PROCESO GESTIÓN FINANCIERA...PROCESO GESTIÓN FINANCIERA GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2019 Y...

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2019 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2020

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INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 6

1. OBJETIVO ....................................................................................................................... 7

2. ALCANCE ....................................................................................................................... 7

3. DEFINICIONES ............................................................................................................... 7

4. DESARROLLO .............................................................................................................. 13

I. CIERRE FINANCIERO VIGENCIA FISCAL 2019. ..................................................... 13

1. PRESUPUESTO ......................................................................................................... 13

2. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. ................................................................................... 13

2.1. Análisis de Saldos. 13 2.2. Traslados Presupuestales. 14

3. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP. ............................. 14

3.1. Análisis de Saldos de Certificados de Disponibilidad Presupuestal. 14 3.2. Expedición de Certificaciones de Cupos de Vigencias Futuras. 15

4. REGISTROS PRESUPUESTALES DE COMPROMISO -RPC. ................................... 15

4.1. Análisis de Saldos de RPC. 15 4.2. Trámite para expedición de RPC. 16 4.3. Expedición de RPC que Impliquen Procesos de Contratación con Vigencia 17

5. REZAGO PRESUPUESTAL – RESERVAS PRESUPUESTALES. ............................. 17

5.1. Cancelación de Saldos de Reserva Presupuestal Vigencia Anterior. 17 5.2. Rezago Presupuestal Vigencia Actual. 18 5.2.1. Constitución Reserva Presupuestal. 18 5.2.1.1. Contratos que vencen el 31 de diciembre, cuyos bienes o servicios, por causas excepcionales, no

se pueden recibir antes de esa fecha (vigencia 2019). 18 5.2.1.2. Contratos que vencen el 31 de diciembre, y cuya entrega de bienes y servicios se realiza incluso

hasta ese último día de la vigencia. 19 5.2.1.3. Contratos de Prestación de Servicios Profesionales con Personas Naturales (Honorarios). 19 5.2.1.4. Contratos que vencen antes del 31 de diciembre que no han sido liquidados. 20



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5.2.1.5. Contratos que se encuentren en Proceso Sancionatorio u Otra Instancia Jurídica, que tengan saldos

de compromisos presupuestales en la vigencia actual o en años anteriores (con cupo de Vigencia Futura).20 5.2.1.6. Contratos suscritos en la presente vigencia con afectación de cupos de Vigencias Futuras en las

siguientes vigencias. 21 5.2.1.7. Comisiones de Servicio autorizadas entre el 24 y 31 de diciembre de 2019. 21 5.2.1.8. Hogares sustitutos, gestores y tutores reconocidos mediante resolución. 22 5.2.1.9. Otras Reservas Presupuestales (Aquellas que se constituyan sin recibir el formato establecido en

las Áreas Financiera). 22 5.2.1.10. Pago de Reservas Presupuestales constituidas al cierre de la vigencia fiscal 2018. 22

6. TESORERIA .................................................................................................................. 23

7. PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) ....................................................................... 23

7.1. Análisis de saldos de PAC. ..................................................................................... 23

7.2. Solicitudes Extraordinarias de PAC con Recursos Nación. ................................ 23

7.3. Reducción de Saldos de PAC con Recursos Propios y Nación. ......................... 23

7.4. Pagos. ....................................................................................................................... 24

7.4.1. Pago de Cuentas por Pagar Constituidas al Cierre de la Vigencia. 24 7.4.2. Pago Hogares Sustitutos Directos y Hogares Gestores diciembre de 2019. 25 7.4.3. Respecto a los Hogares Sustitutos y Hogar Sustituto Tutor, cuya prestación del servicio se hace

mediante Operador, se debe acatar lo contemplado en las cláusulas contractuales. 25 7.4.4. Pago Contratos de Prestación de Servicios (Honorarios). 26 7.4.5. Desembolsos de los Contratos de Aporte para la Atención a la Primera Infancia. 26 7.4.6. Pago Contratos de Suministros. 27 7.4.7. Pago de Impuestos Nacionales y Territoriales. 27 7.4.8. Pago de Viáticos y Gastos de Desplazamiento. 28 7.4.9. Indemnizaciones, Sentencias y Conciliaciones. 28 7.4.10. Pago Nómina e Inherentes. 29

7.5. Rezago Presupuestal – Cuentas por Pagar. .......................................................... 29

7.5.1. Constitución Cuentas por Pagar. 29 7.5.2. Cuentas por Pagar Anticipos y Pagos Anticipados 31

8. INGRESOS. .................................................................................................................. 31

8.1. Devoluciones de Ingresos por Mayores Valores. ................................................. 32



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II. APERTURA PROCESO FINANCIERO VIGENCIA 2020............................................. 33

1. ENVÍO DE INFORMACIÓN POR LAS DIFERENTES ÁREAS A LOS GRUPOS

FINANCIEROS. ................................................................................................................. 33

1.1. PERÍODO DE TRANSICIÓN. .................................................................................... 33

2. CONTABILIDAD ......................................................................................................... 35

3. ACTIVIDADES PARA GARANTIZAR LA DEPURACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DE

CONTABILIDAD. .............................................................................................................. 35

4. CONCILIACIÓN INTER-AREAS. ................................................................................. 36

4.1. Activo. ....................................................................................................................... 36

4.1.1. Efectivo y Equivalentes al Efectivo. 36 4.1.2. Cuentas por Cobrar. 37 4.1.3. Otras Cuentas por Cobrar. 38 4.1.4. Deudas de Difícil Recaudo. 39 4.1.5. Préstamos por Cobrar. 39 4.1.6. Inventarios, Propiedad Planta y Equipo, Bienes Históricos y Culturales. 40 4.1.6.1. Inventarios. 41 4.1.6.2. Propiedad Planta y Equipo. 42 4.1.6.3. Bienes Históricos y Culturales. 44 4.1.7. Recursos Entregados en Administración. 45

4.2. Pasivo. ...................................................................................................................... 46

4.2.1. Cuentas por Pagar. 46 4.2.1.1. Cuentas por Pagar no Constituidas por no contar con Asignación de PAC 46 4.2.2. Beneficios a Empleados. 46 4.2.3. Provisión para Contingencias. 47 4.2.4. Otros Pasivos. 48 4.2.4.1. Recursos Recibidos en Administración. 48 4.2.4.2. Ingresos Recibidos por Anticipado. 49

4.3. Ingresos. ................................................................................................................... 49

4.3.1. Ingresos de Transacciones sin Contraprestación. 49 4.3.2. Ingreso de Transacciones con Contraprestación. 50

4.4. Gastos. ...................................................................................................................... 51



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4.5. Activos y Pasivos Contingentes. ........................................................................... 51

4.5.1. Activos Contingentes. 51 4.5.2. Pasivos Contingentes. 52

5. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL ÁMBITO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE INFORMACIÓN FINANCIERA -SIIF NACIÓN PARA EL CIERRE DEL PERÍODO

CONTABLE. ...................................................................................................................... 53

6. PRESUPUESTO ............................................................................................................ 53

