PROCEDIMIENTO EVALUACiÓN INDEPENDIENTEY AUDITORíAS … · 2014-12-29 · 692 del 15deMarzo de...

CÓDIGOPR-EC~1

PROCEDIMIENTOEVALUACiÓN INDEPENDIENTE

PROCESOEVALUACiÓN Y CONTROL

VERSiÓN3.0

ALc.ALD1A MAYORDE BOGOTA O.C.

OesarrOlíO""'urbano

PROCEDIMIENTO"EVALUACiÓN INDEPENDIENTE Y

AUDITORíAS INTERNAS"

Control de VersionesVersión ...~». Fecha > .. >. >.••• Descripción Modificáción " .., ..... '" ..~...•. . .•.•...... •Folios

1.0808 2 de Febrero de ~-OCI-CI-1-1.4 Elaboración del Informe Final y Terminación de

2007 lAuditorías Internas

Consolidación del Procedimiento, 2-0CI-CI-1-1.2 Elaboración Plande Acción de Auditoría Interna, 2-0CI-CI-1-1.3 Ejecución de

1.0692 del 15 de Marzo de Auditorías Internas, 2-0CI-CI-1-1.4 Elaboración del Informe Final y

2010 Terminación de Auditorías Internas e incluye la EvaluaciónIndependiente al Sistema de Control Interno y la Evaluación deGestión de Gestión por Dependencias.

2.0 2 de Septiembre de 2014 Se actualiza y revisa completamente el procedimiento 14

Se consolidan en un único procedimiento las auditorías internas alSistema de Control Interno y al Sistema Integrado de Gestión, po

3.0 2 9 me 20\4 lo cual se sustituyen los siguientes procedimientos: 15a) PR-EC- 01 Evaluación Independiente V2.0.pdfb) PR-MC-007 Auditorías Internas del Sistema Integrado de

Gestion V2.0.pdf.

Participaron en la elaboración:Camilo Oswaldo Barajas Profesional Especializado 222-05 Oficina de Control Interno

Wilson Guillermo Herrera Reyes Profesional Especializado 222-06 Oficina de Control InternoRaul Ernesto Solano Ocampo, Profesional Universitario 219-02 - Oficina Asesora de Planeación

(El alcance de participación en la elaboración de este documentoCorresponde a las funciones del área que representan)

riguez Orozcoontrollnterno

Validado or

Cristina Patricia Navarro CorralesJefe E Oficina Asesora de Planeación

Formatg FO-MC-176 Versión: 01 Página 1 de 15 VO.Bo. OAP:~ •••••..

CÓDIGO IPR-EC.Q1



TABLA DE CONTENIDO

1

VERSiÓN3.0

11ALCALolA MAYORD£: BOGOTÁ O.C.

Oesarr~ji¿;'u rbano

1 OBJ ETIVO , , 3

2 ALCAN CE 3

3 MARCO NORMATIVO 3

4 TERM INOS y DEFIN ICION ES 4

5 POLITICAS OPERACIONALES 7

6 FLUJOGRAMA 9

/1,1", '

~.;Formato': FO-MC-176 Versión: 01 Página 2 de 15 VO.Bo. OAP: ~

CÓDIGOPR-EC{)1

1. OBJETIVO



VERSiÓN3.0

11ALCALDlA W.YORDE BOGOTÁ O.CA

In-ait;ño

Desarrollo Urbano

Describir la forma como se desarrolla el examen independiente, autónomo y objetivo del Sistema deControl Interno, la gestión y los resultados de la entidad por parte de la Oficina de Control Interno, laforma como se realizan las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión del Instituto deDesarrollo Urbano, con el fin de verificar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado deGestión, así como la conformidad con las disposiciones planificadas y los requisitos de las normas degestión correspondientes, en busca de la mejora continua de los procesos y contribuir de estamanera al logro de los objetivos institucionales.

2 ALCANCE

El presente procedimiento aplica a todos los procesos del Instituto de Desarrollo Urbano e inicia conla elaboración del programa anual de auditorías y el plan de acción de la Oficina de Control Interno yfinaliza de una parte con la presentación del informe de recomendaciones y observaciones y elinforme consolidado frente al Sistema de Control Interno o la Gestión de cada uno de los procesos,sistemas u objetos de auditoría examinados y de otra parte termina con la presentación de losinformes consolidados de auditorías a los sistemas de gestión auditados.

Incluye los Informes de Evaluación al Sistema de Control Interno y a los demás sistemas de gestiónadoptados por la entidad conforme a la normatividad vigente aplicable.

3 MARCO NORMATIVO

• Constitución Política de Colombia 1991 Art. 209: "La función administrativa está al servicio delos intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, ladelegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas debencoordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. Laadministración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en lostérminos que señale la ley."

• Constitución Política de Colombia 1991. "Art. 269: En las entidades públicas, las autoridadescorrespondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones,métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley."

• Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en lasEntidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones."

• Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutivadel Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios".

• Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 de la Presidencia de la Republica, "Por el cual seactualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI".

• Ley 909 de 23 de septiembre de 2004 "Por la cual se expiden normas que regulan el empleopúblico, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

• Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos deprevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la

finlFormato:' FO-MC-176 Versión: 01 Página 3 de 15 VO.Bo. OAP: ~

CÓDIGOPR-éC"{)1



VERSiÓN3.0

11ALC,ALo1A MAYOR~A9..:'£:..

