Proceso de planeación y

elementos de apoyo a la

planeación

Generalidades

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Recuerda:

Llegar temprano a clase.

Uso responsable del teléfono celular, Smart phone, tableta o equipo electrónico digital.

Autocontrol

Centrar la atención en la clase

No hacer tareas de otras asignaturas

El proceso de planeación está en función al nivel y a los objetivos que se pretenden lograr. La planeación en general se puede llevar a cabo en los siguientes pasos:

Establecer un fin a futuro (tomar una decisión)

Definir objetivos (cuantitativo/cualitativo)

Formulación de planes (que, quien, cuando, cuanto, como)

Desarrollo de los planes

Para la formulación y desarrollo de los planes, los procesos básicos de planeación se auxilian en diferentes elementos o herramientas de la administración, principalmente:

Herramientas básicas: Programas de trabajo.

Presupuestos.

Proyectos.

Herramientas de apoyo: Políticas.

Procedimientos.

Programas de trabajo

Es un plan donde se establece la secuencia de

actividades y el tiempo que se requiere para lograr

lo planeado.

Los pasos para elaborar planes de trabajo son:

Identificar actividades.

Asignar tiempos a las actividades.

En su caso, detallar actividades o asignar

responsables.

Una herramienta auxiliar en la elaboración de

programas es la gráfica es la Grafica de Gantt.

Es un método gráfico de planeación y control

en la que un proyecto se divide en distintas

actividades y se realizan estimaciones acerca

de cuánto tiempo requiere cada una de ellas,

así como el total de tiempo necesario para

terminar el proyecto totalmente.

Tiempo

Actividad

3 de

noviembre

4 de

noviembre

5 de

noviembre

6 de

noviembre

7 de

noviembre

8 de

noviembre

9 de

noviembre

10 de

noviembre

11 de

noviembre

12 de

noviembre

13 de

noviembre

1.Establecer los objetivos a

lograr

X

O O

2.Ir a la empresa para

saber la opinión del dueño

X

O

3.Realizar las entrevistas X X

O O O O

4.Visita a la empresa para

realizar la grabación

X X

O O O O

5.Tiempo muerto(la

empresa no abre)

6.Realizar las cédulas X X

O O

7.Hacer el análisis X X

O O O

8.Diagnostico X X

O O

9.Realización de las

conclusiones

X X

O O

Las gráficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados de actividades que se realicen con una secuencia ordenada.

Pasos para su elaboración:

Listar las actividades.

Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo.

Calcular el tiempo para cada actividad.

Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.

Ajustar tiempo o secuencia de actividades.

Grafica de Gantt (Presentación básica)

E: Estimado

R: Real

Presupuestos

Es el plan numérico (de carácter monetario)

para asignar recursos a actividades

específicas, se utiliza para optimizar el uso de

todos los recursos económicos de la

organización.

Presupuesto para la compra de equipo de computo para la nueva sucursal:

Concepto Cantidad Costo Total

PC

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Proyecto

Es un plan que se diseña de forma integral

con un propósito especifico en un tiempo

determinado, es de un solo uso ya que

integran actividades especificas para el

logro del propósito que se creó. Los

proyectos pueden ser sencillos o muy

complejos.

Política

Es una guía para orientar la toma de

decisiones, establece los limites dentro de los

cuales tendrá la acción administrativa. Se

establecen para toda la empresa (generales),

para áreas especificas (departamentales) y

para determinadas actividades (específicas).

Ejemplos:

Para elegir al proveedor en las compras de equipo de cómputo se deben de realizar cuando menos tres cotizaciones de diferentes proveedores.

El préstamo de equipo podrá negarse a los clientes que se presenten en estado inconveniente de salud (alcoholizados o drogados).

Procedimientos

Es la descripción narrativa y grafica de la

secuencia detallada de las actividades de

una función o trabajo especifico de uno o

más puestos de trabajo. Ayudan a la

estandarización de las actividades.

Los procedimientos pueden

ser administrativos o

de procesos productivos.

