Elaboración del Presupuesto

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo

El presupuesto es un documento en el que se indican las condiciones en que se realizará el trabajo propuesto, realizando un cálculo anticipado de los gastos o del coste del servicio.

Qué es un Presupuesto?

Antes De Desarrollar Un Presupuesto Se Debe Tomar

En Cuenta. Claridad del Propósito.

Planificación Detallada.

Importancia de los Presupuestos Los presupuestos son importantes porque ayudan a

minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

Funciones de los Presupuestos

La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto

Quién Debería Participar en la Elaboración de un Presupuesto?

Director Financiero.

Director del Proyecto.

Director de la Organización o Departamento.

Ciclo de Planificación.

Alguno

Algunos Ejemplos de Presupuesto

Desarrollo del Presupuesto

Usos del presupuesto

El presupuesto es un instrumento importante como norma, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos.

Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. Un año calendario para un gobierno se le denomina "año fiscal".

El proceso presupuestario en las organizaciones El proceso presupuestario tiende a reflejar de una

forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo.

Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos

Elaboración de planes, programas y presupuestos

Negociación de los presupuestos

Coordinación de los presupuestos

Aprobación de los presupuestos

Seguimiento y actualización de los presupuestos

Clasificación de los presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista

Según la flexibilidad Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Flexibles o variables

Según el periodo que cubran A corto plazo A largo plazo, en lo posible

según el campo de aplicabilidad en la empresa presupuesto maestro presupuestos intermedios presupuestos operativos presupuestos de inversiones

Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Rígidos, estáticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un único nivel de

actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad.

Flexibles o variablesSon los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y

se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna.

A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeación de la

organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de

desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Presupuesto MaestroEs un Presupuesto que proporciona un plan global

para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo………………….……………………………….

Beneficios Define objetivos básicos de la empresa. Determina la autoridad y responsabilidad para

cada una de las generaciones. Es oportuno para la coordinación de las

actividades de cada unidad de la empresa. Facilita el control de las actividades. Permite realizar un auto análisis de cada periodo. Los recursos de la empresa deben manejarse con

efectividad y eficiencia.

Limitaciones El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo

establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada echo o actividad.

Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

Presupuesto De Operación

Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este modo:

Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)

Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)

Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto partes etc.)

Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)

Presupuesto gasto de fabricación. Presupuesto costo de producción (sin el margen de

ganancia) Presupuesto gasto de venta (capacitación,

vendedores, publicidad) Presupuesto gasto de administración (requerimiento

de todo tipo de mano de obra y distribución del trabajo)

Presupuesto Financiero Consiste en fijar los estimados de inversión de

venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:

Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)

Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)

Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso) Caja final. Caja inicial. Caja mínima.

Presupuesto De Inversión De Capital Comprende todo el cuadro de renovación de maquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.Compra activo tangible. Compra activo intangible.

Presupuesto de ventas Es la predicción de las ventas de la empresa que tienen

como prioridad determinar el nivel de ventas real proyectado por una empresa, éste cálculo se realiza mediante los datos de demanda actual y futura

Investigación de motivación Se han elaborado técnicas especiales de investigación de

mercado, que se llaman investigación de motivación, para medir la motivación del cliente.

Muchas compañías requieren que sus vendedores preparen estimaciones anuales de ventas de los productos, ya que conocen mejor las condiciones locales y el potencial de los clientes.

Presupuesto de venta

Producto N0. de unidades

Valores de venta

Ventas totales

P 6000 120 720000Q 1500 150 225000Total 7500 270 945ooo

El presupuesto de venta es multiplicar las unidades por el valor de ventas de esta manera tendremos el estimado de ventas.

Presupuesto público Privado

Presupuestos del Sector Público son los que involucran los planes, políticas,

programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

Presupuestos del Sector Privado Son usados por las empresas particulares. Se

conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

Otras clasificaciones de los presupuestos

Por su contenido Principales: Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa. Auxiliares: Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa. Por la técnica de valuación Estimados: Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.

Estándar: Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.

Por su reflejo en los estados financieros De posición financiera: Este tipo de presupuestos muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como posición financiera

(balance general) presupuestada.

De resultados: Que muestran las posibles utilidades a obtener en un período futuro.

De costos: Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del costo total o cualquiera de sus partes.

Por las finalidades que pretende De promoción Se presentan en forma de proyecto financiero y de expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el período presupuestal.

De aplicación: Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la empresa.

De fusión: Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades.

Por áreas y niveles de responsabilidad: Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una compañía.

Por programas: Este tipo de presupuestos los elaboran habitualmente dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.

Presupuesto Base Cero Es aquel que se realiza sin tomar en

consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información cierta

Presupuesto De trabajo Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa

o el coaching; su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras:

Previsión Planeación Formulación

Presupuestos parciales: Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de la empresa; con base en ellos, se desarrollan los:

Presupuestos previos: Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a:

Aprobación: La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al:

Presupuesto definitivo Es aquél que finalmente se va a ejercer, coordinar, y

controlar en el período al cual se refiera.