7. VIGENCIAS FUTURAS. .............................................................................................. 53

7.1. Vigencias Futuras Ordinarias. ................................................................................ 53

7.2. Vigencias Futuras con Sustitución de Fuente Presupuestal. .............................. 54

8. VIGENCIAS EXPIRADAS. ........................................................................................... 55

9. CARGUE DE APROPIACIONES. ................................................................................ 55

10. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y REGISTROS

PRESUPUESTALES DE COMPROMISO VIGENCIA 2020.............................................. 55

11. TESORERIA ................................................................................................................ 56

12. PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC). .................................................................... 56

12.1. Programación PAC Recursos Propios y Nación. ................................................ 56

13. PAGOS. ...................................................................................................................... 56

13.1. Pago de Cuentas por Pagar Constituidas al Cierre de la Vigencia 2019. ......... 56

13.2. Pago de Reservas Presupuestales Constituidas al Cierre de la Vigencia 2019.

........................................................................................................................................... 56

14. CAJAS MENORES VIGENCIA 2020. ........................................................................ 56



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III. CRONOGRAMA. ......................................................................................................... 57

IV. TIPS O ASPECTOS A TENER EN CUENTA. ............................................................ 61

PRESUPUESTO ................................................................................................................ 61

TESORERIA ...................................................................................................................... 61

PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) ............................................................................ 62

CONTABILIDAD ............................................................................................................... 62

RECAUDO......................................................................................................................... 62

5. ANEXOS........................................................................................................................ 63

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................... 63

7. RELACIÓN DE FORMATOS ......................................................................................... 64

8. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................. 64



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INTRODUCCIÓN La Dirección Financiera, considera de vital importancia disponer de la Guía de cierre 2019 y Apertura de la vigencia 2020, con el fin de continuar la mejora de los procesos y lograr los mejores resultados en el manejo de los recursos del ICBF. La Guía está diseñada, con el fin de detallar las acciones y estrategias para cada una de las áreas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, Ordenadores del Gasto, Gerentes de Recursos, Supervisores, Interventores y demás responsables de la ejecución y seguimiento de los recursos asignados al ICBF, estableciendo las fechas máximas de cumplimiento para cada una, con el fin de que aporten al Proceso de Cierre Financiero de la vigencia fiscal 2019 y apertura de la vigencia fiscal 2020, con oportunidad y calidad. El documento se encuentra organizado en cuatro componentes: I. Cierre Financiero Vigencia Fiscal 2019: Indica la forma de desarrollar cada uno de los aspectos financieros, por parte de las diferentes áreas, para el adecuado cierre de operaciones de la vigencia 2019. II. Apertura Proceso Financiero Vigencia 2020: Contiene los temas a desarrollarse para la Apertura de la vigencia fiscal 2020. III. Cronograma de Actividades: Incluye las fechas, responsables y temas a realizarse por cada una de las áreas involucradas, tanto en el Proceso de Cierre, como de Apertura. IV. Aspectos a Tener en Cuenta: Identifica pautas y/o aspectos importantes a tener en cuenta en el momento de ejecutar una actividad determinada. Es importante que las fechas establecidas en la presente Guía, sean dadas a conocer a los usuarios de cada una de las Áreas que intervienen en el Proceso de Gestión Financiera y al público en general. Para el efecto, las fechas de presentación de cuentas, facturas y certificaciones para pago o constitución de Rezago Presupuestal en cada una de las Áreas Financieras de las Direcciones Regionales y Sede de la Dirección General, deberán fijarse en carteleras a la vista del público o a través del medio que se considere más adecuado, por parte de los Coordinadores Financieros o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y en la Sede de la Dirección General. Las fechas contempladas aquí, sirven como parámetro y plazo máximo, para realizar las diferentes operaciones financieras, sin embargo, es potestad de cada una de las



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Direcciones Regionales, elaborar el cronograma de cierre y apertura financiera propia, acorde con su dinámica y operatividad, estableciendo las fechas que consideren pertinentes, basados en las directrices trazadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - y la Contaduría General de Nación, en sus Circulares de cierre, sin exceder las fechas aquí establecidas. Así mismo se recuerda a los Directores Regionales, Coordinadores Financieros, Coordinadores de Centros Zonales, Supervisores e Interventores de Contratos, la responsabilidad que tienen frente a la Constitución de las Cuentas por Pagar y Reservas Presupuestales al cierre de la vigencia.

1. OBJETIVO

Facilitar la interacción de los diferentes usuarios en las actividades de cierre y apertura en temas Presupuestales, Tesorales, Contables y de Recaudo dentro del Proceso Gestión Financiera, de tal forma que permita el desarrollo, registro y consolidación de la información financiera del ICBF de manera completa, oportuna y precisa, con el fin de presentarla en los términos de Ley a los Entes de Control, y así contribuir a lograr el Fenecimiento de la cuenta en materia presupuestal y contable, por parte de la Contraloría General de la República a los Estados Contables del ICBF.

2. ALCANCE

Inicia con las actividades de cierre de la vigencia fiscal 2019 y termina con las actividades de apertura de la vigencia fiscal 2020. Aplica para Sede de la Dirección General, Grupo Financiero Sede de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros Zonales.

3. DEFINICIONES

• Anticipo: Corresponde al primer giro según lo pactado, de los contratos de ejecución sucesiva, que habrá de destinarse al cubrimiento de gastos elegibles de un contrato, de acuerdo con el Plan de Inversión aprobado por el Supervisor o Interventor. Los valores que el contratista recibe como anticipo, deben ser legalizados y amortizados en la facturación, de acuerdo con lo establecido en el contrato.

• Anualidad: Principio del sistema presupuestal por el cual se determina que el año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra. (Artículo 2.8.3.4 Decreto 1068 de 2015).



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• Apropiación: Autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva, incluidas en el Decreto Anual de Liquidación del Presupuesto General de la Nación. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.

• Arqueo de Caja Menor: Procedimiento de control que permite verificar los movimientos, registro y el saldo de los gastos, según el monto autorizado por cada uno de los rubros de gasto, debidamente soportados con facturas o documento equivalente.

• Autorizar Orden de Pago: Aprobación que se le hace a la orden de pago una vez creada en el SIIF Nación, para que la Dirección Nacional del Tesoro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, realice el pago respectivo.

• Beneficiario Final: Tercero vinculado al compromiso, a favor de quien se van a realizar los pagos.

• Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Documento expedido a través del SIIF Nación, por el responsable de Presupuesto, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos, con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

• Constitución de Cajas Menores: La Caja Menor se crea únicamente para cada vigencia fiscal, mediante resolución de constitución suscrita por el Representante Legal de la Entidad, en la cual se contemplan aspectos como: responsables, cuantía, finalidad, objeto de gastos destinados a la Caja Menor, discriminación de los Rubros Presupuestales de gastos, que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente.

• Cuentadante: Es la persona nombrada mediante Acto Administrativo, quien será el responsable del manejo y administración de los recursos asignados a la Caja Menor.

• Cuentas por Pagar: Corresponden a la diferencia entre las obligaciones y los pagos en el Sistema Integrado de Información SIIF Nación. (Art 2.8.1.7.3.1 Decreto 1068 2015).



