PROCEDIMIENTOS Estándar de Operaciones

Contratos de Servicio: Flujo ...............................................................................................................................14
PROCESOS DE PROYECTOS: ................................................................................................................................ 16 Planificación: Elaboración del Plan de Adquisiciones .......................................................................................... 16
Aprobación del plan operativo y plan de adquisiciones anual: Pasos .......................................................... 17
Elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y detalle de las obras: Pasos .... 18
MÉTODOS DE ADQUISICIÓN ................................................................................................................................. 19
1. PROCESO: Micro compra ...........................................................................................................................................19
2. PROCESO: Contratación Individual ........................................................................................................................24
Invitación directa Consultor Individual: Pasos ........................................................................................................ 27
3. PROCESO: Solicitud de Cotización SdC/RFQ ......................................................................................................29
Solicitud de Cotización competitiva: Pasos .............................................................................................................. 30
Invitación directa a presentar Cotización: Pasos ................................................................................................... 32
4. PROCESO: Solicitud de Propuestas SdP/RFP ....................................................................................................34
Solicitud de Propuesta competitiva: Pasos .............................................................................................................. 35
Invitación directa a presentar Propuesta: Pasos ................................................................................................... 37
5. PROCESO: Invitación a Licitar IAL/ITB ..................................................................................................................39
Invitación a Licitar competitiva: Pasos....................................................................................................................... 40
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS ..................................................................................................................... 44
5
Método de Adquisiones
Esta guía fue desarrollada por la oficina de PNUD Ecuador bajo las directrices de la Gerencia de Operaciones y con la aprobación de la Representación. Promueve orientación al resultado, orientación al cliente, confianza mutua y corresponsabilidad en la gestión operativa.
Los Procedimientos Estándar de Operaciones (SOP por sus siglas en inglés) los cuales son presentados a continua- ción, han sido desarrollados para proporcionar un entendimiento común de los pasos a seguir en cada proceso y las expectativas en términos tiempo, de acuerdo con las modalidades de Ejecución Directa (DIM por sus siglas en inglés) y de Apoyo a la implementación Nacional (Support to NIM en idioma inglés), las cuales aplican las normas y políticas del PNUD.
Esta herramienta busca contribuir al logro de los objetivos de desarrollo del Ecuador y su planeación anual en el marco de los proyectos del PNUD en el país, prioriza la eficiencia operacional a través de rutinas de reingeniería, estandarización, especialización, medición y segregación de autoridades.
Los procesos aquí descritos tendrán aplicación una vez sean comunicados oficialmente por la Representación para cada una de las tres (3) áreas programáticas establecidas:
• Área de Ambiente y Energía.
• Área de Desarrollo Económico Inclusivo y Gestión de Riesgos.
• Área de Gobernabilidad Democrática y Desarrollo Social.
Información adicional sobre políticas, guías y normativas, se encuentra disponible en el Manual de Programa y Ope- raciones del PNUD (POPP por sus siglas en inglés) y a través de ONDemand Training.
Atentamente,
ACP Advisory Committee on Procurement Comité Asesor de Adquisiciones (Sede)
CAP Contracts, Assets and Procurement Committee
Comité de Contratos, Activos y Adquisiciones (Local)
CO/OP Country Office Oficina de País
DDO Scope of Works Detalles de Obra
DRR Deputy Resident Representative Representante Residente adjunto
ET Technical Specifications Especificaciones Técnicas
ITB/IAL Invitation to Bid Invitación a Licitar
PO Purchase Order Orden de Compra
POA Annual Operating Plan Plan Operativo Annual
PA Procurement Plan Plan de Adquisiciones
POPP Programme and Operations Policies and Procedures
Políticas y Procedimientos de Programas y Operaciones
PRODOC Project Document Documento de Proyecto
RACP Regional Advisory Committee on Procurement
Comité Regional de Adquisiciones (Regional)
RBLAC Regional Bureau for Latin America and the Caribbean
Oficina Regional para América Latina y el Caribe
RFQ/SDC Request for Quotation Solicitud de Cotización
RFP/SDP Request for Proposals Solicitud de Propuesta
RR Resident Representative Representante Residente
SC Service Contract Contrato de Servicios
TOR/TDR Terms of Reference Términos de Referencia
9
Aprobador nivel 1/ Segunda Autoridad
Responsable de aprobar POs, pagos y anticipos por montos menores a USD$ 10.000 (Coordinadores de Área)
Persona que revisa las actividades de la primera autoridad y verifica que se han seguido las políticas y procedimientos del PNUD
Aprobador nivel 2/ Segunda Autoridad
Responsable de aprobar POs, pagos y anticipos por montos menores a USD$ 50.000 (Coordinadores de Área)
Aprobador Senior/ Segunda Autoridad
Responsable de aprobar POs, pagos y anticipos sin restricción de monto (RR y DRR)
ATLAS Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de PNUD
Coordinador de Proyecto (DIM) Primera Autoridad
Persona con la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto y de administrar adecuadamente los recursos del mismo.
Director Nacional (Support To NIM)/ Por delegación Coordinador del Proyecto (Primera Autoridad)
Comité Directivo Personal responsable de aprobar el Plan Operativo Anual – POA y Plan de Adquisiciones - PA de un Proyecto en modalidad de implementación Support to NIM
E-tendering Módulo de procesos de adquisición de ATLAS
Expresión de Interés Método para identificar potenciales proveedores en determinado proceso
Especificaciones Técnicas
Descripción de las características físicas o funcionales de los bienes tangibles o de obras civiles, estas deben ser relativamente genéricas para fomentar la mayor competencia posible. Además, deben proporcionar todos los servicios conexos y criterios pertinentes requeridos
Funcionario/a del proyecto Persona que solicita un determinado proceso y da acompañamiento durante cada etapa del mismo
Modalidad de Implementación Directa “DIM”
Bajo esta modalidad, el PNUD asume la responsabilidad general de la gestión y la rendición de cuentas por la ejecución de los proyectos. En consecuencia, el PNUD debe seguir todas las políticas y procedimientos establecidos para sus operaciones
Modalidad de Implementación Nacional con Apoyo de PNUD “Support to NIM”
Bajo esta modalidad, el PNUD presta servicios de apoyo a petición del socio implementador, para las actividades establecidas dentro del documento del proyecto o/y plan de trabajo anual, de conformidad con los reglamentos, normas y procedimientos del PNUD. El socio implimentador es el responsable de los resultos del proyecto .
