Principios Generales de Auditoria Ambiental 2015 -1

ELEMENTOS GENERALES APLICABLES EN LA AUDITORA DE

SISTEMAS DE GESTIN AMBIENTAL

Arturo Snchez Herrera ingeniero civil

PRESENTACION

OBJETIVOS

METODOLOGIA

CONTENIDO

EVALUACION

AUDITORIA AMBIENTAL

Manual de Auditoria Medio Ambiental

Lee Harrison

Mc. Graw Hill

Norma internacional ISO 19011:2011

INLAC

Material basado fundamentalmente en las conferencias y

material de la M.IT.

Dra. Martha Ins Trejosy la norma internacional ISO 19011

CONTENIDO Concepto general sobre Auditoria Ambiental (elementosde gerencia y gestin para el manejo de la auditoria)

Definiciones

Actividades de la auditoria

Preparacin de las actividades de la auditoria en el sitio

Realizacin de las actividades en el sitio

Preparacin, aprobacin y distribucin del informe

Terminacin de la auditoria

Seguimiento de la auditoria

CONTENIDO

Programas de auditorias

ResponsabilidadesProcedimientosImplementacin

Competencias de los auditores

Atributos personales

Conocimientos y habilidades

Buenas practicas de auditoria

Evaluacin de auditores

GENERALIDADES

SITUACIO

N REAL

MARCO DE

REFERENCIA

Diferencias

Conformidad o No

Conformidad

QUE ES LA AUDITORIA

Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditoria.

Criterios de auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

LA AUDITORIA - UN COMPONENTE DEL GERENCIAMIENTO

Cuando un Sistema de Gestin esta operando de manera correcta y eficiente, la administracin de la empresa cuenta con la seguridad de que:

- Se estn cumpliendo los requisitos que se plantearon comopremisa, entre los que esta indefectiblemente la regulacin

-Estn claramente definidos Las polticas y los procedimientos dela organizacin a lo largo de ella y se conocen por todos laspersonas de la entidad.

-Los procesos definidos por la entidad en cualquier rea estnsiendo controlados por ella para su beneficio.

- La entidad ha asignado los recursos adecuados para el adecuadofuncionamiento y los aplica correctamente de forma que controla,de alguna manera, su futuro.

EJECUCIN

H

REVISION

A

Polticas Objetivos ProcesosProcedimientosPlanes y Programas $

Estructura Roles y responsabilidades Conocimiento/competencia Comunicacin Documentacin Control operacional

Control y medicin

DesempeoNo conformidad y accin correctiva y preventivaRegistros

AUDITORIA

Toma de decisiones

LA AUDITORIA - UN COMPONENTE DE LOS SISTEMA DE GESTION

COMPROBACION

V

COMPROBACION Y ACCION

CORRECTIVA

V

PLANEACION

P

QUE ES LA AUDITORIA

Una auditoria eficaz debe incluir

Planificacin

Ejecucin de actividades de medicin / verificacinde una forma competente y objetiva

Comunicacin constructiva de resultados

Comunicacin de conclusiones

NORMA ISO 19011NORMA ISO 19011Desarrollada por la International Organization forStandardization ( ISO).

La ISO 19011 es un documento que determina las pautas de:

Auditoria de sistemas de gestin de calidad Auditorias de los sistemas de gestin Ambiental.

Genera estndares que representan a las organizacionesahorro en tiempo, recursos y esfuerzo al entregar Claridadsobre:

Los principios de la auditoria de los sistemas . Orientacin en la gestin y desarrollo de programas de auditoria. Orientacin para el desarrollo de auditorias internas o externas. Parmetros referentes a la capacidad y evaluacin de interventores.

NORMA ISO 19011NORMA ISO 19011

Introduce a las auditoras el concepto de gestin de riesgo,y la referencia a la utilizacin de mtodos remotos deauditora.Agreg la confidencialidad como un nuevo principio ysustituye el principio de conducta tica por la integridad.Se refuerza el tema de competencias y el proceso de suevaluacin.Se da un perfil ms alto a las funciones del administradordel Programa de Auditoras.

NORMA ISO 19011NORMA ISO 19011

Es aplicable a todas las organizaciones que desarrollenauditorias internas o externas de sistemas de gestin de lacalidad y/o ambiental.

Proporciona una orientacin sobre los principios generales deauditoria, la gestin de programas de auditoria, la direccinde auditorias de sistemas de gestin de la calidad yambiental y la calificacin de los auditores de sistemas degestin ambiental y de la calidad.

Es posible aplicar la norma a otros tipos de auditorias, perodebe prestarse especial atencin a las competencias delequipo auditor.

Tomado de : Carlos A. De Gracia Nez en Quality trends - Internet

Diferentes posibilidades de hallazgos de una auditora, con la inclusin del concepto de riesgos.

Adaptado de : Carlos A. De Gracia Nez

Conformidades

Buenas practicas/ Puntos fuertes

Hallazgos del proceso

No Conformidad

Riesgos

Oportunidades de mejora

Puntos dbiles

TIPOS DE AUDITORIAAUDITORIAS INTERNAS o de primera parte

Son realizadas por, o en nombre de, la propia organizacin. Enorganizaciones pequeas la independencia puede demostrarse si elauditor es libre de las responsabilidades por la actividad auditada.

AUDITORIAS EXTERNAS (segunda y tercera parte)

Son realizadas desde fuera de la organizacin con laanuencia de estaAuditorias de segunda parte son realizadas a nombre de partesque tienen un inters en la organizacin, como los clientes.

Auditorias de tercera parte

Son realizadas por organizaciones independientes y externas, talescomo organismos de certificacin.

TIPOS DE AUDITORIASe denomina auditoria combinada cuando los

sistemas de gestin ambiental y de la calidad

se auditan conjuntamente.

Se denomina auditoria conjunta Cuando dos o

ms organizaciones cooperan a fin de auditar

a un solo auditado.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA AUDITORA

La auditoria debe ser una herramienta a travs de lacual administracin, puede examinar las actividades ylos procesos y establecer una lnea de actuacin sobreellos.

Los programas de auditoria y las auditorias sonplaneadas y autorizadas.

Se desarrollan utilizando mtodos y tcnicasestablecidas, de manera que aun si los auditorestrabajan independientemente, se obtenganconclusiones similares.

El alcance, objetivos y criterios de la auditoria sondefinidos y aprobados antes de su iniciacin.

La relacin entre el equipo de auditoria, el auditado yel cliente de la auditoria es confidencial y discreta.

ISO 19011

LAS AUDITORIAS SON ACTIVIDADES QUE TIENEN UN VALOR ECONMICO REQUIEREN TIEMPO Y RECURSOS

TODA AUDITORA EXIGE COMO CONDICIONES NECESARIAS O ELEMENTOS BSICOS

Objetividad, Independencia y Competencia.

Un referente o unas especificaciones claras .

Adecuada atencin profesional.

Procedimientos estandarizados claramente definidos.

ISO 19011

ALGUNOS TRMINOS RELATIVOS A LOS PROCESOS DE AUDITORIA AMBIENTAL

Requisitos del auditor

Auditor

Equipo auditor

Experto tcnico

Competencia

Auditado

Cliente de la auditoria

Programa de la auditoria

Plan de la auditoria

Evidencias de la auditoria

Hallazgos de la auditoria

Conclusiones de la auditoria

Evidencia objetiva.

No Conformidad

Accin Correctiva

Accin Preventiva

Objetividad

Otros

TERMINOS RELATIVOS A LA AUDITORIATERMINOS RELATIVOS A LA AUDITORIA

ISO 9000

Auditor: Persona con los atributos personales y lacompetencia demostrados para llevar a cabo unaauditoria.

Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabouna auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertostcnicos .

Experto tcnico: persona que aporta experiencia oconocimientos especficos al equipo auditor.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicarconocimientos y aptitudes.

ISO 9000

Alcance de la auditoria: extensin y lmites de unaauditoria.

Cliente de la auditoria: Organizacin o persona quesolicita una auditoria.

Auditado: Organizacin que es auditada.Plan de auditoria: descripcin de las actividades y delos detalles acordados de una auditoria.

Programa de la auditoria: Conjunto de una o msauditorias planificadas para un periodo de tiempodeterminado y dirigidas hacia un propsito especfico.


ISO 9000

Conclusiones de la auditoria: Resultado de unaauditoria que proporciona el equipo auditor trasconsiderar los objetivos de la auditoria y todos loshallazgos de la auditoria.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones dehechos o cualquier otra informacin que son pertinentespara los criterios de auditoria y que son verificables.

Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.


TERMINOS RELATIVOS AL EXAMENTERMINOS RELATIVOS AL EXAMEN

ISO 9000

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidadde algo.

Inspeccin: Evaluacin de la conformidad por medio deobservacin y dictamen, acompaada cuando sea apropiado pormedicin, ensayo prueba o comparacin con patrones.

Ensayo prueba: Determinacin de una o ms caractersticas deacuerdo con un procedimiento.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.No conformidad: Incumplimiento de un requisito.Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Independiente de los objetivos, la mayora de losprogramas de auditoria tienen unos elementos comunes.Todo programa tiene:

Un equipo de auditores.

Una evaluacin de campo.

La bsqueda de informacin.

El anlisis de la informacin recolectada.

Los juicios acerca del desempeo del sistema de gestin.

Un informe sobre los hallazgos de la auditoria.

QUE INVOLUCRA UNA AUDITORIA?

ACTIVIDADES DE UNA AUDITORIA AMBIENTALACTIVIDADES DE UNA AUDITORIA AMBIENTAL

ETAPAS DE LA AUDITORIA

INICIO

REVISION DE DOCUMENTOS

PLAN DE AUDITORIA

REUNIONDE APERTURA

ELABORAR Y ENTREGARINFORME

TRABAJO DE CAMPO

REUNION DECIERRE

FINALIZACIN

Preparacin In Situ Informe

Fase previa Desarrollo Resultado

ACTIVIDADES Y SUB ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA

INICIO DE LA AUDITORADesignacin del auditor jefeDefinicin de los objetivos, alcance y criterios de auditoria.Determinacin de la viabilidad de la auditoriaEstablecimiento del equipo auditorEstablecimiento de los contactos iniciales con el auditado

REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

PREPARACIN DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU

Preparacin del plan de auditoriaAsignacin de trabajo al equipo auditorPreparacin de los documentos de trabajo

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA

ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU

Reunin de aperturaComunicacin durante la auditoriaFunciones y responsabilidades de guas yobservadoresRecopilacin y verificacin de la informacinGeneracin de hallazgos de auditoriaPreparacin de las conclusiones de la auditoriaRealizacin de la reunin de cierre

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA

TERMINACIN O CIERRE DE LA AUDITORAConservacin de los documentosFinalizacin de la auditoria

INFORME DE AUDITORIA

Preparacin del informe de auditoriaAprobacin y distribucin del informe de auditoria

ETAPAS DE LA AUDITORIA

INICIO

REVISION DE DOCUMENTOS

PLAN DEAUDITORIA

REUNIONDE APERTURA

ELABORAR Y ENTREGARINFORME

TRABAJO DE CAMPO

REUNION DECIERRE

FINALIZACIN

Preparacin In Situ Informe

Fase previa Desarrollo Resultado

EL CONJUNTO DE AUDITORIASCONSTITUYE UN PROGRAMA DE AUDITORIA.

DESIGNACIN DEL AUDITOR JEFE

El responsable del programa de auditoria debendesignar el auditor jefe.

En funcin de caractersticas tales como liderazgo,conocimiento del rea a auditar, formacin, etc.

En las auditorias conjuntas, las organizacionesauditoras deben acordar y definir con mucha claridadlas obligaciones y las responsabilidades especficasde cada organizacin, y particularmente de laautoridad del auditor jefe que se designe.

INICIO DE LA AUDITORIA

OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS DE AUDITORA

Cada auditoria debe estar basada en objetivos,alcance y criterios documentados, definidosclaramente con la meta final de proteger losrecursos de la compaa, el medio ambiente internoy externo, satisfacer las necesidades de los clientesy lograr ventajas competitivas.

El alcance de la auditoria describe la extensin ylos lmites de la auditoria, tales como localizacionesfsicas, unidades organizacionales, actividades yprocesos para ser auditados, as como el perodo detiempo cubierto por la auditoria.


OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS DE AUDITORA

Los objetivos generales deben ser incluidos en elprograma de auditoria.

Los objetivos de la auditoria son definidos por elcliente de la auditoria y no por quien la ejecuta.

El alcance y los criterios de auditoria son definidosentre el cliente de la auditoria y el auditor jefe deacuerdo con los procedimientos del programa deauditoria.

Cualquier cambio de los objetivos, el alcance o loscriterios debe ser acordado por las mismas partes,para que sea valido.


Determinar el grado de conformidad del sistema degestin del auditado, o parte de l, con los criteriosestablecidos para el proceso de auditoria;

Evaluar la capacidad del sistema de gestin paraasegurar el cumplimiento de los requerimientoslegales o contractuales;

Evaluar la eficacia del sistema de gestin para lograrlos objetivos especificados, o

Identificar reas potenciales de mejora del sistemade gestin.

Otros criterios acordados. Jams convertirlo en elemento de coercitivo.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA


CRITERIOS DE AUDITORA

Los criterios de auditoria y los documentos dereferencia pueden incluir:

Normas Regulaciones Requisitos Legislacin Procedimientos aplicables Documentacin del sistema de gestin. Otros criterios concertados o de inters

especifico del auditado.


VIABILIDAD DE LA AUDITORA

Para determinar la viabilidad de la auditoria losresponsables del programa deben considerar yestablecer a priori estos elementos:

Disponibilidad de suficiente y apropiadainformacin para planificar la auditoria;

Garanta de cooperacin adecuada del auditado; Existencia de los recursos y tiempo adecuados

para la realizacin del programa.

Si la auditoria no es viable, por alguno de estosaspectos mencionados, se deben proponer alternativasal cliente de la auditoria.


Para determinar la formacin del equipo auditor, esdecir la escogencia de los miembros que lacompondrn, es necesario tener en cuenta:

La independencia del equipo auditor.La capacidad de los miembros del grupo auditorpara trabajar como equipo, y para lograr lacombinacin de conocimiento, capacidades yatributos personales que se necesitan paradesarrollar la auditoria.El idioma de la auditoria y la comprensin de lascaractersticas particulares del auditado

SELECCION DEL EQUIPO AUDITOR


RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LDER O EL JEFE DE EQUIPO

Determinar la cantidad de trabajo y el tiempo requeridos, ascomo la complejidad de la auditoria.Asignaciones de funciones y de responsabilidades a los miembrosdel equipo de trabajo considerando:

Habilidad y conocimiento del rea auditada Grado de entrenamiento en auditorias Habilidad para trabajar en equipo Aceptacin por el auditado

Informar a los miembros del equipo sobre Alcances de la auditoria Objetivos Mtodos de trabajo Tareas individuales y programacin Logstica

Actuar como negociador al interior del grupo y como vocerohacia fuera de el.

