LOS DOS PAPELES DEL EJECUTIVO.

Cada ejecutivo tiene básicamente dos papeles y muchos desempeñan solo uno de ellos.

Su primer papel es el de “mantener las normas”, o sea ver que las actividades se desarrollen conforme a lo planeado, que los costos no excedan al costo estándar preestablecido, que la mano de obra lleve a cabo el trabajo de acuerdo con el estándar predeterminado que los materiales que se necesiten estén a la mano, que los embarques se lleven a cabo de acuerdo con el programa en las cantidades correctas, que no descienda la calidad de producto, etc.

El segundo papel del ejecutivo es mejorar los estándares existentes, de tal modo que la compañía pueda mantener o aumentar sus utilidades.

PROCESO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACION:

ES EL CONJUNTO SISTEMATICO DE REGLAS PARA LOGRAR LA MAXIMA EFICIENCIA EN LAS FORMAS DE ESTRUCTURAR Y MANEJAR UN ORGANISMO SOCIAL.

ADMINISTRACION DE EMPRESAS:

ES LA TECNICA QUE BUSCA LOGRAR RESULTADOS DE MAXIMA EFICIENCIA EN LA COORDINACION DE LAS COSAS Y PERSONAS QUE INTEGRAN UNA EMPRESA.

ADMINISTRACION:

Busca en forma directa la Obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación , y solo a través de ella, se logra el aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital, materias primas, maquinas, etc.

El buen administrador no lo es precisamente por ser buen economista, contador, ingeniero, abogado,etc. Sino por cualidades y técnicas que posee específicamente para Coordinar a todos esos elementos en la forma mas eficiente.

Definición .-“ La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de una organización, y de utilizar todos los demás recursos para alcanzar metas declaradas”.

Un proceso es una manera sistemática de hacer las cosas. Por eso se define la administración como un proceso porque todos los gerentes, cualesquiera que sean sus particulares aptitudes y destrezas, se dedican a ciertas actividades relacionadas entre si a fin de lograr metas deseadas.

ETAPAS ESPECIFICAS DE LA ADMINISTRACION

FASE ELEMENTO ETAPA

OBJETIVOS .

PREVISION INVESTIGACIONES

CURSOS ALTERNATIVOS

POLITICAS.-Orientar la acción

PROCEDIMIENTOS.- secuencia de operaciones o métodos

PROGRAMAS, PRONOSTICOS, PRESUPUESTOS.- fijación de tiempos requeridos, costos

FUNCIONES.- División de actividades especializadas

JERARQUIAS.- Fijar la autoridad y responsabilidad a cada nivel

OBLIGACIONES

ORGANIZACION

PLANEACIONMECANICA

FASE ELEMENTO ETAPA

SELECCION

INTEGRACION INTRODUCCION

DESARROLLO

DINAMICA AUTORIDAD.- como delegarla y como ejercerla

DIRECCION COMUNICACION

SUPERVISION

ESTABLECIMIENTO DE NORMAS

CONTROL OPERACIÓN DE LOS CONTROLES

INTERPRETACION DE RESULTADOS

ETAPAS ESPECIFICAS DE LA ADMINISTRACION

Mapa Genérico del Proceso Administrativo

ObjetivosPlanesProgramasPresupuestosAlternativasEstrategiasTácticasMisiónVisiónValoresPremisasPolíticasNormas Reglas

División del Trabajo

DepartamentalizaciónDescripción de funcionesJerarquizaciónCoordinación

ComunicaciónCoordinación (Equipos de Trabajo)LiderazgoToma de DecisionesMotivación

Fijación de Parámetros Comparación Retroalimentación

- COMUNICACION -

La reina, la soberana de las Habilidades Gerenciales y del Proceso Administrativo es la COMUNICACIÓN.

Hacer partícipes a los demás de nuestras ideas pensamientos actitudes y sentimientos.

La comunicación a nivel gerencial consiste en saber escuchar, propiciando la participación de los colaboradores; específicamente es participar y dejar participar

La comunicación, no sólo hace factible la transferencia de ideas o sentimientos, sino que a través de ella se constituyen los grupos, las empresas, las instituciones y en general toda la vida de relación; la comunicación es un proceso vital de transferencia de información del emisor al receptor, tratando de influenciar en éste para los fines de compartir objetivos comunes.

