Proceso Baja de Bienes por Hurto, Robo, Daño o Pérdida.pdf

8/20/2019 Proceso Baja de Bienes por Hurto, Robo, Daño o Pérdida.pdf

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Ministerio de Educación Pública

Viceministerio de Planificación y Coordinación RegionalDireccion Proveeduría Institucional

Departamento Administración de Bienes

NOMBRE DE LA OFICINA: DIRECCiÓN DE LA PROVEEDURfA INSTITUCIONAL.

Departamento Código:

Versión: 01PROCESO: BAJA DE BIENES POR HURTO, ROBO, DAÑO O PÉRDIDA.

I

echa de Aprobación:

11 de agosto del 2015

,- -A'4te,C7

isciplinarios.

Yaxinia Diaz Mendoza

jDirectora de Recursos Humanos.

Edwin Hernández Munoz,

Jefe, Depto. Administración de Biene .

Aprobado por:

Rosario Segura Sibaja, ~

Directora Proveeduria In. .

Zeidy Palma Grijalba,

Jefe, Depto. Asuntos

Autorizado por:

Miguel A. Gutiérrez Rodrígue ,

Viceministro de Planificación I

y Coordinación Regional.

Elaborado por: .

Objetivo: Cumplir con el proceso de dar de baja por hurto, robo, daño o pérdida, bienes patrimonio del

Ministerio de Educación Pública, de acuerdo con los alcances de los articulos: 13,27,28,29,30,31 Y 33 del

Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, con el fin de mantener

actualizado el inventario del Ministerio de Educación Pública en el sistema de bienes del Estado.

Alcance: Oficinas Centrales y Direcciones Regionales del Ministerio de Educación Pública, Ministerio deHacienda, Contraloría General de República, Organismo de Investigación Judicial.

Responsables: Funcionarios y Jefaturas administrativas del Ministerio de Educación Pública, Ministro (a)

de Educación Pública, Dirección de Recursos Humanos y Dirección de Proveeduría Institucional.



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Viceministerio de Planificación y Coordinación RegionalDireccion Proveeduria Institucional


Descripción del procedimiento:

1. El funcionario responsable del bien asignado al momento de determinar que el mismo no se

encuentra, debe rendir un informe al jefe inmediato de la dependencia, detallando los hechos, En

caso de hurto o robo, el funcionario responsable del bien asignado, debe presentar la respectiva

denuncia ante la autoridad judicial competente (Organización Investigación Judicial), en el

transcurso de 24 horas a partir del momento en que tuvo conocimiento del hurto o robo del bien,

En caso de daño de vehículos, el operador del bíen debe aplicar el procedimíento general

establecido en el Reglamento para el Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos del Ministerío de

Educación Pública,

2, El jefe de la dependencia recibe el informe y la denuncia (en caso de hurto o robo), y los remite en

un plazo máximo de 2 días hábiles, a la Dirección de Recursos Humanos, con copia al Departamento

de Administración de Bienes de la Dirección de Proveeduría Institucional.

3, La Dirección de Recursos Humanos recibe la documentación y procede con el inicio del

procedimiento ordinario administrativo, a través del Departamento de Asuntos Disciplinarios,

garantizando el debido proceso al funcionaría responsable del bíen sustraído, con el fin de

determinar si exístió o no responsabilidad en el robo, hurto o pérdida del bien,

4, El Departamento de Asuntos Disciplinarios solicita al Departamento de Administración de Bienes,informacíón sobre el valor de reposíción del bien (valor de mercado), así como cualquier otro dato

que pueda contribuir con la investigación, El Departamento de Administración de Bienes envía la

información solicitada en el plazo de 10 días hábíles,

5, Una vez concluído el debido proceso mediante la resolución administrativa correspondiente, la

Dirección de Recursos Humanos comunica el acto firme del procedimiento administrativo al

funcionario responsable, con copia al Departamento de Administración de Bienes,

Decisión

¿Se resuelve que existió o no negligencia por parte del funcionario responsable en el hurto, robo o

pérdida del bien?

Sí hubo negligencia: En la resolución se indica que se le ha encontrado responsable por -culpa grave

o dolo- en la pérdida, hurto o robo del bien, lo cual es un hecho sancionable, y se le da a conocer

las especificaciones del bien sustraído, el valor de reposición que debe pagar por el activo y los

números de cuenta de la Tesorería Nacional en las que debe efectuar el depósito; o bien que podrá

optar por reponer el activo, aportando la respectiva factura de compra, previo visto bueno de una



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Viceministerio de Planificación V Coordinación Regional

Direccion Proveeduría Institucional


b) Equipo relacionado con la flotilla vehicular: Departamento de Transportes de la Dirección de

Servicios Generales.

cl Mobiliario: Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo.

En caso de tratarse de bienes para los cuales el Ministerio de Educación Pública no cuenta con un

especialista en el mismo, y sea indispensable un criterio técnico, el Departamento de Administración

de Bienes debe solicitar la colaboración de un experto a nivel de la Administración Central.

Dichas áreas cuentan con un plazo de 10 días hábiles, para efectuar la revisión del bien y emitir el

Informe de Revisión de Especificaciones Técnicas. Si por razones justificables se requiere la extensión

de dicho plazo, debe informarse al Departamento de Administración de Bienes, previo al vencimiento

de los 10 dias hábiles originalmente programados.

Decisión

¿El bien cumple con las especificaciones técnicas señaladas en la resolución?

Si: El Departamento de Administración de Bienes comunica mediante oficio al funcionario la

aceptación del bien. Continúa procedimiento paso 8.

No: El Departamento de Administración de Bienes comunica mediante oficio al funcionario

responsable que debe efectuar el retiro del bien y cumplir nuevamente con lo señalado en laresolución, otorgando el plazo inicial. Vuelve procedimiento paso 7.

8. El Departamento de Administración de Bienes envía copia del Acta de Recepción por Pago o

Reposición de Bienes al Departamento de Asuntos Disciplinarios, para el cierre del expediente

administrativo.

Nota aclaratoria

En caso de tratarse de la reposición del bien, el Departamento de Administración de Bienes realiza

su identificación (con un nuevo número de patrimonio), y procede con el alta en el sistema de bienes

del Estado.

9. El Departamento de Administración de Bienes elabora un acta detallando la relación de los hechos,

en la cual se indica la justificación y motivo de la baja, así como el valor en libros del bien hurtado,

robado o perdido, valor que a efectos de cumplir con lo dispuesto en el Reglamento para el Registro

y Control de Bienes de la Administración Central, será el avalúo del bien. Dicha acta debe ser firmada

por los jefes de la oficina donde estaba asignado el bien (responsable institucional de los bienes) y

del Departamento de Administración de Bienes.



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Viceministerio de Planificación y Coordinación Regional

Direccion Proveeduria Institucional


Informe de Revisión de Especificaciones Técnicas.

Comprobantes de depósito.

Oficio emitido por el Departamento de Administración de Bienes para comunicación de incumplimiento en

el pago o reintegro del bien, al Departamento de Asuntos Disciplinarios.

Acta de Recepción por Pago o Reintegro de Bienes,

Acta de relación de hechos.

Sistema de bienes del Estado. (SIBINET).

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