PROCEDIMIENTO EJECUCIN PRESUPUESTAL PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA

REGISTRAL

Cdigo: GR-GAR-PR-02

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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN.

Definir las actividades del Procedimiento elaboracin de la Cadena Bsica Presupuestal de la Oficina Principal y Seccionales que conformen el Circulo Registral, con relacin al control mensual de los dineros ejecutados y compromisos adquiridos; garantizando el adecuado manejo de los recursos pblicos en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio del Estado y la Sociedad en General. El procedimiento elaboracin de cadena bsica presupuestal, se realiza en la Oficina Principal de Registro de Instrumentos Pblicos, ubicada en crculo registral, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio pblico registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. Los clientes internos son los funcionarios que participan en el proceso de gestin administrativa registral, el Registrador de Instrumentos Pblicos, el Coordinador del Grupo Administrativo, las Oficinas de Registro Seccionales del crculo, la Direccin Financiera de la SNR, y los clientes externos son los terceros con quienes las oficinas contratan, la Contadura General de la Nacin, el Ministerio de Hacienda, dems entidades de control del estado y todos los ciudadanos que tengan inters en solicitar informacin, y realizar trmites referentes a la ejecucin presupuestal.

1.1 ALCANCE:

Inicia: El superintendente de Notariado y Registro expide la resolucin que asigna o apropia recursos a las 192 Oficinas de registro del Pas para cubrir las necesidades de cada una de ellas, segn sus requerimientos. La oficina de Registro Principal y las Seccionales elaboran el Formato A (Solicitud de Disponibilidad Presupuestal) con los respectivos soportes para que se d inicio a la cadena presupuestal.

Qu hace?: Las Oficinas de registro Principales proceden a elaborar cada uno de los documentos que soportan la cadena presupuestal, como son Solicitud de CDP, CDP, Compromiso Presupuestal, radicar y aprobar Cuenta por Pagar, generar la Obligacin, elaborar Orden de Pago Presupuestal y Autorizarla, Orden de Pago no Presupuestal y autorizarla, Orden Bancaria y pagar Orden Bancaria.

Termina: Con la expedicin del cheque a favor del tercero beneficiario, una vez la Orden Bancaria se encuentre en estado Pagada.

2. RESPONSABLES:

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2.1. Responsable estratgico: Registrador de Instrumentos Pblicos, Coordinador Grupo Administrativo, Grupo de Presupuesto, Tesorera Central y Direccin Financiera de la Superintendencia. 2.2. Responsable operativo: Funcionarios asignados a cada perfil. 3. DEFINICIONES: Apropiacin Presupuestal: Es la autorizacin mxima de gastos asignada a una entidad en la ley, ordenanzas o acuerdos de Presupuesto. Esta autorizacin (apropiacin), vence el 31 de diciembre de cada ao. Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal: Operacin mediante la cual un funcionario autorizado solcita que se le expida un certificado de disponibilidad como respaldo para iniciar el proceso de ejecucin presupuestal del gasto. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe de presupuesto mediante el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible para el compromiso con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Compromiso: Son los actos realizados por los rganos(terceros) que en el desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurdica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Giro: Valor asignado peridicamente de acuerdo a las rdenes de Pago Presupuestal originadas en cada cadena presupuestal. Informe de Presupuesto: Resumen de los movimientos de ejecucin presupuestal. Registro Presupuestal Es el registro definitivo de un gasto que expide el jefe de presupuesto de una entidad pblica, el cual garantiza que los recursos del presupuesto solo se utilizarn para el fin especificado en dicho registro. Terceros: rgano (persona natural, jurdica, mixta etc.) con el que se realiza algn tipo de transaccin. Dependencias de afectacin: Concepto en la que una unidad, ejecutora o subunidad desea realizar el registro y/o acumulacin de saldos sobre las posiciones de un determinado catalogo (gastos, ingresos, pac, bienes y servicios etc.), cada vez que ejecute una transaccin del sistema que afecte dicho catalogo.

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3.1 Control estadstico del procedimiento. Definir las herramientas estadsticas bsicas para el control del procedimiento.

3.1.1 Histogramas: para mostrar comportamientos de las solicitudes de disponibilidad presupuestal y asignacin presupuestal.

ABREVIATURAS Y SIGLAS CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. CxP: Cuenta por Pagar. CxC: Cuenta por Cobrar. CSF: Con Situacin de Fondos. SSF: Sin situacin de Fondos. CGR: Contralora General de la Repblica. CGN: Contadura General de la Nacin. SIIF: Sistema Integrado de Informacin Financiera. DIAN: Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

Ver: Documento completo de procesos y definiciones del SIIF, elaborado por el Ministerio de Hacienda y Crdito Publico, Direccin General del Presupuesto Nacional Proyecto MAFP-SIIF.

3.2 PHVA

Planear: Planear los recursos logsticos, financieros, tecnolgicos y humanos del procedimiento.

Hacer: De acuerdo con las necesidades y requerimientos de la Oficina de Registro Principal y seccionales, con relacin a sus Gastos (compras y servicios) se elabora en el aplicativo SIIF cada uno de los documentos de la cadena bsica presupuestal tales como: la solicitud de CDP, C.D.P, Registro Presupuestal del Compromiso, Cuenta por Pagar, Obligacin, Orden de Pago Presupuestal, Orden de Pago no Presupuestal, Orden Bancaria; Asignacin de giro y pagos del mes.

Verificar: Verificar el cumplimiento de requisitos legales de cada una de las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal. Tambin se debe verificar el adecuado trmite a cada uno de los documentos que se generen en la cadena presupuestal para cada pago. As como la verificacin de los giros por parte de la SNR y el pago por parte de las oficinas principales y seccionales.

