Procedimientos y Procesos (Escrito Resumen)

8/19/2019 Procedimientos y Procesos (Escrito Resumen)

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Procedimientos y Procesos

Las organizaciones necesitan recursos técnicos con los cuales precisen los

elementos necesarios para lograr efectuar las funciones de manera lógica y

coherente.

Y las herramientas bases para lograr alcanzar los objetivos antes planteados son los

diagramas de flujo y mapas de procesos. De ellos, se pueden nombrar dos aspectos

fundamentales, en calidad de una técnica de análisis permiten esuematizar en

forma ordenada y detallada operaciones, actividades, funciones procesos de

unidades administrativas también permiten saber ue formato y métodos utilizan

para determinar la responsabilidad en la ejecución, control y evaluación. !ientras

ue como segundo aspecto se podr"a mencionar el de herramienta de estrategia la

cual eleva el desempe#o de la fuerza de trabajo as" como logra una econom"a en la

producción, mejora la coordinación con grupos de interés y acumula capacidades

distintivas ue dirigen al logro de ventajas sustentables.

Diagramación

$ero para llegar a utilizar estas importantes herramientas se debe tomar en cuenta

ue todo posee un inicio, la diagramación es el principio de todo. %l concepto es

muy claro, se trata de representar de manera gráfica hechos, situaciones

movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de s"mbolos ue

despeja el panorama de la interrelación entre distintos factores as" como unidades

administrativas y a&n más la relación causa'efecto entre ambas partes.

(esulta ser un elemento de juicio invaluable para individuos y organizaciones pues

perciben de manera anal"tica y detallada la secuencia de una acción lo ue conlleva

a fortalecer la capacidad de decisiones. Y en las organizaciones concede el

seguimiento a sus operaciones, ya ue puede descomponer en partes los procesos

ue resultaren complejos, facilita la comprensión y finalmente aporta al

fortalecimiento de la dinámica organizacional as" como simplificar trabajo.

Símbolos usados en los diagramas de flujo

)i un diagrama de flujo se presenta con el lenguaje grafico incoherente e inaccesible

transite un mensaje deformado lo ue impide la comprensión del proceso, es all"

donde radica la importancia de contar con simbolog"a con significado preciso y

establecer reglas claras en su utilización.


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$ermite acercamiento y coordinación entre diferentes unidades, áreas u

organizaciones

De Simbología

Disminuye complejidad gráfica, los colaboradores pueden proponer ajustes e incluso

simplificación de los procedimientos utilizando s"mbolos correspondientes.

De Diagramación

$or su elaboración en el menos tiempo al no reuerir plantillas o recursos

especiales de dibujo.

Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

Ilustración

• 1o mezclar varias l"neas de entrada y salida del mismo lado del s"mbolo.

• 1o debe haber más de una l"nea de unión entre dos s"mbolos.

• %l s"mbolo de decisión es el &nico ue puede contener más de una l"nea de

salida.

• Las l"neas de unión son representadas por l"neas rectas aunue si e*iste la

necesidad se podrán usar ángulos rectos.

• %n la presentación se debe cuidar del tama#o de los s"mbolos, estos deben

ser uniformes, solo en casos e*cepcionales puede considerarse resaltar

alguno.

Contenido o Uso

• %l contenido del s"mbolo debe redactarse en frases breves y sencillas.

• %n un s"mbolo terminal, reconozca una unidad administrativa se deberá

incluir el nombre completa de esta, si en caso solo se colocan las iniciales es

importante colocar una nota al pie de página identificando la unidad de

manera completa.

• %l s"mbolo de documento debe tener el nombre original de la forma o reporte

del ue se esté tratando.• De e*istir varios ejemplares de un documento original cada uno contendrá

d"gitos


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después del conector las nombre de la unidad administrativa, operación, etc.

en donde este el conector de destino.

• )e recomienda ue el contenido del conector de página sea numérico y el

s"mbolo ue indica el destino lleve el n&mero de página donde contin&e el

diagrama y de igual manera para el s"mbolo de procedencia solo ue este

deberá contener el n&mero de página del cual proviene.

