PROCEDIMIENTO Recepción y Radicación de Proyectos · Banco de Proyectos, diligenciando la fecha,...
3
PROCEDIMIENTO Recepción y Radicación de Proyectos Código:GP-PR-001 Versión: 1 Fecha: 25/06/2008 Página 1 de 3 Elaboro: Reviso: Aprobó: Denis Licona Alberto Escolar Comité de Calidad, M y MECI 1. Objetivo: Recepcionar los proyectos que ingresan a la Corporación, para efectos de radicación, clasificación, facilitando con el recurso humano, las herramientas necesarias de planificación y gestión, mediante la formulación y evaluación en los programas y proyectos de Inversión. 2. Alcance: Clasificación y organización de los proyectos de inversión, teniendo en cuenta los lineamientos contemplados en el Plan de Acción Trienal y de igual manera acatando las directrices de orden nacional. 3. Términos y Referencias: No Aplica 4. Procedimiento: ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Requisito Legal RESPONSABLE REGISTRO 1 Radicación en recepción El Técnico Administrativo (recepcionista) radica de acuerdo con el procedimiento “GA-PR-001 Recepción y distribución de documentos” No Aplica Técnico Administrativo (Recepcionista) Libro de Corresponde ncia 2 Recepción y revisión de Proyectos en la Oficina de Banco de Proyectos Los proyectos son recibidos en la Gerencia de Planeacion para que el profesional de Banco de Proyectos revise si cumple con los requisitos mínimos exigidos. En caso afirmativo el proyecto es radicado, de lo contrario se devolverá al proponente o quedara por sentada la observación. No Aplica Profesional Universitario Codificación y Fecha 3 Radicación del Proyecto en la oficina de banco de proyectos El Profesional Universitario o el Técnico Operativo coloca el sello especial para la radicación en el Banco de Proyectos, diligenciando la fecha, la hora, asunto, anexos, servidor que lo recibió y el código interno. Este código se encuentra integrado por el código del municipio, el número del consecutivo y el año. Ej: 520-012-08 520: Código del Mpio (Palmar de Varela) 012: Número de consecutivo (Proyecto No.12) que ingresa al BP Cuando el proyecto incluye más de un Mpio se coloca el código del Dpto. 08 año de radicación. No Aplica Técnico Operativo / Profesional Universitario Sello en el proyecto
Transcript of PROCEDIMIENTO Recepción y Radicación de Proyectos · Banco de Proyectos, diligenciando la fecha,...
PROCEDIMIENTO Recepción y Radicación de
Proyectos Código:GP-PR-001 Versión: 1 Fecha: 25/06/2008
Página 1 de 3 Elaboro: Reviso: Aprobó: Denis Licona Alberto Escolar Comité de Calidad, M y MECI
1. Objetivo: Recepcionar los proyectos que ingresan a la Corporación, para efectos de radicación, clasificación, facilitando con el recurso humano, las herramientas necesarias de planificación y gestión, mediante la formulación y evaluación en los programas y proyectos de Inversión. 2. Alcance: Clasificación y organización de los proyectos de inversión, teniendo en cuenta los lineamientos contemplados en el Plan de Acción Trienal y de igual manera acatando las directrices de orden nacional. 3. Términos y Referencias: No Aplica 4. Procedimiento:
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Requisito Legal RESPONSABLE REGISTRO
1 Radicación en recepción
El Técnico Administrativo (recepcionista) radica de acuerdo con el procedimiento “GA-PR-001 Recepción y distribución de documentos”
No Aplica Técnico
Administrativo (Recepcionista)
Libro de Corresponde
ncia
2
Recepción y revisión de
Proyectos en la Oficina de Banco de Proyectos
Los proyectos son recibidos en la Gerencia de Planeacion para que el profesional de Banco de Proyectos revise si cumple con los requisitos mínimos exigidos. En caso afirmativo el proyecto es radicado, de lo contrario se devolverá al proponente o quedara por sentada la observación.
