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CAPUFE

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CPFM - 01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES

OBJETIVO

Implantar las acciones necesarias que deberán llevar a cabo la áreas de recursos materiales,

así como todos los resguardatarios de vehículos oficiales, a efecto de mantener dichos bienes,

en óptimas condiciones de uso mediante mantenimiento preventivo y correctivo.

CAPUFE

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CPFM - 01


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES VEHICULARES

POLÍTICAS

1. En las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, la autorización de las

órdenes de mantenimiento mediante las cuales se solicita a las agencias o talleres mecánicos,

la reparación de los vehículos, la firmará en ausencia del Subdelegado, Subgerente de

Administración o Subgerente de Administración de la Planta de Pinturas y Emulsiones, el

servidor público que designe el titular de cada área.

2. Los formatos que se utilizaran para efectos de este procedimiento, serán exclusivamente los

considerados para en las “Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de

Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos”.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE UNIDADES VEHICULARES

CAPUFE

Gerencia de Innovación Gubernamental

CLAVE: 03 TITULO:

FECHA: 18 ABRIL 2006

PAG. 1 DE 4UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Adquisiciones / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo. Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo

1. Elabora estudio, con base en información histórica del mantenimiento y gasto por este concepto, determina los requerimientos por centro de costos, para efectos de solicitar presupuesto para esta partida. Ver procedimiento para la integración del anteproyecto de presupuesto – Manual De Finanzas.

2. Distribuye, al recibirlo, el presupuesto de la partida de mantenimiento para cada

centro de costo, según corresponda, en SIAC (transacción FMBB). 3. Elabora solicitud de pedido de bienes o servicios para la contratación del servicio,

en SIAC (Transacción ME51N), estableciendo para cada centro de costos, el techo presupuestal que le corresponde para esta partida.

4. Lleva a cabo el procedimiento de adquisición del servicio.

Ver Manual de Procedimientos de Adquisiciones 5. Determina si el vehículo requiere servicio de mantenimiento o reparación

¿Qué tipo de servicio requiere el vehículo? Servicio de Mantenimiento

6. Revisa el kilometraje que marca el odómetro del vehículo, coteja contra cuadro de

servicios de mantenimiento y determina el servicio que le corresponde. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.

7. Requisita solicitud de mantenimiento y/o reparación y presenta. Pasa a la actividad 18 Servicio de Reparación

8. Detecta falla en el vehículo oficial asignado, requisita solicitud de mantenimiento

y/o reparación, y presenta. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.

9. Recibe del resguardatario la solicitud, accesa al SIAC (transacción IW32) y verifica

los datos históricos de la unidad con la finalidad de determinar el requerimiento, si se trata de una reclamación y/o, reparación o mantenimiento. ¿Tipo de requerimiento? Reclamación

10. Solicita telefónicamente al resguardatario que entregue el vehículo, para hacer efectiva la garantía de la reparación.

11. Entrega el vehículo para su reparación.

Histórico del mantenimiento y su gasto Presupuesto Solicitud de pedido De bienes o servicios Contrato Solicitud de mantenimiento y/o reparación Solicitud de mantenimiento y/o reparación Solicitud de mantenimiento y/o reparación 21


CAPUFE


CLAVE: 03 TITULO:




Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico

12. Recibe el bien y requiere mediante oficio al taller mecánico, que acuda por el

vehículo para que haga efectiva la garantía de la reparación. 13. Recibe oficio y acude.

14. Conjuntamente con la agencia o taller levanta inventario y entrega la unidad.

15. Recibe el vehículo, procede a repararlo y lo entrega.

16. Recibe el vehículo, verifica inventario y que se haya realizado la reparación

conforme a lo establecido en la garantía, entrega la unidad al resguardatario, archiva documentos en expediente del vehículo.

17. Recibe el vehículo y hace uso del mismo.

Fin

Reparación o mantenimiento 18. Elabora en SIAC (transacción IW32), la orden de mantenimiento capturando la

información del vehículo y centro de costos, e imprime. Nota: La información que accesa al sistema consiste en: - Tipo de servicio (Preventivo o Correctivo) - Centro de Costos - Partida presupuestal

19. Presenta la orden de mantenimiento al titular del área para obtener firma de autorización y solicita al resguardatario que entregue el vehículo.

20. Entrega el vehículo para reparación.

21. Recibe y solicita a la agencia o taller mecánico que acuda por el vehículo a

reparar. 22. Acude, levanta inventario de la unidad, recibe orden de mantenimiento, firma

acuse y vehículo, y verifica que la orden coincida con la falla o servicio requerido que presenta el vehículo.

Oficio y garantía Garantía inventario Oficio Inventario, garantía Solicitud de Mtto. y/o reparación, Orden de mantenimiento Orden de mantenimiento Orden de mantenimiento Orden de mantenimiento, Inventario 22


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CLAVE: 03 TITULO:




Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales

Si coincide 23. Realiza el mantenimiento y/o reparación, según lo que describe la orden de

mantenimiento. Pasa a la actividad 24 No coincide

24. Genera un diagnóstico y/o cotización y remite vía fax para su autorización. Nota: Envía cotización con diagnóstico en caso de que el servicio que se requiere hacer a la unidad, no esté considerado el en contrato de licitación.

25. Recibe, verifica el tipo de servicio contra el contrato derivado de la licitación del servicio, evalúa y autoriza telefónicamente de acuerdo a los lineamientos establecidos al respecto. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos

26. Realiza el mantenimiento y/o reparación, según orden de mantenimiento y/o lo

autorizado del diagnóstico o cotización. 27. Entrega el vehículo una vez terminado el trabajo, con orden de salida de la

agencia o taller. 28. Recibe el vehículo y orden de salida, revisa que se haya realizado el

mantenimiento o reparación de acuerdo a la orden de mantenimiento o diagnóstico autorizado, verifica contra inventario, realiza pruebas y verifica si continúa la falla.

Si continúa la falla

29. Regresa el vehículo y orden de salida, solicitando se realice correctamente el mantenimiento o reparación. Regresa a la actividad 19 No continúa la falla

30. Verifica que la unidad se encuentre de acuerdo al inventario, firma de conformidad en la orden de salida de la Agencia o Taller y entrega el vehículo al resguardatario.

31. Recibe la unidad y hace uso de la misma.

32. Presenta factura acompañada de la orden de servicio o diagnóstico autorizado,

copia del inventario y de la orden de salida firmadas de aceptación. Nota: La documentación soporte consiste en: - Orden de mantenimiento - Diagnóstico - Orden de Salida

33. Recibe factura con la documentación soporte, coteja la factura contra la orden de servicio o diagnóstico autorizado, el costo aplicado y las refacciones incluidas, verificando que sea correcta de acuerdo con el contrato de licitación del servicio (propuesta económica). Nota: Los datos de los costos se consultan en la propuesta económica del proveedor correspondiente.

Orden de mantenimiento Inventario Diagnóstico cotización Diagnóstico, cotización Diagnóstico, cotización Orden de salida Orden de salida Orden de mantenimiento o Diagnóstico y cotización Orden de salida Orden de salida Inventario Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte 23


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CLAVE: 03 TITULO:




Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Agencia o Taller mecánico Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales

No es correcta 34. Entrega al proveedor para el ajuste correspondiente.

35. Recibe la factura con documentación soporte, realiza el ajuste y presenta

nuevamente para revisión y autorización. Regresa a la actividad 29. Si es correcta

36. Accesa al SIAC (Transacción ML81N) y acepta el servicio realizado por la agencia o taller, genera número de aceptación.

37. Obtiene la firma de autorización del responsable del área en la factura, le anota el número de la aceptación del servicio, fotocopia y entrega el documento original con la documentación soporte a la agencia o taller.

38. Recibe y tramita para pago.

Ver procedimiento de cuentas por pagar – Manual de Finanzas 39. Archiva copia de factura y documentación soporte, en el expediente del vehículo.

40. Accesa al SIAC (Transacción IW32), realiza cierre técnico a la orden de

mantenimiento, integrando costo de mantenimiento o reparación. 41. Verifica vía SIAC (Transacción KO88), que contabilidad haya realizado liquidación

de gastos.

Termina Procedimiento

Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte Factura y documentación soporte

24

Titulo

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES

VEHICULARES

Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2005

Página 1 de 6

Área:

SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL

INICIO

SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

SUBGERENCIA DE ADQUISICIONESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

HISTÓRICO DEL MTTO. Y SU GTO.

1

ELABORA ESTUDIO, CON BASE EN INFORMACIÓN HISTÓRICA DEL MANTENIMIENTO Y SU GASTO,

DETERMINA REQUERIMIENTOS POR CENTRO DE COSTOS Y SOLICITA

PRESUPUESTO

RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO

VER PROCEDIMIENTO PARA INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO

DE PRESUPUESTO “MANUAL DE FINANZAS”

PRESUPUESTO

2

DISTRIBUYE EL PRESUPUESTO PARA LA PARTIDA DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS POR CENTRO DE COSTOS

EN SIAC (TRANSACCIÓN FMBB)

CONTRATO

VER MANUAL DE ADQUISICIONES

SOLICITUD DE MTTO. Y/O REPARACIÓN

8

DETECTA FALLA EN EL VEHÍCULO OFICIAL ASIGNADO, REQUISITA

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN, Y PRESENTA

A

SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS

3

ELABORA SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA

CONTRATACIÓN DEL SERVICIO EN SIAC (TRANSACCIÓN ME51N)

VER BASES GENERALES PARA LA

ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y

MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

PROPIEDAD DEL CAPUFE

SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSOLICITUD DE PEDIDO

DE BIENES Y SERVICIOS

4

LLEVA A CABO EL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO Y

ENTREGA CONTRATO A LA SUBGERENCIA DE TRANSPORTES

25

¿QUÉ TIPO DE SERVICIO REQUIERE

EL VEHÍCULO?