DesaJr~rro''lJrbano

gestión pública." "Art. 9 Reportes del responsable de control interno." Que modifica elartículo 14 de la Ley 87 de 1993

• Decreto 1826 del 3 de Agosto de 1994 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de1993".

• Decreto 1537 del 26 de julio de 2001 de la Presidencia de la República, "Por el cual sereglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a los elementos técnicos yadministrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos delEstado".

• Decreto 2145 del 04 de noviembre de 1999 de la Presidencia de la República, "Por el cual sedictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos dela Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones".

• Decreto 2539 de 4 de Diciembre de 2000 "Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145de noviembre 4 de 1999".

• Decreto 1227 del 21 de abril de 2005 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998".

• Decreto 4110 de Diciembre 09 de 2004,"Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y seadopta la norma técnica de calidad en la gestión pública".

• Decreto Distrital 387 del 2 de diciembre de 2004. "Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de2004 que adopta en Bogotá D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de2003".

• Decreto 4485 del 18 de Noviembre de 2009 "Por el cual se adopta la actualización de la NormaTécnica de Calidad en la Gestión Pública.

• Decreto 019 del 1O de enero de 2012. "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformarregulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública"

• Acuerdo 122 de Junio 28 de 2004, "por el cual se adopta en Bogotá D.C, el Sistema de Gestiónde la Calidad creado por la Ley 872 de 2003".

• Decreto Distrital 652 del 28 de diciembre de 2011 "Por medio del cual se adopta la NormaTécnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales"

• Acuerdo 002 del 3 de febrero de 2009 del Consejo Directivo del IDU "Por el cual se establece laEstructura Organizacional del Instituto de Desarrollo Urbano, las funciones de susdependencias y se dictan otras disposiciones".

• Resolución 447 del 16 de febrero de 2012 "Por la cual se reglamenta el Sistema Integrado deGestión, se reorganiza su Sistema de Coordinación Interna y se crean los equiposinstitucionales".

• Resolución 56423 del 11 de julio de 2014 "Por la cual se deroga el Manual de Procesos delInstituto de Desarrollo Urbano IDU Versión 2.0 y se adopta el Manual de Procesos Versión 3.0.

• Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011-2012 Directrices para la auditoría de los sistemasde gestión.

4 TERMINOS y DEFINICIONES .

A continuación se describen las definiciones y siglas, relacionados con el presente procedimiento.

• Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una noconformidad detectada u otra situación no deseable. (NTCGP 1000:2009; 3.1);

• Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una noconformidad potencial u otra situación potencial no deseable. (NTCGP 1000:2009; 3.2);

Formatd: FO-MC-176 Versión: 01 Página 4 de 15 VO.Bo. OAP: ~

PROCEDIMIENTO 11EVALUACiÓN INDEPENDIENTE

CÓDIGOI

PROCESOI

VERSiÓNAI.CALolA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

PR-EC01 EVALUACiÓN y CONTROL 3.0IMlWl,lh;J

Desarrollo Urbano,• Acción de Mejora: Acción recurrente para aumentar la capacidad en el cumplimiento de los

requisitos.• Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría. (NTC-ISO 19011:2012; 3.14)• Auditado: Organización que es auditada. (NTC-ISO 19011 :2012; 3.7)• Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría. (NTC-ISO 19011 :2012; 3.8)• Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestiónde la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de maneraeficaz, eficiente y efectiva. (NTCGP 1000:2009; 3.7);

• Conformidad: Cumplimiento de un requisito. (NTCGP 1000:2009; 3.16)• Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. (NTCGP 1000:2009;

3.19).• Cliente de Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. (NTC-ISO 19011 :2012;

3.6)• Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos, o requisitos usados como

referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. (NTC-ISO 19011 :2012; 3.2)• Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es

necesario, de expertos técnicos. (NTC-ISO 19011 :2012; 3.9)• Evaluación Independiente: Conjunto de Elementos de Control que garantiza el examen

autónomo y objetivo de Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de laentidad pública por parte de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quienhaga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad dequien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecenobjetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a losPlanes de Mejoramiento de la entidad. (Manual implementación MECI V2)

• Evaluación del Sistema de Control Interno: Elemento de control, cuyo objetivo es verificar laexistencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de losobjetivos de la entidad pública.

• Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que espertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. (NTC-ISO 19011 :2012; 3.3)

• Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.(NTC-ISO 19011 :2012; 3.10)

• Formato: Es el requisito, forma y estilo de tener contenidos de información representados en undocumento impreso o en medio magnético; provee un método estandarizado para la organizacióny el almacenamiento de datos e información, los que serán usados para su diligenciamiento yposterior evidencia, soporte e instrumento en la ejecución de una operación o actividad dentro dela organización por procesos.

• Guía de Auditoría: Es el documento emitido por el Departamento Administrativo de la FunciónPública que contiene las herramientas que facilitan la evaluación y seguimiento a la FunciónPública.

• Hallazgos de la Auditoría: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopiladafrente a los criterios de auditoría. (NTC-ISO 19011 :2012; 3.4)

• Informe Ejecutivo: Tiene como objetivo informar de manera resumida los hallazgos yrecomendaciones de la auditoría interna, haciendo énfasis en los asuntos principales, sobre loscuales se espera una toma de acciones inmediatas por parte de la Dirección General odireccionar las acciones de mejoramiento que deben hacer parte del Plan de MejoramientoInstitucional.

