Procedimientos de bodega

8/18/2019 Procedimientos de bodega

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Procedimientos

A continuación se detallan los procedimientos para la ejecución de cada una delas tareas asignadas según las responsabilidades del cargo:

Cargo Responsabili

dad

Tarea Procedimiento

Encargado

de BodegaAdministra

tivo

1.- Supervisión

y coordinaciónde personal de bodega:

Realizar charlas

informativas ymotivacionales

- Todos los lunes a las 15:00 ho

debe realizar reunión informativabarue temas operacionales !administrativos concernientes aprestación del servicio"- #as charlas motivacionales essujetas al criterio del encargadoadministrativo uien puede reacuando estime conveniente"

Revisión de registros deentrada y salida de personal

- %l registro de entrada ! salidapersonal de bodega debe ser real menos una vez por mes" %sto

realizar$ los d&as '5 de cada m- #as inconsistencias detectadadeben ser tratadas de acuerdo le!es descritas en el (ódigo #abchileno ! reportadas a )")"*"*"

Revisión continua de laejecución de los procesos por parte del personal acargo

- +e debe hacer una revisión dmanera presencial de la forma se ejecutan las tareas"- +i se encuentran anomal&as enprocesos supervisados, estas dser informadas ! corregidas porrealiza la tarea"

Asignación de tareas a personal a cargo

- #as tareas se deben asignar dacuerdo a lo indicado en este m-Tareas etraordinarias o noconsideradas en este manual, dser distribuidas entre el personbodega de acuerdo al criterio d%ncargado Administrativo en elmomento ue estas tareas reuejecución"

valuación del personal de bodega

- la evaluación del personal a cahar$ de acuerdo a cuatro par$m

(umplimiento de horarios, ejecde las tareas, número de uejausuarios ! percepción del superdirecto"


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Cargo Responsabilida

d

Tarea Procedimiento

Encargado

de Bodega

Administra

tivo

!.- "oordinación yne#o para procesosde abastecimiento

Revisión de inventarios - Todos los mi.rcoles se debe rel inventario otorgado por el%ncargado /perativo" +e debenaclarar las diferencias

stablecerre$uerimientos decompra

- %l establecimiento de losreuerimientos de compra se dhacer el d&a jueves de cada sem

mitir re$uerimiento deabastecimiento a

departamento decompras

- #as solicitudes de compra se denviar a departamento de comp

primer d&a jueves de cada mesde las 1:00 horas, considerandmercader&as necesarias para culos reuerimientos para cuatrosemanas a partir del d&a lunes dsemana subsiguiente"2er este procedimiento en ane- %n caso de eistir reuerimienetraordinarios, estos deben sesolicitados los d&as jueves de casemana antes de las 1:00 hora

Realizar seguimiento alas %rdenes de compraasignadas alabastecimiento de bodega.

- #os d&as mi.rcoles de cada sese debe llamar a los proveedoreinvolucrados en la entrega deproductos programados para elviernes de la misma semana, con de conrmar la recepción !coordinar la entrega" 2er esteprocedimiento en aneo 334


d

Tarea Procedimiento

Encargado

de Bodega

Administra

tivo

&.- "oordinación yne#o con 'reaacad(mica

Revisión y ajustes de planificaciónacad(mica para talleres

- %l 6irector de (arrera es elencargado de entregar v&a correlectrónico las chas pedagógiccada taller ! sus respectivos hocon esta información el %"A" debefectuar la revisión ! realizar loajustes necesarios para lograr uconsolidación de las cantidades


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productos necesarios para cada%ste proceso debe realizarse unpor semestre ! reuiere ue lainformación emanada de la direacad.mica est. disponible a lo 70 d&as antes del inicio de claserevisar aneo 884

"onsolidación dere$uerimientos parataller

- A lo menos '0 d&as antes del ide clases de cada semestre, el debe tener listo el consolidado reuerimientos para cada tallerestableciendo las cantidades toue se ocuparan de cada produ9ara consolidar las cantidades, deber$ hacer los ajustes ue esconvenientes bas$ndose en doscriterios: 14 (antidad de produccontenida en envase original !aproimación de la cantidad enintervalos de 500 gramos ejemla cantidad consolidada resulta7,'5 ;ilos se deben ajustar a 7,la cantidad consolidada es de 7;ilos el ajuste es a los ,0 ;ilos"revisar aneo 884


