PROCEDIMIENTO TRASLADO DE CARGOS Y GESTIÓN DE …

PROCEDIMIENTO TRASLADO DE CARGOS YGESTIÓN DE GARANTÍAS

Fecha de emisión o actualización: 31/03/2020Código: CI-UGA-P04Versión: 1.2

PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE CARGOS YGESTIÓN DE GARANTÍAS

Código: CI-UGA-P04 Versión: 1.2 Página 2 de 12

Tabla de Contenidos

1. PROPÓSITO........................................................................................................................................3

2. ALCANCE............................................................................................................................................3

3. RESPONSABLES................................................................................................................................3

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS...................................................................................................3

5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS........................................................................................................3

6.1 Traslado de cargos..............................................................................................................................4

6.2 Gestión de garantías de bienes del CI.............................................................................................6

7. DIAGRAMA.......................................................................................................................................10

7.1 Diagrama para el traslado de cargos...............................................................................................10

7.2 Diagrama para la gestión de garantías de bienes del CI..............................................................11

7.3 Diagrama tramitar extensión de garantía.....................................................................................12

7.4 Diagrama para realizar el reporte de garantía del bien.................................................................13

8. INDICADORES DE DESEMPEÑO.................................................................................................14

9. APROBACIÓN...................................................................................................................................14

10. ANEXOS...........................................................................................................................................14

Documento generado para el uso del Centro de Informática de la UCR. Teléfono: 2511-1800 • Web: ci.ucr.ac.cr



1. PROPÓSITOEstablecer la secuencia de pasos necesaria para llevar a cabo el traslado de cargos y lagestión de garantías, por parte de la Unidad de Gestión de Adquisiciones del Centro deInformática (CI), en la Universidad de Costa Rica.

2. ALCANCE Las contrataciones de bienes y servicios propias del CI.

3. RESPONSABLESEs responsabilidad de la coordinación de la Unidad de Gestión de Adquisiciones (UGA)aprobar, gestionar, y dar seguimiento a lo estipulado en este procedimiento. Es responsabilidad los funcionarios destacados en la UGA, realizar las gestiones asignadasa su cargo, según lo dispuesto por su coordinación y este procedimiento.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS• Cartel.• CI-UGA-F10 Formulario Reclamo de Garantía. • CI-UGA-G12 Guía para completar el formulario de reclamo de garantía.

5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS• UGA: Unidad de Gestión de Adquisiciones.• OSUM: Oficina de Suministros.• OAF: Oficina de Administración Financiera. • UAR: Unidad Administrativa y de Recurso Humano




6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESOEl proceso que se presenta a continuación describe las pautas que la UGA realiza comoparte del seguimiento de las contrataciones, una vez efectuada la adquisición, esto mediantedos categorías, una correspondiente al traslado de cargos y otra a la gestión de garantías,según se detalla:

6.1Traslado de cargos

El traslado de cargos es desarrollado por la UGA una vez que se presenta un incumplimientoen una contratación del CI, tanto de bienes como servicios. A continuación se describen lasactividades que lo conforman:

6.1.1 Solicitud de traslado de cargosLa coordinación de UGA, recibe mediante correo electrónico por parte del encargado delproyecto una solicitud de traslado de cargos o por la revisión de la tabla de contratacionesen "Google Drive", el incumplimiento en una contratación, ya sea respecto a atrasos en elplazo de entrega del proveedor (bienes o servicios).

6.1.2 Coordinar el seguimiento del incumplimiento de la contrataciónLa coordinación de UGA, procede a revisar en el expediente de la contratación a partir delnúmero de la contratación y el nombre del proveedor, los términos de la contratación paracomprobar el incumplimiento de acuerdo con el detalle indicado por el encargado deproyecto o lo encontrado en la tabla de contrataciones en "Google Drive", asigna a unfuncionario de la unidad para el respectivo tramite.

6.1.3 Corroborar el incumplimiento y elaborar el oficio de traslado de cargosEl funcionario de UGA asignado, revisa la solicitud enviada por la coordinación, procede acorroborar el incumplimiento detallado por el encargado del proyecto, revisando lainformación en el expediente de la contratación y los términos de ésta.

6.1.3.1 Contratación abreviadaEl funcionario de UGA confecciona un oficio vía SIGEDI dirigido a OSUM indicando elincumplimiento y este se envía aprobación a la coordinación de la UGA y una vez que tieneel visto bueno de ésta, lo envía al director del CI, para su firma y envío a OSUM para surespectivo tramite.

6.1.3.2 Contratación Interna del CIEl funcionario de UGA realiza una llamada telefónica o envía un correo electrónico,




solicitando al proveedor la justificación y debidos argumentos por los que está incumpliendocon los acuerdos de la contratación. Si el proveedor no responde en un máximo dos díashábiles se confecciona un oficio de traslado de cargos (Plantilla para confeccionar eloficio de traslado de cargos) vía SIGEDI y se envía a aprobación a la coordinación de laUGA y una vez que tiene el visto bueno de ésta, lo envía a la dirección del CI, para su firmay envío al proveedor.