• Informe de Auditoría: Tiene como objetivo presentar un registro completo de la auditoría,preciso, conciso y claro, y debería incluir, o hacer referencia, entre otros, los siguientes aspectos:

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VERSIÓN3.0

ALCAL(}íA MAYORDE BOGorA O_C.

Desarr;¡;~'Urbano

•••a) los objetivos de la auditoría; b) el alcance de la auditoría, y los criterios de auditoría; c) loshallazgos de la auditoría; d) elaboración y presentación del plan de mejoramiento y e) demásaspectos propios del proceso auditor que deban ser registrados en el Informe.

• Lista de Verificación: Herramienta consistente en un listado de preguntas destinado a verificar elcumplimiento de una serie de requisitos, componentes o pasos de un objeto de estudio.

• Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplirlos requisitos y optimizar el desempeño. (NTCGP 1000:2009; 3.36)

• No Conformidad: incumplimiento de un requisito. (NTCGP 1000:2009; 3.37)• Observación de auditoría: También denominados "hallazgos", son el resultado de la

comparación que se realiza entre un criterio establecido y la situación actual encontrada duranteel examen a una actividad, procedimiento o proceso. Es toda información que a juicio del auditorinterno le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión derecursos en la Entidad, identificados bajo el examen realizado y que merecen ser comunicados enel informe1

• Papeles de Trabajo: Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor internou obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del proceso.• Los papeles de trabajo documentan la información obtenida, los análisis efectuados y el

soporte para las conclusiones y los resultados del trabajo.• La organización, diseño y contenido depende de la naturaleza y objetivos del trabajo, así

como de las necesidades de la organización.• Los papeles de trabajo documentan todos los aspectos del proceso de trabajo, desde la

planificación hasta la comunicación de los resultados. 2

• Plan de Auditoría: El plan de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, delos procedimientos de auditoría que han de emplearse, el alcance que se les ha de dar y la formaen que se han de aplicar. 3

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (NTCGP1000:2009; 3.42)

• Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valory las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTCGP 1000:2009; 3.43).

• Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período detiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. (NTC-ISO 19011 :2002; 3.11)

• Programa Anual de Auditoría: Es el documento formulado y ejecutado por el equipo de trabajode la Oficina de Control Interno en la Entidad, cuya finalidad es planificar y establecer los objetivosa cumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operación, control ygobierno.4

• Recomendaciones: Propuestas y sugerencias para la mejora, que surgen como producto deactividades de auditoría interna.

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividadesdesempeñadas. (NTCGP 1000:2009; 3.46).

• Requisito. necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. (NTCGP1000:2009; 3.47)

• Sistema Integrado de Gestión: Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas,metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucionalarticulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.

1 Guía de Auditoría para Entidades Públicas - DAFP - 20132 Guía de Auditoría para Entidades Públicas - DAFP - 20133 Guía de Auditoría para Entidades Públícas - DAFP - 20134 Guía de Auditoría para Entidades Públicas - DAFP - 2013

./Formato: FO-MC-176 Versión: 01

'o.Página 6 de 15 VO.Bo, OAP: ~

PROCEDIMIENTO 11EVALUACiÓN INDEPENDIENTE

CÓDIGOI

PROCESOI

VERSiÓNALCALOIA MAYORDE 8OGOTÁ D.C.

PR-EC.{)1 EVALUACiÓN y CONTROL 3.0Il'IsMueo

Desarrollo Urbano

• IDU: Instituto de Desarrollo Urbano• DG: Dirección General• OCI: Oficina de Control Interno• OAP: Oficina Asesora de Planeación• SGJ: Subdirección General Jurídica• STRH: Subdirección Técnica de Recursos Humanos• COMITÉ SIG: Comité Directivo de Sistema Integrado de Gestión• SIG: Sistema Integrado de Gestión

5 POLlTICAS OPERACIONALES

5.1 GENERALES

• La evaluación independiente presentará como características la independencia, la neutralidad y laobjetividad por parte del auditor.

• Para garantizar la evaluación independiente, el auditor deberá manifestar, previo al inicio de laevaluación o al momento de sobrevenir, cualquier conflicto de interés que tenga.

• La Oficina de Control Interno realizará la Evaluación del Sistema de Control Interno observandoun criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de laadministración.

• La Oficina de Control Interno deberá presentar informes de Evaluación Independiente al Sistemade Control Interno y Evaluación a la Gestión por Dependencias a la Dirección General y/o a lasDependencias y/o responsables de los procesos, haciendo énfasis en la existencia,funcionamiento, grado de efectividad y coherencia de los componentes y elementos de controlinterno.

• La Dirección General, al recibir el informe Anual de Evaluación Independiente al Sistema deControl Interno, presentado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, determinará la adopciónde las acciones de mejoramiento propuestas o las que considere necesarias.

• El programa de auditoría interna debe ser aprobado por el Comité de Coordinación de ControlInterno o el que haga sus veces, al igual que los ajustes representativos que se le realicen almismo.

• Se debe elaborar un plan para cada auditoría interna o de seguimiento en donde se establezcanobjetivo, criterios, alcance, recursos, responsables, fechas, duración y requisitos a auditar.

• Los planes de auditoría interna deben ser aprobados y supervisados por el jefe de la OCI, paraasegurar el logro de los objetivos, la calidad del trabajo y la competencia profesional del auditor.

