Solicitud de Cobertura Médica y Ayuda para el Pago de Costos
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD Y PAGO DE VIATICOS 21-04-2014/V2 Página 1 de 10 LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD Y PAGO DE VIATICOS REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO 01-09-2013/V1 6.2.3 Se ajustaron los nombres de cargos según las modificaciones realizadas en la nueva estructura orgánica.
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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD Y PAGO
DE VIATICOS 21-04-2014/V2
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LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
PARA SOLICITUD Y PAGO DE VIATICOS
REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIÓN
No.
NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
01-09-2013/V1
6.2.3
Se ajustaron los nombres de cargos según
las modificaciones realizadas en la nueva
estructura orgánica.
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1. OBJETIVO
Definir sistemática y ordenadamente las actividades a seguir para la solicitud de viáticos
incluyendo pasajes aéreos, cuando aplique, con el fin de garantizar a los usuarios los
recursos económicos y logísticos para el cumplimiento de comisiones Institucionales.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las unidades administrativas y académicas que
requieran la salida de su personal en comisión o que necesiten recibir visitas
académicas, tendientes al cumplimiento de la misión Institucional.
3. RESPONSABLE
El Vicerrector Administrativo y Financiero es el responsable de hacer cumplir este
procedimiento.
4. DEFINICIONES
4.1 Viáticos: Los viáticos representan un pago al que tienen derecho los empleados
administrativos, docentes, estudiantes y visitantes, por concepto de alimentación,
transporte y hospedaje cuando realicen viajes en misión oficial o actividades
extracurriculares académicas fuera del claustro universitario.
5. POLITICAS
5.1 La liquidación de viáticos se realizará según lo establecido en el Acuerdo de Junta
Directiva vigente, donde se especifican las tarifas autorizadas de acuerdo al nivel
jerárquico del cargo del empleado que los solicita.
5.2 La adquisición de tiquetes aéreos, preferiblemente, se realizará por medios virtuales
y cuando no sea posible hacerlo por este medio, se realizará en las agencias de viaje
autorizadas por la Institución.
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5.3 Las rutas, destinos y fechas de los viajes serán las necesarias para el cumplimiento
del compromiso del pasajero (empleado) con la Institución. No se permitirán
negociaciones de cambios de rutas, destinos, fechas u otro tipo de cambios diferentes
al objeto del viaje.
5.4 Los pasajes aéreos adquiridos deberán ir a nombre del usuario y de ninguna
manera podrán ser transferidos o negociados.
5.5 Las multas, sanciones y penalidades en el tiquete aéreo generadas por datos no
suministrados, errados o incompletos del pasajero, o por incumplimiento, cancelación o
cambios en los itinerarios de vuelo deberán ser asumidas por el pasajero.
5.6 La Tarjeta de crédito Institucional asignada para la compra de tiquetes aéreos, no
podrá utilizarse para compras diferentes a estas.
5.7 Los viáticos liquidados, serán pagados mediante transferencia electrónica a la
cuenta de nómina del empleado solicitante, o a la cuenta bancaria autorizada por el
visitante, según sea el caso.
5.8 Los montos autorizados para la alimentación de los visitantes que se alojen en
hoteles reservados por la institución, serán los fijados por el Vicerrector Administrativo y
Financiero.
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Las solicitudes de viáticos pueden presentarse en dos casos: por traslado de
empleados para cumplir con compromisos institucionales o por cubrimiento de gastos
de viaje de visitantes a la Institución. A continuación se detallan las actividades a seguir
en cada caso:
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6.1 SOLICITUD DE VIATICOS POR TRASLADO DE EMPLEADOS DE LA INSTITUCIÓN.
6.1.1 Solicitud de Viáticos por parte de empleados.
El empleado que necesita los viáticos, con ocho días (8) hábiles de anticipación al viaje,
diligencia la “Solicitud de Viáticos para empleados y visitantes en comisión” en la
que anota sus datos personales completos y el objeto de la comisión. El formato debe
contar con la firma del solicitante, el jefe de la dependencia y llevar anexo una
comunicación escrita, firmada por el Jefe Inmediato, donde se justifique la asistencia al
evento y se manifieste, que dicho evento está contemplado en el plan de acción
Institucional.
En caso de necesitarse trasporte aéreo, se diligencia lo correspondiente al itinerario del
vuelo señalando la fecha, hora y rutas necesarias para el cumplimiento de la comisión.