6.1.4 Revisar la justificación del proveedorLa coordinación de UGA, recibe los descargos del proveedor, es decir, la justificación de suincumplimiento, en conjunto con el funcionario de UGA asignado, efectúa el análisis del casopresentado y determina el proceder con el proveedor.

Nota: Dependiendo de la complejidad del caso, el funcionario y la coordinación de UGA,coordinan una reunión con el proveedor y el encargado de proyecto, para analizar lasituación y llegar a un acuerdo.

6.1.5 Realizar la resolución del casoEl funcionario de UGA confecciona un oficio vía SIGEDI, dirigido al proveedor, en la cual sele comunica las acciones a tomar según lo definido durante el análisis; dicha resolución seenvía a la coordinación de UGA y una vez que tiene el visto bueno de ésta, lo envía aldirector de CI, para su firma y comunicación al proveedor.

6.1.6 Dar seguimiento a la respuesta del proveedorEl funcionario de UGA en conjunto con el encargado del proyecto, verifica la respuesta queel proveedor brinde respecto a la resolución.

6.1.6.1 Si el proveedor no responde lo acordado en la resoluciónEl funcionario de UGA, tramita según la gravedad del incumpliendo, procede a confeccionarun oficio vía SIGED "Plantilla de oficio de traslado de cargos" a continuación se detalla aquien se dirige el oficio según la gravedad del incumplimiento:

• Si es un cobro de multa un oficio dirigido a OAF indicando el monto de la multa apagar por el proveedor por el incumplimiento.

• Si es una rescisión de contrato unilateral o la rescisión por mutuo acuerdo, un oficiodirigido al proveedor indicando la decisión tomada por el incumplimiento.

• Si es una apertura de un proceso de apercibimiento, se confecciona un oficio dirigidoal director de OSUM para el respectivo trámite.

Nota: Todos los oficios confeccionado según sea la gravedad del incumplimiento, deben serenviados a coordinación de UGA para visto bueno y respectivamente al director de CI, para




su visto bueno, firma y posteriormente el envío al destinatario correspondiente.

6.1.6.2 Si el proveedor responde lo acordado en la resoluciónSe le concede el plazo de entrega solicitado, además se verifica directamente con elfabricante a petición del proveedor o por decisión del funcionario de UGA asignado, paracorroborar lo indicado por el proveedor. Si el proveedor no cumple con el plazo solicitado seprocede a con lo definido en el punto 6.1.6.1.

6.2Gestión de garantías de bienes del CI

Las garantías de los bienes de tecnología del CI son gestionadas por la UGA de la formaque a continuación se presenta:

6.2.1 Coordinar la valoración de la garantía de bienes La coordinación de UGA recibe por parte de la coordinación de alguna unidad o área del CI,la "CI-UGA-F10 Reclamo de garantía de bienes" y el bien a valorar (en caso de que susdimensiones lo permitan, sino éste se deja en el lugar del usuario).

La coordinación de UGA asigna a un funcionario de UGA, como encargado del caso y leentrega de manera física, la boleta de reclamo de garantía de bienes y el bien (cuandocorresponda).

6.2.2 Revisar la vigencia de la garantía para el bienEl funcionario de UGA (designado para revisión) revisa la placa del equipo, luego llama aUAR y solicita con el número de ésta, información acerca del estado de la garantía del bien(fecha de vencimiento), así como los datos del proveedor (nombre, correo y teléfono) yprocede a anotar éstos en la "CI-UGA-F10 Reclamo de garantía de bienes".

Nota: En caso de que la UAR no posea dicha información, solicita ésta llamando a la Unidadde Activos Fijos de OAF

6.2.2.1 Si el bien no se encuentra en garantíaVerifica si el proveedor brinda el servicio de extensión de garantía, si brinda la extensión degarantía, procede a tramitarla según lo indicado en el punto 6.2.3.

Si el proveedor no brinda extensión de garantía, se procede a llamar a la coordinación de launidad encargada del bien y se le comunica que la garantía no está vigente; además leindica que pueden pasar a retirar el equipo.




Anota su nombre en la "CI-UGA F10 Reclamo de garantía de bienes", como funcionario deUGA responsable de dicha gestión e indica en ésta, que la garantía no se encuentra vigentey que el proveedor no realiza extensión. Luego archiva la boleta en el expediente y entregael bien.

Si el proveedor brinda extensión de garantía, procede a tramitarla (según el punto 6.2.3.)

6.2.2.2 Si el bien se encuentra en garantía Realiza el reporte de éste ante el proveedor (de acuerdo con el punto 6.2.4.)

6.2.3 Tramitar la extensión de garantíaEl funcionario de UGA llama al proveedor del bien y le solicita una proforma con la cotizaciónde la extensión de garantía. Una vez que recibe dicha proforma, le comunica a lacoordinación responsable del bien, el monto de la extensión y le consulta si se procede o nocon trámite de extensión de garantía.

