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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO, NULO MOVIMIENTO Y DESTINO FINAL. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. CÓDIGO: DOM-PG0153-D6_001 Sello DOCUMENTO CONTROLADO FECHA DE EMISIÓN: 26 DE MARZO 2012 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 02 DE JULIO 2012 El Presente procedimiento Si cumple con lo establecido en la Guía Técnica para Documentar Procedimientos. FECHA DE AUTORIZACIÓN 18 DE JULIO DE 2012 Sello DOCUMENTO DE REFERENCIA A UTORIZACIÓN RÚBRICA QFB. LETICIA TINAJERO JUÁREZ RESPONSABLE SANITARIO DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO. RÚBRICA JUAN MANUEL ROSAS MEDINA RÚBRICA ING. JAVIER CLAUDIO GARCÍA SOLÍS JEFE OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO. RÚBRICA LCP. JOSÉ ÁNGEL OROZCO GARCÍA RÚBRICA LIC. ÁLVARO CÓRDOBA PÉREZ DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES. DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. RÚBRICA SECRETARIO DE SALUD Y DIRECTOR GENERAL EL OPD SERVICIOS DE SALUD JALISCO. Este documento es vigente y está actualizado porque responde a las necesidades actuales de la unidad, y no hay uno nuevo que lo sustituya. Responsable de la información: Dirección General de Administración Responsable de la Publicación: Depto. de Organización y Métodos 06 marzo 2014
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO
MOVIMIENTO Y DESTINO FINAL
DIRECCIOacuteN GENERAL DE ADMINISTRACIOacuteN
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DOCUMENTO CONTROLADO FECHA DE EMISIOacuteN 26 DE MARZO 2012
FECHA DE ACTUALIZACIOacuteN 02 DE JULIO 2012 El Presente procedimiento Si cumple con lo establecido en
la Guiacutea Teacutecnica para Documentar Procedimientos
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DOCUMENTO DE REFERENCIA
A U T O R I Z A C I Oacute N
RUacuteBRICA
QFB LETICIA TINAJERO JUAacuteREZ RESPONSABLE SANITARIO DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
RUacuteBRICA
JUAN MANUEL ROSAS MEDINA
RUacuteBRICA ING JAVIER CLAUDIO GARCIacuteA SOLIacuteS
JEFE OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
RUacuteBRICA LCP JOSEacute AacuteNGEL OROZCO GARCIacuteA
RUacuteBRICA LIC AacuteLVARO COacuteRDOBA PEacuteREZ
DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIOacuteN
RUacuteBRICA
SECRETARIO DE SALUD Y DIRECTOR GENERAL EL OPD SERVICIOS DE SALUD
JALISCO
Este documento es vigente y estaacute actualizado porque responde a las necesidades actuales de la unidad y no hay uno nuevo que lo sustituya
Responsable de la informacioacuten Direccioacuten General de Administracioacuten Responsable de la Publicacioacuten Depto de Organizacioacuten y Meacutetodos
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Objetivo Mantener siempre existencias de insumos en oacuteptimas condiciones apoyando con esto los objetivos institucionales asiacute como tener un sistema establecido que permita controlar los productos obsoletos que por diferentes motivos eliminaacutendolos de los inventarios
Alcance
Liacutemites del procedimiento El presente documento empieza desde que se reciben los insumos para su resguardo salidas y termina en el destino final de los mismos
Aacutereas que intervienen Todas las unidades que brindan servicios de salud del OPD Servicios de Salud Jalisco
Poliacuteticas 1 Los procedimientos documentados deberaacuten sujetarse a las siguientes disposiciones y eacutestas seraacuten de observancia para todos los Centros de Responsabilidad y Contraloriacutea Interna
Un procedimiento actualizado es aquel que estaacute vigente y responde a las necesidades actuales de la Institucioacuten
Un procedimiento es vigente mientras no haya uno nuevo que lo supla o sustituya por lo tanto se sigue aplicando aunque las fechas de autorizacioacuten no correspondan a los del mes y antildeo en curso ni los nombres de los directivos a los que ostentan el cargo en la actualidad
Un procedimiento es obsoleto cuando su contenido ya no responde a las necesidades actuales de la Institucioacuten y eacuteste se encuentra en desuso o existe uno nuevo
2 Deberaacute considera un producto que tiene maacutes de 6 meses sin movimiento con nulo movimiento
3 Las Notificaciones de los insumos con poco y nulo movimiento se deberaacuten de hacer mediante oficio mensual anexando el Listado
4 Es responsabilidad de todos los servicios involucrados dar cumplimiento al contenido de este procedimiento y resguardar los medicamentos antes de ser dados de baja por las instancias responsables
5 Es responsabilidad de cada aacuterea de Almaceacuten Farmacia y Centro de Salud asiacute como de los diferentes servicios llevar a cabo las transacciones correspondientes en el sistema para dar de baja los materiales una vez dictaminados como obsoletos
6 Es responsabilidad de los encargados de las Direcciones Administrativas y Aacuterea Meacutedica y Servicio llevar a cabo los traacutemites administrativos necesario y la documentacioacuten para la destruccioacuten de los medicamentos o insumos ante las autoridades Asiacute como es responsabilidad del Responsable Sanitario revisar dichos documentos
7 Deberaacute ser responsabilidad de los Almaceacuten Farmacia y Centro de Salud de cada aacuterea entregar las cantidades indicadas en el listado para su destruccioacuten
8 Los insumos que sean o contengan antineoplaacutesicos hormonas betalactaacutemicos cefalosporiacutenicos inmunosupresores hemoderivados bioloacutegicos virales y bioloacutegicos microbianos antes de su disposicioacuten final deberaacuten ser inactivados excepto si son incinerados de tal manera que no originen riesgo a la salud Los residuos peligrosos deberaacuten tratarse conforme a la Norma oficial Mexicana Norma NOM-052-SEMARNAT-2005 que establece las caracteriacutesticas el procedimiento de
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clasificacioacuten y los listados de los residuos peligrosos
9 Los medicamentos oacute insumos caducados no deben tirarse al drenaje a la basura o someterlos a tratamientos no autorizados ni tirarlos en su envase original su destruccioacuten se debe realizar de conformidad con lo establecido por el Reglamento de Insumos para la Salud y el procedimiento descrito en el Suplemento para Farmacias Drogueriacuteas Boticas y Almacenes de Deposito y Distribucioacuten de Medicamentos de la Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos
10 Deberaacute ser responsabilidad de los encargados de programas directores administradores y almacenistas la programacioacuten manejo y distribucioacuten correcta de los insumos hasta el consumo total de los mismos
11 Los responsables del manejo uso programacioacuten y distribucioacuten de insumos no deberaacuten permitir que se caduquen los mismos
Definiciones
Insumo Es todo aquel producto disponible para el uso praacutectica y funcionamiento de las aacutereas y departamentos que prestan servicios de salud
Resguardo Guardia seguridad que se pone en un insumo Cuerpo destinado a este servicio Seguridad que se realiza por escrito oficial
Procedimiento Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias
Baja Procedimiento final que se le da a los insumos caducados e inutilizables bajo las normas y caracteriacutesticas establecidas para cada uno seguacuten sus especificaciones teacutecnicas
Destruccioacuten Ruptura total o parcial de algo
Antineoplaacutesico Los antineoplaacutesicos son sustancias que impiden el desarrollo crecimiento o proliferacioacuten de ceacutelulas tumorales malignas Estas sustancias pueden ser de origen natural sinteacutetico o semisinteacutetico
Hormona Las hormonas son sustancias secretadas por ceacutelulas especializadas localizadas en glaacutendulas de secrecioacuten interna o glaacutendulas endocrinas (carentes de conductos) o tambieacuten por ceacutelulas epiteliales e intersticiales cuyo fin es la de afectar la funcioacuten de otras ceacutelulas Tambieacuten hay hormonas que actuacutean sobre la misma ceacutelula que las sintetiza (autocrinas) Hay algunas hormonas animales y sexuales que ayudan al funcionamiento de la tiroxitonina ormona glandial que no secreta mayoria de gladulas al cuerpo en la anzima a y su ciclo de reproduccioacuten hormonas vegetales como las auxinas aacutecido absciacutesico citoquinina giberelina y el etileno
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Definiciones
Almaceacuten Es un lugar o espacio fiacutesico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro Los
almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes econoacutemicos (medicamentos material de curacioacuten bioloacutegicos reactivos y material de Laboratorio vacunas etc) Constituye una parte habitual para los productos que son utilizados dentro de las aacutereas que prestan servicios de Salud
Anaacutelisis Un anaacutelisis en sentido amplio es la descomposicioacuten de un todo en partes para poder estudiar su
estructura sistemas operativos funciones etc
Betalactaacutemico Un anillo betalactaacutemico o β-lactaacutemico tambieacuten llamado penam es una estructura lactaacutemica con un
anillo heterociacuteclico que consiste en tres aacutetomos de carbono y un aacutetomo de nitroacutegeno1 El anillo
betalactaacutemico es parte de la estructura de varias familias de antibioacuteticos especialmente las penicilinas cefalosporinas carbapenems y los monobactaacutemicos por lo que estos se conocen como antibioacuteticos betalactaacutemicos El modo de accioacuten de estos antibioacuteticos es la inhibicioacuten de la siacutentesis de la pared celular de las bacterias por lo que tiene capacidades letales para las Gram positivas Las bacterias pueden desarrollar la claacutesica resistencia a antibioacuteticos betalactaacutemicos por medio de la produccioacuten de una enzima llamada betalactamasa la cual ataca por hidroacutelisis al anillo β-lactaacutemico
2
Botica Establecimiento donde se hacen y venden medicinas en especial antiguamente
Caducar Estropearse o dejar de ser apto para el consumo especialmente un producto envasado o una
medicina
Cefalosporinas Son una clase de los antibioacuteticos beta-lactaacutemicos Junto con las cefamicinas pertenecen a un
subgrupo llamado los cefamos Las cefalosporinas son similares a las penicilinas pero maacutes estables ante muchas β-lactamasas bacterianas y por lo tanto tienen un espectro de actividad maacutes amplio
Descarga Descarga de archivos desde una servicio de red a un dispositivo Maacutes especiacuteficamente
Desplazamiento Movimiento para trasladarse de un lugar a otro para todos los insumos
Dirigir Hacer que una persona un grupo o una cosa vaya hacia un punto lugar o teacutermino el policiacutea nos
dirigioacute por un atajo
Drogueriacutea Es un comercio especializado o bien un mercado de proporciones mayores La seleccioacuten de artiacuteculos
se divide en cuatro campos
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Definiciones
Farmacia Es la ciencia y praacutectica de la preparacioacuten conservacioacuten presentacioacuten y dispensacioacuten de
medicamentos tambieacuten es el lugar donde se preparan dispensan y venden los productos medicinales Esta definicioacuten es la maacutes universal y claacutesica que se solapa con el concepto de Farmacia Galeacutenica (Galeno fue un meacutedico griego del siglo II experto en preparar medicamentos)
Hemoderivados [Sustancia] derivada de la sangre o el plasma los hemoderivados sin control puede
Inactivacioacuten Supresioacuten del efecto toacutexico de un germen o una toxina conservando propiedades de utilidad para la
terapeacuteutica
Incineracioacuten Es la combustioacuten completa de la materia orgaacutenica hasta su conversioacuten en cenizas usada sobre todo
en el tratamiento de basuras residuos soacutelidos peligrosos y hospitalarios entre otros Tanto la incineracioacuten como otros procesos de tratamiento de basuras a alta temperaturas son descritos como tratamiento teacutermico La incineracioacuten se lleva a cabo hornos mediante oxidacioacuten quiacutemica en exceso de oxiacutegeno
Inmunosupresores Un inmunosupresor es una sustancia quiacutemica que produce la inmunosupresioacuten del sistema
inmunitario Puede ser exoacutegeno como los faacutermacos inmunosupresores o endoacutegeno como el cortisol
Listado Enumeracioacuten ordenada de ciertos insumos
Medicamento Es uno o maacutes faacutermacos integrados en una forma farmaceacuteutica presentado para expendio y uso
cliacutenico y destinado para su utilizacioacuten en las personas o en los animales dotado de propiedades que permitan el mejor efecto farmacoloacutegico de sus componentes con el fin de prevenir aliviar o mejorar enfermedades o para modificar estados fisioloacutegicos
Notificacioacuten Comunicacioacuten oficial que hace una autoridad sobre una conclusioacuten o determinacioacuten a la que ha
llegado con relacioacuten a cierto tema
Nulo movimiento Aplica a aquellos insumos que no tienen efecto de movimiento
Oficio Puede referirse a un documento oficial
Residuos La basura es todo material considerado como desecho y que se necesita eliminar Normalmente se
la coloca en lugares previstos para la recoleccioacuten para ser canalizada a tiraderos o vertederos rellenos sanitarios u otro lugar Actualmente se usa ese teacutermino para denominar aquella fraccioacuten de residuos que no son aprovechables y que por lo tanto deberiacutea ser tratada y dispuesta para evitar problemas sanitarios o ambientales
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Paacutegina 6
Definiciones
Traspaso Accioacuten que consiste en pasar o llevar un insumo de un lugar a otro
Unidades
administrativas Todos aquellos entes que brindan servicios de salud y que pertenecen al OPD Servicios de Salud Jalisco
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Paacutegina 7
No ACT
RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
1 Responsable Sanitario
Solicita por medio del ldquocorreo electroacutenico oficialrdquo a los encargados de almaceacuten y aacutereas que tengan insumos bajo programas especiacuteficos los diacuteas uacuteltimos de cada mes el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo
Nota
Haacutegalo llegar a las unidades viacutea electroacutenico o fax
2 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Recibe memoraacutendum prepara la relacioacuten de los insumos considerados de lento y nulo movimiento en la primer
semana de cada mes de los insumos en el almaceacuten regional u hospitalario
3
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Solicita a los responsables de farmacia encargados de programa de las unidades aplicativas viacutea telefoacutenica la relacioacuten de insumos de lento y nulo movimiento otorga un plazo no mayor de tres diacuteas
Notas