d

Tarea Procedimiento

Encargado

de BodegaAdministra

tivo

).- *estión de la

informaciónnecesaria para elarmado de canastas

laboración fichas de

recetas

- %l %"A" debe confeccionar la c

t.cnica o receta para cada talleespecialidad e individualmenteesto se valdr$ de la informaciónemanada de la cha pedagógichorario de los talleres entregaddirección de carrera" %ste procedenominar$ =consolidación parpreparación de canastas> ! conen el ordenamiento por &tem !cantidades reueridos para laejecución de un taller en particu

dar$ paso a la cha t.cnica ueutilizar$ para la elaboración de canastas diarias para cada tallerevisar aneo 884

nv+o de fichas derecetas

- Al menos 5 d&as antes del inicclases, %"A" debe enviar v&a corelectrónico las chas t.cnicas dtodos ! cada uno de los talleres


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realizarse durante el semestre"revisar aneo 884


d

Tarea Procedimiento

Encargadode Bodega

Administra

tivo

,.- Aplicar sistemas de control Supervisión deinventario dee#istencias

- #os martes de cada semana seconstatar ue se est. llevando el conteo de eistencias según indicado en este manual" )evisprocedimiento de toma de inveen aneo ##

erificación de mermas - los d&as mi.rcoles de cada semen caso de eistir diferencias estoc;s de productos se debe veue la merma es tal ! aclarar sorigen" )evisar procedimiento

tratamiento de mermas en ane"alculo de ndice deasistencia efectivo

- #os d&as '5 de cada mes ! trarevisado el registro de entradassalidas del personal, se debe cael @A%" 2er aneo 4

Registrar datos para laevaluación de personalde bodega y docentes

- #os d&as '5 de cada mes deberegistrados los datos necesariola evaluación de personal" 2er sde registros


d

Tarea Procedimiento

Encargado

de Bodega

Administra

tivo

/.- laboración yenv+o de informes

Rebaja de cantidades enregistro de inventariode bodega

- #os d&as mi.rcoles de cada seposterior a la revisión de lainformación del inventario reali%"A" debe proceder con el descude las cantidades correspondiemermas por producto en la planregistro de eistencias" #a rebastoc; se lleva a cabo restando dcantidad en stoc; teórico la cande stoc; f&sico mermado"

nv+o de planilla dee#istencias deconsumibles mensual a0odega "entral

- #a última semana de cada medebe elaborar el informe mensueistencias de consumibles pase utilizar$ los datos obtenidos inventario del último d&a martes


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mismo mes" %stos datos deben traspasados a planilla especialmpreparada ! otorgada por Bode(entral para su posterior env&o correo electrónico a %ncardo deBodega (entral con copia a Aside Bodega (entral ! %ncargado/perativo de Bodega de Castro- %n la planilla se debe completcolumna de cantidad con los darecogidos en el inventario, la plautom$ticamente calcular$ elconsumo restando de las eistesegún registro de B"(" las eistef&sicas en B"C", el resultado ser$cantidad a rebajar por B"("


d

Tarea Procedimiento

Encargado

de Bodega

Operativo

1.- "ontrol de"alidad deinsumos y materias primas

Revisión demercader+asalmacenadas paraconstatar el estado en$ue se encuentran

- #os d&as martes de cada sema junto con el proceso de toma dinventarios el %"/" deber$ cheestado en se encuentran losproductos ! las condiciones dealmacenamientos, de encontrafalencias en las condiciones dealmacenamientos es deber del tomar acciones para remediarla

Reportar mermas - #os d&as martes de cada mes,

posterior al proceso de toma deinventarios ! revisión de mercael %"/" debe dar cuenta de todamermas encontradas" 2er ane

Cargo Responsabili

dad

Tarea Procedimiento

Encargado

de Bodega

Operativo

!.- "ontrol denventarios

nventario semanal deabarrotes2 carnes2 pescados2 mariscos2 vinosy licores

- #os d&as martes de cada sema%"/" debe realizar la toma deinventario según procedimientoseDalado en aneo ##"

nventario semestral de - Al t.rmino de cada semestre


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loza2 vajilla2 cristaler+a yma$uinaria

de julio ! mes de diciembre, el debe realizar la toma de inventloza, cristaler&a, vajilla ! mauindetallando las cantidades ! lascaracter&sticas de cada &tem" #aplanilla con el registro de eistedebe ser enviada v&a correoelectrónica a %"A"

laborar informes - 9osterior a cada inventario, eldebe elaborar el informecorrespondiente ! hacerlo llegamail a %"A" %ste informe correspa las planillas electrónicas utilizpara el registro de eistencias"- %s deber del %ncargado /peralevantar un informe diario denovedades ! hacerlo llegar v&a %"A" Tal informe corresponde a ucorreo electrónico cu!o asunto seDalar: @nforme ddEmmEaa" %n de no haber nada ue informar correo solo debe indicar la fraseFovedad>, de lo contrario se dedescribir lo acontecido"

