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DIRECTIVA Nº 005-2009-INEI/OTA

“PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE FONDOS POR LA MODALIDAD

DE ENCARGOS OTORGADOS EN EL INEI CON EL PRESUPUESTO DE

FUNCIONAMIENTO, INVERSION Y CONVENIOS DURANTE EL EJERCICIO 2009”

ABRIL 2009

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DIRECTIVA Nº 005-2009-INEI/OTA

“PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE FONDOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGOS OTORGADOS EN EL INEI CON EL PRESUPUESTO DE

FUNCIONAMIENTO, INVERSION Y CONVENIOS DURANTE EL EJERCICIO 2009”

1 OBJETIVOS

1.1 Establecer normas y procedimientos administrativos para que la ejecución de los gastos en el INEI, se efectúen de manera racional, justificada y bajo criterios uniformes, facilitando la oportuna y adecuada rendición de cuentas, de los fondos otorgados por la Modalidad de Encargos en el presente Año Fiscal 2009.

1.2 Asegurar el cumplimiento oportuno de cada una de las metas financieras contenidas en el Plan

Operativo Institucional.

2 BASE LEGAL

2.1 Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. 2.2 Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorería N° 001-2007-

EF/77.15.

2.3 Ley Nº 29289, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2009.

2.4 Resolución de Superintendencia Nº 007-99-SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago, y sus modificatorias – Resolución de Superintendencia Nº 077-99-SUNAT y Nº 058-2000-SUNAT.

2.5 Resolución de Superintendencia Nº 156-2003-SUNAT, Normas sobre el Boleto de Viaje que emiten

las Empresas de Transporte Terrestre Público Nacional de Pasajeros.

2.6 Decreto Supremo Nº 028-2009-EF, Escala de viáticos para Viajes en comisión de Servicios en el Territorio Nacional.

2.7 Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

2.8 Ley Nº 27619, Ley que regula la autorización de viajes al exterior de

Servidores y Funcionarios Públicos.

2.9 Decreto Supremo Nº 043-2001-PCM, Reglamento de Organización y Funciones del INEI. 2.10 Decreto Legislativo Nº 604, Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e

Informática.

2.11 Decreto Legislativo Nº1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado.

2.12 Decreto Supremo N° 184-2008-EF, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº1017, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado .

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3 ALCANCE

La presente norma, es de aplicación y cumplimiento por todas las Direcciones Nacionales y Técnicas (DDNN/TT) las Oficinas Departamentales y Zonales de Estadística e Informática (ODEI’s), así como para el personal contratado.

4 DE LA DEFINICIÓN DE LOS FONDOS POR LA MODALIDAD DE “ENCARGOS” Entiéndase por Encargos a los desembolsos que entrega la OTA a las Direcciones Nacionales y Técnicas (DDNN/TT) y Oficinas Departamentales y Zonales de Estadística e Informática (ODEI’s), para la ejecución de las actividades permanentes y proyectos que requieran de fondos sujetos a liquidación futura, tanto en la Sede Central como en las ODEIS. Los fondos otorgados por concepto de viáticos están comprendidos en los encargos. Estos fondos por la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, Recursos Directamente Recaudados y Donaciones se otorgan mediante cheques, giros o transferencias a los servidores y funcionarios del INEI, asi como a los funcionarios extranjeros que prestan servicios al INEI, en mérito a los convenios o contratos suscritos entre el INEI y el organismo cooperante. Los encargos pueden ser internos o generales.

4.1 Entiéndase por Encargos Internos, a los fondos que se otorgan a las Direcciones Nacionales y

Técnicas de la Sede Central mediante cheques.

4.2 Entiéndase por Encargos Generales, a los fondos que se otorgan a las ODEIS, mediante giros bancarios, cheques o transferencias a sus cuentas corrientes de reversión.

5 DE LOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE FONDOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGOS

5.1 Las DDNN/TT de la Sede Central al inicio del Ejercicio Fiscal, acreditarán ante la Oficina Técnica de Administración (OTA) a los responsables (titular y suplente) del Manejo de Fondos, adjuntando el registro de firmas respectivas, de acuerdo al formato establecido.

5.2 En las ODEIs, son responsables del manejo de fondos los Directores Departamentales y Zonales

además uno ó dos servidores administrativos, quienes actuarán como suplentes, para lo cual acreditarán ante la OTA adjuntando el registro de firmas respectivas de acuerdo al formato establecido.

5.3 El manejo de los fondos tanto en la Sede Central como en las ODEI´s será de exclusiva

responsabilidad de la persona que recepciona los fondos a través de los Comprobantes de Pago, correspondientes.

5.4 En la ejecución de los Proyectos de Inversión son responsables del manejo de fondos además de

los Directores Departamentales, los funcionarios designados de acuerdo a la estructura funcional del Proyecto.

Los responsables del manejo de fondos, tienen a su cargo la gestión de los recursos así como de la administración y rendición de cuentas.

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6 DE LA SOLICITUD Y OTORGAMIENTO DE LOS FONDOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGOS

6.1 Los requerimientos de fondos o Cuadro de Necesidades deberán ser solicitados a la Oficina Técnica de Administración OTA por las DDNN/TT, con 10 días hábiles de anticipación a la ejecución de las actividades a realizar previa certificación de disponibilidad presupuestal de la Oficina Técnica de Planificación y Presupuesto – OTPP.

6.2 Las ODEI’s canalizarán sus requerimientos a través de la Oficina Técnica de Estadística

Departamentales.

