Procedimeinto de compras_y_recibo

TGG – I SEMESTRE – FUNDAMENTOS DE COCINA CONTROL DE COMPRAS Y

CONTROL DE RECIBO

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 1 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

CONTROL DE COMPRAS 1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administración sobre este proceso y además del jefe de compras sobre los proveedores. Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas o pérdidas de dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra, ETC. Para que el director del departamento de compras, este seguro sobre que comprar, como comprar, características del producto, épocas de abundancia, etc., se deben diseñar unos formatos que recopilan toda esta información y que reciben el nombre de ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR. Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar pérdidas y a mantener los costos. Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el TAMAÑO requerido, los FACTORES deseables y/o indeseables, etc. En estas especificaciones nunca se determinan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendrían que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejarían de ser estándar. Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboración. Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente: *.- Tamaño del negocio *.- Estructura del menú *.- Capacidad de almacenamiento *.- Capacidad de pago *.- Volumen de ventas


CONTROL DE RECIBO


*.- Condiciones o características del producto 2.- MÉTODOS DE COMPRA .*- MERCADO ABIERTO: Este método ofrece las ventajas de un contacto con un número mayor de proveedores y para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicación o se pueden visitar si es el caso. Se dividen en: COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicación para lograr el mayor número de ofertas, las cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideración de la Junta de compras o el Dueño del negocio. Por lo general en un cuadro de clasificación que reúne esta información:

PROVEEDOR CALIDAD PRECIO CREDITO CANTIDAD SERVICIO

MERCADO LIBRE: se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en plaza de mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el precio, el tamaño, el peso por unidad y la presentación del producto; como es lógico no se pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras. *- CONTRATISTAS: se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus características especiales, como por ejemplo: la leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos debemos fijar con anticipación con el proveedor las cantidades normales que consumieron y la frecuencia con la que nos los deben entregar. 3.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA COMPRA


CONTROL DE RECIBO


Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a través de los siguientes formatos: LISTA DE MERCADOS: Se utiliza para los productos perecederos, de difícil almacenaje o también llamados de consumo diario o compras de cocina. El chef debe tener en cuenta los eventos que están pronosticados y en colaboración con el almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que se deben comprar de ellos. Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los precios y marca a cual de los tres es al que se le debe comprar. Este formato lo termina de llenar el encargado de recibos anotando en el las cantidades que realmente llegaron. SOLICITUD DE COMPRAS El almacenista está en la obligación de detectar los puntos en los cuales debe hacer el pedido de mercancía, para evitar que se interrumpa la producción y que le fallemos a los clientes. Por ello se elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad de almacenaje, la existencia, el consumo en el período, la cantidad que requiere y el nombre del artículo y la envía al encargado de compras para que el llene los datos de la última compra y compare precios con las cotizaciones actualizadas que tiene. Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que el marque la cotización que el autoriza y la devuelve al encargado de compras para que se elabore la orden de compra al proveedor. Una vez detectadas estas necesidades se realizan las compras, y para ello se usan dos formas más: una que es el comprobante de compras para aquellos productos de los cuales el proveedor no da factura (frutas y verduras en plazas de mercado) y con ello se justifica el egreso. El otro formato ya lo mencionamos que es la orden de compra, la cual se realiza para productos de fácil almacenaje o los conocidos como no perecederos. 4.- CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES


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Proveedores elegidos:

Habituales

Ocasionales

Reserva

Proveedores Obligados: Monopolio

Circunstancias de lugar

Desestimados: No tenemos contactos comerciales

Potenciales:

Supermercados

Cooperativas

Carnicerías

Tiendas

etc.

5.- FORMATOS *.- ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDARD *.- CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO *.- LISTA DE MERCADO *.- SOLICITUD DE COMPRA *.- ORDEN DE COMPRA


CONTROL DE RECIBO


RESTAURANT – ITO ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR

ARTÍCULO PRESENTACIÓN PESO

PROMEDIO UNIDAD

FACTORES DESEABLES

FACTORES DESCARTABLES

ÉPOCA DE ABUNDANCIA


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RESTAURANT - ITO CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO

ARTÍCULO: GRUPO DE INVENTARIOS

MARCA PROVEEDOR TELÉFONO DIRECCIÓN ÚLTIMA COMPRA

UNIDAD OBSERVACIONES FECHA CANTIDAD PRECIO

REALIZADO POR REVISADO POR V.B. GERENCIA


CONTROL DE RECIBO


RESTAURANT – ITO LISTA DE MERCADO PARA VERDURAS Y LÁCTEOS I

FECHA: DD/MM/AA

EX

IST

.

