PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS 06.V0... · criterios establecidos en la Norma ISO 900. ......

Código SNG_SG_PG 06.V0

Procedimiento de Auditorias Internas

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS

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Tabla de Aprobación del Documento Revisión Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Director Nacional Firma:

Rev. 0

Consultor

Equipo de Gestión de Calidad Representante de la Dirección

Fecha:

Tabla de Modificaciones Rev. Fecha Descripción de la Modificación 0

Febrero/2007

Creación del Documento





INDICE

1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsable 4. Glosario 5. Procedimiento 6. Calificación de los Auditores 7. Registros Generados

ANEXOS





1. OBJETIVO

El presente documento tiene por objeto edificar los procesos de Auditoria Internas del Senasag de acuerdo con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000

2. ALCANCE

Se aplica a todo el proceso de emisión de certificados de exportación, desde el Inicio de trámite, pasando por el Procesamiento, hasta la emisión del certificado de exportación y su archivo en el marco definido para el Sistema de Gestión de la Calidad.

3. GLOSARIO DE PALABRAS

Auditoria

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluar de manera objetiva, con el fin de determinar cuales actividades especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoria, y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente.

Programa de Auditoria Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico

Criterios de la Auditoria

Políticas, practicas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor compara la información recopilada sobre la gestión de calidad. Los requerimientos pueden incluir estándares, normas, requerimientos organizacionales específicos, y requerimientos legislativos o regulados.

Evidencia de la Auditoria

Información, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar cuando se cumple con el criterio de auditoria. La evidencia de auditoria se basa típicamente en entrevistas, revisión de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados de mediciones y pruebas.





Resultados de la Auditoria

Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilada comparada contra los criterios de auditoria acordados. Los resultados de la auditoria proveen la base para el reporte de la auditoria.

Auditor líder (calidad) Persona calificada para manejar y realizar auditorias de calidad.

Equipo Auditor

Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempeñar una auditoria dada; el equipo auditor puede incluir expertos técnicos y auditores en practicas. Uno de los auditores del equipo de la auditoria desempeña la función de auditor líder.

Experto técnico

Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica (Técnica) al equipo auditor, pero que no participa como un auditor.

Auditado Sector que se audita.

No conformidad NC

Incumplimiento de un requisito exigido por la Norma ISO 9001:2000 y/o establecido por el sector auditado

Oportunidad de Mejora OP

Acción que genera valor al proceso, y de no corregirse, con el tiempo puede convertirse en una NC.

3. RESPONSABLES DEL PROCESO

Responsable Rol

Representante de la

Dirección

Realiza el programa de auditorias

Designa equipo Auditor

Organiza y realiza el seguimiento de las Auditorias

en cuanto a su ejecución y resultados.

Verifica que las acciones tomadas, resultado de

las NC detectadas, sean levantadas con la calidad

requerida por la empresa.

Auditor Responsable





Responsable Rol

Elabora el Plan de las Auditorias designadas e

informa, definiendo las actividades relativas a la

auditoria y define la responsabilidad de los

componentes del Equipo Auditor.

Elabora Informe de Auditoria.

Realizan auditoria de verificación, del cierre de las

NC.

Equipo Auditor

El Equipo Auditor estará conformado por un

Auditor Responsable como mínimo y otros

Auditores que reúnan los requisitos.

Realizan la auditoria interna, conforme a los

criterios establecidos en la Norma ISO 900.

Elaboran el informe de Auditoria y presentan al

Representante de la Dirección, y Sector Auditado

Realizan auditoria de verificación, del cierre de las

NC.

Responsable de Calidad de

la Distrital

Analiza junto con los involucrados en las No

Conformidades, las causas de las mismas.

Define e implementa Acciones Correctivas.

Controla el cierre de las NC y OP.

Responsables de la Unidad

Auditada

Analiza junto con el Responsable de Calidad de la

Distrital correspondiente, las acusas de las No

Conformidades

Implementa acciones para eliminar las causas de

las No Conformidades

Personal involucrado en las

No Conformidades

Detectadas

Participa del levantamiento de las NC detectadas.





5. PROCEDIMIENTO

5.1 Programación de Auditorias Internas

N° Actividad Responsable Descripción

5.1.1

Elaborar Programa

Anual de Auditorias

Internas

Representante

de la Dirección

Elabora el Programa Anual de Auditorias, utilizando el formulario SNG_PG_ PG06/FOR01, ver anexo 1, identificando los Documentos Vigentes aplicables a cada Sector a efectos de listarlos en el SNG_PG_PG06/ FOR01, incluyendo todas las auditorias necesarias para cubrir el Sistema de Gestión de Calidad.

5.1.2 Contenido del

Programa Anual

Representante

de la Dirección

El Programa Anual debe contemplar la evaluación al menos una vez al año de: - TODOS los Procedimientos Operativos (emisión de certificados, archivo, control de stock de certificados emitidos, etc.) - TODOS los Procedimientos de Gestión (compras, capacitación, control de documentos, control de registros, quejas, no conformidades, etc.) - para TODAS las áreas (sanidad animal, vegetal, inocuidad, administración) - en TODAS las Oficinas Distritales (dentro del alcance del SGC) - Así como también en la Oficina Nacional. Tanto los Procesos Operativos, como los de Gestión, como un Área o una Distrital pueden ser evaluados más de una vez en el año en función de los siguientes aspectos (no limitándose a): - Quejas de los Exportadores - Resultado de las Encuesta de

Satisfacción de Usuarios - Resultados de las Auditorias Internas

anteriores - Resultados de las Auditorias

Externas anteriores - Incumplimiento de los Objetivos de





Calidad

- A Solicitud de la Dirección Nacional, Jefaturas Nacionales o Distritales

5.1.3 Solicitar la Aprobación

Representante

de la Dirección

Solicita la Aprobación por parte del Director Nacional.