Responsable de programa que tenga insumos bajo su resguardo la relacioacuten deberaacute de entregarla al responsable del almaceacuten de la unidad administrativa
En la columna de la izquierda escribe siempre el nombre de la unidad a la que pertenecen los insumos
4
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Concentra la informacioacuten de la unidad en un solo archivo ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo en la primera semana de cada mes elabora oficio de respuesta de la informacioacuten solicitada para el almaceacuten central enviacutea a la administracioacuten de la unidad para firma y el archivo para su conocimiento turnan copia electroacutenica del archivo a la Direccioacuten para el mismo fin enviacutea archivo electroacutenico y oficio al responsable sanitario del almaceacuten central
5 Administrador de Regioacuten
Sanitaria yo Hospital
Convoca a reunioacuten a los encargados de manejar los insumos responsable de almaceacuten de la regioacuten o unidad hospitalaria farmacias encargados de programa y dales a conocer los insumos que tiene poco y nulo movimiento y soliciacutetales el desplazamiento de los mismo entre ellos utiliza el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumordquo en original y copia
6
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria encargados de farmacia y de programas de salud
Sentildeala en el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo los insumos que requieran sentildeala en la parte superior de la hoja la unidad a la que corresponda elabora el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumosrdquo
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Paacutegina 8
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
7 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Actualiza el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo con la solicitud los traspasos de insumos entre la unidades o servicios de la unidad administrativa firma el listado y recaba firma del director regional enviacuteala al almaceacuten central para notificar los insumos que no desplazaron en la Jurisdiccioacuten u Hospital
Nota Enviacutea de forma simultaacutenea el archivo electroacutenico al almaceacuten central
8 Responsable Sanitario Reciba electroacutenicamente la informacioacuten realiza anaacutelisis y concentre los insumos de desplazamiento lento o nulo movimiento de las unidades del estado haga del conocimiento jefe operativo de la informacioacuten
9 Jefe operativo de almaceacuten
central
Ponga a disposicioacuten los insumos en la paacutegina de internet para que el resto de las unidades del OPD conozcan y soliciten los insumos
Nota Comuniacutecate viacutea telefoacutenica con los responsables de almaceacuten de cada unidad si los insumos puestos a disposicioacuten no presentan movimiento en lapso de 5 diacuteas y promueve su consumo en las distintas unidades
10 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa el siguiente listado enviado por las unidades y promueve entre las unidades los insumos para su traspaso y solicite al responsable sanitario haga la revisioacuten de la paacutegina de internet dos veces por mes para estar el tanto de los movimientos de los insumos
11 Responsable Sanitario Informe al Jefe Operativo del movimiento de insumos hecho por las unidades y cuales presentan poco o nulo movimiento
12 Jefe operativo de almaceacuten
central
Se mueven los insumos puestos a disposicioacuten por las unidades
iquestSe mueven Entonces
Siacute Da indicaciones para que se actualice la paacutegina de internet Aplica la actividad 10
No Aplica la actividad siguiente
13 Jefe operativo de almaceacuten
central y Responsable sanitario
Elabora ldquooficio de notificacioacutenrdquo a las Regiones Sanitarias yo Hospitales que reportan los insumos que no tienen movimiento marca copia a Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales para recibir instrucciones
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Paacutegina 9
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
14 Jefe de Abastecimiento Revise el oficio realice observaciones de requerirlo de lo contrario fiacutermalo y preseacutentalo en las diferentes direcciones y espere indicaciones
15 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones del destino de los insumos
iquestDestino por Entonces
Donacioacuten Aplica siguiente actividad
Destruccioacuten Aplica la actividad 29
16 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones al director regional y al coordinador administrativo de elaborar ldquooficio de notificacioacuten de insumos para donacioacutenrdquo por poco y nulo movimiento
17 Administrador de Regiones
Sanitarias yo Hospital
Preparen oficio para el Secretario de Salud informando de los insumos que no tienen movimiento con los siguientes datos clave descripcioacuten cantidad fecha de caducidad descripcioacuten del insumo y el tiempo de estancia de almacenamiento entreacuteguelo al Director Regional o del Hospital
18 Responsable Sanitario Solicita al personal de informaacutetica del almaceacuten el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento
19 Personal de informaacutetica
del almaceacuten Revisa en el sistema SIPPPEG el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento filtraacutendolos y elabora el concentrado de forma electroacutenica entreacutegala al responsable sanitario
20 Responsable Sanitario
Corrobora la informacioacuten del listado contra los insumos fiacutesicamente en los primeros 15 diacuteas de cada mes
iquestCuadran la informacioacuten Entonces
Siacute Aplica siguiente actividad
No Rastrea documentalmente las salidas con relacioacuten a los insumos surtidos hasta cuadrar lo fiacutesico contra lo documental aplica la actividad siguiente
21 Responsable Sanitario Elabora concentrado de informacioacuten en el formato electroacutenico de ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo da formato al listado impriacutemelo en cinco tantos ante fiacutermalos y entrega al jefe operativo para su revisioacuten y Vo Bo
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Paacutegina 10
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
Nota Dirige el memoraacutendum original al Director General de Regiones Sanitarias y Hospitales marca copias a la Direccioacuten de Supervisioacuten y Asesoriacutea y la Direccioacuten de Regulacioacuten de la Meacutedica y para el archivo
27 Jefe Operativo de almaceacuten
central
Recibe indicaciones de cada responsable de direccioacuten o programa viacutea correo electroacutenico oficial de la distribucioacuten de los insumos da indicaciones al aacuterea de embarques del traspaso y notas de salida
Fin de etapa
28 Responsable Sanitario Descarga del informe del mes proacuteximo pasado al actual el nuacutemero de piezas y la distribucioacuten y actualiza el nuevo informe
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Paacutegina 11
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29
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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33
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOacuteN Y MEacuteTODOS
Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
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Paacutegina 13
Documentos de Referencia
Coacutedigo Documento
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Formatos Utilizados (Ver anexos)
Coacutedigo Documento
Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
JEFE DE DEPTO DE ABASTECIMIENTO
REVISOacute AUTORIZOacute
SERVICIOS DE SALUD JALISCODIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
JEFE OPERATIVO
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
Dia Mes Antildeo
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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Objetivo Mantener siempre existencias de insumos en oacuteptimas condiciones apoyando con esto los objetivos institucionales asiacute como tener un sistema establecido que permita controlar los productos obsoletos que por diferentes motivos eliminaacutendolos de los inventarios
Alcance
Liacutemites del procedimiento El presente documento empieza desde que se reciben los insumos para su resguardo salidas y termina en el destino final de los mismos
Aacutereas que intervienen Todas las unidades que brindan servicios de salud del OPD Servicios de Salud Jalisco
Poliacuteticas 1 Los procedimientos documentados deberaacuten sujetarse a las siguientes disposiciones y eacutestas seraacuten de observancia para todos los Centros de Responsabilidad y Contraloriacutea Interna
Un procedimiento actualizado es aquel que estaacute vigente y responde a las necesidades actuales de la Institucioacuten
Un procedimiento es vigente mientras no haya uno nuevo que lo supla o sustituya por lo tanto se sigue aplicando aunque las fechas de autorizacioacuten no correspondan a los del mes y antildeo en curso ni los nombres de los directivos a los que ostentan el cargo en la actualidad
Un procedimiento es obsoleto cuando su contenido ya no responde a las necesidades actuales de la Institucioacuten y eacuteste se encuentra en desuso o existe uno nuevo
2 Deberaacute considera un producto que tiene maacutes de 6 meses sin movimiento con nulo movimiento
3 Las Notificaciones de los insumos con poco y nulo movimiento se deberaacuten de hacer mediante oficio mensual anexando el Listado
4 Es responsabilidad de todos los servicios involucrados dar cumplimiento al contenido de este procedimiento y resguardar los medicamentos antes de ser dados de baja por las instancias responsables
5 Es responsabilidad de cada aacuterea de Almaceacuten Farmacia y Centro de Salud asiacute como de los diferentes servicios llevar a cabo las transacciones correspondientes en el sistema para dar de baja los materiales una vez dictaminados como obsoletos
6 Es responsabilidad de los encargados de las Direcciones Administrativas y Aacuterea Meacutedica y Servicio llevar a cabo los traacutemites administrativos necesario y la documentacioacuten para la destruccioacuten de los medicamentos o insumos ante las autoridades Asiacute como es responsabilidad del Responsable Sanitario revisar dichos documentos
7 Deberaacute ser responsabilidad de los Almaceacuten Farmacia y Centro de Salud de cada aacuterea entregar las cantidades indicadas en el listado para su destruccioacuten
8 Los insumos que sean o contengan antineoplaacutesicos hormonas betalactaacutemicos cefalosporiacutenicos inmunosupresores hemoderivados bioloacutegicos virales y bioloacutegicos microbianos antes de su disposicioacuten final deberaacuten ser inactivados excepto si son incinerados de tal manera que no originen riesgo a la salud Los residuos peligrosos deberaacuten tratarse conforme a la Norma oficial Mexicana Norma NOM-052-SEMARNAT-2005 que establece las caracteriacutesticas el procedimiento de
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clasificacioacuten y los listados de los residuos peligrosos
9 Los medicamentos oacute insumos caducados no deben tirarse al drenaje a la basura o someterlos a tratamientos no autorizados ni tirarlos en su envase original su destruccioacuten se debe realizar de conformidad con lo establecido por el Reglamento de Insumos para la Salud y el procedimiento descrito en el Suplemento para Farmacias Drogueriacuteas Boticas y Almacenes de Deposito y Distribucioacuten de Medicamentos de la Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos
10 Deberaacute ser responsabilidad de los encargados de programas directores administradores y almacenistas la programacioacuten manejo y distribucioacuten correcta de los insumos hasta el consumo total de los mismos
11 Los responsables del manejo uso programacioacuten y distribucioacuten de insumos no deberaacuten permitir que se caduquen los mismos
Definiciones
Insumo Es todo aquel producto disponible para el uso praacutectica y funcionamiento de las aacutereas y departamentos que prestan servicios de salud
Resguardo Guardia seguridad que se pone en un insumo Cuerpo destinado a este servicio Seguridad que se realiza por escrito oficial
Procedimiento Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias
Baja Procedimiento final que se le da a los insumos caducados e inutilizables bajo las normas y caracteriacutesticas establecidas para cada uno seguacuten sus especificaciones teacutecnicas
Destruccioacuten Ruptura total o parcial de algo
Antineoplaacutesico Los antineoplaacutesicos son sustancias que impiden el desarrollo crecimiento o proliferacioacuten de ceacutelulas tumorales malignas Estas sustancias pueden ser de origen natural sinteacutetico o semisinteacutetico
Hormona Las hormonas son sustancias secretadas por ceacutelulas especializadas localizadas en glaacutendulas de secrecioacuten interna o glaacutendulas endocrinas (carentes de conductos) o tambieacuten por ceacutelulas epiteliales e intersticiales cuyo fin es la de afectar la funcioacuten de otras ceacutelulas Tambieacuten hay hormonas que actuacutean sobre la misma ceacutelula que las sintetiza (autocrinas) Hay algunas hormonas animales y sexuales que ayudan al funcionamiento de la tiroxitonina ormona glandial que no secreta mayoria de gladulas al cuerpo en la anzima a y su ciclo de reproduccioacuten hormonas vegetales como las auxinas aacutecido absciacutesico citoquinina giberelina y el etileno
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Definiciones
Almaceacuten Es un lugar o espacio fiacutesico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro Los
almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes econoacutemicos (medicamentos material de curacioacuten bioloacutegicos reactivos y material de Laboratorio vacunas etc) Constituye una parte habitual para los productos que son utilizados dentro de las aacutereas que prestan servicios de Salud
Anaacutelisis Un anaacutelisis en sentido amplio es la descomposicioacuten de un todo en partes para poder estudiar su
estructura sistemas operativos funciones etc
Betalactaacutemico Un anillo betalactaacutemico o β-lactaacutemico tambieacuten llamado penam es una estructura lactaacutemica con un
anillo heterociacuteclico que consiste en tres aacutetomos de carbono y un aacutetomo de nitroacutegeno1 El anillo
betalactaacutemico es parte de la estructura de varias familias de antibioacuteticos especialmente las penicilinas cefalosporinas carbapenems y los monobactaacutemicos por lo que estos se conocen como antibioacuteticos betalactaacutemicos El modo de accioacuten de estos antibioacuteticos es la inhibicioacuten de la siacutentesis de la pared celular de las bacterias por lo que tiene capacidades letales para las Gram positivas Las bacterias pueden desarrollar la claacutesica resistencia a antibioacuteticos betalactaacutemicos por medio de la produccioacuten de una enzima llamada betalactamasa la cual ataca por hidroacutelisis al anillo β-lactaacutemico
