90

Proceso de la Integración

Una de las funciones más importantes que el administrador realiza es la

asignación de recursos, no tanto de manera directa, sino a través de las

unidades que realizan la función humana, material, de innovación tecnológica y

financiera.

Nuestro interés en explicar esta función dentro de nuestro modelo de proceso

administrativo, es sensibilizar al administrador del apoyo que brinda la

integración por medio de las unidades administrativas que de forma directa

autorizan, obtienen y distribuyen los recursos de cualquier índole que el

administrador les solicita.

2.6.4 Dirección Concepto y Naturaleza58

Esta etapa del proceso administrativo es trascendental para el éxito de toda

organización, ya que implica la consecución de una forma determinada de

comportamiento por parte del recurso humano que integra la empresa, de tal

manera que todo el personal realice una contribución real a los propósitos de la

institución, y exige de quienes la dirigen un adecuado ejercicio del liderazgo, el

establecimiento de un sistema de comunicación oportuno que posibilite a todo

el personal el trabajo en equipo y la coordinación de todos sus esfuerzos.

Para que una empresa triunfe, no basta que se hayan establecido lineamientos

perfectos a través de la planeación, se haya delineado una estructura

organizacional adecuada, se hayan obtenido los mejores recursos tanto

humanos como técnicos, materiales o monetarios, es necesario llevar a la

práctica las decisiones asumidas en las etapas de la planeación y la

organización, así como lograr que el personal contratado realice su máximo

esfuerzo y aproveche adecuadamente los demás recursos organizacionales;

58 Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004

91

todo ello se realiza en esta etapa del proceso administrativo llamado dirección.

La acción de dirigir gente en todo organismo es una función básica y de gran

trascendencia, por lo que algunos consideran que la dirección y administración

son la misma cosa. Esto se piensa en gran parte porque al dirigir es cuando

más se ejercen representativamente las funciones administrativas. A esta etapa

se le ha denominado de diversas formas:

Fayol la denominó mando, Terry la llamó ejecución pero cualquiera que sea su

denominación, implica influir o inducir a los subordinados a que observen

determinados comportamientos; se centra en el ejercicio del mando sobre el

personal de la empresa, para que coopere en la consecución de los objetivos,

para ello intenta motivar a ese personal a dar los más altos niveles de

desempeño.

Por ello conceptuamos a la dirección como el conjunto de relaciones

interpersonales en evolución continua, por las que el dirigente de un grupo

busca guiar los esfuerzos y auspiciar la motivación de sus colaboradores, a fin

de que sus actitudes y aptitudes se orienten al logro de los objetivos de la

institución.

La importancia de la dirección radica en:

• Que pone en marcha los lineamientos establecidos en la planeación y la

organización. Sin acción, todos esos lineamientos se convertirían en meros

sueños.

• A través de ella se logran las conductas más deseables por parte de los

miembros de la organización.

• Una dirección eficiente repercute directamente en la productividad de la

empresa.

• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, en la calidad de los productos

y servicio que se ofrecen a la comunidad y, por último, en la calidad de vida

92

laboral de todos los que integran una organización.

• Las personas y su dirección son el factor diferencial más importante en las

empresas de hoy, y su gestión se ha convertido en el principal factor capaz

de generar ventajas competitivas.

Principios de la Dirección

Coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se

encamine al logro de los objetivos generales de la empresa. Estos sólo

podrán alcanzarse si el personal se interesa en ellos, y se facilitarán si

sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al

conseguir las metas de la organización y si éstas no se contraponen a

su autorrealización.

Impersonalidad de mando. El ejercicio de una autoridad surge como

una necesidad de la organización para obtener resultados; no de la

voluntad personal o arbitraria.

De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que

debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución

de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de

comunicación establecidos en la organización formal, de tal manera que

al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos

correspondientes.

De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los

problemas que surjan durante la gestión administrativa en el momento

que aparezcan evitando que dichos problemas se propaguen y creen

problemas colaterales más graves.

Del aprovechamiento del conflicto. Este principio aconseja el análisis

del conflicto y aprovechamiento mediante el establecimiento de opciones

distintas a las que aparentemente puedan existir.

93

2.6.5 Control Naturaleza y Fundamentos 59

Esta función administrativa es, en muchas ocasiones, poco apreciada porque se

le atribuye un carácter negativo y de restricción, como la brida que sujeta a un

caballo. Sin embargo, en la administración, al control no debe atribuírsele este

sentido restrictivo.

En lugar de ello, debe considerársele como el instrumento apropiado para

alcanzar la mejora continua de las operaciones, ya que su esencia es verificar si

las actividades de la empresa están o no alcanzando los resultados esperados,

verificar que se siga el proceso hacia los objetivos organizacionales,

restableciendo el curso si éstos cambian, identificar las afectaciones del

ambiente a los planes por su alta variabilidad y para adaptarse a las

condiciones variantes y, en su caso, corregir las desviaciones.

Al asumir las medidas correctivas a consecuencia del proceso del control, se

está replaneando, reorganizando y redirigiendo. El control es, de esta manera,

la función administrativa que señala los errores incurridos en las otras

funciones. Si una organización mantiene un proceso continuo de control,

normalmente los errores se notan a tiempo y pueden tomarse las medidas para

corregirlos antes de que ocurra algún daño serio para la organización.

Esto nos permite señalar que el control se realiza en todo momento de las

actividades de una empresa. Cuando se planea la realización de un proyecto o

al iniciar el proceso de planeación para el siguiente ejercicio, los directivos

deben prever las circunstancias (tanto externas como internas) que se pueden

presentar y que pueden alterar la realización de dichos planes, y desde ese

momento determinar las medidas que se consideren pertinentes para con-

trarrestar su influencia; cuando esto sucede, se dice que se ejerce un control

preventivo.

59 Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, Año 2004

94

Importancia del Control Se basa en los siguientes puntos que establece medidas para corregir las

actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

• Se aplica a todo: a los objetos, a las personas y a las acciones.

• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar

desviaciones, para no se vuelvan a presentar en el futuro.

• Localiza los sectores responsables de la administración, desde el

momento en que se establecen las medidas correctivas.

• Proporciona datos acerca del estatus de la ejecución de los planes, lo

que sirve como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Principios del Control:60

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los

objetivos; el control no es un fin; Sino un medio para alcanzar los

objetivos.

De equilibrio: A cada grupo debe proporcionarse el grado de control

correspondiente.

Del diseño: Los sistemas de control efectivos son diseñados para ser

económicos en su administración y para reflejar la estructura

administrativa. Tales sistemas deben proveer a la gerencia de

información oportuna, estratégica y descriptiva de las tendencias

operativas.

De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las

actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costos y

tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas

requieren control.

De actitud: Para controlar en forma eficaz, el administrador debe tener

60 Administración una Perspectiva Global, Autor: Harodl Koontz, Mc Graw Hill, 11ª. Ed. , Año 1998

95

disposición de administrar el plan al punto de llevarlo hasta la realidad y

dedicar tiempo para comparar los resultados obtenidos contra los

deseados; más que dedicarse a alguna de las fases del proyecto mismo.

El control es el brazo derecho de la planeación: La planeación y el

control se encuentran intrincadamente unidos. Cuanto más bien definido

y bien pensado sea un plan, conducirá automáticamente a un sistema

más eficaz de control. FIGURA No.11

Fases del Proceso básico de Control Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004

Cualquiera que sea el objeto del control, el proceso básico de control implica

tres grandes pasos:

1. Establecimiento de normas o estándares de rendimiento.

2. Ni edición del desempeño real y comparación con las normas y

estándares establecidos.

3. Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.

Establecimiento de normas y estándares ya se ha señalado que la planeación y

el control son funciones administrativas que se realizan conjuntamente. Cuando

se establecen los resultados que se esperan y deben alcanzar (objetivos),

cuando se determinan los criterios que han de seguirse en las decisiones

cotidianas (políticas), cuando se señalan las conductas que deben tener los

miembros de la empresa (reglas), cuando se determina la secuencia ideal y

más apropiada para realizar las actividades así como los tiempos en que han de

96

realizarse (procedimientos y programas), cuando se determinan los recursos

que se han de utilizar a través de los presupuestos, los directivos de la empresa

definen los niveles de desempeño apropiados para la empresa. Sin embargo,

es necesario poner en operación todos estos planes en forma más precisa, lo

que hace necesario el establecimiento de estándares, a continuación se

presenta un esquema:

FIGURA No.12

Establecimiento de Estándares

Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004

Cuando se compara lo real con lo planeado, se pueden presentar las siguientes

alternativas:

• Que lo planeado y lo real sean coincidentes.

• Que lo planeado supere al resultado real.

• Que lo planeado sea inferior a los resultados logrados.

Corrección de desviaciones. La corrección de desviaciones es el punto donde

el control realiza el proceso cíclico de la administración, ya que al corregir las

desviaciones se reinicia el proceso administrativo, es decir, los directivos

deberán planear nuevamente. Los administradores pueden corregir

desviaciones rediseñado sus planes o modificando sus metas.

97

Algunos requisitos del proceso de control son:

• Contar con objetivos y estándares que sean estables.

• Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.

• Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación

con los objetivos. Tomando en cuenta que un sistema de control por sí

solo no contribuye a la eficiencia.

• Evaluar la efectividad de los controles (eliminando aquellos que no

sirvan; simplificando, combinándolos para perfeccionarlos).

• El control o los sistemas de control deben vincularse con las metas que

la organización desea alcanzar.

• Un control o sistema de control integro comprende todas las conductas y

metas deseadas.

A continuación se mencionan algunas características de un control eficaz

Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar las

desviaciones de inmediato, pero es ideal que las descubra antes de que

ocurran.

Flexibilidad. Cualquier sistema de control debe responder a las

situaciones cambiantes de la organización.

Económico. Controlar de manera excesiva puede significar más costos.

Adaptación a la organización. Los controles deben ser diseñados a la

medida de la organización.

Control directo. Cualquier sistema de control debe ser diseñado para

mantener contacto directo entre la persona que controla y la que es

controlada.

2.7 Areas Funcionales de la empresa

La actividad de una empresa no depende del éxito del área funcional

especifica; sino del ejerció de una coordinación balanceada entre las etapas del

98

proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las

principales áreas funcionales.

Operaciones. Busca el incremento de la eficiencia, la reducción de

costos y el mejoramiento de la calidad del servicio, incluye los siguientes:

1. Control de inventarios: Productos.

2. Control de calidad: porcentaje de artículos defectuosos, de

devoluciones.

3. Sistema de tiempos y métodos de operación: tiempos y

movimientos, programas de abastecimiento

4. Control de desperdicios: máximos y mínimos tolerables.

5. Control de mantenimiento y conservación: programación y su costo.

6. Control de compras: selección adecuada de proveedores,

comprobaciones de precios. CUADRO No.13

AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Control de Operaciones - control de inventarios - Control de calidad - Sist. De tiempos y métodos de operación - Control de compras Control de Mercadotecnia Control por Áreas Funcionales Control de Recursos Humanos Control Contable y Financiero Control General

Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004

Mercadeo y Ventas. Se refiere a la evaluación de la eficiencia de las

funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al

consumidor. Cubre aspectos como la efectividad del grupo de ventas y

99

de las campañas publicitarias, por medio de la realización de encuestas;

es de vital importancia para el control de la empresa en general. Esta

incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y

área territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado.

CUADRO No.14

AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Control de Operaciones Control de Mercadotecnia - Investigación y desarrollo

- Desarrollo de productos - Publicidad y desarrollo - Por el precio de articulo - Por cliente - Por territorios - Por vendedores - Por inventario

Control por Áreas Funcionales Control de Recursos Humanos

Control Contable y Financiero

Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004

Recursos Humanos. Los Recursos Humanos son todas aquellas

personas que integran o forman parte de una organización. El objeto del

Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo

humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los

objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de

reclutamiento, selección, capacitación, y desarrollo del empleado.

100

CUADRO No.15

AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Control de Operaciones

Control de Mercadotecnia

Control de Recursos Humanos - Control de Asist. y puntualidad - Valuación de puestos - Auditoria de RH - Registro de sanciones - Evaluación desempeño - Capacitación - Evaluación de reclutamiento - Selección de personal

Control Contable y Financiero

Control General

Control por Áreas Funcionales

Fuente: Administración, Autor: Javier Benavides, Mc Grae Hill, año 2004

Contable y Financiero. Ninguna empresa por pequeña que sea, puede

operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y

fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados

terminado periodo.

Así mismo el control financiero proporciona información acerca de la

situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos

monetarios de los recursos que la integran.

La importancia es esta función, es que ya toda empresa trabaja con

base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la

obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el

funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios

económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el

objeto de que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene

101

implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los

recursos financieros.

Tesorería: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo,

tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital,

obtención de recursos, dirección de actividades de créditos y cobranza,

manejo de la cartera de inversiones.

Contraloría: El contralor es el que realiza por lo común las actividades

contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoria interna,

procesamientos de datos y estadísticas, contabilidad financiera y de

costos.

Control General. Una de las graves ventajas del control general es que

permite, en las diferentes áreas administrativas de la empresa, evaluar

las ejecuciones a nivel general, a fin de determinar la acción necesaria.

2.8 Administración Financiera 2.8.1 Generalidades de la Administración Financiera

La administración financiera es importante en todos los tipos de empresas,

indistintamente de que sean publicas o privadas, que operen en el sector de los

servicios financieros o que sean empresas dedicadas a la manufactura.

Los tipos de tareas que se encuentran en los trabajos de la administración

financiera van desde la toma de decisiones relacionadas con las expansiones

de las plantas hasta las elecciones sobre los tipos de valores que deberán

emitirse para financiar la expansión.

Los administradores también tienen la responsabilidad de decidir bajo que

términos de créditos podrá hacer sus compras; la cantidad de inventario que

deberá mantener la empresa; la cantidad de fondos en efectivo que deberá

102

tenerse a la mano; si deben adquirirse otras empresas (análisis fusiones), y que

cantidad de utilidad deberá reinvertirse en el negocio o pagarse como

dividendos. Independientemente de cual sea el campo de especialización al que

uno se dedique, deberá tenerse un conocimiento general de todas las áreas

Inversión. Las tres principales funciones que se desempeñan en el área

de inversión son:

• Ventas

• Análisis de valores individuales

• Determinación de la mezcla optima de valores para un inversionista

determinado.

2.8.2 Antecedentes de la Administración Financiera en el siglo xx La administración financiera surgió a principios de la década de 1900, y la

mayor importancia se otorgaba a los aspectos legales de las fusiones, a la

formación de nuevas empresas y a los diversos tipos de valores que podían

emitir los negocios para obtener fondos. Esta fue una época en que la

industrialización invadía Estados Unidos era considerado como “poderoso”, por

lo que se realizaron muchas adquisiciones empresariales y fusiones para crear

corporaciones de gran tamaño.

Sin embargo durante la era de la Depresión observada en la década de los

años treinta, un numero sin precedente de fracasos de negocios ocasiono que

la importancia financiera se desplazara de la quiebra y la reorganización hacia

la liquidez corporativa y la regulación de los mercados de valores.

Durante la década de los años cuarenta y a principios de la década de los

cincuenta, las finanzas se enseñaban como un campo descriptivo de tipo

institucional.

103

Durante la década de los sesenta surgió un movimiento hacia el análisis teórico,

y el foco de atención cambio hacia las decisiones relacionadas con la elección

de los activos y los pasivos necesarios para maximizar el valor de la empresa.

En la década de los ochenta sé amplio también:

• La inflación y sus efectos sobre las decisiones de negocio

• La desregulación de las instituciones financieras y las tendencias que

ello genero hacia la constitución de compañías de servicios financieros

de gran tamaño y ampliamente diversificadas

• El notorio incremento del empleo de computadoras tanto para el análisis

como para la transferencia electrónica de información

• El incremento de la importancia de los mercados globales y las

operaciones de negocios

• Las innovaciones de los productos financieros ofrecidos a los

inversionistas.

2.8.3 Importancia de la Administración Financiera En épocas anteriores, el gerente de marketing era quien proyectaba las ventas;

el personal del área de ingeniería y producción se encargaba de determinar que

activos eran necesarios para satisfacer esas demandas, mientras que el trabajo

del administrador financiero solo consistía en obtener el dinero que se

necesitaba para comprar la planta, el equipo y los inventarios necesarios.

Esta situación en la actualidad ya no existe, hoy en día las decisiones se toman

de una manera mucho más coordinada, por lo que el administrado financiero

tiene, por lo general, una responsabilidad directa sobre el proceso de control.

Por tanto existen implicaciones financieras en casi todas las decisiones de

negocios, por lo que los ejecutivos de otras áreas deben poseer un acervo

suficiente de conocimientos financieros para considerar estas implicaciones

dentro de sus propios análisis especializados.

104

Responsabilidades del Administrador Financiero La tarea del administrador financiero es tomar las decisiones relacionadas con

la obtención y el uso de fondos para el mayor beneficio de la empresa. A

continuación, se describe algunas actividades.

1. Preparación de pronósticos y plantación. El administrador financiero

debe interactuar con otros ejecutivos cuando estos miran hacia el futuro

y establecen los planes que darán forma a la posición futura de la

empresa

2. Decisiones mayores de financiamiento e inversión. Por lo general,

una empresa exitosa muestra un rápido crecimiento de ventas, que

requieren que se realicen inversiones en planta, equipo e inventario. El

administrador financiero debe ayudar a de terminar la tasa óptima de

crecimiento de ventas, así como a tomar decisiones acerca de los activos

específicos que deberán adquirirse y la mejor forma de financiar esos

activos.

3. Coordinación y control. El administrador financiero debe interactuar

con otros ejecutivos para asegurar que la empresa sea administrada de

la manera más eficiente posible. Todas las decisiones de negocios tienen

implicaciones financieras, y todos los administradores financieros o d otro

tipo necesitan tenerlo en cuenta. 4. Forma de tratar con los mercados financieros. El administrador

financiero debe tratar con los mercados de dinero y capitales. Los

administradores financieros toman decisiones acerca de cuales activos

deberán adquirir sus empresas, la forma en la que estos activos deberán

ser financiados y de que manera deberán administrarse los recursos

actuales de la empresa. Si estas responsabilidades son desempeñadas

de manera optima, los administradores financieros ayudaran a maximizar

los valores de sus empresas, lo cual también maximizara el bienestar a

largo plazo de los clientes de la compañía o quienes trabajen para ella,

así como a la comunidad en la que se encuentra la empresa.

105

Aspectos importantes que deben considerar los Administradores Financieros.

La Globalización de los Negocios Existen factores que determinan que la tendencia hacia la Globalización sea

obligatoria para un gran número de empresas:

1. Las mejoras del transporte y las comunicaciones han disminuido los

costos de los embarques y facilitan el comercio internacional.

2. A medida que la tecnología a avanzado mas y mas, el costo de los

desarrollo de nuevos productos se ha incrementado y, a medida que

aumenten los costos de desarrollo, también aumentaran las ventas

unitarias si la empresa desea ser competitiva.

3. En un mundo poblado de empresas multinacionales que tienen

capacidad para cambiar la producción a cualquier costos que sean mas

bajos, una empresa cuyas operaciones de manufactura se restrinjan a

un país no podrá competir a menos de que los costos de su país de

origen sean mas bajos, condiciones que no necesariamente existen en el

caso de un gran numero de corporaciones.

Tecnología de la Información La mayoría de las compañías de gran tamaño tienen redes de computadoras

personales conectadas entre si con las propias computadoras centrales de la

empresa y con las computadoras de sus clientes y su proveedores.

A medida que ingresamos al nuevo milenio, veremos avances continuos en el

uso de la tecnología electrónica para la administración financiera, la cual

revolucionara la manera de cómo se toma las decisiones financieras, del mismo

modo que ha sucedido en el pasado. Un resultado de esta “revolución

electrónica” que hemos visto durante las dos últimas décadas, es el incremento

106

en el uso del análisis cuantitativo por medio de modelos de computadora para la

toma de decisiones financieras.

Por consiguiente, es obvio que la siguiente generación de administradores

requerida de mayores habilidades tanto cuantitativas como operativas de las

computadoras, en comparación con las que se necesitaban en el pasado.

3. TOMA DE DECISIONES.

3.1 Generalidades de la toma de decisiones. La economía en la gran mayoría de los países latinoamericanos con bases

financieras bien fundamentadas está equilibrada bajo una red de importantes

decisiones financieras. No puede decirse que existe un plan hasta que se haya

tomado una decisión; un compromiso de recursos, dirección y reputación.

Antes de todo eso se tienen estudios de dirección, los gerentes ven a veces en

la toma de decisiones como su trabajo central porque deben escoger

continuamente lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuando y donde se

hará, sin embargo la toma de decisiones es solamente un paso en el proceso

de la planeación. También es parte de la vida cotidiana de todos, un curso de

acción raras veces puede juzgarse en forma aislada ya que prácticamente cada

decisión debe ir unida a varios planes.

3.2 Concepto de la toma de decisiones La toma de decisiones se define como seleccionar entre alternativas un curso

de acción; se encuentra en el núcleo de la planeación.

La organización es considerada como un sistema de decisiones, en donde la

gente participa de forma consciente y racional, escogiendo y decidiendo entre

alternativas más o menos racionales de aquellas que le son presentadas.

107

3.3 Elementos de la Toma de Decisiones:

AGENTE DECISORIO OBJETIVOS GUSTOS O PREFERENCIAS ESTRATEGIAS SITUACION LOGROS Y RESULTADOS

Agente Decisorio: Es aquella persona que selecciona la opción entre

varias alternativas o ideas de acción.

Objetivos: Son las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con

sus acciones.

Gustos y/o Preferencias: Son los criterios que el agente decisorio utiliza

para poder escoger.

Estrategias: Es el curso de acción que el agente decisorio escoge para

alcanzar mejor sus metas y/o objetivos. Toda estrategia depende de los

recursos que se disponga.

Situación: Son los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio,

muchos de los cuales, están fuera de su control.

Logros y Resultados: Es la secuencia o resultante de una estrategia.

3.4 Proceso de la Toma de Decisiones:

108

CUADRO No.16

Pasos en el Proceso de la Toma de Decisiones.61

Casi sie

sola form

Una vez

selecció

Cuando

3.5 ReqHay que

Estable

rendimie

Se deb

organiza

otros; y

Se deb

proveed

3.6 Clas

61 Administra

Desarrollo de Alternativas.

mpre hay alternativas que se pueden utilizar en la toma de decisiones, de hecho parece haber una

a de hacer las cosas, muy probablemente sea una manera equivocada.

Evaluación de Alternativas.

se han encontrado las alternativas el paso siguiente en la planeación consiste en la evaluación y

n de aquellas alternativas que contribuyan a lograr la obtención de una meta.

Selección de alternativas.

se seleccionan alternativas, los gerentes pueden utilizan tres métodos básicos:

Experiencia: la experiencia desempeña la parte más importante dentro de la toma de decisiones.

Los gerentes experimentados creen a menudo sin darse cuenta, que las cosas se han logrado

con éxito.

Experimentación: indica una forma obvia de escoger entre alternativas es probar una de ellas a

ver que pasa.

Investigación y Análisis. Es una de las técnicas más eficientes para seleccionar alternativas

cuando están en juego las decisiones importantes, significa resolver un problema al

comprenderlo primero.

uisitos para la Toma de Decisiones: definir bien cuales son las restricciones y las limitaciones.

cer una relación costo - beneficio, especificando los más mínimos

ntos que se esperan.

en conocer los factores internos formales de la organización: Cultura,

ciones, manuales, políticas, estructura, recursos disponibles, entre

los informales como: políticas implícitas, hábitos, experiencia.

en conocer los factores externos de la organización clientes,

ores, economía, competencia.

ificación de las Tomas de decisiones:

ción, Autor: Harold Koontz,, Editorial McGraw-Hill; 9ª.Ed, Año 1991.

109

Existen seis tipos de decisiones, las cuales son: FIGURA No.17

Fuente: Aportación del Grupo

Individuales: Este tipo de decisiones se da cuando existe un

problema que es Fácil de resolver. Quien realiza el esfuerzo es

una sola persona.

Gerenciales: Son aquellas decisiones que toma el alto nivel

gerencial. Son importantes y se buscará orientación, asesoría y

evaluación en cada paso del proceso.

En condiciones de incertidumbre: Cuando existe falta de

información, escasez de datos, falta confiabilidad de los datos y se

ignoran las probabilidades de los datos.

Programables: Son tomadas como un hábito, regla o

procedimiento. Este tipo de decisiones se aplican a problemas

estructurados, rutinarios y repetitivos.

No programables: Se usan en situaciones no estructuradas,

novedosas y mal definidas de una naturaleza no recurrente.

CLASIFICACION

DE LA TOMA DE

DECISIONES

En condiciones de certidumbre: Son aquellas que se toman con

certeza acerca de lo que sucederá, ya que se cuenta con

información exacta, medíble, confiable y se conocen las

relaciones de causa-efecto.

3.7 Importancia de la Toma de Decisiones. La toma de decisiones: Es una de las responsabilidad fundamentales de la

organización, puede incluir la participación de los subalternos, ayuda a la

organización a aprender, Incluye: La adquisición de información acerca de la

organización y el medio ambiente externo, la detección de limitaciones o

discrepancias en la conducta, el rendimiento esperado, el análisis de eventos y

alternativas, y la implantación de nuevos cursos de acción.

3.8 Implicaciones en la Toma de Decisiones. Al describir los pasos en la planeación, en realidad se esta considerando la

toma de decisiones como una parte principal de la planeación. Una vez

conocidas la oportunidad y las metas, el núcleo de la planeación forman el

proceso de la planeación, así el contexto conduce a la toma de decisión que

110

puede considerar: a) Formulación de premisas; tales como: Identificación de

alternativas, Evaluación de las alternativas en términos de la meta búsqueda y

Tomar una decisión. Se dice con frecuencia que la toma de decisiones debe ser

racional, por lo cual podemos definir la siguiente clasificación:

Racionalidad Limitada: Un gerente debe conformarse con la

racionalidad limitada, en otras palabras las limitaciones de tiempo,

información y certidumbre limitan racionalidad aunque un gerente intente

honestamente ser completamente racional. Se debe de tener la

suficiente información del problema en un ambiente concreto para poder

analizarlo y evaluarlo, el criterio que orienta la decisión es la eficiencia.

Esta se logra maximizando resultados con el mínimo de recursos.

Relatividad de las decisiones: Al escoger una alternativa cualquiera,

implica la renuncia de las demás y la creación de nuevas situaciones y

alternativas en el tiempo.

Jerarquización de las decisiones: El comportamiento es planeado

siempre que es guiado por objetivos y es racional cuando selecciona las

alternativas más adecuadas para lograr los objetivos; siendo estos

buscados a través de las acciones de las personas y obedece entre sí a

una jerarquía, en donde un nivel cualquiera es un fin de relación con el

nivel más bajo y medio con los de orden superior.

Racionalidad administrativa: Implica la utilización de técnicas que

facilitan la aplicación del trabajo organizado, la selección y determinación

de los cursos de acción más adecuados en la comunicación de las

personas.

Influencia organizacional: La facultad que tienen los participantes para

decidir independientemente sobre ciertos asuntos es sustituido por la

organización, pues esta les establece: División de tareas, estándares de

desempeño, sistemas de autoridad canales de comunicación,

entrenamiento y adoctrinamiento.

111

3.9 Los modelos de la Toma de decisión. Los modelos de la toma de

decisión se pueden clasificar así: CUADRO No.18

MODELOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

El modelo racional

Este modelo se sustenta en la observación de ciertas regularidades que se presentan en la naturaleza. Este modelo es muy criticado desde diversas ópticas (por caracterizar a los seres humanos con una racionalidad ilimitada).

El modelo organizacional

Supone, en un primer momento, que existen niveles de heterogeneidad de valores, y por lo tanto, de preferencias. Los decidores en consecuencia tienen visiones distintas del mundo. Otro supuesto es que los decidores no poseen la información completa de la realidad.

El modelo político

Este se caracteriza por su contenido empírico y su énfasis en lo descriptivo. Lo que preocupa a sus teóricos (Lindblom, 1970; Allison, 1971) es ¿cómo se toman las decisiones en la realidad? Ellos critican al modelo racional, y lo consideran como no aplicable en la realidad.

El modelo de la no decisión (racional)

Parte de la concepción tradicional de la decisión desarrollada por un individuo concreto, para el cual nada es imposible. Y de un mundo donde todas las decisiones se mueven dentro del ámbito de la libertad. Para quienes postulan este modelo a libertad es un elemento poderoso que ni las teorías metodológicas actuales han podido derrumbar.

El caos en la toma de decisiones La teoría del caos en la toma de decisiones se orienta al establecimiento e interpretación de diversos fenómenos económico-sociales con la pretenciosa finalidad de entender y predecir a través de modelos matemáticos los escenarios posibles en función de ciertos valores de las variables que intervienen en el fenómeno. El uso más difundido se encuentra en los ámbitos económico y financiero.

El modelo de los "Cestos o botes de Basura" Surge de los procesos de simulación realizados por computadora del proceso decisorio. De los resultados obtenidos de este programa los autores (Cohen y otros, 1972) realizaron un estudio estadístico que proporciono resultados necesarios para su instrumentación de los cuales obtuvieron seis hipótesis explicativas que se relacionan a continuación. Hipótesis 1. Las decisiones que toman los participantes se hacen, principalmente, en dos sentidos: 1) Sin considerar el problema o conjunto de problemas que se estén afectando, lo que deriva en una "decisión por omisión"; o bien, 2) Los problemas se asocian a ciertas decisiones en tanto no exista una mejor alternativa, lo que supone una decisión contingente. Hipótesis 2. Los participantes como los problemas y las soluciones varían de situación en situación; varían con el estado de naturaleza del sistema, en otras palabras las variables del proceso decisorio carecen de memoria. Hipótesis 3. El resultado que tenga una decisión esta en función del tiempo de que se disponga, la situación contextual en el cual se desarrolla el proceso decisorio, los problemas que se estén enfrentando en ese momento y de la disponibilidad que tienen los participantes para atender su solución. Hipótesis 4. Los problemas señalados tienen la misma prioridad en las situaciones de decisión. Hipótesis 5. Las decisiones consideradas como "no importantes" son las que, generalmente, resuelven más problemas. Hipótesis 6. La toma de decisiones (sea por omisión, contingencial o por resolución expresa) tiende a ser más eficaz cuando no se le considera como importante.

Modelo del Aprendizaje Organizacional Este modelo fue sugerido por Peter Senge, que se especializa en construir el sistema de aprendizaje de las organizaciones. Sus ideas están condensadas en su libro The Fifth Discipline (La quinta disciplina). La idea fundamental que esta detrás del aprendizaje organizacional es que lo considera como un producto resultante de la combinación de los valores de aprendizaje individual y colectivo. El reto que Senge observa para los negocios es el enfrentar a la era de la información, mediante cambios constantes.

112

Hay diversas técnicas modernas para mejorar la calidad de la toma de

decisiones en las condiciones normales de incertidumbre. Entre las más

importantes podemos mencionar las siguientes:

Análisis de riesgo: a todas las personas inteligentes que toman

decisiones en condiciones de incertidumbre les gusta conocer la

magnitud y naturaleza del riesgo que corren al escoger un curso de

acción.

Arboles de decisión: indica una de las mejores maneras de analizar

una decisión y consiste en usar los llamados árboles de decisión, trazan

una forma de “árbol” los puntos de decisión, los sucesos fortuitos y las

probabilidades de los diversos cursos que podrían seguirse.

Teoría de la preferencia o de la utilidad: se basa en la noción de que

variarán las actitudes individuales hacia el riesgo, ya que algunas

personas estarán dispuestas sólo a correr riesgos menores que los

indicados por las probabilidades y otras desean correr mayores riesgos.

3.11 Toma de Decisiones de Inversiones Financieras

De manera general se puede señalar que en las organizaciones es necesario

tomar diferentes decisiones, sean estas sencillas o complejas en cuanto a la

cantidad de información, recursos involucrados y resultados esperados.

Igualmente, se puede señalar que, el elemento característico e indispensable

para la toma de una decisión, es la necesidad existente para producir algún

cambio, siempre buscando, por supuesto, un resultado mejor al logrado hasta el

momento antes de tomar la decisión.

De igual manera, es importante reconocer que en las organizaciones la

naturaleza y base para la toma de decisiones es diferente, yendo desde

decisiones intuitivas, hasta decisiones basadas en el conocimiento científico,

pasando además por el amplio rubro de otras bases decisionales: caprichosas,

imitativas, obligadas, entre otras. La tendencia, sin embargo, es cada vez más a

113

utilizar la base científica, buscando optimizar, maximizar o satisfacer los

resultados, dada la situación presentada al decidor y la influencia del contexto

donde debe decidirse.

Por otra parte, el proceso seguido para la toma de decisiones es también muy

diferente, pues va desde un proceso muy general o sencillo, hasta un proceso

sistemático, de varias etapas. Los resultados dependerán de que también se

lleve a cabo cada etapa dentro de ese proceso y de las influencias internas y

externas al mismo.

Además de decisiones en otras áreas, en las empresas es necesario tomar

decisiones financieras dentro las diferentes actividades, a corto, mediano y

largo plazo, desarrolladas en la búsqueda de sus objetivos. Tal como lo expone

W. Beranek "Estas elecciones representan combinaciones de proyectos y

fuentes de suministros de fondos.

El tomar decisiones financieras no se limita a acoplar la demanda de recursos

con la oferta de estos, sino que trata más bien de emparejar el suministro con la

demanda, de modo tal que se logre maximizar el logro de los objetivos de la

organización".

Tomar decisiones financieras supone implícitamente que existe un conjunto

bien definido de objetivos, tales como:

1. Buscar los beneficios máximos durante un período especificado.

2. Mantener un saldo de caja adecuado.

3. Mantener un nivel bajo de cambio de empleados.

4. Llegar a ser la firma principal del ramo para dentro de cinco años.

Los objetivos son también útiles para determinar el carácter y al grado de

análisis financiero.

114

3.12 Sistema de apoyo a las decisiones. El sistema de apoyo a las decisiones. Usan computadoras para facilitar el

proceso de toma de decisiones en tareas semi estructuradas. Estos sistemas

están diseñados para no reemplazar el juicio ejecutivo, sino para apoyarlo y

hacer más eficaz el proceso de la toma de decisiones.

El diseño de un sistema eficaz requiere un conocimiento profundo de la toma en

que los gerentes toman decisiones. La disponibilidad de minicomputadoras y

microcomputadoras, así como redes de comunicaciones, permiten tener acceso

y utiliza una gran cantidad de información a un bajo costo. Así los sistemas de

apoyo a las decisiones (DSS) les dan a los gerentes una herramienta

importante para la toma de decisiones bajo su propio control.

Las diferencias entre ambos tipos de sistemas se muestran a continuación: CUADRO No. 19

CUADRO COMPARATIVO DE LOS SISTEMAS MIS Y DSS

MIS (Sistema de Información Gerencial)

DSS (Sistema de Apoyo a la Toma de decisiones)

1. Se concentra en tareas estructuradas (por

ejemplo, uso de procedimientos, uso de reglas de

decisión)

1. Se concentra en tareas semi - estructuradas que

requieren juicio ejecutivo.

2. Hincapié en el almacenamiento de datos. 2. Hincapié en la manipulación de datos.

3. Con frecuencia los gerentes solo tienen acceso

indirecto a los datos.

3. Los gerentes tienen acceso directo a los datos.

4. Dependencia respecto a un experto en

computadoras.

4. Dependencia respecto al propio juicio del gerente.

5. Posiblemente el gerente debe esperar su turno

para tener acceso a los datos.

5. Acceso directo a computadora y a datos.

6. El gerente del MIS no conoce bien la naturaleza

de la decisión.

6. El gerente conoce el ambiente de la decisión.

FUENTE: Administración, Autor: Harold Koontz, Editorial McGraw-Hill; 9ª. Ed., Año 1991.

115

4. Sistema Información Geográfica (SIG).

4.1 Generalidades y Antecedentes de Sistema de Información Geográfica

Administrar, regular, controlar y planificar las acciones que se desarrollan en un

territorio determinado constituye una tarea muy compleja. En este sentido,

identificar las variables que intervienen en el proceso de administración, permite

conocer una parte del problema, paralelamente resulta imprescindible

comprender y analizar las interrelaciones que existen entre esas variables. De

este modo es posible construir no sólo el escenario de comportamiento en un

momento dado, sino simular comportamientos posibles, deseados o no, para

conducir la gestión en el sentido deseado; o en el peor de los casos, poder

reaccionar a tiempo ante situaciones imprevistas.

No es suficiente comprender el fenómeno sobre el que hay que accionar, es

necesario haber acordado un marco conceptual y metodológico que evidencie

la problemática y permita definir un rumbo, disponer de los datos necesarios

para abordar el problema, sistematizar y procesar estos datos en información

utilizable, y además, contar con las herramientas que permitan manejar y

actualizar esta información en el tiempo y el espacio pertinente.

El campo de la planeación se define principalmente desde la acción que se

anticipa a los fenómenos del entorno, por lo que la modelación se hace

indispensable. Además, hoy es necesario predecir de modo continuo, y para

esto hay que contar con tecnología digital que colabore en la realización de

modelos de situaciones para garantizar una adecuada toma de decisiones.

La tecnología de los Sistemas de Información Geográfica, constituye en este

sentido una de las herramientas mas adecuadas para el manejo de información,

ya que al usar el modelo de base de datos georrelacional se asocia un conjunto

de información gráfica en forma de planos o mapas a bases de datos digitales.

Esto, sintéticamente quiere decir que los SIG tienen como característica

principal que el manejo de la información gráfica y alfanumérica se realiza de

116

forma integrada, pudiendo abordar de este modo aspectos de alta complejidad

relacional en el tema planteado.

Disponer de esa capacidad de comprensión y manejo de la complejidad, incluye

el entendimiento de que también se ha modificado la dimensión del tiempo. La

posibilidad de afrontar en forma dinámica y acelerada los fenómenos se

presenta como otro de los importantes desafíos conceptuales y prácticos. La

idea de contar con la información pertinente en el momento oportuno y en el

lugar oportuno constituye otra fuerza vital. Más aún, no sólo es importante

disponer de la estructura necesaria para la construcción, actualización y

operación integral de bases de datos y viabilidad de la información, tendiendo a

su manejo en tiempo real, sino que además, se requiere incorporar el concepto

de información en proceso, haciendo referencia a la idea de información activa;

es decir, tender a la construcción automática y veloz de información para

optimizar los modelos haciéndolos también automáticos.

Por estos motivos, relacionar los datos alfanuméricos con los gráficos es uno de

los principales desafíos técnicos. Antes, se elaboraban modelos con programas

informáticos simples que permitían arribar a resultados importantes, pero que

perdían su capacidad automática y relacional cuando había que modificar la

mínima información de algún plano o mapa; precisamente por la ausencia de

una base de datos que articulara los datos gráficos y alfanuméricos.

La construcción de modelos y programas informáticos con alta capacidad en el

manejo de los datos pueden constituirse en vehículos de socialización, no sólo

de la propia información generada, sino de las herramientas adecuadas que

faciliten que la toma de decisiones se realice en el momento adecuado con los

actores pertinentes. Indudablemente la tecnología SIG permite solucionar

amplias necesidades técnicas y al mismo tiempo, su uso ha impulsado a una

modificación estructural del accionar teórico/práctico en el planeamiento de

estas soluciones.

117

Antecedentes de los SIG

En los años 1960 y 1970 emergieron nuevas tendencias en la forma de utilizar

los mapas para la valoración de recursos y planificación. Dándose cuenta de

que las diferentes coberturas sobre la superficie de la tierra no eran

independientes entre sí, sino que guardaban algún tipo de relación, se hizo

latente la necesidad de evaluarlos de una forma integrada y multidisciplinaria.

Una manera sencilla de hacerlo era superponiendo copias transparentes de

mapas de coberturas sobre mesas iluminadas y encontrar puntos de

coincidencia en los distintos mapas de los diferentes datos descriptivos.

Luego, esta técnica se aplicó a la emergente tecnología de la informática con el

procedimiento de trazar mapas sencillos sobre una cuadricula de papel

ordinario, superponiendo los valores de esa cuadricula y utilizando la

sobreimpresión de los caracteres de la impresora por renglones para producir

tonalidades de grises adecuadas a la representación de valores estadísticos, en

lo que se conocía como sistema reticular; sin embargo, estos métodos no se

encontraban desarrollados lo suficiente y no eran aceptados por profesionales

que manejaban, producían o usaban información cartográfica.

A finales de los años 70’s el uso de computadoras progreso rápidamente en el

manejo de información cartográfica, y se afinaron muchos de los sistemas

informáticos para distintas aplicaciones cartográficas. De la misma manera, se

estaba avanzando en una serie de sectores ligados, entre ellos la topografía, la

fotogrametría y la percepción remota. En un principio, este rápido ritmo de

desarrollo provoco una gran duplicación de esfuerzos en las distintas disciplinas

relacionadas con la cartografía, pero a medida que se aumentaban los sistemas

y se adquiría experiencia, surgió la posibilidad de articular los distintos tipos de

elaboración automatizada de información espacial, reuniéndolos en verdaderos

sistemas de información geográfica para fines generales.

118

FIGURA No.20

PRESENTACION SIG

A principios de los años 80’s, los Sistemas de Información Geográfica (SIG) se

habían convertido en un modelo plenamente operativo, a medida que la

tecnología de cómputo se perfeccionaba, se hacía menos costosa y gozaba de

una mayor aceptación. Actualmente se están instalando rápidamente estos

sistemas en los organismos públicos, los laboratorios de investigación, las

instituciones académicas, la industria privada y las instalaciones militares y

públicas.

4. 2 Definición de los Sistemas de Información Geográfica62

Un sistema de información tendrá la capacidad de coleccionar, manipular y

distribuir información de suma importancia a diferentes organizaciones, Este

sistema esta basado en una base de datos y su manejo es a través de software,

que son sistemas desarrollados para necesidades específicas de una

organización, de personal, de los datos mismos, de dispositivos de capturas y

de medios de presentación y diseminación.

Un GIS (por sus siglas en ingles) es un sistema de información computarizado

que permite la captura, modelización, manipulación, recuperación, análisis y

presentación de datos referidos geográficamente. Otra manera de poder

entender mejor un GIS es a través de muestras, puede ser monitoriado,

modelado y simulado. Decisiones futuras que nos afectan a todos, tales como

62 Introducción a la Aplicación de los SIG, Vladimir, Garcia,1ª. Ed. 2001

119

planteamientos de nuevas carreteras o ciudades, estrategias agrícolas y

localización de lugares de minerales, se basan en información espacial

coleccionada, manejada de las diferentes limitaciones (exactitud y legado) y

tener diferentes herramientas para ver los datos efectivamente. En el centro de

todo GIS existe la base de datos.

Figura No. 21

ESQUEMA DE LOCALIZACION

Los datos deben ser primeramente capturados de tal forma que puedan ser

introducidos en el sistema y de allí se manejados. Estos datos son útiles

solamente en cuanto son parte de una estructura de relaciones que forman el

contexto de ellos mismos.

Este contexto está proporcionado parcialmente por modelo de datos. Algunas

aplicaciones requieren modelos de datos simples, tales como un sistema de

biblioteca; datos sobre libros, usuarios, reservaciones y préstamos son

estructuras claras. Así también existen muchas aplicaciones que piden

estructuras mucho más complejas, como un sistema climatológico global.

Definiciones Importantes. La geografía (geo = tierra; grafos = proceso de

escritura) se enfoca en la relación del hombre con la tierra. En sus trabajos,

geógrafos tratan con relaciones espaciales; relaciones que se estudian a través

120

de mapas. Estos mapas representan un retrato gráfico de relaciones espaciales

y de fenómenos en la tierra, ya sea en regiones pequeñas o a nivel global.

Sistemas de Información. Funcionalmente, un sistema de información (SI)

mejora nuestra habilidad para tomar decisiones. Un SI es definido como la

cadena de operaciones que nos toma desde planear, observar, coleccionar,

almacenar y analizar datos para obtener información durante el proceso de

toma decisiones.

Un mapa es una colección de datos almacenados y analizados en base al cuál

se tomara cierta dirección.

Un SIG se define como un conjunto de métodos, herramientas y datos que

están diseñados para actuar coordinada y lógicamente para capturar,

almacenar, analizar, transformar y presentar toda la información geográfica y de

sus atributos con el fin de satisfacer múltiples propósitos.

Los SIG son una nueva tecnología que permite gestionar y analizar la

información espacial y que surgió como resultado de la necesidad de disponer

rápidamente de información para resolver problemas y contestar a preguntas de

modo inmediato.

Existen otras muchas definiciones de SIG, algunas de ellas acentúan su

componente de base de datos, otras, su funcionalidad y otras enfatizan el

hecho de ser una herramienta de apoyo en la toma de decisiones, pero todas

coinciden en referirse a un SIG como un sistema integrado para trabajar con

información espacial, herramienta esencial para el análisis y toma de decisiones

en muchas áreas vitales para el desarrollo nacional, incluyendo la relacionada

con la infraestructura de un municipio, estado o incluso a escala nacional.

121

Aunque al leer algunas definiciones de los Sistemas de Información Geográfica

se puede pensar que es algo muy complejo, en realidad resulta sencillo de

comprender si se percibe a un SIG como un programa de cómputo, un software

con funciones específicas. En este sentido un SIG es igual que una hoja de

cálculo o un procesador de textos, solo que para el caso del SIG se tienen

programas como Arcinfo, Geomedia o Geographics, por citar solo a algunos.

En términos prácticos, la función principal de este software es contar con

cartografía, con bases de datos asociadas, con la misión principal de resolver

problemas espaciales o territoriales; es decir, un programa que permita manejar

conjuntamente la cartografía y las bases de datos alfanuméricas asociadas.

Dicho de esta manera se podría pensar en un CAD como Autocad, Microstation

u otros que permiten asociar bases de datos a los elementos del dibujo. Pero la

diferencia fundamental estriba que con un SIG es posible realizar análisis de la

cartografía para generar nueva cartografía en función de los resultados

obtenidos, además de hacer consultas más completas al poder combinar

criterios alfanuméricos y espaciales.

Otras definiciones más académicas hacen hincapié en el SIG como disciplina o

ciencia aplicada, incluyen en su formulación no solo al software sino también el

hardware, equipo técnico y filosofía de trabajo integrándolo todo de una forma

global.

Una de las más citadas es la: "un sistema de hardware, software y

procedimientos diseñados para facilitar la obtención, gestión, manipulación,

análisis, modelación y salida de datos espacialmente referenciados, para

resolver problemas complejos de planificación y gestión".

La definición del diccionario de la Association for Geographic Information (AGI)

y el Departamento de Geografía de la Universidad de Edimburgo lo explica

122

como: "un sistema de cómputo para obtener, almacenar, integrar, manipular,

analizar y representar datos relativos a la superficie terrestre".63

De estas definiciones se puede extraer que la importancia del SIG radica en

que genera las soluciones para muchos problemas que frecuentemente

requieren acceso a varios tipos de información que sólo pueden ser

relacionadas por geografía o distribución espacial.

Sólo la tecnología SIG permite almacenar y manipular información usando

geografía para analizar patrones, relaciones y tendencias en la información,

todo tendiente a contribuir a tomar mejores decisiones.

2.3 Componentes del SIG64

Figura No. 22

COMPONENTES DEL SIG

Hardware: Los SIG corren en un amplio rango de tipos de computadoras

desde equipos centralizados hasta configuraciones individuales o de red,

una organización requiere de hardware suficientemente específico para

cumplir con las necesidades de aplicación.

Software: Los programas SIG proveen las herramientas y

funcionalidades necesarias para almacenar, analizar y mostrar

información geográfica, los componentes principales del software SIG

son:

63 Tecnología de los Sistemas de Información Geográfica, Autor: Moldes, Javier F. Año (1995) España 64 http://usuarios.lycos.es/geografia2/twodescphotos.html#

123

• Sistema de manejo de base de datos.

• Una interfase gráfica de usuarios (IGU) para el fácil acceso a las

herramientas.

• Herramientas para captura y manejo de información geográfica.

• Herramientas para soporte de consultas, análisis y visualización

de datos geográficos.

Actualmente la mayoría de los proveedores de software SIG distribuyen

productos fáciles de usar y pueden reconocer información geográfica

estructurada en muchos formatos distintos.

Información: El componente más importante para un SIG es la

información. Se requiere de adecuados datos de soporte para que el SIG

pueda resolver los problemas y contestar a preguntas de la forma mas

acertada posible. La consecución de datos correctos generalmente

absorbe entre un 60 y 80% del presupuesto de implementación del SIG,

y la recolección de los datos es un proceso largo que frecuentemente

demora el desarrollo de productos que son de utilidad. Los datos

geográficos y alfanuméricos pueden obtenerse por recursos propios u

obtenerse a través de proveedores de datos. Mantener, organizar y

manejar los datos debe ser política de la organización.

Personal: Las tecnologías SIG son de valor limitado si no se cuenta con

los especialistas en manejar el sistema y desarrollar planes de

implementación del mismo. Sin el personal experto en su desarrollo, la

información se desactualiza y se maneja erróneamente, el hardware y el

software no se manipula en todo su potencial.

124

Métodos: Para que un SIG tenga una implementación exitosa debe

basarse en un buen diseño y reglas de actividad definidas, que son los

modelos y practicas operativas exclusivas en cada organización.

4.4 Funciones de Los SIG: Los programas SIG tienen una serie de funciones

diseñadas para la gestión de información geográfica: 65

• Captura, registro y almacenamiento de datos: el paso de información

analógica, en papel, a formato digital de una computadora; esto se puede

realizar de varias maneras como digitalización, vectorización, importación

y otras.

• Estructuración de datos y manipulación: creación de bases de datos, de

nueva cartografía.

• Proceso, análisis y gestión de datos: topología, consultas gráficas,

alfanuméricas, combinadas, superposición de planos e información.

• Creación de salidas: impresión de informes, graficación de planos y

publicación en diversos formatos electrónicos.

4.4.1Los Software ampliamente utilizados para elaborar el SIG:66 El

software más utilizado en los cinco continentes para el desarrollo y análisis de

la información para el SIG tenemos:

• ARC-INFO

• ARCVIEW

• INTERGRAPH

• ERDAS

4.4.2 Ventajas del SIG

65 Sistemas de Información Geográfica, Rodríguez Vidal, David, Año 1998. 66 Revista PC World, No. 136, España.

125

• Capacidad de almacenamiento (varios niveles: público, institucional).

• La data se almacena y se presenta de manera independiente, esto

quiere decir que las bases de datos (datos, tablas). Por otro lado, resulta

de importancia señalar que la digitalización de las características de

nuestro relieve o variable a trabajar

• Manejo de la información, ya sea para la elaboración de las

investigaciones o en su defecto para la actualización de la información,

empleando las metodologías usualmente manejadas en todo SIG.

• Lo más importante radica en la habilidad del administrador para

establecer la comunicación entre la data espacial y sus identificadores

(ID) a fin de obtener su mejor utilización y manipulación.

• El desarrollo del análisis espacial, multidisciplinariamente nos permitirá

elaborar diversos modelos de desarrollo en favor de nuestra gestión.

4.4.3 Etapas Funcionales de un SIG67

La adquisición de datos: Consiste en el proceso de identificar y juntar

los datos requeridos para la aplicación. Esto lleva consigo un cierto

número de procedimientos. Uno de ellos será el preparar mapas a gran

escala, por ejemplo, de carreteras ya sea por observaciones (fotografías)

de terreno o aéreas. El otro método será la búsqueda de datos que ya

existen, tales como mapas, censos, documentos y archivos que han sido

coleccionados, El costo de esta etapa no debe ser subestimando, así

tampoco el tiempo. Esta etapa es importante porque dará el material

fundamental, la base de datos, la cual manipularemos para obtener los

resultados necesarios.

La Etapa de Procesamiento: Envuelve la manipulación de datos de

muchas maneras. La primera manera es la conversión del formato de

datos, es decir, la extracción de datos de las diferentes fuentes y su

67 Tecnología de los Sistemas de Información Geográfica, Moldes, Javier F, Año 1995

126

almacenamiento en la base de datos de la computadora. Una segunda

tarea importante en esta fase es el establecimiento de un sistema

consistente para almacenar y especificar las locaciones de los objetos en

la base de datos. El control de calidad durante esta etapa es muy

importante de tal manera que el usuario pueda obtener el valor máximo

de la base de datos.

La administración de datos: Es a través del cual se maneja la creación

y acceso de la base de datos misma. Sus funciones proporcionan un

método consistente para la entrada de datos, actualización, borrado y

acceso. En bases de datos modernas, el usuario es aislado de todos los

detalles de almacenamiento. Tales como la organización de datos en

dispositivos de tamaño grande. En sistemas donde el tamaño de la base

de datos afecta bastante la velocidad de la aplicación, el más pequeño

error humano o de máquina generara grandes problemas para

operadores de sistemas y usuarios.

Manipulación y Análisis de Datos: Es quizás la etapa crucial para

obtener los resultados deseados. En esta etapa los operadores analíticos

extraen el contenido de la base de datos para obtener nuevos resultados.

Generación del Producto: Este tipo de productos puede incluir reportes

estadísticos, mapas, gráficos de varias clases. Algunos de estos

productos son imágenes de copias suaves (softcopies), las cuales son

imágenes mostradas en monitores de computadoras. Ahora un concepto

importante a desarrollar es el de datos.

Es muy importante además de analizar las etapas de funcionamientos, diferir

entre las distintas clases de variables que pueden ser almacenadas en un

sistema de información geográfica.