6.1.2 Liquidación del servicio. El interesado lleva la solicitud al auxiliar de
presupuesto para que liquide los viáticos (inscripción al evento, alojamiento,
alimentación, transporte intermunicipal y transporte terrestre). En caso de necesitarse
transporte aéreo, solicita a la secretaria de rectoría o al empleado responsable de la
compra de tiquetes aéreos, que liquide el valor del tiquete de acuerdo a la fecha, hora y
rutas necesarias para el cumplimiento de la comisión.
Con los valores liquidados, el solicitante se dirige a la oficina de presupuesto a verificar
la disponibilidad presupuestal.
6.1.3 Verificación de la Disponibilidad Presupuestal.
El Auxiliar de Presupuesto recibe la “Solicitud de Viáticos para empleados y
visitantes en comisión” revisa los anexos y procede a verificar la disponibilidad en el
presupuesto de la dependencia solicitante. En caso de que haya disponibilidad, anota el
saldo en el formato y recoge la firma del Jefe de Presupuestos y Costos como
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constancia de la verificación; en caso de no haber disponibilidad en el rubro, hace la
anotación en la casilla de observaciones del formato, para que el Vicerrector
Administrativo y Financiero tome la decisión de aprobar o desaprobar la solicitud.
6.1.4 Aprobación del gasto de viaje.
Una vez verificada la disponibilidad presupuestal, el interesado gestiona la autorización
de la solicitud con el ordenador del gasto, quien verifica los valores liquidados y la
pertinencia de la asistencia al evento, para tomar la decisión. En caso de aprobación,
firma la solicitud como constancia. En caso de desaprobación, anota los motivos del
rechazo en la casilla de Observaciones del formato y termina el proceso.
6.1.5 Trámite del permiso laboral y reporte de la salida a la Coordinación de
Seguridad y Salud en el Trabajo y a la Dirección de desarrollo profesoral.
Con la solicitud de viáticos debidamente aprobada, el solicitante procede a tramitar el
permiso laboral respectivo en la oficina de Gestión Humana diligenciando el “Formato
único para diligencia de Permisos y Comisión”. Seguidamente, reporta la salida de
la institución al Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo, enviando un correo
electrónico institucional, para que este a su vez la reporte a la Administradora de
Riesgos Laborales ARL.
El solicitante debe anexar a la “Solicitud de Viáticos para empleados y visitantes en
comisión”, copia del permiso laboral firmado por el Director de Gestión Humana y del
correo institucional reportando la salida, para que pueda continuar el trámite del pago
del viático.
Nota: Cuando se trata de salidas de docentes de la Institución, exceptuando los
docentes de EAD y virtualidad, el solicitante debe reportarla, vía correo electrónico, al
Director de Gestión Académica para que realice el seguimiento y pida el informe de la
visita. De igual manera, los empleados administrativos deben presentar informe de la
visita al Vicerrector Administrativo y Financiero.
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6.1.6 Compra del Tiquete Aéreo.
El solicitante lleva la “Solicitud de Viáticos para empleados y visitantes en
comisión” a la secretaria de rectoría o al empleado responsable de la compra de
tiquetes aéreos, para que realice la compra. Para esto, verifica la firma del ordenador
del gasto, y los anexos correspondientes (Carta de justificación de la asistencia al
evento, permiso laboral y reportes de la salida a la coordinación de seguridad y salud en
el trabajo y/o Director de Desarrollo Profesoral, cuando aplique) y procede a realizar la
compra del tiquete aéreo, en las rutas, fechas y horas establecidas. La compra se
realiza haciendo uso de la tarjeta de crédito Institucional.
El empleado responsable de la compra de tiquetes aéreos, una vez efectuada esta,
envía al solicitante vía correo electrónico institucional, la información con el itinerario del
vuelo.
Seguidamente, anexa la factura de compra del tiquete a los demás soportes y envía el
paquete a la oficina financiera para iniciar el proceso de pago de acuerdo a lo
establecido en el “Procedimiento de pagos”.
6.1.7 Pago de los viáticos.
El pago de los viáticos se efectúa según la programación de pagos de la oficina
financiera y después de realizase la respectiva Ejecución presupuestal y Contabilización
de la cuenta, mediante una transferencia electrónica que realiza el auxiliar de pagos a la
cuenta de nómina del empleado.
6.1.8 Información del pago.
El auxiliar financiero informa al beneficiario del viático mediante un correo electrónico,
sobre el pago del viático especificando el valor liquidado por cada concepto y la cuenta
bancaria a la que se le hizo la transferencia electrónica.
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6.2 SOLICITUD DE VIATICOS PARA VISITANTES A LA INSTITUCIÓN.
