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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

OBJETIVO Gestionar las compras para satisfacer las necesidades de bienes y servicios de la Empresa.

ALCANCE Cubre a todos los funcionarios, prioritariamente el nivel administrativo-directivo, en lo relacionado con las compras de bienes o servicios.

DEFINICIONES

- Comprar: Proceso comercial para adquirir bienes o servicios. - Proveedor: Persona que provee un bien o servicio. - Condiciones comerciales: Aspectos relacionados con las condiciones que optimizan las características de los

bienes o servicios comprados: calidad, oportunidad, precio, garantía, atención post-venta, distribución, ubicación.

- Condiciones contractuales: Aspectos relacionados con las características organizativas del proveedor de un bien o servicio: cumplimiento tributario y constitución de la entidad.

- Características: Propiedades del bien o servicio, tales como descripción física, técnica, cantidad, marca, duración y objeto.

ANEXOS N/A

DESCRIPCIÓN

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN PARTICIPANTES REGISTRO/

DOCUMENTO

0 Inicio N/A N/A N/A

1 Definir bien o servicio

a. Establecer necesidad de bien o servicio con base en el Instructivo relacionado.

Funcionario Instructivo de Bienes y Servicios

1.1 Establecer características

a. Determinar características físicas, técnicas, cantidad, marca del bien o servicio y proveedor sugerido.

Nota: La solicitud de bienes o servicios se diligenciara únicamente para compras superiores a 5.5 SMDLV.

Funcionario Solicitud de Bienes o Servicios.

2 Tomar decisión

Compras con rubros de caja menor, inferiores a 5.5 SMDLV: a. Solicitar Autorización de compra; b. Evaluar necesidad del bien o servicio; c. Ajustar solicitud (priorizar o cambiar); d. Definir aprobación de compra; Cuando no se autoriza, termina

aquí el procedimiento.

Secretaria Coordinador sucursal Acacias Auxiliar sucursal Villavicencio

Instructivo de Bienes y Servicios Reglamento de caja menor Tabla de viáticos

Compras con rubros superiores a 5.5 SMDLV hasta 50 SMMLV: a. Solicitar aprobación del gerente o su suplente; b. Evaluar necesidad del bien o servicio; c. Verificar las características según lo expuesto en la solicitud de

bienes o servicios. d. Ajustar solicitud (priorizar o cambiar); e. Definir aprobación de compra; Cuando no se autoriza, termina

aquí el procedimiento.

Gerente o su suplente

Estatutos Procedimiento de compras Solicitud de bienes y servicios

Compras superiores a 50 SMMLV: a. Solicitar aprobación de la Junta Directiva; b. Evaluar necesidad del bien o servicio; c. Ajustar solicitud (priorizar o cambiar); d. Decidir y dejar constancia de la decisión en el acta de Junta

Directiva; Cuando no se autoriza, termina aquí el procedimiento.

Junta Directiva

Estatutos Propuesta comercial Acta de Junta Directiva

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.

DESCRIPCIÓN

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN PARTICIPANTES REGISTRO/

DOCUMENTO

2.1 Cotizar

a. Evaluar los costos con los proveedores actuales; b. Buscar nuevos proveedores y solicitar propuesta de costos;

Nota: Se deben presentar mínimo 2 cotizaciones las cuales se anexan a la solicitud de bienes y servicios.

Funcionarios Presidentes de comités Gerente

Cotizaciones

3. Seleccionar proveedor

a. Evaluar condiciones comerciales: oportunidad, precio, garantía, atención post-venta, distribución, ubicación;

b. Evaluar condiciones contractuales: tributario, constitución; c. Solicitar referencias cuando haya lugar; d. Analizar en la base de proveedores antiguos: cumplimiento e

historia; e. Seleccionar;

Gerente o su suplente

Lista de proveedores

3.1 Establecer condiciones comerciales

a. Pactar los acuerdos contractuales; b. Constituir pólizas para anticipos o cuantías mayores cuando

haya lugar (especialmente servicios); c. Acordar los pagos: fecha, plazos y montos. Nota: Se debe elaborar contrato para las compras o servicios en los que se requiera realizar anticipo al pago.

Gerente o su suplente

Contrato o Cotización seleccionada

4. Comprar a. Adquirir el bien o servicio según las condiciones señaladas en la

solicitud de bienes o servicios

Funcionarios Presidentes de comités Gerente

Solicitud de bienes o servicios Cotización seleccionada Contrato de suministro o servicios Factura de venta, Cuenta de cobro o recibo de caja menor

5. Recibir e inspeccionar

a. Recibir el bien o servicio comprado; b. Analizar el cumplimiento de las condiciones comerciales

(solicitante); c. Evaluar satisfacción; en los casos contrarios:

- Acordar devoluciones, cambios o modificaciones; - Acordar ajustes en relación con el pago;

d. Notificar la satisfacción para autorizar el pago (solicitante);

Funcionarios Presidentes de comités Gerente

Factura de venta, Cuenta de cobro o Inventario

6 Pagar N/A N/A N/A

6.1 Tesorería

a. Recibir factura o cuenta de cobro; b. Solicitar autorización del gerente; c. Solicitar a contabilidad:

- Verificación de pago no registrado en aplicativo Trebol Sifone; - Imputación contable; - Valor a girar.

d. Elaborar comprobante de egreso y cheque o transferencia electrónica.

e. Retroalimentar con el beneficiario del pago.

Tesorería

Comprobante de egreso y sus respectivos soportes Procedimiento para pagos

6.2 Caja menor a. Recibir factura o elaborar recibo de caja menor; Secretaria Reglamento de caja

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DESCRIPCIÓN

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN PARTICIPANTES REGISTRO/

DOCUMENTO

b. Entregar dinero en efectivo; c. Remitir a contabilidad los soportes:

- Visado de los pagos realizados - Generación de nota contable en Trebol Sifone

d. Solicitar autorización de gerencia para reintegro; e. Remitir a tesorería para elaboración de comprobante de egreso

y giro de efectivo. f. Retroalimentar con el responsable de caja menor.

Coordinador sucursal Acacias Auxiliar sucursal Villavicencio Gerente o su suplente

menor Libro de caja menor Comprobante de egreso

7. Inventariar, almacenar o Entregar

a. Inventariar y asignar número de activo cuando haya lugar; b. Almacenar o distribuir según lo expuesto en el Instructivo de

Bienes o Servicios; Nota:

1) Los bienes adquiridos serán inventariados por el auxiliar contable o el auxiliar de sistema en los casos en los que haya lugar.

2) El inventario de papelería y materiales de oficina estará a cargo de la recepcionista.

Delegados Solicitud de Bienes o Servicios

8. Evaluar los proveedores

a. Relacionar los proveedores nuevos; b. Evaluar las condiciones comerciales y contractuales con los

proveedores nuevos y antiguos; c. Decidir la continuidad o terminación de relación comercial; d. Retroalimentar al proveedor.

Secretaria Coordinador Tipo B Auxiliar de oficina Tipo A Gerente o su delegado

Lista de proveedores Evaluación de proveedores

9. Terminar N/A N/A N/A

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE Bibiana Vélez Torres NOMBRE Magdalena Manrique García NOMBRE Edgar Orlando Moreno Rico

CARGO Líder Gestión de Calidad CARGO Líder Dirección Operativa CARGO Presidente Junta Directiva

FECHA 15-06-2011 FECHA 22-06-2011 FECHA 23-06-2011

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