Definir el equipo de auditoria tomando enconsideracin posibles conflictos de intereses yacordando con el cliente su composicin.Dirigir las actividades del equipo acorde con losreglas de juego claras y conforme a losprocedimientos previamente establecidos.Preparar el plan de auditoria basado en un procesode concertacin (adecuada consulta) con el cliente,auditado y teniendo en cuenta la opinin de losmiembros del equipo de auditoria.Comunicar el plan de auditoria definitivo yasegurarse de que existe un conocimiento yentendimiento comn.


Coordinar las fechas que sean apropiadas tantopara el auditado como para el equipo auditor,asegurando suficiente tiempo para su notificacin.Consultar con el cliente para determinar el alcancede la auditoria.Obtener la informacin necesaria de antecedentespara cubrir los objetivos de la auditoria, as comolas actividades, productos y servicios del auditado,instalaciones y facilidades, as como detalles deauditorias anteriores.Determinar si los requisitos para la auditoria sehan cubierto.


Establecida entre los responsables del programa deauditoria o el auditor jefe de manera informal oformal.

Con el propsito de: Establecer la comunicacin con el auditado; Confirmar la aprobacin para la auditoria; Informar la agenda propuesta y la composicin delequipo auditor;

Solicitar acceso a documentos Definir las reglas aplicables al lugar; Preparar la auditoria Acordar la necesidad de acompaantes

CONTACTOS INICIALES CON EL AUDITADOCONTACTOS INICIALES CON EL AUDITADO


Previo a la preparacin del plan de auditoria.Permite determinar la conformidad de la documentacindel sistema, segn documentacin, con los criterios deauditoria.

La documentacin incluye documentos y registrosrelevantes del sistema de gestin e informes deauditorias previas. Como resultado de la revisin de losdocumentos, se debe comprender el sistema de gestiny tener claridad sobre los temas para el desarrollodel trabajo de campo.

REVISION DE LA DOCUMENTACION

Si la documentacin no es adecuada no se debenasignar nuevos recursos hasta que estos problemas se

resuelvan.

La revisin de la documentacin comienza en la primeraetapa de la auditoria y puede contina durante todo elejercicio. El reto es identificar la informacin requerida(deseable) y revisarla en detalle antes del trabajo decampo

Una visita previa puede ser til para:

Informar de primera mano del responsable de la instalacinacerca de los objetivos y procedimientos de la auditoria.

Conseguir informacin suficiente para desarrollar elentendimiento bsico de la instalacin, los procesos y lagestin

Disear un mejor plan de auditoria (ms racional)

REVISION DE LA DOCUMENTACION

IDENTIFICARNECESIDADES Y

REQUISITOS LEGALES

IDENTIFICAR LOSPROCESOS

ENTENDERLOS PROCESOS

ENTENDER LA GESTIONDE LOS PROCESOS

OBJETIVOS DE LOS PROCESOS PRODUCTOS ASPECTOS AMBIENTALES RIESGOS

PLANES CONTROLES EN LAS:

OperacionesEntradas al proceso

DOCUMENTOS REGISTOS

CICLO DE PRODUCTO PRODUCTOS SOPORTE RECURSOS CONTROLES

REVISION DE LA DOCUMENTACIONREVISION DE LA DOCUMENTACION

COMPRENSION DEL SISTEMA DE GESTION

La comprensin del sistema, inicia en:

Los requisitos aplicables. Los procesos del sistema y la manera como se gestionan. Las responsabilidades y los recursos. La evaluacin de los riesgos e impactos de los procesos delsistema.

Los mtodos de control, su implementacin y resultados. La medicin y el seguimiento. Las actividades que se requieren como soporte delsistema.

REVISION DE LA DOCUMENTACIONREVISION DE LA DOCUMENTACION

AYUDA PRACTICA- REVISION DE DOCUMENTOS

Documentos, tales como la poltica, los objetivos, elmanual de calidad, los planes, los procedimientos, lasinstrucciones, las normas aplicables, las licencias ypermisos, las especificaciones, los planos, los contratos ypedidos;Registros, tales como registros de inspeccin, actas dereunin, informes de auditorias anteriores, informes deprogramas de seguimiento y resultados de mediciones;Resumen de datos, anlisis e indicadores de desempeo;

AYUDA PRACTICA- REVISION DE DOCUMENTOS

Registros sobre la base de programas relevantes demuestreo del auditado y de procedimientos paraasegurarse del control de calidad de las muestras y delos procesos de medicin;Informes de otras fuentes, por ejemplo, clientes, datosde retroalimentacin de clientes, otra informacinrelevante de partes externas y clasificacin deproveedores;Bases de datos informticas y pginas de Internet.Informacin de la empresa o instalaciones: procesos;distribucin en planta; organizacin, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Documentacin acerca del sistema de gestin de la calidad.Manuales de calidad.Documentacin acerca de la aplicacin del sistema degestin de calidad. Planes de calidad.Documentos que establecen requisitos. Especificaciones.Documentos que establecen recomendaciones osugerencias. Guas.Documentacin acerca de cmo desempear las actividadeso procesos. Procedimientos, Instrucciones, Planos.Documentacin que proporciona evidencia objetiva de lasactividades realizadas o de los resultados logrados.Registros.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

DEL SISTEMA DE CALIDAD

MANUALDE

CALIDAD

PROCEDIMIENTOSDEL SISTEMA

INSTRUCTIVOS

REGISTROS DE CALIDAD

POLITICA ESTRUCTURA DESCRIPCION DEL SISTEMA

CLIENTESGERENCIAAUDITORES

PROCESOS RESPONSABLESDEL PROCESO

TAREAS OPERADORES

ENFOQUE ISO 9000:2000 HACIA LOS PROCESOS

PA

RT

ES

IN

TE

RE

SA

DA

S

Sa

ti

s

facci

n

Req

uisito

s

MEJORA CONTINUA DELSISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

RESPONSABILIDADDIRECCION

GESTION DERECURSOS

MEDICION,ANALISIS Y

MEJORA

REALIZACION

PRODUCTO

ProductoEntrada Salida

PA

RT

ES

IN

TE

RE

SA

DA

S

Identificar, entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados para un objetivo dado, mejora la eficacia y eficiencia de la organizacin.

PLAN DE LA AUDITORIA

Planeacin

Recoleccin de evidencias

Entrevistas:Responsables de los

procesosPersonal operativo y

administrativo

Revisin de documentos

Consolidacin y anlisisde la informacin

Criterios de laAuditoria

Hallazgos de laauditoria

CONCLUSIONES DE LA AUDITORA

RECOMENDACIONES

Conformidades Hallazgos de laauditoria

PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

El plan de la auditoria es preparado por el auditor jefe yproporciona la informacin necesaria para el equipo de auditoria,para el auditado y para el cliente de la auditoria. En procura de estalabor deben quedar claros:

Objetivos, alcance de la auditoria, criterios y documentos dereferencia

Fechas y lugares, incluyendo agenda de la auditoria en campo con actividades, hora y duracin estimadas

Ubicacin, unidades organizacionales y funcionales, actividades o procesos del sistema de administracin a ser auditados para el logro de los objetivos de auditoria

Responsabilidades del equipo auditor y de los acompaantes.

Asignacin de recursos necesarios a todas las reas de laauditoria, en particular aquellas reas que se entiendan comocrticas.


PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORA

Cuando sea apropiado, igualmente hace referencia a:

El representante del auditado en la auditoria; El idioma de trabajo y del informe de la auditoria, cuando es diferente del idioma del auditor o del auditado;

Los temas del informe de auditoria, incluyendo cualquier mtodo de clasificacin de no conformidades, formatos y estructuras, fecha prevista de emisin y distribucin;

Arreglos de logstica (viajes, recursos disponibles in situ, etc.);

Asuntos relacionados con la confidencialidad. Cualquier accin de seguimiento de la auditoria


PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORA

EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA

AUDITORIA: FECHA:

REUNION DE APERTURA: REUNION DE CIERRE:

Fecha: Hora: Fecha: Hora:

CARGOS A AUDITAR:

OBJETIVO DE LA AUDITORIA:

ALCANCE:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

PARTICIPANTES DE LA AUDITORIA CARGO EQUIPO AUDITOR

Nota : El programa de entrevistas y la fecha de la reunin de apertura y cierre se acordarn con el auditor lder.

FECHA DE ENTREGA DEL INFORME AUDITORIA:

EL INFORME SERA ENTREGADO A: CARGO

FIRMA AUDITOR LIDER: APROBO:

ASIGNACION DEL EQUIPO AUDITOR Y SU ORGANIZACIONASIGNACION DEL EQUIPO AUDITOR Y SU ORGANIZACION

Dentro de la adecuada organizacin del equipo auditor y para definir el equipo (asignarlo) es necesario tener en cuenta que se debe:

Establecer las responsabilidades de:

El auditor lderLos auditores calificadosLos auditores en formacinEl custodio de la informacin (los documentos)

Definir la distribucin del trabajo Definir las reuniones de intercambio y anlisis de informacin

Establecer la forma y mtodo de la elaboracin del informe Establecer observadores


PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Procedimientos de auditoria. Listas de chequeo Planes de muestreo. Formatos para registrar informacin. Registros de reuniones. Registros de hallazgos de auditoria.


El uso de documentos de trabajo, tales como listas de chequeo yformatos, no debe restringir el alcance de las actividades deauditoria.

El Auditor Lder junto con su equipo de trabajo debe preparar laslistas de verificacin a utilizar durante el trabajo de campo.El propsito de una lista de verificacin es recordar al auditor lainformacin que debe ser obtenida y los hechos que deben serverificados.El tipo de lista de chequeo depende de la auditoria y las competenciasde los auditores; estas pueden ser:

Resmenes de los temas a evaluar, Guas detalladas de apoyo, Preguntas abiertas definidas, Combinaciones de las anteriores, Otras opciones acordadas.

LISTAS DE CHEQUEO


ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO

De otra parte es necesario definir y establecersoportes y apoyos en relacin con:

reas que sern auditadas de acuerdo con el alcance de laauditoria.

Puntos especficos y temas a evaluar.

La revisin de la regulacin o normas corporativasexistentes y la identificacin de los requisitos que se debenevaluar, para cada tema a.

Determinar las tcnicas de auditoria para recoger lainformacin.

Con base en lo anterior se prepara el borrador de la listade chequeo.

Para elaborar las listas de chequeo existen lasdenominadas preguntas de la curiosidad infantil olos siete amigos del Auditor, las cuales convieneno olvidar.

Cuales son estas?

ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO


Y COMO?

Y CUANDO?Y QUIEN?

Y PORQUE?

ME MUSTRA?

Y QUE ?

Y EN DONDE?Ah, y siempre pida el favor es decir, use un tono amable y

cortes

Fecha de Auditora:

Proceso y rea Auditada:

Auditor Principal:

Auditores:

tem No.

Numeral de la

NormaCriterio

Aspectos a Verificar

CumpleSi / No

Comentarios

Aspectos adicionales a verificar:

EJEMPLO FORMATO LISTAS DE CHEQUEO

ETAPAS DE LA AUDITORIA OBSERVACIONES

1. Permisos para:Vertimiento de aguas residuales industriales sobrecuerpos de agua superficialesDisposicin de residuos en el sitio de la plantaDescarga a un sistema de alcantarillado

2. Concepto tcnico del Ministerio del Medio Ambiente sobrela expansin de las instalacin, el incremento de la producciny los cambios de proceso

3. Manejo de las aguas de escorrenta

4. Agua de enfriamiento; purgas de agua de enfriamiento

5. Mantenimiento y calibracin de::

Muestreadores compuestos

Medidores de flujo de los vertimientos

Equipos de monitoreo en lnea

Equipos de control

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO POR TEMASAUDITORIA DE RESIDUOS PELIGROSOS

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO / GUIA DETALLADA DE AUDITORIA

Aspecto Plan de contingencia control de derrames de hidrocarburos

Resumen y objetivo

La normatividad colombiana exige el diseo e implementacin de un PDC porparte de cualquier instalacin que transporte o almacene hidrocarburos(Decreto 1594 de 1984 y otros). Un PDC debe incluir informacin sobreprocedimientos para prevenir los derrames y para contenerlos en caso depresentarse. El Plan debe ser presentado a la autoridad ambiental paraaprobacin.

Responsabilidad de la

instalacin

Se requiere un PDC para control de derrames de HCs. Este debe prepararse deacuerdo con las buenas prcticas de ingeniera, y contar con la aprobacin delfuncionario que tenga la autoridad para proveer los recursos que se requieren.Se debe aplicar a cualquier derrame. El Coordinador Ambiental de la instalacines responsable de dar entrenamiento en el PDC al personal de operaciones. Lainstalacin debe adquirir los equipos especificados en el Plan y mantenerlos encondiciones ptimas de operacin

Planes requeridos

Se almacenan HCs ? No se requiere un PDC

Se almacenan en total ms de 100 Bbls ?

NO

NO

SI

SI

Se requiere de un PDC

No se requiere un PDC

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEOPREGUNTAS ABIERTAS

P-H-V-A Pregunta Respuesta H De cual proceso (s) es usted responsable? Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/ H

Quin es el responsable en la organizacin del proceso que usted participa?

Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/

H

Cmo aporta su proceso(s) al cumplimiento de la poltica de Calidad?

Cada rea debe determinar est participacin.

H Cul el objetivo de su proceso? Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/ H Cuales son las entradas de su proceso? Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/ H

Cuales son los criterios y mtodos para garantizar que la operacin y control de su proceso es eficaz?

Se debe tener claro los escenarios en los cuales se hace seguimiento para el control de los planes de accin de cada rea (Son las mismas ECGs que se manejan en cada rea) ejm: Reunin de Operaciones Reuniones de Departamento etc..

V

Cmo realiza usted el control de su proceso?

Se debe tener claro los indicadores que maneja cada rea y que estn descritos en el manual por procesos (Ver tabla de anexa de indicadores: L/HSEQ/Manual por procesos/

V Cmo hace seguimiento a sus indicadores? Idem al anterior A

Que acciones realiza cuando el indicador no esta dentro de los rangos establecidos?

Tener a la mano registro de las acciones tomadas cuando esto sucede. Ejm. Compromisos en la Intranet, Informes de indicadores (Planeacin del Negocio y Planeacin de la Produccin) ....

Reunin de apertura

Comunicacin con el auditado

Recoleccin y verificacin de la informacin

Hallazgos de la auditoria

Preparacin de las conclusiones de la auditoria

Reunin de cierre con el auditado

ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIOACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

Reunin inicial para formalizar la visita de campo ypara explicar con claridad la forma como se ira adesarrollar, en ella se atendern los siguientesaspectos

Revisar el plan de auditoria; Proporcionar un pequeo resumen respecto al cmo sellevaran a cabo las actividades de la auditoria;

Definir y acordar los canales de comunicacin; y Proporcionar la oportunidad al auditado de realizarpreguntas,

REUNION DE APERTURAREUNION DE APERTURA

ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

por supuesto, para que ellas seanconvenientemente respondidas

AYUDA PRACTICA - ASISTENTES A LA REUNION DE CIERRE Y APERTURA

Las reuniones son dirigidas por el auditor jefe.

Deber estar presentes la direccin del auditado, losresponsables de las funciones auditadas y el equipoauditor.

