PROCEDIMIENTO DESPACHO DE MERCANCÍA (Importación) · • Coordinarse con el Jefe de Tráfico para...

PROCEDIMIENTO

DESPACHO DE MERCANCÍA (Importación)

CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA

PR-OPNL-06 Septiembre 2014 07 1 de 13

SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

GERENTE DE OPERACIÓN ADUANERA

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

DIRECCIÓN GENERAL �

1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos a seguir para la realización del despacho de mercancía de importación en la oficina de Universal International Services en Nuevo Laredo, desde la recepción del aviso de arribo al almacén en Laredo TX hasta la entrega de la mercancía en su destino final. 2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades relacionadas con la importación de mercancía realizada por Universal Internacional Services en Nuevo Laredo, Tamaulipas. 3. RESPONSABILIDADES:

3.1 Gerente de Operación Aduanera.

• Tomar las decisiones operativas que se requieran • Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento. • Glosar los pedimentos que tengan las siguientes características:

o Aquellos cuyas contribuciones sean superiores a 170,000 pesos. o Los pedimentos que incluyan fracciones arancelarias sujetas a Certificados Cupo o

Permiso de Economía. o Embarques de productos textiles con un Valor en Aduanas superior a $450,000 pesos. o Embarques en la que los Jefes de tráfico tengan una duda razonable.

• Interponer los medios de defensa necesarios y realizar las consultas a las actividades aduaneras • Registro, control y seguimiento de incidencias, muestreos y pago de multas. • Elaborar reportes operativos mensuales para la Dirección General. • Elaborar el Reporte Gerencial

3.2 Jefe de Tráfico

• Glosar todos los pedimentos, excepto los que tengan que ser glosados por el Gerente de Operación Aduanera.

• Dar seguimiento a los embarques a través de la revisión constante de la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD.

• Supervisar la actualización de la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD por los ejecutivos. • Asignar, conjuntamente con los documentadores, las prioridades de validación y pago de

pedimentos. • Dar seguimiento al estatus y coordinar el orden que seguirán los despachos con Bodega en

Laredo, Tx.

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3.3 Ejecutivo de Tráfico

• Coordinar el despacho de las mercancías. • Asegura que las actividades para realizar el despacho de mercancía se cumplan. • Revisar y actualizar la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD diariamente. • Elaborar Nota de revisión y se asegura de obtener las facturas • Solicitar de manera oportuna a los clientes los documentos requeridos para realizar el despacho

de sus mercancías. • Entregar a documentadores la documentación necesaria para elaborar el pedimento. • Solicitar al Jefe y/o Coordinador de Logística la asignación de transporte para las referencias

programadas para despacho mediante el envío de las Órdenes de Embarque con las instrucciones recibidas del cliente.

• Solicitar tarifas al Jefe y/o Coordinador de Logística para autorización del cliente. • Elaboración y envío de remisiones a las líneas fleteras. • Envío de relación de carga a Bodega en Laredo incluyendo referencia, posición y mercancía a

cargar. • Elaborar y validar el “Shipper Export”, en caso de requerirse. • Informar al cliente, previo al despacho, sobre daños en la mercancía.

3.4 Coordinador de Despacho.

• Revisar diariamente la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD para determinar prioridades. • Elaborar, con base en las boletas de despacho, el reporte de rojos. • Recopilar y entregar las boletas de despacho al Jefe de Facturación. • Coordinar las actividades de los Tramitadores. • Dar solución a problemas derivados del Reconocimiento Aduanero. • Elaborar horario para rol de Tramitadores (Cada 45 días). • Comunicar inmediatamente al Gerente de Operación Aduanera de cualquier problema que haya

con el despacho de la mercancía del cliente. • Consultar con el Gerente de Operación la manera de dar contestación a Incidencias.

