PROCEDIMIENTO: PARA LA APERTURA, EJECUCIÓN Y Revisión ...

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Oficina de

Administración

PRO-OAD-09

PROCEDIMIENTO: PARA LA APERTURA, EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA - UNIDADES

EJECUTORAS: 001 SENASA Y 002 PRODESA

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TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Referencias.

4. Definiciones.

5. Descripción.

6. Registros.

7. Anexos.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Lucía Margarita Velásquez Castillo

Control Previo

Rosario Elizabeth Albitres Castilla

Especialista en Contabilidad Presupuestal

Luis Humberto Villa Villa Director General OAD

Firma

Fecha

23/06/2020 23/06/2020 23/06/2020


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1. OBJETIVO.

Establecer mecanismos, procedimientos y responsabilidades para el uso adecuado de los

recursos del fondo de Caja Chica en las diferentes unidades orgánicas y Direcciones

Ejecutivas del SENASA, que permitan cubrir los gastos menores, urgentes y no programados

en forma oportuna y en concordancia con la normatividad vigente.

El fondo de Caja Chica en el Servicio Nacional de Sanidad Agraria, es con la finalidad de

garantizar su integridad, disponibilidad y seguridad en el marco de las disposiciones de las

Normas del Sistema de Tesorería. Así como fortalecer el control cautelando el uso racional y

eficiente de los recursos públicos asignados, en concordancia a las medidas de austeridad

dispuestas por el Gobierno Nacional.

2. ALCANCE.

Son de aplicación y cumplimiento obligatorio para todos los servidores civiles del SENASA,

incluyendo a los responsables de la administración del fondo de la Caja Chica; así como de

las Direcciones Generales y Unidades Orgánicas dentro de su competencia funcional.

Por lo extenso de los cambios, estos no se han identificado de acuerdo al PRO-UGCA-

06, por lo que el lector debe revisar con atención el documento.

3. REFERENCIAS.

.FECHA DE

PUBLICACIÓN

ENTIDAD QUE

EMITE

NORMA SUMILLA

16/09/2018 PODER EJECUTIVO

D.LEG. N° 1436 Marco de la Administración Financiera del Sector Público.


D.LEG. N° 1438 Del Sistema Nacional de Contabilidad Pública.

16/09/2018 PODER

EJECUTIVO

D.LEG. N° 1439 Del Sistema Nacional de Abastecimiento.


D.LEG. N° 1440 Del Sistema Nacional de Presupuesto Público


D.LEG. N° 1441 Del Sistema Nacional de Tesorería

16/09/2018 PODER

EJECUTIVO

D.LEG. N° 1442 De la Gestión Fiscal de los Recursos Humanos en el

Sector Público.


D.LEG. N° 1444 Modifica la Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado


D.LEG. N° 1446 Modifica la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado


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16/09/2018 PODER

EJECUTIVO

D.LEG. N° 1452 Modifica la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento

Administrativo General.

14/02/2019 Unidad de Logística – OAD SENASA

PRO-ULO-19 Procedimiento Contratación por montos iguales o menores a ocho (8) UIT

18/09/2019 Unidad de

Contabilidad – OAD SENASA

PRO-UCT-06 Procedimiento: Ejecución del Gasto Sede Central y

Direcciones Ejecutivas Unidad Ejecutora 001

28/03/2018 Contraloría General

de la República

Ley N° 27785 y

Modificatorias

Texto actualizado de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Control y de la Contraloría General de la República

2011 Contraloría General de la República

Ley N° 28716 Texto actualizado de la Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

31/12/2018 SUNAT RS N° 007-99-SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago

2020 MEF - Clasificador Económico de Ingresos

2020 MEF - Clasificador Económico de Gastos

2019 MEF RD N° 036-2019-EF-50.01

Directiva para la Ejecución presupuestaria, los Clasificadores Económicos Presupuestarios y otras disposiciones

2007 MEF RD N° 002-2007-EF/77.15 y modificatorias

Texto actualizado de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15

06/05/1980 MEF RD N° 026-80-EF/77.15 Aprueba las Normas Generales de Tesorería NGT-06 Uso del Fondo Fijo para Caja Chica; NGT-07 Reposición Oportuna del Fondo para Pagos en

Efectivo y del Fondo para Caja Chica.

2002/ 2005 PCM LEY N° 27815 Y DS N° 033-2005-PCM

Ley del Código de Ética de la Función Pública / Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función Pública.

- PCM - Aprueba anualmente el Valor de la Unidad Impositiva Tributaria.

2007 PCM DS N° 012-2007-PCM Norma que prohíbe a las Entidades del Estado adquirir

bebidas alcohólicas con cargo a recursos públicos.

- PCM - Normas que declara Estado de Emergencia Nacional

por las graves circunstancias que afectan la vida de la población.

4. DEFINICIONES.

Arqueo: El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo,

durante un lapso de tiempo determinado, con el objeto de comprobar si se ha

contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta,

corresponde lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.

Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta

operación es realizada diariamente por el Cajero.

Caja Chica: Es un fondo de efectivo constituido con Recursos Públicos de cualquier

fuente que financiamiento del presupuesto institucional para ser destinado únicamente a

gastos menores que demanden su cancelación inmediata y que por su finalidad y

característica no pueden ser debidamente programadas.


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Los recursos de Caja Chica se utilizan considerando las normas de los Sistemas de la

Administración Financiera del Sector Público, el principio de Eficiencia en la Ejecución de

los Fondos Públicos, así como los criterios de austeridad y racionalidad del gasto público.

Asimismo, todo gasto efectuado tiene que estar relacionado con el objetivo de la

Institución.

Certificación del Crédito Presupuestario: CCP requisito indispensable cada vez que

se prevea realizar un gasto, suscribir un contrato o adquirir un compromiso. Dicha

certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del

compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario, bajo

responsabilidad del Titular del Pliego.

Comprobante de pago establecido por SUNAT: Es el documento que acredita la

transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios, para ser

considerado, debe ser emitido y/o impreso conforme a las normas del reglamento de

comprobantes de pago.

Compromiso: Es el acto de administración mediante el cual el funcionario facultado para

contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la Entidad, luego del cumplimiento

de los trámites legales establecidos, la realización de gastos previamente aprobados,

afectando los créditos presupuestarios por el monto total de la obligación que

corresponde al año fiscal.

Control Interno: Comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación

posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúen correcta y eficientemente.

Control Previo: Consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y

resultados de la Gestión en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y

economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado.

Declaratoria de Estado de Emergencia: Evento extraordinario que se determina con la

finalidad de ejecutar acciones inmediatas y necesarias en salvaguarda de la vida e

integridad de las personas y el patrimonio público y privado. Se aprueba por Decreto

Supremo.

Devengado: Reconocimiento de la Obligación de pago, previa constatación de que el

bien o servicio se ha realizado, afecta el presupuesto institucional de forma definitiva.


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Documento que sustenta el Gasto: Elemento de evidencia que permite el conocimiento

de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación o transacción con los datos

suficientes para su análisis. Son imprescindibles para determinar con precisión si los

recursos recaudados por el Estado en interés de los ciudadanos son gastados de una

manera eficiente, eficaz y con responsabilidad.

Responsable del manejo del fondo de la Caja Chica: Es aquel servidor civil designado

mediante resolución emitida por el Director General de la Oficina de Administración, como

responsable único de su administración, uso y custodia del fondo.

Reposición de la Caja Chica (Reembolso): Es la restitución de los recursos gastados

con cargo al fondo de la Caja Chica, mediante giro de cheque a favor del responsable

titular de la administración de la Caja Chica para recuperar el monto inicialmente

asignado.

Unidad Básica de Gestión: responsable de un programa presupuestal en materia de

sanidad agraria.

Vale Provisional- Documento interno autorizado por Oficina General de Administración

mediante el cual se efectúa la entrega de dinero a un servidor civil, respecto a ello debe

rendir cuenta documentada dentro de las 48 horas de recibido.

5. DESCRIPCIÓN.

5.1. Responsabilidad

El Director General de la Oficina de Administración es responsable de aprobar y supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.

Tesorero y Cajero son responsables de actualizar el presente procedimiento.

En las Direcciones Ejecutivas, los Directores Ejecutivos y Jefes de Área de Gestión son responsables de la Ejecución del Gasto y del cumplimiento del presente procedimiento.

En la Sede Central la revisión de la documentación de rendición para la responsabilidad del fondo corresponde a los Especialistas de Control Previo – de la Oficina de Administración; en las Direcciones Ejecutivas esta responsabilidad corresponde al Jefe de Área de Gestión.


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Flujograma para solicitud de vale provisional para gastos no programados.

FLUJOGRAMA PARA SOLICITUD DE VALE PROVISIONAL PARA GASTOS NO PROGRAMADOS

USUARIO CONTROL PREVIO TESOREROADMINISTRACIÓN

OAD

DIRECTOR GENERAL

(Del usuario)

UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y

PRESUPUESTO(UPP)

UNIDAD DE LOGÍSTICA(ULO)

CAJERO Y/O RESPONSABLE DE

FONDO

Fase

Inicio

Determinar la necesidad de realizar

un gasto con fondo de Caja Chica

Elaborar RNP por rebaja en

el SIGA

¿ Existe el bien o el servicio y/o en

el catálogo?

Realizar las rebajas en el marco pptal. Enviar

el RNP para su aprobación

Visualizar el RNP APROBADO y Generar el

vale provisional en el Módulo de servicios SIGA

y lo imprime

El usuario rescepciona el formato de rendición de vale

y los documentos de la rendición

¿ V.B en los documentos

de rendición?

¿ V.B en los documentos

de rendición?

¿ V.B en los documentos de

rendición?

¿ Director General

aprueba RNP?

