Procedimientos generales obligatorios de acuerdo a la gestion calidad iso 9001

1

1. PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 1

FORMATO HOJA DE CAMBIOS 12

FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 13

FORMATO LISTADO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 14

2. PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO 15


FORMATO CONTROL DE REGISTRO 24

3. PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES 25


4. PROCEDIMIENTO ACCIÓN CORRECTIVA 34


FORMATO SOLICITUD DE ACCIÓN 43

5. PROCEDIMIENTO ACCIÓN PREVENTIVA 45


6. PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 55


FORMATO PLAN DE AUDITORÍAS 65

FORMATO LISTADO DE CHEQUEO 66

FORMATO ANALISIS DE AUDITORÍAS 87

PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS 67

TABLA DE CONTENIDO PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

ELABORO: Coordinador de calidad REVISO: Coordinador de calidad APROBO: Gerente VERSION: : 01

MANUAL DE CALIDAD CODIGO: MA - 02

2

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS.CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3.

a) Aprobar documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.b) Revisar y actualizar los documentos.c) Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.d) Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables al sistema de gestión de la calidad se encuentren disponibles en los puntos de uso.e) Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.f) Asegurar que se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su distribución.g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

ELABORO: C. DE CALIDAD APROBÓ: GERENTE

REVISÓ: C. DE CALIDAD VERSIÓN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS CODIGO: PR-01

3

COORDINADOR SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.

• El coordinador del sistema de gestión de la calidad es el responsable de la revisión, edición, emisión y control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, así como el Gerente es el encargado de su aprobación, en caso de ausencia la aprobación estará a cargo del coordinador del sistema de gestión de la calidad.

• Cada proceso del sistema de gestión de la calidad es responsable de crear sus propios documentos.




4

ALCANCE.

• Aplica a la elaboración y forma de control de la totalidad de los documentos que constituyen el sistema de gestión de la calidad




5

CAMBIOS

Cuando se presentan cambios, los documentos deben ser revisados y actualizados por el coordinador del sistema de gestión de la calidad para luego ser aprobados o rechazados por la gerencia.

Se incluirá un formato que se llamará HOJA DE CAMBIOS. FO-01), que consta de:

a) Código del documento.

b) Versión del documento.

c) Descripción del cambio.

d) Fecha del cambio.

e) Responsable de proponer el cambio.

f) Aprobación del cambio (si – no)

g) Observaciones.

h) Nombre y firma de quien aprueba el cambio.




6

DESARROLLO

UN DOCUMENTO ES ACTUALIZABLE Y SIRVE DE APOYO A LA OPERACIÓN EFICAZ DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN, A PARTIR DE LA APROBACIÓN POR PARTE DE GERENCIA.

SON EJEMPLO DE DOCUMENTOS: PLANOS, MANUALES, PROCEDIMIENTOS, PROGRAMAS, PLANES, FORMATOS, CRONOGRAMAS, CONTRATOS, ETC.

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO SON: DISEÑOS, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, NORMAS, LEYES, CÓDIGOS.

PROCESO DE IDENTIFICACION DOCUMENTOS.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

PL: PLAN.MA: MANUAL.PR: PROCEDIMIENTO.CR: CRONOGRAMA.CO: CONTRATOFO: FORMATOI N : INSTRUCTIVO

PROYECTO. CONSECUTIVO.

SE IDENTIFICA UN NUMERO DE DOS (2) DIGITOS, ENTRE 02 Y 99.LA CODIFICACION QUEDARA ASI :

MA 02

NOTA: ESTO SOLO APLICA POARA LAPLATAFORMA DOCUMENTAL (MANUAL DE CALIDAD Y LOS 6 PROCEDIMIENTO MANDATORIOS DE LA NORMA NTC ISO 9001 VERSION 2008, CONTROL DOCUMENTOS, CONTROL REGISTROS, PRODUCTOS NO CONFORMES, ACCIONES CORRECTIVAS,

ACCIONES PREVENTIVAS, AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD)




7

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS.CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

• FORMATO HOJA DE CAMBIOS. (FO-01)

• FORMATO LISTADO MAESTRO DOCUMENTOS. (FO-02)

• FORMATO LISTADO DISTRIBUCCION DOCUMETPOS.(FO-03)




8

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio

1.Identificarnecesidades

2.Autorizardesarrollo

3.Definiralcance

4.RecolectarY documentarinformación

5.Elaborarborrador

6.Esidentificable

Documentoborrador

5

NO

si

RESPONSABLE REGISTRO COMENTARIO

GERENTE MEMORANDOQUE VAMOS ADOCUMENTAR

GERENTE MEMORANDO

EN AUSENCIA DE GERENCIAAUTORIZA COORDINADOR

CALIDAD

USUARIO MEMORANDO TODOSLOS USUARIOSDEL PROCESO

USUARIOBORRADOR

TODOSLOS USUARIOSDELPROCESO

USUARIO DOCUMENTO

SI CUMPLE ESPECI-FICACIONES ADOP

TADAS

TODOSLOS USUARIOSDELPROCESO

COORDINADORCALIDAD

DOCUMENTO




9

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

DIAGRAMA DE FLUJO.

7.Revisión

SI

8. Hay cambios

6..Identificarnecesidades

9..Aprobar

10.Editar

NO

5

11. INCLUIRLISTADOMaestro

Documentoaprobado

si

2

COORDINADOR DE CALIDAD

DOCUMENTOBORRADOR

REVISA SI ELDOCUMENTOCUMPLE ESTRUCTURA

ADOPTADA


DOCUMENTOBORRADOR

MEJORAR ELDOCUMENTO


DOCUMENTOBORRADOR

TODOSLOSUSUARIOSPROPONENCAMBIOS

GERENCIA

DOCUMENTOBORRADOR

EN AUSENCIA DE GERE-RENCIA EL COOR-

DINADOR CALIDAD

COORDINADORCALIDAD

DOCUMENTOAPROBADO

REVISADO YAPROBADO

COORDINADORCALIDAD

FORMATOFO--02

IDENTIFICACIONDOCUMENTOSDELSGC




10

PROCEDIMIENTOCONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

DIAGRAMA DE FLUJO.

14.distribuciónDocumentos

Externos yinternos

13.RegistrarDocumentoExterno n el

Listado maestroDocumentos

12.IdentificarDocumentos

externos

15.Disponiblesitio

16.Obsoleto16A.Conservar16C.Destruir

fin16B.Identificarlo y

guardarlo comoobsoleto

17.Implementar

SI

NO

no

si

SI

COORDINADORCALIDAD

FORMATOFO-03

SE IDENTIFICAN LOSDOCUMENTOS Y SE

DISTRIBUYEN

COORDINADORCALIDAD

DOCUMENTOEXTERNO O

INTERNO

GESTIONAR QUEESTE DISPONIBLE EN

EL SITIO DE USO

USUARIODOCUMENTOEXTERNO O

INTERNO

GESTIONAR QUESE HACE CON EL

DOCUMENTO

USUARIO

DOCUMENTOEXTERNO O

INTERNO

APLICAR ELDOCUMENTOALPROCESO



no

14


11

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

18.legible19.Necesita

cambios

20.Revisar

21.Cambios14

SI

17

NO

SI

SI

NO

COORDINADORCALIDAD

DOCUMENTOSAPROBADOS

PROTEGERLO DEDAÑOS O

ALTERACIONES

COORDINADORCALIDAD

DOCUMENTOSAPROBADOS

SICUMPLEESPECIFICACIO-NES ADOPTADAS

COORDINADORCALIDAD

FORMATOFO--02

TODOS LOSUSUARIOS



NO

17


17

12

PROCEDIMIENTOCONTROL DOCUMENTOS. CAPITULO DE LA NORMA 4.2.3

DIAGRAMA DE FLUJO.

22.Identificarcambios

23.Elaborar documentoCon cambios

Reaprobar

FIN

NO23

SI

COORDINADORDE CALIDAD

FORMATOFO--02

RESPONSABLE DE QUE SE CUMPLAN

DISPOSICIONES

GERENTE

DOCUMENTOCONCAMBIOAPROBADO

RESPONSABLE DEREVISAR Y

EDITAR

DOCUMENTOSGC

RESPONSABLE DEAPROBAR

DOCUMENTOSDELSGC






13

ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

FORMATO HOJA DE CAMBIOS

CÓDIGO: FO-02

CÓDIGO

DOCUMENTO

VERSIÓN

DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN CAMBIO

FECHA RESPONSABLE

QUIEN PROPONE EL CAMBIO

APROBADO

SI NO

NOMBRE DE QUIEN APRUEBA

O

FIRMA



14

ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS


CÓDIGO: FO-01

CÓDIGO

DOCUMENTO

VERSIÓN

DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN CAMBIO

FECHA RESPONSABLE


APROBADO

SI NO


FIRMA




15

FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

CÓDIGO: FO-02

IDENTIFICACIÓN ACTUALIZACIÓN

DOCUMENTOS

EXTERNOS

PROCEDIMIENTO FORMATO MANUAL PLAN CODIGO DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA ACTUALIZACION




16

FORMATO LISTADO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

CÓDIGO: FO-03

CÓDIGO DOCUMENTO VERSIÓN CARGO DE QUIENRECIBE

PROCESO FECHA DE RECIBIDO FIRMA




17

PROCEDIMIENTO CONTROL REGISTROS.CAPITULO DE LA NORMA 4.24.

a) Definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, el tiempo de retención, la recuperación y la disposición de los registros.

b) Proporcionar evidencias de conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad.

c) Permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.



PROCEDIMIENTO CONTROL REGISTROS CODIGO: PR-02

18


• El coordinador del sistema de gestión de la calidad es el responsable de verificar que el control de los registros de calidad se cumplan.

• Todos los procesos de la organización involucrados con el sistema de gestión de la calidad son responsables del mantenimiento de los registros de calidad:

– Gerencia,

– Comercialización

– Almacen y despachos

– compras,

– recurso humano,





19

ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable a todos los registros que generen en el desarrollo de las funciones del sistema de gestión de la calidad con las que se compromete la organización .



20

CAMBIOS


Se incluirá un formato que se llamará HOJA DE CAMBIOS. (FO-01), que consta de:

a) Código del documento.b) Versión del documento.c) Descripción del cambiod) Fecha del cambio.e) Responsable de proponer el cambio.f) Aprobación del cambio (si – no)g) Observaciones.h) Nombre y firma de quien aprueba el cambio.





21

DESARROLLO

Un registro es un documento que proporciona evidencia de las actividades desempeñadas, ejemplo de registros son:

– Bitácoras de Q,R Y S, – Las facturas,– las auditorias internas de calidad y de certificación, – los informes de no conformidades, etc.

CONSEJOS PARA ELCUIDADO DE LOS REGISTROS.

- Tenerlos marcados y ordenados en carpetas, fuelles o AZ según sea más conveniente.

-Si se almacenan en medios magnéticos, deben estar debidamente marcados y guardados en un sitio alejado de fuentes electromagnéticas para asegurar su vida útil.

- Después de su utilización, volver a guardarlos en el sitio establecido y en perfectas condiciones de limpieza y orden.

-No rayar, ni resaltar, ni alterar el contenido de los registros.

-Si los registros permanecen en el computador, se deben hacer copias de seguridad una vez cada 15 días.




22

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO REGISTROS.CAPITULO DE LA NORMA 4.2.4


• FORMATO CONTROL DE REGISTROS. (FO-04)




23

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS CAPITULO DE LA NORMA 4.2.4.

DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio

1.Definir losregistros

2.Planificar elcontrol

3.Elaborar

Control registros

Registro decalidad

4.Esidentificable

3

NO

SI

GERENTEREGISTRODEL SGC

DEFINECUALES SONLOS REGISTROS

DEL SGC


FORMATOFO-04

CONTROL DE LOSREGISTROS DEL

SGC

USUARIOSREGISTROS

SGC

RESPONSABLES TODOSLOSPROCESOS

IDENTIFICADOS SGC

COORDONADORCALIDAD

PR—-02SGC

RESPONSABLES TODOSLOSPROCESOS

IDENTIFICADOS SGC




24

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS CAPITULO DE LA NORMA 4.2.4.

DIAGRAMA DE FLUJO.

5.Almacenar

6..Recuperar

7.Proteger

8.Permanecelegible

9.Activo10.Disponer de

registros

FIN

5

7

NO

SINO

7

SI

USUARIOFORMATO

FO-04

TODOSLOSPROCESOSSON RESPONSABLES

DE ADOPTAR ESTADISPOSICION

NO

SI

USUARIOFORMATO

FO--04

TODOSLOSPROCESOSSON RESPONSABLES

DE ADOPTAR ESTADISPOSICION

USUARIOREGISTRO

RECOMENDACIONESPARA PROTEGERLOS REGISTROS

COORDINADORCALIDAD

PR—02 IDENTIFICARLOS




25

ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROSFORMATO HOJA DE CAMBIOSCÓDIGO: FO-01

CÓDIGO

DOCUMENTO

VERSIÓN

DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN CAMBIO

FECHA RESPONSABLE


APROBADO

SI NO


FIRMA



PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES CODIGO: PR-03

26

FORMATO CONTROL REGISTROS CÓDIGO: FO-04

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN CONSERVACIÓN

PROCESO NOMBRE DEL REGISTRO

CÓDIGO RESPONSABLE INDIZACIÓN Mecanismo para guardar

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN




27

PROCEDIMIENTO CONTROL PRODUCTOS NO CONFORMES.CAPITULO DE LA NORMA 8.3

a) Prevenir su uso o entrega no intencionada

b) Tomar acciones para eliminar la no conformidad detectada.

c) Autorizar su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y cuando sea aplicable, por el cliente.




28


Los responsables por desarrollar esta actividad son el gerente, asesores comerciales, jefe de almacen y despachos, jefe de compras y jefe de recurso humano

El coordinador del sistema de gestión de la calidad, es responsable de verificar que se cumple este procedimiento.




29

ALCANCE.

Aplica para el producto no conforme detectado, su tratamiento y disposición final.




30

CAMBIOS



a) Código del documento.b) Versión del documento.c) Descripción del cambio.d) Fecha del cambio.e) Responsable de proponer el cambio.f) Aprobación del cambio (si – no)g) Observaciones.h) Nombre y firma de quien aprueba el cambio.




31

DESARROLLO

Una no conformidad, es el incumplimiento de un requisito establecido por el cliente o el incumplimiento al sistema de gestión de la calidad implantado.

CORRECCION: Acción de tipo inmediato, tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada.Se plantea un modelo de tratamiento de una no conformidad, con cuatro (4) posibles desviaciones permitidas:

1. REPARACION: Tomar la actividad o producto no conforme y convertirla en aceptable para su utilización previa.

2. RECLASIFICACION: Utilizar el producto no conforme en otra especificación que si sea aceptable.

3. LIBERACION: Aceptar una actividad o producto no conforme cuando el daño es tan pequeño que no presenta riesgo o inconveniente grave. Esta liberación debe ser autorizada por el cliente cuando sea aplicable por el cliente.

4. DESECHAR: Desechar la opción de uso, destrucción.




32

DESARROLLO

Cuando se presenta una no conformidad, esta se debe analizar. En el caso de que no se pueda adoptar ninguno de los tratamientos planteados por diversas circunstancias (REPARACION, RECLASIFICACION, LIBERACION, DESECHAR), se debe plantear automáticamente un plan de acción, (una acción correctiva) .Después de aprobada y ejecutada el tratamiento planteado, por una autoridad competente, se debe analizar nuevamente el producto tratado, para verificar que cumpla con las especificaciones planteadas en un principio por el cliente.cuando se detecte un producto no conformen después de entregado el producto o servicio ó en su uso, éste se corregirá en el momento en que se detecte o que el cliente lo anuncie. Y se procederá a analizar la causa de la no conformidad, implementando una acción correctiva.




33

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO PRODUCTOS NO CONFORMESCAPITULO DE LA 8.3





34

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES. CAPITULO DE LA NORMA 8.3

DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio

1.IdentificarProducto

No conforme

2. AnálisisTratamiento

ProductoNo conforme

3.Era desviaciónpermitida

2 NO

SI

Formato solicitudde acciones

Formato solicitudde acciones

C

USUARIOREGISTRO

FO-03

TODOSLOS IMPLI-CADOS EN ELPRO-

CESO SONRESPONSABLES

USUARIOREGISTRO

FO-03TRATAMIENTOSPLANTEADOS

CLIENTEPROCEDIMIENTO

PR--03

AUTORIZADO PORELCLIENTEOAUTORIDAD

COMPETENTE




35

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES. CAPITULO DE LA NORMA 8.3

DIAGRAMA DE FLUJO.

4..AutorizarEntrega

(TRATAMIENTOS)

FIN

LIDER DELPROCESOO CLIENTE

MEMORANDOO

BITACORA

ACEPTADO POR ELCLIENTE




36

ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMESFORMATO HOJA DE CAMBIOSCÓDIGO: FO-01

CÓDIGO

DOCUMENTO

VERSIÓN

DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN CAMBIO

FECHA RESPONSABLE


APROBADO

SI NO


FIRMA



37

PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA.CAPITULO DE LA NORMA 8.5.2.

a) Revisar las no conformidades, incluyendo las quejas de los clientes.

b) Determinar las causas de las no conformidades

c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir

d) Determinar e implementar las acciones necesarias.

e) Registrar los resultados de las acciones tomadas, y

f) Revisar las acciones correctivas tomadas.



PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA CODIGO: PR-04


38


Los responsables por desarrollar esta actividad son el Gerente, ventas, licitaciones, recurso humano, compras

El coordinador del sistema de gestión de la calidad, es responsable de verificar que se cumple este procedimiento.




39

ALCANCE.

Cubre todos los procesos de la organización involucrados en la aplicación de las acciones correctivas para evitar que vuelva a ocurrir la no conformidad.




40

CAMBIOS



a) Código del documento.b) Versión del documento.c) Descripción del cambio.d) Fecha del cambio.e) Responsable de proponer el cambio.f) Aprobación del cambio (si – no)g) Observaciones.h) Nombre y firma de quien aprueba el cambio.




41

DESARROLLO

La acción correctiva a una actividad no conforme es buscar la raíz del problema, para eliminar así la causa de la no conformidad detectada.

La acción correctiva se toma para prevenir que la no conformidad vuelva a ocurrir.

Cuando el producto no conforme afecta el sistema de gestión de la calidad, al producto, al cliente y al proceso se debe analizar el tratamiento al producto no conforme o acción correctiva a la no conformidad.

La organización tiene una bitácora de quejas y reclamos de los clientes, en la cual se plasman todas las quejas y reclamos de los clientes sean vía escrita, telefónica o personal. El gerente periódicamente se reúne con los lideres de los procesos a analizar y a tomar planes de acción de las quejas y reclamos de los clientes




42

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA CAPITULO DE LA 8.5.2.

• FORMATOHOJA DE CAMBIOS. (FO-01)• FORMATO SOLICITUD ACCIONES. (FO-05)




43

PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACCION CORRECTIVA. CAPITULO DE LA NORMA 8.5.2.DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio 1.Identificarno conformidades

2.IdentificarCausas

probables

3.IdentificarCausarreales

4.IdentificarCausa raíz

5.Proponeracción

6.Es viable

Solicitud de acción

Solicitud acción

5NO

SI

USUARIOSFORMATO

FO--03TODOS LOS INVOLUCRADOS EN EL

PROCESO

USUARIOS FORMATOFO-03

LLUVIA DE IDEAS, TODOS LOSINVOLUCRADOS EN EL

PROCESO

USUARIOSFORMATO

FO--03ANALIZAR LOS PORQUE

USUARIOSFORMATO

FO--03ENCONTRAR LA RAIZ DELA

NOCONFORMIDAD

USUARIOSFORMATO

FO-03

ESTABLECER TAREA PARAELIMINAR

LA NOCONFORMIDAD

LIDER DELPROCESO

UNIFICAR CRITERIOS Y ANALIZARLA ACCION




44

PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACCION CORRECTIVA. CAPITULO DE LA NORMA 8.5.2.

DIAGRAMA DE FLUJO.

7.Implementar

8.Estaimplementado

9.Registrarresultados

10.Fueeficaz

11.Cerraracción

Fin

7

Solicitud acciónCAFO-JRJ-03

NO

SI

2

NO

SI

COORDINADORCALIDAD

FORMATOFO-03

PLANIFICAR PLNA

COORDINADORCALIDAD

FORMATOFO--03

EJECUTAR PLAN PLANIFICADO

USUARIOFORMATO

FO--03VERIFICAR EJECUCION PLAN

CLIENTE EVALUACION ANALIZAR RESULTADODE PLAN

COORDINADORCALIDAD

FORMATOFO--03

DAR POR FINALIZADOLA PLANTOMADA




45

CÓDIGO

DOCUMENTO

VERSIÓN

DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN CAMBIO

FECHA RESPONSABLE


APROBADO

SI NO


FIRMA

ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL ACCIONES CORRECTIVASFORMATO HOJA DE CAMBIOSCÓDIGO: FO-01




46

FORMATO SOLICITUD DE ACCIÓN

CÓDIGO: FO-05

Solicitud No.: Responsable: Fecha:

VIENE DE: PRODUCTO------------- PROCESOS--------- CLIENTES---------- AUDITORIA------------

ACCION CORRECTIVA-------------- ACCION PREVENTIVA---------

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

TRATAMIENTO PLANTEADOS.SI-----------, NO---------------

REPARACION-----------RECLASIFICACION---------

DESECHAR--------------------LIBERACION------------------

TEORÍAS PROPUESTASLluvia de ideas de las causas de la no conformidad y votación según su importancia



47

IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS REALES

(Identificación de los 3 porqué de la causa de mayor valoración)

1er PORQUÉ

Registro del porqué se está presentando el problema

2do PORQUÉ

Registro del porqué se está presentando el primer Porqué

3er PORQUÉ

Registro del porqué se está presentando el segundo Porqué (raíz del problema)

PLAN DE ACCIONES

TAREA RESPONSABLE FECHA

PREPARADO POR: APROBADO POR:

VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES

Seguimiento (Revisado por el coordinador y/o auditor)

RESPONSABLE FECHA

Cierre de la solicitud de Acción (SEGUIMIENTO):

RESPONSABLE: FECHA DE CIERRE:




48

PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA.CAPITULO DE LA NORMA 8.5.3.

a) Determinar las no conformidades potenciales y sus causas.

b) Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades.

c) Determinar e implementar las acciones necesarias.

d) Registrar los resultados de las acciones tomadas, y

e) Revisar las acciones preventivas tomadas



PROCEDIMIENTO ACCION PREVENTIVA CODIGO: PR-05

49


Así como las acciones correctivas son importantes, las acciones preventivas también son de gran importancia, ya que de éstas depende que se prevengan errores futuros que puedan afectar el sistema de gestión de la calidad de la organización.

Por lo tanto es responsabilidad de todos los lideres de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Gerencia, licitaciones, compras, recurso humano




50

ALCANCE.

Cubre todos los procesos de la organización involucrados en la aplicación de las acciones preventiva para evitar que vuelva a ocurrir la no conformidad.




51

CAMBIOS









g) Observaciones.





52

DESARROLLO

La acción correctiva a una actividad no conforme es buscar la raíz del problema, para eliminar así la causa de la no conformidad detectada.

La acción preventiva se toma para prevenir que una no conformidad potencial o que ya a ocurrido en proyectos anteriores vuelva a ocurrir o ocurra.

Cuando el producto no conforme afecta el sistema de gestión de la calidad, se debe tomar un acción a la no conformidad.

La acción preventiva se toma para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra potencialmente indeseable.

Pueden ser fuentes de no conformidades potenciales:

– Análisis estadísticos: permiten llevar historia numérica.– Planificación de proyectos: estudios con anterioridad del problema.– Revisión gerencial: evaluación del sistema de gestión de la calidad.– EN OBRA: darse cuenta del problema antes de llegar y decidir la acción preventiva a tomar– La acción correctiva en un proyecto pasado puede ser una acción preventiva en el proyecto actual.

Después de identificar, proponer e implantar las acciones preventivas, a los resultados se analizan nuevamente, para verificar si fueron eficaces.





53

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO ACCION PREVENTIVACAPITULO DE LA NORMA 8.5.3.




54

PROCEDIMIENTO ACCION PREVENTIVA. CAPITULO DE LA NORMA 8.5.3

Inicio1.Análisis deTendencias y

riesgos

2.Seidentifico

3.IdentificarCausas

probablesSolicitud A.P

4.Esconveniente

1

1

NO

SI

USUARIOFORMATO

FO-03 POSTENCIALES NOCONFORMIDADES

USUARIOFORMATO

FO-03 DATOSHISTORICOS

USUARIOFORMATO

FO-03LLUVIA DE IDEAS TODOS LOS

INVOLUCRADOS

USUARIOFORMATO

FO-03

ANALIZAR LAPOSIBLE NOCONFORMIDAD




NO

SI


55

PROCEDIMIENTO ACCION PREVENTIVA.CAPITULO DE LA NORMA 8.5.3

5.Proponer acciónpreventiva

6.Esadecuada

7.Implementar

8.Estaimplantada

5

8

USUARIOFORMATO

FO-03ACCION

PREVENTIVATODOS LOS USUARIOS DE LOS PROCESOS

LIDER PROCESO ANALISIS DE LOS PORQUE

LIDER PROCESOFORMATO

FO-03PLANIFICAR PLAN DE ACCION

PREVENTIVA

COORDINADORCALIDAD

FORMATOFO-03

VERIFICAR PLAN



NO

SI

NO

SI

56

PROCEDIMIENTO ACCION PREVENTIVA.CAPITULO DE LA NORMA 8.5.3

DIAGRAMA DE FLUJO.

9.Registrarresultados

10.Fueeficaz

11.CerrarAcción

preventiva

fin

5

USUARIOFORMATO

FO-03 RESULTADOS REALES

CLIENTE EVALUACIONANALIZAR RESULTADOS

COORDINADORCALIDAD

FORMATOFO-03

VERIFICAR PLAN DE ACCION




NO

SI

57

ANEXOS PROCEDIMIENTO CONTROL ACCIONES PREVENTIVAS


CÓDIGO: FO-01

CÓDIGO

DOCUMENTO

VERSIÓN

DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN CAMBIO

FECHA RESPONSABLE


APROBADO

SI NO


FIRMA




PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

CODIGO: PR-06

58

PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD.CAPITULO DE LA NORMA 8.22

a) Suministrar información sobre la efectividad de los procedimientos y actividades implementadas en el sistema de gestión de la calidad.

b) Verificar si se necesitan modificaciones o mejoramiento del sistema de gestión e la calidad.

c) Determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma adoptada y con los requisitos establecidos por la organización.

d) Verificar que el sistema de gestión de la calidad se ha implantado y se mantiene de manera eficaz.

e) Dar informes de los resultados que contribuyan con el mejoramiento continuo del sistema de gestión de la calidad.



59


El coordinador DEL Sistema de gestión de la calidad es la persona encargada de verificar que se lleve a cabo este procedimiento.

El auditor interno de calidad es responsable de:

– La planificación y preparación de las auditorias internas de calidad del sistema de gestión de la calidad

– Informar con anterioridad las fechas de las auditorias internas de calidad al persona implicado.

– El desarrollo y la preparación de los resultados a la gerencia de las auditoria internas de calidad de la organización

– Realizar las reuniones de lanzamiento y cierre del proceso e informar los alcances y conclusiones del proceso de auditoria interna de calidad.




CODIGO: PR-06

60

ALCANCE.

Cubre todos los procesos de la organización relacionados con el sistema de gestión de la calidad

IMPORTANTE:

– El auditor interno de calidad debe ser preparado y calificado.

– El auditor interno de calidad no debe auditar su propio proceso.

– Se debe establecer un clima adecuado y agradable.

– El auditor debe evitar preguntas mal intencionadas

– Las auditorias no se deben hacer de sorpresa.



PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD CODIGO: PR-06

61

CAMBIOS









g) Observaciones.





62

DESARROLLO

La auditoria interna de calidad se define como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance para el que cumplen los criterios de la auditoria.

TIPOS DE AUDITORIA.

– AUDITORIA DE PRIMERA PARTE O INTERNA.– AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE– AUDITORIA DE TERCERA PARTE O DE CERTIFICACION

ETAPAS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

– RECOLECCION DE INFORMACION– PLANIFICACION Y PREPARACION– REUNION DE APERTURA– DESARROLLO DE LA AUDITORIA.– REUNION DE CIERRE.– SEGUIMIENTO




CODIGO: PR-06

63

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA DE CALIDADCAPITULO DE LA NORMA 8.2.2.

• FORMATOHOJA DE CAMBIOS. (FO-01)• FORMATO PROGRAMACION AUDITORIAS( FO-09)• FORMATO PLAN DE AUDITORIA. FO-06)• FORMATOLISTADO DE CHEQUEO. (FO-07)• FORMATO ANALISIS DE AUDITORIA. (FO-08)




64

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD.CAPITULO DE LA NORMA 8.2.2

DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio

1.Recolectarinformación

2.PlanificarEl programa

auditoria

3.Definir criteriosAlcance yfrecuencia

4.Definirmetodología

Programa de auditoria

COORDINADORCALIDAD

MANUALESPROCEDIMIENTOS

FORMATOSDOCUMENTOSL

COORDINADORCALIDAD

MANUAL DECALIDAD NOMBRAR AUDITORES

COORDINADORCALIDAD

MEMORANDO

A CUALES PROCESOSY CADACUANTO

COORDINADORCALIDAD

MEMORANDO

COMOSE VA HACERLA AUDITORIS



PROCEDIMIENTO ACCION PREVENAUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD CODIGO: PR-06

65


DIAGRAMA DE FLUJO.

5.Revisiónpreliminar

6.Conforme

7.Preparar planauditorias

8.Conforme

Plan de auditoria

GERENTE

FORMATOFO--08

HACE OBSERVACIONES

2 GERENTE

PROGRAMA

AUTORIZA ELDESARROLLO

AUDITORES

PROGRAMA

SE INFORMA A LOSAUDITADOS

AUDITADOSFORMATO

FO-08INFORMAN AL AUDITOR

ACEPTACION AUDITORIA




CODIGO: PR-06

NO

SI

NO

SI

66


DIAGRAMA DE FLUJO.

10.DesarrolloAuditoria

11.Reunión decierre

12.Presentaciónresultados

13.VerificaciónNo conformidades

14.NoConformidades

cerradas

ListadoChequeo

Matriz análisis

AC y AP..

13

AUDITOR LIDERACTA REUNION

APERTURARESPONSABLE DE LA

AUDITORIA

AUDITOR LIDER ACTA DE CIERRE FINALIZACION DEEVIDENCIAS

AUDITOR

FORMATOFO-11

RESULTADO AUDITORIAAUDITOR LIDER

FIN

FORMATOFO-11

ANUNCIO DE LAS NOCONFORMIDADESAUDITOR LIDER

FORMATOFO-11

VERIFICAR PLANESTOMADOS




CODIGO: PR-06

NO

SI

67

CÓDIGO

DOCUMENTO

VERSIÓN

DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN CAMBIO

FECHA RESPONSABLE


APROBADO

SI NO


FIRMA

ANEXOS PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

FORMATO HOJA DE CAMBIOSCÓDIGO: FO-01




CODIGO: PR-06

68

FORMATO PLAN DE AUDITORÍAS

CÓDIGO: PL-06

TEMA:

AUDITOR (ES): FIRMA:

ALCANCE :

OBJETIVO:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

PROCESO TEMA RESPONSABLE-FIRMA FECHA HORA LUGAR

AUDITOR:…………………… PROCESO FIRMA ACEPTACION




69

FORMATO LISTADO CHEQUEO

CÓDIGO: FO-07

PROCESO;TEMA EVIDENCIA OBSERVACIONES




70

FORMATO ANÁLISIS DE AUDITORÍAS

CÓDIGO: FO-08

PROCESO RESPONSABLE(AUDITADO)

NO-CONFORMIDAD OBSERVACIONES

ANEXOS.ENCUESTA SATISFACION CLIENTES.HOJA DE CAMBIOSTECNICAS ESTADISTICAS (MEDICIÓN DE PROCESOS)ACCIONES CORRECTIVAS (TECNICAS ESTADISTICAS ABIERTAS O CERRADAS)ACCIONES PREVENTIVAS (TECNICAS ESTADISTICAS ABIERTAS O CERRADAS)RECOMENDACIONES PARA LA MEJORAREEVISIONES ANTEERIORES




71

FORMATO PROGRAMACION DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

CODIGO: FO’09

AÑO:

PROCESO AUDITADO AUDITOR FECHA HORA LUGAR



GERENCIA (FIRMA APROBACON):...........................................................

FORMATO PROGRAMACION AUDITORIAS INTERNAS CODIGO: FO-25

Procedimientos generales obligatorios de acuerdo a la gestion calidad iso 9001

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