Proceso de Catálogos

●Administración de Catálogos●

Índice

• Introducción

• Roles & Responsabilidades

• Requerimientos del Catálogo

• El Formato de Catálogo a Detalle

• Carga del Catálogo

• Actualización del Catálogo

• Observaciones

Introducción

• Este curso tiene como objetivo dar a conocer la forma correcta de llenar el catálogo de insumos y/o servicios, además de facilitar el proceso para subirlo a la Red de Proveedores de Ariba (ASN).

Administración de Catálogos de Ariba Roles y Responsabilidades.

• Administración de Catálogos, se encarga de dar mantenimiento y gestionar los catálogos de artículos y servicios para Grupo Posadas.

• Proveedor, es el responsable de subir sus catálogos a la red de Ariba con sus respectivas cuentas.

• Summas, está involucrado en el proceso de autorización de catálogos y junto con la Administración de Catálogos, se revisarán y confirmarán los cambios y requerimientos del contenido de los catálogos.

• Ariba brindará soporte técnico para la creación de catálogos.

Creación de Catálogos

Creación del Catálogo- Requisitos Generales

• Uso del formato CIF – Los Catálogos deben ser creados usando el formato para Grupo

Posadas localizado en:

https://knowledge.ariba.com/grupoposadas

– Todos los campos requeridos DEBERAN ser llenados – Los catálogos que no cumplan este requisito serán rechazados automáticamente.

• Envío del Catálogo

– Los catálogos deberán ser enviados por ASN (Ariba Supplier Network).

La única forma correcta de enviar el Catálogo es cargándolo a través ASN

• Requisitos de Datos en el Catálogo

– Todos los datos que se incluyan en el Catálogo deberán usar letras mayúsculas y minúsculas – el contenido que se encuentre sólo en mayúsculas o solo minúsculas será rechazado.

– El dato en “Supplier Part ID” deberá ser único por producto y este deberá corresponder al código posadas.

– Seleccionar y proveer un código “UNSPSC” para cada producto.

El Formato CIF

• Formato destinado a facilitar la creación del Catálogo.

• Los campos en el formato tienen los siguientes colores:

• Campos Rojos- Datos Requeridos • Campos Verdes- Datos Opcionales • Campos Azules- No modificar • Cada campo en el Formato CIF contiene una

“ayuda” ubicada en la esquina superior derecha marcada en rojo, al pasar el cursor sobre esa zona se despliega información sobre cómo llenar específicamente ese campo.

Creando Archivos CIF con el Formato

Esta es una imagen del formato CIF simplificado.

Se abre como hoja de cálculo en Excel.

Creando Archivos CIF con el Formato

Esta sección contiene los pasos para hacer actualizaciones, aumentar o

reducir el contenido del Catálogo en línea.

Se les proveerá de un formato CIF en Microsoft Excel como se muestra a continuación. 1

Revisar el encabezado del

archivo, reconociendo que

los únicos campos que

necesitan modificación

son:

Itemcount- Es el Número

total de productos

incluídos en el Catálogo

Timestamp- Se usa para

determinar la fecha y hora

de la preparación del

archivo

Comments- Este campo

se usa para poner

cualquier comentario o

descripción del Catálogo.

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Llenar el Formato – Datos Obligatorios

Poner los datos en los campos correctos:

Asegurarse de que los datos no excedan el límite de cada campo.

El límite de cada campo se puede consultar en la esquina roja del

encabezado de cada columna.

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4

5 Supplier ID (field 1)

Descripción: Poner el

dato “NetworkID”.

Tipo de dato: String

límite: 255

Obligatorio: SI

Supplier Part ID (field 2)

Descripción: Es el Número del producto del proveedor

*Es necesario asignar un código UNICO por cada producto. Se usarán comillas

cuando el dato contenga caracteres especiales. Se recomienda ampliamente que se

evite el uso de comillas como parte del dato.

Tipo de Dato: String

límite: 255

Obligatorio: Si

Ejemplo: “315-515”

Llenar el Formato – Datos Obligatorios

Item Description (field 4)

Descripción: Descripción del producto o servicio.

Nombre del producto o una descripción del mismo. La descripción deberá seguir este orden: El nombre del

producto, una palabra o frase que lo describan y finalmente sus atributos y características especiales,

Estandarizar la descripción en este campo evitando el uso de abreviaciones, usar comillas para detalles

especiales y evitar el uso de las mismas para denotar características del producto por ejemplo (3.5”)

Tipo de Dato: String

límite: 2000

Obligatorio: Si

Ejemplo: “FOLDER,MANILA,1/3CUT,LETTER”

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Manufacturer Part ID (field 3)

Descripción: Número de producto del Productor *Si usted no es el productor deberá obtener esta

información de quien fabrique el producto. En caso de que usted fabrique el producto, este dato será

el mismo que el que se encuentra en “Supplier Part ID”. Se usarán comillas cuando el dato contenga

caracteres especiales. Se recomienda ampliamente que se evite el uso de comillas como parte del

dato.

Tipo de Dato: String

límite: 25

Obligatorio: No

Ejemplo: “FLDR-111”

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Carga de Catálogos

La ASN cuenta con un convertidor Excel-to-CIF que automáticamente detecta archivos de Excel y los convierte a formato CIF. También funciona de manera inversa para descargar catálogos en formato de Excel.

Usted puede comprimir el archivo de Excel usando una herramienta Zip. Los

archivos comprimidos deberán tener la extensión “.zip”. El tamaño Máximo de los archivos que se soporta es de 1 MB (descomprimido).

