PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE BIENES … · responsables de elaborar y suscribir el Acta...

1

PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE BIENES MUEBLES DEL INSTITUTO NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA.

INSTITUTO NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA

PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE BIENES MUEBLES DEL INSTITUTO NACIONAL

DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA.

Enero 2018

2


PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE BIENES MUEBLES DEL INSTITUTO

NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA. Código: GRM/MPI/001

Objetivo: Establecer los lineamientos y actividades mediante la formalización y estandarización de los métodos y

procedimientos de trabajo que deberá realizar el Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, por conducto

del Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, para los procedimientos de Bienes Muebles en las

diversas Unidades Administrativas del INIFED, control de altas, donaciones, enajenaciones, bajas, transferencias y

conciliaciones de bienes muebles, con el propósito de incrementar la eficiencia y eficacia para el registro y control de

los bienes instrumentales del INIFED.

Marco Normativo:

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley General de Bienes Nacionales. Título Quinto de los Bienes Muebles de la Administración Pública

Federal (DOF. 01/06/2016)

3. Ley General de Contabilidad Gubernamental.

4. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

5. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

6. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

7. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

8. Manual de Contabilidad Gubernamental para el Sector Paraestatal Federal.

9. Normas de Información Financiera Gubernamental Generales, para el Sector Paraestatal.

10. Lineamientos Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles del INIFED.

11. Acuerdo por el que se Establecen las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios

Generales, (DOF 16 de Julio 2010) y (DOF 14 de Enero 2015). Emitidos por la Secretaría de la Función

Pública.

12. Reglas Específicas de Registro y Valoración del Patrimonio (CONAC).

13. Principales Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio (Elementos Generales).

Alcance: Todas las Unidades Administrativas del INIFED.

Referencia: Autorizado en la Primera Sesión Ordinaria del Comité de Bienes Muebles celebrada el 30 de Enero de

2018.

Responsabilidades:

1. El contenido del presente Procedimiento es de observancia general y obligatoria, para todo el personal adscrito a las

diversas Unidades Administrativas del INIFED, y que por necesidades propias del servicio tengan asignados bajo su

resguardo, Bienes Muebles de Activo Fijo propiedad del INIFED.

3


2. Cuando existan dudas en la interpretación de la información establecida en estos Procedimientos, la Gerencia de

Recursos Materiales y Servicios Generales hará las aclaraciones pertinentes.

3. Cuando por necesidades se requiera la adecuación de los presente Procedimientos, ya sea por la modificación de

algún punto, por la asignación de más funciones o por disminución de las mismas, deberá solicitarse la intervención

del Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales para su análisis, presentación y aprobación del Comité de

Bienes Muebles del INIFED.

4. El Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través del Jefe de Departamento de Adquisiciones,

Almacén e Inventarios, será responsable de realizar por lo menos una vez al año la toma física de inventario de Bienes

Muebles y muestreos trimestrales de conformidad con la normatividad vigente.

5. El Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, será responsable de elaborar el programa de trabajo para

llevar a cabo la toma física del inventario de Bienes Muebles de las diversas Unidades Administrativas del INIFED.

6. El Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá notificar a los titulares de las Unidades

Administrativas del INIFED, la toma física del inventario de Bienes Muebles, así como la suspensión temporal de

transferencias o bajas de Bienes Muebles, con un plazo de cinco días de anticipación a la realización del mismo; razón

por la cual las diversas Unidades Administrativas del INIFED, no podrán realizar movimiento alguno, mientras se

lleve a cabo el levantamiento del inventario.

7. Únicamente pueden ser resguardantes los servidores públicos de estructura (confianza, base y honorarios capítulo

1000), quienes están obligados a firmar los resguardos correspondientes, por los Bienes Muebles que tengan bajo su

responsabilidad.

8. Cuando algún servidor público del INIFED, necesite introducir o retirar de las instalaciones algún bien de su

propiedad, deberá hacerlo del conocimiento del área de seguridad y vigilancia en coordinación con el Jefe de

Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, para el registro correspondiente.

9. El resguardante deberá notificar de inmediato al Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, la

entrada, el extravío, robo, destrucción o daños que sufran los Bienes Muebles bajo su custodia, a fin de actuar en

apego a la normatividad en la materia, asimismo deberá comunicar los daños parciales o totales que sufra la etiqueta

de identificación del número de inventario para efectuar su reposición.

10. Todos aquellos Bienes Muebles, que sean utilizados en áreas de uso común, deberán resguardarse por los titulares

de las diversas Unidades Administrativas del INIFED, a la que correspondan.

11. El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, deberá llevar a cabo conciliaciones periódicas

con el Gerente de Finanzas.

12. El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, será responsable de llevar el control de las

altas, donaciones, enajenaciones, transferencias y bajas de Bienes Muebles.

13. El Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, conjuntamente con el Gerente de Finanzas, serán

responsables de elaborar y suscribir el Acta Administrativa de Bienes Muebles sobrantes, así como integrarlos al

patrimonio del INIFED, derivado del levantamiento físico del inventario de Bienes Muebles.

14. El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, será responsable de llevar el control de Bienes

Muebles de Consumo, como son los sacapuntas y cestos de basura, entre otros, así como el Subgerente de Informática,

llevará el control de los teclados, mouse, bocinas de manera separada de los resguardos correspondientes a los de

Bienes Muebles.

15. El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, deberá llevar el control del mobiliario sujeto a

reparación e informar al área de Mantenimiento cuando el Bien Mueble lo requiera.

4


16. En el caso de los equipos de cómputo, que tienen asignado un No. de CABMS (Catálogo de Bienes Muebles), no

podrán separar sus componentes (Mouse, Teclado, CPU, y Monitor).

17. Los Bienes Muebles que se encuentren arrendados, no serán sujetos de resguardo, en razón de que no forman parte

del patrimonio del INIFED, sin embargo, será obligación de las Unidades Administrativas del INIFED, notificarlo al

Área de Activo Fijo, con la finalidad de tener un control de los mismos.

Glosario:

CPEUM: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES: Ordenamiento legal que rige lo relativo a los bienes de dominio

público y privado de la Federación que componen el patrimonio nacional

LINEAMIENTO: Directriz que estable los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades así como

las características generales que estos deberán tener.

INIFED: Instituto Nacional de la Infraestructura Física Educativa

CABMS: Catálogo de bienes muebles.

RESGUARDO: Documento que registra los bienes muebles asignados a cada servidor público del INIFED y lo

responsabiliza del buen uso y conservación.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Unidades que forman parte el INIFED, en los términos de su Estatuto

Orgánico, siendo la Dirección General, Dirección de Infraestructura, Dirección Administración, Coordinación Técnica

y las Gerencias o equivalente.

FUSS: Formato Único de Solicitud de Servicios.

BIENES MUEBLES: Son susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal

es el caso de mobiliario de y equipo de oficina, maquinaria, automóviles, etc.

CONCILIACIÓN: Procedimiento de contratación de información que se realiza entre dos fuentes distintas, con el

objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado.

AVALÚO: Estimación o dictamen pericial que se hace del valor o precio de una cosa.

ACTA ADMINISTRATIVA: Relatoría escrita de lo acordado, acontecido, manifestado, sucedido en junta, reunión,

acto o evento.

ACTIVO FIJO: Conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para su uso.

PERSONAL ADSCRITO: Asignar a una persona o un bien mueble al servicio de un puesto, o ubicar a una Unidad

Administrativa dentro de otro de mayor jerarquía.

BAJA: La cancelación del registro de un bien en el inventario de la entidad, una vez consumada su disposición final o

cuando el bien de hubiere extraviado, robado o siniestrado.

BIEN: todo aquello que puede ser objeto de apropiación, en empleado para satisfacer alguna necesidad, cosas o

derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial.

BIENES: Los activos de cualquier tipo, muebles o inmuebles, tangibles o intangibles, y los documentos o

instrumentos legales que acrediten, intenten probar o se refieran a la propiedad u otros derechos sobre dichos activos.

INVENTARIO: Recuento de existencias en situ, mediante una inspección personal de materiales, equipo, muebles e

inmuebles con que cuanta la entidad, a efecto de comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control

administrativo.

5


MOVIMIENTOS AL INVENTARIO: Acto de efectuar el alta, modificación y baja de bienes muebles de los

inventarios de la entidad.

DICTAMEN DE NO UTILIDAD: Documento en que se describe el bien y se acreditan las causas de no utilidad en

términos del numeral 7, del segundo lineamiento general para el registro, afectación, disposición final y bajas de

bienes muebles del Instituto Nacional de la Infraestructura Física Educativa.

DISPOSICIÓN FINAL: el acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial (enajenación o

destrucción).

ENAJENACIÓN: Acto jurídico por el cual se transmite a otro la propiedad de una cosa o bien a título oneroso, como

la compra venta o en la permuta; o a titulo no lucrativo como en la donación y en el préstamo sin interés.

6


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE BIENES MUEBLES

Código: GRM/MPI/001

ETAPA

ACTIVIDAD PUESTO DE ESTRUCTURA

RESPONSABLE

1

Recibir los bienes y coteja que vengan de acuerdo a

cantidad y características, sella factura y registra entrada

de bienes. Si existen diferencias, no recibe al proveedor

los bienes.

Jefe de Departamento de

Adquisiciones, Almacén e

Inventarios.

2

Turnar copia al Jefe de Departamento de Adquisiciones,

Almacén e Inventarios.

3 Recibir copia de factura, con sello de entrada al almacén y

formato del ingreso correspondiente.

4 Verificar físicamente la existencia del bien.

5 Efectuar alta en el sistema computarizado.

6 Asignar número de inventario, adhiriéndole la etiqueta

correspondiente al bien.

7 Elaborar los resguardos correspondientes.

8 Entregar del bien al resguardante

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Tiempo aproximado de ejecución: 5 días Hábiles

7


PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE BIENES MUEBLES

ALMACÉN CENTRAL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES,

ALMACÉN E INVENTARIOS

INICIO

GENERAL.

RECIBE LOS BIENES, COTEJA

QUE VENGAN DE ACUERDO A

CANTIDAD Y

CARACTERISTICAS, SELLA

FACTURA Y REGISTRA

ENTRADA DE BIENES.

1

TURNA COPIA DE

FACTURA AL AREA DE

ACTIVO FIJO, DEL

DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES

ALMACÉN E

INVENTARIOS

2

RECIBE COPIA DE

FACTURA CON SELLO

DE ENTRADA AL

ALMACÉN Y FORMATO

DE INGRESO

CORRESPONDIENTE.

3

VERIFICA FÍSICAMENTE

LA EXISTENCIA DEL BIEN

4

EFECTÚA ALTA EN EL SISTEMA

COMPUTARIZADO.

5

6

ASIGNA NÚMERO DE

INVENTARIO, ADHIRIÉNDOLE LA

ETIQUETA CORRESPONDIENTE

AL BIEN.

FIN

ELABORA EL RESGUARDO

CORRESPONDIENTE.

7

ENTREGA DEL BIEN AL

RESGUARDANTE.

8

LOS BIENES NO

SE LOCALIZARON

EN EL ÁREA

ASIGNADA

(FALTANTES).

LOS BIENES NO SE

LOCALIZARON EN

EL ÁREA

ASIGNADA

(FALTANTES).

8


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Formato de entrada o

salida de bienes

muebles

Llevar un control de bienes que entran y salen del

almacén INIFED-GRM-FES-01

Resguardo Llevar a cabo el registro individual y control

actualizado de la asignación de los bienes INIFED-GRM-AF-R01

9


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE

CONSERVACIÓN RESPONSABLE DE

CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Formato de entrada o salida

de bienes muebles 3 años

Jefe de Departamento

de Adquisiciones,


6C.19

Resguardo 6 años


de Adquisiciones,


6C.17

10


HISTORIAL DE CAMBIOS.



REVISIÓN N° FECHA DE

APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2 30 de Enero de 2018 Actualización del

documento

Actualización por

cambios en las

denominaciones de las

UA y tramos de control

11


PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO DE BIENES DE

ACTIVO FIJO EN TODAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL INIFED.

OBJETIVOS

1.- Establecer los mecanismos, que permitan llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de Bienes Muebles.

2.- Determinar, el número total de Bienes Muebles con los que cuenta el INIFED, con el propósito de compararlos con

los registros correspondientes e identificar las diferencias que existan.

3.- Constatar, la ubicación física de los Bienes Muebles de acuerdo a lo que señala el resguardo y en caso de existir

diferencias (sobrantes o faltantes) aplicar lo que establece la normatividad.

4.- Determinar la confiabilidad en el registro de movimientos de inventario.

5.- Optimizar la adecuada administración de los Bienes Muebles propiedad del INIFED.

12




POLÍTICAS

1. El Inventario Físico Total de Bienes Muebles, se efectuará una vez al año de manera general, iniciando en el

mes de abril de cada ejercicio fiscal y por muestreos cada tres meses.

2. Las tomas físicas del inventario se deberán efectuar por el personal de la Gerencia de Recursos Materiales y

Servicios Generales, y por los responsables designados por el Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén

e Inventarios,

3. En caso de detectar anomalías sobre las existencias o estado de los bienes, se deberá levantar acta

administrativa y proceder de conformidad con los Lineamientos Generales para el Registro Disposición Final y

Baja de bienes Muebles, propiedad del INIFED.

13




ETAPA ACTIVIDAD PUESTO DE

ESTRUCTURA

RESPONSABLE

1 Planear, organizar y elaborar programa de trabajo para efectuar el

levantamiento físico del inventario de bienes muebles (Activo Fijo)

efectuándolo una vez al año y por muestreos cada tres meses.

Elabora requerimientos y actividades previas al inventario.

Jefe de

Departamento de

Adquisiciones,

Almacén e

Inventarios

2

3 Enviar comunicado a las áreas y solicitar designen a los enlaces

responsables con el área de Activo Fijo.

Gerente de

Recursos

Materiales y

Servicios

Generales.

4 Comunicar al Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, él

nombre de los enlaces administrativos.

Unidades

Administrativas.

5 Citar al personal que intervendrá en el levantamiento del inventario de

Bienes Muebles, para darles instrucciones e integrar equipos para primer

y segundo conteo y proporcionarles formatos y material necesario.

Jefe de

Departamento de

Adquisiciones,

Almacén e

Inventarios.

6 Proceder a llevar a cabo el inventario de Bienes Muebles por Gerencia

de acuerdo al programa de trabajo.

7 Requisitar el formato "Cédula de inventario de Bienes Muebles"

(cotejando con los Bienes relacionados en el último resguardo de cada

responsable).

LOS BIENES MUEBLES SE ENCUENTRAN EN BUENAS

CONDICIONES.

8 Recibir del responsable del levantamiento físico del inventario la

“Cédula de inventario de Bienes Muebles" requisitada.

9 Instruir al responsable de Activo Fijo para que valide las cédulas del

levantamiento de Inventario de Bienes Muebles general y por muestreos.

10 Recibir instrucciones del Jefe del Departamento de Adquisiciones,

Almacenes e inventarios para validar la cédula de inventario de Bienes

Muebles.

PROCEDE LA INFORMACION DE LAS CÉDULAS.

11 Capturar la información contenida en la “Cédula de Bienes Muebles“, en

el sistema de información, generar el formato de resguardo según

corresponda.

12 Obtener firma del usuario y del responsable del resguardo y lo incorpora

en la carpeta de archivo.

NO PROCEDE LA INFORMACIÓN DE LA CÉDULAS.

13 Detectar y aclarar las irregularidades de información, en la “Cédula de

Bienes Muebles” con el área correspondiente.

14 Efectuar las correcciones de información en la "Cédula de Bienes

Muebles" y valida con su rúbrica.

REGRESA A LA ACTIVIDAD NUMERO 11.

LOS BIENES NO SE ENCUENTRAN EN BUENAS CONDICIONES

FISICAS DE USO.

Realizar la investigación con el enlace del área para que informe sobre

su localización. 15

14


16 Localizar el bien e informa al área de Activo Fijo. Unidades

administrativas

17 Si el área usuaria no localiza el o los bienes se procede de acuerdo a la

normatividad establecida. Jefe de

Departamento de

Adquisiciones,

Almacén e

Inventarios

SE DETECTARON BIENES SOBRANTES

18 Se verifica que no estén en la base del sistema de Activo Fijo.

19 Solicitar al área de finanzas, que verifique que no se encuentren en sus

registros contables.

20 Confirmar que no aparezcan en los registros contables e informa al área

de Activo Fijo.

Gerente de

Finanzas

21 Informar al Jefe del Departamento de Adquisiciones, Almacén e

Inventarios de los bienes sobrantes. Jefe del

Departamento de

Adquisiciones,

Almacén e

Inventarios

22 Informar de esta situación de bienes sobrantes, al Subgerente de

Materiales y servicios, y al Gerente de Recursos Materiales y Servicios

Generales, respectivamente.

23 Instruir al Subgerente de Materiales y Servicios y al Jefe del

Departamento, para que se asignen valores a los bienes sobrantes de

acuerdo a normatividad.

Gerente de

Recursos

Materiales y

Servicios

Generales.

24 Instruir al Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e

Inventarios, que realice el procedimiento para asignarle valores a los

bienes sobrantes (investigación de mercado).

Jefe del

Departamento de

Adquisiciones,

Almacén e

Inventarios

25 Realizar investigación de mercado y asignar valores a bienes sobrantes y

CABMS. Dar de alta los bienes en su sistema de Activo Fijo (base de

datos). 26

27 El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios,

elabora el acta administrativa correspondiente, el Subgerente de

Materiales y Servicios, supervisa y la firman: EL Subgerente de

Contabilidad y los Gerentes de Recursos Materiales y Servicios

Generales y de Finanzas.

28 Turnar oficio al Gerente de Finanzas, con los soportes correspondientes,

para que proceda a los registros contables.

Gerente de

Recursos

Materiales y

Servicios

Generales.


Tiempo aproximado de ejecución: 10 meses

15


PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIO DE BIENES DE


JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES,

ALMACÉN E

INVENTARIOS.

GERENTE DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

ÁREAS DEL INIFED.

GERENTE DE FINANZAS

INICIO

GENERAL.

PLANEAR, ORGANIZA Y ELABORA PROGRAMA DE TRABAJO PARA EFECTUAR EL LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIO DE BIENES.

1

ELABORAR REQUERIMIENTOS Y ACTIVIDADES PREVIAS AL INVENTARIO.

2

ENVÍAR COMUNICACIÓN A LAS ÁREAS Y SOLICITA DESIGNEN A LOS ENLACES RESPONSABLES.

3

A

CITAR AL PERSONAL QUE INTERVENDRÁ EN EL LEVANTAMIENTO, PRIMER Y SEGUNDO CONTEO Y PROPORCIONARLES FORMATOS Y MATERIAL NECESARIO.

5

LLEVAR A CABO EL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES POR GERENCIA.

REQUISITAR EL FORMATO DE CÉDULA DE INVENTARIO DE

BIENES MUEBLES.

RECIBIR EL RESPONSABLE DEL LEVANTAMINETO FÍSICO DEL INVENTARIO LA CÉDULA DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES REQUISITADA.

7

6

8

LOS

BIENES

NO SE

LOCAL

IZARO

N EN

EL

ÁREA

ASIGN

ADA

(FALTA

NTES).

ENVIA OFICIO

A LAS AREAS

LOS

BIENES

NO SE

LOCAL

IZARO

N EN

EL

ÁREA

ASIGN

ADA

(FALTA

NTES).

4

COMUNICAR A LA G.R.M.S.G. EL NOMBRE DE LOS ENLACES ADMINISTRATIVOS.

16


INSTRUIR AL ÁREA DE ACTIVO FIJO, PARA QUE REALICE UN PROCEDIMIENTO PARA ASIGNARLE VALORES A LOS BIENES SOBRANTES (INVESTIGACIÓN DE MERCADO).

LOCALIZAR EL BIEN, INFORMA AL ÁREA DE ACTIVO FIJO.

9

16

10

RECIBIR INSTRUCCIONES

DEL JEFE DEL

DEPARTAMENTO PARA

VALIDAR LA CÉDULA DE

INVENTARIO DE BIENES

MUEBLES.

11

CAPTURAR LA

INFORMACIÓN CONTENIDA

EN LA CÉDULA DE BIENES

MUEBLES EN EL SISTEMA

OBTENER FIRMA DEL

USUARIO Y DEL

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO E INCORPORA

A LA CARPETA DE ARCHIVO

DETECTAR Y ACLARAR LAS

IRREGULARIDADES DE

INFORMACIÓN

DETECTADAS EN LA

"CÉDULA DE BIENES

MUEBLES" CON EL ÁREA

CORRESPONDIENTE.

EFECTÚAR LAS CORRECCIONES DE INFORMACIÓN EN LA CÉDULA. EN EL SISTEMA

12

13

14

A

15

REALIZAR LA

INVESTIGACIÓN CON EL

ENLACE DEL ÁREA PARA

QUE INFORME SOBRE SU

LOCALIZACIÓN.

SI EL ÁREA USUARIA NO

LOCALIZA EL O LOS BIENES

SE PROCEDE DE ACUERDO

A LA NORMATIVIDAD

ESTABLECIDA.

17

B

FIRMA DE

RESGUARD

O

17


VERIFICAR QUE NO ESTÉN

EN LA BASE DEL SISTEMA

DE ACTIVO FIJO

SOLICITAR AL ÁREA DE

FINANZAS, VERIFICAR

QUE NO SE ENCUENTREN

EN SUS REGISTROS

CONTABLES

18

19

CONFIRMAR QUE NO APAREZCAN EN SUS REGISTROS CONTABLES E INFORMA AL ÁREA DE ACTIVO FIJO

20

21

9

INFORMAR AL JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE LOS

BIENES SOBRANTES

22

INFORMAR DE ESTA

SITUACIÓN DE BIENES

SOBRANTES, AL

SUBGERENTE Y AL

GERENTE DE R.M.S.G.

23

INSTRUIR AL SUBGERENTE Y JEFE DEL DEPARTAMENTO PARA QUE SE REALICE LO CORRESPONDIENTE PARA ASIGNAR VALORES A LOS BIENES SOBRANTES DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD

24

25

9

26

9

B

INSTRUIR AL ÁREA DE

ACTIVO FIJO, PARA QUE

REALICE UN

PROCEDIMIENTO PARA

ASIGNARLE VALORES A

LOS BIENES SOBRANTES

(INVESTIGACIÓN DE

MERCADO).

REALIZAR INVESTIGACIÓN

DE MERCADO Y ASIGNA

VALORES A BIENES

SOBRANTES Y CABMS

DAR DE ALTA LOS BIENES

EN EL SISTEMA DE ACTIVO

FIJO (BASE DE DATOS).

C

18


27

ELABORAR EL ACTA

ADMINISTRATIVA

CORRESPONDIENTE, EL

SUBGERENTE DE

MATERIALES Y

SERVICIOS SUPERVISA,

LA CUAL FIRMAN: EL

SUBGERENTE DE

CONTABILIDAD

REGISTRO Y GERENTE

DE RECURSOS

MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES Y

FINANZAS

GIRAR OFICIO AL GERENTE DE

FINANZAS, CON LOS

SOPORTES

CORRESPONDIENTES, PARA

QUE PROCEDA A SUS

REGISTROS CONTABLES.

28

FIN

C

LOS BIENES

NO SE

LOCALIZARO

N EN EL

ÁREA

ASIGNADA

(FALTANTES).

19


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Formato de

levantamiento de

inventario general

Realizar el levantamiento físico de inventarios con la

finalidad de actualizar y controlar los bienes muebles

propiedad del INIFED de conformidad con la

normatividad vigente en la materia.

INIFED-GRM-AF-FIG-01

Formato de

levantamiento de

inventario rotativo

Constatar, la ubicación física de los Bienes Muebles de

acuerdo a lo que señala el resguardo y en caso de

existir diferencias (sobrantes o faltantes) aplicar lo que

establece la normatividad.

INIFED-GRM-AF-FIR-02



20


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE

CONSERVACIÓN

RESPONSABLE DE

CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Formato de levantamiento de

inventario general 3 años


de Adquisiciones,

Almacén e Inventarios

6C.18

Formato de levantamiento de

inventario rotativo 3 años


de Adquisiciones,


6C.17

Resguardo 6 años


de Adquisiciones,


6C.17

21






APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2

30 de Enero de 2018 Actualización Actualización por

cambios en las



22


PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES.

OBJETIVO.

1.- Conocer y controlar de manera oportuna los cambios de usuarios de los bienes muebles propiedad del INIFED,

mediante el adecuado registro de los mismos.

.

23



POLÍTICAS.

1. El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, deberá hacer cumplir oportunamente en materia

de activos fijos, las disposiciones establecidas en la Ley General de Bienes Nacionales; las correspondientes a la

Secretaría de la Función Pública y las establecidas en el INIFED.

2. El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios llevará el registro de los cambios que realicen

los usuarios resguardantes de bienes, mediante un sistema de cómputo y carpeta de resguardos. Para ello, el resguardante deberá informar oportunamente dichos cambios utilizando los formatos establecidos.

24



ETAPA ACTIVIDAD PUESTO DE ESTRUCTURA

RESPONSABLE

1

En caso de no requerir más de algún bien que tenga asignado

algún resguardante de su área. Solicita al Departamento de

Adquisiciones, Almacén e Inventarios, la baja de su resguardo,

a través del Formato Único de Solicitud de Servicio (FUSS). Unidades Administrativas

2 Recibir formato y verifica condiciones físicas del bien.

3

Corroborar sí el bien se encuentra en buenas condiciones y

procede a retirar el bien, verifica si tiene requerimiento de

alguna otra área, si lo requieren lo reasigna.



Inventarios

4 Recibir el bien que requirió a través del FUSS.

Unidades Administrativas

5

Realizar ajustes en base de Activo Fijo y actualiza resguardos.

6

Si no se requiere por alguna otra área usuaria, se envía al

almacén central.



Inventarios

7

Recibir a través del formato correspondiente validando

cantidades y detalle técnico de bienes, separando para su

reasignación.

8

Si el bien está en malas condiciones, se envía al almacén a

través del formato de entradas y salidas de bienes.

9

Recibir los bienes validando cantidades y especificaciones

separa bienes para proceder al dictamen de no utilidad y

disposición final de los bienes.

10

Archivar en carpetas resguardos actualizados o formatos de

entradas y salidas de bienes al almacén según corresponda.


Tiempo aproximado de ejecución: 5 días hábiles

25


ÁREA USUARIA JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES,


EN CASO DE NO REQUERIR MÁS DE ALGÚN BIEN

QUE TENGA ASIGNADO ALGÚN RESGUARDANTE DE

SU ÁREA. SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, ALMACÉN E INVENTARIOS, LA

BAJA DE SU RESGUARDO, A TRAVÉS DEL FORMATO

ÚNICO DE SOLICITUD DE SERVICIO (FUSS).

INICIO

GENERAL.

RECIBIR FORMATO Y VERIFICA

CONDICIONES FÍSICAS DEL BIEN.

1

2

CORROBORAR SÍ EL BIEN SE ENCUENTRA EN

BUENAS CONDICIONES Y PROCEDE A RETIRAR EL

BIEN, VERIFICA SI TIENE REQUERIMIENTO DE

ALGUNA OTRA ÁREA, SI LO REQUIEREN LO

REASIGNA.

3

RECIBIR EL BIEN QUE REQUIRIÓ A

TRAVÉS DEL FUSS.

REALIZAR AJUSTES EN BASE DE ACTIVO FIJO Y

ACTUALIZA RESGUARDOS.

4

5

SI NO SE REQUIERE POR ALGUNA OTRA ÁREA

USUARIA, SE ENVÍA AL ALMACÉN CENTRAL.

RECIBIR A TRAVÉS DEL FORMATO CORRESPONDIENTE

VALIDANDO CANTIDADES Y DETALLE TÉCNICO DE BIENES, SEPARANDO PARA SU REASIGNACIÓN.

SI EL BIEN ESTÁ EN MALAS CONDICIONES, SE ENVÍA AL ALMACÉN

A TRAVÉS DEL FORMATO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES.

RECIBIR LOS BIENES VALIDANDO CANTIDADES Y

ESPECIFICACIONES SEPARA BIENES PARA PROCEDER AL

DICTAMEN DE NO UTILIDAD Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS BIENES.

7

8

9

6

ARCHIVAR EN CARPETAS RESGUARDOS

ACTUALIZADOS O FORMATOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES AL ALMACÉN SEGÚN CORRESPONDA.

10

FIN

GENERAL.

FORMAO UNICO DE

SOLICITUD DE

SERVICIOS (FUSS)

FORMAO UNICO DE

SOLICITUD DE

SERVICIOS (FUSS)

ACTULIZAR

RESGUARDO

FORMATO DE

ENTRADA Y SALIDA

DE BIENES

FORMATO DE

ENTRADA Y SALIDA

DE BIENES

DICTAMEMN DE NO

UTILIDAD

ACTUALIZACIÓN DE

RESGUARDO

26


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Formato Único de

Solicitud de Servicios

Informar los cambios de los usuarios internos de todos

los bienes muebles que afectan el patrimonio del INFED, en el rubro de Activo Fijo.

CAPFCE-GM-PO-003-01

Formato de entrada o

salida de bienes

muebles

Llevar un control de bienes que entran y salen del

almacén INIFED-GRM-FES-01

Formato de dictamen

de no utilidad.

Diagnosticar el estado físico de los Bienes Muebles que

ya no son útiles para el INIFED, por obsoletos o que ya

no es posible reaprovecharlos y no resulta rentable su

reparación, evitando ocupar espacios en el almacén, por

este tipo de bienes.

INIFED-GRM-AF-FNU-01

Resguardo Llevar a cabo el registro individual y control actualizado

de la asignación de los bienes INIFED-GRM-AF-R01

27


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE

CONSERVACIÓN

RESPONSABLE DE

CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Formato Único de Solicitud

de Servicios 3 años


de Adquisiciones,


6C.18

Formato de entrada o salida

de bienes muebles 3 años


de Adquisiciones,


6C.19

Formato de dictamen de no

utilidad 3 años


de Adquisiciones,


6C.18

Resguardo 3 años


de Adquisiciones,


6C.17

28






APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2

30 de Enero de 2018 Actualización Actualización por cambios

en las denominaciones de

las UA y tramos de control

29


PROCEDIMIENTO: AUTORIZAR EL DICTAMEN DE NO UTILIDAD DE BIENES

MUEBLES.

OBJETIVO

1.- Detectar bienes que por motivos de obsolescencia y/o no rentabilidad en su reparación, se les tenga que elaborar el

Dictamen de no Utilidad.

30



MUEBLES.

POLÍTICAS

1. El dictamen de no utilidad, deberá ser elaborado por el Jefe del Departamento de Adquisiciones, Almacén e

Inventarios, revisado por el Subgerente de Materiales y Servicios y autorizado por el Gerente de Recursos Materiales

y Servicios Generales.

2. Para el dictamen de no utilidad de bienes de equipo de cómputo, deberá participar el Subgerente de Informática,

para que dictamine la no utilidad de este tipo de bienes.

3. En bienes como maquinaria de características especiales, en caso de ser necesario se contrataran los servicios de

personal especializado para que dictamine sobre el estado físico de estos bienes, de conformidad con la Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

31



MUEBLES.


RESPONSABLE

1

Verificar el estado físico de los Bienes Muebles, que se

encuentran en mal estado y no son costeables para su

reparación, elabora relación y entrega al Subgerente de

Materiales y Servicio.



Inventarios

2 Elaborar diagnóstico y dictamen de NO utilidad anexando

fotografías de los bienes, (Jefe de Departamento, Subgerente y

Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales),en caso

de equipo de cómputo el Subgerente de Informática dictaminará

sobre:

- Factibilidad para reasignarse o reaprovecharse el bien.

- Posibilidades y costos de rehabilitación.

- Estado de Conservación que guarda el bien.

NOTA: Para el caso de equipo especializado, el Jefe de

Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, podrá

apoyarse en una opinión de un especialista (interno o externo).

Gerente de Recursos Materiales y

Servicios Generales.

3 Cambiar de responsable el resguardo del bien que tenía el

solicitante, cargándolo al responsable del Almacén Central.



Inventarios

4 Conservar dictámenes de no utilidad, para que el Jefe de

Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios, elabore

el programa anual para disposición final de Bienes Muebles, el

Subgerente de Materiales y Servicios; supervisa y el Gerente de

Recursos Materiales y Servicios Generales, autoriza.


Servicios Generales

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Tiempo aproximado de ejecución: 10 días hábiles.

32


JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES, ALMACÉN E

INVENTARIOS

GERENTE DE RECURSOS


GENERALES

VERIFICAR EL ESTADO FÍSICO DE

LOS BIENES MUEBLES, QUE SE

ENCUENTRAN EN MAL ESTADO Y NO

SON COSTEABLES PARA SU

REPARACIÓN, ELABORA RELACIÓN

Y ENTREGA AL SUBGERENTE DE

MATERIALES Y SERVICIO.

1

INICIO

GENERAL.

ELABORAR DIAGNÓSTICO Y DICTAMEN

DE NO UTILIDAD

2

CAMBIAR DE RESPONSABLE EL

RESGUARDO DEL BIEN QUE TENÍA EL

SOLICITANTE, CARGÁNDOLO AL

RESPONSABLE DEL ALMACÉN CENTRAL.

CONSERVAR DICTÁMENES DE NO

UTILIDAD, PARA QUE EL JEFE DE

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES,

ALMACÉN E INVENTARIOS, ELABORE EL

PROGRAMA ANUAL PARA DISPOSICIÓN

FINAL DE BIENES MUEBLES, EL

SUBGERENTE DE MATERIALES Y

SERVICIOS; SUPERVISA Y EL GERENTE

DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES, AUTORIZA.

3

4

FIN

GENERAL.

ELABORAR

DICTAMEMN DE NO

UTILIDAD

ACTULIZAR

RESGUARDO

33


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Formato de dictamen

de no utilidad.

Diagnosticar el estado físico de los Bienes Muebles que

ya no son útiles para el INIFED, por obsoletos o que ya

no es posible reaprovecharlos y no resulta rentable su

reparación, evitando ocupar espacios en el almacén, por

este tipo de bienes.

INIFED-GRM-AF-FNU-01



34


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE

CONSERVACIÓN

RESPONSABLE DE

CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Formato de dictamen de no

utilidad. 3 años


de Adquisiciones,


6C.18

Resguardo 3 años


de Adquisiciones,


6C.17

35






APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2


cambios en las



36


PROCEDIMIENTO: AVALÚO DE LOS BIENES MUEBLES.

OBJETIVO

1.-Determinar el valor de cada uno de los Bienes que cuenten con Dictamen de no Utilidad mediante la participación

de un valuador o Institución de Crédito, para lograr enajenar los bienes a través de los procedimientos permitidos por

la normatividad vigente.

37



POLÍTICAS

1. Para llevar a cabo la enajenación de Bienes Muebles, y realizar el avalúo se deberá considerar la contratación de

una Institución de crédito o un valuador certificado.

2. La contratación de la Institución o valuador certificado, se deberá llevar a cabo con apego con la Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

38




RESPONSABLE

1 Contratar avalúo con una Institución de Crédito, o con la Comisión

de Avalúos de Bienes Nacionales o bien con un valuador

certificado, solicitando a éste último, su registro vigente que lo

acredite como:

Valuador ante la Comisión Nacional Bancaria y de Valores,

curriculum vitae, y el Acta constitutiva en su caso. La contratación

se deberá apegar a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios del Sector Público.

Jefe del Departamento de

Adquisiciones Almacén e

Inventarios.



Inventarios

2 Dar instrucciones al personal de activo fijo para que señalen en el

almacén los bienes a valuar.

3 Avisar al almacén, la fecha y hora en la que se realizará el avaluó. Subgerente de Materiales y

Servicios. 4 Permitir el acceso al valuador y personal de Activo Fijo, para

proceder a realizar el avaluó.

5 Recibir el documento donde señala el valor asignado a los Bienes

Muebles, para su Disposición Final.

Gerente de Recursos Materiales


FIN DE PROCEDIMIENTO


39




ADQUISICIONES, ALMACÉN E INVENTARIOS


SERVICIOS

GERENTE DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

INICIO

CONTRATAR AVALÚO

CON UNA INSTITUCIÓN O

VALUADOR, DA

INSTRUCCIONES AL

ÁREA DE ACTIVO FIJO

1

AVISAR AL ALMACÉN

FECHA PARA INICIAR EL

AVALÚO Y SEÑALA

BIENES A VALUAR

3

PERMITIR ACCESO AL

VALUADOR Y PROCEDER

A VALUAR LOS BIENES

4

FIN

RECIBIR EL DOCUMENTO

DONDE SEÑALA EL

VALOR ASIGNADO A LOS

BIENES MUEBLES

5

DAR INSTRUCCIONES

AL ÁREA DE ACTIVO

FIJO, PARA QUE

SEÑALEN EN EL

ALMACÉN LOS BIENES

A VALUAR.

2

AVALÚO

40


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Avalúo de los Bienes

Muebles

Determinar el valor mínimo recuperable de los bienes a

enajenar.

No. de avalúo emitido por el

valuador.

41


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE


CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Avalúo de los bienes

Muebles 3 años Área de Activo Fijo 6C.18

42






APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2


cambios en las



43


PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE DISPOSICIÓN

FINAL.

OBJETIVO

1.- Establecer de manera clara y precisa las actividades que se deben realizar para cumplir con la integración,

aprobación, autorización y difusión del Programa Anual de Disposición de Bienes Muebles; considerando la

normatividad vigente en la materia.

44


PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE DISPOSICIÓN

FINAL.

POLÍTICAS.

1. La Dirección de Administración del INIFED, aprobará a más tardar el 31 de enero de cada ejercicio fiscal el

Programa Anual de disposición final de bienes muebles, tal como lo establece el numeral Décimo Quinto de los

Lineamientos Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Instituto

Nacional de la Infraestructura Física Educativa.

2. El Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles, solo podrá ser modificado por la Dirección de

Administración y/o el Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, antes de concluir el ejercicio fiscal al

que corresponda. Las adecuaciones, podrán referirse, entre otros, a cambios en la disposición final o en la eliminación

o adición de bienes o desechos.

3. Una vez autorizado, el programa deberá ser difundido dentro de los cinco días hábiles siguientes a su autorización,

en la página oficial del INIFED.

45


PROCEDIMIENTO: AUTORIZACION DEL PROGRAMA ANUAL DE DISPOSICION

FINAL.


RESPONSABLE

1 Elaborar el programa anual de Disposición Final de Bienes

Muebles y entrega al Subgerente de Materiales y Servicios

para la supervisión.



Inventarios.

2 Revisar el Programa Anual de Disposición Final, informa y

entrega a la Dirección de Administración.



3 Aprobar y da a conocer al Comité de Bienes Muebles para su

autorización, el Programa Anual de Disposición Final. Director de Administración

4 Analizar y Autorizar el Programa Anual de Disposición Final. Integrantes del Comité de Bienes

Muebles

5 Solicitar al Gerente de Relaciones Interinstitucionales la

Publicación, del Programa Anual de Disposición Final.



6 Publicar el Programa Anual de Disposición Final, dentro de

los cinco días hábiles siguientes a su autorización, en la página

oficial del INIFED.

Gerente de Relaciones

Interinstitucionales


Tiempo aproximado de ejecución: 1 mes.

46


PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACION DEL PROGRAMA ANUAL DE

DISPOSICION FINAL.

JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES,

ALMACÉN E

INVENTARIOS

GERENTE DE

RECURSOS

MATERIALES Y

SERVICIOS

GENERALES

DIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN

INTEGRANTES DEL

COMITÉ DE BIENES

GERENTE DE

RELACIONES

INTERINSTITUCIONALES

INICIO

ELABORAR EL

PROGRAMA ANUAL DE

DISPOSICIÓN FINAL DE

BIENES MUEBLES Y

ENTREGA AL

SUBGERENTE DE

MATERIALES Y

SERVICIOS PARA LA

SUPERVISIÓN.

1

REVISAR PROGRAMA

ANUAL DE

DISPOSICION FINAL E

INFORMA A LA

DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN

2

APROBAR Y DAR A

CONOCER AL COMITÉ DE

BIENES MUEBLES, PARA

SU AUTORIZACIÓN

3

FIN

ANALIZAR Y

AUTORIZAR, EL

PROGRAMA ANUAL DE

DISPOSICIÓN FINAL

4

5

SOLICITAR AL ÁREA DE

DIFUSUÍON, LA

PÚBLICACIÓN DEL

PROGRAMA ANUAL.

6

PUBLICAR EL

PROGRAMA ANUAL

DE DISPOSICIÓN

FINAL DENTRO DE

LOS CINCO DÍAS

HÁBILES SIGUIENTES

A SU AUTORIZACIÓN

EN LA PÁGINA

OFICIAL DEL INIFED

ELABORAR EL

PROGRAMA DE

DISPOSICIÓN FINAL

47


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Formato Programa

Anual de Disposición

Final

Ejercer un control de todos los Bienes Muebles que se

encuentran para su disposición final. INIFED-GRM-PADF-01

48


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE


CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Formato Programa Anual de

Disposición Final 3 años


de Adquisiciones,


6C.18

49






APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2


cambios en las



50


PROCEDIMIENTO: VENTA DE BIENES MUEBLES POR LICITACIÓN PÚBLICA,

INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS Y ADJUDICACIÓN DIRECTA

OBJETIVO

1.- Realizar la enajenación de los Bienes Muebles no útiles, a través de los procedimientos de licitación pública,

invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa con apego a la normatividad aplicable.

51


PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR LICITACIÓN

PÚBLICA, INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS Y ADJUDICACIÓN

DIRECTA.

POLÍTICAS

1. La venta de Bienes Muebles por licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa,

deberá ser coordinada por el Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales.

2. La venta de Bienes Muebles, deberá apegarse en lo que establece la Ley General de Bienes Nacionales y a los

Lineamientos Generales, para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del INIFED.

52


PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES POR LICITACIÓN

PÚBLICA.


RESPONSABLE

1 Verificar que se cuente con los documentos necesarios, para iniciar

el Procedimiento de la Licitación Pública.



Inventarios

2 Elaborar convocatoria y bases de la Licitación Pública,

conjuntamente con el Subgerente de Materiales y Servicios.

3 Solicitar la publicación de la convocatoria en el DOF, la

convocatoria y bases en la página WEB institucional.

4 Verificar la publicación de la convocatoria y bases.

5 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, coordinar el

evento de licitación pública en la fecha y hora señalada en la

convocatoria. ¿Se registran participantes para el acto de licitación?

En caso de no registrar participantes declarar desierta la licitación y

elaborar acta de fallo.



6 Declarar desierta la licitación y elaborar acta de fallo en el cual se

asienta que pasa a subasta.

Si: pasa a actividad 7.

No: pasa a la actividad 5.

7 Realizar subasta conforme a la normativa aplicable y elaborar acta

correspondiente verificar requisitos de participación de los

licitantes. ¿Los licitantes cumplen con los requisitos de

participación?

Sí: pasa actividad 9.

No: pasa actividad 8.

8 Declarar desierta la subasta, por no cumplir con los requisitos,

conforme a la normativa aplicable y elaborar acta correspondiente.


9 Entregar copia del acta de la subasta al licitante ganador y a la

Gerencia de Finanzas, para el pago respectivo


10 Realizar acto de presentación y apertura de ofertas de la licitación,

y dictamina.

11 Emitir fallo, elaborar el acta respectiva de fallo y recabar firmas

correspondientes.

12 Devolver garantías de sostenimiento de ofertas a los licitantes que

no resultaron ganadores.

13 Entregar copia del acta de fallo al licitante ganador y al Gerente de

Finanzas, para el pago respectivo.

14 Elaborar y entregar comprobante de pago, al licitante ganador. Gerente de Finanzas

15 Entregar copia del comprobante de pago al Gerente de Recursos

Materiales y Servicios Generales.

Licitante Ganador

16 Recibir copia del comprobante de pago y en su caso, devuelve

garantía de sostenimiento de oferta al licitante. Gerente de Recursos Materiales

y Servicios Generales. 17 Elaborar pase de salida de los bienes muebles y/o de los materiales

de desecho, e instruye al almacén para su entrega.

18 Entregar bienes al licitante ganador. Jefe del Departamento de

53


19 Tramitar la baja de bienes, en la base de datos de Activo Fijo e

informar al Gerente de Finanzas y solicitar actualización de la

póliza de seguro a fin de dar de baja los bienes vendidos.


Inventarios

20 Realizar los registros contables para las bajas correspondientes. Gerente de Finanzas.

21 Integrar documentación en expediente y archivar. Jefe del Departamento de


Inventarios

22 El Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios integran

la información respectiva, al informe trimestral de baja, el

Subgerente de Materiales y Servicios supervisan y al Gerente de

Recursos Materiales autorizan y lo envían a la SFP.




Tiempo aproximado de ejecución: 30 días naturales.

54


Elaborar

Procedimiento



INVENTARIOS

GERENTE DE RECURSOS


GENERALES

GERENTE DE

FINANZAS

LICITANTE GANADOR

INICIO

VERIFICAR QUE SE CUENTE CON LOS

DOCUMENTOS NECESARIOS, PARA

INICIAR EL PROCEDIMIENTO DE LA

LICITACIÓN PÚBLICA.

1

ELABORAR CONVOCATORIA Y

BASES DE LA LICITACIÓN PÚBLICA,

CONJUNTAMENTE CON EL


SERVICIOS.

2

SOLICITAR LA PUBLICACIÓN DE LA

CONVOCATORIA EN EL DOF, LA

CONVOCATORIA Y BASES EN LA

PÁGINA WEB INSTITUCIONAL.

3

VERIFICAR LA PUBLICACIÓN DE LA

CONVOCATORIA Y BASES.

4

5

CON APOYO DEL SUBGERENTE DE

MATERIALES Y SERVICIOS, COORDINAR EL

EVENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA EN LA

FECHA Y HORA SEÑALADA EN LA

CONVOCATORIA. ¿SE REGISTRAN

PARTICIPANTES PARA EL ACTO DE

LICITACIÓN? EN CASO DE NO REGISTRAR

PARTICIPANTES DECLARAR DESIERTA LA

LICITACIÓN Y ELABORAR ACTA DE FALLO

DECLARAR DESIERTA LA

LICITACIÓN Y ELABORAR ACTA DE

FALLO EN EL CUAL SE ASIENTA QUE

PASA A SUBASTA.

SI: PASA A ACTIVIDAD 7.

NO: PASA A LA ACTIVIDAD 5.

6

A

SI

NO

¿SE REGSTRAN

PARTICIPANTES?

5

ELABORA ACTA DE

FALLO

55


7

REALIZAR SUBASTA CONFORME A LA

NORMATIVA APLICABLE Y ELABORAR

ACTA CORRESPONDIENTE VERIFICAR

REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN DE LOS

LICITANTES. ¿LOS LICITANTES CUMPLEN

CON LOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN?

SÍ: PASA ACTIVIDAD 9.

NO: PASA ACTIVIDAD 8.

8

10

9

REALIZAR ACTO DE

PRESENTACIÓN Y APERTURA DE

OFERTAS DE LA LICITACIÓN, Y

DICTAMINA.

ENTREGAR COPIA DEL ACTA DE

LA SUBASTA AL LICITANTE GANADOR Y A LA GERENCIA DE

FINANZAS, PARA EL PAGO

RESPECTIVO FIN DEL

PROCEDIMIENTO.

DECLARAR DESIERTA LA SUBASTA, POR NO CUMPLIR CON LOS

REQUISITOS, CONFORME A LA

NORMATIVA APLICABLE Y ELABORAR

ACTA CORRESPONDIENTE.


11

13

12

EMITIR FALLO, ELABORAR EL

ACTA RESPECTIVA DE FALLO Y

RECABA FIRMAS

SPONDIENTES.

DEVOLVER GARANTÍAS DE

SOSTENIMIENTO DE OFERTAS

A LOS LICITANTES QUE NO

RESULTARON GANADORES.

ENTREGAR COPIA DEL ACTA

DE FALLO AL LICITANTE

GANADOR Y AL GERENTE DE


RESPECTIVO.

ELABORAR Y ENTREGAR

COMPROBANTE DE PAGO,

AL LICITANTE GANADOR.

14

A

B

¿CUMPLEN?

SI

NO

8

ELABORA ACTA DE

FALLO

ELABORA ACTA DE

FALLO

ELABORA ACTA DE

FALLO

ENTREGAR ACTA

DE FALLO

56


15

17

RECIBIR COPIA DEL COMPROBANTE

DE PAGO Y EN SU CASO, DEVUELVE GARANTÍA DE SOSTENIMIENTO DE

OFERTA AL LICITANTE.

ENTREGAR COPIA DEL

COMPROBANTE DE

PAGO AL GERENTE DE

RECURSOS

MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES.

ELABORAR PASE DE SALIDA DE

LOS BIENES MUEBLES Y/O DE LOS

MATERIALES DE DESECHO, E

INSTRUYE AL ALMACÉN PARA SU

ENTREGA.

16

18

ENTREGAR BIENES AL

LICITANTE GANADOR.

EL DEPARTAMENTO DE


INVENTARIOS INTEGRA LA

INFORMACIÓN RESPECTIVA, AL

INFORME TRIMESTRAL DE BAJA, EL


SERVICIOS SUPERVISA Y AL

GERENTE DE RECURSOS

MATERIALES AUTORIZAN Y LO

ENVÍA A LA SFP.

REALIZAR LOS

REGISTROS CONTABLES

PARA LAS BAJAS

CORRESPONDIENTES.

INTEGRAR

DOCUMENTACIÓN EN

EXPEDIENTE Y ARCHIVA.

22

20

21

FIN

B

TRAMITAR LA BAJA DE BIENES,

EN LA BASE DE DATOS DE

ACTIVO FIJO E INFORMA AL

GERENTE DE FINANZAS Y

SOLICITA ACTUALIZACIÓN DE

LA PÓLIZA DE SEGURO A FIN DE

DAR DE BAJA LOS BIENES

VENDIDOS.

19

ENTREGAR PASE DE

SALIDA

ELABORA ACTA DE

FALLO

57


PROCEDIMIENTO DE VENTA DE BIENES POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS

TRES PERSONAS.


RESPONSABLE

1 Recibir y verifica que los documentos que sustentan el inicio de

este procedimiento estén completos (más de 1000 y no rebase

4000 SMVDF).



Inventarios.

2 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, elabora

Invitación, conforme a la normativa aplicable.



3 Personal adscrito a la Gerencia de Recursos Materiales y

Servicios Generales, entrega invitaciones a los posibles

interesados de manera simultánea, ya sea de forma directa en las

oficinas de la convocante o mediante su envío por fax o correo

electrónico, entre otros y difunde la invitación a través de la

página Web institucional o en lugares accesibles al público en

las oficinas de la convocante.

4 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, realiza el

evento en la fecha y hora señalada en la invitación, y elabora

acta de apertura de ofertas. ¿Se declara desierta?

Sí: pasa a la actividad 5.


5 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, verifica

que se hayan vendido todos los bienes. ¿Se vendieron todos los

bienes?

Sí: pasa a la actividad 8.


6 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, elabora el

acta de fallo.


7 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, revisa qué

partidas o lotes no fueron vendidos y pasa atendiendo al monto

de los bienes a vender, a los procedimientos de venta de bienes

por adjudicación directa o por invitación a cuando menos tres

personas.

8 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, elabora

acta de fallo, recaba firmas, y entrega copia al participante

ganador y a la Gerencia de Finanzas, para el pago respectivo.

9 Elaborar y entrega comprobante de pago al participante

ganador. Gerente de Finanzas.

10 Recibir comprobante de pago y entrega copia a la Gerencia de

Recursos Materiales y Servicios Generales. Participante Ganador.

11 Recibir copia de comprobante de pago y en su caso, devuelve

garantía de sostenimiento de oferta al participante. Gerente de Recursos Materiales y

Servicios Generales. 12 Elaborar pase de salida de los bienes muebles y/o de los

materiales de desecho.

13 Entregar bienes a participante ganador. Jefe del Departamento de


Inventarios

14 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, tramita la

baja de bienes y solicita actualización de la póliza de seguro a

fin de dar de baja los bienes vendidos. Gerente de Recursos Materiales y


15 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, solicita al

58


responsable de la actualización del inventario, la baja los bienes

en el sistema de inventarios, e informa al Gerente de Finanzas.

16 Actualizar sus Registros Contables, considerando las bajas de

los Bienes Muebles, informados por el Gerente de Recursos

Materiales y Servicios Generales.

Gerente de Finanzas.

17 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, integra

documentación en expediente y archiva. Gerente de Recursos Materiales y

Servicios Generales. 18 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, integra, la

información respectiva, al informe trimestral de baja y lo envía

a la SFP.



59


JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES,

ALMACÉN E

INVENTARIOS

GERENTE DE RECURSOS


GENERALES

GERENTE DE

FINANZAS

PARTICIPANTE

GANADOR

ELABORAR ACTA

DE APERTURA DE

OFERTAS

INICIO

RECIBIR Y VERIFICAR QUE

LOS DOCUMENTOS QUE

SUSTENTAN EL INICIO DE

ESTE PROCEDIMIENTO

ESTÉN COMPLETOS (MÁS

DE 1000 Y NO REBASE 4000

SMVDF).

1


MATERIALES Y SERVICIOS,

ELABORAR INVITACIÓN, CONFORME

A LA NORMATIVA APLICABLE.

2

PERSONAL ADSCRITO A LA GERENCIA

DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES, ENTREGA

INVITACIONES A LOS POSIBLES

INTERESADOS DE MANERA

SIMULTÁNEA, YA SEA DE FORMA

DIRECTA EN LAS OFICINAS DE LA

CONVOCANTE O MEDIANTE SU ENVÍO

POR FAX O CORREO ELECTRÓNICO,

ENTRE OTROS Y DIFUNDE LA

INVITACIÓN A TRAVÉS DE LA PÁGINA

WEB INSTITUCIONAL O EN LUGARES

ACCESIBLES AL PÚBLICO EN LAS

OFICINAS DE LA CONVOCANTE.

3


MATERIALES Y SERVICIOS, REALIZAR EL

EVENTO EN LA FECHA Y HORA SEÑALADA

EN LA INVITACIÓN, Y ELABORA ACTA DE

APERTURA DE OFERTAS. ¿SE DECLARA

DESIERTA?

SÍ: PASA A LA ACTIVIDAD 6.


4

5


MATERIALES Y SERVICIOS, VERIFICAR

QUE SE HAYAN VENDIDO TODOS LOS BIENES. ¿SE VENDIERON TODOS LOS

BIENES?

SÍ: PASA A LA ACTIVIDAD 8.


A

SI

NO

¿SE DECLARA

DESIERTA?

5

60



MATERIALES Y SERVICIOS, ELABORAR

EL ACTA DE FALLO.


6

7

CON APOYO DEL SUBGERENTE DE MATERIALES Y SERVICIOS, REVISAR QUÉ

PARTIDAS O LOTES NO FUERON VENDIDOS

Y PASA ATENDIENDO AL MONTO DE LOS BIENES A VENDER, A LOS

PROCEDIMIENTOS DE VENTA DE BIENES

POR ADJUDICACIÓN DIRECTA O POR

INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES

PERSONAS.

8

11

9

10

RECIBIR COPIA DE

COMPROBANTE DE PAGO Y EN

SU CASO, DEVUELVE

GARANTÍA DE SOSTENIMIENTO

DE OFERTA AL PARTICIPANTE.

ELABORAR Y ENTREGAR

COMPROBANTE DE PAGO AL PARTICIPANTE

GANADOR.

RECIBIR COMPROBANTE DE PAGO Y ENTREGAR

COPIA A LA GERENCIA DE

RECURSOS MATERIALES Y



MATERIALES Y SERVICIOS, ELABORAR

ACTA DE FALLO, RECABA FIRMAS, Y

ENTREGA COPIA AL PARTICIPANTE

GANADOR Y A LA GERENCIA DE


RESPECTIVO.

12

13

ELABORAR PASE DE SALIDA DE

LOS BIENES MUEBLES Y/O DE

LOS MATERIALES DE DESECHO.

ENTREGAR BIENES A

PARTICIPANTE GANADOR.

B

A

SI

NO

5

¿SE DECLARA

DESIERTA?

ELABORAR ACTA DE FALLO

ELABORAR ACTA

DE FALLO

ELABORAR FORMATO

DE ENTYRADA Y

SALIDA DE BIENES

61


16

14

18


MATERIALES Y SERVICIOS, INTEGRAR

DOCUMENTACIÓN EN EXPEDIENTE Y

ARCHIVA.


MATERIALES Y SERVICIOS, TRAMITAR

LA BAJA DE BIENES Y SOLICITA

ACTUALIZACIÓN DE LA PÓLIZA DE SEGURO A FIN DE DAR DE BAJA LOS

BIENES VENDIDOS.

ACTUALIZAR SUS

REGISTROS CONTABLES,

CONSIDERANDO LAS

BAJAS DE LOS BIENES

MUEBLES, INFORMADOS

POR EL GERENTE DE

RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS

GENERALES.


MATERIALES Y SERVICIOS, INTEGRAR, LA INFORMACIÓN RESPECTIVA, AL

INFORME TRIMESTRAL DE BAJA Y LO

ENVÍA A LA SFP.



SOLICITAR AL RESPONSABLE DE LA

ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO,

LA BAJA LOS BIENES EN EL SISTEMA

DE INVENTARIOS, E INFORMA AL

GERENTE DE FINANZAS.

17

15

FIN

B

62


PROCEDIMIENTO DE VENTA DE BIENES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA.


RESPONSABLE

1 Recibir y verifica que los documentos que sustentan el inicio de

este procedimiento, estén completos.



Inventarios.

2 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, entrega al

posible comprador la información de los bienes a vender. Gerente de Recursos Materiales y

Servicios Generales. 3 Elaborar acta de adjudicación, recaba las firmas

correspondientes y entrega copia al adjudicado y al Gerente de

Finanzas, para el pago respectivo.

4 Elaborar y entrega comprobante de pago al comprador y recibe

copia del acta de adjudicación. Gerente de Finanzas.

5 Recibir comprobante de pago y entrega copia. Comprador.

6 Recibir copia del comprobante de pago. Gerente de Recursos Materiales y

Servicios Generales. 7 Elaborar pase de salida de los bienes muebles y/o de los

materiales de desecho.

8 Entregar bienes al comprador. Jefe del Departamento de


Inventarios

9 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, tramita la

baja de bienes y solicita actualización de la póliza de seguro a

fin de dar de baja los bienes vendidos. Gerente de Recursos Materiales y

Servicios Generales 10 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, solicita al

responsable de la actualización del inventario, la baja de los

bienes en el sistema de inventarios.

11 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, integra

documentación en expediente y archiva.



Inventarios

12 Con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios, integra, la

información respectiva al informe trimestral de baja y lo envía a

la SFP.





63


JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES,

ALMACÉN E

INVENTARIOS

GERENTE DE RECURSOS


GENERALES

GERENTE DE

FINANZAS

COMPRADOR

INICIO

RECIBIR Y VERIFICAR QUE

LOS DOCUMENTOS QUE

SUSTENTAN EL INICIO DE

ESTE PROCEDIMIENTO,

ESTÉN COMPLETOS.

1


MATERIALES Y SERVICIOS, ENTREGAR

AL POSIBLE COMPRADOR LA

INFORMACIÓN DE LOS BIENES A

VENDER.

2

ELABORAR ACTA DE ADJUDICACIÓN,

RECABA LAS FIRMAS

CORRESPONDIENTES Y ENTREGA COPIA

AL ADJUDICADO Y AL GERENTE DE

FINANZAS, PARA EL PAGO RESPECTIVO.

3

ELABORAR Y ENTREGAR

COMPROBANTE DE PAGO

AL COMPRADOR Y

RECIBE COPIA DEL ACTA

DE ADJUDICACIÓN.

4

5

RECIBIR COMPROBANTE

DE PAGO Y ENTREGA

COPIA.

RECIBIR COPIA DEL COMPROBANTE DE

PAGO.

6

7

ELABORAR PASE DE SALIDA DE LOS

BIENES MUEBLES Y/O DE LOS

MATERIALES DE DESECHO.

8

9


MATERIALES Y SERVICIOS, TRAMITAR

LA BAJA DE BIENES Y SOLICITA ACTUALIZACIÓN DE LA PÓLIZA DE

SEGURO A FIN DE DAR DE BAJA LOS

BIENES VENDIDOS.

ENTREGAR BIENES AL

COMPRADOR.

A

ELABORAR ACTA DE

ADJUDICACIÓN.

64


11

10


MATERIALES Y

SERVICIOS, INTEGRA DOCUMENTACIÓN EN

EXPEDIENTE Y ARCHIVA.


MATERIALES Y SERVICIOS, SOLICITA AL RESPONSABLE DE LA ACTUALIZACIÓN

DEL INVENTARIO, LA BAJA DE LOS

BIENES EN EL SISTEMA DE

INVENTARIOS.

12



INTEGRA, LA INFORMACIÓN RESPECTIVA AL INFORME

TRIMESTRAL DE BAJA Y LO ENVÍA

A LA SFP.

FIN

A

ELABORA INFORME

TRIMESTRAL DE BAJA.

65


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Convocatoria de

Licitación y

Convocatoria de

Invitación a Cuando

Menos Tres Personas

Que los licitantes que deseen participar conozcan las

reglas generales para la enajenación, mediante una

convocatoria pública para que se presenten propuestas

libremente, en sobre cerrado mismo que es abierto

públicamente.

No. de Procedimiento que se

elabore.

66


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE

CONSERVACIÓN

RESPONSABLE DE

CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Convocatoria de Licitación y

Convocatoria de Invitación a

Cuando Menos Tres

Personas

3 años Área de Activo Fijo 6C.17

67



PROCEDIMIENTOS INTERNO DE BIENES MUEBLES DEL INSTITUTO



APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2


cambios en las



68


PROCEDIMIENTO: REAPROVECHAMIENTO DE PARTES DE EQUIPO DE

CÓMPUTO.

OBJETIVO

1.- Ejercer un control de las partes que integran los bienes de equipo de cómputo, con dictamen de no utilidad y que

puedan ser susceptibles de aprovecharse en otros equipos.

69



CÓMPUTO.

POLÍTICAS

1. Todas las partes que se aprovechen de un Bien Mueble, de los equipo de cómputo a otro, deberá ser autorizado por

el Subgerente de Materiales y Servicios y/o Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales.

2. El Subgerente de Informática, deberá de informar mediante escrito al Gerente de Recursos Materiales y Servicios

Generales, en que bienes se aprovecharon las partes de los equipos de cómputo, haciendo referencia a la descripción,

numero de CABMS y número de serie del bien.

70



CÓMPUTO.


RESPONSABLE

1 Analizar la conveniencia del reaprovechamiento de partes de

Equipo de Cómputo.



Inventarios.

2 El Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales

autoriza y el Subgerente de Materiales y Servicios, supervisan el

reaprovechamiento de partes de Equipo de Cómputo.


Servicios Generales. 3 Comunicar oportunamente, al Órgano Interno de Control, al

Jefe de Departamento y al Subgerente de Informática, quien

dictaminó el reaprovechamiento de partes, que en el Almacén

General se llevará a cabo la separación de las partes fijando el

día y la hora.

4 Acudir al almacén en la fecha y hora propuestas, separando las

partes reaprovechables. Subgerente de Informática.

5 Requisitar formato y recabar firmas del Subgerente de

Informática.



Inventarios

6 Informar al Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e

Inventarios, si alguna de las partes reaprovechadas se incorporó

a otro Bien Mueble.

Subgerente de Informática.



71



CÓMPUTO.

JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES,

ALMACÉN E

INVENTARIOS.

GERENCIA DE

RECURSOS

MATERIALES Y

SERVICIOS

GENERALES

SUBGERENCIA DE

INFORMÁTICA

INICIO

ANALIZAR LA

CONVENIENCIA DEL

REAPROVECHAMIENTO

DE PARTES DE EQUIPO

DE CÓMPUTO

1

LA GERENCIA DE RECURSOS


GENERALES AUTORIZA Y EL

SUBGERENTE DE


SUPERVISA EL

REAPROVECHAMIENTO DE

PARTES DE EQUIPO DE

CÓMPUTO.

2

COMUNICAR AL OIC, ACTIVO

FIJO, ALMACEN, E

INFORMÁTICA QUE DICTAMINÓ

EL REAPROVECHAMIENTO

3

ACUDIR AL ALMACÉN EN

FECHA Y HORA PROPUESTAS,

SEPARANDO LAS PARTES

REAPROVECHABLES DE LOS

BIENES

4

Fin

INFORMAR AL JEFE DE

DEPARTAMENTO DE


INVENTARIOS SI ALGUNAS DE

LAS PARTES

REAPROVECHADAS SE

INCORPORAN A OTRO BIEN

MUEBLE

REQUISITAR FORMATO Y

RECABA FIRMAS DEL

PERSONAL DE LA

SUBGERENCIA DE

INFORMÁTICA

5

6

72


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Formato para el

reaprovechamiento de

partes de equipos de

cómputo.

Ejercer un control de las partes que integran los bienes

de equipo de cómputo, con dictamen de no utilidad y

que puedan ser susceptibles de aprovecharse en otros

equipos.

INIFED-GRM-REC-01

73


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE

CONSERVACIÓN

RESPONSABLE DE

CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Formato para el

reaprovechamiento de partes

de equipos de cómputo.

3 años

Jefe del Departamento

de Adquisiciones,


6C.18

74






APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2


cambios en las



75


PROCEDIMIENTO: DESTRUCCIÓN DE BIENES.

OBJETIVO

1.- Realizar, con estricto apego a las disposiciones jurídicas y administrativas vigentes, la destrucción de Bienes

Muebles, que ya no son de utilidad para el INIFED, y que ya no existe posibilidad de enajenarlos o donarlos y que

por sus características pueden representar un riesgo al medio ambiente.

76



POLÍTICAS

1. Toda destrucción de Bienes Muebles, deberá estar autorizada por la Dirección de Administración, el Gerente de

Recursos Materiales y Servicios Generales y el Comité de Bienes Muebles del INIFED.

2. Se deberá invitar a un representante del Órgano Interno de Control, a la destrucción de los Bienes Muebles y deberá

elaborarse acta administrativa con soporte fotográfico y documental.

77




RESPONSABLE

1 Analizar la conveniencia de la destrucción de los bienes e

Informar al Director de Administración.



2 Revisar e Informar al Comité de Bienes Muebles la propuesta

para la Destrucción de los Bienes Muebles. Director de Administración

3 Autorizar la Destrucción de los Bienes Muebles. Integrantes del Comité de Bienes

Muebles

4 Invitar a un representante del Órgano Interno de Control al Acto

de destrucción. Gerente de Recursos Materiales y

Servicios Generales. 5 Instruir al Subgerente de Materiales y Servicios, al Jefe de

Departamento de Adquisiciones, Almacén e Inventarios que

proceda a la destrucción.

6 El Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacén e

Inventarios, destruye los Bienes Muebles, levantando el Acta

Administrativa para tal efecto. Jefe de Departamento de


Inventarios.

7 Tramitar la Baja de Bienes Muebles en el Sistema, y solicita

Actualización de la póliza del seguro y de los resguardos a fin de

dar de baja los Bienes destruidos.

8 Informar al Gerente de Finanzas para la actualización en sus

Registros Contables.

FIN DE PROCEDIMIENTO.


78


GERENTE DE RECURSOS

MATERIALES Y


DIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN

INTEGRANTES DEL

COMITÉ DE BIENES

MUEBLES

JEFE DE DEPARTAMENTO

DE ADQUISICIONES,

ALMACÉN E

INVENTARIOS.

ANALIZAR LA

CONVENIENCIA DE

LA DESTRUCCIÓN DE

LOS BIENES E

INFORMAR AL

DIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN

1

INICIO

REVISAR E INFORMAR AL

COMITÉ DE BIENES

MUEBLES LA PROPUESTA

PARA LA DESTRUCCIÓN DE

LOS BIENES MUEBLES.

2

AUTORIZAR LA

DESTRUCCIÓN DE LOS

BIENES MUEBLES

3

INVITAR A UN

REPRESENTANTE DEL ÓRGANO

INTERNO DE CONTROL AL

ACTO DE DESTRUCCIÓN

INSTRUIR AL SUBGERENTE

DE MATERIALES Y

SERVICIOS, AL JEFE DE


QUE PROCEDA A LA

DESTRUCCIÓN.

4

5

INFORMAR AL GERENTE DE

FINANZAS PARA LA

ACTUALIZACIÓN EN SUS

REGISTROS CONTABLES

TRAMITAR LA BAJA DE BIENES

MUEBLES EN EL SISTEMA, Y

SOLICITA ACTUALIZACIÓN DE LA

PÓLIZA DEL SEGURO Y DE LOS

RESGUARDOS A FIN DE DAR DE

BAJA LOS BIENES DESTRUIDOS.

DESTRUYE LOS BIENES MUEBLES,

LEVANTANDO EL ACTA

ADMINISTRATIVA PARA TAL

EFECTO.

6

7

8

FIN

ACUERDO DEL COMITÉ

DE BIENES MUEBLES.

OFICIO DE

INVITACIÓN.

ACTA

ADMINISTRATIVA.

OFICIO DE ACTUALIZACIÓN

DE POLIZA.

OFICIO DE ACTUALIZACIÓN

79


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Cédula de acuerdo del

Comité de Bienes

Muebles.

Que todos los integrantes del comité aprueben al caso. Acuerdo No.

Acta administrativa

de la destrucción de

los bienes.

Describir la relatoría escrita de lo acordado, acontecido,

manifestado, sucedido en junta, reunión, acto o evento. Acta administrativa No.


actualizado de la asignación de los bienes. INIFED-GRM-AF-R01

80


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE


CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Cédula de acuerdo del

Comité de Bienes Muebles 3 años


de Adquisiciones,


6C.18

Acta Administrativa de la

destrucción de los bienes. 3 años


de Adquisiciones,


6C.18

Resguardo 3 años


de Adquisiciones,


6C.18

81






APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2


cambios en las



82


PROCEDIMIENTO: BAJA POR ROBO O EXTRAVÍO.

OBJETIVO

1.- Llevar un estricto control y seguimiento de los Bienes Muebles extraviados y/o Robados, para aplicar la

Normatividad Vigente.

83


PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA POR ROBO O EXTRAVÍO.

POLÍTICAS

1. En caso de extravió el resguardante del Bien Mueble, deberá dar aviso de inmediato al Gerente de Recursos

Materiales y Servicios Generales, para proceder a levantar el acta administrativa, y dar seguimiento de acuerdo a la

normatividad vigente.

2. En caso de robo, el resguardante deberá levantar el acta ante el Ministerio Público y dar aviso de manera oportuna

al Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, para darle el seguimiento correspondiente.

3. El Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá dar aviso al Órgano Interno de Control, así como

a la Institución de Seguros contratada para solicitar en caso de que proceda la indemnización correspondiente. Si se

requiere realizar un pago por deducible a la Aseguradora será a cargo del resguardante, según sea el caso.

84


PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA POR ROBO O EXTRAVÍO.


RESPONSABLE

1 El resguardante que extravié o le roben un bien, deberá dar aviso

de inmediato al Gerente de Recursos Materiales y Servicios

Generales. En caso de robo deberá de levantar el acta

correspondiente ante las autoridades competentes.

Titulares de las unidades

Administrativas.

2 Elaborar con apoyo del Subgerente de Materiales y Servicios acta

administrativa en la que pormenorice la desaparición del mismo,

y en caso de extravío, manifieste bajo protesta de decir verdad

que fue efectuada la búsqueda exhaustiva, debiendo firmar dicha

acta el servidor público responsable del resguardo y dos testigos

de asistencia.



3 Enviar oficio al Órgano Interno de Control, para su análisis sobre

la responsabilidad del resguardante que extravíe el bien propiedad

del Instituto.

4 Si el Órgano Interno de Control, determina que existen

circunstancias en las que se advierta que el resguardante del bien

mueble, es responsable, se procederá a la reposición del bien o el

valor de éste.

Titular del Órgano Interno de

Control en el INIFED

4.1 En caso de Robo con violencia, se gestionará la indemnización

con la aseguradora que corresponda.



Inventarios.

5 El resguardante agraviado, deberá de cubrir el pago

correspondiente del deducible del bien que imponga la

aseguradora correspondiente.

Unidades Administrativas.

6 Procederá a la actualización en el sistema y de los resguardos. Jefe del Departamento de


Inventarios

7 Informar al Gerente de Finanzas, para la actualización de sus

Registros Contables por bajas y/o reposición de Bienes, así como

el pago del valor del bien en su caso.



8 Archivar documentación correspondiente. Jefe del Departamento de


Inventarios



85


Unidades Administrativas.



Titular del Órgano

Interno de Control.


Adquisiciones, Almacén

e Inventarios.

EL RESGUARDANTE QUE EXTRAVIÉ

O LE ROBEN UN BIEN, DEBERÁ DAR

AVISO DE INMEDIATO AL GERENTE

DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES. EN CASO

DE ROBO DEBERÁ DE LEVANTAR EL

ACTA CORRESPONDIENTE ANTE

LAS AUTORIDADES COMPETENTES

1

INICIO

ELABORAR CON APOYO DEL


SERVICIOS ACTA ADMINISTRATIVA EN

LA QUE PORMENORICE LA

DESAPARICIÓN DEL MISMO, Y EN CASO

DE EXTRAVÍO, MANIFIESTE BAJO

PROTESTA DE DECIR VERDAD QUE FUE

EFECTUADA LA BÚSQUEDA

EXHAUSTIVA, DEBIENDO FIRMAR DICHA

ACTA EL SERVIDOR PÚBLICO

RESPONSABLE DEL RESGUARDO Y DOS

TESTIGOS DE ASISTENCIA.

2

ENVIAR OFICIO AL ÓRGANO INTERNO DE

CONTROL, PARA SU ANÁLISIS SOBRE LA

RESPONSABILIDAD DEL RESGUARDANTE

QUE EXTRAVÍE EL BIEN PROPIEDAD DEL

INSTITUTO.

3

DETERMINA QUE EXISTEN

CIRCUNSTANCIAS EN LAS

QUE SE ADVIERTA QUE EL

RESGUARDANTE DEL

BIEN MUEBLE, ES

RESPONSABLE, SE

PROCEDERÁ A LA

REPOSICIÓN DEL BIEN O

EL VALOR DE ÉSTE.

EN CASO DE ROBO CON

VIOLENCIA, SE GESTIONAR LA

INDEMNIZACIÓN CON LA

ASEGURADORA QUE

CORRESPONDA.

EL RESGUARDANTE AGRAVIADO,

DEBERÁ DE CUBRIR EL PAGO

CORRESPONDIENTE AL

DEDUCIBLE DEL BIEN QUE

IMPONGA LA ASEGURADORA

CORRESPONDIENTE.

PROCEDER A LA

ACTUALIZACIÓN EN EL

SISTEMA Y DE LOS

RESGUARDOS

INFORMAR AL GERENTE DE FINANZAS,

PARA LA ACTUALIZACIÓN DE SUS

REGISTROS CONTABLES POR BAJAS Y/O

REPOSICIÓN DE BIENES, ASÍ COMO EL

PAGO DEL VALOR DEL BIEN EN SU CASO. ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN

CORRESPONDIENTE.

FIN

7

6

4

4.1

5

3

8

ACTA

CORRESPONDIENTE..

ACTA

ADMINISTRATIVA..

EVIO DE OFICO.

RESGUARDO

INFORMAR

MEDIANTYE

OFICO

86


ANEXOS.


NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA.

Código: GRM/MPI/001

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Acta administrativa

de aviso.

Llevar un estricto control y seguimiento de los Bienes

Muebles extraviados y/o Robados, para aplicar la

Normatividad Vigente.

No. de Acta elaborada.



87


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE


CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Acta administrativa de aviso. 3 años


de Adquisiciones,


6C.17

Resguardo 3 años


de Adquisiciones,


6C.17

88






APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2


cambios en las



89


PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE BIENES MUEBLES.

OBJETIVO

1.- Llevar a cabo la conciliación de los saldos contables, cuentas de activo y Bienes Muebles; entre las Gerencias de

Recursos Materiales y Servicios Generales y la Gerencia de Finanzas, con el propósito de dar cumplimiento a lo

establecido en el art. 27 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental y los artículos 257, fracción III y 264 del

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

90



POLÍTICAS

1. Las cuentas contables de activo a conciliar son: Mobiliario, equipo de cómputo, maquinaria y vehículos.

2. La conciliación de los saldos de las cuentas de activo, se llevará a cabo por Unidades Administrativas de

conformidad al calendario establecido. Los reportes de las conciliaciones de saldos de la cuenta contable de Bienes

Muebles de Activo Fijo, deben reflejar: las adquisiciones de Bienes Muebles, las bajas definitivas de Activo Fijo,

donaciones, etc. La información deberá detallarse por cada una de las sub cuentas contables en los reportes de la

conciliación de saldos. No deberán incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

91




RESPONSABLE

1 Preparar base de datos de Bienes de la Unidad Administrativa a

Conciliar. Jefe del Departamento de


Inventarios 2 Señalar la fecha indicada a la Gerencia de Finanzas.

3 Preparar documentación contable para Conciliar.

Gerente de Finanzas. 4 Realizar la conciliación por valor de Bienes, Bienes y No. de

CABMS, los cuales deberán de coincidir.

5 Si no coinciden, se convoca a una reunión con el Gerente de

Recursos Materiales y Servicios Generales y el Gerente de

Finanzas, para aclarar diferencias, detectadas, revisan y en su caso

corrigen.



Inventarios

6 Archivan documentación, soporte de conciliación.



92



ADQUISICIONES, ALMACÉN E INVENTARIOS

GERENTE DE FINANZAS

PREPARAR BASE DE DATOS DE BIENES DE

LA UNIDAD ADMINISTRATIVA A

CONCILIAR.

1

INICIO

SEÑALAR LA FECHA INDICADA A LA

GERENCIA DE FINANZAS.

2

PREPARAR DOCUMENTACIÓN CONTABLE

PARA CONCILIAR.

SE REALIZAR LA CONCILIACIÓN POR VALOR

DE BIENES, Y NO. DE CABMS, LOS CUALES

DEBERÁN DE COINCIDIR.

3

4

ARCHIVAN DOCUMENTACIÓN, SOPORTE DE

CONCILIACIÓN.

SI NO COINCIDEN, SE CONVOCA A UNA

REUNIÓN CON EL GERENTE DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Y EL

GERENTE DE FINANZAS, PARA ACLARAR

DIFERENCIAS, DETECTADAS, REVISAN Y EN

SU CASO CORRIGEN.

5

6

FIN

93


ANEXOS.



NOMBRE DEL

DOCUMENTO

PROPÓSITO

CÓDIGO DEL

DOCUMENTO

Formato de

Conciliación.

Llevar a cabo la conciliación de los saldos contables,

cuentas de activo y Bienes Muebles; entre las

Gerencias de Recursos Materiales y Servicios

Generales y la Gerencia de Finanzas, con el propósito

de dar cumplimiento a lo establecido en el art. 27 de la

Ley General de Contabilidad Gubernamental y los

artículos 257, fracción III y 264 del Reglamento de la

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad

Hacendaria.

INIFED-CONCILIACIÓN-

AF-01.

94


REGISTROS.



DOCUMENTOS DE

TRABAJO

TIEMPO DE


CONSERVAR

CÓDIGO DE

REGISTRO

Formato de Conciliación 3 años


de Adquisiciones,


Sin número de registro.

95






APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

CAMBIO

MOTIVO(S)

2


cambios en las



96


CÉDULA DE ACTUALIZACIÓN.

CÉDULA DE ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

INSTITUTO NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA

NOMBRE DEL DOCUMENTO.

PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE BIENES MUEBLES DEL INSTITUTO NACIONAL DE LA

INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA.

Elabora

C.P. Guadalupe Ocampo Jiménez.

Jefe de Departamento de Adquisiciones


Propone

Lic. Horacio Rodríguez Ángeles

Subgerente de Materiales y Servicios

Revisa

Lic. Salvador Mauricio Rubí Cárdenas

Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales

Aprueba

Lic. Daniela Carolina Trillo López.

Directora de Administración.

Fecha de Actualización: Enero 2018

PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE BIENES … · responsables de elaborar y suscribir el Acta...

Documents

Transcript of PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE BIENES … · responsables de elaborar y suscribir el Acta...