Clasificación de los diagramas de flujo

$or su amplia utilización y adaptación a necesidades particulares, estas pueden

presentar diversas variantes sea en forma y t"tulos+

a >ue indican sucesión de hechos.b ?on escala de tiempo.c >ue indican movimiento.d $or su presentación.e $or su formato.f $or su propósito.

Que indican sucesión de hechos

Cursograma sinóptico del proceso: cuadro general de sucesión de operaciones e

inspecciones en un proceso sin ue se tome en cuenta uien las ejecuta y donde.

La preparación del diagrama resulta muy sencillo ya ue en este solo se utilizan

s"mbolos de operación e inspección en las cuales se a#ade una nota sobre su

naturaleza y el tiempo fijado para la operación.

Cursograma analítico: au" se muestra la trayectoria sea de un producto o

procedimiento y se#ala con un s"mbolo todos los hechos ue están sujetos a

e*amen. (esulta muy eficaz para perfeccionar métodos as" como amplia a ue la

visión se torne panorámica en cuanto a lo ue sucede. -u" se pueden dar tres

variantes+

• %l operativo, diagrama de lo ue hace la persona ue trabaja.

• %l material, diagrama de la forma en ue se manipula o trae el material.• %l euipo o mauinaria, diagrama de cómo se emplea el euipo o

mauinaria.

Diagrama bimanual: se establece una actividad de la mano o e*tremidad del

operario con la cual se establece la relación ue e*iste entre la ejecución de la tarea

y las e*tremidades descritas.

Con escala de tiempo

Diagrama de actividades múltiples: registro de actividades de varios objetos de

estudio operario, mauinaria o euipo/ en concordancia con una escala de tiempo


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ue muestra la correlación entre ellas. La detección del tiempo improductivo es un

beneficio palpable ue permite reducir, suprimir, modificar y saber a uién afecta el

perjuicio. (esulta una herramienta muy &til para la organización de euipos durante

la producción en serie, en mantenimientos donde no puede detenerse una mauina

más de lo reuerido o determinar cuántas mauinas puede atender un operario o

grupo de estos.

Simograma o Diagrama de movimientos simultáneos: es la representación en

micro movimientos del cursograma operario para el cual utiliza operaciones de corta

duración ue son ejecutadas con rapidez, en ellos se incluye un análisis

cinematográfico es decir ue se componen a partir de pel"culas y en cualuier punto

de la grabación puede detenerse o proyectarse en cámara lenta, son registrado

junto con la escala de therbligs. ?ada movimiento es registrado en unidades de

tiempo llamados gui#os @0666 de minuto/ los cuales son contados mientras se

rueda la pel"cula.

!ue indican mo"imiento

Diagrama de recorrido o circuito: plano de la zona de trabajo elaborado a escala

en el ue se muestra la posición de máuinas y puestos de trabajo, se trazan

movimientos del producto y sus componentesA mediante los s"mbolos se e*presan

las actividades ue se efect&an en cada punto

Diagrama de hilos: al igual ue el diagrama de recorrido es un plano a escala pero

en el ue se sigue y mide mediante un hilo movimientos de trabajadores, materiales

y euipos en una sucesión de hechos por lo cual conlleva a representar la

frecuencia de movimientos entre puntos lo ue permitirá establecer la distancia

recorrida. %ntre el diagrama de hilos y de recorrido e*isten el mismo objetivo,

disminuir las distancias recorridas.

Ciclograma: variedad de un trayecto trazado por una fuente luminosa contin&a en

fotograf"a estereoscópica. )e coloca una luz en el casco a la persona cuando

recorre su trabajo.

1 Inventados a principios del siglo XX por los ingenieros industriales Frank y

Lilian Gilbreth, expresan movimientos del cuerpo humano en el lugar de trabajo

y las razones de actividad mental se relacionan con ellos !on 1" y cada unotienen una letra, color y s#mbolos distintivos


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Cronociclograma: variedad del ciclograma, difiere en ue la luz colocada será

intermitente y la serie de trazos uede en forma de lágrimas, la punta se#alara la

dirección y los espacios la velocidad el movimiento.

