Procedimiento de Mantenimiento Preventivo y Correctivo V2
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO 23-04-2014/V2 Página 1 de 6 LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO 11-06-2013/V1 3/ 5.1/ 5.2/ 5.4/ 6.1/ 6.3 Se ajustaron los nombres de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura organizacional.
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MANTENIMIENTO PREVENTIVO
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y CORRECTIVO 23-04-2014/V2
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LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO
REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIÓN
No.
NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
11-06-2013/V1 3/ 5.1/ 5.2/
5.4/ 6.1/ 6.3
Se ajustaron los nombres de cargos según las
modificaciones realizadas en la estructura
organizacional.
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1. OBJETIVO
Asegurar la funcionalidad de los recursos físicos institucionales mediante un sistema que
permita el monitoreo, control y realización mantenimientos preventivos y correctivos, con el fin
de protegerlos de daños y alargar su vida útil.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación de necesidades de mantenimiento de máquinas,
equipos, infraestructura física y demás bienes institucionales y termina con el recibido a
satisfacción del servicio de mantenimiento prestado.
3. RESPONSABLE
Es responsabilidad de la aplicación y control efectivo de este procedimiento, es el Jefe de planta
física y logística.
4. DEFINICIONES
4.1 Mantenimiento: Hace referencia al conjunto de actividades desarrolladas con el fin de
conservar la infraestructura física en condiciones de funcionamiento eficiente previendo daños o
reparándolos cuando ya se hubiera producido.
4.2 Mantenimiento Preventivo: Este tipo de mantenimiento pretende reducir en un máximo la
reparación mediante la rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los elementos
averiados.
4.3 Mantenimiento Correctivo: Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha
producido el fallo y la parálisis de la máquina, equipo e instalación física.
4.4 Mantenimiento Correctivo Exprés: Es aquel que se realiza para atender una contingencia
que requiere atención inmediata y que afecta la prestación del servicio.
4.5 Recursos físicos: Entiéndase por recursos físicos toda la planta física de la institución
como muebles y enseres, parque automotor, instalaciones y plantas eléctricas.
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4.6 Aseo: Limpieza de las instalaciones que componen el Campus Universitario, por un grupo
de personas calificadas para la prestación de este servicio.
5. POLITICAS
5.1 La “Solicitud de pedido” para la contratación de servicios para la ejecución de
mantenimientos que no puedan ser realizados por personal interno, solamente podrá realizarla
el Jefe de planta física y logística, de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento de
Compras”.
5.2 El Jefe de Planta física y logística realizará trimestralmente la verificación de la
infraestructura, máquinas, equipos y demás bienes institucionales.
5.3 El Jefe de Planta física y logística realizará, internamente o a través de proveedores
evaluados y seleccionados, los mantenimientos requeridos de acuerdo a los recursos
financieros y humanos disponibles.
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
6.1 VERIFICACIÓN DE INSTALACIONES.
El Jefe de Planta física y logística conjuntamente con los diferentes técnicos responsables de
ejecutar los mantenimientos, realizan trimestralmente, un recorrido por las instalaciones de la
institución, con el fin de detectar necesidades de mantenimientos. Se verifican el estado de las
aulas, zonas comunes, instalaciones eléctricas, aires acondicionados, máquinas, equipos y
demás bienes institucionales, y se anotan los hallazgos en el formato “Lista de verificación de
instalaciones”.
6.2 ELABORACION DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Semestralmente con base en la información de la “Lista de verificación de instalaciones”, las
especificaciones técnicas de los equipos y las recomendaciones suministradas por los
proveedores, se elabora el “Programa de Mantenimiento Preventivo de Bienes
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Institucionales” en el que se relacionan los bienes sujetos a mantenimiento, las actividades a
desarrollar, los costos y el responsable de la actividad.
6.3 EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
El Jefe de Planta física y logística considerando el recurso humano disponible:
6.3.1 Asigna la “Orden de trabajo” al auxiliar idóneo para la ejecución del mantenimiento
6.3.2 Realiza la “Solicitud de Pedido” de lo requerido (bienes y/o servicios) para la ejecución
de los mantenimientos, según lo establecido en el “Procedimiento de Compras”.
6.3.3 Supervisa los trabajos realizados.
6.3.4 Cierra la “Orden de trabajo” de mantenimiento, con fecha y firma y actualiza la “Hoja
de vida de bienes institucionales”, intervenida.
6.4 ATENCION DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO
6.4.1 Solicitud de servicio de mantenimiento: Cualquier empleado puede detectar
necesidades de mantenimiento correctivo o preventivo, derivadas del deterioro por en las
instalaciones, averías en aires acondicionados, deficiencia de aseo, etc. Ante esta situación, el
interesado debe contactar al Jefe de Planta física y logística mediante una llamada telefónica o
un mensaje al correo institucional y solicitarle el servicio de mantenimiento.
6.4.2 Análisis de la solicitud y asignación de la actividad: El Jefe de Planta física y logística
analiza la solicitud recibida y de acuerdo al tipo de servicio solicitado y a la disponibilidad de los
auxiliares de mantenimiento, pacta una fecha y hora, con el cliente, para prestar el servicio.
Seguidamente asigna el trabajo al auxiliar de mantenimiento idóneo para la reparación,
recordándole registrar la solicitud en la planilla “Solicitudes de Mantenimiento Express”.
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6.4.3 Prestación del servicio de mantenimiento: El auxiliar de mantenimiento asignado se
dirige, con la planilla “Solicitudes de Mantenimiento Express”, a la oficina donde se requirió
el servicio, confirma con el solicitante el tipo de servicio que va a prestar, para que este lo avale
y procede a ejecutar las actividades necesarias para cumplirlo.
6.4.4 Recibido a Satisfacción. El auxiliar de mantenimiento entrega el trabajo terminado al
solicitante explicándole brevemente lo realizado y dándole las recomendaciones del caso, si
aplica. En el caso de aceptación del servicio, debe recoger la firma de recibido a satisfacción,
por parte del cliente, solicitante.
Nota: En caso de que el mantenimiento solicitado requiera la adquisición de repuestos,
personal adicional, más tiempo para la ejecución del mantenimiento, o la contratación de
personal externo, el auxiliar de mantenimiento informa al Jefe de Planta física y logística para
que éste genere la orden de trabajo respectiva, tramite las solitudes de pedido que sean
necesarias para ejecutar el mantenimiento y pacte una nueva fecha con el solicitante. El
auxiliar de mantenimiento hace la anotación de la nueva fecha, en el formato “Solicitud de
Mantenimiento Express”.
6.5 ATENCION DE SOLICITUDES DE APOYO LOGITICO A EVENTOS
6.5.1. Solicitud de servicio de apoyo logístico a eventos: Las solicitudes de apoyo logístico
a eventos, se identifican en la reunión de coordinación del evento, sostenida entre el
responsable del evento, el Jefe de planta física y logística, el director de bienestar universitario,
el coordinador de comunicaciones y prensa y el jefe de compras. El responsable del evento es
el encargado de diligenciar la “Solicitud de apoyo logístico a eventos” donde especifica los
datos del evento, los elementos requeridos y las cantidades. Esta solicitud la entrega al Jefe de
planta física y logística.
6.5.2Análisis de la solicitud y asignación de actividades: El Jefe de Planta física y logística
analiza la “Solicitud de apoyo logístico a eventos” y de acuerdo a lo requerido, identifica las
necesidades de compras o de contratación de servicios, e informa al responsable del evento,
para que las tramite de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento de Compras”.
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Seguidamente asigna a los auxiliares de servicios generales las responsabilidades de acuerdo
a los servicios solicitados, y cuando aplique, confirma y da instrucciones al auxiliar de eventos y
cafetería, a cerca de las “Solicitudes de refrigerios y/o almuerzos”, para asegurar el éxito de
la prestación del servicio.
6.4.3 Prestación del servicio de apoyo logístico: Durante de realización del evento, el Jefe
de Planta física y logística supervisa a los auxiliares de servicios generales en la prestación de
los servicios solicitados, haciendo los ajustes que sean necesarios para asegurar la satisfacción
del cliente interno (responsable del evento).
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Programa de mantenimiento preventivo de Bienes Institucionales
Procedimiento de Compras
8. REGISTROS
Lista de Verificación de instalaciones
Hoja de Vida de bienes institucionales
Solicitudes de Mantenimiento Express
Solicitud de apoyo logístico a eventos
Orden de Trabajo
Solicitud de pedido
Elaborado por Aprobado por
Nombre Gustavo Cano Fernández Piedad Martínez Carazo
Cargo Jefe planta física y logística Rectora
Firma Original Firmado Original Firmado