5.1.4 Aprobar el Programa

Anual

Director

Nacional

Aprueba el Programa Anual como constancia de la evaluación y disponibilidad de los recursos necesarios para llevarlo a cabo.

5.1.5

Comunicar el Programa

Anual de Auditorias

Representante

de la Dirección

Una vez aprobado el Programa Anual por parte de la DN, el RD mediante Comunicación Interna informa sobre el mismo a las siguientes funciones:

- Jefes Nacionales, - Jefes Distritales, Vía mail a: - Auditores Internos - Responsables de Calidad de las

Jefaturas Distritales - Responsables de Calidad de la

Jefatura Nacional

5.2 Selección, Calificación y Nominación del Equipo Auditor


5.2.1 Lista de Auditores

calificados

Representante de

la Dirección

Anualmente debe enviar al Director Nacional un Listado de los Miembros del Equipo Auditor y comunica a los Auditores de la Lista su designación respectiva.

5.2.2 Selección de Auditores Representante de Al momento de elaborar el Programa





la Dirección

Anual de Auditorias, debe seleccionar de ese Listado a los miembros del Equipo Auditor que asignará a cada Sector auditado.

5.2.3 Consideraciones

importantes

Representante de

la Dirección

El Equipo Auditor puede estar formado por un Auditor Responsable como mínimo o por más miembros Auditores, con la condición de que los mismos se encuentren calificados para realizar la auditoria y sean independientes del Sector Auditado. Un RCN podrá realizar Auditorias Internas en a todos los sectores de las Distritales.

5.2.4

Requisitos para ser

miembro del Equipo

Auditor

Representante de

la Dirección

Los miembros del Equipo Auditor deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos: - Conocimiento de Normas ISO

9001 (2000) - Conocimiento Procedimientos

Operativos y de Gestión del Senasag

- Capacitación en Planificación y

Ejecución de Auditorias (no menos de 16 hrs.)

El RD debe mantener evidencia documentada del cumplimiento de las calificaciones por parte de los miembros del Equipo Auditor.

5.3 Planificación de las Auditorias Internas Treinta (30) días antes de las fechas programadas de realización de las Auditorias Internas según el SNG_PG_PG06/ FOR01, el Auditor Interno designado debe:


5.3.1

Coordinar la realización

Auditor

Coordina mediante cualquier medio





de la Auditoria Responsable (teléfono, fax, mail), por intermedio de

el Responsable Calidad de la Distrital/ Responsable de Calidad de la Nacional/ Representante de la Dirección (según corresponda) las fechas exactas para realizar la Auditoria.

5.3.2

Elaborar el Plan de

Auditoria

Auditor

Responsable

Elabora el Plan de Auditoria de acuerdo con el SNG_PG_PG06/FOR02, ver anexo 2. Envía al Jefe Distrital/ Responsable Calidad Distrital/ Responsable de Calidad Nacional según corresponda para que éstos informen al Sector a ser Auditado. Y al Representante de la Dirección para su seguimiento.

5.3.3

Solicitar asignación de

recursos

Auditor

Responsable

Solicita al RD, gestione los Memorandum de Asignación de tal manera de obtener los permisos y recursos necesarios para trasladarse al lugar de la auditoria (si correspondiese tal traslado)

5.3.4 Elaborar la Lista de

Verificación Equipo Auditor

Elabora la Lista de Verificación aplicable al alcance de la Auditoria, de acuerdo con el SNG_PG_PG06/FOR03, ver anexo 7 (Se adjuntan modelos de Listas de Verificación)

5.4 Ejecución de Auditorias


5.4.1

Reunión Inicial Equipo Auditor

La Auditoria comienza con una Reunión Inicial entre el Equipo Auditor y el/los Responsable/s de los Sectores a ser Auditados (y su equipo de trabajo si fuese considerado necesario).





Durante la mencionada Reunión Inicial se presentan los siguientes temas (no limitándose a): - Alcance de la Auditoria - Revisión de la Agenda propuesta - Aclaración que la Auditoria es una

muestra y que, por lo tanto, en caso de hallarse No Conformidades es responsabilidad de los Sectores Auditados analizar el alcance del desvío para adoptar acciones correctivas que lo eliminen en su totalidad

- Indicación del Método como se van a reportar las Auditorias (ejemplo: las No Conformidades son informadas al Área auditada a medida que se encuentran)

- Aclaración de dudas por parte del sector Auditado

5.4.2

Desarrollo de la Auditoria

Equipo Auditor

Concluida la Reunión Inicial los Auditores comienzan con el desarrollo de la Auditoria que consiste en la recopilación de evidencias visitando los Sectores y entrevistando a las Funciones indicadas en la Agenda, utilizando para ello la Lista de Verificación elaborada a tales efectos. Las evidencias se recopilan mediante: - Comentarios / afirmaciones de los entrevistados - Visualmente - Lectura de Documentos y / o Registros Las evidencias se pueden convertir en No Conformidades u Oportunidades de Mejora. Las No Conformidades son desvíos que deben ser analizados y corregidos por el área responsable. Las Oportunidades de Mejora son





comentarios que realizan los auditores sobre la efectividad de los Procesos para que sean tenidas en cuenta por los auditados pero NO obligan a estos a adoptar ninguna acción al respecto. Los Auditores se orientan con sus verificaciones a poder responder las siguientes preguntas: - Los Procesos se encuentran adecuadamente definidos? - Las Procesos definidos se encuentran adecuadamente implementados? - Son los Procesos adecuadamente implementados efectivos? - Existen mecanismos apropiados para administrar problemas? - Existen mecanismos apropiados para la Mejora de los Procesos?