3.5 Documentador. • Elabora Bitácora de furgones que contiene los vencidos, los del día y los de los días posteriores,

envía por correo electrónico al personal involucrado en su uso. • Revisa expedientes enviados por ejecutivos de tráfico, coteja información contra documentos y

aclara diferencias en su caso. • Captura la Pro Forma de Pedimento en tiempo y forma y anota las Regulaciones y Restricciones

requeridas por la Fracción Arancelaria, envía a Glosa para su Revisión y validación. • Recibe Validación por parte de Glosa, realizando correcciones en caso de ser necesario. • Realiza el pago del Pedimento, una vez autorizado por los ejecutivos de tráfico y/o contabilidad. • Envía a Bodega el pedimento a través de correo electrónico (previa revisión del código). • Confirma en Bodega la recepción del Pedimento.

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3.6 Tramitador • Prepara la documentación para el despacho de mercancía (Pedimento pagado y validado,

facturas, permisos, cartas, etc.). • Presenciar, cuando ocurra, las inspecciones a mercancías sujetas a ello por disposición de las

Secretarías de Salud, Sagarpa y Semarnat. • Reportar inmediatamente cualquier anomalía que se presente en la liberación de la mercancía al

Coordinador de Despacho. • Atender de manera eficaz e inmediata, cuando así se requiera, el Reconocimiento Aduanero de

las mercancías.

3.7 Glosador de Pedimentos • Recibir de los Ejecutivos los expedientes que se deben documentar. • Glosar los pedimentos, así como verificar que los COVE's y los E-documents estén correctos. • Coordinarse con el Jefe de Tráfico para determinar el orden de validación y pago de pedimentos.

3.8 Digitalizador

• Recibir, digitalizar y tramitar en la VUCEM los E-documents. • Digitalizar los expedientes completos una vez que ha terminado el despacho aduanero. • Armar el expediente digital para subirlo al portal de administración de documentos.

4. DESARROLLO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

ARRIBO DE MERCANCIA EN ALMACEN DE LTX

4.1 Ejecutivo de Tráfico Recibe aviso de arribo e imprime el Reporte de Facturas FPROPNL-

06-09. Una vez recibidas las Instrucciones de Despacho del cliente elabora la Nota de Revisión FPROPNL-06-01, que contiene -entre otros- los siguientes datos. Destinatario:

• Cliente • Domicilio • Ciudad • RFC

Proveedor:

• Nombre • Domicilio /Ciudad

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Otros Datos • Orden de carga • Referencia • Fecha • Fecha de factura (s) • No. de facturas • Pedimento • Peso Bruto

Descripción de la mercancía • Cantidad / Clase • Peso Neto • Fracción Arancelaria • Descripción • Unit s/ Fact. • Unidad de medida • Valor comercial

En caso que el cliente solicite en sus instrucciones que UIS Coordine el Flete: ¿Equipo de arrastre exclusivo, mercancía y destino recurrente? Si: Llena el formato de Orden de Embarque FPRCL-01-04 por medio de la opción habilitada en el Sistema de Transporte y en caso de requerir su arrastre el mismo día lo envía antes de las 17:00 hrs por correo electrónico al Jefe y Coordinador de Logística. No: Solicita la cotización por medio de la opción habilitada en el Sistema de Transporte por correo electrónico al Jefe y Coordinador de Logística. Ver Procedimiento Coordinación Logística PR-CL-01.

4.2 Ejecutivo de Tráfico Una vez llenada la Nota de Revisión FPROPNL-06-01, se asegura de contar con toda la documentación necesaria para el despacho ¿Documentación completa? No: Solicita al Importador Si: Entrega expediente al Documentador.

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ELABORACIÓN Y PAGO DEL PEDIMENTO

4.3 Documentador Coteja la información contenida en los expedientes. ¿La información es correcta? No: Solicita aclaración al Ejecutivo de Tráfico. Si: Continúa con la siguiente actividad.

4.4 Documentador Captura la Pro Forma de Pedimento asentando en él los identificadores y complementos aplicables, y genera los Comprobantes de Valor Electrónico (COVE’s) en el sistema de captura de pedimentos

4.5 Documentador Entrega la Pro Forma de Pedimento y la documentación correspondiente al Glosador de Pedimentos para Glosa. NOTA: Se entregan al Gerente de Operación Aduanera para Glosa todos aquellos pedimentos que tengan las siguientes características:

Aquellos cuyas contribuciones sean superiores a 170,000 pesos. Los pedimentos que incluyan fracciones arancelarias sujetas a Certificados Cupo o Permiso de Economía. Embarques de productos textiles con un Valor en Aduanas superior a $450,000 pesos. Embarques en la que los Jefes de tráfico tengan una duda razonable.

