PRO UCDSV 002 Toma y envio de muestras de semillas para ...

Unidad Centro de Diagnóstico de Sanidad

Vegetal

OFICINA DE CENTROS DE DIAGNÓSTICO Y

PRODUCCIÓN

PRO-UCDSV-002 PROCEDIMIENTO:

TOMA Y ENVIO DE MUESTRAS DE SEMILLAS PARA ANALISIS DE CALIDAD

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CONFIDENCIAL: Prohibida la reproducción de este documento sin autorización de la OPDI

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Susana Chumbiauca Mateo

Especialista del Laboratorio de Análisis de Semillas

Juan Zamora Gómez

Coordinador del Comité UCDSV

Pedro Molina Salcedo

Director (e) UCDSV

Fecha 19/09/2006 10/10/2006 24/10/2006

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Referencias.

4. Definiciones.

5. Responsabilidades.

6. Descripción.

7. Registros.

8. Anexos

9. Control de Cambios


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1. OBJETIVO Asegurar la obtención de una muestra de semillas de tamaño adecuado para los análisis, en el cual estén presentes los mismos constituyentes y en las mismas proporciones que en el lote de semillas.

2. ALCANCE Se aplica al muestreo de lotes de semillas de las especies contenidas en la Tabla 2A de las Reglas ISTA vigente.

3. REFERENCIAS Chapter 2: Sampling. ISTA. Internacional Rules for Seed Testing, vigente.

ISTA Handbook on Seed Sampling, 2nd Edition, 2004.

4. DEFINICIONES Certificado Oficial del Lote de Semillas: Documento emitido por la Unidad Centro de Diagnóstico de Sanidad Vegetal (UCDSV), cuando el muestreo es realizado por un Muestreador Autorizado. Este certificado avala la calidad del Lote de Semillas.

Informe de Análisis de Muestra de Semillas: Documento emitido por la UCDSV, cuando la muestra del lote de semillas no es obtenida por un Profesional Autorizado. Este certificado solo avala la calidad de la muestra de semillas enviada.

Constituyentes del lote: Lo conforman la semilla pura, materia inerte y otras semillas.

Usuarios Externos: Personas naturales ó jurídicas de derecho público o privado (empresas importadoras o exportadoras de semillas, comerciantes, productores o investigadores de semillas, organismos de certificación de semilla) que solicitan los servicios brindados por la UCDSV.

Usuarios Internos: Dependencias del SENASA, como las Direcciones Ejecutivas y/o Unidades Locales y/o Puestos de Control Cuarentenarios autorizados del SENASA, Direcciones Generales y Sudirecciones de Línea, convenios y/o proyectos de cooperación o con fines de investigación, que solicitan los servicios brindados por la UCDSV.

Marcado o Codificado de un Lote: Un contenedor (envase) de un lote de semillas puede ser considerado como marcado cuando existe una sola marca identificatoria en el contenedor, la cual define el lote de semillas al que el contenedor pertenece. Todos los contenedores de un lote de semillas deben estar marcados con la misma y única designación para ese lote. Esta designación (número, caracteres o la combinación de ambos) debe ser dada para un lote de semillas.

Lote de semilla: Es una cantidad específica de semilla, físicamente identificable, respecto de la cual se puede emitir un Certificado Oficial del Lote de Semillas.


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Muestra a enviar: Es la muestra que se remite a la Unidad Centro de Diagnóstico de Sanidad Vegetal. Debe ser por lo menos del tamaño especificado en el numeral 2.5.4.4. de las Reglas ISTA y puede estar compuesta por la totalidad ó por una submuestra de la muestra compuesta.

Muestreador Autorizado: Profesional ó Técnico entrenado, capacitado y autorizado por el SENASA para ejecutar el muestreo de lotes de semillas.

5. RESPONSABILIDADES El Director del Centro de Diagnóstico de Sanidad Vegetal es el responsable de la supervisión, implementación y difusión del presente procedimiento.

El Director de la Sub Dirección de Semillas y Viveros conduce el registro de Muestreadores Autorizados.

El Director del Centro de Diagnóstico de Sanidad Vegetal es responsable de aprobar el Plan Anual de Capacitación y Supervisión a los Muestreadores Autorizados.

El Responsable del Laboratorio de Análisis de Semillas desarrolla y ejecuta el Plan Anual de Capacitación y Supervisión a los Muestreadores Autorizados.

Los Directores Ejecutivos del SENASA son responsables de la supervisión y difusión del presente procedimiento.

Los Muestreadores Autorizados aplican el presente procedimiento.