5.4.3 Reunión Final Equipo Auditor

La Auditoria concluye con una Reunión Final entre el Equipo Auditor y el Responsable del Área Auditada (y su equipo de trabajo si fuese considerado necesario). Durante esta reunión se presentan (o repasan según el caso) las No Conformidades y Oportunidades de Mejora encontradas de tal manera de realizar las aclaraciones correspondientes.

Se debe registrar todos los temas tratados y los asistentes a dicha reunión.

5.5 Elaboración y Distribución de Informes Una vez concluida la Auditoria, el Auditor debe emitir un Informe por escrito en un plazo no mayor a treinta (30) días.


Realizar el Informe Auditor El Informe de Auditoria, debe ser





5.5.1 Responsable realizado utilizando el formulario

SNG_PG_PG06/ FOR04, ver anexo 3.

5.5.2

Documentación

adjuntos al informe de

Auditoria

Equipo Auditor

El Auditor debe entregar la siguiente documentación: a) Informe Auditoria b) Formularios SNG_SG_PG06/FOR05, ver anexo 4, tantos como No Conformidades hayan sido encontradas, enunciando éstas claramente en el campo “Descripción del Problema Detectado”. c) Lista de Verificación. d) Plan de Auditoria ejecutado.

5.5.3 Distribución del informe

de Auditoria Equipo Auditor

El informe se distribuye según la Tabla I, ver anexo 5.

5.6 Responsabilidades por la Resolución y el Seguimiento de las No Conformidades surgidas en las Auditorias A efectos de resolver las No Conformidades surgidas en las Auditorias, las responsabilidades para la adopción de Acciones Correctivas se indican a continuación:


5.6.1

Responsables por la Adopción de Acciones Correctivas

Responsable del

Sector Auditado

El Responsable del Sector Auditado identifica junto al RCD (o RCN) a los responsables por la adopción de acciones correctivas para eliminar las No Conformidades. (NOTA: Cuando el Sector Auditado es el RD, es éste quien identifica a los responsable por la adopción de acciones correctivas para resolver las NC encontradas.) * Si el responsable por la adopción de acciones correctivas identificado en el ítem anterior NO pertenece al Sector





Auditado, el RCD es el encargado de notificarlo sobre la No Conformidad hallada. (NOTA: Para NC encontradas en Auditorias realizadas al RD, si el responsable por la adopción de acciones correctivas NO es el RD, entonces el RD es el encargado de notificarlo sobre la NC hallada.)

5.6.2 Adopción de Acciones Correctivas

Responsable

designados para la

adopción de

Acciones

Correctivas

Los Responsables designados para la adopción de Acciones Correctivas deben completar el formularios de Acciones Correctivas formulario SNG_PG_ PG06/FOR05, ver anexo 4, de acuerdo con lo indicado en el SNG_SG_PG05, llenado los campos “Análisis de Causas”, “Acciones Correctivas” y “Verificación de la implementación”

5.6.3 Informar sobre la ejecución de las Acciones Correctivas

Responsable designados por la

adopción de Acciones

Correctivas

Los Responsables designados por la adopción de Acciones Correctivas deben informar al RCD / RCN (o al RD) sobre la ejecución de las siguientes tareas: “Análisis de Causas”, “Definición de Acciones Correctivas” y “Verificación de la implementación”. A tales efectos deben enviar vía mail, al RCD / RCN (o al RD) el formulario SNG_PG_ PG06/FOR05, ver anexo 4, debidamente completo en el campo que corresponda. (Por ejemplo si se realizó la tarea “Análisis de Causa”, entonces se envía el formulario completo en ese campo como evidencia de la actividad realizada.)

5.6.4 Registrar las Acciones Correctivas adoptadas RCD/ RCN/ RD

Los RCD / RCN (o el RD) deben registrar en la Planilla SNG_SG_PG06/PLA01, ver anexo 6, los campos de: “Nº de AC”, ”Descripción del Problema”, “Responsable por la Resolución”, “Descripción Acción”, la Fecha “Abierta”, y las fechas “Implementación, efectividad”, cuando





se las haya verificado.

5.6.5 Seguimiento de Acciones Correctivas

RCD/ RCN/ RD

Realiza el seguimiento de las Acciones Correctivas utilizando la Planilla SNG_SG_PG06/PLA01, ver anexo 6, registrando la información de avance suministrada por los Responsables designados, ver ítem 5.6.3

5.6.6 Informar al RD RCD/ RCN

Envían al Representante de la Dirección la Planilla SNG_SG_PG06/PLA01, concluida la auditoria, y actualiza dicha planilla de forma trimestral, ver anexo 6.