Deben conservarse las actas de reunin, incluyendo losregistros de asistencia.

En caso de no haber acuerdos en la reunin de cierresobre las conclusiones de la auditoria entre el auditado ylos auditores, las dos opiniones deben registrarse.

AYUDA PRACTICA- REUNION DE APERTURAAYUDA PRACTICA- REUNION DE APERTURA


Presentacin de los participantes, incluyendo una descripcin general de sus roles;

Confirmacin de los objetivos de auditoria, alcance y criterios de auditoria;

Confirmacin del horario y otra informacin relevante acordada con el auditado,

Mtodos y procedimientos que se deben usar para realizar la auditoria, incluyendo la aclaracin elemento de incertidumbre en la auditoria;

Confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado;

Confirmacin del idioma que se va a utilizar durante la auditoria;

AYUDA PRACTICA- REUNION DE APERTURAAYUDA PRACTICA- REUNION DE APERTURA


Durante la auditoria, el auditado ser informado del progreso de la misma; Confirmacin de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor, que necesita tener disponibles; Confirmacin de los asuntos en relacin a la confidencialidad; Confirmacin de los procedimientos relevantes de seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor; Confirmacin de la disponibilidad, funciones e identidades de los guas;Mtodo de presentacin del informe incluyendo la clasificacin de las no conformidades;

FUENTES DE INFORMACION:

RECOLECCIN DE LA INFORMACINRECOLECCIN DE LA INFORMACIN

1. Entrevistas con el personal;

2. Observacin de actividades, condiciones y puestos de trabajo;

3. Revisin de documentos y datos; y

4. Pruebas


LA ENTREVISTA EFECTIVA

El xito de una auditoria depende de la comunicacin. La meta de la entrevista es obtener informacin

vlida. La informacin que se recibe depende de la forma

como el auditor haga preguntas. Para comunicarse durante una auditoria asegrese

de: Conocer la audiencia. Mantener el mensaje sencillo. Que la comunicacin alcance su objetivo. Tener n cuenta le lugar y el tiempo. Usar el mtodo ms efectivo posible.

RECOLECCION DE INFORMACION Y EVIDENCIAS LAS ENTREVISTASRECOLECCION DE INFORMACION Y EVIDENCIAS LAS ENTREVISTAS

Explicar la razn de la entrevista Personas de diferentes niveles y funciones En el sitio de trabajo normal Se sienta a gusto durante la entrevista La primera pregunta Preguntas abiertas Analizar significado Resumir lo dicho Administrar el tiempo Agradecer la cooperacin

INFORMACION A TRAVES DE ENTREVISTAS

1. El auditor debe considerar los siguientes factores alevaluar la informacin obtenida mediante entrevistas:

2. El nivel de conocimiento del entrevistado acerca delasunto objeto de la entrevista.

3. La objetividad del entrevistado. Cuando el SG estbien desarrollado, se puede dar mayor peso a lasrespuestas de los individuos.

4. La lgica de la respuesta. Es decir, qu tan razonablees la respuesta que se esta recibiendo?

COMUNICACIN EFECTIVA

Seleccionar y desarrollar el objetivo. Analizar la audiencia. Organizar y estructurar las ideas. Seleccionar el medio de entrega. Generar una respuesta.

ESCUCHAR EFECTIVAMENTE Eliminar distracciones. Escuchar el contenido. No emitir juicios. Escuchar los temas. Encontrar sentido a lo que se esta diciendo. Buscar claridad.

DURANTE LA ENTREVISTA, PROVOQUE RESPUESTAS

Presentando una situacin hipottica Supongamos...,Qu pasara si ...Pidiendo una explicacin Lo siento, no entiendo. Pudiera

explicarme eso de nuevo ?Quedndose callado A veces el silencio es oro.

Despus de una breve respuesta,asienta con la cabeza y cllese unmomento. Seguramente elentrevistado le dar msinformacin.

Haciendo preguntas obvias Convierte al empleado en elexperto y le Da confianza paradiscutir el proceso o procedimientoen cuestin. Tambin sirve como unrecordatorio al auditor para nohacer suposiciones.

OBSERVACION

La observacin, o el examen fsico, es La observacin, o el examen fsico, es uno de los mtodos ms confiables para conseguir evidencias.

Se aplica a todo lo que sea observable (supone la existencia fsica del objeto de la observacin).

Sin embargo, la inspeccin establece o confirma la existencia fsica, pero no el funcionamiento adecuado.

Actividades de verificacin que se utilizan paraincrementar la confianza en la evidencia de laauditora y en los sistemas de control que posee odiseados para la instalacin.

Puede ser una herramienta fundamental para ayudaral auditor a lograr los objetivos de la auditora.

Mtodos de prueba: anlisis de muestrasrepresentativas, es decir apropiadas al tamao onaturaleza de la poblacin.

PRUEBAS

LA MUESTRA

Una parte de una unidad o entidad, oinformacin seleccionada para representar ungrupo completo.

La muestra representa una parte de la poblacin de registros,documentos, equipos o empleados que sern evaluados.

Se aplican tcnicas de muestreo ya que la mayora de las auditoriasintentan ser revisiones objetivas y sistemticas, mas que intensivas ygeneralmente tienen limitaciones de tiempo y de recursos.

Consecuentemente, las muestras revisadas durante una auditoriaconstituyen la base para determinar el cumplimiento.

ETAPAS DEL PROCESO DE MUESTREO

ETAPA 1:Determine Objetivo

de la etapa del Protocolo

ETAPA 2:ETAPA 2:

Identifique la poblacin a revisar

ETAPA 3:ETAPA 3:

Seleccione el mtodo de muestreo

ETAPA 5:

Ejecute el muestreo

ETAPA 6:ETAPA 6:

Documente los resultados

ETAPA 4:ETAPA 4:

Determine el tamao de la muestra

El mtodo debe ser consistente con

los objetivos globales de la auditoria

y el objetivo de una etapa particular.METODOS DE MUESTREO

JUICIO DEL

AUDITOR

PROBABILISTICO

AL AZAR

POR BLOQUES

ESTRATIFICADO

INTERVALOS

SELECCION DEL METODO DE MUESTREO

ETAPAS BASICAS DEL PROCESO DE MUESTREO

GENERACION DE HALLAZGOS DE LA AUDITORA

Evaluar la evidencia recolectada contra los criterios deauditoria.

Generar los hallazgos: Conformidades y No Conformidades.

Las Conformidades deben ser resumidas de forma tal que se indique cuando menos, las ubicaciones, funciones o requisitos auditados, cuando no se hayan observado no conformidades.

Las No Conformidades deben ser revisadas con unrepresentante del auditado para obtener el reconocimiento.

Las No Conformidades deben estar basadas en lasevidencias de la auditoria.

Responsabilidades y autoridades Competencia del personal Suficiencia de los recursos y ambientes de trabajo Adecuacin de la documentacin que describe los

mtodos operacionales Aplicacin de acciones correctivas y preventivas Evidencia del mejoramiento continuo Disponibilidad de registros Identificar oportunidades de mejoramiento y

fortalezas

EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA

PREPARACIN DE LAS CONCLUSIONES

Revisar y elaborar lista de los hallazgos y otrainformacin recolecta en la auditoria;

Acordar papeles y tareas para la reunin de cierre;

Preparar recomendaciones, si son requeridas y elseguimiento de la auditoria, si es aplicable;

Las conclusiones de la auditoria deben sealaraspectos tales como:

la extensin del grado de conformidad con los criterios;

la efectiva implementacin y mantenimiento del SG

la capacidad del proceso de revisin del sistema

REUNIN DE CIERRE

El propsito de la reunin es presentar las conclusiones dela auditoria y acordar las las fechas para la terminacin delas acciones correctivas y entrega del informe. Durante lareunin se debe:

Hacer un breve resumen del alcance de la auditoria

Presentar los hallazgos encontrados

Discutir y resolver de ser posible cualquier divergencia notableentre el equipo de auditoria y el auditado.

Si es requerido por la auditoria, el auditor lder puede presentar lasrecomendaciones del equipo para el mejoramiento, enfatizandoque las recomendaciones no son obligatorias.

Se deben mantener registros de las reuniones de cierre.

INFORME DE AUDITORIAINFORME DE AUDITORIA

INFORME DE LA AUDITORA

Contenido del informe:

Identificacin de la organizacin auditada y sus representantes del auditado, cliente de la auditoria, equipo de auditores, objetivos, alcance, y criterios de la auditoria.

El plan acordado de auditoria, con las fechas y lugares donde se realiz las actividades de auditoria de campo;

La identificacin de las unidades organizacionales y unidades funcionales o procesos auditados y el perodo de tiempo cubierto;

Los hallazgos de la auditoria; Las conclusiones de la auditoria.

Contenido del informe:

Si es aplicable, un resumen del proceso de auditoria.

Confirmacin del cumplimiento de los objetivos de la auditoria

Las reas no auditadas

Opiniones divergentes no resueltas con el auditado;

Recomendaciones para la mejora, si es aplicable

Planes de seguimiento; si es aplicable

Declaracin sobre la confidencial del informe;

Lista de distribucin del informe de la auditoria.

Cualquier accin acordada;

Conformidad del sistema de gestin.

La eficacia de la implementacin.

La habilidad del proceso de revisin de la gerencia

INFORME DE LA AUDITORA

INFORME FINAL DE AUDITORIAS

INTERNAS DE CALIDAD

PRI-F-005 Fecha de

Rev:11/06/04 Pgina 1 de 2

FECHA DEL INFORME:

FECHA DE LA AUDITORA:

CRITERIOS DE LA AUDITORIA:


PROCESO(S) AUDITADO( S):

REPRESENTANTE(S) DEPENDENCIA(S) O PROCESOS AUDITADO(S):

OBJETO DE LA AUDITORA: ALCANCE DE LA AUDITORA: AUDITOR LIDER:

COAUDITORES:

BALANCE DE NO CONFORMIDADES

NMEROS DE NO CONFORMIDADES

MAYORES

NMERO DE NO

CONFORMIDADES MENORES

TOTAL DE NO CONFORMIDADES

OBSERVACIONES: PLANEAR:. HACER: VERIFICAR: ACTUAR: EFICACIA DEL SISTEMA : ANEXOS: FIRMA AUDITOR LIDER:

FIRMA AUDITADO:

EJEMPLO INFORME DE AUDITORIA

LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD

Los Reportes de No Conformidad son una manera deregistrar el no cumplimiento de un requisito.

Cada No Conformidad debe generar un RNC eindicar el criterio que lo origina.

Los RNC deben incluir: Un encabezamiento que referencie los detalles de la

auditoria.

Un numero nico.

Una seccin para registrar los detalles de la No Conformidad.

Una seccin para que el auditado registre la accin a tomar.

Una seccin para confirmar que la accin ha sido tomada y fue efectiva.

EJEMPLO FORMATO RNC REPORTE DE NO CONFORMIDAD

F-006 Pgina 1 de 1

FECHA:

NO CONFORMIDAD No.

PROCESO:

MAYOR

MENOR

DEPENDENCIA(S) AUDITADA(S):

ACTIVIDAD REVISADA:


AUDITOR PRINCIPAL: COAUDITORES:

DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD: (Describa lo que debera haber sucedido y luego lo que realmente sucedi).

Firma del Auditor:

Fecha : Firma del Auditado:

CAUSA DE LA NO CONFORMIDAD:

ACCIONES PROPUESTAS C / P FECHA DE IMPLEMENTACION

Firma del Auditado :

Fecha :

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS: (Evale la eficacia de las acciones tomadas)

Firma auditor responsable del cierre : Fecha de Cierre :

CALIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD

No Conformidad Mayor:

Falla contra una clusula de la norma que atente contra la integridad del sistema.

Ausencia del cumplimiento de un requisito.

No Conformidad Menor:

Una falta simple del cumplimiento de un requisito.

El auditor puede generar una matriz de NC para el anlisis de las mismas.

NO CONFORMIDADES MAYORES

La ausencia de un procedimiento requerido o el total fracaso de un

procedimiento que puede:

- Causar un impacto negativo en la calidad.

- Causar un gran impacto en las metas y objetivos del SG de la

Compaa.

- Poner en peligro la conformidad con leyes, normas o requisitos.

- Exponer la organizacin a responsabilidades.

- Causar un gran dao a otras operaciones de la Compaa.

NO CONFORMIDADES MENORES

No afectan directamente el resultado ambiental de actividades, productos

o servicios y se estima que son fcilmente rectificables.

Existe un SG definido y procedimientos e instrucciones documentados.

Tambin existe un nivel general de implementacin aceptable, pero

existen pequeas discrepancias en el cumplimiento de los requisitos o en

la implementacin del Sistema.

EJEMPLOS:

- Casos aislados de documentacin que muestran dibujos con diseos o

cambios en tolerancias no autorizados.

- Ejemplos aislados de retencin deficiente de registros.

- Documentacin insuficiente de necesidades de comunicacin

LAS OBSERVACIONES COMO HALLAZGO DEL AUDITOR

Una observacin es la declaracin de un hecho

observado durante una auditoria y substanciado con

evidencia objetiva.

Es una situacin relacionada a condiciones actuales, que a

juicio del auditor, justifica una aclaracin o investigacin para

mejorar el estado general y eficacia del SG que est siendo

auditado.

Pueden sealar la posibilidad de que ocurra una no

conformidad, pero normalmente no requieren una respuesta

por parte del auditado.

APROBACION DEL INFORME DE LA AUDITORA

El informe de la auditoria debe emitirse en elperodo de tiempo acordado. Si esto no esposible, se debe comunicar al cliente de laauditoria las razones para el retraso y acordaruna nueva fecha de emisin.

El informe de la auditoria debe estar fechado,revisado y aprobado segn se haya definido enlos procedimientos del programa de auditoria.

APROBACION DEL INFORME DE LA AUDITORA

El informe de la auditoria aprobado debedistribuirse a los receptores designados por elcliente de la auditoria.

El informe de la auditoria es de propiedad delcliente de la auditoria y la confidencialidad sedebe respetar y salvaguardar, adecuadamente,por los miembros del equipo auditor y todos losreceptores del informe.

FINALIZACIN DE LA AUDITORA

Los documentos que pertenecen a la auditoria debenconservarse o destruirse de comn acuerdo entre las partesparticipantes y de acuerdo con los procedimientos delprograma de auditoria y con los requisitos legales ocontractuales aplicables.

Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables dela gestin del programa de auditoria, no deben revelar elcontenido de los documentos, cualquier otra informacinobtenida durante la auditoria, o el informe de la auditoria, aninguna otra parte sin la aprobacin explcita del cliente de la

auditoria y, cuando sea apropiado, del auditado.

FINALIZACIN DE LA AUDITORA

Si se requiere revelar los contenidos de un documento de la

auditoria, el cliente de la auditoria y el auditado deben ser

informados tan pronto como sea posible.

La auditoria finaliza cuando todas las actividades incluidas en

el plan de auditoria se han ejecutado y el informe de la

auditoria ha sido aprobado y distribuido.