¿ Aprueba RNP?

¿ Director aprueba RNP?

Encargado de catálogo de BBSS y SS ingresa el

nuevo bien

Logística determina pago de RNP con

fondos de caja chicaVerificar la información

del vale provisional y entrega el efectivo al

usuario. Debe firmar en señal de conformidad

Recepciona los documentos, lo confronta con la rendición ingresada

en SIGA

¿Conforme?

SI

NO Z

Fin

SI SI

NONO

SIA

NO

A

Ejecutar el gasto y el proveedor le entrega los comprobantes de pago autorizado por Sunat.

El Jefe inmediato visa el anverso los documentos que

sustenta los gastos.

El Usuario Ingresa los documentos al SIGA,

imprime el formato de rendición de vale

provisional, lo firma y lo adjunta todos los

documentos de la rendición

SI SI

NO NO NO

SI

NO

SI

Z

Aprueba en el sistema SIGA la rendición. Sella

el vale de cargo y entrega al usuario.


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5.2. OPERATIVIDAD DEL FONDO DE CAJA CHICA

5.2.1. APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA

a) El documento que sustenta la apertura del Fondo de Caja Chica es la Resolución

Directoral emitida por el Director General de la Oficina de Administración, mediante

el cual se designa a los responsables del Fondo de Caja Chica, Sede Central y

Direcciones Ejecutivas

b) La Unidad de Planeamiento y Presupuesto - UPP aprueba por sistema la certificación

de crédito presupuestario (CCP), según disponibilidad presupuestal en cada una de

las metas, programas presupuestales y clasificador económico del gasto

correspondiente al fondo de la caja chica.

c) La Unidad de Contabilidad, registra las etapas del gasto Compromiso y Devengado

en el sistema SIAF/SIGA con la respectiva Resolución Directoral de Administración

generándose la nota de devengado que es remitida al área de Tesorería.

d) Tesorería, gira el cheque de apertura del Fondo de Caja Chica a los responsables

del manejo del Fondo para la Sede Central y Direcciones Ejecutivas, de acuerdo al

anexo de la Resolución Directoral y documentos fuentes.

5.2.2. RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACION DEL FONDO DE CAJA CHICA

Obligaciones:

a) Son responsables de la administración de los fondos de Caja Chica en la Sede

Central y Direcciones Ejecutivas, el servidor civil titular designado mediante

Resolución Administrativa, así como el servidor civil suplente designado mediante

documento interno respectivo.

b) Garantizar que el fondo de Caja Chica asignado se encuentre protegido de

condiciones de seguridad que impidan la sustracción o deterioro del dinero en

efectivo, así como de la documentación que la sustenta.

c) Verificar que el clasificador económico de gasto corresponda a la meta presupuestal.

d) Verificar que los documentos que sustentan el gasto cumplan con los requisitos

exigidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago y modificatorias establecidos

por SUNAT.

e) Adoptar las medidas necesarias que correspondan para realizar el cobro del giro

bancario.


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f) No procede aceptar comprobantes de pago con el concepto “POR CONSUMO”, es

obligación del usuario en solicitar que se consigne el detalle específico del gasto,

cantidad, unidad de medida, valor unitario y valor total.

g) Efectuar las retenciones de cuarta categoría (8%), en los casos que el prestador del

servicio no presente su “constancia de suspensión de retenciones de cuarta

categoría” y comunicar de inmediato al Tesorero, a fin de efectuar el pago inmediato

del impuesto a la SUNAT mediante el formulario respectivo.

h) Requerir la rendición de cuenta de los vales provisionales dentro de los dos (02) días

hábiles siguientes de haber entregado el efectivo. De no obtener respuesta deberá

informar de inmediato al Tesorero de la Sede central para tomar acciones necesarias

en coordinación con la Unidad de Gestión de Recursos Humanos a fin de aplicar el

descuento por cualquier ingreso que perciba el usuario solicitante del fondo de Caja

chica, ya sea de remuneraciones o retribuciones, según corresponda, en aplicación

de la R.D. Nº026-80-EF/77.15 - Directiva Nº001-2020-EF-143.01.

i) El Cajero/jefe de Área de Gestión, están facultados para revisar, observar o rechazar

los documentos que no cumplan con las condiciones y requisitos de los

comprobantes de pago establecidos por SUNAT.

j) Cuando el comprobante de pago consigna una moneda distinta a la nacional, deberá

anotarse el tipo de cambio de venta vigente reportado por el Banco Central de

Reserva a la fecha de realización del gasto, debiendo efectuar adicionalmente la

conversión a soles.

Prohibiciones:

a) Atender vales provisionales sin la autorización expresa del Director General de la

unidad orgánica solicitante, y/o del Director General de la oficina General de

Administración o el funcionario quienes hayan delegado esta atribución.

b) Cancelar compromisos de pago con documentos de fecha que correspondan al

ejercicio presupuestal anterior.

c) Cancelar adquisiciones de bienes considerados como activos fijos depreciables,

pago de planillas de haberes, viáticos, propinas a practicantes, entre otros.

d) Hacer entrega de fondos de la Caja Chica al servidor civil que mantiene vales

provisionales pendientes de rendir cuenta, por periodo que exceda el plazo máximo

permitido.

e) Mantener vales provisionales por más de dos (2) días hábiles, sin haber comunicado

a las áreas correspondientes.

f) Efectuar reembolsos sustentados en documentos o comprobantes de pago con una

antigüedad mayor a 5 días calendarios, desde la fecha que se generó el gasto.

g) Efectuar reembolsos por la adquisición de bienes y servicios recibidos con

anterioridad a la fecha de la reposición.


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h) Queda terminantemente prohibido efectuar gastos con cargo al fondo de Caja Chica,

por conceptos comprendidos en las medidas de austeridad y racionalidad en la

ejecución del gasto público de las normas de presupuesto, bajo responsabilidad de

los usuarios.

i) Está prohibido el retiro en efectivo para acciones distintas de las establecidas en el

presente procedimiento (adelanto de remuneraciones, retribuciones o préstamos)

j) Está prohibido otorgar fondos para viáticos de viajes programados.

k) Reembolsar gastos de comprobantes de pago que hayan sido cancelados mediante

tarjetas de crédito y/o débito, tarjetas bonus, u otros que corresponda al usuario que

solicitó el fondo.

5.2.3. EJECUCIÓN DE LA CAJA CHICA

a) Monto máximo para cada pago con cargo a la Caja Chica

El monto máximo para cada gasto con cargo al Fondo de Caja Chica no debe exceder

S/. 700 (setecientos con 00/100 soles).

De manera excepcional y en casos debidamente justificados, se podrá asignar

montos superiores al establecido en el párrafo precedente, los mismos que no deberá

exceder de un máximo equivalente al 60% de la UIT vigente y serán autorizados por

el Director General de la Oficina de Administración; pero que tengan el carácter de

urgente no programado.

5.2.4. Tipos de Gasto

Las Unidades Orgánicas deberán contar con el Certificado de Crédito Presupuestario -

CCP disponible para realizar un gasto con los recursos de Caja Chica, tomando en

consideración la específica de gasto aprobada según clasificador económico de gasto.

TIPOS DE GASTO DETALLE

Movilidad Local Según escala establecida Anexo N° 01

Combustible

Para comisiones de servicio diarias utilizando vehículos de la entidad, fuera del ámbito local de la sede central o Direcciones Ejecutivas.

Peajes

Para comisiones de servicio diarias utilizando vehículos de la entidad, fuera del ámbito local de la Sede Central o Direcciones Ejecutivas.

Alimentos Laborar en forma excepcional

Servicios básicos

Aplica para atender el pago de servicios, fuera del ámbito de las Direcciones Ejecutivas – CTDs., menores a cien (100.00) soles.

Gastos Notariales No programados

Gastos Bancarios Excepcionales

Mantenimiento Reparaciones de menor cuantía, no programadas.


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5.2.5. Pago de Alimentos

Los servidores civiles autorizados a laborar en forma excepcional por cuatro (4) horas o

más durante los días no laborables (sábados, domingos y feriados) deberán presentar

factura y/o Boleta de Venta con el detalle de los bienes consumidos, por un importe de

hasta S/. 25.00 Veinticinco con 00/100 soles, acompañado de la autorización para laborar

en los referidos días y reporte de asistencia que podrá verificar en el sistema SIGA/

servicios. El servidor civil que permanezca y realice labores efectivas hasta después de las

21:00 horas, se otorgará dicho concepto.

En ambos casos no corresponde el pago por labores en programas de compensación de

horas.

5.2.6. Pago de Movilidad Local

Los servidores civiles autorizados a laborar en forma excepcional por cuatro (4) horas o

más durante los días no laborables (sábados, domingos y feriados) se les reconocerá la

movilidad ida y vuelta, según la escala establecida en el anexo N° 1, adjuntando la

autorización para laborar en los referidos días y reporte de asistencia que podrá verificar

en el sistema SIGA/ servicios.

El gasto de movilidad local por labores realizadas fuera del SENASA, dentro del horario

normal de trabajo, solo procede de manera excepcional y debidamente justificada, -

siempre que se sustente que no se contaba con disponibilidad de vehículos del SENASA.

Deberá estar autorizado por el Director General del usuario, o quien haga sus veces.

5.3. REVISIÓN, VERIFICACIÓN, CONTROL Y CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS DE

GASTOS

5.3.1. Los responsables de la administración del manejo de los fondos de la Caja Chica

revisarán y verificarán los documentos que sustentan los gastos antes de su cancelación,

que cumplan con todos los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes

de Pago de SUNAT.