Responsable designados por la adopción de las

Acciones Correctivas

Una vez cumplida la implementación de las Acciones Correctivas, los Responsables designados deben informar al Auditor sobre una fecha conveniente para verificar la efectividad de la Acción Correctiva tomadas.

Equipo Auditor

Deberá, en base a la importancia o riesgo de la No Conformidad, verificar la efectividad de la implementación ya sea en la fecha propuesta por el Responsable designado o bien en ocasión de la siguiente Auditoria Interna al Sector.

Responsable designados por la adopción de las

Acciones Correctivas

Una vez verificada la efectividad, es responsabilidad del Responsable designado informar al RCD/RCN (o al RD) acerca del cierre de la No Conformidad y enviar una copia del Formulario de Acción Correctiva SNG_SG_PG06/FOR05, ver anexo 4.

5.6.7

Cierre de Acciones Correctivas

RCD/RCN /RD

En base a la información subministrada por el Auditor, sobre la verificación de la efectividad de la acción correctiva, completa la fecha en el campo “Efectividad”.





5.6 Evaluación de la Efectividad del Proceso de Auditorias Internas La evaluación de la efectividad de las Auditorias Internas se realiza en ocasión de:


5.6.1 Auditoria Interna a las responsabilidades del

RD Equipo Auditor

La Auditoria debe contemplar la programación, seguimiento de la planificación, ejecución, realización de reportes y cierre de No Conformidades de Auditorias Internas. En dicha ocasión, es responsabilidad del Equipo Auditor obtener evidencia para responder a las siguientes preguntas (entre otras):

- Las Auditorias realizadas a los distintos Sectores a lo largo del tiempo han cubierto todos los Procedimientos Aplicables?

- El personal que realiza la Auditoria está calificado?. Ha recibido capacitación continua sobre técnicas de Auditoria para poder superar los requerimientos mínimos?

- Los informes son completos en materia de diagnóstico de la situación del Sector auditado?

- Las Listas de Verificación utilizadas son apropiadas en materia de tomar muestras, cruzar información, entrevistar al personal con preguntas que permitan evaluar el grado de capacitación?.

- Las Listas de Verificación evalúan la definición completa de actividades, su implementación y la efectividad de los procesos?.

- Las Listas de Verificación contienen preguntas relacionadas con los Objetivos del Sector y la Mejora Continua?

- Las No Conformidades se encuentran enunciadas con claridad?

- Las No Conformidades y Oportunidades de Mejora han agregado valor a las actividades y





procesos auditados y cooperado a la mejora continua?.

5.6.2 La Revisión por la Dirección

Alta Dirección

En esta instancia se debe analizar no sólo los resultados de las auditorias, sino que es altamente conveniente que también se evalúen los siguientes aspectos: - Cual es la actitud de los

responsables de los distintos sectores hacia el proceso de auditoria interna?. Cooperativa, neutra, opuesta?

- Los recursos humanos, logísticos

y financieros asignados han sido apropiados?

5.6.3 Reuniones del RD con Auditores Internos

Esta actividad (no obligatoria pero altamente recomendable) consiste en la realización de reuniones técnicas a efectos de (no limitándose a):

- Compartir Experiencias - Casos exitosos de Auditoria

(detección de desvíos de alto impacto y/o aporte de oportunidades de mejora con valor agregado)

- Revisión y Mejora de la Documentación utilizada en las Auditorias

- Discutir Criterios de Auditoria - Identificar necesidades

comunes Los resultados de las evaluaciones mencionadas arriba deben ser volcadas en las Revisiones por la Dirección para la adopción de las acciones correspondientes.





7. REGISTROS GENERADOS POR EL PROCEDIMIENTO

Codificación Nombre

SNG_SG_PG06/FOR01 Programa Anual de Auditoria, anexo 1 SNG_SG_PG06/FOR02 Plan Anual de Auditorias, anexo 2 SNG_SG_PG06/FOR03 Listado de Verificación, anexo 7 SNG_SG_PG06/FOR04 Informe de Auditoria, anexo 3 SNG_SG_PG06/FOR05 Formularios de Acciones Correctivas, anexo 4

Listado de Distribución de Informes, anexo 5

SNG_SG_PG06/PLA01 Planilla de Control de Acciones Correctivas – Auditoria, Anexo 6


Ene Feb Mar Ab May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic

Distrital/ Nacional/ Unidad PO-01 al PO-06; PG-01 al PG-05; PG-08 al PG-11 X

XXX

XXXX

Fecha: x Propuesto

Elaboró: Cumplido

Firma/ Sello: Firma/ Sello:

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS

Gódigo: SNG_PG_ PG06/FOR01

Fecha:

Sector a Auditar Procedimientos Aplicables

Aprobó:

Auditor/es designados

Gestión 2007




Programa Anual de Auditoria SNG_PG_ PG06/FOR01

Anexo I





Anexo 2

PLAN DE AUDITORIA SNG_PG_PG06/FOR02

Plan de Auditoria

Sector Auditado:

Fecha de la Auditoria:

Objetivo: Evaluar la efectividad del SGC

Procedimientos Aplicables:

AgendaAuditor Auditor

XX YYDia Dia

Proceso Proceso8:008:30

10:00

12:00 Almuerzo Almuerzo

13:00

15:00

16:00 Preparación de Resultados

17:00

17:30

Elaboró: Firma:Fecha:

SNG_PG_PG06/FOR02

Nota: En caso de no contestar en 72 horas de recibido el presente Plan. El mismo se dará por aceptado.

