Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

GESTION DEL RECURSO HUMANO

EMITIDO: RESPONSABLE DEL SGZ

EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES

010203

04

31-10-2012

29-11-20117-06-2015

22-06-2015

Edición inicial. elaboración del procedimientoAdición al procedimientoSe elimina el formato de requisición de personal.Se cambia la frecuencia de la evaluación del desempeño, de anualmente, al final del proyecto.Se aclara que los perfiles de cargo deben ajustarse a lo requerido por el cliente en cada proyecto.

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

1. OBJETO

El objeto de este procedimiento es establecer los mecanismos y actividades para la gestión del recurso humano necesario para el cumplimiento de las actividades propias de Zamorana Perforaciones Dirigidas de Colombia S.A.S. dentro del SGZ.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica desde la identificación de la necesidad de contratación, hasta la desvinculación, incluyendo la contratación, desarrollo de competencias, afiliaciones, y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables al proceso.

3. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del líder de cada proceso, identificar las necesidades de personal y establecer el perfil requerido para el adecuado desempeño de sus labores, así como el oportuno requerimiento para su contratación.

Es responsabilidad del Proceso de Recursos Humanos, cumplir las actividades descritas en este procedimiento para la oportuna y eficaz vinculación del personal requerido para el cumplimiento de sus actividades.

4. REFERENCIAS

ISO 9001/2008: ISO 14001/2004: OHSAS 1801:2007Procedimientos del Sistema de Gestión de Zamorana Manual Integrado

5. DEFINICIONES

SGZ: Sistema de Gestión de Zamorana

6. DESARROLLO

6.1. Identificación de las necesidades.

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

Cada dueño o líder de proceso debe identificar oportunamente las necesidades de personal, sus competencias y otros requisitos y solicitar al proceso de Recursos Humanos la vinculación de las personas requeridas en un momento determinado; esta requisición debe hacerse con la anticipación suficiente para que el proceso se cumpla de acuerdo a la legislación y políticas de Zamorana.

El dueño del proceso debe establecer las competencias específicas de las personas a contratar; si existe el cargo debe revisar el perfil para cerciorarse de su vigencia; en caso de un cargo nuevo, éste debe ser aprobado por la Gerencia y su perfil elaborado con apoyo de Recursos Humanos y HSEQ antes de iniciar el proceso de selección.

Nota1: Las contrataciones deben ser aprobadas por el presidente de la Compañía, en reuniones con la Gerencia.

NOTA 2: En todo caso, es necesario revisar cuidadosamente los requisitos del cliente frente al personal vinculado a cada proyecto, para asegurar su cumplimiento.

6. 2. Selección.

De la base de datos de hojas vida existente, se verifica el cumplimiento de los requisitos por parte de los candidatos; en caso de no existir candidatos con el perfil solicitado, se recurre a las fuentes de información, como referidos, páginas web y servicios de internet, servicios de suministro de personal, avisos en medios, entre otros.

Zamorana está registrado en las siguientes bolsas de empleo: Computrabajo, el usuario es: zamorana la clave es: zamorana807. Elempleo.com (pagar) usuario: info@zamoranacolombia.com clave: zamorana807, y clasificados el tiempo (pagar)

De los candidatos se escogen los más cercanos al perfil solicitado y se inicia el proceso; inicialmente se cumple una verificación de los datos consignados en las hojas de vida, registrando el resultado en el mismo documento.

Si se evidencia la veracidad de la información se lleva a cabo la entrevista y se aplican las pruebas requeridas según el caso.

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

De los candidatos se seleccionan los más ajustados al perfil y se remiten al Presidente para que tome la decisión.

6.3. Vinculación.

Dependiendo del tipo de contrato se pide asesoría al abogado, él lo redacta y/o supervisa. Además debe estar autorizado por el gerente o quien haga las veces para autorizar.

Una vez tomada la decisión, se hace entrega de la lista de documentos que se requieren para el ingreso y se procede la vinculación ajustada a la legislación vigente en el momento; se cumple con las afiliaciones a la seguridad social, a la CCF Colsubsidio y a la ARL Sura, se remite al examen médico de ingreso; posteriormente se le dicta la inducción respectiva en el SGZ.

Se remite al proceso solicitante para que se le realice la inducción propia del cargo.

Nota 3: NINGUN trabajador puede iniciar labores si no se ha cumplido con las afiliaciones a la seguridad social.Nota 4: Verificar 8 días después de la afiliación del personal que esté activo en el sistema de la E.P.S (seleccionada por el empleado).

6.4. Desarrollo del Recurso Humano.

Durante su permanencia en Zamorana Perforaciones Dirigidas de Colombia S.A.S, el personal debe asistir a las capacitaciones y/o entrenamientos programados de acuerdo con su cargo. De estos ejercicios y cuando aplique, debe practicarse una evaluación, con el fin de verificar el nivel de comprensión. El proceso de recursos Humanos tomará las medidas necesarias cuando el nivel de comprensión sea bajo.