Los Comprobantes de Pago, cancelados con los fondos de Caja Chica, deben consignar

el sello “Pagado en Efectivo” y debe estar cancelado por el proveedor y emitido con los

siguientes datos:


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Razón Social: SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGRARIA-SENASA

RUC. 20131373075

Dirección: Av. la Molina 1915 – La Molina.

Deben ser firmados y/o visados por el jefe de la Unidad Orgánica y del Director General

que recibió los bienes o servicios, del área de Control Previo y el Tesorero.

Razón Social: PRODESA RUC N° 20414251561.

Dirección: Av. la Molina 1915 – La Molina.

Deben ser firmados y/o visados por el jefe de Prodesa, el Oficial Financiero, el usuario,

área de Control Previo y el Tesorero.

En las Direcciones Ejecutivas: Deben ser firmados y/o visados por el jefe de la Unidad

Orgánica y del servidor que recibió los bienes o servicios, el jefe Área de Gestión y el

director Ejecutivo.

5.3.2. La legalidad de los comprobantes de pago presentados para su cancelación con los

recursos de Caja Chica, son de entera responsabilidad del servidor civil que lo presenta.

5.3.3. El área de Tesorería es la encargada de la custodia final de los documentos que sustenta

el gasto que son presentados en la rendición de gastos de Caja Chica.

5.4. Vale provisional

5.4.1. Los usuarios deberán generar el Requerimiento No Programado - RNP por los bienes o

servicios correspondientes, éstos tendrán que ser aprobados por OPDI-UPP.

5.4.2. La entrega de dinero mediante Vale Provisional se hará de acuerdo con lo solicitado por

los responsables de las áreas usuarias mediante vale provisional registrado en el sistema

SIGA, es aprobado vía sistema por el director de la unidad orgánica o funcionario

delegado para tal facultad y autorizado vía sistema por el Director General de la Oficina

General de Administración.

El receptor del vale provisional deberá efectuar la rendición documentada dentro de los

dos (02) días hábiles siguientes de recibida; para la rendición se registrará el formato

“Rendición de Vale Provisional” que se encuentra en el sistema SIGA.

5.4.3. Deberá consignarse el importe, el concepto de gasto de manera detallada, fecha,

nombres y apellidos, cargo, número de DNI del Servidor Civil que recibe el dinero y la

aprobación vía sistema de la Unidad Orgánica o funcionario delegado para tal facultad.


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5.4.4. El sistema SIGA no aprobará un nuevo vale provisional al servidor civil que tenga vales

pendientes por rendir.

5.4.5. El importe máximo que se otorga con el fondo de Caja Chica es de setecientos (700.00)

soles.

5.5. REGISTRO DE LOS GASTOS

5.5.1. Los encargados de la administración del fondo de Caja Chica registrarán los

comprobantes de pago que sustentan los gastos, en el sistema SIGA, en forma

permanente y conforme son pagados, de manera ordenada y detallada dentro del periodo

mensual.

5.6. REPOSICIÓN DE LA CAJA CHICA (REEMBOLSO)

a) La Caja Chica podrá ser renovada en el mes, hasta tres (3) veces el monto constituido

o aprobado, indistintamente del número de rendiciones documentadas que se

efectúen en el mismo período, debiendo contar con el CCP.

b) Las solicitudes del reembolso del fondo de Caja Chica se tramitarán tan pronto el

efectivo descienda a niveles que no garanticen la liquidez u operatividad de la Caja

Chica, para cuyo efecto se presentará el Formato “Rendición de Cuenta de la Caja

Chica”, debidamente firmado por el responsable titular de la administración del fondo

y director de Administración, para caso de Direcciones Ejecutivas, el jefe de área de

Gestión y el director Ejecutivo.

c) La documentación que se presenta en la solicitud de reembolso debe ser foliada,

registrada y numerada correlativamente a fin de facilitar: el proceso de revisión.

d) Los encargados del manejo y administración del fondo de Caja Chica deberán remitir

los documentos que sustentan los gastos debidamente pegados (con goma) en papel

bond-A4, y en archivador o folder manila a fin de conservarlos adecuadamente.

e) El área de Control Previo en Sede central y Jefe de Gestión en Direcciones Ejecutivas

revisa, firma y remite a la Unidad de Contabilidad para continuar con el proceso de

las etapas de gasto: compromiso y devengado y posteriormente al área de Tesorería

realizará la etapa de gasto: pagado.

5.7. MECANISMOS DE CONTROL Y SEGURIDAD DE LA CAJA CHICA

a) La Oficina General de Administración o quien haga sus veces, dispone practicar

arqueos inopinados, periódicos y sorpresivos por lo menos una vez al mes;


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garantizando la correcta aplicación del movimiento de los fondos de Caja Chica, de

cuyo resultado se da cuenta al Director General de la Oficina de Administración.

b) El responsable de la administración de la Caja Chica brindará las facilidades

necesarias al profesional del área de Control Previo para realizar el arqueo; debe

estar presente el Tesorero o el que haga sus veces.

c) Procedimiento de Ejecución de Arqueo:

Conteo del dinero efectivo ubicado en la caja fuerte

Elaboración del “Acta de Arqueo de Caja Chica” la que será firmada por el

responsable de la administración de la caja chica, así como el especialista de

control previo que realiza el arqueo, haciendo constar en la misma observación

y/o desviaciones encontradas.