• El equipo auditor debe tener en cuenta los principios y valores establecidos en el Código de ÉticadellDU o el documento que haga sus veces, durante el desarrollo de las auditorías.

• Las auditorías deben ser realizadas por el equipo auditor, bajo el enfoque basado en la evidencia.• Los registros de las auditorías internas serán conservados y administrados por la OCI, teniendo

en cuenta las especificaciones establecidas en el procedimiento de control de registros.• El Jefe de la Oficina de Control Interno deberá reportar a los Organismos de Control, los posibles

actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en el ejercicio de sus funciones.• El Jefe de la Oficina de Control Interno deberá publicar con la frecuencia legalmente establecida,

en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dichaentidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.

(,Forméltó: FO-MC-176 Versión: 01 Página 7 de 15 VO.Bo. OAP:~

CÓDIGOPR-EC01



VERSiÓN3.0

AlCALD1A MAYORDE BOGOTÁ O.C,

Desarr;)¡k;''''UrbanO

• Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesosdisciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así losoliciten.

• Cuando se trate de procesos de evaluación que involucren actividades de una competenciatécnica específica, se deberán incluir visitas con el apoyo y asistencia de los profesionales con lacompetencia técnica requerida (ingenieros civiles y/o arquitectos, por ejemplo) de la Oficina deControl Interno, de manera que se emitan conceptos e informes integrales.

• Es responsabilidad de la Oficina de Control Interno elaborar y ejecutar los programas y planes deauditorías internas y la evaluación independiente al Sistema de Control Interno de conformidadcon los procedimientos adoptados para tal fin.

• El informe de gestión por Dependencias generado por la Oficina de Control Interno podrá serinsumo para la formulación de planes de mejoramiento por procesos por parte de lasDependencias y/o insumo para que los superiores jerárquicos evalúen el grado de cumplimientode los acuerdos de gestión a cargo de los gerentes públicos conforme a la normatividad aplicable.

• Por cada trabajo de evaluación que adelanten los funcionarios de la Oficina de Control Interno, sedebe consolidar una carpeta de trabajo que incluya, además del informe final, los papeles detrabajo y la documentación que soporte las conclusiones, observaciones y hallazgos debidamenteorganizados y referenciados, de conformidad con el Manual de Archivo y Correspondencia y laspolíticas internas de Cero Papel.

• Los informes que emita la Oficina de Control Interno, antes de ser remitidos formalmente, debenser socializados con el auditado, sesión en la cual el documento podrá ser ajustado, lo cual debequedar registrado en el acta de la reunión.

5.2 PARTICULARES PARA LAS AUDITORíAS INTERNAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiÓN vIo SUSSUBSISTEMAS

• El programa anual de auditoría interna del SIG debe contener mínimo el objetivo, alcance,subsistema y/o norma de gestión a auditar, procesos por auditar, duración de cada auditoría,responsable(s) y fecha(s) de las auditorías que se programen.

• Todas las Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión, deben ser programadas ycoordinadas por la Oficina de Control Interno.

• En las Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión podrán participar auditorescertificados de las diferentes dependencias, siempre y cuando acrediten el cumplimiento de losrequisitos de formación y certificación como auditores internos en la norma o sistema de gestiónque aplique, de acuerdo con el perfil de auditores que establezca la Oficina de Control Interno.

• El equipo auditor debe entregar al Jefe de la Oficina de Control Interno el Plan de Auditoría parasu revisión y aprobación, a más tardar siete (7) días calendario, antes de la realización de laauditoría interna del proceso que corresponda.

• La Oficina de Control Interno debe comunicar el Plan de Auditoría a cada jefe de área o líder delproceso auditado, previo a la realización de la auditoría.

• El equipo auditor debe socializar los resultados de la auditoría a cada jefe de área o líder delproceso en la reunión de cierre.

• El monitoreo y seguimiento a los planes de mejoramiento derivados de las auditorías internas alSIG será coordinado y gestionado por la Oficina de Control Interno, conforme al procedimiento"PR-MC-01 Formulación Monitoreo y Seguimiento a Planes de Mejoramiento Interno y/o porProcesos Versión 2.0", o el que haga sus veces.

• El IDU brindará capacitación, formación y entrenamiento al personal de planta requerido paraapoyar las auditorías internas programadas por la Oficina de Control Interno.

Format6~ FO-MC-176 Versión: 01 Página 8 de 15 VO.Bo. OAP: ~

CÓDIGOPR-EC.o1



VERSIÓN3.0

AlCALO{A MAYORGE BOGOTÁ O.C.

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6 FLUJOGRAMA

Ver Diagrama.

Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Página 9 de 15 VO.Bo. OAP: ~

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EVALUACiÓN Y CONTROL

EVALUACION INDEPENDIENTE Y AUDITORiAS INTERNAS

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CÓDIGO

PR-EC-01

PROCEDIMIENTO

1 Inicio

Recolectar y analizar información requeridapara iniciar la planeación del programa de

2 auditorias internas y demás actividadescorrespondientes a los otros roles de laOficina de Control Interno para la vigencia.

Profesional UniversitarioI ProfesionalEspecializado

51,0

Analizando el contexto estratégico delIDU, normatividad,información externa, interna, prioridades de la Dirección,riesgos y demás factores importantes en ladeterminación de procedimientos susceptibles de serauditados. Incluye la elaboración o actualización delmapa de riesgos de evaluación. Se requiere lacolaboración de todos los integrantes de la OCI.