2
Botica Establecimiento donde se hacen y venden medicinas en especial antiguamente
Caducar Estropearse o dejar de ser apto para el consumo especialmente un producto envasado o una
medicina
Cefalosporinas Son una clase de los antibioacuteticos beta-lactaacutemicos Junto con las cefamicinas pertenecen a un
subgrupo llamado los cefamos Las cefalosporinas son similares a las penicilinas pero maacutes estables ante muchas β-lactamasas bacterianas y por lo tanto tienen un espectro de actividad maacutes amplio
Descarga Descarga de archivos desde una servicio de red a un dispositivo Maacutes especiacuteficamente
Desplazamiento Movimiento para trasladarse de un lugar a otro para todos los insumos
Dirigir Hacer que una persona un grupo o una cosa vaya hacia un punto lugar o teacutermino el policiacutea nos
dirigioacute por un atajo
Drogueriacutea Es un comercio especializado o bien un mercado de proporciones mayores La seleccioacuten de artiacuteculos
se divide en cuatro campos
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Definiciones
Farmacia Es la ciencia y praacutectica de la preparacioacuten conservacioacuten presentacioacuten y dispensacioacuten de
medicamentos tambieacuten es el lugar donde se preparan dispensan y venden los productos medicinales Esta definicioacuten es la maacutes universal y claacutesica que se solapa con el concepto de Farmacia Galeacutenica (Galeno fue un meacutedico griego del siglo II experto en preparar medicamentos)
Hemoderivados [Sustancia] derivada de la sangre o el plasma los hemoderivados sin control puede
Inactivacioacuten Supresioacuten del efecto toacutexico de un germen o una toxina conservando propiedades de utilidad para la
terapeacuteutica
Incineracioacuten Es la combustioacuten completa de la materia orgaacutenica hasta su conversioacuten en cenizas usada sobre todo
en el tratamiento de basuras residuos soacutelidos peligrosos y hospitalarios entre otros Tanto la incineracioacuten como otros procesos de tratamiento de basuras a alta temperaturas son descritos como tratamiento teacutermico La incineracioacuten se lleva a cabo hornos mediante oxidacioacuten quiacutemica en exceso de oxiacutegeno
Inmunosupresores Un inmunosupresor es una sustancia quiacutemica que produce la inmunosupresioacuten del sistema
inmunitario Puede ser exoacutegeno como los faacutermacos inmunosupresores o endoacutegeno como el cortisol
Listado Enumeracioacuten ordenada de ciertos insumos
Medicamento Es uno o maacutes faacutermacos integrados en una forma farmaceacuteutica presentado para expendio y uso
cliacutenico y destinado para su utilizacioacuten en las personas o en los animales dotado de propiedades que permitan el mejor efecto farmacoloacutegico de sus componentes con el fin de prevenir aliviar o mejorar enfermedades o para modificar estados fisioloacutegicos
Notificacioacuten Comunicacioacuten oficial que hace una autoridad sobre una conclusioacuten o determinacioacuten a la que ha
llegado con relacioacuten a cierto tema
Nulo movimiento Aplica a aquellos insumos que no tienen efecto de movimiento
Oficio Puede referirse a un documento oficial
Residuos La basura es todo material considerado como desecho y que se necesita eliminar Normalmente se
la coloca en lugares previstos para la recoleccioacuten para ser canalizada a tiraderos o vertederos rellenos sanitarios u otro lugar Actualmente se usa ese teacutermino para denominar aquella fraccioacuten de residuos que no son aprovechables y que por lo tanto deberiacutea ser tratada y dispuesta para evitar problemas sanitarios o ambientales
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Definiciones
Traspaso Accioacuten que consiste en pasar o llevar un insumo de un lugar a otro
Unidades
administrativas Todos aquellos entes que brindan servicios de salud y que pertenecen al OPD Servicios de Salud Jalisco
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No ACT
RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
1 Responsable Sanitario
Solicita por medio del ldquocorreo electroacutenico oficialrdquo a los encargados de almaceacuten y aacutereas que tengan insumos bajo programas especiacuteficos los diacuteas uacuteltimos de cada mes el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo
Nota
Haacutegalo llegar a las unidades viacutea electroacutenico o fax
2 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Recibe memoraacutendum prepara la relacioacuten de los insumos considerados de lento y nulo movimiento en la primer
semana de cada mes de los insumos en el almaceacuten regional u hospitalario
3
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Solicita a los responsables de farmacia encargados de programa de las unidades aplicativas viacutea telefoacutenica la relacioacuten de insumos de lento y nulo movimiento otorga un plazo no mayor de tres diacuteas
Notas
Responsable de programa que tenga insumos bajo su resguardo la relacioacuten deberaacute de entregarla al responsable del almaceacuten de la unidad administrativa
En la columna de la izquierda escribe siempre el nombre de la unidad a la que pertenecen los insumos
4
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Concentra la informacioacuten de la unidad en un solo archivo ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo en la primera semana de cada mes elabora oficio de respuesta de la informacioacuten solicitada para el almaceacuten central enviacutea a la administracioacuten de la unidad para firma y el archivo para su conocimiento turnan copia electroacutenica del archivo a la Direccioacuten para el mismo fin enviacutea archivo electroacutenico y oficio al responsable sanitario del almaceacuten central
5 Administrador de Regioacuten
Sanitaria yo Hospital
Convoca a reunioacuten a los encargados de manejar los insumos responsable de almaceacuten de la regioacuten o unidad hospitalaria farmacias encargados de programa y dales a conocer los insumos que tiene poco y nulo movimiento y soliciacutetales el desplazamiento de los mismo entre ellos utiliza el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumordquo en original y copia
6
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria encargados de farmacia y de programas de salud
Sentildeala en el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo los insumos que requieran sentildeala en la parte superior de la hoja la unidad a la que corresponda elabora el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumosrdquo
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Paacutegina 8
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
7 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Actualiza el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo con la solicitud los traspasos de insumos entre la unidades o servicios de la unidad administrativa firma el listado y recaba firma del director regional enviacuteala al almaceacuten central para notificar los insumos que no desplazaron en la Jurisdiccioacuten u Hospital
Nota Enviacutea de forma simultaacutenea el archivo electroacutenico al almaceacuten central
8 Responsable Sanitario Reciba electroacutenicamente la informacioacuten realiza anaacutelisis y concentre los insumos de desplazamiento lento o nulo movimiento de las unidades del estado haga del conocimiento jefe operativo de la informacioacuten
9 Jefe operativo de almaceacuten
central
Ponga a disposicioacuten los insumos en la paacutegina de internet para que el resto de las unidades del OPD conozcan y soliciten los insumos
Nota Comuniacutecate viacutea telefoacutenica con los responsables de almaceacuten de cada unidad si los insumos puestos a disposicioacuten no presentan movimiento en lapso de 5 diacuteas y promueve su consumo en las distintas unidades
10 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa el siguiente listado enviado por las unidades y promueve entre las unidades los insumos para su traspaso y solicite al responsable sanitario haga la revisioacuten de la paacutegina de internet dos veces por mes para estar el tanto de los movimientos de los insumos
11 Responsable Sanitario Informe al Jefe Operativo del movimiento de insumos hecho por las unidades y cuales presentan poco o nulo movimiento
12 Jefe operativo de almaceacuten
central
Se mueven los insumos puestos a disposicioacuten por las unidades
iquestSe mueven Entonces
Siacute Da indicaciones para que se actualice la paacutegina de internet Aplica la actividad 10
No Aplica la actividad siguiente
13 Jefe operativo de almaceacuten
central y Responsable sanitario
Elabora ldquooficio de notificacioacutenrdquo a las Regiones Sanitarias yo Hospitales que reportan los insumos que no tienen movimiento marca copia a Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales para recibir instrucciones
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Paacutegina 9
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
14 Jefe de Abastecimiento Revise el oficio realice observaciones de requerirlo de lo contrario fiacutermalo y preseacutentalo en las diferentes direcciones y espere indicaciones
15 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones del destino de los insumos
iquestDestino por Entonces
Donacioacuten Aplica siguiente actividad
Destruccioacuten Aplica la actividad 29
16 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones al director regional y al coordinador administrativo de elaborar ldquooficio de notificacioacuten de insumos para donacioacutenrdquo por poco y nulo movimiento
17 Administrador de Regiones
Sanitarias yo Hospital
Preparen oficio para el Secretario de Salud informando de los insumos que no tienen movimiento con los siguientes datos clave descripcioacuten cantidad fecha de caducidad descripcioacuten del insumo y el tiempo de estancia de almacenamiento entreacuteguelo al Director Regional o del Hospital
18 Responsable Sanitario Solicita al personal de informaacutetica del almaceacuten el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento
19 Personal de informaacutetica
del almaceacuten Revisa en el sistema SIPPPEG el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento filtraacutendolos y elabora el concentrado de forma electroacutenica entreacutegala al responsable sanitario
20 Responsable Sanitario
Corrobora la informacioacuten del listado contra los insumos fiacutesicamente en los primeros 15 diacuteas de cada mes
iquestCuadran la informacioacuten Entonces
Siacute Aplica siguiente actividad
No Rastrea documentalmente las salidas con relacioacuten a los insumos surtidos hasta cuadrar lo fiacutesico contra lo documental aplica la actividad siguiente
21 Responsable Sanitario Elabora concentrado de informacioacuten en el formato electroacutenico de ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo da formato al listado impriacutemelo en cinco tantos ante fiacutermalos y entrega al jefe operativo para su revisioacuten y Vo Bo
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
Nota Dirige el memoraacutendum original al Director General de Regiones Sanitarias y Hospitales marca copias a la Direccioacuten de Supervisioacuten y Asesoriacutea y la Direccioacuten de Regulacioacuten de la Meacutedica y para el archivo
27 Jefe Operativo de almaceacuten
central
Recibe indicaciones de cada responsable de direccioacuten o programa viacutea correo electroacutenico oficial de la distribucioacuten de los insumos da indicaciones al aacuterea de embarques del traspaso y notas de salida
Fin de etapa
28 Responsable Sanitario Descarga del informe del mes proacuteximo pasado al actual el nuacutemero de piezas y la distribucioacuten y actualiza el nuevo informe
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
29
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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Paacutegina 12
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
33
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOacuteN Y MEacuteTODOS
Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
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Paacutegina 13
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Coacutedigo Documento
NOM-052-SEMARNAT-2005 Norma oficial Mexicana en materia de destino final de medicamentos
Formatos Utilizados (Ver anexos)
Coacutedigo Documento
Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXOS
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
JEFE DE DEPTO DE ABASTECIMIENTO
REVISOacute AUTORIZOacute
SERVICIOS DE SALUD JALISCODIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
JEFE OPERATIVO
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
Dia Mes Antildeo
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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clasificacioacuten y los listados de los residuos peligrosos
9 Los medicamentos oacute insumos caducados no deben tirarse al drenaje a la basura o someterlos a tratamientos no autorizados ni tirarlos en su envase original su destruccioacuten se debe realizar de conformidad con lo establecido por el Reglamento de Insumos para la Salud y el procedimiento descrito en el Suplemento para Farmacias Drogueriacuteas Boticas y Almacenes de Deposito y Distribucioacuten de Medicamentos de la Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos
10 Deberaacute ser responsabilidad de los encargados de programas directores administradores y almacenistas la programacioacuten manejo y distribucioacuten correcta de los insumos hasta el consumo total de los mismos
11 Los responsables del manejo uso programacioacuten y distribucioacuten de insumos no deberaacuten permitir que se caduquen los mismos
Definiciones
Insumo Es todo aquel producto disponible para el uso praacutectica y funcionamiento de las aacutereas y departamentos que prestan servicios de salud
Resguardo Guardia seguridad que se pone en un insumo Cuerpo destinado a este servicio Seguridad que se realiza por escrito oficial
Procedimiento Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias
Baja Procedimiento final que se le da a los insumos caducados e inutilizables bajo las normas y caracteriacutesticas establecidas para cada uno seguacuten sus especificaciones teacutecnicas
Destruccioacuten Ruptura total o parcial de algo
Antineoplaacutesico Los antineoplaacutesicos son sustancias que impiden el desarrollo crecimiento o proliferacioacuten de ceacutelulas tumorales malignas Estas sustancias pueden ser de origen natural sinteacutetico o semisinteacutetico