Buyer
ATLAS
Personal autorizado para realizar procesos de Adquisición
Persona con la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto y de administrar adecuadamente los recursos del mismo. En ocasiones, el Director Nacional delega esta función al Coordinador del Proyecto.
10 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
Oficiales de Programa Responsables de asesorar y validar los requerimientos técnicos levantados por el/la funcionario/a del proyecto y da acompañamiento durante las etapas de planificación y evaluación del proceso
Puntos Focales de Revisión y Validación
Personas delegadas por los Socios Implementadores con la responsabilidad de: i) asesorar y validar técnicamente TDR; ii) revisar y aprobar productos finales para los Proyectos con modalidad de implementación Support to NIM
PROMPT Sistema de planificación y solicitud de procesos del PNUD
Representación del PNUD Personal responsable de aprobar el Plan Operativo Anual y Plan de Adquisiciones de un Proyecto en modalidad de implementación DIM
Términos de Referencia Descripción de los servicios requeridos y las responsabilidades respectivas de un contratista, ya sea para consultores individuales o empresas consultoras
Unidad de Adquisiciones Personal responsable de asesorar y gestionar el proceso de compra de conformidad con los reglamentos, normas y procedimientos del PNUD
Vendor Proveedor/Consultor registrado en el sistema ATLAS
Unidad de Programa Personal responsable de asesorar (Oversight Services/ Execution Services) a los proyectos para alcanzar los resultados programáticos del PNUD
11
PLANIFICACIÓN
Tiempo (días hábiles) Documentos / Inputs requeridos/Resultados
Min. Max.
0 0
Unidad de Programa remite vía correo electrónico a RRHH lo siguiente:
1. Términos de referencia. 2. Formulario de Solicitud de Creación de Puesto con las firmas
de autorización. 3. Estrategia de Reclutamiento (Recruitment Strategy Form) con
las firmas de autorización.
2 RRHH Revisión y Aprobación
1 3 Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso.
TOTAL 1 3
Contratos de Servicios – SC PNUD
DEFINICIÓN EL PNUD es responsable de gestionar las estrategias, políticas, y mecanismos que permiten atraer, de- sarrollar, retener y motivar a un capital humano altamente calificado y diverso para que contribuya de manera eficiente a los procesos y gestiones internas. Como parte del componente administrativo, la Uni- dad de Recursos Humanos tiene como objetivo fundamental contribuir de manera eficiente, transparente y profesional los procesos y procedimientos que competen las actividades vinculadas con el recurso humano de la organización. En base a los lineamientos del PNUD y dentro del marco político institucional, la Oficina de Recursos Humanos, opera bajo estos parámetros para gestionar los requerimientos contractuales y administrativos de manera eficaz y dentro de los estándares de la oficina.
GESTIÓN Las solicitudes de Contratos de Servicios son gestionadas a través de las Áreas de Programa con el acom- pañamiento de la Unidad de Recursos Humanos, que a su vez administra dichos contratos.
NOTAS • Es indispensable contar con el presupuesto requerido para cubrir todos los costos de las contra-
taciones. • Las solitudes de contratos de servicios deben estar acompañadas de la documentación de respal-
do y las respectivas firmas de autorización. • Los documentos deben contar con las firmas originales de aprobación y del titular del contrato. • Los canales de comunicación de los proyectos hacia RRHH y viceversa son gestionados a través de
cada Área de Programa del PNUD.
COORDINADORA DE UNIDAD INTEGRANTE DE UNIDAD Cristina Bastidas Asociada de Recursos Humanos [email protected] +593 23824240 ext 3011
Lorena Morgan Asistente de Recursos Humanos [email protected] +593 23824240 ext 3012
PROCESO
Min. Max.
1 Solicitud 0 0
El área de Programa solicita el inicio del proceso y remite a RRHH los siguientes documentos:
1. Términos de referencia. (incluir banda y step) 2. Solicitud de Creación de Puesto con las firmas de autori-
zación del PNUD. 3. Estrategia de Reclutamiento con las firmas de autoriza-
ción del PNUD.
2 RRHH Publicación 1 3
RRHH revisa la solicitud y los documentos y procede a crear la posición en ALTAS, para luego ingresar la información de la vacante.
Representación aprueba la vacante y automáticamente se publica en la Página web del PNUD.
RRHH envía correo de difusión y publicación en prensa (si aplica)
3 RRHH Recepción de Aplicaciones
5 10 Los/las postulantes realizan su aplicación a través de la página web “Jobs at UNDP”, en el link de la vacante de interés.
4 RRHH / Programa
Revisión Aplicaciones
2 5
RRHH realiza el “pre-longlist”, obtiene el “Exceptions Report” y genera el acceso a programa/área para revisión de aplicaciones.
Programa revisa las aplicaciones recibidas y establece la lista larga de candidatos/as que cumplan con los requisitos del puesto. Ingresan los comentarios en el sistema y finalizan la lista larga.
5 Programa Aplicación de Pruebas
5 12 Programa aplica las Pruebas de Inglés (si es el caso) y las Pruebas Técnicas a los/las candidatos/as de la lista larga.