No Aplica Profesional Universitario
Codificación y Fecha
3
Radicación del Proyecto en la
oficina de banco de proyectos
El Profesional Universitario o el Técnico Operativo coloca el sello especial para la radicación en el Banco de Proyectos, diligenciando la fecha, la hora, asunto, anexos, servidor que lo recibió y el código interno. Este código se encuentra integrado por el código del municipio, el número del consecutivo y el año. Ej: 520-012-08 520: Código del Mpio (Palmar de Varela) 012: Número de consecutivo (Proyecto No.12) que ingresa al BP Cuando el proyecto incluye más de un Mpio se coloca el código del Dpto. 08 año de radicación.
No Aplica
Técnico Operativo / Profesional
Universitario
Sello en el proyecto
PROCEDIMIENTO Recepción y Radicación de
Proyectos Código:GP-PR-001 Versión: 1 Fecha: 25/06/2008
Página 2 de 3 Elaboro: Reviso: Aprobó: Denis Licona Alberto Escolar Comité de Calidad, M y MECI
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Requisito Legal RESPONSABLE REGISTRO
4 Digitación de los Proyectos
Una vez se ha asignado el código el técnico operativo digita en el computador de banco de proyectos (Planeaciòn 04), información sobre proyectos. Esta digitación se realiza en una hoja de Excel que contiene: No. de ítem, código de clasificación, fecha de radicación, ubicación del proyecto en el archivo (No de archivador, división y cantidad de fólderes), tipo de presentación del proyecto (medio físico, No. de folios, CD, planos y mapas) Nombre del proyecto, objeto del proyecto, valor del proyecto, sector, Municipio, entidad que lo presenta, Programa/proyecto PAT, prestamos de los proyectos: (dependencia que lo solicita, funcionario que lo solicita, fecha de entrega, fecha de devolución, observaciones).
No Aplica Técnico Operativo
Formato de inventario Banco de Proyectos
5 Viabilización del proyecto
El Grupo de Banco de Proyectos revisa los siguientes aspectos: -Que el proyecto se encuentre presentado correctamente en la metodología general ajustada, MGA. -Que el proyecto se encuentre enmarcado dentro de los desafíos y programas del Plan de Acción Trienal PAT, como también con el plan de desarrollo departamental, el plan nacional de desarrollo, el plan de gestión ambiental regional PGAR y los planes de ordenamiento de cuencas POMCA. -Que el proyecto afecte el resultado de los indicadores establecidos en el Plan de Acción Trienal PAT. -Confirmar que existan saldos disponibles en la ejecución presupuestal de gastos de inversión para el posible financiamiento del proyecto. -Se diligencia la información adicional contenida en la lista de chequeo
Resolución
Grupo de Banco de Proyecto / Profesionales seleccionados
Lista de chequeo
para evaluación
de proyectos
PROCEDIMIENTO Recepción y Radicación de
Proyectos Código:GP-PR-001 Versión: 1 Fecha: 25/06/2008
Página 3 de 3 Elaboro: Reviso: Aprobó: Denis Licona Alberto Escolar Comité de Calidad, M y MECI
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Requisito Legal RESPONSABLE REGISTRO
6 Identificación de indicadores
El Profesional Universitario identifica los indicadores que son afectados en el Plan de Acción trienal y se describen en el formato de viabilización de proyectos de inversión.
No Aplica Profesional Universitario
Viabilización de proyectos de inversión
7
Revisión y firma de la
viabilización de proyectos
Una vez diligenciado el formato de viabilización de proyectos el Profesional Universitario envía el documento donde el Gerente de Planeacion para su revisión y firma
No Aplica
Profesional Universitario/
Gerente Planeación
Viabilización de proyectos de inversión
firmada
8
Entrega de viabilización de
proyectos de inversión
Una vez firmada la viabilización de proyectos de inversión se entrega una copia de este a la gerencia donde se va a desarrollar el proyecto de acuerdo con la necesidad identificada
No Aplica Técnico
Operativo
Copia de la Viabilización de proyectos de inversión
firmada
9 Publicación de los proyectos viabilizados
Trimestralmente se actualiza la información de los proyectos viabilizados en la pagina Web de la corporación.
No Aplica Técnico
Operativo
Pagina Web de la
corporación
5. Anexos No Aplica 6. Control de Cambios Versión Fecha Descripción del Cambio