Hormona Las hormonas son sustancias secretadas por ceacutelulas especializadas localizadas en glaacutendulas de secrecioacuten interna o glaacutendulas endocrinas (carentes de conductos) o tambieacuten por ceacutelulas epiteliales e intersticiales cuyo fin es la de afectar la funcioacuten de otras ceacutelulas Tambieacuten hay hormonas que actuacutean sobre la misma ceacutelula que las sintetiza (autocrinas) Hay algunas hormonas animales y sexuales que ayudan al funcionamiento de la tiroxitonina ormona glandial que no secreta mayoria de gladulas al cuerpo en la anzima a y su ciclo de reproduccioacuten hormonas vegetales como las auxinas aacutecido absciacutesico citoquinina giberelina y el etileno
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Definiciones
Almaceacuten Es un lugar o espacio fiacutesico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro Los
almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes econoacutemicos (medicamentos material de curacioacuten bioloacutegicos reactivos y material de Laboratorio vacunas etc) Constituye una parte habitual para los productos que son utilizados dentro de las aacutereas que prestan servicios de Salud
Anaacutelisis Un anaacutelisis en sentido amplio es la descomposicioacuten de un todo en partes para poder estudiar su
estructura sistemas operativos funciones etc
Betalactaacutemico Un anillo betalactaacutemico o β-lactaacutemico tambieacuten llamado penam es una estructura lactaacutemica con un
anillo heterociacuteclico que consiste en tres aacutetomos de carbono y un aacutetomo de nitroacutegeno1 El anillo
betalactaacutemico es parte de la estructura de varias familias de antibioacuteticos especialmente las penicilinas cefalosporinas carbapenems y los monobactaacutemicos por lo que estos se conocen como antibioacuteticos betalactaacutemicos El modo de accioacuten de estos antibioacuteticos es la inhibicioacuten de la siacutentesis de la pared celular de las bacterias por lo que tiene capacidades letales para las Gram positivas Las bacterias pueden desarrollar la claacutesica resistencia a antibioacuteticos betalactaacutemicos por medio de la produccioacuten de una enzima llamada betalactamasa la cual ataca por hidroacutelisis al anillo β-lactaacutemico
2
Botica Establecimiento donde se hacen y venden medicinas en especial antiguamente
Caducar Estropearse o dejar de ser apto para el consumo especialmente un producto envasado o una
medicina
Cefalosporinas Son una clase de los antibioacuteticos beta-lactaacutemicos Junto con las cefamicinas pertenecen a un
subgrupo llamado los cefamos Las cefalosporinas son similares a las penicilinas pero maacutes estables ante muchas β-lactamasas bacterianas y por lo tanto tienen un espectro de actividad maacutes amplio
Descarga Descarga de archivos desde una servicio de red a un dispositivo Maacutes especiacuteficamente
Desplazamiento Movimiento para trasladarse de un lugar a otro para todos los insumos
Dirigir Hacer que una persona un grupo o una cosa vaya hacia un punto lugar o teacutermino el policiacutea nos
dirigioacute por un atajo
Drogueriacutea Es un comercio especializado o bien un mercado de proporciones mayores La seleccioacuten de artiacuteculos
se divide en cuatro campos
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Definiciones
Farmacia Es la ciencia y praacutectica de la preparacioacuten conservacioacuten presentacioacuten y dispensacioacuten de
medicamentos tambieacuten es el lugar donde se preparan dispensan y venden los productos medicinales Esta definicioacuten es la maacutes universal y claacutesica que se solapa con el concepto de Farmacia Galeacutenica (Galeno fue un meacutedico griego del siglo II experto en preparar medicamentos)
Hemoderivados [Sustancia] derivada de la sangre o el plasma los hemoderivados sin control puede
Inactivacioacuten Supresioacuten del efecto toacutexico de un germen o una toxina conservando propiedades de utilidad para la
terapeacuteutica
Incineracioacuten Es la combustioacuten completa de la materia orgaacutenica hasta su conversioacuten en cenizas usada sobre todo
en el tratamiento de basuras residuos soacutelidos peligrosos y hospitalarios entre otros Tanto la incineracioacuten como otros procesos de tratamiento de basuras a alta temperaturas son descritos como tratamiento teacutermico La incineracioacuten se lleva a cabo hornos mediante oxidacioacuten quiacutemica en exceso de oxiacutegeno
Inmunosupresores Un inmunosupresor es una sustancia quiacutemica que produce la inmunosupresioacuten del sistema
inmunitario Puede ser exoacutegeno como los faacutermacos inmunosupresores o endoacutegeno como el cortisol
Listado Enumeracioacuten ordenada de ciertos insumos
Medicamento Es uno o maacutes faacutermacos integrados en una forma farmaceacuteutica presentado para expendio y uso
cliacutenico y destinado para su utilizacioacuten en las personas o en los animales dotado de propiedades que permitan el mejor efecto farmacoloacutegico de sus componentes con el fin de prevenir aliviar o mejorar enfermedades o para modificar estados fisioloacutegicos
Notificacioacuten Comunicacioacuten oficial que hace una autoridad sobre una conclusioacuten o determinacioacuten a la que ha
llegado con relacioacuten a cierto tema
Nulo movimiento Aplica a aquellos insumos que no tienen efecto de movimiento
Oficio Puede referirse a un documento oficial
Residuos La basura es todo material considerado como desecho y que se necesita eliminar Normalmente se
la coloca en lugares previstos para la recoleccioacuten para ser canalizada a tiraderos o vertederos rellenos sanitarios u otro lugar Actualmente se usa ese teacutermino para denominar aquella fraccioacuten de residuos que no son aprovechables y que por lo tanto deberiacutea ser tratada y dispuesta para evitar problemas sanitarios o ambientales
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Definiciones
Traspaso Accioacuten que consiste en pasar o llevar un insumo de un lugar a otro
Unidades
administrativas Todos aquellos entes que brindan servicios de salud y que pertenecen al OPD Servicios de Salud Jalisco
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No ACT
RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
1 Responsable Sanitario
Solicita por medio del ldquocorreo electroacutenico oficialrdquo a los encargados de almaceacuten y aacutereas que tengan insumos bajo programas especiacuteficos los diacuteas uacuteltimos de cada mes el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo
Nota
Haacutegalo llegar a las unidades viacutea electroacutenico o fax
2 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Recibe memoraacutendum prepara la relacioacuten de los insumos considerados de lento y nulo movimiento en la primer
semana de cada mes de los insumos en el almaceacuten regional u hospitalario
3
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Solicita a los responsables de farmacia encargados de programa de las unidades aplicativas viacutea telefoacutenica la relacioacuten de insumos de lento y nulo movimiento otorga un plazo no mayor de tres diacuteas
Notas
Responsable de programa que tenga insumos bajo su resguardo la relacioacuten deberaacute de entregarla al responsable del almaceacuten de la unidad administrativa
En la columna de la izquierda escribe siempre el nombre de la unidad a la que pertenecen los insumos
4
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Concentra la informacioacuten de la unidad en un solo archivo ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo en la primera semana de cada mes elabora oficio de respuesta de la informacioacuten solicitada para el almaceacuten central enviacutea a la administracioacuten de la unidad para firma y el archivo para su conocimiento turnan copia electroacutenica del archivo a la Direccioacuten para el mismo fin enviacutea archivo electroacutenico y oficio al responsable sanitario del almaceacuten central
5 Administrador de Regioacuten
Sanitaria yo Hospital
Convoca a reunioacuten a los encargados de manejar los insumos responsable de almaceacuten de la regioacuten o unidad hospitalaria farmacias encargados de programa y dales a conocer los insumos que tiene poco y nulo movimiento y soliciacutetales el desplazamiento de los mismo entre ellos utiliza el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumordquo en original y copia
6
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria encargados de farmacia y de programas de salud
Sentildeala en el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo los insumos que requieran sentildeala en la parte superior de la hoja la unidad a la que corresponda elabora el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumosrdquo
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
7 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Actualiza el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo con la solicitud los traspasos de insumos entre la unidades o servicios de la unidad administrativa firma el listado y recaba firma del director regional enviacuteala al almaceacuten central para notificar los insumos que no desplazaron en la Jurisdiccioacuten u Hospital
Nota Enviacutea de forma simultaacutenea el archivo electroacutenico al almaceacuten central
8 Responsable Sanitario Reciba electroacutenicamente la informacioacuten realiza anaacutelisis y concentre los insumos de desplazamiento lento o nulo movimiento de las unidades del estado haga del conocimiento jefe operativo de la informacioacuten
9 Jefe operativo de almaceacuten
central
Ponga a disposicioacuten los insumos en la paacutegina de internet para que el resto de las unidades del OPD conozcan y soliciten los insumos
Nota Comuniacutecate viacutea telefoacutenica con los responsables de almaceacuten de cada unidad si los insumos puestos a disposicioacuten no presentan movimiento en lapso de 5 diacuteas y promueve su consumo en las distintas unidades
10 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa el siguiente listado enviado por las unidades y promueve entre las unidades los insumos para su traspaso y solicite al responsable sanitario haga la revisioacuten de la paacutegina de internet dos veces por mes para estar el tanto de los movimientos de los insumos
11 Responsable Sanitario Informe al Jefe Operativo del movimiento de insumos hecho por las unidades y cuales presentan poco o nulo movimiento
12 Jefe operativo de almaceacuten
central
Se mueven los insumos puestos a disposicioacuten por las unidades
iquestSe mueven Entonces
Siacute Da indicaciones para que se actualice la paacutegina de internet Aplica la actividad 10
No Aplica la actividad siguiente
13 Jefe operativo de almaceacuten
central y Responsable sanitario
Elabora ldquooficio de notificacioacutenrdquo a las Regiones Sanitarias yo Hospitales que reportan los insumos que no tienen movimiento marca copia a Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales para recibir instrucciones
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Paacutegina 9
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
14 Jefe de Abastecimiento Revise el oficio realice observaciones de requerirlo de lo contrario fiacutermalo y preseacutentalo en las diferentes direcciones y espere indicaciones
15 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones del destino de los insumos
iquestDestino por Entonces
Donacioacuten Aplica siguiente actividad
Destruccioacuten Aplica la actividad 29
16 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones al director regional y al coordinador administrativo de elaborar ldquooficio de notificacioacuten de insumos para donacioacutenrdquo por poco y nulo movimiento
17 Administrador de Regiones
Sanitarias yo Hospital
Preparen oficio para el Secretario de Salud informando de los insumos que no tienen movimiento con los siguientes datos clave descripcioacuten cantidad fecha de caducidad descripcioacuten del insumo y el tiempo de estancia de almacenamiento entreacuteguelo al Director Regional o del Hospital
18 Responsable Sanitario Solicita al personal de informaacutetica del almaceacuten el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento
19 Personal de informaacutetica
del almaceacuten Revisa en el sistema SIPPPEG el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento filtraacutendolos y elabora el concentrado de forma electroacutenica entreacutegala al responsable sanitario
20 Responsable Sanitario
Corrobora la informacioacuten del listado contra los insumos fiacutesicamente en los primeros 15 diacuteas de cada mes
iquestCuadran la informacioacuten Entonces
Siacute Aplica siguiente actividad
No Rastrea documentalmente las salidas con relacioacuten a los insumos surtidos hasta cuadrar lo fiacutesico contra lo documental aplica la actividad siguiente
21 Responsable Sanitario Elabora concentrado de informacioacuten en el formato electroacutenico de ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo da formato al listado impriacutemelo en cinco tantos ante fiacutermalos y entrega al jefe operativo para su revisioacuten y Vo Bo
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Paacutegina 10
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
Nota Dirige el memoraacutendum original al Director General de Regiones Sanitarias y Hospitales marca copias a la Direccioacuten de Supervisioacuten y Asesoriacutea y la Direccioacuten de Regulacioacuten de la Meacutedica y para el archivo
27 Jefe Operativo de almaceacuten
central
Recibe indicaciones de cada responsable de direccioacuten o programa viacutea correo electroacutenico oficial de la distribucioacuten de los insumos da indicaciones al aacuterea de embarques del traspaso y notas de salida
Fin de etapa
28 Responsable Sanitario Descarga del informe del mes proacuteximo pasado al actual el nuacutemero de piezas y la distribucioacuten y actualiza el nuevo informe
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
29
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
33
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOacuteN Y MEacuteTODOS
Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
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Paacutegina 13
Documentos de Referencia
Coacutedigo Documento
NOM-052-SEMARNAT-2005 Norma oficial Mexicana en materia de destino final de medicamentos
Formatos Utilizados (Ver anexos)
Coacutedigo Documento
Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXOS
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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Definiciones
Almaceacuten Es un lugar o espacio fiacutesico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro Los
almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes econoacutemicos (medicamentos material de curacioacuten bioloacutegicos reactivos y material de Laboratorio vacunas etc) Constituye una parte habitual para los productos que son utilizados dentro de las aacutereas que prestan servicios de Salud
Anaacutelisis Un anaacutelisis en sentido amplio es la descomposicioacuten de un todo en partes para poder estudiar su
estructura sistemas operativos funciones etc