6.3 Las solicitudes o requerimiento de fondos deben consignar obligatoriamente los datos siguientes:

6.3.1 Monto en número y letras 6.3.2 Período en que se realizará el gasto. 6.3.3 Mes del calendario de compromisos. 6.3.4 Meta Presupuestal a la que se afectarán los gastos. 6.3.5 Asignaciones genéricas y específicas, según el clasificador del gasto. 6.3.6 Fuente de Financiamiento. 6.3.7 Motivo de gasto. 6.3.8 Nombre de la persona a quien se le emitirá el Comprobante de Pago. (Sede Central).

6.3.9 Para las ODEI´s, se deberá considerar a los Directores Departamentales 6.3.10 Para la ejecución de gastos por las metas de Inversión las solicitudes deben consignar

los nombres de los funcionarios correspondientes, PEA y otros detalles indispensables que sustenten el pago.

6.4 Los requerimientos de fondos para cubrir los gastos de la operación de campo de los Proyectos,

del personal que participa en dicha actividad (Supervisores, Jefes, y Coordinadores entre otros), deberán estar firmados por el Director Técnico o Nacional que tiene a su cargo el Proyecto. Dichos requerimientos deben contener:

6.4.1 Los nombres de las personas que recibirán y/o utilizarán el efectivo, indicando la Dirección u

ODEI/OZEI a la que pertenecen.

6.4.2 El monto individual que recibirá cada persona.

6.5 Los conceptos de gasto considerados en las actividades de los proyectos son los siguientes y los montos los establece el Director Técnico o Nacional que tiene a su cargo el Proyecto:

6.5.1 Gasto operativo: Considera los gastos por alojamiento y alimentación durante el trabajo de

campo y son diferenciados por área geográfica.

6.5.2 Movilidad: Comprende el desplazamiento del personal dentro del mismo distrito.

6.5.3 Pasajes: Los pasajes y/o gastos de transporte comprende traslados interdistritales y/o interprovinciales.

6.5.4 Teléfonos: Los gastos por servicio de telefonía

6.5.5 Otros gastos: Comprende los gastos no considerados en los numerales 6.5.1 al 6.5.4 y Servicios Diversos

6.6 Los montos requeridos para la adquisición directa de bienes y/o contratación servicios, no deben

exceder de una Unidad Impositiva Tributaria UIT (S/.3,550.00) a excepción de los montos para viáticos. De superar este límite y, hasta el monto de tres UIT (S/.10,650.00) deberá adjuntarse

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tres cotizaciones, si supera este monto la adquisición deberá efectuarse previo proceso de selección correspondiente.

6.7 No se otorgarán fondos para adquisición de bienes o pagos de servicios de la misma naturaleza o

tipo en más de una oportunidad en el período de un mes si la suma de tres UIT (S/.10,650.00) 6.8 En los casos de requerimientos de fondos para alimentos y movilidad local por más de un día

deberá indicarse el número de personas, el importe por persona y el número de días. 6.9 Los anexos que forman parte del requerimiento deberá considerar en la parte superior, el número del

oficio y estará firmado por el Director Nacional o Técnico que efectúa la solicitud.

6.10 Los requerimientos para la compra de pasajes aéreos o terrestres, y para el pago de viáticos se realizarán por separado.

6.11 Las DDNN/TT y ODEI’s están obligadas a informar el desagregado del gasto a los usuarios de los

fondos, según la programación solicitada y aprobada. 6.12 Los requerimiento de fondos, para las oficinas departamentales serán autorizadas por la OTA,

siempre y cuando dichas oficinas hayan cumplido con presentar por lo menos con la penúltima rendición de cuenta, salvo situaciones imprevistas debidamente justificadas por el Director Nacional/Técnico o el Director Departamental.

6.14 Los requerimiento de fondos en la sede central para la adquisición de bienes, serán autorizados por

la OTA, siempre y cuando, la dependencia solicitante haya verificado que los bienes no existen en el stock de almacén; asimismo, el servidor autorizado haya cumplido por lo menos con la penúltima rendición de cuenta de fondos solicitados para compra de bienes o el pago de servicios, salvo situaciones imprevistas, debidamente justificadas .

6.15 Cuando se realicen desembolsos de fondos a las ODEIS, la OTA, a través de la Dirección de

Tesorería de la Oficina Ejecutiva de Administración Financiera, comunicará a las Oficinas Departamentales, la remisión de dichos fondos precisando el número del Comprobante de Pago, cheque, giro o transferencia y el número del Registro del SIAF-SP acción que se efectuará dentro de las 72 horas de efectuado el desembolso.

7 DE LA RENDICION DE CUENTAS 7.1 De los plazos

Las Rendiciones de Cuenta, deberán ser presentadas a la Oficina Técnica de Administración, dentro de los plazos máximos después de concluida la actividad según detalle:

7.1.1 Para requerimientos de fondos o cuadro de necesidades:

• Sede Central : Hasta 03 días hábiles • ODEI´s : Hasta 20 días hábiles

7.1.2 Para las rendiciones de cuenta por Comisiones de Servicios (viáticos) en el territorio nacional, el

plazo es de ocho (8) días calendarios, después de haber culminado la comisión de servicios o la actividad.

7.1.3 Para comisiones de servicio en el exterior, el plazo máximo es de 15 días calendarios después

de culminada la comisión de servicios.

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7.1.4 Para las rendiciones de cuenta de actividades de los Proyectos, el plazo máximo será 20 días hábiles después de culminada la tarea o actividad.