Fin de la actividad

Hora

Reunión Inicial

Reunión Equipo Auditor





Anexo 3 INFORME DE AUDITORIA SNG_PG_PG06/FOR04

- Area Auditada: - Fecha: - Objetivo: Se establece el propósito de la auditoria indicando si es para verificar cumplimiento de procedimientos y/o efectividad de procesos, a requerimientos de las Jefaturas para evaluar algún proceso en particular, a requerimiento de un usuario, por un problema relacionado con una Queja. - Equipo Auditor: - Personal Entrevistado: - Procedimientos Aplicables: - Conclusiones: Se debe hacer mención en este campo a las siguientes cuestiones (según sea aplicable):

- El Sistema (o Proceso) está definido? - El Sistema (o Proceso) está implementado? - El Sistema (o Proceso) es efectivo? - Cuales son sus Fortalezas? - Cuales son sus Debilidades? - Está comprometido el personal y los responsables de áreas? - El personal está adecuadamente capacitado?

- No Conformidades: - Oportunidades de Mejora - Anexos





Anexo 4: Formulario de Acciones Correctivas y preventivas SNG_SG_PG06/FOR05

Codificación: SNG_SG_PG06/FOR05

Responsable Fecha

1.

2.

3.

4.

Fecha de Verificación:

Fecha:

Fecha de Verificación:

Fecha:

Observación:

Verificación de la Efectividad

Responsable:

Observación:

Actividades para realizar la Acción Correctiva o Preventiva Verificación

Verificación de la Implementación

Responsable:

Descripción del Problema Detectado o Potencial

Análisis de Causas

Acción Correctiva o Preventiva a Tomar

Distrital/ Sector:

TIPO DE ACCIÓN:

- Acción CorrectivaFUENTE DE

NC:

- Quejas SNG_EXP_PG 03- Acción Preventiva - Operativas SNG_EXP_PG 04

- Auditoria SNG_EXP_PG 06

Formulario de Acción Correctiva o Preventiva

Nº.: Fecha:





Anexo 5 Tabla I: Lista de Distribución de Informes

Auditoria realizada a: Informe escrito se envía a:

Informe por e-mail se envía a:

Sector en una Jefatura Distrital

Jefe Distrital

Responsable del Sector Auditado Responsable de Calidad de la Distrital Auditada Responsable de Calidad de la Nacional, según corresponda (UNSA, UNSV, UNIA, UNAA). Quien tendrá la responsabilidad de Informar a su Jefatura Nacional, los resultados de la Auditoria) Representante de la Dirección

Sector en la Jefatura Nacional

Jefe Nacional

Responsable del Sector Auditado Responsable de Calidad de la J. Nacional Representante de la Dirección

Representante de la Dirección Director Nacional

Representante de la Dirección





Anexo 6 Planilla Control de Acciones Correctivas - Auditoria SNG_PG_PG06/PLA01

Distrital: Sector Auditado:Código:

Abierta Impl EfectFechas Estado

Planilla Control de Acciones Correctivas - Auditoria

SNG_PG_PG06/PLA01

Nº de AC Descripción del Problema Responsable por

la Resolución Descripción Acción

Impl.: Fecha en la que se realizó la verificación de la Implementación Efect.: Fecha en la que se realizó la verificación de la efectividad * Estado en el que se encuentra la Acción Correctiva Ok: Cerrada, verificada la acción, resultó efectiva Pendiente (P): Retrasado, incompleto, postergado





Anexo 7 Listas de Verificación Se muestran algunos ejemplos de Listadas de verificación para los diferentes sectores en el alcance del Sistema de Gestión de Calidad.

Lista de Verificación – Unidades Técnicas

Sector: Unidad Técnica Fecha: Lista de Verificación SNG_SG_PG06/FOR03

Ítems

Comentarios

Opo

rtun

idad

de

Mej

ora

No

Con

form

idad

1) Seleccionar tres (3) Certificados emitidos listados en el “Libro de Registro de Inicio de Trámite”

2) Solicitar el Listado Maestro de Registros e identificar cual es la función encargada del archivo de los registros que componen el expediente del trámite (Solicitud, Formulario seguimiento del Trámite, Copia Rosada Certificado Zoosanitario, Actas de Inspección, Informes de Laboratorio)

3) Solicitar al RCD la Matriz de Responsables de Procesos e identificar nominalmente a la persona que ocupa la función identificada en el ítem 2.

4) Pedir a la persona identificada en el ítem 3 los expedientes de los trámites seleccionados en el ítem 1.





Sector: Unidad Técnica Fecha:

Lista de Verificación

Ítems

Comentarios

Opo

rtun

idad

de

Mej

ora

No

Con

form

idad

5) Responsable de Inicio de Trámite

5.1) Solicitar al Responsable de Inicio de Trámite (RIT) el procedimiento PO 01 en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

5.2) Verificar el llenado del Formulario de Solicitud de acuerdo con el Instructivo correspondiente (PO 01 – Anexo IV). Nota: Prestar especial atención a los campos en blanco (cuales fueron los motivos para no completarlos) y al Sistema de Medición de cantidades empleado.

5.3) Solicitar al RIT el documento utilizado para conocer las tasas aplicables.

5.4) Verificar el mecanismo de aprobación, distribución y actualización de este documento.

5.5) Verificar para los Certificados seleccionados en el ítem 1 la correcta aplicación de las tasas correspondientes.

