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PROCEDIMIENTOS - Sistema Gestión de la Administración

Financiera

Modulo MM – Dirección General de Administración de Bienes Y Contratación Administrativa

Procedimiento DGABCA-USU-02-2017 Visualización de material y servicio Fecha de emisión:

27 de julio del 2017 Versión: 1

Elaborado y emitido por:

Funcionario(a) Unidad Servicio al Usuario

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1. Propósito Definir los pasos a seguir para la visualización de acreedores en el sistema SIGAF. 2. Alcance El procedimiento aplica para que los funcionarios de las Proveedurías Institucionales y Unidades Financieras, con fundamento en los procesos, procedimientos, operaciones, transacciones, visualizaciones, consultas, información y reportes, propios de las funciones y tareas que deben realizar a la luz del marco normativo, para la utilización del sistema SIGAF, responsabilizando al respectivo usuario. 3. Definiciones

DGABCA: Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Rol: Conjunto de transacciones asignadas al usuario para el ejercicio de sus funciones.

SIGAF: Sistema Gestión de la Administración Financiera 4. Procedimiento

4.1 Para poder realizar la visualización de los materiales el funcionario debe tener asignado el rol ZZ_MM_VISUALIZAR_MATERIAL_XXX. 4.1.1. En la ventana principal de SIGAF en la parte superior se digita la transacción MM03


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4.1.2. El sistema nos muestra la pantalla de visualizar material, donde damos click en el

icono para que nos despliegue la siguiente pantalla:

Una vez con esta pantalla damos click en el icono y se nos despliega una lista donde escogemos la opción “Material de centro por denominación”, siempre debe el sistema estar con esta opción para que se visualicen todos los datos que se requieren.


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4.1.3. En caso que no se tenga el código del material el sistema le da la opción de búsqueda por texto, donde debemos digitar la palabra acompañado de un asterisco (*), ejemplo tinta* y el código del centro, como se visualiza a continuación.

Y se le da click en el check verde , para generar la información y despliega los materiales que tenga la palabra digitada, donde debemos seleccionar el que necesitamos:


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4.1.4. En la misma pantalla también se pueden realizar búsquedas por partida presupuestaria, donde solo debemos digitar la partida presupuestaria acompañada de un asterisco (*) por ejemplo 50101* y el dato del centro.

De igual forma se le da click en el check verde , para generar la información y despliega los materiales que tenga esta partida presupuestaria, donde debemos seleccionar el que necesitamos:


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4.1.5. Al seleccionar el material de la lista que generamos, no aparece el código en la primera pantalla que accesamos como se observa en la siguiente imagen:

4.1.6. Al dar enter el sistema nos solicita los datos de vista que queremos visualizar de este material


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Se selecciona del listado los datos necesarios y estos al seleccionarlos se marcan en color anaranjado como se observa en la siguiente imagen, una vez seleccionados se le da click en

el check verde .

4.1.7. Una vez que le damos generar con él nos aparece la pantalla de “Niveles de organización” en la cual debemos indicar el Centro y el Almacén correspondiente a nuestra institución:


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4.1.8. Le damos generar con el ícono para que nos abra la ventana de la visualización del material, el sistema despliega todos los datos, para pasar de pantalla solo debemos dar enter.


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4.1.9. En la cejilla de “Datos base1” El sistema nos despliega el código de material, el grupo de artículos (primeros 5 dígitos corresponden a la partida presupuestaria) unidad de medida y en caso de que el material existiera antes del cambio que se hizo a nivel de presupuesto, el sistema nos indica el código anterior.


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4.2 Para poder realizar la visualización de los Servicios el funcionario debe tener asignado el rol ZZ_MM_VISUALIZAR_SERVICIO_XXXX. 4.2.1. En la ventana principal de SIGAF en la parte superior se digita la transacción AC03

4.2.2. El sistema nos muestra la pantalla de visualizar servicio, el sistema genera automáticamente un servicio y se muestra como esta pantalla:


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Una vez con esa pantalla para poder consultar un servicio damos click en el icono

y se nos despliega una pantalla para incluir el servicio a consultar como la siguiente:

4.2.3. Si no se cuenta con el código del servicio, el sistema le da la opción de búsqueda por

texto, para accesar debemos dar click en el ícono para accesar a la pantalla siguiente:


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Una vez con esta pantalla damos click en el icono y se nos despliega una lista donde escogemos la opción “Servicio por texto breve”, siempre debe el sistema estar con esta opción para que se visualicen todos los datos que se requieren.

4.2.4. Una vez en la pantalla debemos digitar la palabra acompañado de un asterisco (*), ejemplo ALQUILER*, para esta búsqueda debe indicarse la palabra con Mayúscula.


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Y se le da click en el check verde , para generar la información y despliega los servicios que tenga la palabra digitada, donde debemos seleccionar el que necesitamos:


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4.2.5. En la misma pantalla también se pueden realizar búsquedas por partida presupuestaria, donde solo debemos digitar la partida presupuestaria acompañada de un asterisco (*) por ejemplo 10101*.

De igual forma se le da click en el check verde , para generar la información y despliega los servicios que tengan esta partida presupuestaria, donde debemos seleccionar el que necesitamos:


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4.2.6. Al seleccionar el material de la lista que generamos, no aparece el código en la primera que seleccionamos para buscar otro servicio

4.2.7. Al dar enter el sistema nos presenta la ficha del servicio consultado


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Para ver toda la información podemos dar click en el ícono para que se despliegue cada una de las opciones, como se puede visualizar a continuación:

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