Verificación de los archivos que contienen los comprobantes de pago, para

confrontar con lo registrado en el sistema.

Arqueo de títulos y valores (de ser el caso).

d) El órgano de Control Institucional del SENASA podrá realizar de oficio arqueos

inopinados y/o sorpresivos.

e) En las Direcciones Ejecutivas: el director Ejecutivo dispone, la realización de arqueos

inopinados, que de manera conjunta con el Jefe de área de Sanidad Vegetal o Jefe

del área de Sanidad Animal, realizan el arqueo al responsable del fondo de Caja

Chica.

f) Cuando y como resultado de los arqueos inopinados se determinen faltantes no

justificados, se levantará el acta correspondiente, cuyo documento que contiene las

observaciones detectadas es puesto en conocimiento a la Oficina de Administración

para que adopte medidas correctivas y/o acciones administrativas; las que según su

gravedad puede determinar el inicio de las responsabilidades administrativas.

g) A solicitud del Área de Tesorería, la Unidad de Logística, gestionará la contratación

de la póliza de seguros para cubrir riesgos de deshonestidad, pérdida de dinero en

tránsito y otros, cautelando su vigencia.

h) En las Direcciones Ejecutivas, los jefes/as de áreas de Gestión deben velar que el

fondo de Caja Chica se encuentre protegida y condiciones adecuadas de seguridad

para la custodia del dinero en efectivo y comprobantes de pago que sustentan el

gasto para evitar la sustracción o deterioro del dinero en efectivo, siendo el caso la


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disposición de una caja de seguridad u otros medios que revistan similares

características de seguridad.

5.8. RENDICIÓN DE LOS USUARIOS RESPONSABLES DE LA UTILIZACIÓN DEL FONDO

DE LA CAJA CHICA

a) Los usuarios que hagan uso de los fondos de caja, deben sustentar los gastos con

comprobantes de pagos establecidos por la SUNAT, emitido conforme a las normas

vigentes como: razón social de SENASA, dirección fiscal de Sede Central o Dirección

Ejecutiva Correspondiente, con RUC N° 20131373075 y PRODESA RUC

N° 20414251561. Estos no deben de contener borrones y enmendaduras.

b) La rendición se realiza a través del sistema SIGA en un plazo máximo 48 horas (02

días hábiles) de haberse solicitado los fondos de caja, donde se consignará meta,

clasificador de gasto, generando el Formato de Rendición - SIGA, el mismo, que se

aprueba vía sistema; con todos los documentos que sustentan los gastos. El usuario

lleva todos los documentos al área de Control Previo para su revisión y trámite

correspondiente.

c) Los gastos por concepto de combustible deberán consignar el número de la placa

única de rodaje del respectivo vehículo.

d) En las Direcciones Ejecutivas, se atenderá el pago de servicios básicos de las

oficinas o sedes cuya ubicación se encuentre en zonas distantes de la sede de la

Dirección Ejecutiva CTDs, por importes menores a cien (100.00) soles.

e) Sólo en casos excepcionales que no sea posible obtener comprobantes de pago

establecidos por SUNAT se aceptará una Declaración Jurada con sustento del gasto,

que en ningún caso debe ser superior al 2.5% de la UIT vigente, debidamente

sustentada.

f) Las Boletas de Venta emitidos según normas de la SUNAT, únicamente serán

aceptados como gastos con operaciones de proveedores sujetos al RUS, Régimen

Único Simplificado.

g) Cada Comprobante de Pago debe contener en el anverso el visado del jefe

inmediato, del Director General del usuario en señal de conformidad, y del

Especialista del Área de Control Previo como revisor.


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Al reverso del C/P, el usuario consigna la justificación del gasto, indicando el ¿por

qué? y ¿para qué?, nombre, DNI y firma del responsable del gasto. Teniendo cuidado

que los sellos y firmas no borren las cantidades ni el detalle del gasto.

El Director General de Administración, visa el formato de rendición del gasto y remite

al Área Tesorería.

h) Los funcionarios y/o servidores que aprueban vía sistema, los comprobantes de pago

que sustenta el gasto asumen la responsabilidad de la autorización del gasto,

debiendo tener en cuenta los criterios de transparencia y economía, así como

observar las disposiciones vigentes sobre racionalidad y austeridad del gasto.

i) En la Rendición de cuenta documentada no está permitido presentar comprobantes

de pago y otros documentos adulterados caso contrario se considera como delito

contra la fe pública, falsificación de documentos en general y se aplicará lo

establecido en el art. 427° falsificación de documentos del Código Penal, aprobado

con el Decreto Legislativo No 635.

