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PPrroocceessooss eenn llaa iinndduussttrriiaa hhootteelleerraa Por JORGE ENRIQUE GAMBA NIÑO En la industria hotelera se han venido desarrollado Descripción de procesos en áreas para el control y producción de A&B

Proceso Compras. Proceso de Recibo de materias primas y Mercancías Proceso de Almacenamiento y distribución Proceso de Producción

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Proceso Compras Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto, la palabra “correcto(a)”, se puede sustituir por las de “adecuado”, “justo” y/o “preciso”. El proceso de compras tiene que asegurar la recepción de la materia prima y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder producir y realizar la entrega a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe cuidar de mantener el stock pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento por la obsolescencia y los costos de espacio. El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Requisiciones para la planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. Para este estudio se deben tener en cuenta los niveles de stock, inventarios en general, requisiciones y solicitudes de compra; esto depende de la organización en quien recae la función de realizar la compra. Estos subprocesos deben estar soportados por un formato el cual debe quedar por escrito y archivado para el respectivo control por parte de la supervisión.

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Las especificaciones estándar de compra se diseñan de tal forma que el proveedor nos cumpla con nuestra solicitud ya que en ellas están impresas las características con que nuestros productos deben llegar para poder satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

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Selección de Proveedor: Se realiza una solicitud de cotizaciones la cual se confronta con el presupuesto asignado, se hace evaluación de estas cotizaciones recibidas y se selecciona el proveedor. Para la selección y evaluación del proveedor tenemos en cuenta las condiciones con que él nos asegura la disposición del producto en nuestras instalaciones. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

Solicitud de Compra: en algunas organizaciones la persona que recibe las requisiciones no es la encargada de realizar las compras, por tal motivo este subproceso es realizado en muchas ocasiones por el almacenista, quien remitirá a la persona encargada de la realización de la orden de compra. Orden de Compra: una vez recibidas las solicitudes de compra se hace un análisis de las necesidades y da prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo se formaliza mediante el formato de creación de proveedor y orden de compra la cual debe llevar impresas las especificaciones estándar de compra.

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En algunas oportunidades se formaliza mediante un documento de compraventa con pagaré en blanco y soporte de papeles legales del comprador (RUT, cámara de comercio, extractos bancarios, referencias comerciales, formato de factura, entre otros). Este proceso finaliza una vez es aceptada la orden de compra y aceptadas las condiciones allí implícitas Proceso de recibo Es la etapa del proceso donde se verifica se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en la orden de compra con la cantidad correcta y las especificaciones estipuladas.

En la actividad de recibo de materia prima, se procede a realizar un reporte de mercancía, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes

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Especificaciones estándar de compras: es de gran importancia contar con los formatos para poder hacer el seguimiento de la orden de compra y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido lo solicitado, que se corresponde a las especificaciones estándar de compra detalladas en la orden de compra y que se han suministrado a tiempo. Se debe centrar la compra en materia prima que tenga un precio competitivo y que sea el adecuado para satisfacer las necesidades del cliente. Cuando las facturas tienen diferencias en cuanto calidad, cantidad, precio, de lo estipulado en la orden de compra verificando de igual manera con las especificaciones estándar, se debe informar al proveedor con el fin acordar las modificaciones pertinentes. Esta revisión debe quedar registrada en original y copias de la factura del proveedor para que contabilidad realice los cambios en forma de pago como la realización de notas crédito. Proceso de Almacenamiento Una vez que ha sido aceptado el producto, este debe ser almacenado si no va a utilizarse inmediatamente. Las condiciones de temperatura, humedad y ventilación son muy importantes para conservar en buen estado los ingredientes, sin embargo estas pueden variar de acuerdo al tipo de materia prima de que se trate (granos y abarrotes, productos líquidos o con alto contenido de humedad, carnes, fruver entre otros productos); a la presentación (en sacos, pacas o a granel); y el tiempo durante el cual van a estar almacenados. Estos productos son registrados en el reporte de recepción de mercancías y posteriormente serán distribuidos a sus respectivas zonas de almacenamiento. Reporte Recepción de Mercancías: continuando con el proceso de recibo, se distribuye en las diferentes áreas y se registra en los formatos para dicho fin los cuales son los inventarios de áreas.