7.1.5 En caso de incumplimiento de los plazos señalados, la OTA a través de la Unidad de Control

Previo, realizará una comunicación escrita a las DDNNTT solicitantes sobre los atrasos incurridos. De reincidir en atrasos en dos (2) meses consecutivos, se comunicará mediante oficio a la Oficina de Control Interno para las acciones pertinentes, así como a la OEPER, a fin de que dicho documento sea incorporado al legajo personal del servidor o funcionario del INEI.

8 DE LOS FORMATOS PARA RENDICIONES DE CUENTA POR LA MODALIDAD DE “ENCARGOS”

8.1 Las rendiciones de cuenta deberán ser remitidas a la OTA mediante oficio del Director Nacional o Técnico y de los Directores de las ODEIs, al que adjuntarán el formato “Rendición de Cuenta Documentada de Fondos otorgados” debidamente firmado en original y copia (formato 01).

8.2 Las Rendiciones de Cuentas de la Sede Central, serán firmadas por el ríndente, el responsable

administrativo y el Director Técnico o Nacional. 8.3 Las Rendiciones de Cuentas de las ODEI¨s, serán firmadas por el rindente, siendo en la mayoría de

casos el Director Departamental y el responsable Administrativo 8.4 Las Rendiciones de Cuentas de fondos asignados para los Proyectos, serán firmadas por el

rindente, el Director Técnico ó Nacional y el Director Departamental. 8.5 Las Rendiciones de Cuenta deberán realizarse adjuntando los documentos sustentatorios de gastos,

de conformidad a las normas tributarias y presupuestales vigentes para el Ejercicio Fiscal, usando los formatos siguientes:

• Formato 01: Rendición de Cuenta Documentada de Fondos Otorgados por la modalidad de

“Encargo”

• Formato 02: Recibo de Pago, para los casos de alquiler de acémilas, deslizadores y otros medios de transporte no regulares convencionales y por el cual no sea posible obtener comprobantes de pagos.

• Formato 03: Recibo de pago para gastos de movilidad local para sede central, cuando el gasto

está referido a una persona.

• Formato 03.01 : Recibo de pago, para gastos de movilidad y similares para ODEIs, cuando el gasto está referido a una persona.

• Formato 04: Planilla de pago, para gastos de movilidad y similares, para la sede central y

ODEIs cuando el gasto está referido a varias personas.

• Formato 05: Declaración Jurada, cuando no sea posible obtener comprobantes de pago y de acuerdo a lo establecido en las normas vigentes para el presente ejercicio fiscal.

• Formato 06: Informe de Viaje, en el cual se detallará brevemente las actividades realizadas,

durante la comisión de servicios.

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• Formato 07: Nómina de Gastos Operativos, para casos de viáticos a funcionarios extranjeros que prestan servicios al INEI, en mérito a los proyectos, convenios o contratos suscritos entre el INEI y el organismo cooperante.

El Formato 08: Autorización para descuento por planilla de remuneraciones, que será adjuntado al comprobante de pago de otorgamiento de viáticos, será firmado por la persona que recepciona los viáticos a fin de que, en caso de incumplir con la rendición de cuentas dentro del plazo establecido en el numeral 7.1.2 de la presente directiva, el importe deudor le sea descontado de sus remuneraciones. 9 DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS POR LA MODALIDAD DE “ENCARGOS”

Se reconoce como documentos sustentatorios, debidamente justificados y firmados por personas autorizadas, los siguientes:

9.1 Comprobantes de Pago establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago

aprobado mediante Resolución Suprema Nº 007-99/SUNAT y sus Modificatorias; siendo estos los siguientes :

9.1.1 Facturas, boletas de venta, tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras, recibos de

honorarios profesionales, en los cuales deben figurar la razón social de la persona jurídica o natural que emite el documento y su Registro Único de Contribuyente (RUC).

9.1.2 Boletos que expiden las compañías de aviación por el servicio de transporte aéreo de

pasajeros, TUA, documentos emitidos por los bancos, instituciones financieras y seguros, recibos emitidos por los servicios públicos de suministro de energía eléctrica, agua, teléfono y recibos complementarios que se incluyen en el recibo de servicio público.

9.2 Comprobantes de gastos mediante la emisión y utilización de los formatos 02, 03, 04, 05 y 07 y el

formato 08 cuando corresponda, precisados en el numeral 8.5 de la presente Directiva. 9.3 En el caso de fondos entregados a funcionarios extranjeros, el documento sustentatorio del gasto,

será la planilla de gastos operativos indicado en el formato 07 debidamente firmado por el beneficiario que recepciona los fondos y visado por el DDNN/TT que corresponda. Asimismo, deberá adjuntar los comprobantes que sustenten los gastos de alojamiento y alimentación, copia del pasaje aéreo y de su pasaporte. Los gastos que no cuenten con comprobantes sustentatorios deberán consignarse mediante una declaración jurada.

9.4 Las rendiciones de cuenta a que hace referencia el numeral 9.3 deberán ser canalizadas por el

Responsable Administrativo de la DDNN/TT que visa la planilla de gastos operativos, la misma que deberá ser rendida dentro de los cinco (5) días siguientes de finalizado el asesoramiento o la consultoría.

10 DE LOS REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS

GENERALES

Bajo responsabilidad del DDNN/TT, los Directores Departamentales y Zonales de las ODEI’s, y del responsable del manejo de fondos, los comprobantes de gastos deben reunir los requisitos siguientes:

10.1 Ser originales, a los cuales se debe adjuntar la copia de SUNAT cuando se trate de facturas y

recibos de honorarios profesionales. 10.2 Las facturas y/o boletas de venta deben indicar fecha de cancelación, nombre, firma y sello del

proveedor que vende el bien o presta el servicio, y deberán ser emitidos a nombre del Instituto

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Nacional de Estadística e Informática (INEI), debiendo consignar el número de RUC del INEI, Nº 20131369981, entendiéndose que el RUC se consignará en las Facturas y/o tickets según el caso. Para el caso de las Boletas de Venta se consignará el nombre del Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI).