Betalactaacutemico Un anillo betalactaacutemico o β-lactaacutemico tambieacuten llamado penam es una estructura lactaacutemica con un
anillo heterociacuteclico que consiste en tres aacutetomos de carbono y un aacutetomo de nitroacutegeno1 El anillo
betalactaacutemico es parte de la estructura de varias familias de antibioacuteticos especialmente las penicilinas cefalosporinas carbapenems y los monobactaacutemicos por lo que estos se conocen como antibioacuteticos betalactaacutemicos El modo de accioacuten de estos antibioacuteticos es la inhibicioacuten de la siacutentesis de la pared celular de las bacterias por lo que tiene capacidades letales para las Gram positivas Las bacterias pueden desarrollar la claacutesica resistencia a antibioacuteticos betalactaacutemicos por medio de la produccioacuten de una enzima llamada betalactamasa la cual ataca por hidroacutelisis al anillo β-lactaacutemico
2
Botica Establecimiento donde se hacen y venden medicinas en especial antiguamente
Caducar Estropearse o dejar de ser apto para el consumo especialmente un producto envasado o una
medicina
Cefalosporinas Son una clase de los antibioacuteticos beta-lactaacutemicos Junto con las cefamicinas pertenecen a un
subgrupo llamado los cefamos Las cefalosporinas son similares a las penicilinas pero maacutes estables ante muchas β-lactamasas bacterianas y por lo tanto tienen un espectro de actividad maacutes amplio
Descarga Descarga de archivos desde una servicio de red a un dispositivo Maacutes especiacuteficamente
Desplazamiento Movimiento para trasladarse de un lugar a otro para todos los insumos
Dirigir Hacer que una persona un grupo o una cosa vaya hacia un punto lugar o teacutermino el policiacutea nos
dirigioacute por un atajo
Drogueriacutea Es un comercio especializado o bien un mercado de proporciones mayores La seleccioacuten de artiacuteculos
se divide en cuatro campos
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Definiciones
Farmacia Es la ciencia y praacutectica de la preparacioacuten conservacioacuten presentacioacuten y dispensacioacuten de
medicamentos tambieacuten es el lugar donde se preparan dispensan y venden los productos medicinales Esta definicioacuten es la maacutes universal y claacutesica que se solapa con el concepto de Farmacia Galeacutenica (Galeno fue un meacutedico griego del siglo II experto en preparar medicamentos)
Hemoderivados [Sustancia] derivada de la sangre o el plasma los hemoderivados sin control puede
Inactivacioacuten Supresioacuten del efecto toacutexico de un germen o una toxina conservando propiedades de utilidad para la
terapeacuteutica
Incineracioacuten Es la combustioacuten completa de la materia orgaacutenica hasta su conversioacuten en cenizas usada sobre todo
en el tratamiento de basuras residuos soacutelidos peligrosos y hospitalarios entre otros Tanto la incineracioacuten como otros procesos de tratamiento de basuras a alta temperaturas son descritos como tratamiento teacutermico La incineracioacuten se lleva a cabo hornos mediante oxidacioacuten quiacutemica en exceso de oxiacutegeno
Inmunosupresores Un inmunosupresor es una sustancia quiacutemica que produce la inmunosupresioacuten del sistema
inmunitario Puede ser exoacutegeno como los faacutermacos inmunosupresores o endoacutegeno como el cortisol
Listado Enumeracioacuten ordenada de ciertos insumos
Medicamento Es uno o maacutes faacutermacos integrados en una forma farmaceacuteutica presentado para expendio y uso
cliacutenico y destinado para su utilizacioacuten en las personas o en los animales dotado de propiedades que permitan el mejor efecto farmacoloacutegico de sus componentes con el fin de prevenir aliviar o mejorar enfermedades o para modificar estados fisioloacutegicos
Notificacioacuten Comunicacioacuten oficial que hace una autoridad sobre una conclusioacuten o determinacioacuten a la que ha
llegado con relacioacuten a cierto tema
Nulo movimiento Aplica a aquellos insumos que no tienen efecto de movimiento
Oficio Puede referirse a un documento oficial
Residuos La basura es todo material considerado como desecho y que se necesita eliminar Normalmente se
la coloca en lugares previstos para la recoleccioacuten para ser canalizada a tiraderos o vertederos rellenos sanitarios u otro lugar Actualmente se usa ese teacutermino para denominar aquella fraccioacuten de residuos que no son aprovechables y que por lo tanto deberiacutea ser tratada y dispuesta para evitar problemas sanitarios o ambientales
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Definiciones
Traspaso Accioacuten que consiste en pasar o llevar un insumo de un lugar a otro
Unidades
administrativas Todos aquellos entes que brindan servicios de salud y que pertenecen al OPD Servicios de Salud Jalisco
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No ACT
RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
1 Responsable Sanitario
Solicita por medio del ldquocorreo electroacutenico oficialrdquo a los encargados de almaceacuten y aacutereas que tengan insumos bajo programas especiacuteficos los diacuteas uacuteltimos de cada mes el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo
Nota
Haacutegalo llegar a las unidades viacutea electroacutenico o fax
2 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Recibe memoraacutendum prepara la relacioacuten de los insumos considerados de lento y nulo movimiento en la primer
semana de cada mes de los insumos en el almaceacuten regional u hospitalario
3
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Solicita a los responsables de farmacia encargados de programa de las unidades aplicativas viacutea telefoacutenica la relacioacuten de insumos de lento y nulo movimiento otorga un plazo no mayor de tres diacuteas
Notas
Responsable de programa que tenga insumos bajo su resguardo la relacioacuten deberaacute de entregarla al responsable del almaceacuten de la unidad administrativa
En la columna de la izquierda escribe siempre el nombre de la unidad a la que pertenecen los insumos
4
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Concentra la informacioacuten de la unidad en un solo archivo ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo en la primera semana de cada mes elabora oficio de respuesta de la informacioacuten solicitada para el almaceacuten central enviacutea a la administracioacuten de la unidad para firma y el archivo para su conocimiento turnan copia electroacutenica del archivo a la Direccioacuten para el mismo fin enviacutea archivo electroacutenico y oficio al responsable sanitario del almaceacuten central
5 Administrador de Regioacuten
Sanitaria yo Hospital
Convoca a reunioacuten a los encargados de manejar los insumos responsable de almaceacuten de la regioacuten o unidad hospitalaria farmacias encargados de programa y dales a conocer los insumos que tiene poco y nulo movimiento y soliciacutetales el desplazamiento de los mismo entre ellos utiliza el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumordquo en original y copia
6
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria encargados de farmacia y de programas de salud
Sentildeala en el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo los insumos que requieran sentildeala en la parte superior de la hoja la unidad a la que corresponda elabora el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumosrdquo
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
7 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Actualiza el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo con la solicitud los traspasos de insumos entre la unidades o servicios de la unidad administrativa firma el listado y recaba firma del director regional enviacuteala al almaceacuten central para notificar los insumos que no desplazaron en la Jurisdiccioacuten u Hospital
Nota Enviacutea de forma simultaacutenea el archivo electroacutenico al almaceacuten central
8 Responsable Sanitario Reciba electroacutenicamente la informacioacuten realiza anaacutelisis y concentre los insumos de desplazamiento lento o nulo movimiento de las unidades del estado haga del conocimiento jefe operativo de la informacioacuten
9 Jefe operativo de almaceacuten
central
Ponga a disposicioacuten los insumos en la paacutegina de internet para que el resto de las unidades del OPD conozcan y soliciten los insumos
Nota Comuniacutecate viacutea telefoacutenica con los responsables de almaceacuten de cada unidad si los insumos puestos a disposicioacuten no presentan movimiento en lapso de 5 diacuteas y promueve su consumo en las distintas unidades
10 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa el siguiente listado enviado por las unidades y promueve entre las unidades los insumos para su traspaso y solicite al responsable sanitario haga la revisioacuten de la paacutegina de internet dos veces por mes para estar el tanto de los movimientos de los insumos
11 Responsable Sanitario Informe al Jefe Operativo del movimiento de insumos hecho por las unidades y cuales presentan poco o nulo movimiento
12 Jefe operativo de almaceacuten
central
Se mueven los insumos puestos a disposicioacuten por las unidades
iquestSe mueven Entonces
Siacute Da indicaciones para que se actualice la paacutegina de internet Aplica la actividad 10
No Aplica la actividad siguiente
13 Jefe operativo de almaceacuten
central y Responsable sanitario
Elabora ldquooficio de notificacioacutenrdquo a las Regiones Sanitarias yo Hospitales que reportan los insumos que no tienen movimiento marca copia a Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales para recibir instrucciones
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
14 Jefe de Abastecimiento Revise el oficio realice observaciones de requerirlo de lo contrario fiacutermalo y preseacutentalo en las diferentes direcciones y espere indicaciones
15 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones del destino de los insumos
iquestDestino por Entonces
Donacioacuten Aplica siguiente actividad
Destruccioacuten Aplica la actividad 29
16 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones al director regional y al coordinador administrativo de elaborar ldquooficio de notificacioacuten de insumos para donacioacutenrdquo por poco y nulo movimiento
17 Administrador de Regiones
Sanitarias yo Hospital
Preparen oficio para el Secretario de Salud informando de los insumos que no tienen movimiento con los siguientes datos clave descripcioacuten cantidad fecha de caducidad descripcioacuten del insumo y el tiempo de estancia de almacenamiento entreacuteguelo al Director Regional o del Hospital
18 Responsable Sanitario Solicita al personal de informaacutetica del almaceacuten el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento
19 Personal de informaacutetica
del almaceacuten Revisa en el sistema SIPPPEG el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento filtraacutendolos y elabora el concentrado de forma electroacutenica entreacutegala al responsable sanitario
20 Responsable Sanitario
Corrobora la informacioacuten del listado contra los insumos fiacutesicamente en los primeros 15 diacuteas de cada mes
iquestCuadran la informacioacuten Entonces
Siacute Aplica siguiente actividad
No Rastrea documentalmente las salidas con relacioacuten a los insumos surtidos hasta cuadrar lo fiacutesico contra lo documental aplica la actividad siguiente
21 Responsable Sanitario Elabora concentrado de informacioacuten en el formato electroacutenico de ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo da formato al listado impriacutemelo en cinco tantos ante fiacutermalos y entrega al jefe operativo para su revisioacuten y Vo Bo
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
Nota Dirige el memoraacutendum original al Director General de Regiones Sanitarias y Hospitales marca copias a la Direccioacuten de Supervisioacuten y Asesoriacutea y la Direccioacuten de Regulacioacuten de la Meacutedica y para el archivo
27 Jefe Operativo de almaceacuten
central
Recibe indicaciones de cada responsable de direccioacuten o programa viacutea correo electroacutenico oficial de la distribucioacuten de los insumos da indicaciones al aacuterea de embarques del traspaso y notas de salida
Fin de etapa
28 Responsable Sanitario Descarga del informe del mes proacuteximo pasado al actual el nuacutemero de piezas y la distribucioacuten y actualiza el nuevo informe
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
29
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
33
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOacuteN Y MEacuteTODOS
Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
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Documentos de Referencia
Coacutedigo Documento
NOM-052-SEMARNAT-2005 Norma oficial Mexicana en materia de destino final de medicamentos
Formatos Utilizados (Ver anexos)
Coacutedigo Documento
Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXOS
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
JEFE DE DEPTO DE ABASTECIMIENTO
REVISOacute AUTORIZOacute
SERVICIOS DE SALUD JALISCODIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
JEFE OPERATIVO
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
Dia Mes Antildeo
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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Definiciones
Farmacia Es la ciencia y praacutectica de la preparacioacuten conservacioacuten presentacioacuten y dispensacioacuten de
medicamentos tambieacuten es el lugar donde se preparan dispensan y venden los productos medicinales Esta definicioacuten es la maacutes universal y claacutesica que se solapa con el concepto de Farmacia Galeacutenica (Galeno fue un meacutedico griego del siglo II experto en preparar medicamentos)
Hemoderivados [Sustancia] derivada de la sangre o el plasma los hemoderivados sin control puede
Inactivacioacuten Supresioacuten del efecto toacutexico de un germen o una toxina conservando propiedades de utilidad para la
terapeacuteutica
Incineracioacuten Es la combustioacuten completa de la materia orgaacutenica hasta su conversioacuten en cenizas usada sobre todo
en el tratamiento de basuras residuos soacutelidos peligrosos y hospitalarios entre otros Tanto la incineracioacuten como otros procesos de tratamiento de basuras a alta temperaturas son descritos como tratamiento teacutermico La incineracioacuten se lleva a cabo hornos mediante oxidacioacuten quiacutemica en exceso de oxiacutegeno
Inmunosupresores Un inmunosupresor es una sustancia quiacutemica que produce la inmunosupresioacuten del sistema
inmunitario Puede ser exoacutegeno como los faacutermacos inmunosupresores o endoacutegeno como el cortisol
Listado Enumeracioacuten ordenada de ciertos insumos
Medicamento Es uno o maacutes faacutermacos integrados en una forma farmaceacuteutica presentado para expendio y uso
