PROCESO DE CIERRE CONTABLE MICROSOFT DYNAMICS NAV

(VERSIONES ROLES)

“RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS. NO SE PERMITE LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DE ESTA OBRA, NI SU

INCORPORACIÓN A UN SISTEMA INFORMÁTICO, NI SU TRANSMISIÓN EN CUALQUIER FORMA O POR CUALQUIER MEDIO

(ELECTRÓNICO, MECÁNICO, FOTOCOPIA, GRABACIÓN U OTROS) SIN AUTORIZACIÓN PREVIA Y POR ESCRITO DE LOS TITULARES

DEL COPYRIGHT. LA INFRACCIÓN DE DICHOS DERECHOS PUEDE CONSTITUIR UN DELITO CONTRA LA PROPIEDAD INTELECTUAL.”

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INDICE

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 2

COMPROBACIONES PREVIAS AL CIERRE .................................................................................................. 3

Obtención de saldos contables .................................................................................................................... 3

Obtención de saldos de clientes .................................................................................................................. 5

Obtención de saldos de proveedores .......................................................................................................... 7

Obtención de saldos de bancos ................................................................................................................... 8

¿Cómo corregir los descuadres? .................................................................................................................. 9

¿Cómo evitar estos descuadres? ................................................................................................................. 9

PROCESOS DE CIERRE ............................................................................................................................. 10

Comprobación del plan de cuentas ........................................................................................................... 10

Fijación del cierre ....................................................................................................................................... 11

Asiento de regularización .......................................................................................................................... 13

Renumeración de asientos ........................................................................................................................ 14

OBTENCIÓN DE INFORMES .................................................................................................................... 17

Libro diario oficial ...................................................................................................................................... 17

Libro diario oficial resumido ...................................................................................................................... 18

Balance de sumas y saldos ......................................................................................................................... 20

Pérdidas y Ganancias y Balance ................................................................................................................. 21

INTRODUCCIÓN

En los meses posteriores al final del ejercicio es necesario realizar el cierre contable de forma que

pueda obtenerse la información necesaria para las cuentas anuales.

Este manual comienza con la explicación de las validaciones previas que habitualmente se realizan,

de cara a que la información contable sea completa y correcta, en el siguiente apartado se detallan

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los procesos básicos de cierre de Dynamics NAV, y por último se describe la forma en la que obtener

los informes básicos de las cuentas anuales.

COMPROBACIONES PREVIAS AL CIERRE

Antes de comenzar el proceso de cierre propiamente dicho es conveniente realizar una serie de

comprobaciones contables, que nos aseguren la calidad de la información que tenemos en el sistema.

Estas comprobaciones vas dirigidas a cuadrar los datos contables con los de cada una de las áreas de

gestión que los originaron en su momento, ya sean clientes, proveedores o bancos.

Estos descuadres no deberían producirse en ningún caso dada la estabilidad que proporciona

Dynamics NAV, sin embargo, en ocasiones por error se utilizan cuentas contables de clientes,

proveedores y bancos directamente sin utilizar sus respectivas fichas, por ello sobre todo en el primer

ejercicio de trabajo con Dynamics NAV se recomienda realizar este proceso de validación.

Obtención de saldos contables

El primer paso para la poder realizar las comprobaciones es la obtención de un balance de sumas y

saldos que nos permita cuadrar los saldos contables con los saldos de clientes, proveedores y bancos.

Para obtener el balance de sumas y saldos accederemos mediante el buscador al informe “Balance sumas y saldos”, o a través del punto de menú Departamentos/ Gestión financiera/ Contabilidad/ Informes/Resultado financiero.

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Para obtener el balance de sumas y saldos deberá aplicarse el criterio de filtro de fechas del ejercicio en el desplegable “Cuenta”, y marcar los campos “Saldo acum. A fecha” e “Incluye movs. Apertura”

del desplegable de “Opciones”.

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Obtención de saldos de clientes

Una vez obtenido el balance de sumas y saldos por cuentas contables pasaremos a obtener el balance

de sumas y saldos de los clientes, para ello accederemos mediante el buscador al informe “Cliente

Balance sumas y saldos”, mediante a través del punto de menú Departamentos/ Gestión financiera/

Cobros/Informes.

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Para obtener el balance de sumas y saldos indicaremos únicamente el filtro de fechas del ejercicio

contable.

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Con el resultado del informe comprobaremos que el saldo de cada grupo contable de cliente cuadra

con las cuentas del informe de sumas y saldos contable, habitualmente grupos 43 y 44 del plan de

cuentas.