10.3 En las rendiciones de cuenta de adquisición de bienes de la sede central, los comprobantes de gastos deberán consignar en el anverso el término SIN STOCK , debidamente visado y sellado por el responsable del almacén.

10.4 Las prestaciones de servicios, de personas naturales y/o jurídicas, deben adjuntar la conformidad

del servicio firmada por el funcionario responsable de su recepción y el correspondiente comprobante de pago. Tratándose de Recibo de Honorarios debe consignar la retención del Impuesto a la Renta, en caso de acogerse a exoneraciones deberá presentar el documento de la SUNAT que acredite tal situación.

10.5 Los gastos efectuados por conceptos de llamadas telefónicas mediante tarjeta 147, Internet u otros,

deben sustentarse con facturas o boletas de venta, consignando en el reverso y/o anexo, el nombre, DNI y la firma de(l), (los) usuario(s). Estos gastos no deberán exceder del 10% de la UIT (355.00) por cada requerimiento mensual (por persona) en el lugar donde se efectúe la operación de campo.

10.6 Los documentos sustentatorios del gasto deberán ser legibles, sin borrones, enmendaduras o

añadiduras; en ningún caso se aceptarán documentos adulterados bajo responsabilidad del rindente o usuario de los Fondos.

10.7 Tratándose de fondos provenientes de convenios con Instituciones Nacionales e Internacionales,

los comprobantes de pago deberán girarse de acuerdo a la Directiva impartida por cada Proyecto o Convenio realizado con el INEI.

10.8 Los comprobantes de pago, deben ser emitidos dentro del período de ejecución del gasto, indicado

en la solicitud del requerimiento. Excepcionalmente, para el caso de Cuadro del Necesidades de las ODEI´s, podrán aceptarse los documentos de gastos emitidos en todo el mes. Para los gastos de Servicios Público (luz, agua y teléfono) se aceptarán con facturación del mes anterior.

10.9 Cuando los montos transferidos a las ODEI´s, para el pago de servicios públicos, sean inferiores a

los facturados, las ODEI´s podrán en forma excepcional desdoblar la factura en dos rendiciones; debiendo presentar la factura original en la primera rendición y el saldo pendiente se informará con una copia en la siguiente rendición, indicando el número de comprobante de pago original.

10.10 Cuando se llevan a cabo la Comisión de Servicios en zonas rurales y el personal deba trasladarse

y se requiera alquilar acémilas, deslizadores y otros medios de transporte no regulares y por los cuales no sea posible obtener comprobantes de pago, se podrá utilizar el formato 02 Recibo de Pago.

10.11 Todos los comprobantes sustentatorios de gasto, deberán estar firmados por el servidor que efectúe

el gasto y visado por el funcionario que autorizó el gasto.

10.12 No se aceptarán documentos sustentatorios de gastos que afecten asignaciones específicas o montos diferentes a los autorizados.

10.13 Para el caso de rendiciones de cuentas con comprobantes de pago (factura, boletas, recibos,

etc.), que consignan mayores gastos a los otorgados, sólo en casos debidamente justificados por el DDNN/TT, correspondiente, se reconocerá el gasto adicional.

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10.14 En caso de adquisiciones de repuestos para mejoras de bienes patrimoniales de la Institución, el comprobante de gastos deberá indicar expresamente en el reverso, el código patrimonial del bien que ha sido materia de mejoras.

10.15 Las facturas, boletas o ticket por adquisición de combustible, lubricantes y servicios de

mantenimiento deberán consignar el número de placa del vehículo oficial de la Institución.

10.16 Los gastos individuales por concepto de movilidad local, en la Sede Central, se sustentarán utilizando el formato 03 Recibo de Pago, y deberá ser firmada además por el responsable de la Unidad de Transporte. En las ODEI´s se utilizará el formato 03-1. denominada también recibo de pago. Cuando el gasto esté referido a varias personas se utilizará el formato 04 Planillas de Pago por Movilidad local. Estos formatos deberán consignar los días y lugares donde se realicen el trabajo de campo y/o comisión.

10.17 Los documentos que conformen los expedientes de las rendiciones de cuenta deberán estar

foliados correlativamente. Ejemplo: En una rendición constituida por 40 folios la numeración será la siguiente: 1/40, 2,/40, 3/40……….40/40.

11 DE LOS REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS POR COMISIÓN DE

SERVICIO

Las comisiones de servicio dentro del territorio nacional se autorizan mediante:

11.1 Resolución Directoral de la Oficina Ejecutiva de Personal cuando no excedan los quince(15) días calendarios.

11.2 Resolución del Titular de la Institución, cuando exceda de quince (15) días calendarios o se amplíe el

período de las mismas.

11.3 Los casos de situaciones no previstas, como cambios de rutas, personas y fechas en la Comisión de Servicio inicial, serán autorizadas necesariamente mediante otra Resolución del nivel jerárquico a la que dio origen a la Comisión.

11.4 Los gastos en que incurra el personal contratado cuando tenga que desplazarse dentro del territorio

nacional en el marco de la ejecución de las actividades institucionales, se considerarán como gastos de operación de campo y se sujetaran a lo establecido en el numeral 12 de la presente Directiva. Estas actividades deben ser autorizadas por el Jefe del INEI, a propuesta del Director Nacional o Técnico correspondiente.