De acuerdo al periodo de prueba, el Jefe inmediato debe informar a Recursos Humanos acerca del desempeño del trabajador y la posibilidad de continuar, teniendo en cuanta todos los campos, es decir a nivel de calidad, ambiental y de seguridad y salud ocupacional.

Anualmente, al finalizar el proyecto y/o a la terminación de contrato realiza una evaluación del desempeño integral del personal, F-03-01-0002 Evaluación de desempeño, con el fin de identificar necesidades de formación o la generación de compromisos para el mejoramiento del desempeño individual.

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

Nota 5: En caso de no emitirse el informe de desempeño, se asume que el trabajador puede seguir desempeñando su cargo actual.

6.5. Nómina.

1. Liquidación de nómina: Para hacer la respectiva liquidación de nómina se emplea el formato: F-03-01-0003 Liquidación nómina empleado

Es importante imprimir dos (2) copias de cada liquidación y hacerla firmar por el empleado para dejarla como desprendible de pago. Se escanea y se guarda.

Una de las liquidaciones impresas se guarda en la carpeta de la hoja de vida de cada empleado y la otra en la AZ de Recurso Humano.

Nota 6: El pago de la nómina se realiza el 28 de cada mes. Antes o después según el día hábil a esta fecha.

2. Liquidación de Aportes:

También se hace una liquidación de prestaciones sociales y seguridad social, para esto se diligencia el formato F-03-01-0004 Liquidación nómina empleador, Dicha liquidación se imprime y se guarda escaneada Y la hoja impresa se guarda en la AZ de recurso humano.

Nota 7: La liquidación de seguridad social y parafiscal debe coincidir con la autoliquidación en aportes en línea.

3. Autoliquidación de aportes en Aportes en Línea.

Tan pronto ingresa personal a la empresa por nómina debe hacerse adición al sistema de Aportes en Línea. Para eso se siguen los siguientes pasos.Ingresar a Aportes en Línea https://www.aportesenlinea.com/

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

Diligenciar todos los datos solicitados. Es muy importante colocar los datos exactos, sobre todo verificar el porcentaje que se cobra en la ARL( según el centro de trabajo a reportar, por ahora solo hay un centro de trabajo con el 0.52%), y los nombre donde esté afiliado el empelado en E.P.S y AFP.

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

Luego de la adiciona, en la opción empleados - consultar se verifica que esté el empleado inscrito.

Se da clic en liquidaciones, autoliquidar, (E) empleados empresas

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

Pensión: Seleccionar el año y mes (se paga mes vencido) Salud: Seleccionar el año y mes (se paga mes adelantado) Tipo de Planilla: Siempre debe estar en la letra E

Autoliquidar

Luego de dar clic en aceptar, aparece el pago liquidación (relaciona el periodo) y discrimina cuánto es el aporte para cada ítem de seguridad social y CCF.

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

También se observa la fecha estimada de pago (fecha límite para no generar mora) y sobre todo para estar ACTIVOS en el sistema

Nota 8: Imprescindible que el cálculo también lo haga el encargado de liquidar la nómina, para verificar que coincidan los valores. Aportes en Línea aproxima el valor a pagar a valores cerrados.

Al hacer clic en ver reporte se puede observar detalladamente cuanto se está aportante a cada entidad prestadora del servicio y a cuales exactamente.

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

Después que esté realizada la autoliquidación se debe ingresar para hacer el respectivo pago. Tan pronto se ingresa el usuario y la clave aparece

Si el valor está correcto dar clic en pagar planilla

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

Clic Aquí.

Hay dos formas de pago:PSE: Pago en línea por medio de débito automático de la cuenta bancaria de Zamorana, Pago presencial en bancos: Se imprime el documento que arroja un código para hacer el pago en efectivo.

Pro-03-01-0001

DOCUMENTO DE PROCESO

Gestión del Recurso Humano

Si se hace el pago por PSE, de inmediato llega un correo a asistente@zamoranacolombia.com con la confirmación del pago exitoso. Si se hace el pago en efectivo también llega la confirmación pero un día después.

6.6. Desvinculación.

Una vez sea necesaria la desvinculación de un trabajador, se procede a la desafiliación inmediata de la seguridad social, se remite al examen médico de retiro y se realiza la liquidación respectiva.

6.7. Desarrollo de competencias.

De acuerdo con lo requerido en el perfil del cargo, se identifican las necesidades de formación, bien sea capacitación o entrenamiento y se programan de acuerdo a la disponibilidad de tiempo y logística para su cumplimiento.

En el cronograma de formación, se encuentran los temas programados, cumplidos o reprogramados para facilitar el seguimiento.

7. REGISTROS

F-03-01-0001 PERFIL Y DESCRIPCION DEL CARGOF-03-01-0002 EVALUACION DE DESEMPEÑOF-03-01-0003 LIQUIDACION NOMINA EMPLEADOF-03-01-0004 LIQUIDACIUON NOMINA EMPLEADORF-03-01-0005 REQUERIMIENTO DE PERSONALF-03-01-0006 AUTORIZACION DESCUENTO APORTE SINDICALF-03-01-0007 MATRIZ DE PODERES