PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE

COPIAS DE SEGURIDAD (BACKUP)

Cdigo AP-GA PR28

Pagina: 1 de 6

1. OBJETIVO Garantizar el resguardo en forma segura de toda la informacin digital que dentro del desarrollo de las funciones se considere documental e importante y crtica, generada en cada una de las dependencias de la Universidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacfico, que tienen a cargo equipos de cmputo y que manejen informacin importante y critica. Comprende desde la clasificacin de los archivos en las computadoras por parte de cada uno de los usuarios, hasta el almacenamiento de las copias de seguridad. 3. DEFINICIONES COPIA DE SEGURIDAD- (BACKUP): Se define como backup o copia de seguridad, la actividad de resguardar de forma segura la informacin contenida en un medio de almacenamiento de origen (disco duro) a un medio de almacenamiento de destino de diferente tipo (otro disco duro, servidor de backup, memoria USB, CD, DVD, ZIP, etc.). INFORMACIN IMPORTANTE Y CRTICA: son todos aquellos archivos digitales acadmico/administrativos generados por el software aplicativo con que cuenta la Universidad (ACADEMUSOFT). INFORMACION DOCUMENTAL: Son todos aquellos archivos digitales institucionales, creados en las computadoras por cada uno de los funcionarios en sus respectivas dependencias. SERVIDOR DE BACKUPS: Es un equipo de cmputo que formando parte de una red, provee servicios a otros equipos denominados clientes. En este caso servicio de almacenamiento de archivos. NOMBRE DE USUARIO O LOGIN NAME: Login name o nombre de usuario. Es el nombre que adquiere el usuario para acceder a un determinado servicio. CONTRASEA, CLAVE O PASSWORD: Una contrasea o clave (en ingls password), es una forma de autenticacin que utiliza informacin secreta para controlar el acceso hacia algn recurso.

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE

COPIAS DE SEGURIDAD (BACKUP)

Cdigo AP-GA PR28

Pagina: 2 de 6

PARTICIN: En computacin, una particin de disco es una divisin lgica de un medio de almacenamiento MEDIOS DE ALMACENAMIENTO DE DATOS: Un dispositivo de almacenamiento de datos es un dispositivo para grabar o almacenar informacin (datos). La grabacin se puede hacer usando virtualmente cualquier forma de energa. Un dispositivo de almacenamiento puede guardar la informacin y procesarla, o ambas. Un dispositivo que nicamente guarda la informacin es un dispositivo de grabacin. Dispositivos que procesan la informacin (equipo de almacenamiento de datos) pueden tener acceso a un medio extrable (portable) separado o a un componente permanente para almacenar y recuperar la informacin. SISTEMA OPERATIVO: Un sistema operativo es un software de sistema, es decir, un conjunto de programas de computadora destinado a permitir una administracin eficaz de sus recursos.

CODIGO O NOMENCLATURA: El cdigo, en Teora de la comunicacin, es el conjunto de caracteres que puede ser entendido tanto por el emisor y el receptor. El cdigo que se ha usado en este texto, por ejemplo, es la lengua espaola o el castellano.

DISCO DE DVD: El DVD es un Disco de Vdeo Digital que tiene funcin de grabadora de videos, sonidos con una gran nitidez en el vdeo y en el sonido. Tambin es un dispositivo de almacenamiento masivo de datos cuyo aspecto es idntico al de un disco compacto, aunque contiene hasta 15 veces ms informacin y puede transmitirla a la computadora unas 20 veces ms rpido que un CD-ROM. Su capacidad de almacenamiento estndar es de 4.7 GB. PUERTO USB: Un puerto USB es una entrada o acceso para que el usuario pueda compartir informacin almacenada en diferentes dispositivos como una cmara de fotos, un pendrive, entre otros, con un computador. Las siglas USB quieren decir Bus de Serie Universal en ingls. COMPUTADORA: Es una mquina electrnica que recibe y procesa datos para convertirlos en informacin til. Una computadora es una coleccin de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud, rapidez y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automticamente por otro programa, una gran variedad de secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas, organizadas y sistematizadas.