Etapas del ciclo presupuestario

El sistema presupuestario es la herramienta más importante con que cuenta la administración moderna para realizar sus objetivos

LAS FUNCIONES: 1.- PLANEACIÓN O FORMULACIÓN 2.- DISCUCIÓN Y APROBACIÓN 3.- EJECUCIÓN Y CONTROL 4.- EVALUACION

Etapas del ciclo presupuestario

Planeación o Formulación : para determinar los objetivos y los cursos de acción que han de tomarse,Comprende un diagnostico de la realidad de cada departamento de la organización en su conjunto y sus proyecciones para el futuro.

Estimaciones de ingresos. Se fijan montos topes de gastos para

cada departamento. Se envían a cada departamento las

instrucciones y formularios necesarios para que presenten sus peticiones (anteproyecto) e informe y justificación de los mismos. Publicación del presupuesto.

Etapas del ciclo presupuestario

En la planeación es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar.

¿Qué trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? ¿Cuales serán los necesarios

componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos?

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION

Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

Pronosticar.

Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION

Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

Anticipar los posibles problemas futuros.

Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Etapas del ciclo presupuestario

Discusión y aprobación. Organización. para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.Tiene como objetivo hacer de conocimiento de los sectores interesados, el documento presupuestal, así como de proceder a su sanción por parte de quienes tengan esta responsabilidad.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACION

Subdividir el trabajo en unidades operativas.

Agrupar las obligaciones operativas en puestos.

Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

Aclarar los requisitos del puesto.

Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACION

Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.

Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Etapas del ciclo presupuestario

Ejecución y control.por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.Una vez aprobados los presupuestos, corresponden a cada organismo o departamento, llevarlos a la práctica.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE EJECUCION Poner en práctica la filosofía de participación por

todos los afectados por la decisión.

Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

Motivar a los miembros.

Comunicar con efectividad.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE EJECUCION Desarrollar a los miembros para que realicen todo su

potencial.

Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

Satisfacer las necesidades de los empleados a través sus esfuerzos en el trabajo.

Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

Etapas del ciclo presupuestario

Evaluación.Las actividades para que se conformen con los planes.Consiste, entonces, en determinar, en primer lugar, el grado de cumplimiento del presupuesto y en segundo lugar, analizar y buscar las causas de las variaciones, si estas se produjeron.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL Comparar los resultados con los planes generales.

Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

Comunicar cuales son los medios de medición.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL Transferir datos detallados de manera que muestren

las comparaciones y las variaciones.

Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS

Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.

La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.

VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS

De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

Ayuda a la planeación adecuada de los costos producción.

Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS

Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.

Es el sistema más adecuado para establecer "costos promedios" y permite su comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.

Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

DESVENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS

Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron.

Es sólo una herramienta de la gerencia. "Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante".

Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

Están basados en estimaciones.

Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.

Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.

Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.

CONTROL DE PRESUPUESTOY

ACCEPTACION DE PRESUPUESTO

CONTROL DE PRESUPUESTO

La presupuesta ción y el control son procesos complementarios dado que la presupuestación define objetivos previstos, mientras que la característica del control presupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución.

CONTROL DE PRESUPUESTO

El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. En consecuencia el control presupuestario va mucho más allá de la mera localización de una variación.

Principales elementos de Un presupuesto

Datos identificativos de la empresa

nombre y apellidos o denominación social. domicilio. Teléfono. NIF. etc

· Descripción del trabajo solicitado

Características. Calidades. resultado final previsto. dirección donde debe ser realizado. fecha prevista de inicio y fin del servicio. duración y condiciones de la garantía del

servicio.

Materiales a emplear

cantidad y características. precio unitario.

Precio

Precio total. Con desglose de materiales. Mano de obra. Impuestos. Gastos de desplazamiento y forma de pago.

Garantía

Duración. Condiciones de la garantía.

Periodo de validez

Periodo de validez de la oferta realizada en el presupuesto, que en ningún caso podrá ser inferior a 30 días.

Fecha y firma o sello del prestador del servicio En un lugar situado junto a éstos, un recuadro reservado

para la firma del cliente, donde constarán expresamente en letras mayúsculas, de igual tamaño a las empleadas en el resto del documento.

ACCEPTACION DE PRESUPUESTO

Exposición del Plan o política

El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos.

Coordinación para la ejecución del plan o política Debe existir un Director o

 Responsable del Presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan.

Fijación del periodo Presupuestal

Es la determinación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada etc.

Dirección y Vigilancia

Una vez  aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica  dichos planes.

Apoyo Directivo

La voluntad en la implantación del Presupuesto por parte de los Directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al  presupuesto un uso no solo informativo sino que lo convierte en un plan de acción operativa y de patrón de medida con lo ejecutado.