Obtención de saldos de proveedores

Al igual que con los clientes se deberá realizar el cuadre de las cuentas contables con los saldos de los

proveedores, para ello accederemos al informe “Proveedor – Balance sumas y saldos” mediante el

buscador, o mediante el punto de menú Departamentos/Gestión financiera/Pagos/Informes,

aplicando los mismos filtros y comprobaciones, en este caso y según las configuraciones más

comunes con los grupos 40, 41 y 523 del plan de cuentas.

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Obtención de saldos de bancos

Por último, obtendremos un listado que nos permita cuadrar los saldos de los bancos con sus cuentas

contables, para ello accederemos al informe “Registro movs. Banco” a través del buscador o del punto

de menú, Departamentos/Gestión financiera/Tesorería/Informes.

Con el informe obtenido comprobaremos que el saldo final de cada banco cuadra con el obtenido en

el balance de sumas y saldos.

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¿Cómo corregir los descuadres?

Debido a la diversidad de opciones que pueden haber originado los descuadres y las múltiples formas

de corregirlos, no consideramos adecuado tratarlas en este manual por lo que preferimos revisar con

vosotros cada caso y aportar la mejor solución.

¿Cómo evitar estos descuadres?

En caso de que se hayan detectado descuadres podemos evitar que se repitan en futuros periodos

impidiendo que los usuarios puedan utilizar estas cuentas contables directamente, obligándoles por

tanto a utilizar siempre las fichas de clientes, proveedores y bancos.

Para realizar esta configuración deberemos desmarcar el campo “Entrada directa” de las cuentas contables que no deban utilizarse, para ello accederemos a la página “Plan de cuentas” a través del

buscador o del punto de menú, Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad.

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PROCESOS DE CIERRE

Una vez realizadas las validaciones anteriores pasaremos a realizar el proceso de cierre, este proceso

no es reversible sin embargo en caso de que deban realizarse modificaciones sobre un ejercicio

cerrado, podrán realizarse sin problemas debiendo volver a lanzar algunos de estos pasos

nuevamente.

Comprobación del plan de cuentas

El primer paso antes del cierre será validar que nuestro plan de cuentas sea correcto, para ello

ejecutaremos la opción de testeo del plan de cuentas accediendo a la página “Plan de cuentas” a

través del buscador, o del punto de menú, Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad.

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Este proceso realizará entre otras las siguientes validaciones:

• Comprobará que la estructura del plan de cuentas es coherente en todos sus niveles y

longitudes de cuenta.

• Comprobará que todas las cuentas de ingresos y gastos tienen asociada una cuenta de

regularización

Fijación del cierre

El segundo paso será indicar a Dynamics NAV el ejercicio que vamos a cerrar, esta acción no tiene

ninguna repercusión siendo un paso necesario para poder continuar con el proceso de cierre.

Para realizar esta acción accederemos a la página “Periodos contables” a través del buscador o del

punto de menú Departamentos/Administración/Configuración de la aplicación/Gestión financiera/

Finanzas.

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En la página pulsaremos el botón “Fijar Cierre” de forma que la aplicación nos mostrará un mensaje

indicando el periodo que se cerrará.

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Una vez hecho esto observaremos que el campo “Cerrado” estará marcado en todos los meses del

periodo contable.

Asiento de regularización

Una vez hayamos indicado el ejercicio a cerrar podremos realizar el asiento de regularización de

ingresos y gastos, el cual saldará todas las cuentas de los grupos 6 y 7 contra la 129.

Para realizar este paso accederemos a la página “Asiento regularización” a través del buscador o del

punto de menú Departamentos/Gestión financiera/Actividades periódicas/Ejercicio.

Los campos a completar para lanzar el proceso son los siguientes:

• Fecha final ejercicio. La aplicación propondrá la fecha final del ejercicio a cerrar

automáticamente.

• Libro del diario general. En este campo deberemos seleccionar el libro diario en el que se

generará el asiento contable, habitualmente seleccionaremos el diario general de

contabilidad.

• Sección diario general. Seleccionaremos la sección del diario en la que se registrará el apunte

contable. No es necesario que se seleccione una sección específica para este asiento, ya que

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la aplicación lo diferenciará indicando una “U” delante de la fecha de registro por lo que podrá

ser excluido de los informes a través de filtros de fecha.