6. DESCRIPCIÓN El Muestreador Autorizado hace uso del REG-UCDSV-010 Hoja de Muestreo de Semillas para Análisis de Calidad, a fin de registrar los datos de la persona natural o jurídica objeto de muestreo, los datos del(os) lote(s) a ser muestreado(s); y el muestreo en sí.

6.1. Verificaciones previas Antes de ejecutar el muestreo, se verifica que:

a. El peso del lote de semillas no exceda lo establecido en la Columna 1 de la Tabla 2A de las Reglas ISTA, con una tolerancia del 5%. Caso contrario, el Muestreador Autorizado, fraccionará el lote en tamaños que cumplan este requisito y conjuntamente con la persona objeto de muestreo procederá a la codificación del mismo.

b. Que los envases que constituyen el lote de semillas estén marcados ó codificados con la misma y única designación para ese lote, en sus etiquetas o envases.

c. Que el lote de semillas este colocado de tal manera que cada uno de los envases o partes del lote sean accesibles fácilmente al muestreo.


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d. En caso se incumpla lo establecido en el numeral c), el Muestreador Autorizado dará un plazo no mayor de 5 días hábiles para su subsanación.

e. En los siguientes casos no procede el muestreo:

i. Incumplimiento de los requisitos establecidos entre a) y d).

ii. Cuando existe prueba evidente de heterogeneidad del lote, tanto física como documentaria.

iii. Cuando la persona objeto de muestreo, no brinde información sobre la composición y mezcla del lote.

iv. Cuando el propietario del lote de semillas no cumpla con subsanar las observaciones en el plazo establecido por el Muestreador Autorizado de acuerdo al numeral d) del presente procedimiento.

6.2. Ejecución del muestreo El muestreo se ejecuta de acuerdo a lo establecido en el Chapter 2: Sampling. Annexe 2. ISTA. International Rules for Seed Testing, vigente.

6.3. Peso de la muestra a ser remitida a la UCDSV El peso de la muestra a ser remitida varía de acuerdo a los análisis solicitados:

a. Para los análisis de pureza, germinación y determinación de otras especies en numero: el peso de la muestra a ser remitida debe cumplir con lo establecido en la Columna 3 de la Tabla 2A con un 5% de tolerancia.

b. Para determinación de humedad: la muestra a ser remitida debe cumplir con el peso mínimo para este ensayo, que es de 100 gramos para especies que deberán molerse (Tabla 9A) y 50 gramos para todas las otras especies.

6.4. Identificación de la muestra a enviar El Muestreador Autorizado debe identificar cada muestra a enviar a la UCDSV, consignando la siguiente información:

a. Persona natural o jurídica objeto de muestreo: propietario del lote de semillas muestreado o quien haga sus veces.

b. Especie (nombre científico)

c. Cultivar

d. Código Lote

e. Peso Lote

f. Nº envases (que constituyen el lote)

g. Lugar y fecha de muestreo

h. Nombre y Firma del Muestreador Autorizado


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i. Nombre y Firma de la persona objeto de muestreo o su representante

6.5. Envasado de la muestra a enviar a. Las bolsas de muestreo son de papel de 90 g con capacidad de 1 kg.

b. La muestra debe ser remitida precintada, de manera que sea imposible abrirlo sin destruir el precinto o sin dejar evidencia de rotura.

c. En caso se solicite análisis de determinación de humedad la muestra debe ser remitida en envases de vidrio o plástico de boca ancha con tapa rosca o en doble bolsa de polietileno sellado, excluyendo la mayor cantidad de aire como sea posible.

d. Las muestras se envasan de forma que se evite cualquier daño durante el transporte, como en cajas de cartón o teknopor debidamente cerrado.

6.6. Remisión de muestra a la UCDSV El Muestreador Autorizado remite las muestras de semillas a la UCDSV, acompañada de la REG-UCDSV-010 Hoja de Muestreo de Semillas, debidamente llenada, en un período máximo de 24 horas desde la ejecución del muestreo.

6.7. Rechazo de muestra enviada El incumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento ocasiona el rechazo de la muestra y se procede de acuerdo al PRO-UCDSV-004 Recepción de Muestras de semillas, ejecución de análisis y emisión de resultados.

7. REGISTROS REG-UCDSV-010 Hoja de Muestreo de Semillas para Análisis de Calidad

8. ANEXOS Anexo 1: Formato del REG-UCDSV-010 Hoja de Muestreo de Semillas para Análisis de Calidad y su instructivo de llenado.

9. CONTROL DE CAMBIOS

PARRAFO DICE DEBE DECIR


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01 Tipo Razón Social 02 Razón Social 03 Nº RUC

P. Natural P. Jurídica

4 Apellido Paterno 05 Apellido Materno 06 Nombre(s) 07 Tipo Doc. 08 Nº Documento

DNI CE

09 Domicilio Legal

10 Departamento 11 Provincia 12 Distrito

13 Referencia Direccion 14 Teléfono 15 Fax 16 Dirección Electrónica

Datos del Usuario Interno 17 Dependencia del SENASA 18 Actividad

Datos del Muestreo 19 Nombre del muestreador 20 Fecha de muestreo

21 Lugar de ubicación del lote (nombre de planta acondicionadora, almacén, etc)

22 Departamento 23 Provincia 24 Distrito

25 Observaciones (indicar documentos de referencia que originan el muestreo, de ser el caso) 26 Código del campo de multiplicación (caso Certificación Oficial de Semillas)

Datos del Lote de Semillas27 Especie (nombre científico) 28 Especie (nombre común) 29 Cultivar 30

31 Nº Lote 32 Peso del Lote (kg) 33 Nº envases 34 Peso de cada envase 35 Peso de muestra Básica

Certificada

36 Productor / Importador de semillas 37 Procedencia (país de origen o localidad de producción) Registrada

Autorizada

38 Tipo de envase 39 Plaguicida aplicado (de ser el caso) 40 Año de cosecha Común

41 Tipo de análisis solicitados Germinación Humedad Pureza Determinacion de otras especies en Nº

42 Observaciones (indicar causales de rechazo, plazo de subsanación y fecha de reprogramación del muestreo, de ser el caso)

Responsable de Muestreo Persona natural o jurídica objeto de muestreo43 Sello y Firma del Muestreador

44 Firma45 Nombre

Clase/Categoria de Semilla (solo semilla de producción nacional)

UNIDAD DEL CENTRO DE DIAGNOSTICO DE SANIDAD VEGETALHoja de Muestreo de Semillas para Análisis de Calidad

Datos de la persona objeto de muestreo

Firma

NombreSello

UsuarioInterno Comprobante de Pago Nº :Externo

REG-UCDSV-010RGMS Nº .......................

ANEXO 1. FORMATO DEL REG-UCDSV-010 Hoja de muestreo de semillas para Análisis de Calidad


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Instructivo de llenado del REG-UCDSV-010 Hoja de muestreo de semillas para

Análisis de Calidad Nº DE ITEM NOMBRE DE CAMPO DESCRIPCIÓN

Información Cabecera del FormatoREG-UCDSV-010 Codificación del presente formato en el sistema de calidad de la Unidad Centro de Diagnóstico de Sanidad RGMS Nº : _______ Casillero reservado sólo para uso interno de la Unidad Centro de Diagnóstico de Sanidad Vegetal del SENASA.

En este lugar se consigna el Número del Registro de la Muestra de Semillas (RGMS), en forma correlativa conforme van ingresando las muestras al que se agrega el año antecedido de un guión (ej. RGMS 001-2005)

Usuario Se refiere a toda persona natural o jurídica del sector publico o privado que solicita el servicio de muestreo y/o Usuario Interno Marcar con una "X" en caso el muestreo se ejecute en el marco de las actividades oficiales del SENASA

(control comercio interno e importaciones, supervisiones, atención de denuncias, etc). Pudiendo ser Subdirecciones de Línea, Direcciones Ejecutivas, Oficinas y otras Dependencias del SENASA.

Usuario Externo Marcar con una "X" en caso el muestreo se ejecute a solicitud de terceros, como: Productores, Empresas particulares, Importadores, Exportadores, Instituciones del Estado y otras personas particulares no

Comprobante de Pago Solo para Usuario Externo. Registrar el Número del Comprobante de pago emitido por el SENASA.Datos de la persona objeto del muestreo

1 Tipo de Razón Social Marque un aspa (X) según correspoda, si el propiestario o tenedor del (os) lote(s) de semilla(s) es una Persona Si el solicitante es una Persona Natural

2 Razón Social Dejar en blanco (Sólo para Persona Juridica). 3 RUC Precisar el número de RUC otorgado a nombre de la persona solicitante

4 al 8 Campos sobre Identificación Precisar los datos personales de la persona natural o jurídica objeto de muestreo.9 al 12 Campos sobre Dirección Precisar la Calle, Jirón, Av, etc, así como la localidad donde reside.