No estarán sujetos a una segunda glosa los expedientes que amparen papel o polietileno transportados por ferrocarril, independientemente del valor total de las contribuciones.

4.6 Glosador de Pedimentos

Revisa la Pro Forma de Pedimento, COVE’s y la documentación anexa al pedimento. ¿Datos correctos? No: Realiza aclaraciones con el documentador y le solicita, en su caso, las correcciones correspondientes Si: Se autoriza el pedimento, mediante una rúbrica en la proforma. Continúa con la siguiente actividad.

4.7 Digitalizador Digitaliza anexos del pedimento y genera los documentos electrónicos (E-document) para su revisión.

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4.8 Glosador de Pedimentos

Revisa la digitalización de los documentos electrónicos (E-documents) agregados al sistema, asegurándose de que sean correctos. ¿Documentos correctos? No: Realiza aclaraciones con el digitalizador y le solicita, en su caso, las correcciones correspondientes Si: Se autoriza el pedimento, mediante una rúbrica en la proforma y la entrega al Jefe de Tráfico y/o al Gerente de Operación Aduanera. Continúa con la siguiente actividad.

4.9 Jefe de Tráfico y/o Gerente de Operación

Aduanera

Revisan el cálculo de impuestos. ¿Cálculos correctos? No: Realizan aclaraciones con el documentador y le solicitan, en su caso, las correcciones correspondientes Si: Se autoriza la validación del pedimento, mediante una rúbrica en la proforma. Continúa con la siguiente actividad.

4.10 Documentador Pregunta al Ejecutivo de Tráfico si ya tiene confirmación de despacho por parte del cliente. No: Devuelve el expediente al Ejecutivo de Tráfico para su resguardo a la espera de instrucciones del cliente. Si: Solicita autorización de pago del pedimento al Jefe de Tesorería y le entrega el archivo de validación.

4.11 Jefe de Tesorería Autoriza el pago del pedimento ¿Cliente con Financiamiento? Si: Escribe en el archivo de validación la cuenta de UIS de la cual se tomarán los fondos para la realización el pago. No: Escribe en el archivo de validación la cuenta del cliente de la cual se tomarán los fondos para la realización el pago. En ambos casos ver PR-TS-01 Procedimiento de Tesorería.

4.12 Documentador Una vez validado y pagado el pedimento (confirmado Padrón activo del cliente), utiliza el lector de código de barras para leer lo correspondiente en la copia del Transportista.

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¿Código Correcto? Sí: Envía pedimento y anexos a la Bodega en Laredo TX. No: Imprime nuevamente el código y la actividad se repite hasta obtener la información correcta.

4.13 Ejecutivo de Tráfico Envía Relación de Carga FPROPNL-06-07 a la Bodega en Laredo, Tx que incluye referencia, número de bultos, posición en el almacén y en que transporte se cargará la mercancía. ¿Relación de Carga FPROPNL-06-07 con subdivisión? Si: enviar correo a bodega para que la impriman. No: Imprimir Relación de Carga FPROPNL-06-07 en Bodega e imprimir una copia y entregarla al Coordinador de Despacho. (Nota: El personal de la Bodega en Laredo, Tx es el encargado de cargar la mercancía, solicitar el transfer, y entregar la documentación correspondiente al chofer del vehículo para realizar el cruce).

4.14 Ejecutivo de Tráfico Envía Instrucciones de Embarque FPROPNL-06-02 a la Bodega en Laredo Tx. junto con el “Shipper’s Export”, cuando éste se requiere.


Confirma con personal de la Compañía Fletera que llevará la mercancía a destino si ya recibió la Instrucciones de Embarque FPROPNL-06-02.

4.16 Coordinador de Despacho

Revisa la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD FPROPNL-06-05 para coordinar actividades de acuerdo a las prioridades de despacho y da seguimiento constante con personal de la Bodega en Laredo, Tx. de los embarques en ruta.

