Planificar y coordinar todos los recursos

disponibles Humanos, Materiales y Financieros

Objetivos Establecidos

Máxima eficiencia Mínimo costo

Etapas de la organización de un

evento• Planificación: Previsión

planeación• Organización: Integración y

coordinación• Implementación: Puesta en

marcha y Dirección.• Control: Evaluación, resultados

1-Planificación

A-Previsión: ¿qué se puede hacer?

Acciones a desarrollar:

Determinar objetivosAnalizar eventos anteriores o parecidosTomar decisiones

A- Previsión: Determinación de Objetivos

• Objetivos Generales: • debe estar claramente definidos.

• Educativos• Informativos• Comerciales• De difusión

• Motivacionales

• Objetivos Particulares: • Objetivos del Ente que lo lleva adelante.

• Objetivos de los particulares.• Objetivos del organizador y su equipo de trabajo.

1-Planificación

1-PlanificaciónB- Previsión: Análisis y evaluación de

eventos anteriores

¿Qué información?• Cantidad y procedencia de participantes• Preferencia geográfica• Temas de mayor interés• Costo de eventos anteriores• Referentes interesantes para invitar• Precios de los predios, salones, alquileres,

equipos, etc. • Relación pre-inscriptos-inscriptos totales.

1-PlanificaciónC- Previsión: Primeras decisionesNos permitirá desarrollar las organización del

evento:• Nombre del evento: Número de edición,

tipo de evento, Regionalidad, Especialidad, Entidad Organizadora

• Tema principal• Lototipos• Ciudad• Fecha • Sede

V Encuentro Nacional de Gestión Hotelera

Organizado por UNQ – UNSL

“Excelencia en la Gestión hotelera y turística.Estrategias para la

adecuación, formación y empleo.”

1-Planificación• Previsión: Tomar decisiones

Fecha, lugar y sedeLa fecha del evento debe estar relacionada con

la ciudad en que se desarrolla la reunión, asegura:

• Las disponibilidades gastronómica• Espacios, salones para reuniones• Evaluar los mejores precios de los servicios

necesarios

1-Planificación

Planeación de actividades

• El plan general de trabajo: implica confeccionar el listado de tareas

• El presupuesto: nos permitirá saber anticipadamente cuales serán los costos que deberemos afrontar.

• El calendario: Debemos otorgar a cada acción específica en el plan de trabajo “el Tiempo”

2 Organización

Responde a: ¿Cómo se va hacer?

Se determina la estructura de acciones:

• Funciones, • Asignación de Jerarquías, y • Puestos de trabajo.

Nos permitirá realizar el organigrama y definir los cargos y / o perfiles.

2- Organización

Integración y coordinación: ¿con qué – con quién?

Acciones a desarrollar: Determinar recursos: técnicos,

humanos, económicos. Nombrar autoridades y comités (en

grandes eventos) Contratar personal: funciones

durante la organización y durante el evento.

3- Implementación

• Es la puesta en marcha del evento

• Verificar que lo planificado se haga en la forma prevista.

• Articular el calendario con el presupuesto.

4-Control

• Evaluación: ¿Cómo se hizo?• Posterior a la finalización del

evento• Medición de resultados• Definición estrategias de

recolección de datos• Encargados de la evaluación• Aprovechar los resultados