6 Programa Entrevistas 3 5 Programa ingresa y finaliza la lista corta en el sistema y planifica las entrevistas con los/las candidatos/as que superaron el puntaje en la prueba técnica.
7 RRHH Oferta 5 8
Programa elabora el Informe de Evaluación y Recomendación. Una vez que tenga toda la documentación de respaldo, solicita a RRHH el envío de oferta a la persona recomendada.
Representación aprueba oferta en el sistema y automáticamente se envía la carta a la persona.
La persona recomendada aprueba oferta a través del sistema.
RRHH y Programa solicitan documentación y trámite de medical clea- rance, requeridos para la contratación.
8 RRHH Contratación 2 5
Programa elabora solicitud de contrato y, recopila firmas de auto- rización y envía a RRHH junto con documentación de respaldo para elaboración de contrato.
RRHH revisa la documentación, elabora el contrato, lo envía para la firma de RR e ingresa la información al Atlas.
TOTAL 23 48
contrato
de aplicaciones
I. Elaboración de TDR Y
formularios
y prueba técnica
entrevistas
de oferta
contrato
INICIO
el sistema
INICIO I. Solicitud de proceso
II. Invitación y Obtención de Ofertas III. Evaluación IV. Contrato FIN
PR OG
RA MA
AP RO
BA DO
RE S
PN UD
RE CU
RS OS
H UM
AN OS
Procesos de proyectos: PLANIFICACIÓN: ELABORACIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES
DEFINICIÓN En el marco de los proyectos del PNUD, una vez desarrollado el POA, la Unidad de Proyecto, realizará un plan de adquisiciones que permita cumplir con los objetivos del proyecto, identificar y mitigar los riesgos existentes de su implementación. El plan de adquisiciones implica algo más que la selección de un método de contratación. Depende en gran medida de identificar y presupuestar correctamente las actividades pertinentes con la adquisición de bienes, servicios y obras para alcanzar los objetivos del proyecto. El plan de adquisiciones debe contener:
• Tipos de bienes, servicios (consultorías) y obras que se solicitarán • Costo estimado de cada proceso • Fecha prevista para la elaboración de los TDR o especificaciones técnicas • Fecha prevista de contratación • Período de la contratación o plazo de entrega de bienes
GESTIÓN El plan de adquisiciones debe ser elaborado por el personal de la Unidad de Proyecto e ingresado en la plataforma PROMPT. Las unidades de Programa y Adquisiciones de PNUD darán asesoría durante este proceso.
NOTAS El plan de adquisiciones deberá tener un monto consolidado por concepto de compras menores (micro-compra) y viajes.
HERRAMIENTAS PROMPT (Planificación):
COORDINADORA DE UNIDAD INTEGRANTE DE UNIDAD Enriqueta Baquero Gerente Operaciones [email protected]
Janneth Jaramillo [email protected]
Roberto Espinosa [email protected]
Mariela Garrido [email protected]
No. Responsable Etapa del Proceso
Min. Max.
1 Proyecto Desarrollo 3 5 El equipo de proyecto desarrolla el Plan Operativo y Plan de Adquisiciones Anual o Multianual
2
Unidades de Programa y Adquisiciones PNUD
Asesoría 1 3 El/la funcionario/a de PNUD realiza observaciones y ajustes
3 Punto Focal técnico Designado
Revisión 1 5 El/la funcionario/a del Ministerio realiza observaciones y ajustes al documento
4 Comité directivo
Revisión Y Aprobación
Proyecto Prompt 1 2 Ingresa Plan de Adquisiciones a PROMPT5
Comité Directivo/ Representación
TOTAL 15 19
CO MI
TE D
IR EC
TIV O/
RE PR
ES EN
TA CIÓ
N PN
Adquisiciones: Revisa Plan de Adquisiciones
y da Asesoría
Anual/Multianual Ajusta POA Plan de Adquisiciones
Taller de Presentación POA y PA
anual/multianual
Acta de Aprobación definitiva
No. Responsable Etapa del Proceso
Min. Max.
1 6
De acuerdo con los formatos establecidos, el proyecto desarrolla: Términos de referencia (consultores individuales, empresas consultoras o contrato de servicios), Especificaciones Técnicas, Detalle de las Obras y el Presupuesto.
Formatos y formularios PNUD
Nota: En proyectos Support to NIM, el/la funcionario/a de la Contra- parte participa en la elaboración de los documentos.
2 Unidades de Programa del PNUD
Asesoría 1 2 Unidad de Programa realiza observaciones y ajustes al documento
3 Proyecto Solicitud de proceso a PNUD
1 2 Reúne y consolida observaciones; prepara el documento final y lo remite a PNUD
TOTAL 3 10
PU NT
O FO
del Plan de Adquisiciones Anual del Proyecto
INICIO FIN Ajusta TDR
de acuerdo a observaciones
Observaciones al TDR?
Si
No
1. Micro compra
DEFINICIÓN La micro-compra es un proceso de adquisición simplificado, para contratar a personas jurídicas para la adquisición de bienes y servicios estandarizados y obras civiles menores, cuyo monto no exceda el límite especificado en la normativa o el monto de la delegación vigente de la Oficina de País aprobado por la Sede. (Micro-compras en el POPP- pag.6)
LÍMITE VIGENTE PARA PNUD ECUADOR ATENCIÓN USD$10.000 dólares incluido IVA hasta el 31/12/2020.
GESTIÓN Las Micro-compras pueden ser gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones o de forma descentralizada por otros funcionarios del PNUD (incluyendo equipos de proyecto) siguiendo el procedimiento y bajo los lineamientos de adquisiciones. La gestión descentralizada no aplica para personal de las contrapartes.
NOTAS • El proceso de Micro-compra no aplica para la contratación de consultorías individuales. • Toda micro-compra se enmarca en un proyecto, independientemente del cargo de quien la gestiona. • Si el proveedor con el segundo precio más bajo ofrece una calidad significativamente superior, y
su precio ofertado no supera el 10 por ciento de la oferta habilitada más económica, el segundo proveedor puede ser seleccionado si el presupuesto puede cubrir la diferencia de precio. La calidad superior se refiere a que la segunda oferta ha excedido los requisitos predeterminados. No se aplica a características o cualidades que no se indicaron originalmente como requisitos.
• Las micro-compras que son gestionadas por las Unidades de Programa de PNUD deben contar con la validación de la Unidad de Adquisiciones.
OPCIONES 1.1. Micro-compra competitiva.
1.2. Micro-compra directa: La contratación directa debe ser utilizada de forma excepcional y deberá solici-tarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación del PNUD.
PROCESO
Tiempo (días há- biles) Documentos / Inputs requeridos/Resultados
Min. Max.
0 0
La Primera Autoridad (Coordinador de Proyecto) autoriza se inicie un proceso de compra menor competitiva.
El/la funcionario/a del proyecto desarrolla: i) las especificaciones técnicas de los bienes; ii) los términos de referencia de los servicios; o, iii) los detalles de las obras y el presupuesto para la micro-compra menor a USD$10.000.
2 Proyecto Solicitud de proformas
1 1 El/la funcionario/a del proyecto, solicita dos o tres proformas mediante correo electrónico o llamadas telefónicas a proveedores identificados.
3 Proveedores Presentación de proformas
1 2 Los proveedores invitados preparan y presentan su proforma.
4 Proyecto Evaluación
1 2-3
El/la funcionario/a del proyecto que obtuvo las cotizaciones completa el Formulario de Micro-compra y obtiene la aprobación de la Primera Autoridad (Coordinador de Proyecto).
Si se trata de una compra mayor USD$5.000 se requiere gestionar una requisición aprobada y válida en Atlas.
Si se trata de una compra con un bien inventariable (proyectos DIM) a partir de USD$1.500, se requiere gestionar una requisición aprobada y valida en Atlas) y presentar la documentación/requisición a la Unidad Adquisiciones para revisión y generación de la PO al momento del pago.
La primera autoridad (Coordinador de Proyecto) revisa y aprueba/firma el formulario de micro-compra
5 Segunda Autoridad
TOTAL 3 5-6
3. Realiza comparación de
FIN
I. Elabora Términos de Referencia o especificaciones
técnicas
solicita y recibe cotizaiones
Los documentos de la
7. Solicita al proveedor la firma
de la PO
(approvers designados)
Min. Max.
0 0
La Primera Autoridad (Coordinador de Proyecto) autoriza se inicie un proceso de compra menor directa.
El/la funcionario/a del proyecto debe disponer: i) las especificaciones técnicas de los bienes; ii) los términos de referencia de los servicios; o, iii) los detalles de las obras y el presupuesto para la micro-compra menor a USD$10.000.
2 Proyecto Solicitud de proforma
1 1
El/la funcionario/a del proyecto, solicita la proforma correo electrónico al proveedor identificado.
3 Proveedores Presentación de proforma
El proveedor invitado prepara y presenta su proforma.
4 Proyecto Evaluación
1 1-2
El funcionario del proyecto que obtuvo la cotización debe completar Nota al Archivo y obtener la aprobación de la Primera Autoridad (Coordinador de Proyecto).
Si se trata de una compra a partir de USD$5.000 se requiere gestionar una requisición aprobada y válida en Atlas.
Si se trata de una compra con un bien inventariable (proyectos DIM) a partir de USD$1.500, se requiere gestionar una requisición aprobada y valida en Atlas y presentar la documentación/requisición a la Unidad Adquisiciones para revisión y generación de la PO al momento del pago.
5 Proyecto/ Segunda Autoridad
Contratación La segunda autoridad revisa y aprueba la PO a partir de USD$5.000
TOTAL 2 2-3
3. Elabora solicitud de pago
FIN
especificaciones técnicas
Los documentos de la
7. Solicita al proveedor la firma
de la PO
(approvers designados)
2. Contratación Individual
DEFINICIÓN La modalidad de Contrato individual se utiliza para la contratación de servicios de un/a profesional para realizar tareas especializadas en un determinado tiempo con el objetivo de entregar productos que deben identificarse claramente en el contrato y vincularse directamente con el/los pago/s. (Link POPP -Capitulo IC)
APROBACIÓN A NIVEL LOCAL (CAP - Ecuador) ATENCIÓN: USD$200.000
GESTIÓN Las consultorías individuales son gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones.
NOTAS • Se requiere la solicitud del proceso a través de la plataforma PROMPT. • Si la tarifa diaria de un contrato individual excede los USD$1.350, independientemente de la dura-
ción del contrato, la tarifa debe estar justificada y debidamente aprobada por el Representante Residente de la oficina de país, el caso deberá ser debidamente informado al director de la Oficina Regional.
• Si la misma persona tiene uno o más contratos individuales que sumados superan los 24 meses de duración también están sujetos a la aprobación del director de la Oficina Regional / Representante Residente, independientemente de las diferencias en los Términos de Referencia, el contexto del proyecto o proceso de selección.
OPCIONES 2.1. Consultoría individual competitiva.
2.2. Consultoría individual directa: La contratación directa debe ser utilizada de forma excepcional y deberá solicitarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación.
PROCESO
Min. Max.
0 0
Unidad de Proyecto remite vía correo electrónico a Unidad de Adquisiciones lo siguiente:
1. Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto.
2 Revisión y Aprobación
TOTAL 1 3
Min. Max.
1 Proyecto Generación de solicitud 0 0
La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto, autoriza se inicie un proceso de consultoría individual.
Es necesario ingresar en PROMPT, los siguientes archivos: i) Términos de referencia; ii) Matriz con criterios de evaluación y contactos del comité de evaluación; iii) Presupuesto desglosado; y, iv) requisición aprobada y válida en Atlas.
El comité de evaluación debe estar conformado por personal contratado por el PNUD.
2 Adquisiciones Invitación y obtención de ofertas
1 1 El personal de adquisiciones elabora la invitación y publica en: ETendering, Procurement Notices en páginas web PNUD Ecuador y Sede e invitación por correo electrónico.
3 Consultores Presentación de ofertas 5 10 Las/os consultores preparan y presentan su oferta.
4 Programa/ Proyecto/ Adquisiciones
Evaluación 1 5
El personal de adquisiciones remite las ofertas y matriz de evaluación al comité de evaluación previamente designado.
Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles para que el comité de evaluación remita las calificaciones para la consolidación y emisión del informe por parte del secretario del comité designado.
Se debe obtener al menos 2 referencias positivas del/a consultor/a recomendado.
5 Comités (Local, Regional, Sede) Revisión Ver abajo
Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a: USD$100.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$200.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $2 millones se requiere aprobación de ACP Sede.
6 Adquisiciones Elaboración Contrato 1 2 El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documen-
tos habilitantes y elabora contrato/PO.
7 Segunda Autoridad Contratación 1 2 La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO.
TOTAL sin comité 9 20
TOTAL con comité CAP 16 24
TOTAL con comité RACP o ACP 18 24
Unidad de Gestión: Adquisiciones
II. Licitación III. Evaluación IV. Contrato FIN
I. Ingresa solicitud y anexos a la
plataforma PROMPT
oferta
oferta
sistema ACP online
ingresado al ACP online
en sistema ATLAS
PO
10. Revisa el estado del vendedor en el sistema ATLAS
Prepara informe y
matrices de evaluación
5. Tiempo de preparación de ofertas, notas aclaratorias y enmiendas
Si es > a 100 K
Si es < a 100 K
27
SOLICITUD DE VIABILIDAD
El/la funcionario/a del Proyecto u Oficial de Programa, remite consulta de viabilidad de contratación directa a la Unidad de Adquisiciones para revisión y obtención de aprobación de la Representación para adelantar un proceso de contratación. Formato simplificado. El personal de adquisiciones revisa la información y entra en contacto con la Representación para soli-citar la aprobación, una vez que esta solicitud cumple con todos los requerimientos de calidad y con todas las políticas de PNUD.
ASESORÍA PREVIA
Min. Max.
0 0
2 Unidad de Adquisiciones
Revisión y Aprobación
1 3 Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso.
TOTAL 1 3
Min. Max.
1 Proyecto Genera solicitud 0 0
El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) térmi- nos de referencia de los servicios, presupuesto desglosado y requisi- ción aprobada y válida en Atlas.
2 Adquisiciones Invitación y obtención de oferta
1 1 El personal de adquisiciones elabora la invitación y la envía por correo electrónico al/la consultor/a.
3 Consultor/a Presentación Oferta 1 5 El/la consultor/a prepara y presenta su oferta.
4 Proyecto Evaluación 1 2 El/la funcionario/a del proyecto prepara la nota el archivo.
5
Revisión Ver abajo
Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a:
USD$100.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$200.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $2 millones se requiere aprobación de ACP Sede.
6 Adquisiciones Elaboración Contrato 1 2
El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documen-tos habilitantes y elabora contrato/PO.
TOTAL 5 11
I. Genera TDR
3. Consultor/a prepara oferta
INICIO
online
proceso
7.
8. Elabora el contrato
9. Firma de contrato y aprueba
de PO
online
No
No
No
Si
Si
Si
29
3. Solicitud de Cotización SdC/RFQ
DEFINICIÓN Este método se utiliza para adquirir bienes, servicios u obras fácilmente disponibles, o cualquier com- binación de estos. Una solicitud de cotización es obligatoria para valores de contrato que van desde USD$10,000 a US $150,000. Más allá de este valor, se deben utilizar los métodos de Solicitud de Propuesta – SdP, para la contratación de servicios o Invitación a Licitar – IaL, para la contratación de bienes u obras civiles menores, dichos métodos están explicados más adelante.
(Solicitud de Cotización en el POPP)
APROBACIÓN A NIVEL LOCAL (CAP - Ecuador) ATENCIÓN: USD$ 0.000
GESTIÓN Las solicitudes de cotización son gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones.
NOTAS • Se requiere la solicitud en la plataforma PROMPT. • Como mínimo, una solicitud de cotización debe incluir especificaciones, plazos de entrega y lugar
de entrega, entre otras consideraciones. • Si el proveedor con el segundo precio más bajo ofrece una calidad significativamente superior, y
el precio ofertado no supera el 10 por ciento de la oferta habilitada más económica, el segundo proveedor puede ser seleccionado si el presupuesto puede cubrir la diferencia de precio. La calidad superior se refiere a que la segunda oferta ha excedido los requisitos predeterminados. No se aplica a características o cualidades que no se indicaron originalmente como requisitos.
OPCIONES 3.1. Solicitud de Cotización competitiva. 3.2. Solicitud de Cotización directa: La contratación directa de ser utilizada de forma excepcional y deberá solicitarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación del PNUD.
PROCESO
ASESORÍA PREVIA
Min. Max.
0 0
1. Especificaciones técnicas/Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto.
TOTAL 1 3
Min. Max.
La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de solicitud de cotización. El/la funcionario/a del proyecto remite a través de PROMPT: i) Las especificaciones técnicas o los términos de referencia; ii) criterios de evaluación; y, iii) el presupuesto desglosado y requisición aprobada y válida en Atlas. El comité de evaluación debe estar conformado por personal contratado por el PNUD.
1 2 El personal de adquisiciones elabora la invitación y publica en: ETendering, Procurement Notices en páginas web PNUD Ecuador y Sede e invita por correo electrónico a base de proveedores PNUD.
3 Proveedor Presentación Oferta 5 10 Las/os proveedores preparan y presentan su oferta.
4 Proyecto/ Programa/ Adquisiciones
Evaluación 1 5
El personal de adquisiciones coordina reunión de evaluación, organiza las ofertas y entrega la matriz de evaluación al comité previamente designado. Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles para que el comité de evaluación entregue las calificaciones para la consolidación y emisión del informe por parte del secretario del comité designado.
6 Adquisiciones Elaboración Contrato 0 2 El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita
documen-tos habilitantes y elabora contrato/PO.
TOTAL 8 20
Unidad de Adquisiciones
I. Ingresa solicitud y anexos en
la plataforma PROMPT
6.Recibe ofertas
oferta
enmiendas a las bases del concurso
Se recomienda al menos 1
oferta
sistema ATLAS
PO en sistema ATLAS
de PO
Evalúa ofertas
revisión del Comité
Regional de Adquisiciones
No
No
No
No
Si
Si
Si
INVITACIÓN DIRECTA A PRESENTAR COTIZACIÓN: PASOS
SOLICITUD DE VIABILIDAD El/la funcionario/a del Proyecto u Oficial de Programa, remite consulta de viabilidad de contratación directa a la Unidad de Adquisiciones para revisión y obtención de aprobación de la Representación para adelantar un proceso de contratación. Formato simplificado. El personal de adquisiciones revisa la información y entra en contacto con la Representación para soli-citar la aprobación, una vez que esta solicitud cumple con todos los requerimientos de calidad y con todas las políticas de PNUD.
ASESORÍA PREVIA
Min. Max.
0 0
1 3 Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso.
TOTAL 1 3
Min. Max.
El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) términos de referencia de los servicios, presupuesto desglosado y requisición aprobada y válida en Atlas.
2 Adquisiciones Invitación y obtención de Oferta
1 1 El personal de adquisiciones elabora la invitación y la envía por correo electrónico.
3 Proveedor Presentación Oferta 1 7 La empresa identificada prepara y presenta su oferta.
4 Proyecto Evaluación 1 3 El/la funcionario/a del proyecto elabora la nota archivo y prepara documentación de respaldo.
Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles.
USD$50.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$100.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $1 millón se requiere aprobación de ACP Sede.
documentos habilitantes y elabora contrato/PO.
7 Segunda A utoridad Contratación 1 1 La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO.
TOTAL 5 14
UN IDA
D DE
PR OY
EC TO
UN UD
AD D
invitación al oferente
4. Tiempo de preparación de ofertas notas aclaratorias y enmiendas a las bases
del concurso
5.Recibe ofertas
oferta
aprueba el proceso
ACP online
ACP online
ATLAS
PO en sistema ATLAS
de PO
3 3
U nid
ad d
4. Solicitud de Propuestas SdP/RFP
DEFINICIÓN Este método se utiliza para contratar servicios de consultoría de personas jurídicas por montos mayores a USD$150.000. Los términos de referencia deben mantener un nivel suficiente de detalle para eliminar los riesgos de subjetividad en las ofertas. (Micro-compras en el POPP- pag.6)
APROBACIÓN A NIVEL REGIONAL (RACP - Panamá) Mayor a USD$200.000 hasta los USD$2 millones
APROBACIÓN A NIVEL SEDE (ACP - Nueva York) Más de USD$2 millones
GESTIÓN Las Solicitudes de Propuesta son gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones.
NOTAS • Se requiere la solicitud en la plataforma PROMPT. • Para procesos complejos es necesario levantar una matriz de riesgos con el fin de identificar las
acciones de mitigación necesarias. • Para asegurar el éxito de este método de adquisición el/la funcionario/a de Programa/Proyecto
debe tener un amplio conocimiento y comprensión de los servicios a ser contratados y del mercado (local o internacional) que pueda proveerlos. En caso de requerir apoyo, se recomiendan las siguientes acciones:
i. Identificar de potenciales oferentes a través un análisis del mercado o expresión de interés.
ii. Contratar a un experto para la elaboración de TDR y criterios de evaluación.
OPCIONES 4.1 Solicitud de Propuesta competitiva 4.2 Solicitud de Propuesta directa: La contratación directa de ser utilizada de forma excepcional y deberá solicitarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación del PNUD.
PROCESO
ASESORÍA PREVIA
Min. Max.
0 0
TOTAL 1 5
TOTAL Ex ante 10 15 Para procesos que superan ascienden a USD$ 1 millón. El personal de adqui- sición revisa la información y solicita aprobación al RACP de las bases del concurso y criterios de evaluación.
PROCESO
Min. Max.
0 0
La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de solicitud de propuesta competitiva.
El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) los términos de referencia; ii) criterios de evaluación; y, iii) el presupuesto desglosado y una requisición aprobada y válida en Atlas; iv) Solicitud del socio implementador o PA Aprobado
El comité de evaluación debe estar conformado por personal contratado por el PNUD.
1 3
El personal de adquisiciones elabora la invitación y publica en: ETende- ring, Procurement Notices en páginas web PNUD Ecuador, Prensa local (de ser necesario) y Sede e invitación por correo electrónico.
3 Proveedor Presentación Oferta
10 20 Las empresas consultoras preparan y presentan su oferta.
Evaluación 5 10
El personal de adquisiciones remite las ofertas y matriz de evaluación al comité de evaluación previamente designado.
Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles para que el comité de evaluación remita las calificaciones para la consolidación y emisión del informe por parte del secretario del comité designado.
5 Comités (Local, Regional, Sede)
Revisión Ver abajo
USD$50.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$200.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $2 millones se requiere aprobación de ACP Sede.
6 Adquisiciones Elaboración Contrato
2 3 El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documentos habilitantes y elabora contrato/PO.
7 Segunda Autoridad
Contratación 1 2 La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO.
TOTAL 20 38
UN ID
AD D
del concurso
oferta
aprueba el proceso
ACP online
ACP online
PO en sistema ATLAS
de PO
36 P
R O
C E
D IM
IE N
TO S
E S
TÁ N
D A
R D
E O
P E
R A
C IO
N E
INVITACIÓN DIRECTA A PRESENTAR PROPUESTA: PASOS
SOLICITUD DE VIABILIDAD El/la funcionario/a del Proyecto u Oficial de Programa, remite consulta de viabilidad de contratación directa a la Unidad de Adquisiciones para revisión y obtención de aprobación de la Representación para adelantar un proceso de contratación. Formato simplificado. El personal de adquisiciones revisa la información y entra en contacto con la Representación para solicitar la aprobación, una vez que esta solicitud cumple con todos los requerimientos de calidad y con todas las políticas de PNUD.
ASESORÍA PREVIA No. Responsable
Min. Max.
1 Proyecto Solicita revisión 0 0
2 Revisión y Aprobación 1 3
Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso.
TOTAL 1 3
TOTAL Ex ante 10 15 Para procesos que superan ascienden a USD$ 1 millón. El personal de adqui- sición revisa la información y solicita aprobación al RACP de las bases del concurso y criterios de evaluación.
PROCESO
Min. Max.
La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de solicitud de propuesta directa.
2 Adquisiciones Invitación y obtención de Oferta
1 2 El personal de Adquisiciones elabora la invitación por correo electrónico y remite bases al proveedor identificado.
3 Proveedor Presentación Oferta 1 7 El proveedor identificado prepara y presenta su oferta.
4 Proyecto Evaluación 1 3
El/la funcionario/a del proyecto elabora la nota archivo y prepara documenta- ción de respaldo.
TOTAL 5 14
UN ID
AD D
del concurso
oferta
aprueba el proceso
ACP online
ACP online
ATLAS
PO en sistema ATLAS
de PO
No
No
No
5. Invitación a Licitar IAL/ITB
DEFINICIÓN Este método se utiliza para adquirir bienes u obras por valores de US$150.000 o más, en el que solicitan precios y detalles de las especificaciones técnicas de los bienes ofertados. El método también puede utilizarse para contratar servicios de construcción menores o servicios que puedan definirse cuantitativa y cualitativamente. (Micro-compras en el POPP- pag.6)
APROBACIÓN A NIVEL REGIONAL (RACP - Panamá) Mayor a USD$200.000 hasta los USD$2 millones
APROBACIÓN A NIVEL SEDE (ACP - Nueva York) Más de USD$2 millones
GESTIÓN Las Solicitudes de Propuesta son gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones.
NOTAS • Se requiere la solicitud en la plataforma PROMPT. • Para procesos complejos es necesario levantar una matriz de riesgos con el fin de identificar las
acciones de mitigación necesarias. • Para asegurar el éxito de este método de adquisición el/la funcionario/a de Programa/Proyecto
debe tener un amplio conocimiento y comprensión de los bienes a ser contratados y del mercado (local o internacional) que pueda proveerlos. En caso de requerir apoyo, se recomiendan las siguientes acciones:
i. Identificar de potenciales oferentes a través un análisis del mercado o expresión de interés.
ii. Contratar a un experto para la elaboración de TDR y criterios de evaluación.
OPCIONES 5.1 Invitación a Licitar competitiva. 5.2 Invitación a Licitar directa: La contratación directa de ser utilizada de forma excepcional y deberá solicitarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación del PNUD.
PROCESO
ASESORÍA PREVIA No. Responsable
Min. Max.
0 0
1 5 Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y polí- ticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/ sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso.
TOTAL 1 5
TOTAL Ex ante 10 15 Para procesos que superan ascienden a USD$ 1 millón. El personal de adquisición revisa la información y solicita aprobación al RACP de las bases del concurso y criterios de evaluación.
PROCESO
Min. Max.
La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de Invitación a Licitar competitiva. El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) los térmi- nos de referencia; ii) criterios de evaluación; y, iii) el presupuesto desglosado y una requisición aprobada y válida en Atlas; iv) Solicitud del socio implementador o PA Aprobado
El comité de evaluación debe estar conformado por personal contratado por el PNUD.
1 3
El personal de adquisiciones elabora la invitación y publica en: ETende- ring, Procurement Notices en páginas web PNUD Ecuador, Prensa local (de ser necesario) y Sede e invitación por correo electrónico.
3 Proveedor Presentación Oferta 15 20 Las empresas consultoras preparan y presentan su oferta.
Evaluación 2 12
El personal de adquisiciones remite las ofertas y matriz de evaluación al comité de evaluación previamente designado. Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles para que el comité de evaluación remita las calificaciones para la consolidación y emisión del informe por parte del secretario del comité designado.
documen-tos habilitantes y elabora contrato/PO.
TOTAL 20 38
I. Ingresa solicitud y anexos en la plataforma
PROMPT
INICIO
FIN
online
10.
online
el proceso
de Evaluación
PO en sistema ATLAS
No
No
No
UN ID
AD D
INVITACIÓN DIRECTA A PRESENTAR OFERTA: PASOS
SOLICITUD DE VIABILIDAD El/la funcionario/a del Proyecto u Oficial de Programa, remite consulta de viabilidad de contratación directa a la Unidad de Adquisiciones para revisión y obtención de aprobación de la Representación para adelantar un proceso de contratación. Formato simplificado. El personal de adquisiciones revisa la información y entra en contacto con la Representación para solicitar la apro- bación, una vez que esta solicitud cumple con todos los requerimientos de calidad y con todas las políticas de PNUD.