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DESPACHO DE MERCANCÍA

4.17 Tramitador Realiza diariamente el llenado de los sobres (expedientes) de acuerdo

a como se indica en el Historial de Embarque IPROPNL-06-01, comprobando la documentación existente con el Check List NMX-R-026-SCFI-2009 FPROPNL-06-06.


Mantiene comunicación directa con las líneas de Transfer, quienes le informan el status de los cruces (verdes y rojos). ¿Reconocimiento Aduanero? No: Continúa con la Actividad 4.20. Si: Coordina a los Tramitadores para que de inmediato alguno acuda a la Aduana a presenciar el reconocimiento.

4.19 Tramitador Se dirige al área de verificación del Primer Reconocimiento y espera que el verificador aduanal lo llame. Una vez que el verificador aduanal lo llama, procede a la revisión de la mercancía y los documentos.

- Abre la mercancía - Toma Fotografías - Muestra la documentación necesaria.

4.20 Tramitador Recibe el dictamen del Verificador Aduanal. ¿Dictamen Favorable? Si: Recibe los documentos y se dirige al segundo modulo de reconocimiento. Continua con la actividad 4.20 No: Notifica el resultado, vía radio, al Coordinador de Despacho.


Consulta con el Gerente de Operación Aduanera la estrategia a seguir para dar solución al dictamen de la Aduana

4.22 Tramitador Espera instrucciones por parte del Coordinador de Despacho y/o de la Autoridad.

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¿Se levanta Acta de Incidencia? No: Pasa a la actividad 4.20 Si: Recibe pedimento y da seguimiento para la recepción del Acta para iniciar los trámites correspondientes (Ver Procedimiento de Control de Servicio No Conforme PRDG-03)

4.23 Tramitador Recibe los documentos y los entrega al operador del transfer, quién se dirige al 2° Módulo de Selección Automatizado donde presenta el pedimento completo al operador de dicho módulo y espera el resultado. ¿Reconocimiento Aduanero? No: Continúa con la Actividad 4.24. Si: Acude al Módulo a presenciar el reconocimiento.

4.24 Tramitador Notifica al Coordinador de Despacho


Consulta con el Gerente de Operación Aduanera la estrategia a seguir para dar solución al dictamen del Segundo Reconocimiento

4.26 Tramitador

Espera instrucciones por parte del Coordinador de Despacho y/o de la Autoridad. ¿Se levanta Acta de Incidencia? No: Coloca sellos, toma fotografías y el libera al transporte para que se dirija a destino final. . Si: Recibe pedimento y da seguimiento para la recepción del Acta para iniciar los trámites correspondientes (Ver Procedimiento de Control de Servicio No Conforme PRDG-03).

4.27 Tramitador Siempre que existe un Reconocimiento el Tramitador llena la Boleta de Despacho FPROPNL-06-03 que indica, entre otros datos,:

• No. de pedimento

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• No. de caja • Cliente • Hora de ingreso y salida de la aduana • Tipo de maniobra • No. de sello y • Si hubo incidencias o muestreos

Este documento se integra al Expediente.

4.28 Digitalizador Se encarga de hacer el escaneo de los Pedimentos y Anexos despachados todos los días y de subirlos al portal de clientes (portal digital).

4.29 Tramitador Entrega expedientes completos al Auxiliar de Facturación -a más tardar- a las 10:30 AM del día siguiente al Cruce de la mercancía.

4.30 Documentador Envía diariamente al Jefe de Facturación y al Auxiliar Contable, por correo electrónico, el Reporte de Operación de pedimentos pagados del día hábil anterior. (Ver Procedimiento de Facturación Operaciones Nuevo Laredo PR-FNL-01)


Actualiza el Pizarra del Sistema de Tráfico NLD FPROPNL-06-05 conforme vayan concluyendo las etapas del despacho de la mercancía o si se presenta alguna situación especial.