5.6) Para cada uno de los productos de los Certificados seleccionados en el ítem 1, elegir un Certificado de meses anteriores y verificar la correcta aplicación de tasas.

5.7) Verificar si el RIT tiene copias disponibles para entregar a los exportadores de los siguientes documentos: - Formulario de Requisitos Generales - Formulario de Requisitos Particulares - (Guía para obtener) Requisitos País de Destino - Formulario de Solicitud de Certificado de Exportación.

5.7.a) Verificar para los tres (3) expedientes seleccionados en el ítem 1 que, en caso de tasas aplicadas sobre valores FOB, se encuentren adjuntos tres (3) Copias de la Factura de Exportación.





5.7.b) Verificar para los tres (3) expedientes seleccionados en el ítem 1 que se encuentren adjuntas: - dos (2) copias del Depósito realizado además del original (si el certificado elegido es de la misma semana de realización de la Auditoria). - una (1) copia (si el certificado elegido es de semanas anteriores a la de realización de la Auditoria)

5.8) El RIT brinda información al Exportador sobre la correcta forma de llenar el formulario de Solicitud?. De que manera?

5.9) El RIT conoce el acceso a la página web para imprimir y/o consultar los formularios mencionados en 5.7?. Nota: Solicitar que acceda para demostrar conocimiento

5.10) Verificar para los tres Certificados seleccionados en el ítem 1 el correcto llenado del Libro de Registro de Inicio de Trámite de acuerdo con el PO 01 Anexo VII.

5.11) Solicitar tres (3) Certificados (distintos a los seleccionados en el ítem 1) y verificar el correcto llenado del Formulario Seguimiento del Trámite.

5.12) Cual es la metodología que utiliza el RIT para informar a los exportadores sobre el Monto, Banco y # de Cuenta para el pago de Tasas?. (Comparar la respuesta con lo indicado en el Formulario de Requisitos Generales)

5.13) En caso de ser aplicables los Requisitos Particulares o Requisitos País de Destino y fuera necesario coordinar Inspecciones o Ensayos, como procede el RIT?. (Nota: En base al ítem 6.1.7 debe remitir al Exportador con el Expediente al Responsable de Procesamiento de Trámite verificando previamente la completitud de los Requisitos Generales)

5.14) Cómo conoce el RIT en que productos debe coordinar Inspecciones u otra acción con el Responsable de Procesamiento (RPT) ? (Nota: EN la Matriz de Requisitos Particulares, en la columna REQUISITOS se mencionan las Inspecciones, Ensayos, etc. establecidos por la Normativa aplicable para cada producto)

5.15) Solicitar al RIT el procedimiento PO 02 en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

5.15.a) Solicitar la Planilla de Control de Saldos de Pagos por adelantado. Verificar su correcto llenado de acuerdo con lo indicado en el Anexo II de PO 02

5.16) Solicitar en Administración de la Distrital evidencia de los reportes mensuales de Noviembre y Octubre sobre Saldos de Pagos por adelantado enviados por el Área.





5.17) Seleccionar del puesto de trabajo del RIT, tres (3) expedientes recientemente entregados y verificar que la Planilla de Seguimiento Formulario de Seguimiento de Trámite SNG_EXP_PO 01/FOR 02 haya sido firmada por el Exportador

5.18) Seleccionar del puesto de trabajo del RIT, tres (3) expedientes a ser entregados que contengan fotocopias legalizadas del Certificado de Exportación y verificar que el exportador haya presentado una nota indicando: a) Cantidad de Copias Legalizadas solicitadas b) Motivo de la solicitud.

5.19) Solicitar al RIT el procedimiento PG 03 (Quejas) en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

5.20) Consultar al RIT. Que acciones toma en case de un desacuerdo o entredicho con el Exportador?

5.21) Verificar si el RIT tiene copias disponibles del Form PG03 For01 de Quejas. (Es conveniente que el RIT cuente con una copia impresa para facilitarla al Exportador en caso de Queja pero no es obligatorio de acuerdo con el PG 03). Si no posee copias disponibles, solicitar al RIT que imprima una desde la Página Web.

5.22) Solicitar al RIT que explique cómo se completa el Form PG03 For01

5.23) Solicitar al RIT que exhiba la ubicación del buzón de sugerencias. Verificar que se encuentra en un lugar accesible a los exportadores.

5.24) Solicitar al RIT la apertura del Buzón de Sugerencias. Verificar que no se encuentren Quejas correspondientes al mes anterior al actual. (según PG 03 ítem 5.2.1 los Buzones deben ser revisados por el RCD al menos dos veces al mes para recopilar y tratar las quejas efectuadas)

5.25) Solicitar al RIT el procedimiento PG 04 (No Conformidades) en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

5.26) Preguntar al RIT: A qué se considera No Conformidad?

5.27) En el caso de detectar una No Conformidad, que pasos sigue de acuerdo con el PG 04?. (Nota: Según el PG 04, debe completar los campos 1 y 2 del Formulario PG04 FOR 01 y entregarlo al RCD)

5.28) Conoce la Política de Calidad del Senasag?. Cómo le ha sido comunicada?







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6) Responsable de Procesamiento (RPT)

6.1) Identificar en la matriz de responsables de procesos, la persona / s responsable / s del Procesamiento

6.2) Solicitar al RPT el procedimiento PO 01 en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

6.3) Solicitar al RPT la matriz de requerimientos particulares del área. Según PG 01 (ítem 5.1.7.2.2) los RCD informan mediante Comunicación Interna al Personal involucrado que las matrices actualizadas se encuentran disponibles en la página web del Senasag.

