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Integrantes Cynthia Chabl Andrade Nombre del trabajo: Procedimiento para Evaluar a los Proveedores

Fecha de entrega: 12 de julio de 2015

Campus: Villahermosa

Carrera: Ing. Industrial y de sistemas

Nombre del maestro: Aquiles Monzn

Procedimiento para Evaluar a los Proveedores.1. Objetivo Describir el procedimiento para seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores crticos de los Departamentos que influyen directamente en el producto intencionado. 2. Alcance Este procedimiento aplica para la etapa de seleccin, evaluacin y reevaluacin de los proveedores crticos para compras directas de todos los procesos de realizacin del Sistema Integral de Calidad cuando el bien o servicio afecte la calidad del producto intencionado. 3. Responsables Secretario Administrativo. Jefe de Compras. Coordinador de Licitaciones y Concursos. Coordinador de Proveedura. Compradores. Evaluador de Proveedores. Coordinador de Inventarios.4. Definiciones Proveedor: Es la persona natural o jurdica, que cumple con las exigencias establecidas por la empresa para prestar servicios o entregar suministros. Proveedor de Productos o Suministros: persona natural o jurdica que, luego de un proceso de Cotizacin o Licitacin, entrega como resultado final un Producto. Proveedor de Servicios o Contratista: persona natural o jurdica que, luego de un proceso de Cotizacin o Licitacin, entrega como resultado final un Servicio. Proveedores Crticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la realizacin del servicio o producto final. La falta, omisin, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la Prestacin del servicio ofrecido por la empresa afectando directamente la calidad e imagen de la empresa. Proveedores No Crticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realizacin del servicio o producto final. No representa un mayor impacto o relevancia para la ejecucin o cumplimiento de las funciones propias de la Organizacin, Negocio y la entrega del servicio en s mismo. SICEP: Sistema de Calificacin de empresas proveedoras o base de datos de registro de proveedores externo (utilizado como referencia en los procesos de Licitacin). CCRP: Customer Complaint Resolution Process, es un sistema CCRP para capturar, registrar, monitorear y resolver los reclamos o quejas acerca de nuestros propios proveedores, procesos, productos o servicios en una forma expedita y trazable. Esta herramienta reemplaza a nivel local el sistema Iso key, en su mdulo de quejas y reclamos, siendo el nico medio vlido y oficial para canalizar los reclamos o no conformidades de nuestros clientes, y a su vez gestionar nuestros reclamos internos a distintas unidades de negocio o fbricas. Partnership Performance Criteria (PPC)): es un sistema propio de la Divisin LDM, para identificar, medir y mejorar las mtricas asociadas al servicio al cliente, con el objetivo del beneficio mutuo entre las partes y con un claro nfasis en la asociacin. Los Criterios medidos son; Entrega, Calidad y Facilidad para hacer los negocios.Bloqueo de proveedor: corresponde a la prohibicin de generar nuevas rdenes de compra o celebrar contratos con un Proveedor calificado cono Descalificado y registrado en el Maestro de Proveedores Oracle ABB, su correspondiente Bloqueo. MDF: Material Description Framework: es un sistema ABB de clasificacin Jerrquico que describe los Items Comprados (materiales, componentes, sistemas y servicios). La Codificacin MDF (Object Code) est estructurada en 3 niveles (categora, Familia y subfamilia) Productos: Corresponde a clasificacin genrica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc) Servicios: Corresponde a clasificacin genrica para compras de servicios, obras, contratistas, consultoras y otros servicios, se pueden agrupar en: o Servicios y Obras: los servicios en general, cuyo desarrollo requiere despliegue de personal, materiales y/o herramientas dentro de las instalaciones de la empresa o mandante en forma permanente, incluye los contratos de construccin y montaje de equipos o Consultoras y otros servicios: servicios que se desarrollan en las instalaciones de ABB por el Proveedor del Servicio, cuyo resultado se expresa en soporte tecnolgico, soporte administrativo, asesoras, desarrollos y conocimientos, que implican presencia menor u ocasional del personal del proveedor en las instalaciones. Consultoras y otros servicios en terreno: servicios que se desarrollan fuera de las instalaciones de ABB por el Proveedor de Servicio, cuyo resultado se expresa en soporte tecnolgico, asesoras, ingeniera bsica, desarrollos y conocimientos, que implican presencia de personal del proveedor en las plantas operativas del Cliente Final o Mandantes, donde existen normas de seguridad establecida, que deben ser estrictamente cumplidas por los proveedores. 4 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Gerente Corporativo de Adquisiciones y Logstica: Tendr la responsabilidad de dar cumplimiento a este procedimiento en la organizacin y su gestin. Buyer: Tendr la responsabilidad de llevar la relacin comercial entre ABB y sus proveedores y conocer este procedimiento. Jefe de rea, Project Manager, Site Manager o Encargado de Contrato: ser el responsable de entregar la evaluacin de proveedores y contratistas, completa y oportunamente. Comit de Evaluacin de Proveedores: compuesto por un representante de cada rea de la organizacin ABB que realiza evaluacin de proveedores, junto al rea de Calidad y Adquisiciones. Su funcin es acordar en ltima instancia las acciones que tendrn que ejecutar respecto al cierre del Proceso.5. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD El presente documento establece la metodologa mediante la cual ABB selecciona, evala y reevala a sus proveedores de productos y/o servicios crticos, informa sus resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad (en adelante SGC) de la empresa ABB Chile. 5.1 SELECCIN DE PROVEEDORES Entenderemos como proceso de seleccin de proveedores, segn el espritu de la Norma, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validacin o aprobacin de algunos proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de ABB y sus clientes finales y pueden pertenecer al Registro de Proveedores de ABB. Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con ABB e ingresar la Registro de proveedores debe proporcionar la informacin indicada en el procedimiento 9PECL-PA-003 Inscripcin y Acreditacin de Proveedores. 5.2 EVALUACIN DE PROVEEDORES Entenderemos como proceso de evaluacin de proveedores, al seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores crticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluacin, a todo proveedor con Orden de Compra y/o Contrato efectivo en el periodo de evaluacin, La evaluacin se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y en ambos casos el proceso se realizara anualmente (ao vencido, comenzando el primer trimestre). (Ver Anexo A, para clasificacin de Proveedores segn naturaleza del requerimiento). Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios especficos como calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se evalan en una escala de 1 a 5, donde el 5 es el mximo posible y 1 el menor valor posible, como ejemplo se presenta la siguiente descripcin general: Puntaje Obtenido Descripcin(*) 5 Puntos Aprobacin Plena del Criterio segn descripcin 4 Puntos Aprobacin Simple del Criterio segn descripcin 3 Puntos Indecisin o Indiferencia del Criterio segn descripcin 2 Puntos Desaprobacin Simple del Criterio segn descripcin 1 Punto Desaprobacin Plena del Criterio segn descripcin (*) Ver descripcin particular y puntajes para cada criterio 5.2.1 Evaluacin de Proveedores de Productos La evaluacin resulta de la informacin ingresada por el rea usuaria, al sistema de evaluacin , para cada producto crtico con Orden de Compra emitida o Contrato Vigente, y una vez que la recepcin de un producto se haya realizado. Los criterios, su definicin y la escala de puntaje, para el caso de proveedores de Bienes y/o Productos son los siguientes:

5.2.2 Evaluacin de Proveedores de Servicios La evaluacin resulta de la informacin ingresada por el rea usuaria, al sistema de evaluacin, una vez iniciada la operacin del servicio, se podr proceder a evaluar el desempeo del proveedor de servicios. La evaluacin del proveedor de servicios considera como unidad bsica el contrato u orden de servicio, sobre los cuales se podrn realizar evaluaciones parciales (recomendado) que se realizan durante la ejecucin de la prestacin de un servicio, y que permiten una mejora continua del servicio mediante el feedback del desempeo del proveedor; y las evaluaciones Finales al cierre de un contrato u orden de servicio, la que tendr carcter de obligatoria. Los tipos y forma de evaluacin aplicables en el marco de un contrato suscrito, deber estar en conocimiento del proveedor, lo que deber indicarse en el marco normativo del contrato o en su etapa de puesta en marcha, lo cual ser responsabilidad del administrador del contrato. La evaluacin general del contrato u orden de servicio, se obtendr del promedio simple de todas las evaluaciones registradas y aprobadas en el sistema. Dada la complejidad de los servicios y contratos, se ha establecido la siguiente evaluacin en agrupacin de criterios y subcriterios: Los criterios para la evaluacin son el cumplimiento de la calidad del servicio, de los plazos establecidos y de los aspectos administrativos, siendo la calidad el principal criterio del desempeo del proveedor en cada uno de los grupos de proveedores de servicios y contratos. Para realizar la evaluacin se debern considerar las escalas de calificacin de cada subcriterio, de acuerdo a lo que se detalla en el ANEXO C Escalas de calificacin de cada subcriterio de Proveedores de Servicio y Contratos5.2.3 Escala de Calificacin de Desempeo La escala de calificacin final del desempeo es nica para todos los proveedores, siendo independiente si es de producto o servicio, y se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 %, obtenido de los puntajes ponderados (Ver Anexo D) de las evaluaciones parciales del periodo evaluado. Puntaje Mximo de evaluacin corresponde al 100%, quedando Clasificados como sigue:

Los proveedores que a la fecha de entrada en vigencia del presente Procedimiento, estuvieren incorporados en los registros de proveedores de la empresa y con un proceso de evaluacin realizado y no gestionado, sern homologados a la escala de Calificacin de Desempeo indicada, y entraran en el siguiente proceso de evaluacin en un plazo no mayor a 12 meses desde su publicacin.Los antecedentes de las selecciones, evaluaciones y reevaluaciones de los proveedores, sern analizados por el Comit de Evaluacin de Proveedores Anualmente. Los proveedores con un desempeo superior a 70%, sern notificados de su condicin de CALIFICADO. Los proveedores con un desempeo menor a 70% y Mayor o igual a 50%, sern notificados de su condicin de CALIFICADO CON RESERVA, y debern presentar un plan de accin de mejora para enfrentar las debilidades detectadas, el cual deber presentar dentro de los 10 das hbiles, posteriores a la solicitud. El Plan se deber desarrollar en los tres meses posteriores de su entrega, este proveedor podr seguir prestando servicio o productos y entrar al siguiente proceso de evaluacin de proveedores. Los proveedores con un desempeo menor a 50%, sern notificados de su condicin de DESCALIFICADO y no podrn continuar brindando servicios o productos, por el tiempo de suspensin o plazo de eliminacin indicado en el reglamento de Proveedores o en su defecto el acordado por el Comit de Evaluacin de Proveedores. Al trmino de la suspensin o plazo de eliminacin el proveedor podr seguir prestando servicios o productos, previa incorporacin al sistema, segn el proceso de seleccin. 5.2.4 Periodicidad de la Calificacin La calificacin de un proveedor ser nica y de carcter transversal para toda la empresa, reflejando el desempeo del proveedor en todas las Unidades de Negocio que haya prestado servicios o suministrado bienes en un perodo de tiempo, segn se indica en el siguiente cuadro:

5.2.5 Comunicacin de la Evaluacin a los proveedores Los proveedores debern contar con la informacin de sus procesos, las cuales sern informadas centralizadamente por la Gerencia Corporativa de Adquisiciones y Logstica, y apoyado por las siguientes reas internas, para el proceso de Operacin y Seguimiento: Proveedores de Servicios: el Administrador de Contratos, Jefe de rea, Project Manager, Site Manager o Project Expediter, como primera lnea de uso de los servicios, ser el responsable de realizar seguimiento al plan de accin del proveedor y lograr la mejora continua del mismo, en la prestacin de los servicios. Podr solicitar Feedback y responder respecto de la evaluacin realizada, al proveedor. Una vez desarrollado el plan de accin para mejorar, su resultado deber ser comunicado al rea de Adquisiciones para su procesamiento en el Registro. Proveedores de Productos: el rea de Adquisiciones a travs de sus compradores y en el mbito de su gestin, podrn informar del avance en la calificacin de los proveedores en la gestin local, como una forma de ir alineando y retroalimentando a sus proveedores, atendiendo consultas y reclamos respecto de su evaluacin, particularmente en lo que dice relacin con la informacin que se registra en los sistemas informticos de la empresa y que afecta su resultado. 5.3 REEVALUACIN DE PROVEEDORES Entenderemos como proceso de reevaluacin de proveedores, al seguimiento posterior a la etapa de evaluacin de proveedores, mejorando continuamente la prestacin de los servicios de nuestros proveedores, en este sentido, el sistema de Evaluacin de Proveedores, estar abierto, para que el rea usuaria pueda ingresar nuevas evaluaciones del proveedor Critico, como ellos convengan, a los servicios y/o productos que se repitan en el tiempo o tengan entregas parciales, permitiendo la mejora del desempeo del Proveedor. 5.4 OPERACIN Y GESTIN DEL PROCESO Para realizar la evaluacin en forma centralizada se contar con el Sistema de Evaluacin de Proveedores de ABB, en la plataforma SharePoint, que permitir llevar a cabo la gestin del Proceso (evaluacin, seguimiento y control): La ruta de acceso a este sistema es la siguiente: http://mossclabb/SS/default.aspx 5.5 REGISTRO DE PROVEEDORES El rea de Accounts Receivables (Cuentas por Cobrar) tiene la Responsabilidad de actualizar, la informacin del Registro de Proveedores ABB (Maestro de Proveedores en el sistema Oracle), previa solicitud del rea de Abastecimiento y Logstica. Adicionalmente los proveedores sern bloqueados de la Lista de Proveedores, cuando No tenga Movimientos de rdenes de Compra o contratos Vigentes en el ltimo ao.

Cadena de Suministro