SERVICIO DE MANTENIMIENTO

5

DETERMINA SI EL VEHÍCULO REQUIERE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO O REPARACIÓN

SERVICIO DE REPARACIÓN

6

REVISA EL KILOMETRAJE QUE MARCA EL ODÓMETRO, COTEJA CONTRA CUADRO DE SERV. DE MTTO. Y DETERMINA EL SERV. QUE LE

CORRESPONDE


7

REQUISITA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN Y

PRESENTA

1

INVENTARIO

GARANTÍA

OFICIO

INVENTARIO

A


9

RECIBE SOLICITUD, VERIFICA DATOS HISTÓRICOS EN SIAC (TRANSACCIÓN

IW32) Y DETERMINA TIPO DE REQUERIMIENTO

Titulo


VEHICULARES

Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2005

Página 2 de 6

Área:


SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO

AGENCIA O TALLER MECÁNICO

¿TIPO DE REQUERIMIENTO?

12

RECIBE Y REQUIERE MEDIANTE OFICIO A LA AGENCIA O TALLER MECÁNICO QUE ACUDA POR EL

VEHÍCULO, PARA QUE HAGA EFECTIVA LA GARANTÍA.

REPARACIÓN

RECLAMACIÓN

10

SOLICITA TELEFÓNICAMENTE AL RESGUARDATARIO QUE ENTREGUE EL VEHÍCULO, PARA HACER EFECTIVA LA

GARANTÍA11

ENTREGA EL VEHÍCULO PARA REPARACIÓN

OFICIO

15

RECIBE EL VEHÍCULO, LO REPARA Y ENTREGA

GARANTÍA

16

RECIBE EL VEHÍCULO, VERIFICA INVENTARIO Y QUE SE HAYA REALIZADO LA REPARACIÓN,

ENTREGA AL RESGUARDATARIO, ARCHIVA DOCUMENTACIÓN

17

RECIBE EL VEHÍCULO Y HACE USO DEL MISMO

FIN

B

OFICIO

13

RECIBE Y ACUDE

GARANTÍA

14

CONJUNTAMENTE CON LA AGENCIA O TALLER LEVANTA INVENTARIO Y

ENTREGA LA UNIDAD

26

INVENTARIO

ORDEN DE MANTENIMIENTO



B

Titulo


VEHICULARES

Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2005

Página 3 de 6

Área:


SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO



18

ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN IW32) LA ORDEN DE

MANTENIMIENTO, CAPTURANDO LA INFORMACIÓN DEL VEHÍCULO Y CENTRO DE COSTOS, E IMPRIME


19

PRESENTA LA ORDEN DE MANTENIMIENTO AL TITULAR LES ÁREA, OBTIENE FIRMA Y SOLICITA

TELEFÓNICAMENTEAL RESGUARDATARIO, QUE ENTREGUE EL VEHÍCULO

21

RECIBE Y SOLICITA TELEFÓNICAMENTE A LA AGENCIA O TALLER MECÁNICO, QUE ACUDA POR

EL VEHÍCULO

20

ENTREGA EL VEHÍCULO PARA REPARACIÓN

22

ACUDE, LEVANTA INVENTARIO CONJUNTAMENTE CON PERSONAL DE TRANSPORTES, RECIBE VEHÍCULO Y ORDEN DE MANTENIMIENTO, FIRMA ACUSE Y VERIFICA QUE COINCIDA

CON LA FALLA O SERVICIO REQUERIDO DEL VEHÍCULO

¿COINCIDE LA REPARACIÓN?