cliacutenico y destinado para su utilizacioacuten en las personas o en los animales dotado de propiedades que permitan el mejor efecto farmacoloacutegico de sus componentes con el fin de prevenir aliviar o mejorar enfermedades o para modificar estados fisioloacutegicos
Notificacioacuten Comunicacioacuten oficial que hace una autoridad sobre una conclusioacuten o determinacioacuten a la que ha
llegado con relacioacuten a cierto tema
Nulo movimiento Aplica a aquellos insumos que no tienen efecto de movimiento
Oficio Puede referirse a un documento oficial
Residuos La basura es todo material considerado como desecho y que se necesita eliminar Normalmente se
la coloca en lugares previstos para la recoleccioacuten para ser canalizada a tiraderos o vertederos rellenos sanitarios u otro lugar Actualmente se usa ese teacutermino para denominar aquella fraccioacuten de residuos que no son aprovechables y que por lo tanto deberiacutea ser tratada y dispuesta para evitar problemas sanitarios o ambientales
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Definiciones
Traspaso Accioacuten que consiste en pasar o llevar un insumo de un lugar a otro
Unidades
administrativas Todos aquellos entes que brindan servicios de salud y que pertenecen al OPD Servicios de Salud Jalisco
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No ACT
RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
1 Responsable Sanitario
Solicita por medio del ldquocorreo electroacutenico oficialrdquo a los encargados de almaceacuten y aacutereas que tengan insumos bajo programas especiacuteficos los diacuteas uacuteltimos de cada mes el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo
Nota
Haacutegalo llegar a las unidades viacutea electroacutenico o fax
2 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Recibe memoraacutendum prepara la relacioacuten de los insumos considerados de lento y nulo movimiento en la primer
semana de cada mes de los insumos en el almaceacuten regional u hospitalario
3
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Solicita a los responsables de farmacia encargados de programa de las unidades aplicativas viacutea telefoacutenica la relacioacuten de insumos de lento y nulo movimiento otorga un plazo no mayor de tres diacuteas
Notas
Responsable de programa que tenga insumos bajo su resguardo la relacioacuten deberaacute de entregarla al responsable del almaceacuten de la unidad administrativa
En la columna de la izquierda escribe siempre el nombre de la unidad a la que pertenecen los insumos
4
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Concentra la informacioacuten de la unidad en un solo archivo ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo en la primera semana de cada mes elabora oficio de respuesta de la informacioacuten solicitada para el almaceacuten central enviacutea a la administracioacuten de la unidad para firma y el archivo para su conocimiento turnan copia electroacutenica del archivo a la Direccioacuten para el mismo fin enviacutea archivo electroacutenico y oficio al responsable sanitario del almaceacuten central
5 Administrador de Regioacuten
Sanitaria yo Hospital
Convoca a reunioacuten a los encargados de manejar los insumos responsable de almaceacuten de la regioacuten o unidad hospitalaria farmacias encargados de programa y dales a conocer los insumos que tiene poco y nulo movimiento y soliciacutetales el desplazamiento de los mismo entre ellos utiliza el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumordquo en original y copia
6
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria encargados de farmacia y de programas de salud
Sentildeala en el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo los insumos que requieran sentildeala en la parte superior de la hoja la unidad a la que corresponda elabora el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumosrdquo
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Meacutetodos
DOCUMENTO DE REFERENCIA
Paacutegina 8
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
7 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Actualiza el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo con la solicitud los traspasos de insumos entre la unidades o servicios de la unidad administrativa firma el listado y recaba firma del director regional enviacuteala al almaceacuten central para notificar los insumos que no desplazaron en la Jurisdiccioacuten u Hospital
Nota Enviacutea de forma simultaacutenea el archivo electroacutenico al almaceacuten central
8 Responsable Sanitario Reciba electroacutenicamente la informacioacuten realiza anaacutelisis y concentre los insumos de desplazamiento lento o nulo movimiento de las unidades del estado haga del conocimiento jefe operativo de la informacioacuten
9 Jefe operativo de almaceacuten
central
Ponga a disposicioacuten los insumos en la paacutegina de internet para que el resto de las unidades del OPD conozcan y soliciten los insumos
Nota Comuniacutecate viacutea telefoacutenica con los responsables de almaceacuten de cada unidad si los insumos puestos a disposicioacuten no presentan movimiento en lapso de 5 diacuteas y promueve su consumo en las distintas unidades
10 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa el siguiente listado enviado por las unidades y promueve entre las unidades los insumos para su traspaso y solicite al responsable sanitario haga la revisioacuten de la paacutegina de internet dos veces por mes para estar el tanto de los movimientos de los insumos
11 Responsable Sanitario Informe al Jefe Operativo del movimiento de insumos hecho por las unidades y cuales presentan poco o nulo movimiento
12 Jefe operativo de almaceacuten
central
Se mueven los insumos puestos a disposicioacuten por las unidades
iquestSe mueven Entonces
Siacute Da indicaciones para que se actualice la paacutegina de internet Aplica la actividad 10
No Aplica la actividad siguiente
13 Jefe operativo de almaceacuten
central y Responsable sanitario
Elabora ldquooficio de notificacioacutenrdquo a las Regiones Sanitarias yo Hospitales que reportan los insumos que no tienen movimiento marca copia a Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales para recibir instrucciones
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Paacutegina 9
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
14 Jefe de Abastecimiento Revise el oficio realice observaciones de requerirlo de lo contrario fiacutermalo y preseacutentalo en las diferentes direcciones y espere indicaciones
15 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones del destino de los insumos
iquestDestino por Entonces
Donacioacuten Aplica siguiente actividad
Destruccioacuten Aplica la actividad 29
16 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones al director regional y al coordinador administrativo de elaborar ldquooficio de notificacioacuten de insumos para donacioacutenrdquo por poco y nulo movimiento
17 Administrador de Regiones
Sanitarias yo Hospital
Preparen oficio para el Secretario de Salud informando de los insumos que no tienen movimiento con los siguientes datos clave descripcioacuten cantidad fecha de caducidad descripcioacuten del insumo y el tiempo de estancia de almacenamiento entreacuteguelo al Director Regional o del Hospital
18 Responsable Sanitario Solicita al personal de informaacutetica del almaceacuten el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento
19 Personal de informaacutetica
del almaceacuten Revisa en el sistema SIPPPEG el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento filtraacutendolos y elabora el concentrado de forma electroacutenica entreacutegala al responsable sanitario
20 Responsable Sanitario
Corrobora la informacioacuten del listado contra los insumos fiacutesicamente en los primeros 15 diacuteas de cada mes
iquestCuadran la informacioacuten Entonces
Siacute Aplica siguiente actividad
No Rastrea documentalmente las salidas con relacioacuten a los insumos surtidos hasta cuadrar lo fiacutesico contra lo documental aplica la actividad siguiente
21 Responsable Sanitario Elabora concentrado de informacioacuten en el formato electroacutenico de ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo da formato al listado impriacutemelo en cinco tantos ante fiacutermalos y entrega al jefe operativo para su revisioacuten y Vo Bo
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Paacutegina 10
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
Nota Dirige el memoraacutendum original al Director General de Regiones Sanitarias y Hospitales marca copias a la Direccioacuten de Supervisioacuten y Asesoriacutea y la Direccioacuten de Regulacioacuten de la Meacutedica y para el archivo
27 Jefe Operativo de almaceacuten
central
Recibe indicaciones de cada responsable de direccioacuten o programa viacutea correo electroacutenico oficial de la distribucioacuten de los insumos da indicaciones al aacuterea de embarques del traspaso y notas de salida
Fin de etapa
28 Responsable Sanitario Descarga del informe del mes proacuteximo pasado al actual el nuacutemero de piezas y la distribucioacuten y actualiza el nuevo informe
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Paacutegina 11
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
29
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
33
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOacuteN Y MEacuteTODOS
Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
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Paacutegina 13
Documentos de Referencia
Coacutedigo Documento
NOM-052-SEMARNAT-2005 Norma oficial Mexicana en materia de destino final de medicamentos
Formatos Utilizados (Ver anexos)
Coacutedigo Documento
Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXOS
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
JEFE DE DEPTO DE ABASTECIMIENTO
REVISOacute AUTORIZOacute
SERVICIOS DE SALUD JALISCODIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
JEFE OPERATIVO
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
Dia Mes Antildeo
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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Definiciones
Traspaso Accioacuten que consiste en pasar o llevar un insumo de un lugar a otro
Unidades
administrativas Todos aquellos entes que brindan servicios de salud y que pertenecen al OPD Servicios de Salud Jalisco
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No ACT
RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
1 Responsable Sanitario
Solicita por medio del ldquocorreo electroacutenico oficialrdquo a los encargados de almaceacuten y aacutereas que tengan insumos bajo programas especiacuteficos los diacuteas uacuteltimos de cada mes el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo
Nota
Haacutegalo llegar a las unidades viacutea electroacutenico o fax
2 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Recibe memoraacutendum prepara la relacioacuten de los insumos considerados de lento y nulo movimiento en la primer
semana de cada mes de los insumos en el almaceacuten regional u hospitalario
3
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Solicita a los responsables de farmacia encargados de programa de las unidades aplicativas viacutea telefoacutenica la relacioacuten de insumos de lento y nulo movimiento otorga un plazo no mayor de tres diacuteas
Notas
Responsable de programa que tenga insumos bajo su resguardo la relacioacuten deberaacute de entregarla al responsable del almaceacuten de la unidad administrativa
En la columna de la izquierda escribe siempre el nombre de la unidad a la que pertenecen los insumos
4
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Concentra la informacioacuten de la unidad en un solo archivo ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo en la primera semana de cada mes elabora oficio de respuesta de la informacioacuten solicitada para el almaceacuten central enviacutea a la administracioacuten de la unidad para firma y el archivo para su conocimiento turnan copia electroacutenica del archivo a la Direccioacuten para el mismo fin enviacutea archivo electroacutenico y oficio al responsable sanitario del almaceacuten central
5 Administrador de Regioacuten
Sanitaria yo Hospital
Convoca a reunioacuten a los encargados de manejar los insumos responsable de almaceacuten de la regioacuten o unidad hospitalaria farmacias encargados de programa y dales a conocer los insumos que tiene poco y nulo movimiento y soliciacutetales el desplazamiento de los mismo entre ellos utiliza el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumordquo en original y copia
6
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria encargados de farmacia y de programas de salud
Sentildeala en el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo los insumos que requieran sentildeala en la parte superior de la hoja la unidad a la que corresponda elabora el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumosrdquo
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
7 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Actualiza el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo con la solicitud los traspasos de insumos entre la unidades o servicios de la unidad administrativa firma el listado y recaba firma del director regional enviacuteala al almaceacuten central para notificar los insumos que no desplazaron en la Jurisdiccioacuten u Hospital
Nota Enviacutea de forma simultaacutenea el archivo electroacutenico al almaceacuten central
8 Responsable Sanitario Reciba electroacutenicamente la informacioacuten realiza anaacutelisis y concentre los insumos de desplazamiento lento o nulo movimiento de las unidades del estado haga del conocimiento jefe operativo de la informacioacuten
9 Jefe operativo de almaceacuten
central
Ponga a disposicioacuten los insumos en la paacutegina de internet para que el resto de las unidades del OPD conozcan y soliciten los insumos
Nota Comuniacutecate viacutea telefoacutenica con los responsables de almaceacuten de cada unidad si los insumos puestos a disposicioacuten no presentan movimiento en lapso de 5 diacuteas y promueve su consumo en las distintas unidades
10 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa el siguiente listado enviado por las unidades y promueve entre las unidades los insumos para su traspaso y solicite al responsable sanitario haga la revisioacuten de la paacutegina de internet dos veces por mes para estar el tanto de los movimientos de los insumos
11 Responsable Sanitario Informe al Jefe Operativo del movimiento de insumos hecho por las unidades y cuales presentan poco o nulo movimiento
12 Jefe operativo de almaceacuten
central