Registro y eliminación demermas

- 9osterior al inventario semanadeber del %"/" registrar ! llevarel procedimiento de eliminaciónmermas según el procedimientoestablecido en este manual ! muestra en aneo ??"

Registro y tratamiento dedevoluciones

- %l tratamiento para las mercadevueltas desde los talleres se en detalle en aneo TT"

Cargo Responsabili

dad

Tarea Procedimiento

Encargado

de Bodega

Operativo

&.- laboracióny env+o deinformes

laborar y enviar informediario de novedades

- %s deber del %ncargado /peralevantar un informe diario denovedades ! hacerlo llegar v&a %"A" Tal informe corresponde a u

correo electrónico cu!o asunto seDalar: @nforme ddEmmEaa" %n de no haber nada ue informar correo solo debe indicar la fraseFovedad>, de lo contrario se dedescribir lo acontecido"

laborar y enviar informesemanal de e#istencias

- Todos los d&as martes ! postertoma de inventario de abarrote


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carnes, pescados, mariscos, vinlicores, el %"/", debe enviar vcorreo electrónico las planillaslos registros de eistencias de e&tems"

laborar y enviar informemensual de e#istencias de

loza2 vajilla2 cristaler+a yma$uinaria.

- %l último lunes de cada mes !posterior a la toma de inventarloza, vajilla, cristaler&a ! mauinel %"/" debe enviar v&a correoelectrónico las planillas con losregistros de eistencias de esto&tems"

Cargo Responsabili

dad

Tarea Procedimiento

Encargadode Bodega

Operativo

).- Registro yorganización dedocumentos

Registrar facturas en planilla electrónica

- %s deber del %"/" registrar todGactura ! Fota de (r.dito en pelectrónica habilitada para elloindicando fecha de entrega, nodel proveedor, número de factuF(, número de 8T( ! monto totla factura o F("

nv+o de facturas a0odega "entral

- 8na vez registrados los documobtenidos en la recepción demercader&as, el %"/", deber$ hallegar estos documentos a B"("

lunes siguiente a la recepción odefecto el d&a posterior" #os datlas facturas a entregar deben senviados v&a correo electrónico%ncargado de Bodega (entral ccopia a Asistente de bodega (e%"A" bodega de gastronom&a" %lcorrespondiente debe ser imprepara la rma ! timbre ue acrerecepción de los documentos"- #as facturas a entregar deben

acompaDadas por sus respectivórdenes de compra ! gu&as dedespacho en el caso de ue esteistan"

ngresar datos de ingresode mercader+as en planillaelectrónica

- #os d&as viernes de cada semaposterior a la recepción demercader&as, el %"/" debe alimelas planillas de eistencias con


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datos aportados por los documeue respaldan esta operación" +recepción no se realiza un d&a ves deber del %"/" ingresar los dmismo d&a ue se recepcionen mercader&as"

ngresar copias de

facturas2 *3 y 4" encarpetas por proveedor

- +e debe realizar una copia de factura recibida e ingresarla al eistente por proveedor"- #as C6 ! /( se deben archivacarpeta correspondiente segúnproveedor a la espera de lacorrespondiente factura para suposterior env&o a B"("

Cargo Responsabili

dad

Tarea Procedimiento

Encargado

de BodegaOperativo

,.- Aseo y

mantención dedependencias de bodega

"he$ueo periódico de las

instalaciones ydependencias

- (onstantemente se debe revis

estado de las instalacionesasegurando el normal funcionade la bodega" +e debe realizar inspección ocular para detectardesperfectos"

Solicitar mantenciones y5oreparaciones de e$uipos einfraestructura a3epartamento de4peraciones