Elaborar el Plan de Acción de la OCI y los3 cronogramas de actividades individuales de

la vigencia.


42,SCronograma deActividades Individuales

En el plan de Accion de la OCI se incluirán las diferentesactividades asociadas a los roles establecidosnormativamente.Se deben distribuir las actividades a cada integrante dela Oficina de Control Interno de acuerdo con susfunciones y el objeto contractual, así como lasinstrucciones del jefe de la Oficina.Con respecto a las auditorías internas a los Sistemas deGestión, se deben establecer los auditores en sus rolesde líder o acompañante de acuerdo con lasinformaciones incluídas en el directorio de auditorescertificados con que cuenta la entidad.

4

6

9

Elaborar programa anual de auditorias, conbase en la información obtenida

Revisar y aprobar el proyecto de programa

anual de auditorias _.._ IObtener aprobación del programa anual deauditarlas por parte del Comité deCoordinación de Control Interno, ComitéDirectivo de Sistema Integrado de Gestióno el que haga sus veces.

¿Comité aprueba Programa Anual de'Auditorias?

Aprobar los cronogramas de actividadesindividuales de trabajo

Socializar el Plan de Trabajo de la OCI parala vigencia y el Programa de Auditorias alos Sistemas de Gestión

rT! NO).~

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IProfesional UniversitarioI Profesional

I EspecializadoI

Jefe de Oficina

Jefe de Oficina

I Jefe de Oficina

-t~OOrnri""Jefe de Oficina

42,S

8,0

8,0

42,S

2,0

Programa anual deAuditorias

Acta Comité

Acta Comité

Cronogramas deActividades Individuales

Acta de ReuniónMemorando

El programa anual de auditorias debe considerar lostemas susceptibles de seguimiento en la vigencia, portratarse de revisión del avance de auditorías efectuadasen vigencias anteriores o por ser temas especiales arevisar como un contrato u obra específico. Contiene unaparte correspondiente a las auditorías internas a losSistemas de Gestión.

Debe estar expreso en el acta de la reunión que seRevisar Registro aprueba el Programa de Auditoría, o incluir las

observaciones que se le hicieron.

t

Debe estar expreso en el acta de la reunión que seRevisar Registro aprueba el Programa de Auditoria, o incluir las

observaciones que se le hicieron.

Se ajustan los cronogramas que se vean afectados conla aprobación del Programa Anual de Auditorias

Firma del ActaRegistro en el Las asignaciones de trabajo se comunican a losSistema de integrantes de la OCI en reunión de trabajo y a losControl de Auditores de los Sistemas de Gestión por medio deCorrespondenci memorando con copia a su jefe inmediato.a

Formato. FO-MC-176 Versión. 01 Pagina 10 de 14 VOBOOAP.t ~

11

OBSERVACIONES-

liIAl.CAl.OIA MAYORO£ BOGOTÁ o.e..

De;~;~~~~~no

Se incluyen como informes: el de Control InternoContable, de Corrupción, Antitrámites, de PQRS ycualquier otro que por mandato legal o reglamentario seestablezca como obligación de la Oficina de ControlInterno

Hace parte del protocolo de envio para su transmisióndesde el usuario de la Dirección General.

Anualmente el DAFP actualiza el instrumento deevaluación con su correspondiente instructivo

De acuerdo con las instrucciones de diligenciamiento, sedesarrolla el proceso de recolección y verificación de lainformación

Este informe hace parte de la rendición de cuenta anualque se presenta a la Contraloria de Bogotá

Registro ded Se diligencia el instrumento, realizando las validaciones

Transmisión e necesarias.datos

Obtenerimpresión delenvio del Se envía empleando los mecanismos de acceso yinforme ylo contraseñas establecidas por el DAFP para la Direcciónnumero de Generalradicacion en elsistema

Memorando

Reporte de Envio Exitoso

Soportes de diferenteformato: eiectrónico,físico, etc. de acuerdo conlas pruebas que serealicen.

Instrumento deevaluación del DAFP

Instrumento deevaluación del DAFP

1,0

2,0

4,0

8,5

N.A.

42,5

42,5

NA

NA

Profesional UniversitarioI ProfesionalEspeciaiizado

Jefe de Oficina



--------

IProfesional UniversitarioI ProfesionalEspeciaiizado

I

JI Jefe de Oficina¡Profesional Universitario. I Profesional

Especializado

PROCEDIMIENTO

EVALUACION INDEPENDIENTE y AUDITORiAS INTERNAS

15

13

Archivar Informe Ejecutivo Anual de!16 Evaluación al Sistema de Control Interno'

debidamente firmado junto con los soportescorrespondientes.

17 ¿Se trata de un Informe de Control Interno?

10 Se trata de Informe Ejecutivo Anual dJ¡Evaluación del Sistema de Control Intemo?

--1-I

Recibir herramienta del DAFP para la Iejecución del Informe Ejecutivo Anual de'Evaluación del Sistema de Control Intemo,!

de acuerdo con la metodologia e.stableCida

ji

por el Consejo Asesor del GobiernoNacional en materia de Control Interno,efectuando su análisis y planeación.

____ 0 _

Obtener documentación soporte en lasDependencias para cada uno de los:

12 factores de evaluación establecidos,'evaluando la existencia, nivel de desarrollo Iy grado de efectividad del sistema de'lcontrol interno.