ARTÍCULO

UN

IDA

D

PA

R S

TO

CK

CA

NT

IDA

D

PE

DID

A

PRECIOS

CANTIDAD

RECIBIDA A B C

AJÍ

AJO

APIO

ARVEJAS

BERRO

BIZCOCHOS

BRÓCOLI

CEBOLLA CABEZONA BLANCA

CEBOLLA LARGA

CEBOLLA PUERRO

CILANTRO

GUASCAS

HABICHUELAS

HUEVOS AA

HUEVOS DE CODORNIZ

LAUREL

LECHE

LECHUGAS

MAZORCA

PAN FRANCÉS

PAN TAJADO

PAPA CRIOLLA

PAPA PASTUSA

PAPA SABANERA

PEPINO COHOMBRO

PEREJIL

PIMENTÓN

PLÁTANO MADURO

PLÁTANO VERDE

REPOLLO MORADO

TOMATE CHONTO

TOMATE MILANO

TOMILLO

TORTAS

YUCA

ZANAHORIA

PROVEEDORES: B

A C



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RESTAURANT – ITO LISTA DE MERCADO PARA FRUTAS Y OTROS

FECHA: DD/MM/AA

EX

IST

.

ARTÍCULO

UN

IDA

D

PA

R S

TO

CK

CA

NT

IDA

D

PE

DID

A

PRECIOS

CANTIDAD

RECIBIDA A B C

AGUACATE

ANON

BANANO

BANANO BOCADILLO

BREVAS

CHIRIMOYA

CIRUELAS

COCOS

CURUBA

DURAZNO

FRESAS

GRANADILLA

GUANABANA

GUAYABAS

LIMON

LULO

MANDARINA

MANGO

MANZANA

MARACUYA

MELON

MORA

NARANJA COMUN

NARANJA TANJELO

PAPAYA

PATILLA

PERA

PIÑA

TAMARINDO

TORONJA

UVA BLANCA

UVA NEGRA

ZAPOTE

OTROS DE FRUTAS Y VERDURAS

PROVEEDORES: B

A C



CONTROL DE RECIBO


RESTAURANT – ITO SOLICITUD GENERAL DE COMPRAS DE ALMACÉN

FECHA DE PEDIDO

(DD/MM/AA) FECHA REQUERIDA No.

ALIMENTOS BEBIDAS SUMINISTROS

ALMACÉN

ARTÍCULO

COMPRAS

OBSERVACIONES UND EXIST.

CONSUMO

PERÍODO

CANT.

REQ.

ÚLTIMA COMPRA COTIZACIONES

FECHA CANT. PRECIO PROVEEDOR A B C

PR

OV

EE

DO

RE

S

A ALMACENISTA

B COMPRAS

C JEFE AYB


CONTROL DE RECIBO


RESTAURANT - ITO ORDEN DE COMPRA

SEÑORES: SOLICITUD No.

DIRECCIÓN FECHA

ELABORACIÓN

TELÉFONO DD/MM/AA

CIUDAD FECHA ENTREGA

UNIDAD CANT. DESCRIPCIÓN PRECIO

UNITARIO

VALOR

TOTAL

1. EL PLAZO DE ENTREGA ES IMPRORROGABLE SUB TOTAL 2. LA MERCANCÍA SE ENTIENDE PUESTA EN EL RESTAURANTE

DESCUENTO( %)

3. EL PEDIDO DEBE SER ACOMPAÑADO POR ESTA ORDEN

IVA ( %)

4. ROGAMOS ENVIAR FACTURA ACOMPAÑADA DE LA PRESENTE ORDEN PARA SU CANCELACIÓN

TOTAL

JEFE DE COMPRAS V.B. GERENCIA CONDICIONES DE PAGO


CONTROL DE RECIBO



CONTROL DE RECIBO


CONTROL DE RECIBOS 1.- PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO Mantener el equipo de pesas y medidas en perfecto estado. Mantener el área de recibo limpia y ordenada Haber recibido copias de lista de mercado o de orden de compra, según el caso, para conocer cuando llegará la mercancía. Realizar el conteo físico de cada artículo que se este recibiendo, verificar las cantidades con la copia de la orden de compra o la lista de mercado. Constatar que los precios de la orden de compra, y de la lista de mercado sean los mismos que el proveedor anotó en la factura. Verificar la calidad de los productos contra las especificaciones de compra estándar. Pasar la mercancía al almacén una vez cumplido el proceso de información. 2.- TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Este tema hace referencia a lo que debe hacerse una vez recibida la mercancía, dentro del establecimiento. Todos los productos que se compren tienen una clasificación específica y un tratamiento de almacenaje o de inventario (no perecedero) o de directo (perecedero). Veamos esta clasificación:

TIPO GRUPO INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO

Perecedero

Carnes y Salsamentaria CS Inventario

Pescados y Mariscos PM Inventario

Aves y Caza AC Inventario

Lácteos 1 L1 Directo

Frutas y Verduras FV Directo

No perecedero

Lácteos 2 L2 Inventario Enlatados y Envasados EE Inventario

Granos G Inventario

Licores LC Inventario

Vinos V Inventario

Cervezas C Inventario

Gaseosas GS Inventario

Cigarrillos CG Inventario


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3.- PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCIA Vamos a ver un procedimiento general para recibir mercancía. Tener lista la copia de la orden de compra o la lista de mercado para saber que va a llegar y así preparar la zona de recibo. Clasificar esta información por fecha de llegada. Seleccionar las especificaciones de compra estándar para hacer un correcto recibo. Verificar la orden de compra contra la factura del proveedor. Realizar el conteo físico de la mercancía. Si hay alguna inexactitud entre la factura y el recibo o entre la factura y la orden de compra hacer un memo de corrección de factura. Aceptar la mercancía y firmar la copia de la factura del proveedor. Colocarle al original de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes. En ausencia de la factura del proveedor se debe llenar un formato llamado mercancía recibida sin factura. Llenar el comprobante de recibo de mercancías. Si se han recibido carnes elaborar el meat tag. Pasar la mercancía al almacén con su correspondiente documentación. Al finalizar el día recopilar toda la información en el reporte diario de recibo de mercancías. 4.- FORMATOS *.- MEMO DE CORRECCIÓN DE FACTURA *.- MERCANCIA RECIBIDA SIN FACTURA *.- REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCIAS *.- MEAT TAG


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RESTAURANT - ITO MEMO DE CORRECCIÓN DE FACTURA N°

SEÑORES:

C.C. O NIT

DIRECCIÓN FACTURA N°

TELÉFONO FECHA DE RECIBO

CIUDAD DD/MM/AA

UNIDAD CANT. DESCRIPCIÓN DE LA

MERCANCÍA DEVUELTA

VALORES

UNITARIO TOTAL.

VALOR TOTAL DE LA MERCANCÍA NO ACEPTADA O NO RECIBIDA SIN IVA

VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A LA MERCANCÍA DEVUELTA O NO RECIBIDA

VALOR INICIAL DE LA FACTURA SIN IVA

VALOR INICIAL DEL IVA EN LA FACTURA

NUEVO VALOR A CANCELAR POR LA FACTURA SIN IVA

NUEVO VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A ESA FACTURA

TOTAL A CANCELAR POR ESTA FACTURA

MOTIVO (S) DE ESTE MEMO DE CORRECCIÓN

ENCARGADO DE

RECIBOS

FIRMA DEL PROVEEDOR O SU

REPRESENTANTE Y SELLO

INDISPENSABLE LA PRESENTACIÓN DE ESTA

FORMA PARA SU CANCELACIÓN, ACOMPAÑADA

DE LA FACTURA ORIGINAL


CONTROL DE RECIBO


RESTAURANT - ITO MERCANCÍA RECIBIDA SIN FACTURA N°

SEÑORES:

C.C. O NIT

FECHA DE

RECIBO

DIRECCIÓN DD/MM/AA

TELÉFONO

CIUDAD

UNIDAD CANT. DESCRIPCIÓN DE LA

MERCANCÍA DEVUELTA

VALORES

UNITARIO TOTAL.

VALOR TOTAL DE LA MERCANCÍA ANTES DE IVA

DESCUENTOS

IVA

VALOR TOTAL

ENCARGADO DE RECIBOS FIRMA DEL PROVEEDOR O SU REPRESENTANTE Y

SELLO

INDISPENSABLE LA PRESENTACIÓN DE ESTA FORMA

PARA SU CANCELACIÓN, ACOMPAÑADA DE LA FACTURA

DEL PROVEEDOR


CONTROL DE RECIBO


RESTAURANT - ITO No.:

REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCÍAS HOJA No.:

No

.

OC

/

LM

N°

FA

CT

UR

A

N

°

CA

NT

IDA

D R

EC

IBID

A

UN

IDA

D

PROVEEDOR

GR

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TA

RIO

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MP

RA

DO

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GRUPO INVENTARIOS

V.B.

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TO

INV

EN

TA

RIO

AL

IME

NT

OS

BE

BID

AS

CIG

AR

RIL

LO

S

SU

MIN

IST

RO

S

1

2

3

4

5

TOTALES

RECOPILACIÓN

CS PM AC FV L1 L2 G EE

TO

TA

L A

LM

.

LC V C GS

TO

TA

L B

EB

.

CG

SU

MIN

IST

RO

S

DIR

EC

TO

INV

EN

TA

RIO

TO

TA

L

RECIBIDO POR: REVISADO POR:


CONTROL DE RECIBO


RESTAURANT - ITO MEAT TAG N°

CLASE GRUPO DE INVENTARIO

CALIDAD PESO TOTAL

N° DE PORCIONES O N° DE PIEZAS

COSTO KILO

PROVEEDOR COSTO TOTAL

FECHA DE RECIBO REPORTE DIARIO DE RECIBO N°

FECHA MÁXIMA DE CONSUMO

RESTAURANT - ITO MEAT TAG N°

CLASE GRUPO DE INVENTARIO

CALIDAD PESO TOTAL

N° DE PORCIONES O N° DE PIEZAS

COSTO KILO

PROVEEDOR COSTO TOTAL

FECHA DE RECIBO REPORTE DIARIO DE RECIBO N°

FECHA MÁXIMA DE CONSUMO

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