ASESORÍA PREVIA
Min. Max.
1 Proyecto Solicita revisión 0 0
2 Revisión y Aprobación 1 5
Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso.
TOTAL 1 5
TOTAL Ex ante 10 15 Para procesos que superan ascienden a USD$ 1 millón. El personal de adquisición revisa la información y solicita aprobación al RACP de las bases del concurso y criterios de evaluación.
PROCESO
Min. Max.
La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de Invitación a Licitar directa.
2 Proyecto Invitación y obtención de Oferta
1 1 El/la funcionario/a del proyecto elabora la invitación por correo electrónico.
3 Proveedor Presentación Oferta 1 7 La empresa identificada prepara y presenta su oferta.
4 Proyecto Evaluación 1 3 El/la funcionario/a del proyecto elabora la nota archivo y prepara docu- mentación de respaldo.
TOTAL 5 14
I. Ingresa solicitud y anexos en la plataforma
PROMPT INICIO
Oferente
online
online
No
9. Comité de aprobación
el proceso
11. Elabora el contrato y
PO en sistema
UN ID
AD D
Administración de contratos
DEFINICIÓN La administración de los contratos es el seguimiento eficaz y eficiente de las actividades contractuales para garantizar que los bienes, servicios y/o obras contratadas por el PNUD se entreguen oportunamente, al costo acordado y a los requisitos especificados, que serán claramente establecidos en los Términos de Referencia o Especificaciones en la etapa previa a la adjudicación del proceso de contratación.
La naturaleza y el alcance de la administración de contratos variarán en función del valor y la complejidad de cada contrato. Sin embargo, para el adecuado seguimiento, es crucial tener en cuenta todas las tareas posteriores a la adjudicación, incluyendo:
• Supervisión del rendimiento • Gestión de relaciones, • Gestión de riesgos
• La administración de contratos y la resolución de controversias
GESTION 1. El administrador de contrato debe ser un funcionario/a de la Unidad de Proyecto y es el respon-
sable del cumplimiento de los plazos establecidos, tanto del cronograma de entrega de productos por parte del proveedor/consultor/a, como del tiempo de revisión de productos por los puntos focales designados por la contraparte (en caso de proyecto “Support to NIM”).
2. La vigencia del contrato inicia desde la fecha de firma del Proveedor/consultor/a. 3. Se debe evitar al máximo realizar enmiendas únicamente por extensión de vigencia de contrato. 4. Si hay evidencias de falta de calidad en los productos por parte de la empresa, se deberá mante-
ner un registro por escrito de las observaciones y comunicar oportunamente a PNUD para tomar acciones correctivas.
45
Responsable Proyecto Adquisiciones Finanzas Proveedor
1 Elaboración del contrato Adquisiciones Revisar el contrato y asegurar que concuerda
con los requerimientos.
Preparar el contrato.
Obtener las firmas correspondientes de las autoridades del PNUD y del Proveedor.
Crear la PO en el Sistema ATLAS
Firma el contrato.
Supervisar y monitorear el desempeño del proveedor.
Supervisar los tiempos de cumplimiento de la entrega de productos. Verificar la calidad del trabajo, reportes e informes del proveedor.
Realizar los informes, actas de todo el seguimiento e interacciones con el proveedor.
Facilitar reuniones entre el Proveedor y el proyecto.
Entregar los productos en concordancia a los tiempos establecidos en el contrato y TDR.
3 Cambios o modificaciones (enmiendas)
Proyecto
Enviar la solicitud del cambio con las justifica- ciones respectivas.
Enviar la solicitud de enmienda para la Autoridad de PNUD respectiva.
Para proyectos Support to NIM, las enmiendas por monto pasan por aprobación de los puntos focales designados y las enmiendas por plazo las aprueba el coordinador de proyecto.
Verificar la documentación de soporte y si fue solicitada a tiempo.
Obtener la firma de Aprobadores PNUD y Proveedor.
Revisar y aprobar las nuevas condiciones.
Enviar nuevos costos que puedan representar los cambios.
Firmar la enmienda.
No. Actividad Unidad Responsable Actividades del área de Proyecto Actividades del área de Adquisiciones Área de
Finanzas Proveedor del Bien o
Servicio
4
Proyecto
Revisar productos y compararlos frente a los requerimientos de los Términos de Referencia – TDR
Para proyectos Support to NIM, los productos parciales son aprobados por el coordinador de proyecto y los productos finales pasan por la revisión de los puntos focales designados en un plazo de 8 días hábiles.
5 Pagos Proyecto, Adquisiciones
Obtener la Factura respectiva.
Emitir certificación del pago.
Si es el pago final deberá incluir la evaluación de servicios.
Verifica y monitorea los tiempos de entrega de productos
Aportar con documentos como Contrato y PO
Verificar los documentos del pago y procesarlo.
Archivar el pago.
6
Elaboración y entrega de un certificado Proyecto Elabora certificado a ser firmado por PNUD,
cliente y usuario final. Firma el certificado.
7 Evaluación de desempeño. Proyecto
Evalúa al proveedor
Envía una copia al área de adquisiciones.
Mantiene un récord de todas las evaluaciones
8 Cierre del contrato Adquisiciones Notifica al área de adquisiciones del cumpli-
miento total del contrato. Cierra la PO en el Sistema ATLAS.
Notifica si existe algún pago pendiente.
Entrega el material no utilizado al PNUD.
Entrega la facture final.
Recibe la pólizas o garantías que entregó al inicio del contrato.
9 Traspaso de Bienes o equipos
Proyecto y Administración PNUD.
Prepara la documentación.

PROCEDIMIENTOS Estándar de Operaciones

Documents

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