Para la descripción de los procedimientos

administrativos se pueden utilizar las

siguientes preguntas

¿Quién lo hace?

¿Qué hace?

¿Con que lo hace?

No. ¿Quién lo hace?

Responsable

¿Qué hace?

Actividad

¿Con qué se hace?

Documentos/recursos

No. Responsable Actividad Documentos/recursos

1

2

3

4

5

6

Jefe del Café-Internet Supervisor de equipo Supervisor de equipo Supervisor de equipo Supervisor de equipo Supervisor de equipo

Solicita al Supervisor de equipo asigne un numero de inventario al equipo nuevo que se va a instalar. Consulta el “Catalogo de inventario de equipo” y determina el numero que se le va a asignar al equipo nuevo. Elabora una etiqueta con el numero de inventario asignado. Desempaca el equipo nuevo y coloca la etiqueta con el numero de inventario asignado en la parte posterior del equipo. Vuelve a empacar el equipo. Registra en el catalogo de inventario de equipo el numero de asignado al nuevo equipo, el número de serie de fabricación y las características generales del equipo nuevo Fin del procedimiento.

Catalogo de inventario de equipo Etiqueta Etiqueta Catalogo de inventario de equipo

Procedimiento: Asignación de numero de inventario de equipo nuevo

Propósito: Que cada equipo nuevo que ingrese al Café Internet, se le asigne un numero de inventario

para llevar un control de los equipos.

Descripción narrativa

La descripción gráfica de los procedimiento se apoya en los diagramas de flujo. Existen dos principales normas internacionales de símbolos para la diagramación:

- Norma ASME - Norma ANSI

Para realizar los diagramas de flujo se utiliza,

generalmente, la simbología de la American National Standard Institute (ANSI) empleada principalmente en el procesamiento electrónico de datos con el propósito de representar los flujos de información. La simbología se ha adoptado ampliamente para la diagramación de procedimientos administrativos.

Inicio/fin

Actividad/operación

Decisión

Documento

Archivo

Conector

Conector de página

Nota aclaratoria

Disparador de

Procedimiento

Línea de

comunicación

Simbología básica ANSI

Inicio

Solicita que se asigne numero de inventario a equipo nuevo

Vuelve a empacar equipo

Fin

F1n

F1n

Jefe del café Internet Supervisor de equipo

Consulta catalogo y determina

numero que se va a asignar

Elabora etiqueta con número de

inventario

Desempaca equipo y coloca

etiqueta

Registra en el catalogo equipo

La simbología ASME (American Society of

Mechanical Engineer) desarrollo signos

convencionales para la diagramación de

procedimientos en las aéreas de producción,

con el paso del tiempo estos símbolos se han

adaptando también para la diagramación de los

procedimientos administrativos.

Esta simbología es también conocida como

OTIDA por las siglas de sus símbolos

(Operación, Transporte, Inspección, Demora y

Archivo)

Operación

Transporte

Inspección

Demora

Almacenamiento

Origen de una forma o

documento

Decisión o autorización de

un documento

Entrevista, junta o reunión

Básicos

Complementarios

B I B L I O G R A F Í A :

- FRANKLIN Fincowsky, Enrique Benjamín. Organización de empresas. México, McGraw-Hill Interamericana, 2009, 501 pp.

- KOONTZ, Harold y Heihrich, Heinz, Administración, una perspectiva global, México, Mc Graw Hill, 2008, 13ª edición, 816 pp.

- TERRY, George R. y Stephen G. Franklin, Principios de Administración, 9ª edición, México, Continental, 1993, 747 pp.

- ROBBINS, Stephen P., Coulter Mary, Administración, México, Prentice Hall, 8° edición, 2005, 640 pp.

- STONER, James A. y Freeman, Edward, Administración, México, Prentince Hall Hispanoamericana, 5ª. Edición, 781 pp.

- TERRY, George R., Administración y Control de Oficinas. El manejo administrativo de la información, México, Continental, 1993, 872 pp.

- http://www.cdi.gob.mx/jovenes/data/gestion_de_proyectos.pdf