13 Referencia Dirección Indicar punto físico (puente, cuadra de Avenida principal, Kilómetro, etc) cercano al domicilio legal.14 al 16 Teléfono; Fax; Dirección

electrónica Precisar los medios de comunicación, mediante los cuales se pueda contactar con el solicitante

Si el solicitante es una Persona Jurídica2 Razón Social Precisar nombre de empresa, entidad, etc, tal como esta inscrita en Registros Públicos 3 RUC Precisar el número de RUC otorgado a nombre de la empresa o entidad.

4 al 8 Campos sobre Identificación Precisar los datos personales del solicitante.9 al 12 Campos sobre Dirección Precisar la Calle, Jirón, Av, etc, así como la localidad donde reside.

13 Referencia Dirección Indicar punto físico (puente, cuadra de Avenida principal, Kilómetro, etc) cercano al domicilio legal.14 al 16 Teléfono; Fax; Dirección

electrónica Precisar los medios de comunicación, mediante los cuales se pueda contactar con el solicitante

17 Dependencia del SENASA Indicar el nombre de la Dependencia del SENASA (Direcciones Ejecutivas y/o Unidades Locales y/o Puestos de Control Cuarentenarios autorizados del SENASA, Direcciones Generales y Sudirecciones de Línea, convenios y/o proyectos de cooperación o con fines de investigación) que ejecuta el muestreo.

18 Actividad El usuario interno consigna la actividad por la cual solicita el servicio (Supervisión del comercio de semillas, Certificación de Semillas, Denuncia, Parcelas Demostrativas, Campaña Fitosanitaria, Semillas y viveros, otros).

Datos del Muestreo 19 Nombre del Muestreador Indicar el nombre del profesional que ha ejecutado el muestreo 20 Fecha de muestreo Indicar la fecha (dd/mm/aa) que se ejecutó el muestreo

21 al 24 Campos sobre ubicación física del (os) lote(s) de semillas

Precisar nombre de planta acondiconadora, almacen o lugar donde se encuentra almacenado el lote de semillas asi como su ubicación.

25 Observaciones De ser el caso, el Muestreador consignará el documento de referencia que origina el muestreo.26 Código del campo de

multiplicación (caso Certificación Oficial de Semillas)

En caso se trate de lotes de semillas en proceso de certificación oficial, indicar el código del campo de multiplicación.

Datos del Lote de Semillas27 y 28 Especie Consignar el nombre científico y común de la especie a que corresponde la muestra de semilla

29 Cultivar Consignar el nombre del cultivar a que corresponde la muestra de semilla30 Clase/Categoría semilla En el caso que la muestra correponda a un lote de semilla de producción nacional, se consignará a que clase ó 31 Nº Lote Se refiere al código de identificación del Lote (lote: es una cantidad de semillas limitada identificables

físicamente por una letra y/o número, respecto al cual puede ser emitido un certificado de análisis oficial)32 Peso del Lote en Kg. Consignar el tamaño del lote en kilogramos. 33 Nº envases Consignar el numero de envases que constituyen el lote34 Peso de cada envase Consignar el peso de cada envases que constituyen el lote35 Peso de muestra Indicar el peso de la muestra que será remitida a la UCDSV36 Productor / Importador de

semillasConsignar el nombre de la persona natural o jurídica que se indica como productor o importador del lote de semillas a ser muestreado y que consta en las etiquetas de los envases de semillas.

37 Procedencia Indicar si el lote de semillas procede de Importación ó de Producción Nacional; en este último caso indicar 38 Tipo de envase Consignar el tipo de envases de la semilla (por ejemplo: yute, polipropileno, papel, lata, etc)39 Plaguicida aplicado En caso el lote de semillas haya sido aplicado con plaguicidas durante su acondicionamiento preciar que 40 Año de cosecha Indicar el año de cosecha del lote de semillas. Mas importante en caso de arroz, pastos y especies que 41 Tipo de Análisis Solicitado Indicar el tipo de servicio requerido. Puede ser mas de uno. 42 Observaciones Cuando el Muestreador detecte causales del rechazo de la ejecución del muestreo, detallar causales de

rechazo, plazo de subsanación y fecha de reprogramación.43 Sello y firma del Muestreador El muestreador que ejecutó el muestreo debe suscribir la "Hoja de Muestreo de Semillas"

44 y 45 Nombre y firma de la persona objeto de muestreo

Los representantes de las personas naturales o jurídicas propietarias o tenedoras del lote de semillas muestreado, o quien haga sus veces suscriben la "Hoja de Muestreo Oficial de Semillas".

Datos del Usuario Interno

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