planificar implica pensar con antelación en

las metas y acciones, basar los actos en algún método, plan o lógica.

La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos disponibles, las experiencias pasadas

Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos para alcanzarlos

ORGANIZACIÓN

Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una institución para alcanzar las metas.

Diferentes metas, requieren diferentes estructuras.

La organización produce la estructura de las relaciones de una institución que servirán para realizar los planes futuros.

DIRECCIÓN Dirigir implica mandar influir y motivar a los

empleados para que realicen tareas esenciales.

La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

CONTROL Es el proceso para asegurar que las

actividades reales se ajustan a las actividades planificadas.

Sus elementos básicos:

1. Establecer los estándares de desempeño.

2. Medir los resultados.

3. Comparar resultados con normas establecidas.

4. Tomar las medidas correctivas.

Principios administrativos

La división del trabajoLa autoridad y

responsabilidadLa disciplinaLa unidad de mandoLa unidad de dirección

Principios administrativos

La subordinación de los intereses particulares al interés general

La remuneración del personalLa centralizaciónLa jerarquíaEl orden

Principios administrativos

La equidad La estabilidad del personal La iniciativaLa unidad del personal

Procesos y Principios administrativos

Unidad de Mando

CentralizaciónIniciativa

División del trabajoAutoridad y

ResponsabilidadUnidad de Mando

CentralizaciónJerarquía

Orden

Autoridad y ResponsabilidadDisciplina

Unidad de MandoSubordinación del Interés ...

CentralizaciónJerarquía - Equidad

IniciativaUnión del Personal

División del Trabajo

Unidad de MandoRemuneración

OrdenDisciplina

PLANIFICACION

ORGANIZACIÓN

CONTROL DIRECCION

ANTECEDENTES HISTORICOS

Para poder entender la administración se debe conocer la perspectiva de la historia de su

disciplina(historia y origen).

La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad.

El cuerpo sistemático de El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la conocimientos sobre la administración se inicia en plena administración se inicia en plena Revolución Industrial, en el siglo Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las XIX, cuando surgieron las grandes empresas que requerían grandes empresas que requerían de nuevas formas de de nuevas formas de organización y prácticas organización y prácticas administrativas. La empresa administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo industrial a gran escala era algo nuevo.nuevo.

Conceptos de la administración

Según Adalberto Chiavenato

Es el proceso de planear. Organizar dirigir y controlar el uso de los recursos para

lograr los objetivos organizacionales

La palabra administración se deriva del latín

Administratione que significa acción de

administrar

Este a su vez se compone de dos particularidades

“A y “ministrar” lo que significa

servir

En cuanto a su etimología se concibe como servicio prestado por un grupo

humano(empresa en función de unos objetivos

El concepto administración implica analizar

algunos conceptos como…

Proceso

Sistemático

Fundamentado

Esfuerzo

Ciclo de planear, organizar, ejecutar, y

controlar

Retroalimentación

Objetivos

Eficiencia

Eficiencia

Proceso Es el conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno.

También significa progreso o acción de ir en vanguardia.

sistemático

Es lo que sirve o ajusta a un sistema. Lo que

procede por principios y es invariable en sus

acciones, reglas o principios enlazados

entre si

Se considera como el principio cimiento de una

cosa. principal o motivo con que se pretende afianzar o

asegurar algo.

Fundamentos

Esfuerzo

Empleo energético de la fuerza física e intelectual. Uso de los elementos

costosos en la consecución de

algún fin.

Se le conoce como el proceso

administrativo. Se inicia cuando un

grupo de personas organizadas con

base en una necesidad, pretende alcanzar un objetivo.

Ciclo de Planear, Organizar, Ejecutar,

y Controlar:

Retroalimentación

Es la utilización de parte de los resultados en su totalidad de ellos con el

fin de garantizar su estabilidad.

Objetivos

Son enunciados que describen en términos

conductuales los resultados que esperamos

lograr atreves de la aplicación del proceso

Eficacia

Capacidad de producir un buen efecto. Facilidad para alcanzar los objetivos de una

institución.