Es necesario que exista una comunicación efectiva entre el líder y sus colaboradores. Y aún más: no solamente comunicarse con los miembros del grupo, sino con aquellas personas que no forman parte del mismo.

La comunicación es un medio de ligar a las personas (futuros clientes, proveedores, compañeros, etc.) sin ella no pueden establecerse, ni concretarse los objetivos, la planeación, la coordinación, el control y lo más importante: generar una actitud hacia el cambio.

NIV

EL

ES

DE

AD

MIN

IST

RA

CIO

N

Alta gerencia

Jefatura

Supervisores

Empleados y obreros

De primera línea.- El nivel mas bajo en una organización en que un individuo es responsable por el trabajo de otros se llama la primera línea o primer nivel y dirigen a personal operativo.

Nivel medio.- Dirigen las actividades de otros administradores y a veces también a los operarios. Verifica que las políticas de la compañía se estén llevando a cabo

Alta gerencia.- Esta se compone de un numero relativamente pequeño de ejecutivos a quienes incumbe la responsabilidad de la administración total de la organización.

Habilidades gerenciales y repartición del tiempoPrimera Línea Nivel Medio Alta Gerencia

Habilidades para un desempeño efectivo en los diversos niveles

ConceptualesConceptuales

Técnicas

HumanasHumanas

HumanasTécnicas

Técnicas

Conceptuales

Habilidad Técnica.- Es la capacidad de usar herramientas, procedimientos o técnicas en un campo especializado

Habilidad Humana.- Es la habilidad para trabajar con otras personas, de comprenderlas y motivarlas ya como individuos, ya como grupos.

Habilidad conceptual.- Es la habilidad mental de coordinar e integrar todos los intereses y actividades de la organización. Comprende la capacidad de ver la organización como un todo y comprender como sus partes dependen unas de otras.

1. ¿Qué son las habilidades gerenciales?

Son las destrezas que poseen los jefes, gerentes y dueños de las empresas para dirigir de manera eficiente y productiva al personal de su empresa, para lograr los objetivos organizacionales.

El conjunto de técnicas específicas para poder administrar eficientemente al personal.

Habilidades Gerenciales

Comunicación

Liderazgo

Motivación

Negociación

Toma de decisiones

Importancia del desarrollo de las Habilidades Gerenciales

Solamente quien es capaz de asumir RESPONSABILIDADES ES CAPAZ DE TENER AUTORIDAD REAL y dirigir al equipo de manera eficiente.

De la ACTITUD que presentas y de la manera cómo evalúas las situaciones personales depende tu éxito como dirigente.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y ACTITUDES

CONOCIMIENTOS

HABILIDADES

ACTITUDES

=

=

=

LO QUE SABES

LO QUE QUIERES

LO QUE PUEDES

CONOCIMIENTOS

HABILIDADES

ACTITUDES

=

=

=

LO QUE SABES

LO QUE QUIERES

LO QUE PUEDES

Adiestramiento, Capacitación y Desarrollo

:

:

EL DESARROLLO Y LA EXPERIENCIA.

EL ADISTRAMIENTOPARA TUS

HABILIDADES

PARA TUS ACTITUDES

PARA TUS CONOCIMIENTOS

: LA CAPACITACIÓN

:

:

EL DESARROLLO Y LA EXPERIENCIA.

EL ADISTRAMIENTOPARA TUS

HABILIDADES

PARA TUS ACTITUDES

PARA TUS CONOCIMIENTOS

: LA CAPACITACIÓN

Distribución del tiempo por tipos de oficios de los tres niveles

AltoBajo Medio

Planeador 15% Planeador 18% Planeador 28%

Investigador 8%

Coordinador 5%

Evaluador 2%

Supervisor 51%

Negociador 6%

Generalista 8%

Multiespecialista 6%

Investigador 8%

Investigador 6%Coordinador 7%

Coordinador 9%Evaluador 5%Evaluador 9%

Supervisor 36%Supervisor 22%

Negociador 8%

Multiespecialista 8%Multiespecialista 4%

Generalista 10% Generalista 20%

Negociador 4%

Necesidad de

Administrar

Necesidad de

Poder

Capacidad de

Empatía

Cualidades Innatas de los Gerentes de Éxito

1. La necesidad de administrar.- Solo aquellas personas que tienen la voluntad de afectar el desempeño de los demás y gozan con ello.

2. La necesidad de Poder.- Necesidad de influir sobre los demás. Para lograrlo no confían en la autoridad de su posición sino en sus conocimientos y destrezas.

3. La capacidad de empatía.- Se necesita la capacidad de comprender y hacer frente a las reacciones emotivas no expresadas de otras personas de la organización, a fin de obtener su cooperación

La mejor manera de aprender a ser un buen administrador es trabajar con buenos gerentes y observarlos. Analicen lo que hacen, como lo hacen y como resultan las cosas. De los malos gerentes se puede observar y analizar lo que están haciendo mal y formular hipótesis sobre lo que Uds. Harían en esos casos.

Los gerentes trabajan con otras personas y por medio de ellas; son responsables; tienen que equilibrar metas competitivas y fijar prioridades; deben ser capaces de pensar en forma analítica y conceptual; son políticos, diplomáticos y tomadores de decisiones. Por encima de todo, tienen que estar siempre dispuestos a cambiar de papel según lo exijan las circunstancias.

Comentar Caso de estudio:

PLANEACION ESTRATEGICA

La estrategia es el programa general que se traza para alcanzar los objetivos de una organización y ejecutar así su Misión. La estrategia pone los recursos humanos y materiales en juego frente a los problemas y riesgos que plantea el mundo exterior.

La planeación estratégica es el proceso formalizado de planeación a largo plazo, que se usa para definir y alcanzar metas organizacionales.

Metas organizacionales.-

PROPOSITO.-

MISION.-

OBJETIVO.-

LA JERARQUIA DE LOS PLANES ORGANIZACIONALES

METAS

OBJETIVOS

Planes estratégic

osPlanes operativos

Para actividadesPara actividadesQue se repiten

No repetidas

Planes de aplicación única

Planes permanentes

Procedimientos y métodos normales

Políticas

Reglas

Programas

Proyectos

Presu-puestos

PLANEACION OPERATIVA Y ESTRATEGICA

PLANEACION OPERATIVA PLANEACION ESTRATEGICA

OBJETIVO Unidades actuales Unidades Futuras

LIMITACIONES Ambientes y recursos actuales Ambiente y recursos futuros

RECOMPENSAS Eficiencia, estabilidad Desarrollo de potencial futuro

INFORMACION Negocios actuales Oportunidades futuras

ORGANIZACIÓN Burocracia/ estable Empresarial /flexible

LIDERAZGO Conservador Inspira cambios radicales

SOLUCION DE PROBLEMAS

Reacciona, confía en experiencia anterior.

Anticipa, encuentra nuevos enfoques

Riesgo bajo Riesgo Alto

COMO HACER UNA PLANEACION EFECTIVA

Los gerentes deben comprender el papel de los planes a corto y largo plazo. Los gerentes que desarrollan planes pero no se comprometen a actuar, están perdiendo su tiempo.

La planeación es un proceso que no termina cuando se adopta un plan sino que tiene que ejecutarse.

Los cambios en el personal clave, en la disponibilidad de suministros o en los costos de producción pueden llevar a decisiones que alteren o aun eliminen las metas originales de una organización.

Paso 1.- Establecer una o varias metas

Paso 2.- Definir la situación actual

Paso 3.- Identificar las ayudas y los obstáculos de las metas

Paso 4.- desarrollar un plan o los medios de acción para alcanzar las metas

Repugnancia a abandonar metas alternas

Temor a fracasar

Falta de conocimiento organizacional

Falta de conocimiento del ambiente

Resistencia al cambio

DIVISION DEL TRABAJO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Organizar.- es el proceso de hacer que la estructura de la empresa se ajuste a sus objetivos, sus recursos y su ambiente.

La estructura organizacional puede definirse como la disposición y relaciones reciprocas de las partes componentes y los cargos de una compañía.

Detallar el trabajoDivisión del trabajo

Combinación de tareas (departamentalización)Coordinación del trabajoSeguimiento y reorganización

PROCESO DE ORGANIZACION

CUALQUIER ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL DE EMPRESA

ORGANIZACIÓN PARA LA ESTABILIDAD Y EL CAMBIO

Para una compañía o para cualquier otra organización, el proceso de organizar comprende la determinación del trabajo que debe hacerse para que se alcancen las metas, dividiendo adecuadamente el trabajo entre los miembros de la empresa y erigiendo un mecanismo para coordinar sus actividades.

Un resultado de este proceso será una estructura organizacional que representa el procedimiento formal mediante el cual la compañía se maneja. La estructura organizacional dependerá en gran parte del propósito y estrategia que tenga la compañía en un momento dado.

Las asignaciones de trabajo también pueden verse en términos de cinco características: variedad de destrezas, identidad de la tarea. Significado de la tarea, autonomía del empleado y retroalimentación relativa al desempeño del trabajador.

La estructura formal de una compañía se puede mostrar en un organigrama ( o diagrama de organización) que identifica la división del trabajo, gerentes y subalternos, los tipos de trabajo que se realizan, el agrupamiento del trabajo, y los niveles gerenciales.

Hay tres tipos de estructura formal:

Estructura funcional es la que se organiza por clases de actividades, la autoridad tiende a centralizarse y se pueden desarrollar y mantener destrezas especializadas.

La organización por matriz trata de evitar las desventajas de ambas estructuras sobreponiendo a los departamentos funcionales equipos de proyectos. Los empleados dependen a la vez de un gerente funcional y de un gerente de proyecto. Aun cuando la organización matricial es compleja en diseño y ejecución, esta demostrando su en las relaciones efectividad para el manejo de proyectos complejos.

la organización informal coexiste con la formal. Consiste en las relaciones interpersonales y líneas de comunicación que se desarrollan cuando las personas trabajan juntas.

División del trabajo y estructura organizacional

Coordinación y tramo de administración

Grupos y comités

Diseño organizacional para ambientes cambiantes

Administración del cambio y desarrollo organizacional

Administración del conflicto organizacional

DIRECCION

Motivación, desempeño y satisfacción El liderazgo Comunicación personal y organizacional la dotación y la función de personal Carreras organizacionales y desarrollo individual

De todas las funciones gerenciales, la que mas directamente compromete a los gerentes con los subalternos es el liderazgo. Conducir es parte central del papel del gerente, quien debe trabajar con otros y por medio de ellos para lograr las metas de la organización.

En alto grado, la habilidad de liderazgo del gerente de su capacidad de motivar, dirigir, e influenciar a sus subalternos y comunicarse con ellos determinara su eficacia gerencial.

La motivación----aquello que causa, canaliza y sostiene el comportamiento de las personas. La motivación es enigmática porque los motivos no pueden observarse ni medirse directamente; deben ser deducidos del comportamiento de las personas.

La motivación no es la única influencia sobre el rendimiento de una persona. Existen otros factores que deben tomarse en cuenta la habilidad y su comprensión de cual es el comportamiento necesario para lograr un alto desempeño, este factor se denomina percepción de su función.

Modelo tradicional

Modelo de relaciones humanas

Modelo de recursos humanos

Incentivo de remuneración

Atender a necesidades sociales de los

empleados

Ofrecer responsabilidad

adicional

Modelos de enfoques gerenciales de la motivación en las empresas

PATRONES GENERALES DE ENFOQUES GERENCIALES DE LA MOTIVACION

Modelo tradicional Modelo de relaciones humanas

Modelo de recursos humanos

PRESUNCIONES

1.- El trabajo disgusta a la mayoría de las personas.

1.- Las personas desean sentirse útiles e importantes

1. El trabajo no disgusta. La gente desea aportar a las metas significativas que ella ha ayudado a establecer

2.- Lo que hacen es menos importante de lo que ganan por hacerlo

2.- la gente quiere pertenecer a un grupo y ser reconocida individualmente

2.- La mayoría es capaz de realizar trabajos mucho mas creativos y de ejercer dirección propia y auto-dominio mas responsable de lo que requiere su oficio actual

3.- Pocos desean o son capaces de realizar trabajos que requieren creatividad, dirección propia o dominio de si mismo

3.- Estas cosas son mas importantes que el dinero para motivar a la gente a trabajar

PATRONES GENERALES DE ENFOQUES GERENCIALES DE LA MOTIVACION

Modelo tradicional Modelo de relaciones humanas

Modelo de recursos humanos

POLITICAS

1.- El gerente debe supervigilar y controlar muy de cerca a sus subalternos.

1.- El gerente debe hacer que cada trabajador se sienta útil e importante.

1. El gerente debe aprovechar los recursos que no están siendo suficientemente utilizados

2.- Debe dividir cada tarea en operaciones sencillas repetida y fáciles de aprender

2.- Debe mantener informados a sus subalternos y escuchar las objeciones que ellos manifiesten respecto a sus planes.

2.- Debe crear un ambiente en que todos los que integran el grupo puedan aportar hasta el máximo de su habilidad.

3.- Debe establecer rutinas de trabajo y procedimientos detallados y hacer cumplir con justicia y firmeza.

3.- El gerente debe permitir a los empleados alguna auto - dirección y dominio de si mismos en asuntos de rutina.

3. Debe alentar a la participación plena en todo asunto de importancia, ampliando continuamente la auto- dirección y dominio de si mismos subalternos.

PATRONES GENERALES DE ENFOQUES GERENCIALES DE LA MOTIVACION

Modelo tradicional Modelo de relaciones humanas

Modelo de recursos humanos

Expectativas

1.- la gente puede tolerar el trabajo si la paga es adecuada y el jefe es justo.

1.- El compartir las informaciones con los subalternos y el permitirles que participen en las decisiones en las decisiones de rutina. Satisfará sus necesidades básicas de formar parte del grupo y sentirse importantes.

1. La expansión de la influencia, autodirección, y dominio de si mismos de los subalternos, conducirá a mejoras directas en la eficacia de operación.

2.- Si las tareas son lo suficientemente sencillas y se vigila a los trabajadores muy de cerca, ellos producirán según la norma.

2.- La satisfacción de estas necesidades mejorara el espíritu de grupo y reducirá la resistencia a la autoridad formal--- los subalternos cooperaran voluntariamente.

2.- La satisfacción del trabajo puede mejorar como subproducto del aprovechamiento total de los recursos de los subalternos.

La motivación es asunto de suma importancia para los gerentes, puesto que estos deben influir sobre las personas para motivarlas a alcanzar las metas personales y de la organización.

Sin embargo, las habilidades del individuo y su interpretación del papel que desempeña también son factores importantes de cómo ha de desempeñarse.

La perspectiva de sistemas identifica tres variables que afectan la motivación en el lugar de trabajo:

Las Características Individuales, entre ellas los intereses, actitudes y necesidades del individuo.

Las Características del Oficio, que son los atributos inherentes a la tarea.

Las Características del Ambiente de Trabajo, que son entre otras, las políticas de personal y de remuneración de la compañía, las actitudes y acciones de los compañeros y supervisores.

MATRIZ DE HABILIDADES DEL TRABAJADOR

APRENDIZAPRENDIZ

AVANZADO

COMPETENTE MAESTRO

REGLAS PARA EL EMPLEO DE LAS TECNICAS DEL ACONDICIONAMIENTO OPERANTE

Regla 1 No debe recompensarse a todos por igual.- la recompensa para ser eficaces como refuerzo del comportamiento deben basarse en el desempeño.

Regla 2 Hay que tener en cuenta que la falta de reacción también podrá modificar el comportamiento. Los gerentes influyen sobre los subalternos tanto por lo que dejan de hacer como por lo que hacen.

Regla 3 Hay que decir claramente a los empleados lo que han de hacer para obtener el refuerzo. Al sentar una norma, se hace saber a los trabajadores lo que deben hacer para merecer una recompensa. Podrán así ajustar de conformidad con esto su patrón de trabajo.