Actuar: Realizar un anlisis a los reportes generador por el aplicativo SIIF para identificar patrones de gastos, inconsistencias en la cadena presupuestal, control a los extractos bancarios y aplicar posibles mejoras.

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4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

ACTIVIDAD ESENCIAL

DESCRIPCIN. CMO?

Cadena Bsica Presupuestal.

Descripcin de actividades 1. Expedir la resolucin por parte de la Superintendencia para

apropiar recursos a cada una de las 192 Oficinas de Registro, la cual es incorporada al SIIF por parte del Grupo del Presupuesto de la Superintendencia.

2. Elaborar el Formato A (Solicitud de Disponibilidad Presupuestal),

con los respectivos soportes, as mismo elaborar el Formato B (para rdenes de compra o prestacin de servicios) o Formato C (para pagos directos). Actividad realizada por las Oficinas de Registro Seccionales y el Coordinador Administrativo, a medida que se les va presentando un requerimiento y lo remiten al grupo de contabilidad en las Oficinas Principales.

3. Realizar en el aplicativo SIIF, la Solicitud de CDP, CDP y el

Registro Presupuestal del Compromiso. Generar los reportes y enviarlos al solicitante y al funcionario que tiene el perfil Central de Cuentas por Pagar, para que contine con el trmite, funcionario encargado, perfil Presupuestos de Gastos.

4. Radicar la cuenta por pagar y aprobarla, para ello se debe

disponer del documento soporte para el pago (Factura o cuenta de cobro), generar los reportes del sistema, imprimirlos, adjuntarlos a los dems soportes para que continuar con la cadena. El funcionario que tiene el perfil Central de Cuentas por Pagar o el Contable realiza esta actividad.

5. Generar en el aplicativo SIIF la Obligacin, cuidando de practicar

en este documento las retenciones estipuladas por las distintas normas legales y que a ello de lugar segn los topes establecidos. Se genera e imprime el reporte y se adjunta a los dems documentacin para que contine el trmite, funcionario a quien corresponde la accin, perfil contable.

6. Elaborar la Orden de Pago Presupuestal sin instrucciones

adicionales de pago y autorizarla. Responsable, coordinador administrativo o el funcionario que tenga el perfil Pagador Regional.

El mismo coordinador o funcionario designado, elabora cuadro en Excel con todas la rdenes de pago presupuestales pendientes de pago y las remite a la Tesorera Central en la Superintendencia,

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para que procedan a elaborar la Orden Bancaria y el respectivo giro a cada una de las dependencias de afectacin del gasto.

7. Confirmar que los dineros solicitados se encuentran depositados

en cada una de las cuentas de bancos gastos, y proceder a elaborar en el aplicativo SIIF, la Orden de Pago No Presupuestal y, autorizarla, as como tambin la Orden Bancaria y pagarla. Responsable Coordinador Administrativo o el funcionario con perfil Pagador Regional. El paso realizado en este #7 slo se realiza cuando el medio de pago es traslado a pagadura, cuando se da con abono en cuenta beneficiario final termina en el #6.

8. Terminada la cadena presupuestal en el SIIF y generados todos

los documentos soportes, la Oficina de Registro Principal o Seccional procede a realizar cheque y el respectivo pago, por el valor exacto registrado en los soportes.

9. Generar al concluir el mes los reportes consolidados en el

aplicativo SIIF, para cada oficina que conforma el crculo registral, realizar una revisin y un anlisis con los extractos bancarios verificando el estado de cada una de las cadenas presupuestales y su concordancia con la realidad.

Responsable: Registrador, Coordinador Grupo Administrativo, perfiles, Presupuesto de Gastos, Central de Cuentas por Pagar, Contable y Pagador Regional. Conocimiento: En asuntos contables y manejo de presupuesto y del aplicativo SIIF Nacin II. Valor agregado: Garantizar la satisfaccin de las necesidades de la Oficina .y la oportunidad en el trmite de las solicitudes. Recursos esenciales: Humano, fsico y legal. Normatividad: Normas de contabilidad y normas sobre presupuesto, manuales del aplicativo SIIF. Herramientas de control: Verificar el cumplimiento de los trminos de ley. Verificar la efectiva ejecucin del presupuesto. Frecuencia: Diaria. Tecnologa (M.A.S): Automatizado.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1. Documentos asociados:

Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestin pblica de la calidad.

Ley General de Presupuesto

Manual de calidad.

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Poltica de calidad.

Plan para el logro de objetivos de calidad.

Mapa de riesgos de los procesos. (paso 6). 5.2 Requisitos aplicables:

Norma: NTCGP: 1000:2009. Requisitos 5 y 6

Presupuesto Supernotariado.

Polticas de manejo presupuestal Oficinas de Registro.

Manuales de Implementacin del SIIF.

Circular externa 038 de 2010 Vice ministerio General de Hacienda.

Circular 242 de 2010 SNR ingreso en produccin SIIF. 6. NOTAS DE CAMBIO.

Versin Naturaleza del cambio

1 Ajuste del procedimiento

2 Aportes y ajustes Medelln Zona Sur y Manizales y estandarizacin de procesos de todas las Orip

7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripcin de actividades)

Cdigo Nombre

Elaboro: Aportes Medelln Zona Sur: Johnson Martnez Montoya (*) Aporte ORIP Manizales Jhon Jairo Giraldo F. (**)

Reviso: Coordinadores Administrativos Orip`s Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeacin Grupo Calidad - MECI

Aprob: Registradores principales de las Orip`s de Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeacin Grupo Calidad - MECI

Fecha: (*) Julio 6 de 2011

(**) Septiembre 12 de 2011

Fecha: Septiembre 26 de 2011

Fecha: Octubre15 de 2011