11.5 Los viajes en comisión de servicios al exterior, de conformidad al Art. 6º del Decreto Supremo Nº

047-2002-PCM que “Aprueban Normas Reglamentarias sobre Autorización de Viajes al Exterior de Servidores y funcionarios Públicos”, deberán ser sustentados con comprobantes de pago hasta por lo menos el 70% del gasto realizado y el 30% restante podrá sustentarse mediante Declaración Jurada.

11.6 Para los casos en que el personal nombrado y contratado tenga que viajar en comisión de servicio a

zonas rurales e inhóspitas, a realizar actividades para las operaciones de campo de las encuestas, se podrá presentar como sustento de gasto una “Declaración Jurada” (Formato 05) siempre y cuando estén enmarcados en los numerales 12.1, 12.2 y 16.4 de la presente directiva. La Declaración Jurada debe consignar la firma del Director Departamental donde se lleva a cabo la Comisión.

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11.7 El monto máximo para la Declaración Jurada como documento sustentatorio de una comisión de servicio en zonas rurales o inhóspitas (de acuerdo a los tramos establecidos por cada ODEI), por persona y por cada comprobante de pago, no deberá exceder los trescientos cincuenta y cinco 00/100 nuevos soles (S/. 355.00), a fin de dar cumplimiento a lo prescrito en el Art. 71º de la Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15-Directiva de Tesorería.

11.8 Con la finalidad de garantizar la rendición de cuentas de los viáticos y devolución de saldos no utilizados en los plazos establecidos se aplicará lo dispuesto en el numeral 68.3 del Artículo Nº 68 de la Directiva Nº 001-2007-EF/77.15, aprobado mediante Resolución Directoral Nº 007-2007-EF/77.15 “Directiva de Tesorería.

11.9 Para el cumplimiento de lo expuesto en el numeral 11.8, se consignará en el formato Nº08

Autorización para descuento por planilla de remuneraciones, la autorización expresa del perceptor de los mismos, a fin de que, ante el incumplimiento de presentar la rendición de cuentas, la OTA efectúe la retención correspondiente a través de la respectiva Planilla Única de Pagos, independientemente de las medidas aplicables. Este formato elaborado por la Dirección de Tesorería deberá ser firmado al momento de entrega de los viáticos.

11.10 El incumplimiento de la devolución de los viáticos no utilizados en los plazos establecidos, motivará

se remita una comunicación a la Oficina Ejecutiva de Personal, a fin de que dicho documento sea incorporado al legajo personal.

12 DE LA UTILIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS COMO SUSTENTO DE GASTO.

12.1 La Declaración Jurada será de uso excepcional cuando se trate de casos, lugares o conceptos en los que no sea posible obtener, facturas, boletas de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT.

12.2 Los gastos por comisión de servicios dentro del territorio nacional se sujetarán a lo dispuesto en el

DS. Nº 028-2009-EF, y la R.D. Nº 002-2007-EF/77.15 Directiva de Tesorería. En el caso de no obtener comprobante de pago, se podrá presentar como sustento de gasto una “Declaración Jurada” (Anexo 05), la cual no deberá exceder de S/.355.00, monto establecido en el Art. 71º de la citada Directiva.

13 DE LA DEVOLUCIÓN DE SALDOS NO UTILIZADOS

13.1 La devolución de saldos no utilizados por los rindentes se deberá realizar dentro de las 48 horas de culminada la actividad para la cual fueron otorgados los fondos.

13.2 Los saldos no utilizados de los fondos otorgados a las ODEI´s correspondiente a la Fuente de

Financiamiento Recursos Ordinarios, deberán ser depositados en forma independiente por cada Comprobante de Pago a la Cuenta N° 299294 del Banco de la Nación, cuya “Papeleta de Depósito” (voucher), se remitirá a la Sede Central en original, consignando el número de registro SIAF, número de comprobante de pago, asignación específica e importe.

13.3 Los saldos no utilizados de fondos distintos a recursos ordinarios serán depositados a la Cuenta

Corriente que corresponda y cuyos números están consignados en los comprobantes de pago mediante los cuales se otorgaron los fondos. Las papeletas de depósitos serán remitidas a la Sede Central en original.

13.4 Los saldos no utilizados de fondos otorgados al personal de la Sede Central por las diferentes

Fuentes de Financiamiento, serán devueltos al responsable del Area de Pagaduría, quien entregará al rindente el recibo provisional de Tesorería para que consigne los datos siguientes: número de Comprobante de Pago, número de registro SIAF, partida específica e importe, documento que deberá adjuntarse a la rendición de cuenta para el control correspondiente.

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13.5 Cuando se detecte un pago indebido o en exceso y no se haya cumplido con la devolución

oportuna, se procederá a formular el respectivo requerimiento para su devolución a partir de cuyo momento y hasta que se produzca su cancelación, se le agregará los intereses correspondientes de acuerdo a la Tasa de Interés Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros, de conformidad a lo establecido en el numeral 68.1 del articulo Nº 68 de la Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15 de la Directiva de Tesorería .

14 DEL PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LAS RENDICIONES DECUENTAS OBSERVADAS.

La Unidad del Control Previo, responsable de efectuar la revisión de la documentación sustentatoria, observará aquellos documentos que no cumplan con lo estipulado en los literales 10 y 11 de la presente Directiva, para lo cual emitirá las siguientes notificaciones:

- Primera Notificación: Dirigida al rindente vía correo electrónico, indicando las observaciones, para que en

el plazo de 02 días hábiles proceda a subsanar las mismas. - Segunda Notificación: En caso de que la Primera Notificación no haya sido absuelta dentro del plazo

establecido, se procederá a notificar al rindente y al Director de la DDNN/TT solicitante de los fondos con copia a la OTA, dándose un plazo de 02 días hábiles para la Sede Central y de 03 días hábiles para las ODEI´s a fin de efectuar los descargos correspondientes.

- Tercera Notificación: En caso de que la Segunda Notificación no haya sido absuelta dentro del plazo

establecido, sólo se tomará como válida la rendición efectuada con los documentos sustentatorios de gastos que cumplan con los requisitos señalados en la presente Directiva. El importe que corresponda a los documentos observados será comunicado por la Oficina Técnica de Administración a la Oficina Ejecutiva de Personal para la retención correspondiente, conforme al numeral 11.9 de la presente Directiva; el documento de comunicación será incorporado al legajo del rindente.

15 DE LAS RESPONSABILIDADES

15.1 A los DDNN/TT, Directores Departamentales, Jefes Operativos y los responsables administrativos, solidariamente les corresponde cumplir y difundir la correcta aplicación de lo estipulado en la presente Directiva.

15.2 La Oficina Ejecutiva de Administración Financiera – OEAF, a través de la Dirección de Contabilidad

remitirá oportunamente a las DDNN/TT, el reporte de los saldos de los fondos otorgados pendientes de rendición de cuenta; en caso de ser reiterativas, se procederá a comunicar a la OCI para el establecimiento de las acciones correspondientes.

15.3 La Unidad de Control Previo dependiente de la Dirección de Contabilidad de la Oficina Ejecutiva de

Administración Financiera – OEAF, efectuará la revisión de las Rendiciones de Cuentas en un plazo no mayor de tres (03) días hábiles después de haber recepcionado la Rendición de Cuenta documentada.

15.4 La revisión de las Rendiciones de Cuenta de los fondos otorgados para la ejecución de los Proyectos

se efectuará en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles después de haber recepcionado dicha rendición.

15.5 La Oficina Técnica de Administración a través de la OEAF, es responsable de controlar la afectación

presupuestal y financiera de los gastos realizados, de conformidad a lo establecido en las normas vigentes.

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15.6 La Oficina Ejecutiva de Personal, queda encargada de incorporar en el legajo personal correspondiente, la comunicación que haga llegar la OTA, por incumplimiento de la presente Directiva.

16 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

16.1 Los gastos que se efectúen para la adquisición de tarjetas telefónicas y servicios de comunicación vía Internet, se circunscriben a las actividades de operación de campo de las investigaciones estadísticas que se desarrollaran en Lima y Callao; y fuera del ámbito de la sede departamental o central.

16.2 El pago de movilidad local ejecutados en operaciones de campo, deberá estar señalado

claramente en la Programación de Gastos de rutas por cada proyecto y zonas geográficas. El monto asignado por día deberá ser igual para todos los trabajadores nombrados o contratados para tal fin, según la disponibilidad presupuestal y la programación de gastos señalada para cada actividad. La programación de gastos es efectuada por el órgano ejecutor.

16.3 El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva, por parte de los

funcionarios y servidores responsables del manejo de fondos, dará lugar a la sanción por medidas disciplinarias conforme lo establece el Art. 28 incisos b) y d) del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público”, independientemente de las responsabilidades civiles y penales que el caso amerite.

Para el caso del personal contratado por locación de servicios se aplicaran las sanciones que correspondan de acuerdo al marco jurídico correspondiente.

16.4 Las Direcciones Departamentales y, de ser el caso, las Direcciones Nacionales y Técnicas

(DDNN/TT) serán quienes determinen de manera expresa y precisa los casos, lugares y conceptos en los cuales no es posible obtener comprobantes de pago y se utilizará la Declaración Jurada como sustento de gasto.

16.5 En las rendiciones de cuenta, la documentación sustentatoria de gastos (facturas, boletas,

recibos de pago, recibos de honorarios, etc.) debe presentarse obligatoriamente adheridos a una hoja de papel tamaño A4.

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA

LIQUIDACION Nº …………………. FECHA: ……../………/………….

(USO OEAF)

RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA DE FONDOS OTORGADOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGOS

1. INFORMACION GENERAL:

1.1 RINDENTE : ……..………………………................................................................................................

1.2 DEPENDENCIA: ........................................................... ODEI : ..........................................................

1.3 C/P Nº ........................ DEL. ..........……….. DEL 200..... S/....................……………….... 1.4 CONCEPTOS DE LOS FONDOS OTORGADOS:................................................................................

1.5 FUENTE DE FINANCIAMIENTO: …............ .Nº REG.SIAF ....................... META: .................

2. DETALLE DE LOS DOCUMENTOS DE GASTOS:

(2.1) DOCUMENTO

(2.3) ASIGN. (2.4)

Nº

FECHA

CLASE

Nº DOC.

(2.2) DETALLE DE LA OPERACION ESPECIFICA IMPORTE

(2.5) TOTAL S/.

Oficina Técnica de Administración Oficina Ejecutiva de Administración Financiera

Unidad de Control Previo

FORMATO 01

3. RESUMEN:

Asignaciones Especificas

Importes

T O T A L

4. LIQUIDACION:

4.1 Monto de la Presente Liquidación S /. ..........................

4.2 Monto Devuelto S/. ..........................

4.3 Monto Total Otorgado S/. .......................... ==================

RESPONSABLE RINDENTE DIRECTOR NN/TT / DPTAL. ADMINISTRATIVO O JEFE DE PROYECTO

CONTROL PREVIO DIRECTOR DE CONTABILIDAD DIRECTOR EJECUTIVO DE ADMINSITRACION FINANCIERA

ACTIVIDAD/TAREA : ...................................................................................................

ASIGNACION ESPECÍFICA: ..............................................................................................

He recibido del INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA (INEI), por intermedio del…………..............................................Sr. ................................................

(Cargo) La cantidad de ………. ..................................................................... …………………….. ( En letras ) (S/. ……….......................)

(Número) Por la prestación del siguiente servicio de transporte:

……………………………………………………….l.................................................................

..................................................................................................................................

desde:...........................……………………hasta:..............................................................

FECHA: _________ de _____________________del __________

Nombres y Apellidos de quien prestó el servicio Doc. de Identidad (DNI) _______________________

Domicilio :

____________________________________

Centro

Poblado:________________________________

Distrito : ______________________________________

Provincia : ___________________________________

Departamento:

…………………………………………………. ……………………………………………………

NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PAGO DD/TT/NN O DIRECTOR DEPARTAMENTAL

_____________________ RECIBÍ CONFORME

RECIBO DE PAGO Nº_____________

FORMATO 02 Oficina Técnica de Administración

Oficina Ejecutiva de Administración Financiera Unidad de Control Previo

SEDE CENTRAL RECIBO DE PAGO N° ___________ S/........................... A favor de ............................................................................. Partida Presupuestal …......................... Fuente de Financiamiento......................................

CONCEPTO FECHA PARCIAL TOTAL

………………….. …………………… ………………… Director Tecnico Director Ejecutivo Cajero OTA OEAF

Recibí conforme:____________________

Nota: Consignar el V° B° de la Oficina de Personal y de la Unidad de Transporte (si se requiere), Por cada desplazamiento indicar el tipo de movilidad (taxi, colectivo, omnibus etc.)

ODEI RECIBO DE PAGO N° ______________ S/......................... A favor de .......................................................................

IMPORTE CONCEPTO FECHA PARCIAL TOTAL

…………. ………………… ………………………….. DD/TT/NN Jefe de Proyecto Adminsitrativo Responsable Recibí conforme:_______________________ Nota: Por cada desplazamiento indicar el tipo de movilidad (taxi, colectivo, omnibus etc.)

FORMATO 03 FORMATO 03-1

ACTIVIDAD/TAREA : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

PERIODO : ………………………………………………………………………..… FUENTE DE FINANCIAMIENTO : ………………………………………………………

ASIGNACION ESPECIFICA : …………………………………….……………………….……………

Nº

ORD.

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

*

DNI LUGAR

FECHA D/M/A

Nº

DIAS

IMPORTE

DIARIO S/.

TOTAL

S/.

FIRMA

TOTAL S/. * Código de Cargos: 1.- Director Técnico, Nacional o Departamental 2.- Supervisor Nacional 3.- Asistente Administrativo 4.- Encuestadores 5.- Otros TOTAL PAGADO: ───────────────────────────────────────────────────────

(En letras)

………………………………………………………. …………………………… ……………………….. NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PAGO JEFE DE PROYECTO DDTTNN/DEPART.

/ /

PLANILLA DE PAGO POR MOVILIDAD LOCALFORMATO 04 Oficina Técnica de Administración

Oficina Ejecutiva de Administración Financiera Unidad de Control Previo

DECLARACION JURADA

Nombre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Cargo/Nivel : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Lugar y Período de Comisión : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Actividad : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

De conformidad con el D.S. Nº 028-2009-EF que establece las normas sobre otorgamiento y rendición de cuentas de viáticos y la R.D. Nº Nº002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorería N°001-2007-EF/77.15 declaro bajo juramento haber efectuado los gastos que se detallan a continuación, de los que no ha sido posible obtener comprobantes de pago conforme lo establece la SUNAT.

ASIGNACION ESPECIFICA CONCEPTO DEL GASTO IMPORTE

Son :

(En Letras) Total S/.

En fe de lo cual firmo la presente declaración.

FECHA : de de

L.E. Nº :

RUC.Nº :

(Firma)

…………………………………………………………. VISACION DEL DDNN/TT , DEPARTAMENTAL O DEL PROYECTO:

Nota: El presente documento deberá ser claro sin borrones ni enmendaduras.

FORMATO 05 Oficina Técnica de AdministraciónOficina Ejecutiva de Administración Financiera

Unidad de Control Previo

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA OTA-OEAF-CP

INFORME DE VIAJE NOMBRES Y APELLIDOS: ________________________________________________ CONDICION: NOMBRADO: CONTRATADO: NIVEL:…………………………………………………………………………………………………………… COMISION:……………………. ………………………………………………............................................ .

LIQUIDACION DE VIATICOS (S/.)