j) El Cajero, revisa el expediente de rendición de gasto - comprobantes de pagos y

otros documentos que acrediten el uso del fondo asignado y de encontrarlo conforme

la rendición de cuentas, procede a los registros en el sistema correspondientes y

colocar el sello de pagado a los documentos de gastos.

k) En caso de las Unidades Orgánicas se vieran precisadas a cubrir el costo de bienes

y servicios requeridos para realizar una actividad, sin que hubiere sido posible

solicitar con antelación el dinero de Caja Chica, será factible reembolsar

excepcionalmente el costo de dichos gastos. Para tal efecto, el titular de la Unidad

orgánica que realizó el gasto, debe solicitar a la Oficina de Administración, el

reembolso del gasto incurrido, dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábiles de

realizado el gasto, adjuntando para dicho fin la rendición de cuentas y documentos

originales vía sistema, sin que ello exima del cumplimiento de las demás

disposiciones del presente procedimiento.

l) Los gastos incurridos por el usuario deben ser reales, razonables, coherentes y

proporcionales, debiendo guardar relación al periodo y ubicación geográfica donde

se realiza la labor de cumplimiento de sus funciones.

m) Cuando el gasto no se realice, el usuario es responsable de devolver el dinero en un

plazo no mayor a 24 horas y/o 01 día hábil.


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n) De existir devolución de menor gasto, el usuario tiene la obligación de devolver dicho

importe al responsable del fondo.

5.9. LIQUIDACIÓN DE LA CAJA CHICA

a) Los responsables únicos de su administración del Fondo de Caja Chica al término

del Año Fiscal deberán liquidar las mismas, en el mes de diciembre de cada año, de

acuerdo con el procedimiento y en la fecha que disponga la Oficina General de

Administración.

b) La liquidación de la Caja Chica se efectuará al cierre del correspondiente año fiscal,

la misma que asumirá cualquier gasto excepcional y urgente que puedan tener las

Unidades Orgánicas del SENASA.

c) Los saldos no utilizados al momento de la liquidación de los fondos de Caja Chica

serán revertidos al Tesoro Público mediante papeleta T-6 depositado en el Banco de

la Nación, detallando la específica del gasto que corresponda; dicho recibo de caja

deberá adjuntarse al expediente de liquidación de la Caja Chica.

5.10. OTRAS DISPOSICIONES

a) En el caso de pérdida o sustracción parcial o total del fondo de Caja Chica, el

responsable de la administración del Fondo deberá presentar de manera inmediata

la denuncia ante la Comisaria de la Policía Nacional del Perú, dando cuenta de los

hechos de manera simultánea a la Oficina General de Administración en la Sede

Central o al director Ejecutivo en las Direcciones Ejecutivas.

Acto seguido, el responsable de la administración del Fondo presenta un informe

detallado de los hechos, adjuntando el parte policial, documento que es remitido a la

Unidad de Logística, para efectos del trámite del siniestro ante el seguro,

independientemente de la investigación administrativa. La omisión de este

procedimiento determina que el responsable de la administración del Fondo de Caja

Chica responda íntegramente por dichos fondos.

b) Excepcionalmente se destina el pago de viáticos por comisiones de servicio al Jefe

Nacional, jefe de PRODESA, Directores Generales, autorizados por el Director

General de la Oficina de Administración.

c) Las Unidades Orgánicas del SENASA, son responsables de programar y solicitar

adecuadamente sus requerimientos de adquisición de bienes y servicios ante la


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Unidad de Logística, a fin de evitar la generación de gastos por adquisición de bienes

y servicios programables con cargo al fondo de Caja Chica.

d) La Unidad de Logística es responsable de mantener un stock suficiente de bienes en

almacén, así como de brindar servicios a los órganos y unidades orgánicas de

manera oportuna, conforme a la programación de necesidades en el PAC

previamente aprobado, lo que coadyuvará a la optimización del uso de los recursos

del fondo de Caja Chica.

e) Situaciones no previstas en el presente procedimiento serán puestas a consideración

del Director General de la Oficina de Administración, para su autorización de

considerarlo pertinente.

f) En caso de Emergencia Declarada por el Gobierno, mediante norma administrativa,

el Director General de la Oficina de Administración, podrá aprobar disposiciones

específicas que complemente la presente norma, con la finalidad de garantizar la

operatividad y atender las acciones urgentes que se presenten.

g) Con la aprobación del presente documento se establece las actualizaciones en los

sistemas SIGA

6. REGISTROS.

a) Formato Vale Provisional del Fondo de Caja Chica.

b) Formato de Rendición de Vale Provisional

c) Formato de Rendición del Fondo de Caja Chica

7. ANEXO.

Tarifario de Movilidad Local (Ida-Vuelta).