6.2.1 Solicitud de Viáticos: La gestión de los viáticos para visitantes a la institución, la
realiza la secretaria de la dependencia respectiva, diligenciando en el formato
“Solicitud de Viáticos para empleados y visitantes en comisión” los datos
completos del visitante, el objeto de la comisión y el itinerario del vuelo, cuando aplique.
Se manejarán los siguientes tiempos:
TIPO DE VISITA FECHA DE SOLICITUD
Visita de Docentes de Educación Continuada y
Posgrados, en temporada ordinaria.
Ocho (8) días hábiles de anticipación.
Visita de Docentes de Educación continuada y
posgrado en temporada alta. (vacaciones de
junio-julio, noviembre-diciembre-enero y semana
santa),
Dos (2) meses de anticipación.
Visitas de conferencistas, y otros invitados Un (1) mes de anticipación.
El formato debe contar con la firma del Jefe de la Dependencia, y llevar anexo el
presupuesto del evento o la programación de las clases, debidamente aprobados.
6.2.2 Liquidación del servicio: La secretaria de la dependencia lleva la solicitud al
auxiliar de presupuesto para que liquide los viáticos de acuerdo a lo requerido,
(alojamiento, alimentación, transporte intermunicipal y transporte terrestre). En caso de
necesitarse transporte aéreo, solicita a la secretaria de rectoría o al empleado
responsable de la compra de tiquetes aéreos, que liquide el valor del tiquete de acuerdo
a la fecha, hora y rutas necesarias para el cumplimiento de la comisión.
Con los valores liquidados, la secretaria de la dependencia, se dirige a la oficina de
presupuesto a verificar la disponibilidad presupuestal.
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6.2.3 Verificación de la Disponibilidad Presupuestal.
El Jefe de Presupuestos y Costos recibe la “Solicitud de Viáticos para empleados y
visitantes en comisión” revisa que tenga anexo el presupuesto del evento o la
programación de las clases debidamente aprobados y procede a verificar la
disponibilidad en el presupuesto de la dependencia solicitante. En caso de que haya
disponibilidad, anota el saldo en el formato y lo firma como constancia de la revisión; en
caso de no haber disponibilidad en el rubro, hace la anotación en la casilla de
observaciones del formato, para que el Vicerrector Administrativo y Financiero tome la
decisión de aprobar o desaprobar la solicitud.
6.2.4 Aprobación del gasto de viaje.
Una vez verificada la disponibilidad presupuestal, la secretaria de la dependencia
gestiona la autorización de la solicitud ante el ordenador del gasto, quien verifica los
valores liquidados y la pertinencia de la visita, para tomar la decisión. En caso de
aprobación, el ordenador del gasto firma la solicitud como constancia. En caso de
desaprobación, anota los motivos del rechazo en la casilla de Observaciones del
formato y termina el proceso.
6.2.5 Compra del Tiquete Aéreo.
La secretaria de la dependencia lleva la “Solicitud de Viáticos para empleados y
visitantes en comisión” a la secretaria de rectoría o al empleado responsable de la
compra de tiquetes aéreos, quien verifica la firma del ordenador del gasto, y los anexos
correspondientes (presupuesto del evento o programación de las clases debidamente
aprobados) y procede a realizar la compra del tiquete aéreo en las rutas, fechas, y
horas establecidas, cuidando escoger las mejores tarifas para la institución.
La compra la hace utilizando una tarjeta de crédito Institucional destinada para este fin.
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Una vez efectuada la compra del tiquete, el asistente de rectoría envía al visitante vía
correo electrónico, la información con el itinerario del vuelo.
Seguidamente, anexa la factura de compra del tiquete a los demás soportes y envía el
paquete a la oficina financiera para iniciar el proceso de pago de acuerdo a lo
establecido en el “Procedimiento de pagos”.
6.2.6 Pago de los viáticos.
El pago de los viáticos se efectúa según la programación de pagos de la oficina
financiera y después de realizase la respectiva Ejecución presupuestal y Contabilización
de la cuenta, mediante una transferencia electrónica que realiza el auxiliar de pagos a la
cuenta bancaria autorizada por el visitante.
6.2.7 Información del pago.
El auxiliar financiero informa al beneficiario del viático mediante un correo electrónico,
sobre el pago del viático especificando el valor liquidado por cada concepto y la cuenta
bancaria a la que se le hizo la transferencia electrónica.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Procedimiento de Contabilización
Procedimiento de pagos
8. REGISTROS
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Nombre Camilo Guerrero Buelvas Piedad Martínez Carazo
Cargo Vicerrector Administrativo y Financiero Rectora
Firma Original Firmado Original Firmado