- +i en la inspección ocular reallas instalaciones se detectanproblemas, estos deben serreportados v&a correo electrónicdirectamente a jefe de /peraciocon copia a %"A", se debe hacer

seguimiento de la solicitud dereparación o reemplazo hasta problema sea resuelto"- %l %"/" debe solicitar cuandocorresponda las acciones demantenimiento necesarias paraasegurar el óptimo funcionamielas mauinarias, as& como tambprevenir el deterioro de lasinstalaciones" %stas acciones deser solicitadas v&a correo electr

Hefe de /peraciones"Revisión de las labores del personal e#terno de aseoen 'reas de bodegas ytalleres reportandodeficiencias en el servicioa 3epartamento de4peraciones

- %s deber del %"/" velar por uepersonal eterno de aseo realiclabores con el est$ndar adecuacorrespondiente a lugares demanipulación de alimentos"- %l %"/" podr$ solicitar tareasespeciales al personal de aseo,


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embargo por le! de subcontratano podr$ darles órdenes nireprenderlos" (ualuier inconvedebe ser tratado a trav.s del He/peraciones solicitando suintervención v&a correo electrón

Responsabilidades compartidas


d

Tarea Procedimiento

Encargado

de Bodega

Administra

tivo y

Operativo

1.- Recepción de productos

Recepción demercader+as

- %l procedimiento para la recepde mercader&as se detalla en el))

Archivar documentos - 9osterior a la recepción demercader&as, tanto el %"A" como

%"/" deben archivar los documeasociados a esta operación" 6emanera las facturas deben serfotocopiadas" %n la copia de facse debe registrar el número de asociada ! se debe archivar en carpeta correspondiente denom=(opias facturas por proveedorfactura original debe archivarselibro de correspondencia a la esde su registro ! posterior env&o

- #as Cd ! /( se deben archivacarpeta correspondiente al provue las emite"


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d

Tarea Procedimiento

Encargado

de Bodega

Administra

tivo y

Operativo

!.- "ontrol deentradas y salidasde 6ercader+a

3espacho de canastas2vajilla y ma$uinaria

- %l procedimiento para el despde canastas, vajilla ! herramiendescribe en detalle en el aneo

Recepción dedevoluciones de taller

- %l procedimiento para la devode materias primas, vajilla !

herramientas desde los talleresdescribe en detalle en el aneo

Registrar entradas ysalidas de insumosmaterias primas yherramientas

- %s deber de ambos encargadregistrar todos los movimientosentradas ! salidas de mercaderherramientas en las correspondplanillas !Eo documentos asociacompletando los datos reueriden el momento en ue ocurren


d

Tarea Procedimiento

Asistente

de Bodega1-. Armado decanastas

7reparación de canastas - %l armado de las canastas se realizar siguiendo las especicaindicadas en las chas t.cnicascada taller" %l detalle de esteprocedimiento debe ser revisadaneo II"


d

Tarea Procedimiento

Asistente

de Bodega!.- "ondiciones dealmacenamiento delos productos

Revisión periódica de productos ycondiciones dealmacenamiento

- #as condiciones de almacenamdeben ser revisadas al menos ua la semana, cercior$ndose de mercader&as est.n contenidas dacuerdo a los reuerimientos sesu naturaleza ! en el espacioasignado según el la! out conte


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en este manual" #as condicionealmacenamiento se detallan enaneo GG"


d

Tarea Procedimiento

Asistente

de Bodega&.- laboración de porciones paracanastas

7orcionar 6aterias primas

- %l gramaje de las porciones esestablecido de acuerdo a losreuerimientos de cada taller scha t.cnica" %sta tarea se deb

llevar a cabo los d&as jueves ! vde cada semana considerando canastas para el d&a lunes de lasiguiente semana deben uedael d&a viernes"- #os productos ue se debenporcionar son las carnes, pescamariscos ! abarrotes cu!o envaoriginal contenga una cantidadsuperior a la reuerida" #a cantde porciones debe corresponde

número total de talleres a realizcada especialidad"

nvasar porciones - 8na vez establecidas las porcest$n deben envasarse dependde sus caracter&sticas ! gramajesto se dispone de bolsas pl$stdistintos tamaDos ! pocillos pl$con tapa"- #os envases de los productosporcionados deben estar identicon una etiueta ue indiue d

producto se trata" %n el caso deproductos frescos la etiueta decontener tambi.n la fecha deporcionado ! envasado"

Almacenar porciones - %l almacenamiento de los prodporcionados se debe realizaratendiendo las caracter&sticas dproducto ! en cada una de las


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bodegas ! estanter&as asignadaello según la! out"

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