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE

COPIAS DE SEGURIDAD (BACKUP)

Cdigo AP-GA PR28

Pagina: 3 de 6

4. CONDICIONES GENERALES Todos los funcionarios de la Universidad del Pacfico que tienen a cargo equipos de cmputo y que manejen informacin importante y crtica, deben guardarla en la particin D del disco duro de su computadora. Todos los funcionarios de la Universidad del Pacfico que tienen a cargo equipos de cmputo y que manejen informacin importante y crtica, deben realizar copias de seguridad de su computadora hacia el servidor de backup dos veces por semana, los das martes y viernes entre las 3:30 PM hasta las 4:30 PM. La informacin de los archivos contenidos en las copias de seguridad debe ser nica y exclusivamente de uso institucional y no personal. La dependencia de mantenimiento de equipos de cmputo, no se hace responsable por el dao o la perdida de la informacin contenida en las computadoras de los usuarios que no realicen sus copias de seguridad al servidor de backup. El resguardo y almacenamiento adecuado de las copias de seguridad, es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Informtica y del Secretario General de la Universidad. En caso de que algn funcionario necesite copias de sus archivos almacenados en el servidor de backup o en los medios de almacenamiento DVDs, esta peticin debe ser requerida al Secretario General de la Universidad. 5. CONTENIDO/DESARROLLO

N Actividad Responsable Documento 1 Los funcionarios realizan la copia de seguridad

de toda la informacin institucional importante y critica, desde su computadora hacia el servidor de backup (como se describe en la cartilla gua).

Funcionario a cargo de la computadora y que maneja archivos institucionales importantes.

Cartilla de copia de seguridad Clasificando y protegiendo nuestra informacin

2 Se verifica que las copias de seguridad enviadas diariamente por cada uno de los funcionarios,

Jefe de mantenimiento de

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE

COPIAS DE SEGURIDAD (BACKUP)

Cdigo AP-GA PR28

Pagina: 4 de 6

estn siendo generadas correctamente por el servidor de backup.

equipos de cmputo.

3 Se verifica que las copias de seguridad enviadas diariamente por los funcionarios al servidor de backup, no contengan archivos con extensiones de audio y/o video.

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

4 Se realiza semanalmente copias de seguridad, del servidor de backup a una unidad de disco duro externa a travs de la conexin por puerto USB.

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

5 Se realiza mensualmente el quemado o grabado de dos copias (A y B) en el medio de almacenamiento DVD, de las copias de seguridad contenidas en el servidor de backup.

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

6 Se verifica que la informacin copiada en los DVD no presenta errores y puede ser leda correctamente.

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

7 Se elimina del servidor de backup toda la informacin que ha sido grabada o quemada en DVD.

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

8 Se procede a identificar el o los DVDs con un cdigo que representa el servidor de origen de la copia (Servidor de backup), la fecha en que se realiza la copia, y la letra que identifica la copia (A o B). A: es la letra que identifica la copia que se queda en la oficina de informtica y B: es la letra que identifica la copia que se entrega al Secretario general de la Universidad. Ejemplo: SERVBACKUP.30122008-A SERVBACKUP.30122008-B

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

9 Si una de las copias requiere ms de un DVD, se coloca al final un identificador o cdigo, un numero consecutivo empezando en 1. Ejemplo: SERVBACKUP.30122008-A1 SERVBACKUP.30122008-A2 SERVBACKUP.30122008-B1 SERVBACKUP.30122008-B2

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE

COPIAS DE SEGURIDAD (BACKUP)

Cdigo AP-GA PR28

Pagina: 5 de 6

10 La nomenclatura a utilizar para el servidor de

backup es la siguiente: SERVBACKUP Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

11 Si el jefe de mantenimiento lo considera necesario puede colocar una observacin o comentario en el DVD, debajo del cdigo o nomenclatura.

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

12 Para el registro de la realizacin de las copias de seguridad, el jefe de mantenimiento de equipos de computo debe diligenciar el formato de de registro de copias realizadas y almacenadas.

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

Formato de registro de realizacin y almacenamiento de copias de seguridad.

13 Para el almacenamiento de las copias de seguridad, se debe archivar la copia A de DVD en la oficina de informtica, y la copia B de DVD se entrega al secretario general de la Universidad junto con un memorando, para proceder a su respectivo almacenamiento seguro.

Jefe de mantenimiento de equipos de cmputo.

Memorando de entrega de copias de seguridad

14 El secretario general de la Universidad, recibe la(s) copia(s) de seguridad en DVD y procede a almacenarla(s) en un lugar seguro (caja fuerte) y con buenas condiciones ambientales.

Secretario general

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cartilla de copia de seguridad Clasificando y protegiendo nuestra informacin Memorando de entrega de copias de seguridad 7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versin Descripcin

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE

COPIAS DE SEGURIDAD (BACKUP)

Cdigo AP-GA PR28

Pagina: 6 de 6

7. ANEXOS Formato de registro de realizacin y almacenamiento de copias de seguridad. Versin:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma

Nombre Rubn Daro Hurtado Rojas Equipo Operativo Mara Carmela Quiones Gngora

Cargo

Jefe de mantenimiento de equipos de computo

SIG Rectora

Fecha de aprobacin: