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Aprendizaje sin fronteras [email protected] PROCESO DE DISCIPLINA OPERATIVA “Disponibilidad” GUÍA DE APRENDIZAJE
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PROCESO DE DISCIPLINA OPERATIVA
“ Disponibilidad”
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ÍNDICE
1. Propósito ………………………… 2 2. Objetivos ………………………… 2
3. Definiciones ………………………… 3
4. Herramientas para llevar a cabo la etapa de Disponibilidad
………………………… 4
5. Formato DO-DIS-01 ………………………… 5
6. Formato DO-DIS-02 ………………………… 6
7. Formato DO-DIS-03 ………………………… 7
8. Formato DO-DIS-04 ………………………… 10
9. Formato DO-DIS-05 ……………………… 11
10. Formato DO-DIS-06 ……………………… 12
11. Formato DO-DIS-07 ……………………… 13
12. Formato DO-DIS-08 ……………………… 14
13. Formato DO-DIS-09 ……………………… 15
14. Resumen ……………………… 16
15. Herramientas ……………………… 17
16. Guía para el Control del Resguardo y cambios en los Procedimientos ……………………… 18
17. Guía Para Establecer un Control en la Custodia de Procedimientos Originales y
Realizar Cambios en los Mismos (Lista de Referencia) ……………………… 19
18. Resumen ……………………… 20 19. Formato para solicitar la actualización de procedimientos
……………………… 21
20. MAPA CONCEPTUAL ……………………… 22
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1. PROPÓSITO
El propósito de la etapa de disponibilidad de procedimientos es asegurar que todos los procedimientos que son requeridos para las actividades estén disponibles y accesibles. 2. OBJETIVOS A continuación, te presentamos los objetivos de la etapa de Disponibilidad:
- Tener una adecuada cobertura de procedimientos para cada una de las actividades que los requieran.
- Contar con información correcta y consistente en todas las áreas y/o departamentos. - Definir claramente prioridades sobre la base del riego e impacto que tengas los
procedimientos para establecer criterios de revisión.
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3. DEFINICIONES Procedimiento
Documento normativo controlado que incluye un conjunto de actividades ordenadas de manera secuencial para precisar la forma sistemática de hacer un trabajo o proceso.
Procedimiento Disponible
Procedimiento que esta vigente y accesible para el personal de acuerdo a sus fechas de revisión.
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4. HERRAMIENTAS (para llevar a cabo la etapa de Dis ponibilidad) Herramientas disponibles que permiten llevar a cabo la primera etapa del Proceso de Disciplina Operativa “Disponibilidad”
- Inventario de actividades por área - Guía para determinar cuando una actividad requiere de un procedimiento por escrito
(cuestionario de evaluación). - Criterios para definir prioridades en la elaboración de procedimientos. - Criterios para definir el Tipo de Permiso Para Trabajo con Riego y sus Categorías
para realizar la actividad. - Selección de materiales y/o refacciones, herramientas y equipo que se requiere para
realizar la actividad. - Inventario de procedimientos requeridos por área. - Inventario de procedimientos requeridos por Centro de Trabajo. - Programa de elaboración de procedimientos requeridos por área. - Guía para el control del resguardo y cambios en los procedimientos.
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5. Formato DO-DIS-01 El formato te permite registrar las actividades que se realizan en tu área para tener un inventario de actividades, las cuales posteriormente se analizarán y se identificará cuáles de ellas requieren un procedimiento escrito.
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6. Formato DO-DIS-02
Ya que tenemos el listado de actividades, vamos ahora a emplear el Formato DO-DIS-02, para evaluar si cada una de las actividades requieren de un procedimiento por escrito.
Poder determinar cuáles son las actividades que requieren de un procedimiento escrito es de suma importancia, ya que de esto depende que se asegure que los procesos se lleven a cabo en forma correcta y consistentemente, además, de poder determinar cuales son los procedimientos realmente necesarios. A continuación presentamos el formato indicado Si la mayoría de las respuestas o cualquiera de las preguntas 5 y 6 son afirmativas, la actividad requiere de un procedimiento por escrito.
Es importante señalar que esta guía enuncia los puntos más importantes a considerar para determinar si se requiere de un procedimiento escrito. Sin embargo, no es limitativo y puede ser completada con información específica de cada Gerencia o Centro de Trabajo.
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Ahora que ya hemos terminado de evaluar cada una de nuestras actividades
podemos identificar que actividades requieren de un procedimiento por escrito.
Para definir la prioridad de elaboración de los procedimientos, tenemos 2 mecanismos que a continuación te presentamos. a.- Con base en las respuestas afirmativas del cuestionario para determinar si se requiere elaborar un procedimiento, este mecanismo nos da la prioridad de siguiente manera:
NIVEL PRIORIDAD DESCRIPCIÓN 1 Alta Contestar “SI” cualquiera de a las 5 y 6. 2 Media Contestar 8 a 9 afirmaciones. 3 Baja Contestar 6 a 7 afirmaciones. 4 No requiere
elaboración de un procedimiento
Contestar 5 o menos afirmaciones.
b.- Por medio del grado de riesgo, determinar con base a los siguientes criterios durante la ejecución de las actividades: El evento que evita, la severidad del evento, la probabilidad de ocurrencia y el riego. 7. Formato DO-DIS-03
El formato DO-DIS-03 nos permite aplicar el segundo mecanismo para definir la prioridad de elaboración de procedimientos, asignando un valor numérico al los criterios de la siguiente manera:
Alto valor numérico 5 Medio valor numérico 3 Bajo valor numérico 1
Una vez asignado el valor correspondiente a cada criterio, la prioridad se obtendrá
de la forma como se presenta a continuación:
(A) x (B) x (C) x (D) = (E)
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Por lo tanto, la prioridad será definida de la forma siguiente: Clasificación o Prioridad Alta: Cuando la actividad implica un alto grado de
severidad, probabilidad y riesgo durante su ejecución. La puntuación está dentro del rango de 75 a 125.
Clasificación o Prioridad Media: Cuando la actividad implica un moderado grado de
severidad, probabilidad y riesgo durante su ejecución. La puntuación está dentro del rango 27 a 74.
Clasificación o Prioridad Baja: Cuando la actividad implica un bajo grado de
severidad, probabilidad y riesgo durante su ejecución. La puntuación está dentro del rango 1 a 26.
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8. FORMATO DO-DIS-04
Una vez que se ha definido la prioridad para elaborar los procedimientos de las actividades enlistadas, pasaremos a definir el Tipo de Permiso Para Trabajo con riego y sus categorías de cada una de las actividades utilizando el Formato DO-DIS-04. El Formato DO-DIS-04, te permite elegir el permiso para trabajo con riesgo, ya sea clase A o clase B de acuerdo a sus categorías; si la actividad lo requiere.
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9. FORMATO DO-DIS-05
Ahora haremos el catálogo de Materiales y/o Refacciones, Herramientas y Equipos necesarios para realizar cada una de las actividades enlistadas utilizando el Formato DO-DIS-05. El Formato DO-DIS-05 te permite registrar las herramientas, equipo, materiales y/o refacciones que se requieran para realizar la actividad.
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10. FORMATO DO-DIS-06 A continuación haremos uso del Formato DO-DIS-06 para integrar los procedimientos requeridos por área. Te permite registrar los procedimientos disponibles y los programados en un área determinada.
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11. FORMATO DO-DIS-07 Vamos a usar ahora el Formato DO-DIS-07 para integrar los procedimientos requeridos por Centro de Trabajo. El Formato DO-DIS-07 te permite registrar los procedimientos requeridos, disponibles y programados por Centro de Trabajo.
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12. FORMATO DO-DIS-08 A continuación veremos, el Formato para Programar la Elaboración de Procedimientos Requeridos por Área, en el Formato DO-DIS-08. El Formato DO-DIS-08 te permite registrar el nombre del supervisor, clave del procedimiento (en caso de que se cuente con ella), nombre del procedimiento y los meses en los cuales se programa su elaboración.