Elaborar informe ejecutivo -:nual dej------

evaluación al Sistema de Control Interno,conforme las directrices emitidas por elDAFP I

-+Comunicar informe ejecutivo anual de I

14 evaluación al Sistema de Control Interno a ila Dirección General y el resto del EqUiPal

Directivo. -lEnviar el Informe Ejecutivo por la via 1

1

'

requerida por el DAFP.

II

16 Revisar el soporte de la solicitud de informe

J efe de Oficina IProfesional Universitario

I ProfesionalEspecializado

4,0Ley, Decreto,Resolución,Circular, Oficio.

Verificar la reglamentación o normatividad que impone elinforme, establecer los requisitos de contenido,procedimiento y presentación. Determinar los aspectosnecesarios para realizar el informe. Establecer elprofesional requerido para que adelante el Informe.

Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Página 11 de 14 VO.Bo.OAP:

.•.----------------PROCEDIMIENTO

Verificar la existencia de los indicadoresasociados al cumplimiento de las metas

27 propuestas y la inclusión de los indicadorestransversales correspondientes en e;lformato de caracterización de indicadores.

mAI.C4LOt;lo,IotATORot;BOOOTAOc.---.....~---

Desarrollo Urbano

Se emplea el acuerdo en el que se establece laestructura del Instituto y las funciones de las áreas,anualmente se debe contar con un acuerdo de gestión oel documento que haga sus veces, del gerente públicodel área

Se emplean los instrumentos de planeación estratégicaque construye el Instituto y que de manera oficial debesuministrar la Oficina Asesora de Planeación.

Se debe contar con un formato de caracterización deindicadores debidamente formalizado ante la OficinaAsesora de Planeación.

El tipo de envio corresponde al exigido por el solicitante,puede corresponder a correo físico, electrónico omediante un aplicativo.

Los tiempos se adaptarán al tipo de Informe solicitado

La planeación, soportes e información requeridos, asicomo la duración de la actividad pueden variar deacuerdo con la naturaleza del informe.

Revisar Informe Se verifican tanto contenidos, elementos de forma.

Evaluación de Gestión delas Dependencias

Evaluación de Gestión delas Dependencias

Informe

2,0

2,0

2,0

1,0

1,0

0,5

NA

25,5

17,0



N.A.

Profesional Universitario II Profesional IEspecializado I

Jefe de Oficina ,1

ProfeSional unlver::oI ProfesionalEspecializado


!_1 -

IProfesional Universitario

I ProfesionalEspecializado

I Profesional UniversitarioI I Profesional_J __~pecializado

EVALUACION INDEPENDIENTE Y AUDITORiAS INTERNAS

Enviar informe al solicitante22

21

Realizar la planeación, recolectar y analiZar[información requerida para realizar elInforme encomendado.

IElaborar el Informe de acuerdo con 101

20 establecido en la normatividad--1Revisar y aprobar el informe I

-1---I

19

Identificar los objetivos estratégicos, lineasde acción y metas anuales y del Plan de:

26 Desarrollo de la Entidad asociados a losobjetivos especificas de cada Dependenciadeterminando su pertinencia

nr'"j¿se trata de una Evaluación de Gestión del'24 las Dependencias?

IIdentificar las funciones de la dependencia:y verificar la existencia de un acuerdo de igestión anual o documento que haga sus

25 veces, as i como el Plan de Acción de ladependencia, estableciendo la coherenciade sus objetivos y metas con las funcionesdel área.

Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Página 12 de 14 VO.So.OAP: ~

PROCEDIMIENTO 11-EVALUACION INDEPENDIENTE y AUDITORIAS INTERNAS

ALCAL.Dl.AMAYOR

CODIGO I I VERSiÓN JI:!!~...Q!~",-~,,"

EVALUACiÓN y CONTROLoesarr~Urbano

PR-EC-01 3,0

I ............... , , ,.. .......,.. ".

.. , ..!:•.....~. ....• re . i}' .(;. y' •. '. ••• ....1' ••• .' .' r., . ..' .' .. ",

'.' ,"l'"

( .' y" 1,. ,.. ' .'.~~< .. r ..;,~

-c,: CARGO" ., TIEMPO;. ,,;:> .~ . FORMATOSI PUNTOSOE'1'

No.; ACTIVIDADr .RESPONSABLE '.1'

UNIDÁO •• . REGISTROS....

CONTROL'; ;OBSERVACIONES .<!'. .;.;,; OCI;. ; COMITÉ (HRS.". "

. ;,.;.... .1".'1'..1'.1';'. '... ,.•...... ,.,..

'f~' ,.'. . ,." " .. ". .. ... . . ... ; .' .. ',Realizar el análisis e interpretación del I Iindicador teniendo como fundamento nosolo los resultados cuantitativos, frente a Profesional Universitario I Verificar el

las metas del acuerdo de gestión, Plan de I Profesional I 2,0diseño y los

28Acción de Indicadores, Plan Estratégico y r+L~+- registros del

el Plan de Desarrollo Distrital, si no suEspecializado

Indicador

calidad como elemento de control,lpertinencia y valor agregado. !