Gráfico de trayectoria: técnica de registro más ágil y cómoda, incluye un cuadro

ue consta de datos cuantitativos de movimientos ya sean de trabajadores, material

o euipo sea entre cualuier espacio de tiempo y n&mero de lugares. %ste siempre

se cuadricula y cada uno de ellos representa un puesto de trabajo, la numeración es

de izuierda a derecha en la parte superior y de arriba abajo en el lateral izuierdo,

con una diagonal de la esuina superior izuierda a la esuina inferior derecha.

Por su presentación

De bloue: procedimientos presentados en términos generales para destacar

ciertos aspectos. !uy &til para efectuar presentaciones.

De detalle: procedimientos presentados en su m"nima e*presión. De mucha utilidad

para capacitar personal, supervisar labores, etc.

Por su formato

De formato vertical: el flujo o la secuencia va orientado de arriba abajo y de

derecha a izuierda.

De formato hori!ontal: el flujo o la secuencia va orientado de izuierda a derecha

de forma descendente.

De formato tubular o panorámico "columnar#: el flujo o la secuencia en su

totalidad se presenta en una sola carta y cada puesto corresponder"a en una

columna por unidad administrativa. Basado en el formato vertical, es el más

recomendado por tener un procedimiento sencillo de comprender.

De formato aruitectónico: se muestra de manera objetiva el movimiento o flujo de

personas, formularios o materiales aunue también puede presentar secuencias de

operaciones a través del espacio del trabajo. $uede ser graficado con flujo de

operaciones en más de un plano.

Por su propósito

De forma: se ocupa de documentos o reportes con poca descripción en las

operaciones. Cambién puede darse la situación en la cual mediante s"mbolos se

rese#a secuencia de operaciones por la ue se superan diferentes ejemplares de un

formulario a través de diversos puestos o unidades, desde su origen hasta el archivo

final.


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De labores o diagrama abreviado de proceso: indica por s"mbolos de flujo o

secuencias de operaciones, uien las hace o en donde y en ue consiste. )e usa el

formato vertical.

De m$todo: se muestra la secuencia de las operaciones, personas a efectuar el

trabajo, y manera de efectuar la operación. !uy &til para adiestrar personal de

recursos humanos y el formato ue se utiliza en esta herramienta es el vertical.

%nalítico: muestra similitud ue el de método con la diferencia de ue no solo

muestra una descripción de cada elemento involucrado sino para ue sirve cada

uno de las operaciones en el procedimiento. ?undo se considera importante se

consigan el tiempo empleado, distancia recorrida y observaciones complementarias.

%l formato usado para este diagrama es el vertical.

De espacio: indica el espacio de desplazamiento de una forma o persona durante

las operaciones del procedimiento o parte de este. %s de mucha utilidad de emplear

simbolog"a de la norma -)!% para registrar la operación ejecutada en cada

estación as" como el tiempo de consumo y de traslado. $ara este diagrama se utiliza

el formato aruitectónico de un solo plano y el tridimensional.

Combinados: en su utilización pueden darse más de un diagrama en forma

integrada.

De representación con ilustraciones y te&to: muestra secuencia de operaciones,

formas de ejecución, donde se hacen y su utilidad, por medio de dibujos y anotación

ue sustituye la simbolog"a. (esulta una herramienta e*euible ya ue la

descripción del procedimiento resulta muy fácil.

Diagrama con dise'o asistido por computadora: manejo de información

ejecutada por medio de recursos gráficos clásicos, figuras geométricas y te*tos.

Logra un juego entre variables y opciones de representación muy versátil y rico en

contenido.

Los euipos de cómputo apoyan el tipo de dise#o sin importar la naturaleza de las

gráficas o simbolog"as seleccionadas. 4tra forma muy utilizada para representar

esta herramienta es la diagramación matricial, ya ue se puede apreciar la relación

entre actividades, unidades ue intervienen y las formas ue se utilizan. La

especificación del flujo va de una unidad a otra izuierda a derecha/ en modo

progresivo y secuencial.

Diagramas #lternos


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La simbolog"a de normas 2)4 5666 y D21 permite homogenizar y fortalecer

sistemas de administración ue garantice calidad en productos optimizando el

empleo de recursos en los procedimientos. !ientras ue los s"mbolos D29

simplifican las representaciones es decir muestra el flujo entre los productos f"sicos

y la relación con el entorno.

La utilización de una norma u otra e incluso su combinación radica meramente en

las necesidades ue se deban satisfacer al momento del desarrollo de la

diagramación.

$erramientas de %"aluación y Control

$ara evaluar la disposición del uso de procedimientos se utilizan las siguientes

herramientas+

• ?hec List+ listado con cobertura de aspectos considerados para garantizar

eficacia.

• 2ndicadores para diagnosticar comportamiento+ cualitativos

Procesos

&apas de Procesos

Cambién conocido como trazo de mapas de proceso, mapeo de procesos o mapeo

es la representación gráfica de procesos ue pueden ser f"sicos, inclusión de

papeleo, efectuarse en computador o representar una secuencia lógica de eventos e

incluso se pueden presentar los cuatro casos en un solo proceso.

$ueden ser representados por s"mbolos de flujograma de ingenier"a de operaciones

y de administración y mejora de la calidad del proceso D4/. La diagramación con

s"mbolos D4 posibilita compactar información e integrar la relación operación'

funcion con claridad.

&apeo #lterno de Procesos

La variante entre mapas de procesos es alta y en la práctica su utilización va desde

ventajas en cuanto a la sencillez en la representación flujos de datos y asociación

con su conte*to de una manera más clara.

(apa de procesos por tubos: procesos ue desagrega eventos en orden

secuencial y en etapas espec"ficas.

%l mapeo es mediante l"neas y c"rculos de estación es decir cone*iones curvas en

donde las l"neasA con ángulos de 6,7E y 56 gradosA se unen. %l espacio es

euidistante y se usan colores para diferenciar. )i un proceso o paso fundamentalse divide es necesario trazar un circulo e intercambio circulo doble/.


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(apas de procesos multilinea: representan un proceso ue interrelaciona eventos

por l"neas de acción. !apea con l"neas y c"rculos de estacion ue interrelacionan

variables personas, tiempo, ubicación, dinero, tecnolog"a, flujo de trabajo, etc./. Las

l"neas pueden cruzarse o alinearse en distintas direcciones y ángulos pero de haber

un cruce de eventos es necesario usar c"rculos más grandes.

&odelado de Datos

Fn mapeo puede complementarse con la técnica del modelado de datos, misma ue

surge de la necesidad de manejar datos como un archivo, aunue esta técnica no

sustituye en ning&n caso al mapeo pues su objetivo es la comprensión la relación

entre elementos de los datos y los v"nculos de la series en lo ue los elementos

pueden estar presentes. ?on lo cual se logra aumentar la eficiencia en la captura,

propiedad y distribución de datos evitando duplicidad y superposición manteniendo

el valor de los datos como un activo.

&odelado para una 'rgani(ación

La técnica de trazado de mapas de procesos apoya la integración de sistemas y

bases de datos como punto de partida para el desarrollo de aplicaciones

computacionales, tal como es el caso del método 2D%9 international Definition/ el

cual consiste en describir cada proceso o actividad como una combinación de

procesos, entradas, controles y mecanismosA es decir desagrega paulatinamente un

proceso completo para llegar a detalle necesario y hacer los cambios necesarios.

Gerramienta ue permite un análisis de procesos, facilita el trazo rápido en orden

secuencia y elimina trabajo innecesario.

La precisión el nivel de estudio se pueden desarrollar mapas de procesos integrados

ue pueden incluir fuentes de información estructurada sean módulos o pasoso

lógicos los cuales lleven a resultados espec"ficos.

Simulación de Procesos

?onocida como )2!-1@?21%!- desarrollada para aplicaciones de manufactura y

log"stica. )2!-1 es un lenguaje de simulación orientado a sucesos ue utilizan para

describir elementos de un proceso como las mauinarias, operarios,

almacenamiento, carros, piezas de trabajo. $or otro lado ?21%!- es una

herramienta de animación, la cual crea una imagen visual de la solución mediante

representación de un panorama general del sistema simulado.

%n el desarrollo de la animación e*isten tres fases+

) 2dentificar el objetivo y la simulación ue van a emprenderse.