Eficiencia

Capacidad para cumplir o realizar bien una buena

función.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

Proceso administrativo

Planeación:La tarea de la planeación consiste en reducir al mínimo

los riesgos y al mismo tiempo aprovechar las oportunidades.

Desde una perspectiva menos teórica se puede afirmar que significa decidir con anticipación

Para planear, se puede aplicar los siguientes pasos

Dentro de las técnicas de

planeación se encuentra:

Relación entre acontecimientos

ACONTECIMIENTO1

ACONTECIMIENTO2

TIEMPO

ACTIVIDAD

Entre los acontecimientos se dibujan conexiones o flechas, de acuerdo con los planes o expectativas vigentes. Puede

haber actividades con los planes o expectativas vigentes. Puede haber actividades simultaneas o de relación

reciproca y la trayectoria que dura mas tiempo se denomina trayectoria critica:

Acontecimiento 1

Acontecimiento 2

Acontecimiento3

Acontecimiento4Trayectoria critica

Ejemplo diagrama p.e.r.t correspondiente a una izada de

bandera

Reunión de profesores y

asignación de las actividades

Comunicación a los alumnos del grado

Elaboración del programa

Asignación de responsabilidades a los educandos

Cursar invitaciones

Consecución de estímulos

Ensayos

Realización del

programa

ORGANIZACIÓN:

Se le define como la función administrativa que se ocupa de fijar

la estructura, funciones, los procedimientos y las normas

necesarias que mediante el esfuerzo coordinado de un grupo de personas permita fácilmente el desarrollo de la

institución.

Existen cuatro elementos que identifican una organización:

ESTRUTURA ORGANIGRAMA

FUNCIONESMANUAL DE FUNCIONES

PROCEDIMIENTOS

NORMASSON LAS ESTRATEGIASS O PAUTAS CON QUE SE

SOPORTA LA ESTRUCTURA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

En el se reflejan los organismos asesores,

las unidades de acción, los diferentes niveles de

autoridad y las relaciones existentes entre la coordinación

Verticales:Las

líneas de autoridad

van de arriba hacia abajo

RECTORCOSEJO

DIRECTIVOCONSEJO

ACADEMICO

COORDINACIÓN GENERAL

COODINACIÓN DE DISCIPLINA

COORDINACIÓN DE DISCIPLINA

HORIZONTALES:

Las líneas de autoridad van en disposición

horizontal

MANUAL DE FUNCIONES:

Describe los diferentes cargos existentes en la organización

señalando que debe hacer cada quien, destacando

responsabilidades y deberes.

Un manual de

funciones debe tener

1. Nombre del cargo2. Relación de

dependencia3. Relación de

subordinación4. Relación de

coordinación5. Objetivo del cargo

6. funciones

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Indica la forma como deben realizarse las tramitaciones y cual es el proceso a seguir en algunas actividades.

PROCESO PARA REALIZAR UNA RECUPERACION:

1. Hacer la solicitud de la recuperación ante la coordinación.2.Solicitar al docente la temática de la recuperación.3. Realizar la recuperación ante el profesor del área4. Enviar por parte del educador los resultados de la recuperación a la secretaria general de la institución.

5. El educando solicitara el resultado de la recuperación en la secretaria del plantel .

Ejemplo

EJECUCIÓN:

Es la oportunidad de la administración y

consiste en como hacer que el grupo entre en acción para lograr el

desarrollo de la planeación y la organización.

Factores fundamentales de la ejecución:

AUTORIDAD:Es el acto por el cual, quien dirige esta

capacidad de integrar los esfuerzos de los miembros de la institución, de tal manera

que con el cumplimiento de las tareas asignadas se logren los objetivos

propuestos

RESPONSABILIDAD:

Todo aquel que quiere derecho. Adquiere deberes. Toda persona debe cumplir a cabalidad

los deberes que ha adquirido“una persona debe rendir cuentas a quien delega

verdadera autoridad”

Comunicación

La comunicación consiste esencialmente en la «transmisión clara de mensajes», por lo tanto se recomienda la necesidad de aplicación de los mejores medios entre superiores y subalternos.