6.2.3.1 Si la coordinación responsable del bien indica que no se realicela extensión de garantía

El funcionario de UGA anota en la boleta de reclamo de garantía de bienes, que el bien noestá en garantía y que no se procede con la extensión. Luego llama a la coordinación de launidad encargada del bien para que lo retiren y posteriormente entrega el mismo.

6.2.3.2 Si la coordinación responsable del bien autoriza que se realicela extensión de garantía

El funcionario de UGA a partir de la proforma entregada por el proveedor, se comunica conla coordinación de la UAR para verificar presupuesto, si hay presupuesto confecciona la CPpara la extensión de garantía, envía la CP debidamente firmada a la UAR; y una vez querecibe ésta ya autorizada, procede a elaborar una nota de compromiso de pago 1 "Plantilla denota de compromiso de pago" y la entrega a la coordinación de UGA.

La coordinación de UGA revisa la CP y la nota de compromiso de pago y caso que requieraalguna corrección se la indica al funcionario de UGA y una vez que se encuentra conforme,éste lleva la nota ante la dirección del CI, el cual la revisa y en caso que requiera algunacorrección se la indica al funcionario de UGA y una vez que se encuentra conforme, la firmay la devuelve a éste.

El funcionario de UGA lleva o envía la CP ante la dirección de CI, el cual la revisa y en caso

1 Nota dirigida a la empresa proveedora del bien, en la cual se comunica el compromiso del CI, respecto al pago de laextensión de garantía.




que requiera alguna corrección se la indica al encargado de UGA y una vez que seencuentra conforme, la firma y la devuelve a éste.

6.2.4 Enviar la nota de compromiso de pago al proveedorEl funcionario de UGA, escanea la nota de compromiso de pago y la envía por correoelectrónico al proveedor, luego la entrega a la secretaria del director de CI o la envía víaSIGEDI, para que ésta la envíe de manera física al proveedor.

Una vez que el funcionario de UGA, recibe mediante correo electrónico la aprobación de laextensión de garantía por parte del proveedor, específicamente la factura y el número nuevode contrato, envía tanto la factura, como la CP y una copia del contrato a la UAR para querealice el pago al proveedor y luego procede a hacer el reporte del bien.

6.2.5 Realizar el reporte del bienEl funcionario de UGA, llama al proveedor y con el número de serie del bien le reporta lafalla, además si es necesario se le envía un correo electrónico notificando ésta.

Luego anota en la "CI-UGA F10 Reclamo de garantía de bienes", el número de reporte defalla asignado por el proveedor y le da seguimiento a la atención de éste, ya que elproveedor dispone de 3 días hábiles como máximo para realizar la revisión del equipo, yluego 3 días hábiles más, para efectuar ya sea el cambio o reparación del bien.

6.2.5.1 Si el proveedor no brinda respuesta ante el reporte del bienEl funcionario de UGA realiza un segundo llamado solicitando ésta y en caso de noatenderse dicho reporte procede a tramitar un traslado de cargos, según lo indicado en elapartado 6.1.

6.2.5.2 Si el proveedor realiza una reparaciónEl funcionario de UGA verifica que efectivamente el bien funcione y completa la "CI-UGA F10Reclamo de garantía de bienes", con el nombre y cédula del técnico de la empresa, ladescripción de la causa indicada por el proveedor, la fecha y hora de la atención del reporte,así como la descripción de la solución indicada por el proveedor.

El funcionario de UGA firma la boleta de reclamo de garantía y una vez que recibe la copiade la boleta de reparación por parte del técnico, la adjunta en el expediente y luego llama alusuario del bien, para que retire éste.




6.2.5.3 Si el proveedor realiza un cambio del bienEl funcionario de UGA, verifica que efectivamente el bien funcione y realiza dos copias de la"CI-UGA F10 Reclamo de garantía de bienes", en donde la primera la entrega a la bodegade CI en conjunto con el nuevo bien, mientras que para la otra, solicita a la bodega y a laUAR una firma como respaldo y la archiva en el expediente. Luego despega la placa del bienque se cambió, la adjunta a la boleta original y entrega ésta a la UAR.

Nota: para los casos en que se realiza la compra de la extensión de garantía, el funcionarioa cargo debe incluir en el ampo de garantías de UGA, la boleta de reclamo, la CP, el contratoy la factura (copia con el recibido conforme de la UAR).




7. DIAGRAMA

7.1Diagrama para el traslado de cargos




7.2Diagrama para la gestión de garantías de bienes del CI.




7.3Diagrama tramitar extensión de garantía.




7.4Diagrama para realizar el reporte de garantía del bien




8.INDICADORES DE DESEMPEÑONo aplica.

9.APROBACIÓNActividad Responsable Firma

Elaboración Meilyn Argüello No aplicaRevisión Alonso Alvarado No aplicaAprobación Ana Cecilia Vargas No aplicaActualización Annia Castro No aplica

Jaime Brenes

Aprobación Julio Colindres

10.ANEXOSNo aplica.


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