6.4) Verificar para los expedientes seleccionados en el ítem 1 el cumplimiento de los requisitos particulares aplicables (si corresponde)

6.5) Seleccionar un Producto correspondiente al área de la Matriz de Requisitos Particulares.

6.6) Solicitar el listado de los expedientes relacionados con el producto seleccionado en el ítem 6.5.

6.7) Seleccionar un expediente del listado.

6.8) Verificar para el expedientes seleccionado en el ítem 6.7 el cumplimiento de los requisitos particulares aplicables







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6.9) Verificar para los expedientes seleccionados en el ítem 1 el cumplimiento de los requisitos País de Destino aplicables (si corresponde)

6.10) En caso que no fueran aplicables Requisitos País de Destino a los expedientes seleccionados en el ítem 1, solicitar un Expediente que sí tenga estos requisitos y verificar cumplimiento.

6.11) Solicitar al RPT el procedimiento PO 05 en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

6.12) Verificar el grado de conocimiento del PO 05 por parte del RPT

6.13) Solicitar al RPT las Planillas de Casos en los que no es posible verificar Requisitos País correspondientes a meses anteriores

6.14) Si aplica (hay inspecciones o toma de muestras a ser realizados debido a Requisitos Particulares y/o de País de Destino) en los certificados elegidos en el ítem 1, verificar que se haya registrado en el formulario de Solicitud de Certificado de Exportación SNG_EXP_PO 01/FOR 01 la fecha y hora de las inspecciones / toma de muestras programados.

6.15) Verificar la inclusión de las Actas de Inspección en el expediente (para aquellos casos seleccionados en el ítem 1 que corresponda) (de acuerdo con lo indicado en el Listado Maestro de Registros)

6.16) Para todos los expedientes solicitados en el ítem 1 verificar el llenado del Formulario de Seguimiento de Trámite SNG_EXP_PO 01/FOR 02 en el campo Procesamiento.

6.17) Verificar que el RPT haya completado el campo DICTAMEN DEL TRAMITE en el Formulario Solicitud de Certificado de Exportación SNG_EXP_PO 01/FOR 01







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6.18) Consultar al RPT. Que acciones toma en caso de un desacuerdo o entredicho con el Exportador?

6.19) Solicitar al RPT el procedimiento PG 04 (No Conformidades) en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

6.20) Preguntar al RPT: A qué se considera No Conformidad?









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7) Responsable de Emisión de Certificado (REC)

7.1) Identificar en la matriz de responsables de procesos, la persona / s responsable / s de la Emisión.

7.2) Solicitar al REC el procedimiento PO 01 en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

7.3) Para los expedientes seleccionados en el ítem 1, verificar que en la Base de Datos se hayan registrado los siguientes campos: - Datos Comerciales del Exportador - Datos de la mercadería o lote a exportar. - Registra el Número de Certificado

7.4) Identificar en la Base de Datos todos aquellos trámites realizados durante el mes pasado y seleccionar dos de ellos.

7.5) Verificar para los trámites identificados en el ítem 7.4 que el REC archiva los siguientes documentos: a) La copia color rosada b) Una fotocopia de la boleta de depósito c) Una fotocopia de factura FOB (si corresponde) d) Más el expediente, con toda la documentación

respaldatoria de la verificación del cumplimiento de requisitos

De acuerdo con lo indicado en el PO 03

7.6) Se ha definido un procedimiento para identificar los Certificados anulados emitidos por el área? (ej.: uso de la Base de datos).

7.7) En caso afirmativo, seleccionar un certificado anulado utilizando tal procedimiento y verificar el archivo de: - Copia Rosada (con sello de Anulado)

7.8) Consultar al REC. Que acciones toma en case de un desacuerdo o entredicho con el Exportador?







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7.9) Solicitar al REC el procedimiento PG 04 (No Conformidades) en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

7.10) Preguntar al REC: A qué se considera No Conformidad?



7.12.a) Cumplimiento de Objetivos. Cual es el objetivo específico de Calidad del Área? Nota: Las Áreas deben cumplir con el Objetivo de hasta de 10% de Certificados Anulados Mensualmente

7.12.b) Cómo se mide?

7.12.c) Cual es el % medido en los últimos tres meses?





Sector: – Inocuidad Alimentaria - Distrital Cbba Fecha: 22/03/07


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8) Responsable de Autorización

8.1)Verificar para los expedientes seleccionados en el ítem 1 que el Responsable de Autorización que ha firmado los expedientes, se encuentre listado en la Matriz de Responsables de Proceso

Lista de Participantes:





Lista de Verificación – Administración Distrital Sector: Administración Fecha:


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9) Administración Distrital (AD)

9.1) Solicitar al AD el procedimiento PO 03 en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

9.2) Verificar el grado de conocimiento del PO 03 por parte del AD

9.3) Identificar en la Base de Datos del REC de un área seleccionada a tal efecto (IA, SA, SV) todos aquellos trámites realizados durante el mes pasado.

9.4) Verificar para tres (3) de los trámites identificados en el ítem 9.3 que el AD archiva los siguientes documentos: a) Copia color celeste b) La boleta de depósito original. c) Una fotocopia de la factura FOB (si corresponde).