4.32

Gerente de Operación Aduanera

Elabora el FPROPNL-06-04 Reporte Gerencial Operaciones Nuevo Laredo semanalmente y lo envía al Representante de la Dirección para su difusión y revisión en la Junta Trimestral de Indicadores

Fin del procedimiento. 5. REFERENCIAS:

5.1 Documentos:

Código Documento N/A Ley Aduanera N/A Diario Oficial de la Federación PR-CL-01 Procedimiento de Coordinación Logística PR-TS-01 Procedimiento de Tesorería PRDG-03 Procedimiento de Control de Servicio No Conforme PR-FNL-01 Procedimiento de Facturación de Operaciones Nuevo Laredo

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5.2 Formatos:

Código Formatos FPROPNL-06-01 Nota de Revisión FPROPNL-06-02 Instrucciones de Embarque FPROPNL-06-03 Boleta de Despacho FPROPNL-06-04 Reporte Gerencial Operaciones Nuevo Laredo FPROPNL-06-05 Pizarra del Sistema de Tráfico NLD FPROPNL-06-06 Check List NMX-R-026-SCFI-2009 FPROPNL-06-07 Relación de Carga FPROPNL-06-09 Reporte de Facturas IPROPNL-06-01 Historial de Embarque FPRCL-01-04 Orden de Embarque N/A Pedimento N/A Shipper’s Export N/A Reporte de Operaciones de pedimentos pagados 6. DEFINICIONES: Despacho de mercancía: Es el conjunto de actos y formalidades relativos a la entrada de mercancías al territorio nacional y a su salida del mismo, que de acuerdo a los diferentes tráficos y regímenes aduaneros deben realizar en la aduana las autoridades aduaneras, los consignatarios, destinatarios, propietarios, poseedores o tenedores en las importaciones y los remitentes en las exportaciones, así como los Agentes o Apoderados Aduanales. Pro Forma de Pedimento: Es la impresión en papel de un pedimento aduanal sin firma y sin validez. Pedimento aduanal: Este formato es un documento oficial predeterminado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público SHCP, por tal motivo no es codificado en el sistema. Shipper’s Export: Pedimento de exportación de USA a México Transfer: Vehículo transportista que se encarga de realizar el cruce de mercancías entre Laredo TX y Nuevo Laredo. Entrada: Es el documento que se captura en la Bodega en Laredo, Texas a la recepción de cada embarque. En ella se asientan los datos del embarque que está arribando y se le da la Referencia interna de UIS.

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7. ANEXOS:

Anexo 1: Incidencias o Multas recibidas directamente por el Cliente

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 Jefe de Tráfico, Gerente de Nuevos

Proyectos y Atención a Clientes, Gerentes de Operación ó Director

General

Recibe notificación del cliente indicando que hay una multa o incidencia y la canalizan con el Gerente de Operación Aduanera junto con la documentación respectiva

2 Gerente de Operación Aduanera

Realiza el análisis y determinación de defensa correspondientes y notifica el resultado al Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes

3 Gerente de nuevos Proyectos y Atención a

Clientes

Notifica al cliente la estrategia a seguir. Se dará seguimiento mensual, en su caso, al avance de cada incidencia con copia al Director General.

Fin del anexo. 8. CONTROL DE CAMBIOS

No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 07 Septiembre 2014 Se modifican los puntos 3.3,4.1, 4.13, 4.14, 4.15, 5.2

para corregir el nombre de algunos formatos y agregar uno nuevo.

06 Agosto 2013 Se modifica el procedimiento para agregar los procesos de la VUCEM y los puestos de Glosador de Pedimentos y Digitalizador.

05 Mayo 2012 Se modifican los puntos 3.2, 3.3, 3.4, 4.13, 4.27, 5.1 y 5.2 para actualizar los nombres de los documentos de acuerdo a la integración de la Coordinación Logística.

04 Marzo 2012 Se modificaron los puntos 3.3 y 4.1 para integrar la Coordinación Logística.

03 Septiembre 2011 Se modifica el punto 4.10 para agregar un nuevo formato.

02 Enero 2011 Se modifican responsabilidades de puntos 3.1 Y 3.2

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Se divide actividad de punto 4.14 y se reenumera. Se integran los requisitos de la NMX 026

01 Enero 2011 Se cambio el nombre del formato FPROPNL-06-02 de Nota de Remisión a Orden de Remisión. Se cambio el nombre del formato IPROPNL-06-01 de Instructivo de Llenado a Historial de Embarque. Se elimina párrafo sobre gestión de los certificados de inspección.

00 Noviembre 2010 Inicio del sistema.

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