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a) Formato Vale provisional del Fondo de Caja chica


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b) Formato de Rendición Vale Provisional


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c) Formato de Rendición del Fondo de Caja Chica

Nro. RENDICION 24003 FONDO CAJA CHICA SEDE CENTRAL FTE.FTO R.D.R. REGISTRO

CONCEPTO RENDICION DE CAJA CHICA N°02-2020-SEDE CENTRAL MINAGRI-SENASA-OAD T.C. 3.4010

REG. FECHA TIPO DOCUMENTO NOMBRE / RAZON SOCIAL MONTO PARTIDA COMPONENTE

00525

28/01/2020

FAC

F001 0000000023

TURISMO INVERSIONES CESAR S.C.R.LTDA

115.00

2.3. 2

50001

00526 27/01/2020 FAC 0003 00000001190 CARLOS ENRRIQUE VIEYRA SANCHEZ 23.00 2.3. 2 50001

00527 28/01/2020 FAC 0001 00000000175 RESTAURANT E & R E.I.R.L 80.00 2.3. 2 50001

00528 28/01/2020 FAC 0001 00000000184 EDUARDO EL BRUJO SOC. ALARCON SRL 49.00 2.3. 2 50001

00529 28/01/2020 D/J 0000 00000000000 GUTARRA GARCIA VILMA AURORA 133.33 2.3. 2 50001

00637 05/02/2020 FAC F002 0000000086 INVERSIONES CASTILLO LAZO S.R.L. 160.00 2.3. 2 50013

00638 05/02/2020 FAC 0002 00000000861 INVERSIONES CASTILLO LAZO S.R.L. 36.50 2.3. 2 50013

00639 05/02/2020 FAC 0001 00000013025 EMPRESA TURISMO NEW CAB SERVICE GESTION C 80.00 2.3. 2 50013

00640 04/02/2020 FAC F352 0000012720 LINEA AMARILLA S.A.C. 5.20 2.3. 2 50013

00641 05/02/2020 D/J 0000 00000000000 PINEDA CORONEL OSCAR JOSE 14.80 2.3. 2 50013

00741 07/02/2020 TIK F001 0000000149 SABOYA TORREJON YVONE GRACIELA 97.00 2.3. 2 50000

00742 07/02/2020 BOL 0001 00000000406 LA HAMACA DE LA VACA S.A.C. 31.67 2.3. 2 50000

00743 08/02/2020 TIK FE05 0000000001 NETWORK LEADING GROUP HOLDING S.A 30.00 2.3. 2 50000

00744 08/02/2020 FAC F001 0000000087 HOTEL BOCA RATON E.I.R.L. 154.50 2.3. 2 50000

00745 08/02/2020 D/J 0000 00000000000 VIZCARRA CASTILLO GABRIEL AMILCAR 113.33 2.3. 2 50000


00882 05/02/2020 FAC 0006 00000001729 HOTEL RESTAURANT EL TRONCO E.I.R.L. 18.00 2.3. 2 50000

00883 05/02/2020 BOL 0003 00000000270 LOPEZ ALAYO JORGE ELIAS 7.00 2.3. 2 50000

00884 05/02/2020 D/J 0000 00000000000 DE LA CRUZ LEZCANO CESAR AUGUSTO 38.40 2.3. 2 50000

00885 03/02/2020 FAC F001 0000000023 TURISMO INVERSIONES CESAR S.C.R.LTDA 202.50 2.3. 2 50000

00886 03/02/2020 TIK F001 0000000020 EDUARDO EL BRUJO SOC. ALARCON SRL 63.00 2.3. 2 50000

00887 02/02/2020 FAC 0001 00000005124 NORVERTO DOMINGUEZ RIOS CREMOLADERIA RE 57.00 2.3. 2 50000

00888 03/02/2020 BOL 0001 00000000111 TAXI REMISSE EXCLUSIVO 25.00 2.3. 2 50000

00889 02/02/2020 FAC 0001 00000000029 ZABDI TAXI 25.00 2.3. 2 50000


01204 22/02/2020 FAC F004 0000000017 GAEA TRADING SAC 14.73 2.3. 2 50030

01205 22/02/2020 FAC F100 0000000017 RINCON DE VALLEJO EN CABALLOS DE PASO EIRL 120.60 2.3. 2 50030

01206 22/02/2020 FAC FA03 0000000114 AWQA HOTELES S.A.C. 150.00 2.3. 2 50030

01207 22/02/2020 D/J 0000 00000000000 MARTINEZ BERMUDEZ EVA LUZ 90.00 2.3. 2 50030

01237 02/01/2020 FAC 0001 00000000219 TRABUCCO ZEBALLOS ALESSANDRA-UN CEBICHIT 56.00 2.3. 2 50013

01238 03/01/2020 TIK F001 0000000004 CEFERINO RISTORANTE KASUE SAC 67.67 2.3. 2 50013

01239 02/01/2020 TIK F001 0000000004 CEFERINO RISTORANTE KASUE SAC 51.00 2.3. 2 50013

VAN... 2,264.23


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Anexo1: Tarifario de Movilidad Local (Ida-Vuelta).

PROCEDIMIENTO: PARA LA APERTURA, EJECUCIÓN Y Revisión ...

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