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Análisis de carnicería: en los productos cárnicos una vez realizado el proceso de compra y recibo de mercancías debe ser porcionada para su respectivo almacenamiento, al realizar este subproceso se determina para que tipo de preparación se utilizará.

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Inventarios en general: se diferencian según tipo de producto, materia prima, como vimos en el proceso de recibo hay productos que van directamente a su área de almacenamiento o de producción; como es el caso de fruver, (frutas y verduras) a continuación detallamos algunos tipos de inventarios que nos ayudarán a comprender y diferenciar el manejo que se debe dar a cada producto: Suministros: artículos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de las organizaciones. (copas y vasos desechables, pitillos etc.…) Materias Primas: son los productos en bruto en un término relativo, pues es el contenido principal que utilizará en el proceso de producción para obtener el producto producido por la empresa. Son los productos que no se les ha añadido ningún factor o componente en la empresa. (carnes, fruver) Productos en proceso: Aquellos que están en períodos de transformación, antes de convertirse en productos terminados y su costo se encuentra en aumento por lo que se lleva mano de obra y gastos indirectos. Materiales de producción: Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la organización y almacenadas para su uso futuro. (bebidas, …) Misceláneos ó Material de trabajo: Son los que se usan en el funcionamiento de la empresa o en la producción del restaurante, pero que no llegan a formar parte integrante de los productos terminados. (detergentes,…) Productos terminados: Son los productos terminados que se almacenan para su venta y entrega a los clientes. (postre, tortas...)

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Kardex ó tarjeta de existencias: es el documento donde se registra la entrada de productos al almacén, es de vital importancia que se diligencie en su totalidad ya que en el momento de presentarse salidas de almacén estas deben ser registradas de acuerdo al sistema de inventario con el que se está diligenciando; el ideal en productos de este tipo de rotación es el sistema PEPS.

Meat Tag: Al realizar los diferentes cortes y porcionamientos estos se deben almacenar por medio del Meat Tag, es un documento donde queda registrado el tipo de carne, la cantidad en grs., la cantidad de porciones, los costos finales de cada porción.

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Registro de Meat Tag: es un documento donde se relacionan en orden secuencial los diferentes meat tag realizados y almacenados, este subproceso se realiza directamente en el área de producción.

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Stock: en el proceso debemos alimentar y verificar nuestro manejo de stock, ya que nos permite identificar las necesidades de compra, la rotación de productos, el control de estos con el fin de minimizar costos en su registro y manejo. Recordemos que cada subproceso tiene un formato que nos sirve de evidencia y que nos ayuda al proceso de supervisión y control, ya que en ellos quedan registrados todos los datos necesarios para la elaboración de los diferentes informes de costos que ayudarán a la construcción de la contabilidad del establecimiento y será base fundamental para la toma de decisiones en cuanto a la construcción de presupuestos, elaboración de cartas del restaurante, etc.

Proceso de Producción Es la responsabilidad de transformar las materias primas y materiales en productos terminados.

Requisición Chef/Barman: En este subproceso se debe realizar de acuerdo al menú del día, a la orden de servicios ó a directamente al manejo del stock; identificando en primer orden cuales son los productos a suplir ó preparar según su orden de servicio, una vez identificado esto, se debe revisar la estantería y depósito, se verifica el número de ingredientes, productos y de la cantidad a utilizar, en caso de ser necesario elaborar una requisición al área de almacén para cubrir cualquier posible deficiencia. Generalmente las requisiciones se elaboran con previsión al nivel de consumo de productos y se realizan semanalmente, lo que quiere decir que a medida que un producto se agota más rápido se prevé de forma inmediata para surtirlo y así mantener el stock en el depósito

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de cocina. Una vez checada la disposición de ingredientes se procede entonces a la preparación de lo correspondiente para el día.

Mise in place: Proceso previo a la preparación de alimentos en lo relacionado con la higiene, alistamiento de insumos, materia prima, utensilios, equipos y montaje de áreas, en este caso, es el prealistamiento de los productos y materias primas que se va a utilizar en el proceso de producción en el área de A&B, este se realiza todos los días y se debe estar guiado según las órdenes de servicio; la planificación de los diferentes menús, petición y reposición de suministros, como: la bodega del día, especias, salsas, bebidas para preparación de platos, preparación de cartas y menús en coordinación con el servicio a la mesa para sugerir al cliente los platos que requieran una mayor e inmediata venta y que influyen directamente en el subproceso ya que de ello depende el óptimo manejo de la materia prima evitando las pérdidas por el mal uso de ésta; en esta etapa se necesita tener en cuenta los siguientes aspectos para materias primas congeladas y para los fruver: Descongelar: En el caso de los alimentos congelados, se deben poner a descongelar horas antes de la preparación ya sea en el refrigerador o en agua fría, e inmediatamente proceder a cocinarlos, para evitar su descomposición. Separar porcionar y limpiar los alimentos: Se deben apartar los alimentos que son para su consumo natural (frutas y hortalizas) y los alimentos que se deben procesar, pues las carnes, aves y pescados crudos pueden propiciar la contaminación de otros alimentos.

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Se porcionaran los alimentos de acuerdo a las condiciones establecidas en la receta estándar de cada plato. Hay alimentos como las frutas, hortalizas y verduras que se deben limpiar con agua potable antes de consumirlos para evitar la presencia de gérmenes.

Receta Estándar: Una vez realizado el mise in place, antes de la preparación de cada plato es recomendable verificar la receta estándar tanto en cantidades como en procedimientos, con el fin de eliminar la posible pérdida de materia prima y desperdicios mal utilizados. Es un formato diseñado para determinar el costo exacto de cada producto que se elabora para consumo inmediato con alimentos y bebidas; en esta queda plasmado el proceso de producción de alimentos y bebidas en lo relacionado con ingredientes, medidas, preparación, presentación y tipo de servicio.

Comanda: es el formato en el cual el maître toma el pedido del cliente o huésped, que tiene varios canales de proceso hacia la cocina ó área de producción. Se divulga (canta) a través de alta voz ó citófono para el alistamiento y despacho mientras se realiza la facturación ó el mise in place en el área de servicio, este formato se constituye en una orden de salida de producto terminado.

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Orden de Servicios: La planificación de los menús para los diferentes tipos de eventos de acuerdo a las condicionantes del mercado que incluye la configuración del producto, descriptivo de preparación y determinación de precios, constituye la función de planificación más relevante que incide sustancialmente el proceso de control de calidad y en general en la manipulación de alimentos y bebidas. Este subproceso queda plasmado en un documento llamado orden de servicio ó banquete el cual es utilizado como lo mencionamos anteriormente para la planificación del proceso productivo.

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En el desarrollo de la operación de alimentos y bebidas, se presentan diferentes actividades las cuales deben ser realizadas por personas altamente capacitadas y calificadas ya que se trata de una fuente de ingresos muy importante dentro de la organización, por esto debe ser operada en forma eficiente para lograr los objetivos. El control sobre la operación de alimentos y bebidas es vital para la empresa ya que a través de de los diferentes análisis de supervisión, la parte administrativa podrá tomar las diferentes decisiones en busca del objetivo deseado. La supervisión debe ser llevada a cabo en toda la operación logrando un excelente manejo de los productos, su empleo adecuado, obteniendo su mejor rendimiento y evitando cualquier mal uso o pérdida. La supervisión y control ayudan a asegurar a que la empresa logre los objetivos. El proceso de control comienza a establecer normas para el desempeño, continúa asegurando el desempeño real y luego involucra hacer una comparación entre las normas de desempeño y el desempeño real para determinar si – y hasta qué punto- es necesaria una acción correctiva. El control se basa en varios principios: Los presupuestos de operación son las herramientas más importantes del control. Los controles preventivos son más efectivos que los controles impuestos después de que las cosas van mal. El control no puede efectuarse sin haber establecido antes restricciones presupuestales y normas para el desempeño. El control depende del establecimiento de plazos o metas intermedias para ayudar a saber si se está en el camino correcto. La acción correctiva es necesaria cuando el desempeño de un empleado no encaja con las normas de la empresa.

Una vez desarrollados los diferentes procesos y subprocesos del área de alimentos y bebidas, debemos entender claramente el proceso de control que se tiene que ejercer para lograr los óptimos resultados de la operación; con lo cual lo ilustraremos de una mejor manera por intermedio de flujogramas de cada uno de los procesos; para tener una mayor claridad se darán algunas indicaciones para el manejo de símbolos utilizados.