Procedimiento Consultas Registradas
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INTERNO PARA EL REGISTRO DE CONSULTAS Coordinación Provincial de Ciencia Tecnología e Innovación Territorial El presente tiene como objetivo establecer el procedimiento administrativo interno del registro de consultas de la Coordinación Provincial de Ciencia Tecnología e Innovación Territorial con el fin de unificar criterios de sistematización y automatización del registro de la información referente a cada consulta nueva que ingresa al área. Utilizando una misma metodología de trabajo se busca que cada agente del área realice la tarea de registrar una consulta de igual manera para así lograr llevar en forma ordenada un registro a partir del cual se podrá hacer un seguimiento de cada persona que realiza la consulta, conocer en qué la estamos pifiando al momento difusión interlocución con la gente Es por ello que se propone seguir el instructivo detallado a continuación. Paso 1: El agente del área recibe una consulta, ya sea en forma personal, telefónica, por correo electrónico, correo postal, nota, u otra, e inmediatamente pasa a ser el responsable de la misma hasta tanto se responda y se ingrese en el Registro de Consultas. Paso 2: El agente procede a dar respuesta a la consulta en forma directa o bien derivándola al área que corresponda, donde otro agente la atenderá. Paso 3: Se registra la consulta en una primera instancia por escrito, en una planilla impresa en papel y elaborada a tal fin, con el objetivo de transcribir en forma rápida y prolija los datos más relevantes no solo de la consulta sino también de la persona que la realiza. Paso 4: Se completa en forma digital una planilla de cálculo diseñada con los mismos datos ya solicitados en el paso 3. Paso 5: El agente una vez cumplimentados los pasos 1 a 4 procede a enviar por mail la planilla en formato digital el último día hábil de cada semana a la casilla de correo electrónico del agente encargado de llevar el Registro de Consultas. En dicho mail, se colocará en el cuadro Asunto el título del mensaje “Registro de Consultas de CyT – [día/mes/año] – [Nombre y Apellido del Agente]”. Además, escribirá en forma breve en no más de 2 líneas un comentario sobre el mail enviado con el detalle de la consulta.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INTERNOPARA EL REGISTRO DE CONSULTASCoordinacin Provincial de Ciencia Tecnologa e Innovacin TerritorialEl presente tiene como objetivo establecer el procedimiento administrativo interno del registro de consultas de la Coordinacin Provincial de Ciencia Tecnologa e Innovacin Territorial con el fin de unificar criterios de sistematizacin y automatizacin del registro de la informacin referente a cada consulta nueva que ingresa al rea.Utilizando una misma metodologa de trabajo se busca que cada agente del rea realice la tarea de registrar una consulta de igual manera para as lograr llevar en forma ordenada un registro a partir del cual se podr hacer un seguimiento de cada persona que realiza la consulta, conocer en qu la estamos pifiando al momento difusin interlocucin con la genteEs por ello que se propone seguir el instructivo detallado a continuacin.Paso 1: El agente del rea recibe una consulta, ya sea en forma personal, telefnica, por correo electrnico, correo postal, nota, u otra, e inmediatamente pasa a ser el responsable de la misma hasta tanto se responda y se ingrese en el Registro de Consultas.Paso 2: El agente procede a dar respuesta a la consulta en forma directa o bien derivndola al rea que corresponda, donde otro agente la atender.
Paso 3: Se registra la consulta en una primera instancia por escrito, en una planilla impresa en papel y elaborada a tal fin, con el objetivo de transcribir en forma rpida y prolija los datos ms relevantes no solo de la consulta sino tambin de la persona que la realiza.
Paso 4: Se completa en forma digital una planilla de clculo diseada con los mismos datos ya solicitados en el paso 3.Paso 5: El agente una vez cumplimentados los pasos 1 a 4 procede a enviar por mail la planilla en formato digital el ltimo da hbil de cada semana a la casilla de correo electrnico del agente encargado de llevar el Registro de Consultas. En dicho mail, se colocar en el cuadro Asunto el ttulo del mensaje Registro de Consultas de CyT [da/mes/ao] [Nombre y Apellido del Agente]. Adems, escribir en forma breve en no ms de 2 lneas un comentario sobre el mail enviado con el detalle de la consulta.Paso 6: Los das martes de cada semana, el agente encargado de llevar el Registro de Consultas proceder a enviar por mail junto con un recordatorio, la planilla modelo para ser completada.Paso 7: Cada direccin tendr en su poder suficientes planillas en formato papel, las cuales en caso de acabarse podrn ser solicitadas al agente encargado de llevar el Registro de Consultas.Paso 8: El primer da hbil cada 2 semanas, el agente encargado de llevar el Registro de Consultas enviar por mail a la Secretara Tcnica del COPADE un pequeo informe con el detalle actualizado de las consultas recibidas.ANEXO I: Planilla de Consulta en formato papelREGISTRO DE CONSULTASCoordinacin Provincial de Ciencia Tecnologa e Innovacin TerritorialVa de Consulta: TELFONO/PERSONAL/MAIL/OTRO
Agente que atendi: _______________________________________________________________________
Fecha de la Consulta: _____/_____/_____
Hora: _____:_____
Nombre y Apellido de quien consulta: __________________________________________________
INSTITUCIN/EMPRESA/PERSONA: ___________________________________________________
Localidad: __________________________________________________________________________________
Actividad: __________________________________________________________________________________
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Detalle de la Consulta:
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Telfono de contacto: _____________________________________________________________________
E-mail de contacto: _______________________________________________________________________
Detalle de la Respuesta: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
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Va de Respuesta: TELFONO/PERSONAL/MAIL/OTRO
Fecha de respuesta: _____/_____/_____Agente que respondi: ____________________________________________________________________