SI NO


23

REALIZA EL MANTENIMIENTO O REPARACIÓN, SEGÚN LA ORDEN DE

SERVICIO

C

2

3

NOTA: LA INFORMACIÓN QUE ACCESA AL SISTEMA CONSISTE EN:- TIPO DE SERVICIO (PREVENTIVO O CORRECTIVO)- CENTRO DE COSTOS- PARTIDA PRESUPEUSTAL

27

1

INVENTARIO

DIAGNÓSTICO O COTIZACIÓN


ORDEN DE SALIDA

ORDEN DE SALIDA

DIAGNÓSTICO Y/O COTIZACIÓN

C

Titulo


VEHICULARES

Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2005

Página 4 de 6

Área:


AGENCIA O TALLER MECÁNICO SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO


24

GENERA DIAGNÓSTICO Y/O COTIZACIÓN, Y REMITE VÍA FAX

NOTA: ENVÍA COTIZACIÓN CON DIAGNÓSTICO EN CASO DE NO ESTAR INCLUIDO LA REPARACIÓN EN EL CONTRATO DE LICITACIÓN EL SERVICIO

DIAGNÓSTICO Y/O COTIZACIÓN

25

RECIBE, VERIFICA EL TIPO DE SERVICIO CONTRA CONTRATO,

EVALÚA Y AUTORIZA TELEFÓNICAMENTE DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS

VER BASES GENERALES PARA LA

ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y

MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

PROPIEDAD DE CAPUFE

26

REALIZA EL MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE ACUERDO A

AUTORIZACIÓN

27

ENTREGA EL VEHÍCULO CON ORDEN DE SALIDA DE LA AGENCIA O TALLER

28

RECIBE, REVISA QUE EL TRABAJO REALIZADO SEA DE ACUERDO A LA

ORDEN O AUTORIZACIÓN, VERIFICA CONTRA INVENTARIO, REALIZA

PRUEBAS Y VERIFICA SI CONTINÚA LA FALLA

ORDEN DE SALIDA

29

REGRESA EL VEHÍCULO Y ORDEN DE SALIDA, SOLICITANDO SE REALICE

CORRECTAMENTE EL MANTENIMIENTO O REPARACIÓN

¿CONTINÚA LA FALLA?

SI NO

3

ORDEN DE SALIDA

30

VERIFICA QUE LA UNIDAD SE ENCUENTRE DE ACUERDO A

INVENTARIO, FIRMA DE CONFORMIDAD LA ORDEN DE SALIDA

Y ENTREGA EL VEHÍCULO 31

RECIBE LA UNIDAD Y HACE USO DE LA MISMA

D

28

2

D

Titulo


VEHICULARES

Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2005

Página 5 de 6

Área:




DOCUMENTACIÓN SOPORTE

FACTURA

33

RECIBE, COTEJA FACTURA CONTRA ORDEN DE MANTENIMIENTO O

DIAGNÓSTICO AUTORIZADO, COSTO Y REFACCIONES, VERIFICANDO QUE

SEA CORRECTO DE ACUERDO A CONTRATO

NOTA: LOS DATOS DE LOS COSTOS SE CONSULTAN EN LA PROPUESTA ECONÓMICA DEL PROVEEDOR CORRESPONDIENTE AL PROCESO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO

¿ES CORRECTA LA FACTURA?

SINO


FACTURA

34

ENTREGA AL PROVEEDOR PARA EL AJUSTE CORRESPONDIENTE


ORDEN DE SALIDA

32

PRESENTA FACTURA ACOMPAÑADA DE LA ORDEN DE MANTENIMIENTO O

DIAGNÓSTICO, COPIA DEL INVENTARIO Y ORDEN DE SALIDA


FACTURA

35

RECIBE LA FACTURA CON DOCUMENTACIÓN, REALIZA AJUSTE Y

PRESENTA NUEVAMENTEE

4

4


FACTURA

36

ACCESA AL SIAC (TRANSACCIÓN ML81N) Y ACEPTA EL SERVICIO

REALIZADO, GENERANDO NÚMERO DE ACEPTACIÓN

29

NOTA: LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE CONSISTE EN: - ORDEN DE MANTENIMIENTO- DIAGNÓSTICO- ORDEN DE SALIDA


E

Titulo


VEHICULARES

Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2005

Página 6 de 6

Área:




40

ACCESA AL SIAC (TRANSACCIÓN ML81N), REALIZA CIERRE TÉCNICO A

LA ORDEN DE MANTENIMIENTO, INTEGRANDO COSTO DEL

MANTENIMIENTO O REPARACIÓN.

FACTURA

37

OBTIENE FIRMA DE AUTORIZACIÓN EN LA FACTURA, LE ANOTA EL

NÚMERO DE HOJA DE ENTRADA, FOTOCOPIA Y ENTREGA ORIGINAL

CON LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE


FACTURA

38

RECIBE Y TRAMITA PARA PAGO


FACTURA

39

ARCHIVA COPIA DE LA FACTURA Y DOCUMENTOS SOPORTE EN EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

VER PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR - MANUAL

DE FINANZAS

TERMINA PROCEDIMIENTO

41

VERIFICA VÍA SIAC (TRANSACCIÓN KO88), QUE CONTABILIDAD HAYA

REALIZADO LIQUIDACIÓN DE GASTOS

30

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