Nº DIAS

MONTO DIARIO

RECIBIDO

GASTADO

SALDO

MEDIO DE TRANSPORTE UTILIZADO

FECHA DE VIAJE NOMBRE DE LINEA

VIA

SALIDA RETORNO DE TRANSPORTE

TERRESTRE

AEREA

BREVE DETALLE DE LA COMISION REALIZADA CADA DIA

FECHA

───/──────────────────────────────────────────────────────────── ──────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────

───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────

FORMATO 06

Oficina Técnica de AdministraciónOficina Ejecutiva de Administración Financiera

Unidad de Control Previo

BREVE DETALLE DE LA COMISION REALIZADA CADA DIA FECHA

───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───/───────────────────────────────────────────────────────────────────────

FECHA : de del _________

___________________________________________ FIRMA DEL VIAJERO ES CONFORME: ______________________________________ DDNN/TT O JEFE DE PROYECTO

PLANILLA DE GASTO OPERATIVOS

CONCEPTO

Nº DE DIAS VIATICO DIARIO ESCALA ( * ) IMPORTE

TOTAL US $ TOTAL NUEVOS SOLES (*) Sujeto a tarifa vigente según normatividad para viajes de funcionarios al exterior

DDTT/NN/DEPARTAMENTAL JEFE PROYECTO

FORMATO 07

Oficina Técnica de AdministraciónOficina Ejecutiva de Administración Financiera

Unidad de Control Previo

Yo, ……………………………………..…..…… identificado(a) con DNI Nº ………..……….., con el cargo de …………………………….………………….. en la Dirección Nacional /Técnica de………………………………………………….. del Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI, me comprometo a que los fondos recibidos por concepto de Viáticos por Comisión de Servicios, serán rendidos dentro del plazo de ocho (08) días calendarios, en caso de no cumplir con la rendición y/o devolución de los saldos no utilizados en los plazos establecidos, AUTORIZO para que conforme a lo señalado en el articulo 68º de la Directiva de Tesorería, aprobada mediante Resolución Directoral Nº002-2007-EF/77.15, la Oficina Técnica de Administración disponga la retención correspondiente de mis remuneraciones a través de la Planilla Única de Pagos considerando los intereses que corresponda. FECHA: _________ de _____________________del __________

………………………………………………………………………….

Firma y Huella Digital de quien recepciona los fondos

D N I Nº

AUTORIZACION PARA DESCUENTO POR PLANILLA DE REMUNERACION

(Articulo 68º de la Directiva Nº001-2007-EF/77.15

FORMATO 08 Oficina Técnica de AdministraciónOficina Ejecutiva de Administración Financiera

Unidad de Control Previo

Oficina Técnica de Administración Oficina Ejecutiva de Administración Financiera

Unidad de Control Previo

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA

“RENDICION DE CUENTAS DOCUMENTADA POR FONDOS OTORGADOS POR ENCARGOS”

1. INFORMACION GENERAL

1.1 Rindente Deberá consignarse los nombres y apellidos completos del funcionario o servidor a quien se gira el Comprobante de Pago por los fondos otorgados.

1.2 Dependencia

Se indicará el nombre de la Dirección Nacional y/o Tecnica cuando se trate de la sede central y en el caso de las ODEIs según corresponda. Ejemplo : ODEI Ancash (Chimbote) Dirección Técnica de Demografia e Indicadores Sociales

1.3 Comprobante de Pago (C/P)

Deberá indicarse en Número, fecha del comprobante de pago, el importe recibido.

1.4 Concepto de los fondos otorgados Ejemplo:Cuadro de Necesidades Noviembre 2002, Comisiones de Servicios, etc.

1.5 Fuente de Financiamiento

Consignar el nombre de la fuente de financiamiento : Nº SIAF............................. y Nº Meta................................... El rindente debe sonsignar el Nº del SIAFy el Nº de la Meta que aparece en el comprobante de pago girado a su nombre.

2. DETALLES DE LOS DOCUMENTOS DEL GASTO

2.1 Documentos Nº Orden: En esta columna se empezará con 001 en forma ascendente y correlativa Fecha: Se indicará en forma correlativa y ascendente la fecha que corresponde a la emisión de la Factura, Boleta de Venta, Recibo o Comprobante sustentatorio del gasto. Clase: Se agrupará por familia de documentos. Ejemplo : Primero Facturas, segundo Boletas de Venta, etc. Número de documento: Se anotará el número del documento respectivo, en caso de no tener número de documento se registra como s/n

2.2 Detalle de la Operación Deberá indicarse en forma concisa y clara, la operación de compra realizada, ejem: Alimentos, pasajes, calculadora, papel bond, arbitrios, energía, agua, alquiler de........,etc.

2.3 Asignaciones específicas Está referida a la codificación que debe asignarse a cada documento de acuerdo al clasificador por el objeto del gasto, vigente. Ejemplo : 2.3.21.22 (Viáticos y Asignaciones)

2.4 El importe será el equivalente en nuevos soles al monto total de la Factura, Recibo u otro comprobante que sustente el gasto.

2.5 Total

Consignar en números la sumatoria de los importes de los documentos registrados, usar otra hoja de ser necesario.

3. RESUMEN

3.1 Asignaciones Específicas Comprende el registro del gasto total en forma resumida a nivel de asignaciones específicas tanto de bienes como de servicios. Ejemplo :

Bienes y Servicios

Importe 400.00 500.00 500.00

Especifica 2.3.21.22 2.3.21.21

2.3.27.299

Viaticos y Asignaciones Pasajes y Gastos de transportes Otros Servicios similares

Total 1,400.00

4. LIQUIDACION

4.1 Monto de la Presente Liquidación Consignar el total de Bienes más el Total de Servicios

4.2 Monto Devuelto Las devoluciones de saldos no utilizado por fondos otorgados se sujetaran

a lo dispuesto en el numeral 13.1 de la presente Directiva.

4.3 Monto Total Otorgado Deberá ser igual al monto consignado en el punto 1.3. Firmas y Sellos Administrativo Responsable, Rindente, Director Técnico / Nacional o Jefe Operativo Censal, Jefe de Unidad de Control Previo, Director de Contabilidad y Director Ejecutivo de Administracion Financiera