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* ?rear un modelo valido y comprobable.+ %*perimentar con el modelo para e*plorar diferentes escenarios.

%l objetivo principal es verificar el uso del concepto H2C Hust 2n Cime/ y permite

obtener estad"sticas comparativas en la cual se escoge las alternativas más idóneas

de operación.

$ese a ue la simulación se amplia de manera más e*puesta en el campo industrial,

e*isten sistemas computacional para campos organizacionales como en los bancos,

seguros, etc. aunue difiere en aspectos como el plasmar operaciones de tipo

oficina sean estos juntas, mensajes de fa*, correos, cálculo de datos, entre otras.

Fn simulado ue funciona como una estación de trabajo de alto poder al crear

modelos en el ue su dise#o utiliza iconos es el )$-(I), y aunue por todos los

procesos ue representa este elementos puede integrar a 66 o más iconos.

$uede mostrar mediante la simulación de un proceso el comportamiento promedio e

incluso la variabilidad, costos y e*cepciones lo cual conlleva a un desarrollo de

bases estad"sticas de rendimiento operativo para replantear decisiones con mapas

rápidos de todo un proceso adicionando actividades en función de un solo objeto.

%n la creación de aplicaciones se puede tomar muy en cuenta las necesidades

espec"ficas del usuario e incluso crear combinaciones de programas para lograr

este propósito.

4tro aspecto ue se debe considerar son los recursos de redes de cómputo para la

agilización, implementación del dise#o y uso de herramientas virtuales ue realicen

simulaciones multidimensionales.

Re"isión de Procesos

?on el fin de mejorar desempe#os en los procesos es necesaria una revisión

anal"tica con los siguientes pasos+

. -nalizar el desempe#o actual, determinar los procesos ue registrenresultados pobres o fuera del marco estratégico.

0. Documentar el proceso, para definir insumos y productos, tareas ue agregan

valor y cambios susceptibles de efectuar.3. $reparar una matriz de áreas de fortalezas y debilidades, ue permita

escoger estrategias de respuesta.7. %laborar un cuadro comparativo de posición en la industria, euiparar

resultados por sector y giro del negocio.E. Desarrollar un diagnóstico, ue permita seleccionar el curso de acción de


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K. Dise#ar mecanismos de control, para monitorear y evaluar desempe#os.

$erramientas de %"aluación y Control

)e busca evaluar el impacto de disponer de procesos utilizando las herramientas

como son+

• ?hec List

• 2ndicadores para diagnosticar su comportamiento+ indicadores de procesos

cualitativos y cuantitativos.

Resumen

. ?onocer las técnicas de diagramación y mapeo logra una adecuada

coordinación y flujo eficiente de información.0. La representación gráfica de todo tipo de hechos por medio de la simbolog"a

clarifica la interacción e interrelación entre estos y las unidades.3. La elaboración de diagramas de flujo necesita un lenguaje coherente y

preciso con el cual se pueda manejar y entender la información ue produce

la organización.7. Los s"mbolos de diagramación avalados ue puede utilizarse para los

diagramas son -)!%, -1)2, D21 y los no avalados ue pueden utilizarse son

D29 y D4.E. %l uso adecuado de dibujos y contenido de los diagramas concede ventajas

de destino, aplicación, comprensión e interpretación de la información.J. Los diagramas de flujo se clasifican seg&n criterios de+ sucesión de hechos,

escala de tiempo, movimiento, presentación, formatos y propósitos.K. Los procesos se representan en trazo de mapas ue pueden ser f"sicos,

incluir papeleo, ejecutados por computador, seguir secuencias lógicas de

eventos y todos ellos pueden presentarse juntos en un proceso.. La integración de sistemas y bases de datos en el trazo de mapas puede

estar soportado por aplicaciones computacionales como el 2D%9.5. La simulación de procesos como herramienta de animación crea una imagen

visual de la descripción de elementos del proceso, a esta técnica se la

conoce como )2!-1@?21%!-.6.Fn simulador espec"fico es el conocido como )$-(I).. $ara la evaluación de procesos y procedimientos se utilizan las herramientas

como son el ?hec List y los indicadores para diagnosticar comportamientos.

,ibliografía

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