--- . _.. -

[ Profesional Universitario

'.-

Verificar la trazabilidad de la informaciónlreportada por cada una de las Revisar

Verificar la fuente de los datos concordancia29 Dependencias, realizando una validació~ I I I Profesional 8,5 Soportes

su y

aleatoria de las mismas, documentando su 1 Especializado obtenidostrazabilidad frente a las cifras reportadas

Ianálisis. IEfectuar la evaluación de 'Ia gestión por!

--- -- ----------

Dependencias, mediante el empleo de

jProfesional Universitario I Evaluación de Gestión de Diligenciar

Registrar en formatos de trabajo las cifras comprobadas,

30 I Profesional 8,5 de manera que se obtenga un calculo propio de lamatrices para la verificación del 1 Especializado

¡laS Dependencias Matricesgestión del área.

cumplimiento de metas.----j- ------1

"""'., ,~~ ","'m,"" '" ••••• ",,1 ~ Profesional Universitario i Informe Preliminar de Registrar en el esquema establecido por la Oficina de

31 Dependencias, incluyendo observaciones yl I Profesional I 4,0 Evalución de Gestión de Control Interno los resultados de los indicadores, uno po

recomendaciones Especializado I las Dependencias uno y la calificación de la gestión del area

--------~

I NO

, M•••~'~:j1,0Revisar Informe

32 Revisar y aprobar el informe preliminarI Preliminar

SI

' Profesional Universitario --Socializar los resultados del '~~I---,o~. Esta socialización puede realizarse mediante el envío del

33 preliminar con cada una de las I Profesional 1,0 documento vía correo electrónico o mediante reunión de

Dependencias SI Especializado revisión

I

~ L_~ _.~ -_. ------ --

I Profesional Universitario I Esta socialización puede realizarse mediante el envio del

34 ¿Se requiere efectuar ajustes?I I Profesional 1,0 documento vía correo electrónico o mediante reunión der SI Especializado revisiónI---

IP~ofesional UniversitarioCon base en los documentos de-ev-ahJación de las áreas,

Informe Definitivo deConsolidar informe con destino a la I Profesional 17,0 Evaluación de Gestión de

se consolida un documento que condensa la gestión y35

Direccion General. presenta los aspectos mas destacados del analisis en unEspecializado las Dependencias

--------- ---- formato ejecutivo.

Aprobar el informe definitivo por I36 dependencia y el consolidado con destino Jefe de Oficina 2,0

a la Direccion General.---------j------ ---.- --

• Informe Definitivo deEvaluación de Gestión de

Enviar informe definitivo a cada Profesional Universitario la DependenciaVerificar

37 Dependencia y el consolidado a la I Profesional 1,0 • Memorando envíoRegistros

Dirección General ,-J Especializado • Informe consolidado deEvaluación Gestión porDependencias

38 ArchivarI I 1,0¡ I I I

I

Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Pagina 13 de 14 Vo.Bo.OAP: ~

39 Se trata de una Auditoria Interna?

SI

PROCEDIMIENTO

EVALUACION INDEPENDIENTE y AUDITORIAS INTERNAS

NA NA Registros de reunión

i1AI..CAl..olA IolAVORDE Il0c0TA D.C.

Desarrollo Urbano

Cuando se trate del Ciclo de Auditorias al SistemaIntegrado de Gestión o alguno de sus subsistemas, laOficina de Control Interno deberá surtir previamente lasactividades relacionadas con la selección del equipo deauditores internos de SIG, la coordinación con laDirección General y el Representante del SIG de lareunión protocolaria de inicio del Ciclo, el entrenamientoy coordinación previos con los auditores internos ydemas actividades pertinentes.

46 Reunión de Cierre

Desarrollar el Plan de Auditoria, identificar45 y evaluar los riesgos y controles,

efectuando las pruebas de control,sustantivas o analíticas que se requieran

Se realiza con el líder del proceso, o su delegado, sepresenta el plan y el equipo, se solicita la colaboración yapoyos requeridos.

Se presenta el borrador del informe y se acuerdan losposibles ajustes si existe evidencia.El documento debe estar previamente verificado por elJefe de la OCI

Se verifica que la auditoría se encuentre incluida en elprograma de la vigencia o se determina su origen (porsolicitud de la administración, entes de control o poriniciativa de la Oficina - Auditorias No Programadas)Para las Auditorias Internas a los Sistemas de Gestión,la documentación depende del objetivo y alcance de lamisma.

Establecer el objetivo, alcance, así como el cronogramade actividades, se establecen las principales pruebas arealizar y los criterios de evaluación. Adicionalmente. seidentifican los auditores y sus roles.

Cuando se realizan actividades de evaluación y controlsobre procesos misionales se deben incluir acciones deverificación en frentes de obra que adelanten

Revisar Registro profesional,es~oncomp~tenciastécnicas.~ision.ales.En las auditanas a los Sistemas de Gestlon, el tiempo nodebe superar las 17 horas.Los tiempos son referencias que pueden variar debido ala complejidad de los temas tratados.

Se debe identificar claramente el trabajo a realizar, elRevisar Registro equipo auditor y las fechas de las reuniones de apertura

y cierre.