Toma de decisiones

FERRY:

Consiste en elegir una alternativa entre 2 o mas, para determinar una opinión.

DEFINA PROBLEMAS

CRITERIO DE SOLUCION

SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

SOLUCIÓN SATISFACTORIA

KOOTNZ: define la decisión como selección efectiva entre alternativas de una línea de acción.

Control y evaluación

Consiste en la verificación de si lo que se esta ejecutando va hacia el logro del objetivo o si todo ocurre acorde a lo planeado.

Ferry lo define como « proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo, y si es necesario aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se lleve a cabo de acuerdo a lo planeado.

LA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

La historia de la humanidad registra constantemente cambios, por tanto se precisa una administración capaz de enfrentar los profundos cambios sociales, políticos y tecnológicos en el cual se ve enfrentado el hombre de la actualidad y del futuro.

Funciones Resumidas Del Proceso Administrativo

ETAPA PRE-EJECUTIVA

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN

• Tiempo ¿cuando?• Responsable ¿Quién?• Método o proceso ¿como?• Recursos ¿con que?• Actividades ¿Qué?• Objetivo ¿para que?• Identificación de problemas

y necesidades• Diagnostico• realidad

• Delegación de autoridad• Delegación de funciones• Manual de procedimiento

¿Cómo se debe hacer?• Manual de funciones (con

quien hacer que)• Organigrama (estructura

organizativa)

ETAPA EJECUTIVA

Reconocimiento de importancia de las personas

Incentivo y motivaciones

Definir comunicaciones

Saber escuchar bien

Medidas disciplinarias

Práctica de administración participativa

Dar instrucciones y ordenes (dirección y orden)

Prestar asesorías (supervisión)

Evitar discusiones

Sincronización de actividades (coordinación)

Relaciones humanas

Tomar decisiones

ETAPA EVALUATIVA

Establecer normas

Diseño de instrumentosobservaciones

Comparación de rendimiento

Informes verbales y escritos

evaluación

Datos estadísticos Corrección de operaciones

Observaciones personales

ORGANIZACIÓN DE LA EDUCACIÓN FORMAL EN COLOMBIA.

SEGÚN LA LEY 115 DEL 8 DE 1994 Y EL CAPÍTULO II DEL DECRETO 1860 DEL 3 DE AGOSTO DE 1994, LA EDUCACIÓN FORMAL EN COLOMBIA ESTA ORGANIZADA DE LA SIGUIENTE MANERA:

Enfoque sistémico

Se concibe como el conjunto organizado de componentes o elementos interrelacionados, interdependientes e interactuantes, que tiene por finalidad, el logro de objetivos determinados en un plan.

Los sistemas en su forma mas elemental pueden estar constituidos por:

Insumos o entradas (profesores, estudiantes, materiales, equipos, la administración, etc.).

procesos (métodos-procedimientos). Productos (educandos egresados). Retroalimentación: surge de la evaluación de

los resultados. Regulador (Rector, Gerente y Administrador). Medio ambiente: constituido por los factores

internos y externos que inciden en el sistema.

Planeación estratégica

Debe entenderse como la serie de actividades necesarias que permitirán establecer como lograr lo previsto ya sea en términos de fines, metas, propósitos u objetivos.

Desarrollo de la cultura y la estrategia

La estrategia precisa los puntos donde es necesario actuar, que con base en la situación actual, se hace necesario intervenir para alcanzar los objetivos propuestos.

El propósito del desarrollo de la cultura y la estrategia es:

Afianzar la afectividad de las actividades de comunicación.

Afianzar la afectividad de la introducción.

Desafíos de la educación

La transformación conlleva al rediseño del trabajo educativo bajo ciertos principios centrales como: el fortalecimiento de la cooperación profesional a todo nivel, integración de funciones como diseño – ejecución y por supuesto la generación de nuevas competencias de alto orden.