Regla 4 Debe explicarse a los empleados lo que están haciendo mal. Si el gerente niega la recompensa a un subalterno sin explicarle por que no se le ha premiado, el trabajador podría sentirse manipulado.

Regla 5 No castigar delante de los demás. La reprensión en publico, humilla al empleado y causa resentimiento general contra el gerente por todo el grupo de trabajo.

Regla 6 Hay que ser justo.- Hay que dar a los subalternos las recompensas merecidas. No dar la recompensa adecuada o recompensar en exceso a quien no lo merece reduce efectos de refuerzo de la recompensa.

Jerarquía de Necesidades de Maslow

Fisiológicas

seguridad

sociales

estimación

Autorealización

BIEN-ESTAR BIEN-SER

Autorealización

estimación

sociales

seguridad

FisioLógicas

IDE

AL

JERARQUIA DE NECESIDADES HUMANAS

La jerarquía de necesidades humanas de Maslow probablemente ha recibido mayor atención de parte de los gerentes que cualquier otra teoría sobre la motivación.

Maslow contempla la motivación humana en términos de una jerarquía de cinco necesidades:

1.- Fisiológicas.- comprenden la necesidad de aire, agua, alimento y sexo.

2.- De Seguridad.- Incluye las de seguridad personal, orden y estar libre de miedo y amenazas.

3.- Sociales.- Necesidades de pertenecer a un grupo, de amor, de afecto, de contactos humanos.

4.- De estimación.- comprende las necesidades de auto- respeto, de estimación propia, de logro y del respeto de otros.

5.- Autorrealización.- comprende las necesidades de crecer, verse realizado, desarrollar el potencial propio.

LA TEORIA DEL CICLO DE LA VIDA DEL LIDERAZGO

ESTILOS EFICACES

ALTAS

BAJA

BAJAS ALTA

InmaduroMaduro

Conductas de tarea

Con

du

cta

d

e

rela

cio

nes

Alta tarea y bajas

relaciones

Alta tarea y bajas

relaciones

Altas relaciones y baja tarea

Baja tarea y bajas relaciones

COMUNICACIÓN PERSONAL Y ORGANIZACIONAL

Planeación

Organización

Control

Dirección

Comunicación

LA BASES DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

BARRERAS A LA COMUNICACION

Oír lo que uno espera

oír

Evaluar la fuente

Percepciones distintas

Palabras que significan distintas cosas para distintas personas

Señales incoherentes no

verbales

Efectos de las

emociones

No hacer caso de información contraria a lo que sabemos

Ruidos

La comunicación se puede definir como el proceso por el cual se comparten significados entre varias personas mediante mensajes simbólicos.

Vencer las barreras que se oponen a una efectiva comunicación organizacional exige que los gerentes reconozcan las dificultades inherentes en el proceso de comunicación.

La comunicación escrita y oral son parte esencial del control

CUESTIONARIO

1.- ¿Qué es la administración? Y ¿que es un buen administrador?2.- ¿Cuáles son las etapas especificas de la administración? 3.- ¿a que se le llama nivel de administración? ¿Como se clasifican y en que consiste cada nivel?4.- Menciona que habilidades gerenciales debe tener un gerente5.- ¿Qué entiendes por planeación estratégica? Y que diferencias hay entre la planeación operativa y la estratégica.6.- Menciona los cuatro pasos básicos de la planeación efectiva7.- Menciona que barreras se oponen a una planeación efectiva.8.- Cuando se habla de organización, cuantos tipos de estructura formal existe, menciónalos.9.- Menciona cuando menos tres formas de estudiar una organización 10.- Cuales son las características y enfoque de la Dirección?11.- Desde la perspectiva de sistemas menciona tres variables que afectan la motivación en el lugar de trabajo.12.- ¿Qué es la teoría del “ciclo de vida” del liderazgo? ¿Cómo debe variar el estilo del gerente durante cada una de las cuatro fases?13.- ¿Qué es la motivación y porque es importante? ¿Qué otros factores influyen sobre el desempeño de una persona?14.- Cual es la base de la función administrativa?15.- menciona por lo menos cinco barreras de la comunicación?