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13. FORMATO DO-DIS-09 Por último presentaremos el formato DO-DIS-09 utilizado para llevar a cabo, la lista de verificación para auditar la disponibilidad de procedimientos. El formato DO-DIS-09 te permite comprobar la adecuada ejecución de “Disponibilidad”, a fin de que conozcas tu avance en la aplicación de esta etapa.
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14. RESUMEN El propósito de la etapa de Disponibilidad de Procedimientos, es asegurar que todos los procedimientos que son requeridos para las actividades, estén disponibles y accesible. Para ello, se deben cubrir los siguientes objetivos:
- Tener una adecuada cobertura de procedimientos, para cada una de las actividades que lo requieran.
- Contar con información correcta y consistente, en todas las áreas y/o departamentos. - Definir claramente prioridades, sobre la base del riesgo e impacto que tengas los
procedimientos, para establecer criterios de revisión. Tales objetivos se cumplen, mediante la aplicación de 9 herramientas que a continuación se describen.
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15. HERRAMIENTAS
- Listado de las actividades que realizamos (DO-DIS-01). - Cuestionario de evaluación de las actividades para saber su requieren o no
procedimiento por escrito (DO-DIS-02). - Criterios para definir la prioridad en la elaboración de procedimientos (DO-DIS-03). - Seleccionar el Tipos y las Categorías del Sistema de Permisos Para Trabajo con
Riesgo de cada una de las actividades (DO-DIS-04). - Elaboración de catálogo de Materiales y/o Refacciones, Herramientas y Equipo
necesarios para cada una de las actividades (DO-DIS-05). - Inventario de procedimientos requeridos por área (DO-DIS-06). - Inventario de procedimientos requeridos por Centro de Trabajo (DO-DIS-07). - Programa de Elaboración de procedimientos requeridos por área (DO-DIS-08). - Lista de verificación para auditar disponibilidad de procedimientos (DO-DIS-09).
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16. GUÍA PARA EL CONTROL DEL RESGUARDO Y CAMBIOS EN LOS PROCEDIMIENTOS El objetivo de la guía, es establecer un control para custodia de procedimientos originales y realizar cambios en los mismos. En la etapa de Disponibilidad del Proceso de Disciplina Operativa, se debe considerar la importancia de mantener un resguardo adecuado de los procedimientos originales que asegure que ninguna persona que no este autorizada, pueda modificar o alterar un procedimiento de un área específica. De esta manera, se podrán realizar los cambios necesarios bajo un control y registro estrictos.
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17. GUÍA PARA ESTABLECER UN CONTROL EN LA CUSTODIA DE PROCEDIMIENTOS ORIGINALES Y REALIZAR CAMBIOS EN LOS MISMOS (Lista de Referencia) Procedimiento para Elaborar Procedimientos e Instructivos de Trabajo en Pemex Exploración y Producción (Clave: PG-NO-OP-001-2007, Versión Tercera). Procedimiento para la Recepción, Resguardo y Distribución de Documentos y Registros Relacionados con la Seguridad, Protección Ambiental, Salud Ocupacional e Integridad de las instalaciones. (Clave: 200-27800-AD-110-0003, Versión Primera). Sugerencia.- Elaborar en el servidor del Centro de Trabajo, una base de datos que contengan los procedimientos autorizados, consultables e imprimibles, pero no modificables.
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18. FORMATO PARA SOLICTAR LA ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Este formato, es un apoyo en el trámite de solicitud de actualización de un procedimiento.
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19. GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO PARA SOLICITAR LA ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1. Escribir el nombre del área que solicita la actualización de un procedimiento identificado en el SIMAN
2. Escribir el nombre, cargo, teléfono y extensión de la persona que realiza la solicitud
de actualización del procedimiento.
3. Escribir en forma concreta el nombre y clave del procedimiento del que se solicita su actualización.
4. Escribir en forma resumida y clara el propósito de la actualización.
5. Establecer el ámbito de aplicación del procedimiento que se propone actualizar
6. Indicar los temas que son necesarios actualizarse o modificarse en el proceso
existente.