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA

Las conclusiones de la auditoria pueden indicar lanecesidad de acciones preventivas, correctivas y demejora, segn sea aplicable.

Las acciones no se consideran parte de la auditoria yson emprendidas por el auditado en un perodo detiempo acordado.

El auditado debe mantener informado al cliente de laauditoria sobre el estado de estas acciones

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA

La finalizacin y efectividad de la accin correctivay/o preventiva debe verificarse de acuerdo con elprocedimiento. Esta verificacin puede ser parte deuna auditoria posterior.

El programa de auditoria puede incluir el seguimientopor parte del equipo auditor, actividad que puedeaportar valor al hacer uso de la pericia de losmiembros del equipo auditor.

En estos casos, se debe tener cuidado paramantener la independencia en las actividades deauditoria posteriores.

PROGRAMAS DE AUDITORIA


GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORAS

El propsito de un programa de auditoria esplanear el tipo y nmero de auditorias e identificary facilitar los recursos necesarios para llevarlas acabo.

El programa de auditoria puede incluir auditoriascon diversos objetivos. Dependiendo del tamao,la naturaleza y la complejidad de la organizacinque va a ser auditada, el programa de auditoriapuede incluir uno, algunos, o muchas auditorias,as como auditorias combinadas y conjuntas.

Una organizacin puede establecer ms de unprograma de auditoria.

GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORAS

La gestin de un programa de auditoria incluye:

El establecimiento de la autoridad, los objetivos y el alcance del programa de auditoria;

El establecimiento de responsabilidades, recursos y procedimientos para el programa de auditoria;

La implementacin de programas de auditoria; El monitoreo y la revisin del programa de

auditoria para mejorar su eficacia; El mantenimiento de registros.

OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Cumplir los requisitos para lacertificacin de un sistema de gestinestndar;

Asegurar la conformidad con losrequisitos contractuales;

Obtener y mantener la confianza en lacapacidad de un proveedor.

Contribuir a la mejora del sistema degestin


La gestin de un programa de auditoria incluye laplanificacin, la provisin de recursos y elestablecimiento de procedimientos apropiados pararealizar las auditorias dentro del programa.

Ejemplos:

una serie de auditorias internas para cubrir un sistema de gestin de la calidad en toda la organizacin para el ao en curso;

las auditorias de certificacin/registro y de seguimiento llevadas a cabo por un organismo de certificacin/registro por tercera parte sobre un sistema de gestin dentro de un periodo de tiempo acordado contractualmente entre el organismo de certificacin y el cliente;

las auditorias del sistema de gestin de segunda parte de los proveedores potenciales de productos crticos para ser realizadas en un perodo de seis meses.

APLICACIN DEL PHVA EN LA GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

Autoridad para el programa de auditoria (5.1)

Establecimiento del programa de auditoria (5.2, 5.3)

- Objetivos/extensin- Responsabilidades- Recursos- Procedimientos

Implementacin del programa de auditoria (5.4, 5.5)

- Evaluacin de auditores- Asignacin de los equipos auditores- Direccin de actividades de auditoria- Registros

Competencia y Evaluacin de los

auditores (7)

Actividades de auditoria (6)

PLANIFICAR

HACER

VERIFICAR

Mejora del programa de auditoria (5.6)

Seguimiento y revisin del programa de auditoria

(5.6)

- Identificacin de oportunidades de mejora

ACTUAR

La alta direccin de la organizacin debe otorgar laautoridad para la gestin del programa de auditoria,los responsables deben:

Documentar las habilidades requeridas para las funciones/posiciones clave (por ejemplo auditores y administradores del programa de auditoria).

Desarrollar e implementar un proceso documentado para identificar y registrar las competencias necesarias para el auditor.

Establecer los procedimientos para la administracin de los programas y la conduccin de auditoras y el mantenimiento de los mismos.

RESPONSABILIDADES

RECURSOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA

Los recursos del programa de auditoria incluyen:

a) los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditoria;

b) las tcnicas de auditoria;c) los procesos para alcanzar y mantener la competencia

de auditor, y para mejorar el desempeo del auditor;d) la disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que

tengan la competencia apropiada a los objetivos del programa de auditoria particular;

e) la duracin de las auditorias;f) el tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de

la auditoria.

PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA

Los procedimientos deben establecer e incluir:

a) la planificacin y el calendario de auditorias;b) la seguridad de la competencia de los auditores y de los

jefes del equipo auditor;c) la seleccin de los equipos auditores apropiados, y la

asignacin de sus funciones y responsabilidades;d) la realizacin de las auditorias;e) la realizacin de un seguimiento de la auditoria;f) el mantenimiento de los registros del programa de

auditoria;g) el control del desempeo y la mejora del programa de

auditoria.h) La comunicacin de los logros globales del programa de

auditoria a la alta direccin.

IMPLEMENTACIN PROGRAMAS DE AUDITORA

La implementacin de un programa de auditoriadebe establecer:

La documentacin y comunicacin del programa. La coordinacin y programacin de actividades. La asignacin de auditores y equipos de auditoria. El suministro de los recursos requeridos. El desarrollo del programa. La recoleccin y revisin de registros de auditoria. La distribucin de los informes de auditoria al cliente y

otros grupos interesados. El seguimiento a las auditoras.

REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORA

Los registros deben incluir:

a) registros de auditoria individuales, tales como: planes de auditoria;

informes de auditoria;

informes de no-conformidades; y

informes de acciones preventivas y correctiva;

b) resultados de la revisin del programa de auditoria;

c) registros del personal de auditoria, tales como: competencia del auditor y evaluacin del desempeo;

seleccin del equipo auditor; y

mantenimiento y mejora de la competencia.

LAS COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

LAS COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

La competencia del auditor se basa en la demostracin de:

Atributos personales Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades en:

Sistemas de gestin, Principios, procedimientos y tcnicas de auditoria, Documentos de referencia y del sistema de gestin, Situaciones de la organizacin para permitir al auditor entender

el contexto de sus operaciones, Legislacin aplicable, reglamentos y otros requisitos relevantes

Las competencias de los auditores deben ser evaluadas.Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran sucompetencia a travs del contino desarrollo profesionaly de la participacin regular en auditorias.

La confiabilidad del proceso de auditoria depende de la competencia de los auditores.

ATRIBUTOS PERSONALES DEL AUDITOR

tico imparcial, sincero, honesto y discreto;

De actitud abierta dispuesto a considerar ideas o puntos de vistaalternativos;

Diplomtico de mucho tacto en las relaciones con la gente;

Observador constante y activamente consciente de los entornosfsicos y las actividades;

Perspicaz - instintivamente consciente y capaz de entender yadaptarse a las situaciones;

Verstil - capaz de adaptarse a diferentes situaciones;

Tenaz - persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;

Decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en elrazonamiento lgico y el anlisis;

Seguro de s mismo - acta y funciona independientemente a la vezque se relaciona eficazmente con otros.

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

Un auditor debe ser capaz de:

Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditoria; Planificar y organizar el trabajo eficazmente; Llevar a cabo la auditoria de manera oportuna; Establecer prioridades y centrarse en asuntos de importancia; Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando,

observando y revisando documentos, incluyendo registros y datos; Verificar la exactitud de la informacin recopilada; Confirmar que la evidencia de la auditoria es suficiente en cantidad

y apropiada para sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria;

Evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoria;

COMPETENCIA DE LOS AUDITORESAPLICACIN DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES


Registrar las actividades de la auditoria mediante el uso de los documentos de trabajo;

Preparar los informes de auditoria que sean claros y concisos;

Mantener la confidencialidad y la seguridad de la informacin;

Comunicar eficazmente, a travs de habilidades lingsticas personales o con el apoyo de un intrprete competente.