9.5) Seleccionar dos (2) certificados anulados de la Base de Datos del REC y verificar que el AD archiva: - Copia celeste con sello de anulado.

9.6) Solicitar al AD el registro que utiliza para controlar el nivel de stock de Formularios de Certificados de Exportación para las tres (3) áreas.

9.7) Verificar que el nivel de stock sea superior al 20% (del envío anterior?)

9.8) Cual es el procedimiento utilizado para controlar las altas y bajas de los Formularios de Certificados entregados a las distintas áreas?.

9.9) Verificar a través de muestras seleccionadas a tal efecto el grado de cumplimiento del procedimiento identificado en 9.8.

9.10) Verificar que el Listado Maestro de Registros elaborado por el RCD incluye las copias celeste de los Certificados que según el PO 03 la Administración Distrital debe mantener en archivo





9.11) Solicitar al AD el procedimiento PG 04 (No Conformidades) en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

9.12) Preguntar al AD: A qué se considera No Conformidad?








Lista de Verificación – Responsable de Calidad de la Distrital

Sector: Responsable de Calidad de la Distrital Fecha:


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10) Responsable Calidad Distrital

10.1) Verificar que el Listado Maestro de Registros elaborado por el RCD incluye el Convenio de Renuncia a Saldo por Pago por Adelantado.

10.2) Verificar que el Listado Maestro de Registros elaborado por el RCD incluye el Formulario de Quejas Form SNG_SG PG 03 FOR1

10.3) Solicitar al RCD la Planilla de Control de Quejas SNG_SG_PG03 PLA 01.

10.3.1) Verificar el contenido de la Queja más antigua aún abierta (sin respuesta) de tal manera de analizar si el motivo de la queja amerita el tiempo de demora en el cierre de la misma.:

10.3.2) Seleccionar una Queja de la Planilla de Control de Quejas (SNG_SG_PG03 PLA 01) y solicitar el Registro correspondiente (Form SNG_SG PG 03 FOR1) para verificar su accesibilidad y correcto archivo

10.4) Seleccionar un Registro de Queja (Form SNG_SG PG 03 FOR1) y verificar que se encuentre listada en la Planilla de Control de Quejas (SNG_SG_PG03 PLA 01)

10.5) Seleccionar una No Conformidad de la Planilla de Control de No Conformidades (SNG_SG_PG04 PLA 01) y solicitar el Registro correspondiente (Form SNG_SG PG 04 FOR1) para verificar su accesibilidad y correcto archivo






Sector: Responsable de Calidad de la Distrital Fecha:


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10.6.1) Seleccionar un Registro de No Conformidad (Form SNG_SG PG 04 FOR1) y verificar que se encuentre listada en la Planilla de Control de No Conformidades (SNG_SG_PG04 PLA 01)

10.7) Verificar la antigüedad de las No Conformidades abiertas listadas en la Planilla de Control de No Conformidades (SNG_SG_PG04 PLA 01) y analizar si la demora es justificables.

10.8) Cual es el criterio que utiliza para determinar que una Queja o No Conformidad amerita adoptar una Acción Correctiva?. Nota: Según el PG 05 ítem 5.1.2 se adoptan acciones correctivas cuando las Quejas o No Conformidades son importantes o repetitivas.

10.9) Que acción adopta el RCD frente a una No Conformidad o Queja que amerita una Acción Correctiva?. Nota: Forma un Equipo de Trabajo para Analizar Causas, Adoptar Acciones y Verificarlas.

10.9) Quien es el Responsable de verificar la implementación y la efectividad de la Acción Correctiva?. Nota: Según el PG 05 el Equipo Designado por el RCD para la definición e implementación de la Acción Correctiva.

10.10) Verificar la antigüedad de las Acciones Correctivas abiertas listadas en la Planilla de Control de Acciones Correctivas y Preventivas (SNG_SG_PG05 PLA 02) y analizar si la demora es justificable.

10.11) Cómo selecciona el RCD a los miembros del Equipo Designado para implementar Acciones Correctivas?. Cómo los capacita en el uso y aplicación del Procedimiento PG 05? Nota: El RCD debería seleccionar al Equipo Designado en función de su relación directa con la posible causa del problema detectado. La capacitación podría brindarse al Equipo una vez designado y/o podría también formar parte del Plan de Capacitación Continua de la Distrital.

10.12) Analizar el grado de análisis de causas que se realiza para la determinación de Acciones Correctivas. Verificar que NO se están identificando causas primarias sino las causas de fondo que originaron el problema (ver ejemplo adjunto)






10.13) Ha adoptado Acciones Preventivas a la fecha?. Si la respuesta es no, en que caso lo haría?. Nota: Los criterios para la adopción de Acciones Preventivas se basan en: - Desviaciones estadísticas, - Problemas ocurridos en otros Servicios nacionales y, si se dieran las mismas condiciones, podrían ocurrir en Bolivia - Nuevas Disposiciones Sanitarias Nacionales o Internacionales que no fueron previstas en el Sistema de Gestión de Calidad y podrían generar problemas.

11) Jefe Distrital


11.2) Solicitar al JD el procedimiento PG 04 (No Conformidades) en soporte papel y en soporte electrónico (acceso a página web)

11.3) Preguntar al JD: A qué se considera No Conformidad?


11.5) Consultar al JD. Que acciones toma en case de una Queja del Exportador? Nota: Debe hacer completar al Exportador el Formulario Form SNG_SG PG 03 FOR1



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