Para cargar archivos de Excel: 1. Hacer Log in con su cuenta a ASN. 2. Dar Click en Catalogs de lado izquierdo de su barra de navegación. 3. Dar Click en Upload and Validate new Catalog. 4. Especificar información del Catálogo como nombre, descripción y

commodities 5. En el campo de Catálogo, seleccionar el archivo “.xls” o “.zip”. 6. Dar Click en Upload Ariba SN carga el archivo, lo descomprime si es necesario, lo convierte a

formato CIF e inicia el proceso de validación. La conversión de Excel a CIF puede tomar varios minutos dependiendo el tamaño del Catálogo.

Cuando el archivo Excel se convierte , su status indicara “validating”. Ariba SN no guarda el archivo Excel original que se cargó, después de convertirlo a CIF lo borrará.

Carga de Catálogos

Instancia de ASN donde el proveedor hará login para iniciar la carga del catálogo con el usuario y contraseña que le fueron asignados.

Carga de Catálogos

Como primer paso, damos clic en la pestaña de Catálogos como se señala.

Carga de Catálogos

Aparece esta pantalla que nos muestra la lista de catálogos que han sido cargados con anterioridad.

Carga de Catálogos

Para iniciar la carga, damos clic en el botón “Create Standard” en la parte inferior de nuestra lista de catálogos.

Carga de Catálogos

Nos despliega esta pantalla en donde debemos anotar nombre y descripción de nuestro catálogo.

Carga de Catálogos

Una vez que indicamos nombre de nuestro catálogo y descripción, damos clic en el botón “Next”

Carga de Catálogos

Aparece otra ventana, en donde seleccionamos a nuestro cliente, en este caso “Posadas”, y damos clic en el botón “Next”.

Carga de Catálogos

En esta opción buscaremos el archivo CIF que creamos con la descripción de los artículos de nuestro catálogo, dando clic en el botón “Browse…”

Carga de Catálogos

Despliega una ventana en donde buscaremos dentro de nuestra maquina, el archivo CIF, seleccionamos y damos clic en “Open”

Carga de Catálogos

Al insertar la ubicación del archivo, damos clic sobre el botón “Validate and Publish”.

Carga de Catálogos

El catalogo aparecerá en la lista general en estado “Validating” , lo localizamos, lo seleccionamos y damos clic sobre el botón “Refresh”.

Carga de Catálogos

Un vez que se carga el catálogo, se muestra la lista general en orden alfabético, en donde buscaremos el que se cargo por medio de las opciones de “Page” como se muestra.

Carga de Catálogos

Se marca el catálogo en lista general y damos clic en “Refresh” ; de esta manera nuestro catálogo habrá sido publicado.

Carga de Catálogos

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El Proceso “Validation”

Después de cargar un Catálogo, ASN lo descomprime si es necesario y comienza el proceso

“Validation”. Procesar catálogos grandes puede tomar varios minutos. Los catálogos se

ponen en file y se procesan uno por uno. Se permite cargar otros catálogos mientras ocurre

el proceso “Validation”. Para ver el estado de los catálogos será necesario hacer click en el

botón “Actualizar” o “Refresh” .

Después de que ASN completa el proceso, el estado de los catálogos cambiará de

“Validating” a uno de los siguientes estados:

• Published/Publicado El Catálogo no contiene errores y está listo para publicarse.

• Errors Found/Errores ASN detectó contenido que no cumple con las reglas de síntesis, de

semántica o de las reglas personalizadas del comprador.

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Errores en el Proceso “Validation”

Un Catálogo con el

estado “Errors

Found” Significa que

contiene errores que es

necesario corregir para

poder continuar.

ASN provee ayuda

relacionada con el error

detectado para asistir

en la solución. Para

desplegar ésta página

se dará clic en el

nombre del Catálogo y

después clic en la

pestaña “Errors”.

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Corrigiendo Errores de Validación

Después de dar clic en el

Nombre del Catálogo,

pasar a la pestaña de

“Errors” donde se

despliegan los productos

que contienen errores y

la causa del error.

Dar clic en la descripción

del error para desplegar

la información

relacionada con el error

brindando ayuda para

corregirlo.

Nota: Los documentos

de ayuda están

únicamente en Inglés,

si requiere de

asistencia por favor

comuníquese al (01 55)

5326-6962.

Actualización de Catálogos

Para realizar actualizaciones, seleccionamos el catálogo y damos clic en el botón “ View/Edit”.

Actualización de Catálogos

Muestra pantalla con la descripción del catálogo a actualizar, damos clic en “Contenido”.

Actualización de Catálogos

Al mostrarnos el contenido, damos clic en el botón “Upload Catalog File”.

Actualización de Catálogos

Muestra esta ventana, damos clic sobre el botón de “Browse” con el que buscaremos el archivo que reemplazará el catálogo a actualizar. Seleccionar y dar clic en “Open”.

Una vez que se carga el nuevo catálogo se desactiva la versión anterior y se crea una nueva, esta versión la encontramos en estado “Validating” , damos clic en el botón “Refresh”.

Actualización de Catálogos

Ahora la nueva versión ya se encuentra activa y publicada.

Actualización de Catálogos

Observaciones

• Los Catálogos deben contener todos los datos necesarios en cuanto a productos, que han sido adquiridos por el comprador.

• Los proveedores controlan y actualizan el contenido del Catálogo.