Obteneraprobación delPlan deAuditoria

Acta de Reunión

Fonnatos de evaluaciónde pruebas, social,ambiental y técnica (Enlos casos que aplique)

Procesos, objetivos,mapas de riesgo

68,0

1,0

17,0



Profesional Universitario i

I Profesional IEspecializado

I

IProfesional UniversitarioI Profesional 17,0 Plan de auditoriaEspecializado

"~ 00"'do, - -¡- 1,0

----

Profesional UniversitarioI Profesional 4,0 MemorandoEspecializado

IProfesional Universitario1,0 Acta de ReuniónJ I Profesional

_ _ EspecializadoL1

iI

Reunir y analizar la documentaciónlrequerida

!

dri - -_.-

Elaborar plan de audnoria al objetoevaluación

44 Reunión de Inicio

I

42 Es aprobado el plan de auditoria? IElaborar y enviar memoran~o----::¡---

43 presentación de la auditoría interna al área:sujeta a la misma '

41

40

Formato: FO-MC-176 Versión: 01 Página 14 de 14 VO.BO.OAP:~ .-sJ!.é

CÓDIGO

PR-EC-01

I

PROCEDIMIENTO

EVALUACION INDEPENDIENTE y AUDITORíAS INTERNAS

EVALUACiÓN Y CONTROL

VERSiÓN,--3,0

i1ALCAl..ot" •••."YOR.P.£~~.~!!&:..~-Desarrollo Urbano

., .', ....

No....

.'

El Plan de Mejoramiento Intemo se realiza de acuerdocon los parámetros descritos en el procedimiento vigentepara Elaboración y monitoreo a planes de mejoramientoinstitucional y/o por procesos.En las Auditorias Intemas a los Sistemas de Gestión, eltiempo no debe superar las 17 horas.Los tiempos son referencias que pueden variar debido ala complejidad de los temas tratados.

Informe de auditoria25,5

ProfesionalUniversitario!ProfesionalEspecializado

CARGO .', TIEMPO ,'.," -FORMATOS! PUNTOS DE <"k J:", ... ,.

RESPONSABLE ..••~HN~~~D- REGISTROS " .CONTROLi...';,' ~:BSE~VÁCIONES

.,' ",,' ,.',.,,:'.. ",' '.....,:..,'

I

I

, .

' ... ',,

.....,,",<, .",,',

t ',1" ,¡'F~,~".:{: ,.

'", :

: ,.,'fr'COMITÉ DIRECTIVO SIGOCI

Elaborar informe definitivo, enviarlo a ladependencia evaluada mediantememorando emitido por la Oficina deControl Intemo, solicitando diligencia mientodel plan de mejoramiento intemo, si espertinente.

47

55 Consolidar el Plan de Mejoramiento porProcesos.

50 Se trata de un seguimiento a un tema quecuenta con plan de mejoramiento?

Vo.Bo.OAP: ~ ~

Se envía memorando por parte del auditor y correoelectrónico al compilador en la OCI

Lo adelanta el encargado en la OCI de acuerdo con losavances reportados por los auditores

Lo proyecta el encargado de la actualización de la basede datos.

--

--De acuerdo con la actividad propuesta, la evidenciapuede tener diferente formato.

El seguimiento es periódico de acuerdo con lo queestablezca la Oficina de Control Intemo.Ver Procedimiento Elaboración y Monitoreo a Planes deMejoramiento Institucional y por Procesos

Se solicita por medio escrito: correo electrónico omemorando

Para efectos de las Auditorias a los Sistemas deGestión, el informe que se envía es el consolidado delejercicio de evaluación.

Se establece el cumplimiento o no de las actívidadespropuestas para el corte.

Se debe considerar la importancia relativa del informepara determinar el eventual envío a la Dirección Generaldel infonne ejecutivo o si es pertinente enviar copia delinforme completo.

RevisarRegistros

NA

Memorando

1,0

4,0

NA Plan de mejoramiento

2,0Correo electrónico omemorando

8,5Documentación endiferentes formatos

8,5

2,0 Memorando

4,0 Base de datos

2,0 Memorando

II

i

i

ProfesionalUniversitario!ProfesionalEspecializado

ProfesionalUniversitario/ProfesionalEspecializado

Profesional Universitario/ Profesional 2,0Especializado

NA NA

Profesional Universitario/ ProfesionalEspecializado

Profesional Universitario/ ProfesionalEspeCializado

Profesional Universitario I/ Profesional 1

Especializado

Profesional universitarioT1

.

/ ProfesionalEspecializado I

,Profesional Universitario

/ ProfesionalEspecializado

i

NA jProfeSIonal unlverslta~o

/ ProfesionalI EspeCializado

Página 15 de 14

lGH)Formato: FO-MC-176 Versión: 01

Fin

Elaborar informe con destino a la DireccionGeneral.

Recolectar la documentación especificarequerida

----r NO G

SI~

Solicitar los soportes del avance al áre.al,.__ ~correspondiente 1 T

Archivar papeles de trabajo e informes I57 definitivos y toda la documentación soporte

obtenida durante el proceso deseguimiento.

56

Verilcar el avance del plan de53 mejoramiento de acuerdo con los soportes

aportados y la evidencia recolectada--

Elaborar el informe para el área y actualizar54 el Plan de Mejoramiento para enviar al

compilador en la OCI

52

51

49

-----I

1

'.'" ..•..• _."... ..,~I~"''"'''''' • O're<dO. G, •• ", 1

Archivar papeles de trabajo e informesldefinitivo y ejecutivo, y toda ladocumentación soporte obtenida durante el l'

proceso de auditoria y/o evaluación.

\ 58

~

PROCEDIMIENTO EVALUACiÓN INDEPENDIENTEY AUDITORíAS … · 2014-12-29 · 692 del 15deMarzo de...

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