• Nº documento. Deberemos indicar el número de documento con el que se generará el

asiento. En caso de que la sección del diario seleccionada tenga una numeración asignada la

aplicación nos propondrá automáticamente un número de documento.

• Cta. Ajtes. Red. Div. Adic. Este campo no deberá ser utilizado ya que únicamente afecta en

empresas que mantienen una doble divisa, como por ejemplo durante la transición de la

Peseta al Euro en el periodo en el que convivieron ambas divisas.

• Texto de registro. En este campo podremos indicar el texto con el que se registrará el asiento.

• Cerrado por Cód. empresa. Este campo sólo debe ser utilizado en empresas consolidadas en

caso de que interese que el asiento de cierre separe cada cuenta de gasto en función de la

empresa origen, por lo tanto, habitualmente se dejará desmarcado.

• Cerrado por dimensiones. En caso de que las cuentas de ingreso y gasto posean dimensiones

analíticas, podremos indicar a la aplicación si deseamos que el asiento de cierre se registre

diferenciando en cada cuenta contable el saldo de las dimensiones para las que posea

movimientos. En caso de que las cuentas contables tengan alguna dimensión obligatoria

deberá será necesario seleccionarla en este punto, ya que en caso contrario al registrar el

asiento se mostrará un error.

• Periodo inventario cerrado. Este campo es informativo indicando al usuario si los periodos de

inventario anteriores a la fecha de cierre han sido cerrados. Los periodos de inventario se

utilizan para bloquear el valor de las existencias en una determinada fecha, por ejemplo, si se

ha obtenido la valoración de inventarios a 31 de diciembre, se debería bloquear el periodo de

inventario para evitar que el valor del mismo sea modificado por error, o por la propia

aplicación de costes estándar de Dynamics NAV.

Remuneración de asientos

El último paso para realizar el cierre del ejercicio es la remuneración de asientos, este proceso es

necesario para que Dynamics NAV asigne a los asientos del ejercicio un número correlativo en función

de la fecha de registro, ya que hasta ese momento se habrán numerado por orden de introducción.

Para realizar este paso accederemos a la página “Registro movs. Contabilidad” a través del buscador

o del punto de menú Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad/Historial.

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En la pestaña “Acciones” de la parte superior de la página pulsaremos la opción “Asignar nº asiento

periodo”, con esta acción se mostrará la página de filtro en el que deberemos introducir el filtro de

fechas de registro del periodo que se desea renumerar.

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Es importante destacar que en el filtro de fechas el último día del ejercicio debe ir precedido de una

“U”, de forma que el asiento de regularización de ingresos y gastos también sea renumerado. Una

vez finalizado el proceso, el campo “Nº asiento periodo” estará informado indicando el número de asiento correspondiente en orden de fecha de registro.

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OBTENCIÓN DE INFORMES

Una vez realizados todos los pasos anteriores podrá procederse a la obtención de los informes como

por ejemplo el libro diario oficial, libro diario oficial resumido, pérdidas y ganancias, balances, etc.

Libro diario oficial

Para generar el informe del libro diario oficial introduciremos “Libro diario oficial” en el buscador o

mediante el punto de menú Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad/Informes/Resultado

financiero.

En la desplegable “Registro movs. Contabilidad” deberemos indicar el filtro de fechas recordando

incluir el asiento de regularización de ingresos y gastos, por ejemplo en las empresas cuyo ejercicio

coincida con el año natural “01/01/XX..U31/12/XX”, además en la desplegable de opciones deberán

indicarse los siguientes campos:

• Texto asiento cierre. A pesar de que Dynamics NAV no genera el asiento de apertura en el

registro de movimientos de contabilidad, sí que permite generarlo en la impresión del libro

diario oficial, debiendo indicar en este campo el texto con el que se identificarán las líneas del

asiento.

• Texto asiento apertura. Al igual que en el caso anterior a pesar de que Dynamics NAV no

genera el asiento de cierre, sí que permite generarlo en la impresión del libro diario, en este

campo indicaremos el texto con el que se identificarán las líneas del asiento.

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• Primera página. En caso de que nos interese que la primera página del diario no sea la 1

podremos indicar en este campo el número de página con el que se iniciará la impresión.

• Muestra importes en divisa adicional. Este campo deberá dejarse por defecto desmarcado ya

que se utiliza en aquellas empresas que mantienen la contabilidad en una doble divisa, por

ejemplo, Euros y Pesetas durante el periodo de convivencia de ambas monedas, no siendo el

caso habitual de las empresas en estos momentos.

Libro diario oficial resumido

Además del libro diario oficial es posible la obtención del libro diario oficial resumido, el cual permite

la impresión de un saldo mensual de cada una de las cuentas contables. La obtención de este informe

se realiza introduciendo en el buscador “Libro diario oficial resumido”, o mediante el punto de menú

Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad/Informes/Resultado financiero.

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Los campos a completar para lanzar el informe son los siguientes:

• Desde fecha. Indicaremos la fecha inicial del ejercicio.

• Hasta fecha. Se indicará la fecha final del ejercicio.

• Incluye movs. Cierre. Deberemos marcar este campo para que el informe incluya el asiento

de regularización de ingresos y gastos, así como el asiento de cierre.

• Muestra importes en divisa adicional. Como se ha comentado en otros apartados este campo

deberá dejarse por defecto desmarcado ya que se utiliza en aquellas empresas que mantienen

la contabilidad en una doble divisa, por ejemplo, Euros y Pesetas, no siendo el caso habitual

en estos momentos.

• Primera página. En caso de que nos interese que la primera página del diario no sea la 1

podremos indicar en este campo el número de página con el que se iniciará la impresión.

• Tipo mov. Mediante las opciones “Mayor” o “Registro” seleccionaremos si queremos imprimir

el informe con las cuentas a nivel de tres dígitos o con el máximo desglose.

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Balance de sumas y saldos

Como se ha indicado en el apartado de Comprobaciones previas al cierre, para generar el balance de

sumas y saldos accederemos mediante el buscador al informe “Balance sumas y saldos”, o a través

del punto de menú Departamentos/ Gestión financiera/ Contabilidad/ Informes/Resultado financiero.

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Para obtener el balance de sumas y saldos deberá aplicarse el criterio de filtro de fechas del ejercicio

en el desplegable “Cuenta”, y marcar los campos “Saldo acum. A fecha” e “Incluye movs. Apertura” del desplegable de “Opciones”. Cabe recordar que el filtro de fechas puede modificarse indicando por

ejemplo periodos trimestrales en caso necesario.

Pérdidas y Ganancias y Balance

Los informes contables de Pérdidas y ganancias y Balance deberán obtenerse a través de los

esquemas de cuentas, introduciendo en el buscador “Esquema cuentas normalizado”, o a través del

punto de menú Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad/Informes/Resultado financiero. Se

debe destacar que los esquemas de cuentas pueden obtenerse de múltiples formas, pero en este

punto de menú se encuentra la forma más simplificada de cara a la presentación de las cuentas

anuales.

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En el desplegable de opciones no es necesario indicar información adicional por lo que podrá

generarse el informe directamente sin completar este punto, en cualquier caso, las opciones

disponibles son las siguientes:

• Utilizar preimpreso. Marcaremos este campo en caso de que vayamos a utilizar un papel

preimpreso y únicamente queramos que se impriman las cifras del informe.

• Imprimir General. Este apartado está pensado para permitir imprimir información adicional

necesaria para las cuentas anuales, sin embargo, el formato no está actualizado y su

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información es parcial siendo necesarias modificaciones que poco aportan, por lo que no se

recomienda utilizar estas opciones. En la parte inferior se muestra un comparativo de la

información solicitada en las cuentas anuales y la proporcionada por Dynamics NAV.

•

• Muestra importes en divisa adicional. Este campo sólo deberá marcarse en caso de que la

empresa trabaje con dos divisas simultáneamente, por ejemplo, Euros y Pesetas y desee

imprimirse el informe en la divisa adicional de la compañía. Esta opción no es la habitual por

lo que deberá dejarse desmarcado.

En el desplegable “Nombre esq. Cuentas” deberemos indicar el nombre del informe que queremos

obtener por ejemplo el balance abreviado, balance normalizado, Pérdidas y ganancias Pymes, etc. en el desplegable “Lín. Esquema cuentas” indicaremos el periodo de fechas con las que generará el

informe.

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Por último, se debe destacar que, dado que las empresas pueden haber dado de alta cuentas

contables nuevas a lo largo del ejercicio, o que algunas de las cuentas existentes tengan saldo por

primera vez, los esquemas de cuentas podrían descuadrar, por lo tanto, se recomienda validar que

en los balances el activo y el pasivo estén cuadrados, y que en las cuentas de pérdidas y ganancias el

resultado sea el mismo que la diferencia de las cuentas de mayor 6 y 7 del plan de cuentas.