Se mueven los insumos puestos a disposicioacuten por las unidades
iquestSe mueven Entonces
Siacute Da indicaciones para que se actualice la paacutegina de internet Aplica la actividad 10
No Aplica la actividad siguiente
13 Jefe operativo de almaceacuten
central y Responsable sanitario
Elabora ldquooficio de notificacioacutenrdquo a las Regiones Sanitarias yo Hospitales que reportan los insumos que no tienen movimiento marca copia a Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales para recibir instrucciones
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
14 Jefe de Abastecimiento Revise el oficio realice observaciones de requerirlo de lo contrario fiacutermalo y preseacutentalo en las diferentes direcciones y espere indicaciones
15 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones del destino de los insumos
iquestDestino por Entonces
Donacioacuten Aplica siguiente actividad
Destruccioacuten Aplica la actividad 29
16 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones al director regional y al coordinador administrativo de elaborar ldquooficio de notificacioacuten de insumos para donacioacutenrdquo por poco y nulo movimiento
17 Administrador de Regiones
Sanitarias yo Hospital
Preparen oficio para el Secretario de Salud informando de los insumos que no tienen movimiento con los siguientes datos clave descripcioacuten cantidad fecha de caducidad descripcioacuten del insumo y el tiempo de estancia de almacenamiento entreacuteguelo al Director Regional o del Hospital
18 Responsable Sanitario Solicita al personal de informaacutetica del almaceacuten el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento
19 Personal de informaacutetica
del almaceacuten Revisa en el sistema SIPPPEG el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento filtraacutendolos y elabora el concentrado de forma electroacutenica entreacutegala al responsable sanitario
20 Responsable Sanitario
Corrobora la informacioacuten del listado contra los insumos fiacutesicamente en los primeros 15 diacuteas de cada mes
iquestCuadran la informacioacuten Entonces
Siacute Aplica siguiente actividad
No Rastrea documentalmente las salidas con relacioacuten a los insumos surtidos hasta cuadrar lo fiacutesico contra lo documental aplica la actividad siguiente
21 Responsable Sanitario Elabora concentrado de informacioacuten en el formato electroacutenico de ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo da formato al listado impriacutemelo en cinco tantos ante fiacutermalos y entrega al jefe operativo para su revisioacuten y Vo Bo
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22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
Nota Dirige el memoraacutendum original al Director General de Regiones Sanitarias y Hospitales marca copias a la Direccioacuten de Supervisioacuten y Asesoriacutea y la Direccioacuten de Regulacioacuten de la Meacutedica y para el archivo
27 Jefe Operativo de almaceacuten
central
Recibe indicaciones de cada responsable de direccioacuten o programa viacutea correo electroacutenico oficial de la distribucioacuten de los insumos da indicaciones al aacuterea de embarques del traspaso y notas de salida
Fin de etapa
28 Responsable Sanitario Descarga del informe del mes proacuteximo pasado al actual el nuacutemero de piezas y la distribucioacuten y actualiza el nuevo informe
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Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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Paacutegina 12
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
33
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOacuteN Y MEacuteTODOS
Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
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Paacutegina 13
Documentos de Referencia
Coacutedigo Documento
NOM-052-SEMARNAT-2005 Norma oficial Mexicana en materia de destino final de medicamentos
Formatos Utilizados (Ver anexos)
Coacutedigo Documento
Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXOS
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
JEFE DE DEPTO DE ABASTECIMIENTO
REVISOacute AUTORIZOacute
SERVICIOS DE SALUD JALISCODIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
JEFE OPERATIVO
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
Dia Mes Antildeo
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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No ACT
RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
1 Responsable Sanitario
Solicita por medio del ldquocorreo electroacutenico oficialrdquo a los encargados de almaceacuten y aacutereas que tengan insumos bajo programas especiacuteficos los diacuteas uacuteltimos de cada mes el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo
Nota
Haacutegalo llegar a las unidades viacutea electroacutenico o fax
2 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Recibe memoraacutendum prepara la relacioacuten de los insumos considerados de lento y nulo movimiento en la primer
semana de cada mes de los insumos en el almaceacuten regional u hospitalario
3
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Solicita a los responsables de farmacia encargados de programa de las unidades aplicativas viacutea telefoacutenica la relacioacuten de insumos de lento y nulo movimiento otorga un plazo no mayor de tres diacuteas
Notas
Responsable de programa que tenga insumos bajo su resguardo la relacioacuten deberaacute de entregarla al responsable del almaceacuten de la unidad administrativa
En la columna de la izquierda escribe siempre el nombre de la unidad a la que pertenecen los insumos
4
Responsable de almaceacuten y programas de salud de
regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Concentra la informacioacuten de la unidad en un solo archivo ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo en la primera semana de cada mes elabora oficio de respuesta de la informacioacuten solicitada para el almaceacuten central enviacutea a la administracioacuten de la unidad para firma y el archivo para su conocimiento turnan copia electroacutenica del archivo a la Direccioacuten para el mismo fin enviacutea archivo electroacutenico y oficio al responsable sanitario del almaceacuten central
5 Administrador de Regioacuten
Sanitaria yo Hospital
Convoca a reunioacuten a los encargados de manejar los insumos responsable de almaceacuten de la regioacuten o unidad hospitalaria farmacias encargados de programa y dales a conocer los insumos que tiene poco y nulo movimiento y soliciacutetales el desplazamiento de los mismo entre ellos utiliza el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumordquo en original y copia
6
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria encargados de farmacia y de programas de salud
Sentildeala en el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo los insumos que requieran sentildeala en la parte superior de la hoja la unidad a la que corresponda elabora el formato de ldquosolicitud de traspaso de insumosrdquo
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
7 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Actualiza el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo con la solicitud los traspasos de insumos entre la unidades o servicios de la unidad administrativa firma el listado y recaba firma del director regional enviacuteala al almaceacuten central para notificar los insumos que no desplazaron en la Jurisdiccioacuten u Hospital
Nota Enviacutea de forma simultaacutenea el archivo electroacutenico al almaceacuten central
8 Responsable Sanitario Reciba electroacutenicamente la informacioacuten realiza anaacutelisis y concentre los insumos de desplazamiento lento o nulo movimiento de las unidades del estado haga del conocimiento jefe operativo de la informacioacuten
9 Jefe operativo de almaceacuten
central
Ponga a disposicioacuten los insumos en la paacutegina de internet para que el resto de las unidades del OPD conozcan y soliciten los insumos
Nota Comuniacutecate viacutea telefoacutenica con los responsables de almaceacuten de cada unidad si los insumos puestos a disposicioacuten no presentan movimiento en lapso de 5 diacuteas y promueve su consumo en las distintas unidades
10 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa el siguiente listado enviado por las unidades y promueve entre las unidades los insumos para su traspaso y solicite al responsable sanitario haga la revisioacuten de la paacutegina de internet dos veces por mes para estar el tanto de los movimientos de los insumos
11 Responsable Sanitario Informe al Jefe Operativo del movimiento de insumos hecho por las unidades y cuales presentan poco o nulo movimiento
12 Jefe operativo de almaceacuten
central
Se mueven los insumos puestos a disposicioacuten por las unidades
iquestSe mueven Entonces
Siacute Da indicaciones para que se actualice la paacutegina de internet Aplica la actividad 10
No Aplica la actividad siguiente
13 Jefe operativo de almaceacuten
central y Responsable sanitario
Elabora ldquooficio de notificacioacutenrdquo a las Regiones Sanitarias yo Hospitales que reportan los insumos que no tienen movimiento marca copia a Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales para recibir instrucciones
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
14 Jefe de Abastecimiento Revise el oficio realice observaciones de requerirlo de lo contrario fiacutermalo y preseacutentalo en las diferentes direcciones y espere indicaciones
15 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones del destino de los insumos
iquestDestino por Entonces
Donacioacuten Aplica siguiente actividad
Destruccioacuten Aplica la actividad 29
16 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones al director regional y al coordinador administrativo de elaborar ldquooficio de notificacioacuten de insumos para donacioacutenrdquo por poco y nulo movimiento
17 Administrador de Regiones
Sanitarias yo Hospital
Preparen oficio para el Secretario de Salud informando de los insumos que no tienen movimiento con los siguientes datos clave descripcioacuten cantidad fecha de caducidad descripcioacuten del insumo y el tiempo de estancia de almacenamiento entreacuteguelo al Director Regional o del Hospital
18 Responsable Sanitario Solicita al personal de informaacutetica del almaceacuten el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento
19 Personal de informaacutetica
del almaceacuten Revisa en el sistema SIPPPEG el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento filtraacutendolos y elabora el concentrado de forma electroacutenica entreacutegala al responsable sanitario
20 Responsable Sanitario
Corrobora la informacioacuten del listado contra los insumos fiacutesicamente en los primeros 15 diacuteas de cada mes
iquestCuadran la informacioacuten Entonces
Siacute Aplica siguiente actividad
No Rastrea documentalmente las salidas con relacioacuten a los insumos surtidos hasta cuadrar lo fiacutesico contra lo documental aplica la actividad siguiente
21 Responsable Sanitario Elabora concentrado de informacioacuten en el formato electroacutenico de ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo da formato al listado impriacutemelo en cinco tantos ante fiacutermalos y entrega al jefe operativo para su revisioacuten y Vo Bo
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
Nota Dirige el memoraacutendum original al Director General de Regiones Sanitarias y Hospitales marca copias a la Direccioacuten de Supervisioacuten y Asesoriacutea y la Direccioacuten de Regulacioacuten de la Meacutedica y para el archivo
27 Jefe Operativo de almaceacuten
central
Recibe indicaciones de cada responsable de direccioacuten o programa viacutea correo electroacutenico oficial de la distribucioacuten de los insumos da indicaciones al aacuterea de embarques del traspaso y notas de salida
Fin de etapa
28 Responsable Sanitario Descarga del informe del mes proacuteximo pasado al actual el nuacutemero de piezas y la distribucioacuten y actualiza el nuevo informe
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
29
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOacuteN Y MEacuteTODOS
Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
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Formatos Utilizados (Ver anexos)
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Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXOS
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
JEFE DE DEPTO DE ABASTECIMIENTO
REVISOacute AUTORIZOacute
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JEFE OPERATIVO
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
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LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
7 Responsable de almaceacuten
de regioacuten sanitaria yo unidad hospitalaria
Actualiza el ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo con la solicitud los traspasos de insumos entre la unidades o servicios de la unidad administrativa firma el listado y recaba firma del director regional enviacuteala al almaceacuten central para notificar los insumos que no desplazaron en la Jurisdiccioacuten u Hospital
Nota Enviacutea de forma simultaacutenea el archivo electroacutenico al almaceacuten central
8 Responsable Sanitario Reciba electroacutenicamente la informacioacuten realiza anaacutelisis y concentre los insumos de desplazamiento lento o nulo movimiento de las unidades del estado haga del conocimiento jefe operativo de la informacioacuten
9 Jefe operativo de almaceacuten
central
Ponga a disposicioacuten los insumos en la paacutegina de internet para que el resto de las unidades del OPD conozcan y soliciten los insumos
Nota Comuniacutecate viacutea telefoacutenica con los responsables de almaceacuten de cada unidad si los insumos puestos a disposicioacuten no presentan movimiento en lapso de 5 diacuteas y promueve su consumo en las distintas unidades
10 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa el siguiente listado enviado por las unidades y promueve entre las unidades los insumos para su traspaso y solicite al responsable sanitario haga la revisioacuten de la paacutegina de internet dos veces por mes para estar el tanto de los movimientos de los insumos
11 Responsable Sanitario Informe al Jefe Operativo del movimiento de insumos hecho por las unidades y cuales presentan poco o nulo movimiento
12 Jefe operativo de almaceacuten
central
Se mueven los insumos puestos a disposicioacuten por las unidades
iquestSe mueven Entonces
Siacute Da indicaciones para que se actualice la paacutegina de internet Aplica la actividad 10
No Aplica la actividad siguiente
13 Jefe operativo de almaceacuten
central y Responsable sanitario