Aplicar los sistemas de gestin a diferentes organizaciones;

Entender la interaccin entre los componentes del sistema de gestin;

Entender las normas de sistemas de gestin de la calidad o ambiental, los procedimientos u otros documentos del sistema de gestin utilizados como criterios de auditoria;

Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia;

Aplicar los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditorias;

Conocer los sistemas de informacin y tecnologa para la gestin, autorizacin, seguridad, distribucin y control de documentos, datos y registros.


FORMACION Y EVALUACION DE AUDITORES

El proceso de evaluacin de auditores comprende cuatro

pasos fundamentales:

Identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades

para cumplir las necesidades del programa de auditoria;

Establecer indicadores de formacin acadmica, experiencia

laboral, formacin del auditor y experiencia en auditorias;

Seleccionar el mtodo de evaluacin apropiado;

Completar la evaluacin mediante la comparacin de los

resultados con los indicadores identificados.

COMPETENCIA

CALIDAD

Conocimientos y habilidades especficos de

calidad

MEDIO AMBIENTE

Conocimientos y habilidades ambientales especficos

Conocimientos y habilidades

genricos

Atributos personales

Formacin acadmica

Experiencia laboral

Formacincomo auditor

Experiencia en auditorias

Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental y algunos son especficos para los auditores de cada una de las disciplinas.

ILUSTRACION DE INDICADORES DE COMPETENCIA DE AUDITORES Auditor Auditor en ambas

disciplinas Auditor jefe

Formacin acadmica

Formacin acadmica secundaria (vase nota 1)

Nada adicional Nada adicional

Experiencia laboral total

5 aos (vase nota 2) Nada adicional Nada adicional

Experiencia laboral en el campo de la

gestin de la calidad y ambiental

Al menos 2 de los 5 aos

2 aos en la segunda disciplina (vase nota 3)

Nada adicional

Formacin del auditor

40 horas de formacin en auditora

24 horas de formacin en la segunda disciplina (vase nota 4)

Nada adicional

Experiencia en auditoras

4 auditoras completas y no menos de 20 das de experiencia en auditora como auditor en prcticas

Las auditoras debern ser realizadas dentro de los 3 ltimos aos consecutivos

3 auditoras completas y no menos de 15 das de experiencia en auditora en la segunda disciplina


3 auditoras completas y no menos de 15 das de experiencia en auditora actuando como auditor jefe


NOTA 1 La formacin acadmica secundaria es aquella parte del sistema de formacin acadmica nacional que viene a continuacin del grado primario o elemental, pero que se completa antes de la entrada a la universidad o institucin educacional similar. NOTA 2 El nmero de aos de experiencia laboral pude reducirse en un ao si la persona ha completado una formacin acadmica postsecundaria apropiada. NOTA 3 La experiencia laboral en la segunda disciplina puede ser simultnea a la experiencia laboral en la primera disciplina. NOTA 4 La formacin en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos de las normas relevantes, leyes, reglamentos, principios, mtodos y tcnicas.

MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

Desarrollo profesional continuo: para elmantenimiento y la mejora de los conocimientos,habilidades y atributos personales.

Mantenimiento de la capacidad auditora: a travsde la continua participacin en auditorias desistemas de gestin de la calidad y/o ambiental.

Evaluacin del auditor: para identificar lasnecesidades de formacin y de mejora de otrashabilidades.

ETAPAS DE LA EVALUACION DE AUDITORES

Comienzo

Evaluacin inicial

Auditor

Seleccin del equipo auditor

Auditoria

Desarrollo posterior

Evaluacin contina del desempeo

Indicadores no cumplidos

Indicadores cumplidos

Desempeo adecuado

Necesario un desarrollo posterior adicional

Mantenimiento de la competencia

PROCESO DE EVALUACIN

Paso 1 Identificar los atributos personales, los tipos y niveles deconocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades delprograma de auditoriaPaso 2 Establecer los criterios de evaluacinPaso 3 Seleccionar los mtodos de evaluacin apropiadosPaso 4 Realizar la evaluacin

El ltimo paso de la evaluacin es comparar la informacin recopiladade la persona frente a los criterios establecidos en el paso 2.

Cuando un auditor no cumpla los criterios se requiere formacin,experiencia laboral y/o experiencia en auditorias adicionales, despusde lo cual deber realizarse una nueva evaluacin para establecer deque se ha cumplido con los criterios.

MTODOS DE EVALUACIN

EJEMPLO DE LA ESTRUCTURA DE EVALUACIN EN UN PROGRAMA INTERNO DE AUDITORAS

reas de competencias

Paso 1

Atributos personales, conocimientos y

habilidades

Paso 2

Criterios de evaluacin

Paso 3

Mtodos de evaluacin

Principios, procedimientos,

procesos y tcnicas de auditora

Capacidad para llevar a cabo una auditora de acuerdo con los procedimientos internos, comunicndose con compaeros conocidos del lugar de trabajo.

Haber completado un curso de formacin de auditores interno. Haber realizado tres auditoras como miembro de un equipo auditor interno.

Revisin de los registros de formacin Observacin Evaluacin entre partes

Documentos del Sistema de Gestin y otros documentos de

referencia

Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Manual de Sistema de Gestin y los procedimientos relacionados.

Leer y entender los procedimientos de la auditora, pertinentes a los objetivos, alcance y criterios de la auditora.

Revisin de los registros de formacin Examen Entrevista

Situaciones de la organizacin

Capacidad para describir la estructura y cultura local de la organizacin y cualquier cuestin de delimitaciones.

Haber trabajado para la organizacin al menos durante un ao en tareas de supervisin.

Revisin de los registros laborales

Leyes, reglamentos y otros requisitos

aplicables

Capacidad para identificar y entender la aplicacin de las leyes y reglamentos pertinentes relativos a los procesos, productos y/o emisiones al medio ambiente.

Haber asistido a un curso de formacin sobre las leyes pertinentes para las actividades y procesos objeto de la auditora.

Revisin de los registros de formacin

Herramientas y tcnicas relacionadas

con la calidad

Capacidad para describir los mtodos de control de la calidad internos. Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Manual de Control de la Calidad para procesos internos y para inspecciones finales.

Haber sido formado en la aplicacin de mtodos de control de la calidad. Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de procedimientos de proceso e inspeccin final.


Observacin in situ

Productos, servicios y procesos operativos

Capacidad para analizar los productos, su proceso de produccin, especificaciones y uso final

Haber trabajado en la oficina de planificacin de produccin en el departamento de planificacin de proceso.

Haber trabajado en el departamento de servicios.

Revisin de los registros de empleo

Principios y tcnicas de gestin ambiental

Capacidad para entender la importancia de la proteccin ambiental/prevencin de la contaminacin.

Haber recibido formacin de concienciacin ambiental.


Ciencia y tecnologa ambiental

Capacidad para identificar los mtodos pertinentes de prevencin de la contaminacin de

Haber completado satisfactoriamente un curso de qumica.

Revisin de los registros de formacin acadmica

MONITOREO Y REVISION DEL PROGRAMA DE AUDITORA

En el monitoreo se utilizan indicadores de desempeotales como:

Desempeo del auditor y del equipo de auditoria; Cumplimiento del programa Retroalimentacin del cliente de la auditoria, el auditado y los

auditores.

La revisin debe ser realizada, teniendo enconsideracin aspectos como:

Resultados del monitoreo; Los procedimientos y la eficacia del programa de auditoria; Conformidad con los requisitos; Requisitos desarrollados y expectativas de los grupos

interesados; Los registros de auditoria; Prcticas nuevas o alternativas.

Principios Generales de Auditoria Ambiental 2015 -1

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