Elabora ldquooficio de notificacioacutenrdquo a las Regiones Sanitarias yo Hospitales que reportan los insumos que no tienen movimiento marca copia a Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales para recibir instrucciones
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
14 Jefe de Abastecimiento Revise el oficio realice observaciones de requerirlo de lo contrario fiacutermalo y preseacutentalo en las diferentes direcciones y espere indicaciones
15 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones del destino de los insumos
iquestDestino por Entonces
Donacioacuten Aplica siguiente actividad
Destruccioacuten Aplica la actividad 29
16 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones al director regional y al coordinador administrativo de elaborar ldquooficio de notificacioacuten de insumos para donacioacutenrdquo por poco y nulo movimiento
17 Administrador de Regiones
Sanitarias yo Hospital
Preparen oficio para el Secretario de Salud informando de los insumos que no tienen movimiento con los siguientes datos clave descripcioacuten cantidad fecha de caducidad descripcioacuten del insumo y el tiempo de estancia de almacenamiento entreacuteguelo al Director Regional o del Hospital
18 Responsable Sanitario Solicita al personal de informaacutetica del almaceacuten el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento
19 Personal de informaacutetica
del almaceacuten Revisa en el sistema SIPPPEG el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento filtraacutendolos y elabora el concentrado de forma electroacutenica entreacutegala al responsable sanitario
20 Responsable Sanitario
Corrobora la informacioacuten del listado contra los insumos fiacutesicamente en los primeros 15 diacuteas de cada mes
iquestCuadran la informacioacuten Entonces
Siacute Aplica siguiente actividad
No Rastrea documentalmente las salidas con relacioacuten a los insumos surtidos hasta cuadrar lo fiacutesico contra lo documental aplica la actividad siguiente
21 Responsable Sanitario Elabora concentrado de informacioacuten en el formato electroacutenico de ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo da formato al listado impriacutemelo en cinco tantos ante fiacutermalos y entrega al jefe operativo para su revisioacuten y Vo Bo
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Meacutetodos
DOCUMENTO DE REFERENCIA
Paacutegina 10
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
Nota Dirige el memoraacutendum original al Director General de Regiones Sanitarias y Hospitales marca copias a la Direccioacuten de Supervisioacuten y Asesoriacutea y la Direccioacuten de Regulacioacuten de la Meacutedica y para el archivo
27 Jefe Operativo de almaceacuten
central
Recibe indicaciones de cada responsable de direccioacuten o programa viacutea correo electroacutenico oficial de la distribucioacuten de los insumos da indicaciones al aacuterea de embarques del traspaso y notas de salida
Fin de etapa
28 Responsable Sanitario Descarga del informe del mes proacuteximo pasado al actual el nuacutemero de piezas y la distribucioacuten y actualiza el nuevo informe
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DOCUMENTO DE REFERENCIA
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
29
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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Meacutetodos
DOCUMENTO DE REFERENCIA
Paacutegina 12
No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
33
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOacuteN Y MEacuteTODOS
Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
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Meacutetodos
DOCUMENTO DE REFERENCIA
Paacutegina 13
Documentos de Referencia
Coacutedigo Documento
NOM-052-SEMARNAT-2005 Norma oficial Mexicana en materia de destino final de medicamentos
Formatos Utilizados (Ver anexos)
Coacutedigo Documento
Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXOS
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
JEFE DE DEPTO DE ABASTECIMIENTO
REVISOacute AUTORIZOacute
SERVICIOS DE SALUD JALISCODIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
JEFE OPERATIVO
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
Dia Mes Antildeo
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
14 Jefe de Abastecimiento Revise el oficio realice observaciones de requerirlo de lo contrario fiacutermalo y preseacutentalo en las diferentes direcciones y espere indicaciones
15 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones del destino de los insumos
iquestDestino por Entonces
Donacioacuten Aplica siguiente actividad
Destruccioacuten Aplica la actividad 29
16 Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y
Hospitales
Da instrucciones al director regional y al coordinador administrativo de elaborar ldquooficio de notificacioacuten de insumos para donacioacutenrdquo por poco y nulo movimiento
17 Administrador de Regiones
Sanitarias yo Hospital
Preparen oficio para el Secretario de Salud informando de los insumos que no tienen movimiento con los siguientes datos clave descripcioacuten cantidad fecha de caducidad descripcioacuten del insumo y el tiempo de estancia de almacenamiento entreacuteguelo al Director Regional o del Hospital
18 Responsable Sanitario Solicita al personal de informaacutetica del almaceacuten el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento
19 Personal de informaacutetica
del almaceacuten Revisa en el sistema SIPPPEG el movimiento de los insumos con poco y nulo movimiento filtraacutendolos y elabora el concentrado de forma electroacutenica entreacutegala al responsable sanitario
20 Responsable Sanitario
Corrobora la informacioacuten del listado contra los insumos fiacutesicamente en los primeros 15 diacuteas de cada mes
iquestCuadran la informacioacuten Entonces
Siacute Aplica siguiente actividad
No Rastrea documentalmente las salidas con relacioacuten a los insumos surtidos hasta cuadrar lo fiacutesico contra lo documental aplica la actividad siguiente
21 Responsable Sanitario Elabora concentrado de informacioacuten en el formato electroacutenico de ldquoListado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimientordquo da formato al listado impriacutemelo en cinco tantos ante fiacutermalos y entrega al jefe operativo para su revisioacuten y Vo Bo
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DOCUMENTO DE REFERENCIA
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
Nota Dirige el memoraacutendum original al Director General de Regiones Sanitarias y Hospitales marca copias a la Direccioacuten de Supervisioacuten y Asesoriacutea y la Direccioacuten de Regulacioacuten de la Meacutedica y para el archivo
27 Jefe Operativo de almaceacuten
central
Recibe indicaciones de cada responsable de direccioacuten o programa viacutea correo electroacutenico oficial de la distribucioacuten de los insumos da indicaciones al aacuterea de embarques del traspaso y notas de salida
Fin de etapa
28 Responsable Sanitario Descarga del informe del mes proacuteximo pasado al actual el nuacutemero de piezas y la distribucioacuten y actualiza el nuevo informe
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
29
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
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Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
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Formatos Utilizados (Ver anexos)
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Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
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JEFE OPERATIVO
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LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
22 Jefe operativo de almaceacuten
central
Revisa que el contenido del listado sea el correcto
iquestEs correcto Entonces
No Aplica siguiente actividad
Siacute Aplica la actividad 24
23 Jefe Operativo de almaceacuten
central Haz las observaciones necesarias a la informacioacuten y entreacutegala al responsable sanitario para sus correcciones Aplica la actividad 20
24 Jefe operativo de almaceacuten
central Da visto bueno en el listado y entreacutegalo al jefe del departamento para su firma y elaboracioacuten del memoraacutendum de enviacuteo
25 Jefe del Departamento de
Abastecimiento Firma el listado y da indicaciones de la elaboracioacuten asiacute como del contenido y redaccioacuten del ldquomemoraacutendumrdquo a la secretaria
26 Secretaria
Elabora memoraacutendum en los teacuterminos indicados por el jefe del departamento impriacutemelo en cinco tantos y recaba firma del Jefe de Departamento anexa a cada uno el listado y notifica al jefe operativo para su enviacuteo a oficina central
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Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
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Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
33
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia a la Direccioacuten General de Regiones Sanitarias y Hospitales Direccioacuten General de Administracioacuten y a la Direccioacuten de Contraloriacutea recabe sello y firma de recibido cada una de ellas y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de bajas y servicios para su destino final
Fin de Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIOacuteN Y MEacuteTODOS
Asesorado por Lic Moacutenica Urzuacutea Casas
PERSONAL QUE COLABOROacute EN LA DOCUMENTACIOacuteN
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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Documentos de Referencia
Coacutedigo Documento
NOM-052-SEMARNAT-2005 Norma oficial Mexicana en materia de destino final de medicamentos
Formatos Utilizados (Ver anexos)
Coacutedigo Documento
Anexo 01 Diagrama de Flujo
Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
Anexo 07 Acta circunstanciada de hechos
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ANEXOS
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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
JEFE DE DEPTO DE ABASTECIMIENTO
REVISOacute AUTORIZOacute
SERVICIOS DE SALUD JALISCODIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
JEFE OPERATIVO
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
Dia Mes Antildeo
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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No ACT RESPONSABLE DESCRIPCIOacuteN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD
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Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Aplica la actividad conforme al motivo de la destruccioacuten
iquestMotivo Entonces
Caducidad por nulo movimiento Aplica siguiente actividad
Caducidad Aplica la actividad 31
30
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Enviacutee oficio de solicitud a la Direccioacuten de Contraloriacutea y a la oficina de bajas para que esteacuten presentes en el levantamiento del acta Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados por nulo movimiento el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos anexa las hojas de salida del almaceacuten como soporte
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso del departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
31
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Entrega una copia al aacuterea meacutedica que corresponda y recabe sello y firma de recibido por la Direccioacuten de Contraloriacutea y preseacutentala en el Departamento de Servicios Generales en su oficina de ldquobajas y serviciosrdquo para su destino final
Nota
Trataacutendose de las unidades administrativas entrega una copia al aacuterea responsable de los insumo
32
Responsable de almaceacuten de regioacuten sanitaria yo
unidad hospitalaria Responsable Sanitario
Levanta acta circunstanciada de hechos donde narres el motivo por el cual se cuenta con insumos caducados y el motivo del hecho el acta deberaacute ser redactada en presencia de las autoridades de regionales Director Regional Administrador y dos testigos
Notas
Trataacutendose de insumos que correspondan a programas los responsables de los mismos deberaacuten dar el sustento y los soportes documentales de los hechos y estar presentes en diacutea que se levante asiacute como firmarla
En el caso de los insumos resguardados en el departamento de abastecimiento el acta deberaacute ir firmada por el Jefe del Departamento el Quiacutemico que funge como Responsable Sanitario el Jefe Operativo del almaceacuten y dos testigos
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Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
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Formatos Utilizados (Ver anexos)
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Anexo 02 Memoraacutendum
Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
Anexo 04 Formato de solicitud de traspaso de insumos
Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
Anexo 06 Oficio de notificacioacuten de insumos para donacioacuten
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Anexo 03 Listado de los insumos con desplazamiento de lento y nulo movimiento
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Anexo 05 Oficio de notificacioacuten
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Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
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SELLO
Direccioacuten General de Administracioacuten Organizacioacuten y
Meacutetodos
DOCUMENTO DE REFERENCIA
Paacutegina 16
ANEXO 2 MEMORAacuteNDUM
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
DESTINO FINAL
OPD SERVICIOS DE SALUD JALISCO
COacuteDIGO DOM-PG0153-D6_001
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Paacutegina 17
ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
JEFE DE DEPTO DE ABASTECIMIENTO
REVISOacute AUTORIZOacute
SERVICIOS DE SALUD JALISCODIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
JEFE OPERATIVO
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
LISTADO DE EXISTENCIAS DE INSUMOS DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
RESPONSABLE SANITARIO ALMACEacuteN
Dia Mes Antildeo
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
Alm Artiacuteculo Descripcioacuten Existencia cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad cantidad caducidad
REALIZOacute
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ANEXO 3 LISTADO DE LOS INSUMOS CON DESPLAZAMIENTO DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO
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ANEXO 4 FORMATO DE TRASPASO DE INSUMOS
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INSUMOS CON LENTO NULO MOVIMIENTO Y
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
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ANEXO 7 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS