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• Cupo PAC: Valor asignado mensualmente a cada subunidad, de acuerdo con la apropiación de cada una de las posiciones de gasto (Funcionamiento, Inversión) con relación a las posiciones del catálogo de PAC (Fuente de Financiación).

• Decreto de Liquidación: Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación, para cada vigencia fiscal, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos.

• Dependencia de Afectación: Son códigos creados por las subunidades, para llevar el control de saldos por cada proceso de la gestión financiera y administrativa, en el ICBF, las Dependencias de Afectación representan a cada una de las Regionales y a la Sede de la Dirección General en el SIIF Nación.

• Esquema de Banco Agente: Relación que se despliega en el SIIF Nación de las Cuentas Bancarias Pagadoras, que la Dirección Regional ha registrado en el Sistema de Cuenta Única Nacional (SCUN), a la cual la Dirección General de Crédito Publico y Tesoro Nacional (DGCTPN) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, ubica los recursos solicitados a través del medio de pago traspaso a Pagaduría.

• Fecha de Registro: Indica el día y la vigencia fiscal a la que corresponde el documento en el momento de su registro.

• Fecha del Sistema: Hace referencia a la fecha que tiene programada el sistema, la cual no se puede modificar y corresponde a la fecha del día en que se realiza un registro.

• Fecha Límite de Pago: Fecha en la que se efectuará el pago al beneficiario final, la cual siempre es posterior a la fecha de registro de la orden de pago.

• Fuente de Financiación: Identifica en el sistema si los recursos de la Entidad provienen de la Nación o son recursos Propios.

• Ley Anual de Presupuesto: Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y

Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal de cada año.

• Líneas de Pagos: Son las que se relacionan desde el registro del compromiso en

SIIF Nación y hacen referencia al flujo de pagos, que se le van a hacer a un

Tercero, de conformidad con lo pactado en el contrato.



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• Medio de Pago: Es la forma en que se va a realizar el pago a un Tercero, que por regla general es mediante Abono en Cuenta del Beneficiario. El pago en efectivo se utiliza para gastos que se cubren por Caja Menor, y con cheque, igual para gastos que se atienden por Caja Menor y eventualmente para los pagos que se efectúan con traspaso a Pagaduría.

• Ordenación del Gasto: Los Órganos tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la Persona Jurídica de la cual hagan parte, y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección, lo que constituye la autonomía presupuestal, a que se refieren la Constitución Política y la Ley.

• Pago: Es el dinero entregado a un Tercero, producto de una obligación contraída.

• Pagos Anticipados: Contrario al anticipo, el pago anticipado regularmente se presenta en los contratos de ejecución instantánea y, como su nombre lo dice, dicho pago implica abonar parte del valor total del contrato, que en todo caso no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor contratado.

• Plan de Pagos: Es el conjunto de líneas de pagos que compone cada uno de los documentos que se crean en el sistema, es decir, la distribución de recursos del contrato o Acto Administrativo, que se hace para realizar los pagos dentro del plazo de ejecución del mismo.

• Posición PAC: Es la clasificación que identifica el nivel de agrupación de PAC, según la relación que haya definido la DGCPTN. Estas posiciones dependen de la fuente de financiación y la situación de fondos.

• Período de Transición: Tiempo durante el cual se pueden realizar traslado de documentos y ajustes de deducciones. No se pueden hacer nuevos compromisos, obligaciones, o pagos que afecten la vigencia que se está cerrando.

• Presupuesto General de la Nación: Es el instrumento para el cumplimiento de los

planes y programas de desarrollo económico y social (Ley 38 de 1989, Artículo 6o.).

• Programa Anual de Caja (PAC): Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para los órganos financiados con recursos de la Nación y el monto máximo mensual de pagos de los Establecimientos Públicos del Orden Nacional, en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos no podrán exceder el cupo máximo de PAC y se sujetarán a los montos



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aprobados en la meta global de pagos de cada vigencia, que la aprueba y la comunica el CONFIS.

• Reembolso Caja Menor: Procedimiento mediante el cual es reintegrado el valor de los gastos realizados por Caja Menor, para mantener el fondo fijo.

• Registro Presupuestal del Compromiso (RPC): Es la imputación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin.

• Reserva Presupuestal: Son los saldos de ejecución que tienen los Compromisos Presupuestales al cierre de la vigencia, corresponden a la diferencia entre los Compromisos y las Obligaciones. Las Reservas Presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.

• Rezago Presupuestal: A través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación se definirán, cada vigencia y con corte a 31 de diciembre de la vigencia fiscal anterior, las Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General de la Nación.

• Sub-Unidad Ejecutora: Es la asignación interna creada en la Unidad Ejecutora de SIIF Nación, para dar lugar a las Dependencias de Afectación, y operan de manera organizacional con el NIT que identifica la Unidad Ejecutora, cuando la(s) Subunidad(es) no tienen NIT propio, para el caso del ICBF, la Entidad tiene asignaciones internas denominadas Subunidades o Regionales.

• Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación): Es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la Gestión Financiera Pública Nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable.

• Sistema de Cuenta Única Nacional (SCUN): Conjunto de procesos de recaudo, traslado, administración y giros de los recursos realizados por los Órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación (Art 2.3.1.1 Decreto 1068 de 2015).

• Traslado de Documentos de Rezago y Compromisos de Vigencias Futuras: Es la actividad por medio de la cual se registran en el Periodo de Transición de cada vigencia, los valores del Rezago Presupuestal y las Vigencias Futuras que se ejecutarán en la vigencia que se inicia.



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• Traslado Presupuestal: Movimientos positivos o negativos de apropiación entre los Rubros Presupuestales de funcionamiento o entre los proyectos de un mismo programa y subprograma de inversión, que no alteran los valores inicialmente aprobados en la Ley de Presupuesto.

• Traspaso a Pagaduría: Modalidad de pago, realizado directamente por las Pagadurías Regionales, se utiliza excepcionalmente para el pago de: i) Impuestos Nacionales y Territoriales, ii) Servicios Públicos, iii) Sentencias y Conciliaciones y iv) Nómina.

• Unidad Ejecutora: Se entiende por Unidad Ejecutora, el Ente Público que realiza una actividad específica dentro de los organismos que ejecutan el Presupuesto General de la Nación. Para el caso del ICBF la Unidad Ejecutora en SIIF Nación es administrada por el Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera.

• Vigencia Expirada: Son compromisos u obligaciones adquiridas por la Entidad en una vigencia anterior, para la cual no se constituyó Reserva Presupuestal o Cuenta por Pagar, o cuando a pesar de haberse constituido su pago, no se hubiese realizado.

• Vigencia Futura: Autorización otorgada por la Nación, para la asunción de obligaciones que afecten el presupuesto de gastos de vigencias fiscales subsiguientes (Decreto 111 de 1996, Artículo 89), pactando la recepción de bienes o servicios en vigencias siguientes a la celebración del compromiso.

• Vigencia Futura con Sustitución de Fuente Presupuestal: Autorización otorgada por la Nación, para aquellos Contratos que conociendo previamente que los bienes y servicios no se van a recibir dentro de la presente vigencia, es necesario tramitar la autorización de Vigencia Futura, por el valor pendiente de ejecutar del saldo de la vigencia actual, quedando la apropiación sustituida libre y disponible. (Decreto 1068 de 2015, Artículo 2.8.1.7.1.1)

• Vigencia Futura de Contratos que se Encuentran en Ejecución: Cuando los Órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, requieran ampliar el plazo de los contratos en ejecución, sin aumentar el monto del mismo y ello implique afectación de presupuestos de posteriores vigencias fiscales, podrán solicitar la sustitución de la apropiación presupuestal que respalda el compromiso, por la autorización de Vigencias Futuras, en este caso las apropiaciones sustituidas quedarán libres y disponibles. (Decreto 1068 de 2015, Artículo 2.8.1.7.1.1).



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4. Desarrollo

I. CIERRE FINANCIERO VIGENCIA FISCAL 2019.

1. PRESUPUESTO

2. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.

2.1. Análisis de Saldos.

De acuerdo con los saldos de apropiación existentes en cada uno de los Identificadores o Rubros Presupuestales, se deberá realizar un análisis sobre la viabilidad y oportunidad de su ejecución. En caso de que no se proyecte comprometerlos, deberá determinarse su liberación y correspondiente devolución a la Unidad Ejecutora (Nivel Nacional), de acuerdo con la normatividad vigente y en particular, la Circular 002 de 2019 y el procedimiento P22.ABS - Procedimiento de Liberación de Saldos, referentes a directrices y recomendaciones que para la ejecución presupuestal emitió la Dirección General. La herramienta con la que cuentan las Direcciones Regionales, los Gerentes de Recursos y Áreas de la Sede de la Dirección General para realizar el análisis en mención, es el Módulo de Análisis y Seguimiento Presupuestal - ASP, incorporado en el Nuevo Modelo Financiero (NMF), el cual es de uso obligatorio, por cuanto los resultados registrados en este Módulo, servirán como base para la toma de decisiones en el Comité de Seguimiento Presupuestal de la Dirección General, en el cual se determinan los contra créditos de apropiación disponible a efectuar por cada una de las Regionales. La fecha máxima para realizar la Liberación de los Saldos de CDP y de los Compromisos Presupuestales, es el 29 de noviembre de 2019. Lo anterior con el propósito de que estos recursos se encuentren disponibles para ser incluidos en el Decreto Anual de Recorte, que realiza el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP. En todo caso, posterior a esta fecha, las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección general, podrán continuar adelantando las gestiones tendientes a liberar los saldos de los Compromisos Presupuestales que presenten los Contratos, y de los cuales se tenga certeza que no van a ser ejecutados, con el propósito que no se constituyan Reservas Presupuestales que no son reales.



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2.2. Traslados Presupuestales. Son los Créditos y Contracréditos que se realizan entre Rubros Presupuestales, tales como:

• Los que afectan el máximo nivel de desagregación de Gastos de Personal o Gastos Generales (Plan de Cuentas emanado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público MHCP).

• Los que afectan el Anexo del Decreto de Liquidación (Estatuto General del Presupuesto, Decreto 111 de 1996, Decreto 1068 de 2015).

• Los Traslados y Modificaciones en el Presupuesto de Inversión sobre las asignaciones distribuidas a las Sub unidades (Direcciones Regionales).

• El plazo máximo para realizar estos movimientos es el 16 de diciembre de la respectiva vigencia. Con posterioridad a esta fecha los traslados presupuestales quedarán sujetos únicamente a la urgencia de la necesidad y a las justificaciones propias de la misionalidad del ICBF.

• Igualmente, los tiempos de los Traslados Presupuestales quedan sujetos a los plazos establecidos en los procedimientos contractuales y financieros vigentes.

3. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP.

3.1. Análisis de Saldos de Certificados de Disponibilidad Presupuestal. De acuerdo con los saldos sin comprometer existentes en cada uno de los CDP, se deberá realizar el análisis, con el fin de establecer cuáles serán susceptibles de comprometer o reducir. La herramienta con la que cuentan las Direcciones Regionales, los Gerentes de Recursos y Áreas de la Sede de la Dirección General, para realizar el análisis en mención, es el Módulo de Análisis y Seguimiento Presupuestal -ASP, incorporado en el Nuevo Modelo Financiero -NMF. El análisis de saldos de CDP debe realizarse permanentemente, garantizando la máxima ejecución presupuestal. Los Coordinadores de los Grupos Financieros en las Direcciones Regionales, deberán remitir la información de los CDP con saldos sin comprometer a los Coordinadores de Grupo de las Áreas de la Sede de la Dirección General, el Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y a los Gerentes de Recurso. El plazo máximo para comprometer o reducir los saldos de CDP sin afectación presupuestal es el 29 de noviembre de 2019.



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La fecha máxima para realizar la Solicitud de Traslado Presupuestal (Devolución de Recursos), por parte de las Direcciones Regionales ante los Gerentes de Recursos, será hasta el 16 de diciembre de 2019. Responsables: Gerentes de Recurso de la Dirección General, Directores Regionales y responsables de Grupos en las Direcciones Regionales. Los Coordinadores Financieros son los responsables de liderar este proceso.

3.2. Expedición de Certificaciones de Cupos de Vigencias Futuras. La Dirección Financiera, es la única autorizada para comunicar el cupo de Vigencia Futura a cada Dirección Regional o al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, quienes a su vez expedirán la certificación para cada contrato, a excepción de aquellas solicitudes que estén amparadas bajo el mismo objeto contractual, afectadas con uno o varios Rubros Presupuestales, expidiendo la certificación por cada Centro Zonal que va a afectar el cupo comunicado. En todo caso en los contratos que se suscriban con cargo a estos cupos, por parte de la Dirección Regional o Grupo Financiero Sede de la Dirección General, debe figurar en una cláusula del contrato el número de la certificación de cupo de Vigencia Futura expedida por el Coordinador del Grupo Financiero (o quien haga sus veces) de la misma Dirección Regional y Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General. Los Colaboradores que realizan funciones de Analistas de Presupuesto realizaran el respectivo traslado de documentos en el SIIF Nación, conforme a la GUIA PARA TRASLADAR DOCUMENTOS DE REZAGO – COMPROMISOS del SIIF Nación, correspondientes al compromiso de Vigencia Futura 2020, de conformidad con lo establecido en cada uno de los contratos afectados con Vigencias Futuras. Esta operación debe realizarse el 2 de enero de 2020. 4. REGISTROS PRESUPUESTALES DE COMPROMISO -RPC.

4.1. Análisis de Saldos de RPC. En aras de lograr una óptima ejecución presupuestal, se requiere realizar un análisis a los compromisos con saldos por obligar, con el fin de establecer según el estado de ejecución financiera de cada contrato, cuáles serán susceptibles de ejecución o reducción, que se debe realizar a partir del veintiuno (21) de octubre de 2019 en forma permanente. La herramienta para realizar este análisis es el reporte generado en SIIF Nación (Listado de RPC con saldo por obligar).



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Para modificar un RPC, por cupos no atendidos o saldos de contrato no susceptibles de ejecución, se debe realizar previamente la modificación, según Procedimiento P22.ABS Procedimiento para la Liberación de Saldos o liquidación del contrato, teniendo en cuenta las fechas establecidas por la Dirección de Contratación o Dirección Financiera, con el fin de registrar presupuestalmente, la liberación de recursos y disponer su utilización, evitando la constitución de Reservas Presupuestales no Reales. Los únicos contratos o convenios a los que se aplicará el Procedimiento P22.ABS Procedimiento para la Liberación de Saldos serán los siguientes:

A. Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y/o Apoyo a la Gestión, cuyos requisitos de legalización y ejecución se hicieron con fecha posterior a la firma del contrato, o cuando sean objeto de suspensión, siempre que el plazo sea el último día de la anualidad.

B. Contratos o Convenios, cuyo objeto sea directamente la prestación de los Servicios Públicos de Bienestar Familiar del ICBF.

Para el cierre de vigencia 2019, y en caso de existir en los Contratos de Aporte saldos de compromisos por concepto de inejecuciones o suspensiones (entiéndase por inejecución aquellos recursos no ejecutados durante el desarrollo del contrato, los cuales están asociados a raciones no entregadas, talento humano no dispuesto para la prestación del servicio y demás costos variables que no se ejecutan al 100% por bajas coberturas, inasistencias, inicio tardío de la ejecución del contrato, unidades cerradas y cupos no atendidos), en los cuales los Supervisores de los Contratos certifiquen que dichos saldos no son producto de incumplimientos, ni ninguna situación atribuible al Contratista, podrán ser liberados utilizando el procedimiento P22.ABS. Una vez se adelante cualquier liberación de saldo de RPC en el mes de diciembre de 2019, también debe efectuarse la liberación del valor del CDP, sin requerir el formato de modificación CDP, acorde con lo establecido en el numeral 5 de la Circular 002 de 2019, expedida por el ICBF. Responsables: Supervisores o Interventores de Contratos, Gerentes de Recurso de las Áreas de la Dirección General, Ordenadores del Gasto, Coordinadores de Grupos Financieros o quienes hagan sus veces y Coordinadores de Grupo en las Direcciones Regionales.

4.2. Trámite para expedición de RPC. Del 27 al 31 de diciembre de la presente vigencia, no podrán expedirse RPC, salvo aquellos procesos que se adelanten por Licitación Pública, Convocatoria, prórrogas de



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contratos en ejecución, todos ellos amparados con cupo de Vigencias Futuras, cuya adjudicación y perfeccionamiento contractual se surta en la presente vigencia.

4.3. Expedición de RPC que Impliquen Procesos de Contratación con Vigencia Futura.

Una vez autorizado y comunicado el cupo de Vigencia Futura, los Colaboradores que ejercen las funciones de Analistas de Presupuesto, registrarán en SIIF Nación, los correspondientes RPC, de acuerdo con los valores para cada vigencia (actual y futura). Para la Vigencia Futura deberá realizarse el traslado de documentos el 2 de enero de 2020, con lo cual el sistema genera automáticamente la Solicitud, el CDP y el RPC. Es de advertir que, para los Contratos entregados por fuera de las fechas

establecidas a los Grupos Financieros, su registro quedará supeditado a la

capacidad real y operativa para adelantar los trámites de Registro Presupuestal. Lo

anterior de acuerdo con los horarios establecidos por el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público para el SIIF Nación.

5. REZAGO PRESUPUESTAL – RESERVAS PRESUPUESTALES.

5.1. Cancelación de Saldos de Reserva Presupuestal Vigencia Anterior.

Las Reservas Presupuestales constituidas al cierre de la vigencia anterior y que continúan con saldos que no se van a ejecutar, deben ser canceladas mediante Acta de cancelación de saldos, cuyo documento soporte es la Liquidación del Contrato o su modificación respectiva. Dicha Acta deberá ser enviada a más tardar el 13 de diciembre de 2019, a los Coordinadores de los Grupos Financieros en las Direcciones Regionales o al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, adjuntando los respectivos documentos soporte. Una vez se constaten los requisitos exigidos, el responsable de Presupuesto de la Dirección Regional o el Grupo Financiero Sede de la Dirección General procederá a reducir el Compromiso de la Reserva Presupuestal. En todo caso, los saldos de Reservas Presupuestales que, a 31 de diciembre de 2019, no hayan sido pagados o liberados, fenecen sin excepción. De presentarse alguna obligación de pago, con cargo a los compromisos fenecidos durante la vigencia 2020, dicho trámite



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se constituirá en una Vigencia Expirada, con las implicaciones disciplinarias a que haya lugar. A 31 de diciembre de 2019, deberá tenerse claridad de los saldos de Reservas Presupuestales, para lo cual los Supervisores o Interventores, deberán entregar a las Áreas Financieras, los documentos o formatos respectivos para su constitución. 5.2. Rezago Presupuestal Vigencia Actual.

5.2.1. Constitución Reserva Presupuestal. La constitución de Reservas Presupuestales es un instrumento de uso excepcional que corresponde a situaciones esporádicas, plenamente justificadas que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas.

5.2.1.1. Contratos que vencen el 31 de diciembre, cuyos bienes o servicios, por causas excepcionales, no se pueden recibir antes de esa fecha (vigencia 2019). Estos casos se caracterizan porque: - El bien o servicio pactado en el contrato se recibirá durante la siguiente vigencia por causas excepcionales (circunstancias ajenas al contratista que le impidan cumplir con la ejecución contractual), sí y solo sí el plazo de ejecución del contrato se ha prorrogado. - La imprevisibilidad del hecho sobreviniente que no permite la entrega del bien o servicio pactado en la fecha establecida inicialmente, circunstancia esta que obliga al Ordenador del Gasto, al Supervisor del Contrato y al Contratista, a realizar la prórroga del contrato. Para este tipo de contratos se deben entregar en cada una de las Áreas Financieras los siguientes documentos: • Formato F1.G1.GF Certificación para la constitución de Reservas Presupuestales Excepcionales. • Copia legalizada de la ampliación del plazo de ejecución contractual o del Acto Administrativo correspondiente. Los documentos anteriormente indicados, soportarán el registro en SIIF Nación de la Constitución de las Reservas Presupuestales.



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Plazo máximo de entrega en las Áreas Financieras de las Direcciones Regionales o Grupo Financiero Sede de la Dirección General es el 27 de diciembre de 2019.

5.2.1.2. Contratos que vencen el 31 de diciembre, y cuya entrega de bienes y servicios se realiza incluso hasta ese último día de la vigencia. Estos casos se caracterizan porque: - El bien o servicio se recibe inclusive hasta el último día del año, pero NO en una fecha posterior. - Por lo tanto, no se requiere ampliar el plazo de ejecución del contrato. Para aquellos contratos que por alguna circunstancia no se tenga la certeza de haber recibido el bien o servicio en las condiciones contractuales pactadas, o no se pueda contar con los documentos que certifiquen el recibo a satisfacción, a 31 de diciembre, bien por la dificultad de la verificación por parte del Supervisor, bien por las distancias geográficas que no permiten el recibo oportuno de los documentos para tramitar el pago, o por cualquier otra situación que no permita la generación del cumplido a satisfacción, deberán constituirse como Reserva Presupuestal, utilizando el formato F1.G1.GF (Certificación para la constitución de Reservas Presupuestales Excepcionales), justificando la misma con base en las comunicaciones 2-2011-036743 del 9 de noviembre de 2011 y 2-2018-042564 de noviembre 21 de 2018 emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

5.2.1.3. Contratos de Prestación de Servicios Profesionales con Personas Naturales (Honorarios). Los Supervisores de los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión, cuyo plazo de ejecución finaliza el 31 de diciembre o antes, y que presentan saldos de compromiso que NO serán objeto de obligación, ni de ningún tipo de exigibilidad de pago, deberán realizar el procedimiento de liberación P22.ABS “PROCEDIMIENTO DE LIBERACION DE SALDOS”, a más tardar el 29 de noviembre, con el propósito que dichos saldos sean liberados y no se constituyan como Reserva Presupuestal, por cuanto no cumplen con los requisitos para su constitución. Para aquellos casos en los que no sea posible realizar la liberación de los recursos dentro del término anteriormente indicado, el saldo del compromiso deberá constituirse como Reserva Presupuestal utilizando el formato F1.G1.GF (Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales Excepcionales), justificando en la misma los motivos por los cuales no se pudo adelantar el proceso de constitución de Cuenta por Pagar o de pago.



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Se sugiere a los Supervisores de este tipo de contratos que, durante la segunda quincena del mes de noviembre, realicen un seguimiento para detectar casos en los que haya saldos posibles a liberar dentro de los contratos que están en ejecución hasta el 31 de diciembre.

5.2.1.4. Contratos que vencen antes del 31 de diciembre que no han sido liquidados.

Se refiere a los contratos cuyo plazo de ejecución se vence dentro de la vigencia actual y

que, por los tiempos que se tienen por Ley, al cierre de la vigencia no se tiene el Acta de

Liquidación Contractual y por ende tampoco se puede tramitar la liberación de los recursos

antes del 31 diciembre.

En este caso, el valor del compromiso que no se ha obligado al cierre de la vigencia,

deberá constituirse como Reserva Presupuestal en el formato F1.G1.GF (Formato

Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales Excepcionales), con plazo

máximo 27 de diciembre de 2019.

El supervisor o interventor del contrato deberá entregar a más tardar el 31 de marzo de la

vigencia que se inicia, en las áreas financieras, el documento que avale que se solicitó el

trámite de Liquidación del Contrato, ante el Área Jurídica de la Dirección Regional o la

Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General, según corresponda. Este

documento debe ser anexado al formato de constitución de la reserva por parte del

encargado de presupuesto en la Regional o en el Grupo Financiero Sede de la Dirección

General

Si las Áreas Jurídicas o la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General,

legalizan las Actas de Liquidación de estos contratos, en el mes de enero de la siguiente

vigencia y son entregadas en dicho mes en las Áreas Financieras, el Analista de

Presupuesto de la Dirección Regional o del Grupo Financiero Sede de la Dirección

General, realizará las liberaciones de los Registros Presupuestales de Compromisos -

RPC únicamente a partir del 1° de febrero de 2020

5.2.1.5. Contratos que se encuentren en Proceso Sancionatorio u Otra Instancia Jurídica, que tengan saldos de compromisos presupuestales en la vigencia actual o en años anteriores (con cupo de Vigencia Futura).



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Estos casos se caracterizan porque:

- El contrato está inmerso en un proceso jurídico que está pendiente de resolverse.

- En razón a lo anterior existe un saldo de compromiso que no se puede ni liberar ni

obligar.

Para estos casos se deben dejar estos saldos de los compromisos como Reserva

Presupuestal con el formato F1G1.GF (Formato certificación para la constitución de

Reservas Presupuestales excepcionales), indicando que el contrato se encuentra en dicho

proceso jurídico, anexando al formato ya mencionado, el documento que dé fe del inicio

del proceso ante las áreas jurídicas de las Regionales o ante la Dirección de Contratación,

según sea el caso y a más tardar el 27 de diciembre de 2019.

5.2.1.6. Contratos suscritos en la presente vigencia con afectación de cupos de Vigencias Futuras en las siguientes vigencias.

Teniendo en cuenta que el apalancamiento de los recursos de la presente vigencia,

relacionados con los contratos suscritos con afectación de Vigencias Futuras, vencen el 31

de diciembre, y como quiera que en el Periodo de Transición no se pueden registrar

obligaciones, los valores de estos apalancamientos que no alcancen a ser obligados antes

del cierre del mes de diciembre, deben quedar como Reservas Presupuestales utilizando

el formato F1.G1.GF (Formato certificación para la constitución de Reservas

Presupuestales excepcionales), justificando lo pertinente.

5.2.1.7. Comisiones de Servicio autorizadas entre el 24 y 31 de diciembre de 2019. Las Comisiones de Servicios y/o autorizaciones de desplazamientos que se generen entre el 20 y el 23 de diciembre, deberán estar legalizadas a más tardar el 26 de diciembre de 2019, con el fin de constituirlas como Cuenta por Pagar. Las comisiones de servicio o gastos de desplazamiento que se requieran entre el 24 y el 31 de diciembre deben ser autorizadas por el Director Regional o el Secretario General (según sea el caso), las cuales deben obedecer para casos de extrema urgencia, debidamente justificadas, dichas comisiones quedaran constituidas como Reservas Presupuestales, las cuales se deben legalizar dentro de los plazos establecidos. Para tramitar la última cuenta de pago de los contratistas de prestación de servicios, el supervisor debe garantizar que los integrantes de su grupo o área se encuentren al día con la legalización, derogatoria o aclaratoria de las autorizaciones de desplazamientos, con lo cual podrá firmar la última cuenta de cobro y tramitar su respectivo pago.



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5.2.1.8. Hogares sustitutos, gestores y tutores reconocidos mediante resolución. Como quiera que el reconocimiento de los servicios prestados a través de esta modalidad se efectúa mes vencido, se exceptúa el mes de diciembre, en el cual se efectuarán dos cortes: el primero del 1° al 15 de diciembre, el cual se pagará dentro del mes de diciembre, y el segundo del 16 al 31 de diciembre el cual debe constituirse como reserva presupuestal, teniendo como soporte en las áreas financieras, la misma resolución de este segundo periodo.

5.2.1.9. Otras Reservas Presupuestales (Aquellas que se constituyan sin recibir el formato establecido en las Áreas Financiera).

Dado que en el SIIF Nación al cierre de la vigencia, la diferencia entre los valores de los

compromisos menos las obligaciones se constituyen como Reservas Presupuestales de

manera automática, los analistas de presupuesto o quienes hagan sus veces y los

Coordinadores de los Grupos Financieros de las Regionales y el Coordinador del Grupo

Financiero Sede de la Dirección General, que no reciban el formato F1.G1.GF (Formato

certificación para la constitución de Reservas Presupuestales excepcionales) por parte de

los Supervisores o interventores, deben dejar como soporte de la constitución de la

Reserva la evidencia de las solicitudes formuladas mediante memorandos o correos

electrónicos a los Supervisores o interventores de los contratos relacionados con los

compromisos en mención, en los cuales se demuestre la solicitud del diligenciamiento y

entrega de los formatos de constitución de las Reservas Presupuestales.

Nota: Para el caso de las Reservas Presupuestales que se deben constituir, relacionadas

con el Gravamen a los Movimientos Financieros –GMF, el responsable de cada Área

deberá proyectar el valor de dicho concepto, de acuerdo con los montos de las Reservas

Presupuestales que se constituyan.

5.2.1.10. Pago de Reservas Presupuestales constituidas al cierre de la vigencia fiscal 2018.

Para adelantar el pago de una Reserva Presupuestal constituida al cierre de la vigencia 2018, es necesario que el Supervisor o Interventor del contrato, entregue al Grupo Financiero o quien haga sus veces en la Dirección Regional o al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, los documentos necesarios para tramitar el mismo, en concordancia con la normatividad vigente. Teniendo en cuenta que las reservas constituidas al cierre de la vigencia 2018, deben ser pagadas antes de finalizar el año 2019, el plazo máximo para entregar la documentación en las áreas financieras, para el trámite de pago, es el 23 de diciembre de 2019.



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Las Reservas Presupuestales de la vigencia anterior que no se hayan ejecutado a 31 de diciembre de 2019, fenecen sin excepción, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, y pueden generarse pasivos exigibles de vigencias expiradas con las responsabilidades fiscales y disciplinarias a que haya lugar.

6. TESORERIA

7. PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) 7.1. Análisis de saldos de PAC. De acuerdo con los saldos de PAC asignados en cada una de las clasificaciones presupuestales de gasto y por fuente de recursos, se deberá realizar un análisis permanente, con el fin de establecer cuáles saldos de compromiso sin obligar, serán susceptibles de giro, e identificar y solicitar con oportunidad las modificaciones de PAC. La adecuada utilización del PAC asignado es responsabilidad de los Supervisores e Interventores de los Contratos, Directores Regionales y de los encargados de las diferentes Áreas en las Direcciones Regionales, así como de los Gerentes de Recursos de la Sede de la Dirección General, quienes deberán adelantar el seguimiento y el control a la ejecución del mismo. El cupo PAC se asigna con dos fuentes de recursos propios y nación. Las Direcciones Regionales o las Áreas de la Sede de la Dirección General, en ninguna circunstancia pueden tramitar pagos que no estén amparados con el Programa Anual de Caja (PAC). 7.2. Solicitudes Extraordinarias de PAC con Recursos Nación. Estas solicitudes quedan sujetas a las aprobaciones y directrices impartidas por la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional -DGCPTN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP sobre la materia. 7.3. Reducción de Saldos de PAC con Recursos Propios y Nación. La ejecución de PAC de Recursos Propios y Nación del mes de diciembre de 2019 se realizará hasta el día veintitrés (23) de diciembre de 2019, acorde con lo definido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público -MHCP; el Grupo de Tesorería reducirá los



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saldos de PAC que se encuentren en cada una de las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, el 26 de diciembre de 2019. 7.4. Pagos. Todo pago, está sujeto a los montos aprobados en el PAC (Art 26, Decreto 4730 2015; art 2.8.1.7.2.1 Decreto 1068 de 2015), que han sido distribuidos para cada Área de la Dirección General y Direcciones Regionales. Con el fin de garantizar una adecuada ejecución del PAC (Propios y Nación) para el mes de diciembre de 2019, las áreas financieras implementarán un control para la recepción, revisión y tramite de las cuentas de acuerdo con el orden de llegada; en el evento de presentarse devolución de las cuentas para corrección, estas deben iniciar nuevamente el trámite para pago. Se deben cumplir los requisitos para pago establecidos en la normatividad vigente. En todo caso es claro que NO habrá obligaciones presupuestales en Periodo de Transición. Los plazos máximos a tener en cuenta para pagos:

Tema Plazo Máximo

Pago saldo Reservas Presupuestales, de la vigencia 2018 Diciembre 23 de 2019

Autorización para Ordenes de Pago Presupuestal (Beneficiario Final)

Diciembre 23 de 2019

Autorización para Ordenes de Pago NO Presupuestal (Traspaso Pagaduría)


Autorización para Ordenes de Pago NO Presupuestal (Deducciones)


Abono por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público a Beneficiario Final.


7.4.1. Pago de Cuentas por Pagar Constituidas al Cierre de la Vigencia.

El ICBF, fija como política el pago en su totalidad, a más tardar el 30 de marzo de 2020. Las Cuentas por Pagar que no se hayan ejecutado a 31 de diciembre de la vigencia en que se constituyeron, expiran sin excepción. De presentarse alguna obligación de pago, con cargo a la Cuenta por Pagar fenecida durante la vigencia 2020, dicho trámite se constituirá en una Vigencia Expirada, con las implicaciones disciplinarias a que haya lugar.



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7.4.2. Pago Hogares Sustitutos Directos y Hogares Gestores diciembre de 2019.

Con el fin de garantizar el pago correspondiente a la fracción del mes de diciembre

comprendida entre el 1 y el 15, a los Hogares Sustitutos Directos y Hogares Gestores

autorizados por Resolución, se deberá atender lo establecido en los lineamientos de

Protección y los lineamientos de pagos, de acuerdo con la normatividad vigente.

• El Coordinador del Centro Zonal deberá elaborar las planillas de los niños, niñas y

adolescentes atendidos hasta el 15 de diciembre y presentar una certificación de

cumplimiento ante el Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica a más tardar el

16 de diciembre, quien a su vez tramitará la resolución para el reconocimiento y

pago respectivo, entregándolas en las áreas financieras Regionales, para el registro

de la obligación presupuestal respectiva a más tardar el día 20 de diciembre de

2019.

• Para certificar la atención de los niños de Hogares Sustitutos y Gestores, cuya prestación del servicio se realiza mediante reconocimiento por Resolución, los servicios prestados entre el 16 y el 31 de diciembre de 2019, se cancelará mediante Reserva Presupuestal, la cual deberá ser constituida presentando los soportes requeridos y de acuerdo con las fechas establecidas en la Guía de Cierre Financiero 2019 y Apertura 2020.

7.4.3. Respecto a los Hogares Sustitutos y Hogar Sustituto Tutor, cuya prestación del servicio se hace mediante Operador, se debe acatar lo contemplado en las cláusulas contractuales.

• Para los contratos que terminan el 15 de diciembre, el periodo comprendido entre el

1 y el 15 de diciembre se cancelará en diciembre de 2019, presentado los soportes

requeridos y de acuerdo con las fechas establecidas en la Guía de Cierre

Financiero 2019 y Apertura 2020.

• Para los contratos que inician a partir del 16 de diciembre de 2019 con Vigencia

Futura hasta el 31 de octubre de 2020, el periodo comprendido entre el 16 al 31 de

diciembre de 2019 se cancelará mediante Reserva Presupuestal, la cual deberá ser

constituida presentando los soportes requeridos y de acuerdo con las fechas

establecidas en la Guía de Cierre Financiero 2019 y Apertura 2020.



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7.4.4. Pago Contratos de Prestación de Servicios (Honorarios). Es necesario tener presente los siguientes aspectos:

• Para adelantar los trámites operativos que conlleva el registro en SIIF Nación del pago de cuentas de honorarios, se ha establecido para recepción de documentos el día 16 de diciembre de 2019 correspondiente al periodo de pago comprendido entre el primero (1) y el veinte (20) de diciembre, en concordancia con lo establecido en el contrato. Lo anterior, con el fin de pagar contratos de honorarios a partir del 23 de diciembre de 2019.

• El Supervisor del Contrato tendrá hasta el 18 de diciembre de 2019, para comunicar a los Grupos Financieros en las Direcciones Regionales o al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, la orden de NO PAGO de la cuenta por incumplimiento de las obligaciones contractuales.

• Con relación a los días comprendidos entre el 21 y el 31 de diciembre de 2019, que deban ser reconocidos al contratista, es obligación de los Supervisores de los contratos, presentar ante las Áreas Financieras los documentos el día 23 de diciembre de 2019, para la constitución de la cuenta por pagar, de acuerdo con la disponibilidad de PAC, de lo contrario quedan como reserva presupuestal.

En todo caso para dar trámite de pago a las Cuentas por Pagar constituidas en el 2019, el Supervisor del Contrato deberá notificar vía correo electrónico la autorización de pago a los Coordinadores Financieros, Pagadores de las Direcciones Regionales y Coordinador Grupo Financiero Sede de la Dirección General.

7.4.5. Desembolsos de los Contratos de Aporte para la Atención a la Primera Infancia. Para los contratos de aporte de Hogares Comunitarios de Bienestar, en todas sus formas de atención (Hogares Comunitarios de Bienestar, FAMI, Agrupados, Hogares Comunitarios de Bienestar Integrales, Múltiples, Empresarias y Jardines Sociales), y Desarrollo Infantil en Centros de Reclusión, el valor del desembolso previsto en el contrato para el mes de diciembre de 2019 correspondiente al apalancamiento de las vigencias futuras 2019-2020, (5 días de atención del servicio, salario del mes de diciembre de Madres Comunitarias y compra de dotación), los supervisores presentaran la autorización de desembolso ante la Coordinación del Grupo Financiero de cada Dirección Regional; a más tardar el 10 de diciembre de 2019. Lo anterior, en razón a que las Entidades Administradoras deben ejecutar estos recursos antes de finalizar la vigencia. Para las modalidades Integrales, el desembolso programado



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para el mes de diciembre de 2019, el Supervisor del Contrato debe entregar la autorización de desembolso al Grupo Financiero de cada Dirección Regional, a más tardar el 19 de diciembre de 2019.

7.4.6. Pago Contratos de Suministros.

En los casos en que los bienes o servicios sean recibidos a satisfacción, deberán radicarse los documentos para pago a más tardar el 16 de diciembre de 2019, con lo que se garantiza que el pago se surta en el mes de diciembre de 2019. En los Contratos de suministros, cuyos bienes se reciban después del 17 de diciembre de 2019 y en todo caso a más tardar el 26 de diciembre de 2019, cumpliendo con la entrada de Almacén y acta de recibido que permitan establecer la recepción de los bienes o servicios durante la presente vigencia, el supervisor del contrato debe entregar día 26 de diciembre de 2019 en el área financiera la certificación de autorización para el registro de la obligación y así constituir la Cuenta por Pagar.

7.4.7. Pago de Impuestos Nacionales y Territoriales. El Pago de Impuestos y Contribuciones Nacionales del mes de noviembre de 2019, se realizará antes del nueve (09) de diciembre de 2019, de conformidad con el calendario tributario de los Entes Fiscales (DIAN, MEN y Ministerio del Interior). Se debe aplicar lo correspondiente a la Guía, para registro y pago de la contribución FONSECON. Para el pago de Impuestos Nacionales del mes de diciembre de 2019, se debe tener en cuenta lo establecido en el Cronograma Tributario, enviado previamente por el Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera. Así mismo, en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, se debe aplicar lo correspondiente a la Guía, para registro y pago de estampilla pro-Universidad Nacional de Colombia y demás Universidades Estatales, publicado en la página Web del ICBF. Es importante mencionar que se debe generar un (01) DRXC por el semestre del 01 de julio a 31 de diciembre de 2019 y para FONSECON el DRXC debe corresponder al valor retenido en el mes de diciembre de 2019. La declaración y pago de Impuestos Territoriales corresponde a las Direcciones Regionales del ICBF, Grupo Financiero Sede de la Dirección General, Grupo de Contabilidad y Tesorería de la Dirección Financiera, según corresponda, de conformidad con el Calendario Tributario establecido por las Secretarias de Hacienda Municipales y/o Departamentales.



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Las Áreas Jurídicas de las Direcciones Regionales y la Dirección General, deberán remitir a más tardar el 15 de enero de 2020, a la Coordinación Financiera de la Dirección Regional y al Grupo Financiero Sede de la Dirección General copia de las consignaciones y listado por Terceros, relacionados con los pagos recibidos por el otorgamiento de las Personerías Jurídicas, expedidas durante la vigencia.

7.4.8. Pago de Viáticos y Gastos de Desplazamiento.

Para el proceso de legalización de viáticos y transporte, se definen como fechas límites las siguientes: Las Comisiones de Servicios y/o autorizaciones de desplazamientos que se generen hasta el 6 de diciembre deberán estar legalizadas a más tardar el 13 de diciembre de 2019, con el fin de realizar el pago dentro de la vigencia. Las Comisiones de Servicios y/o autorizaciones de desplazamientos que se generen entre el 7 y el 19 de diciembre, deberán estar legalizadas a más tardar el 23 de diciembre de 2019, con el fin de constituir la Cuenta por Pagar y de ser posible, realizar el pago dentro de la vigencia. Las Comisiones de Servicios y/o autorizaciones de desplazamientos que se generen entre el 20 y el 23 de diciembre, deberán estar legalizadas a más tardar el 26 de diciembre de 2019, con el fin de constituirlas como Cuenta por Pagar, siempre y cuando se cuente con el respectivo PAC, de lo contrario quedaran constituidas como Reservas Presupuestales.

7.4.9. Indemnizaciones, Sentencias y Conciliaciones. Los documentos soporte para pago de Indemnizaciones, Sentencias y Conciliaciones deben ser entregados por las áreas responsables a más tardar el 17 de diciembre de 2019, al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con el fin de asegurar el pago dentro del presente año, previa programación del PAC correspondiente, teniendo en cuenta que la fecha máxima para obligar es el 23 de diciembre de 2019. Es necesario que la Oficina Asesora Jurídica, reporte al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, ocho (8) días hábiles antes de entregar los documentos para el pago, la certificación bancaria, cédula de ciudadanía y el RUT del beneficiario del pago, para la creación del tercero y la activación de la Cuenta Bancaria en el SIIF Nación. Para atender los pagos derivados de las Sentencias y Conciliaciones, dentro del mes de diciembre de 2019, es necesario que las áreas responsables entreguen a las Áreas Financieras, las planillas de PILA (generadas del aplicativo ASOPAGOS), FNA,



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FONBIENESTAR, Banco Agrario, y demás, el mismo día en que remiten la documentación que respalda el pago de las Sentencias y Conciliaciones, es decir el 18 de diciembre de 2019. Por ningún motivo los pagos derivados de Sentencias y Conciliaciones deberán quedar constituidos como Cuentas por Pagar, con el fin de evitar el cobro de intereses moratorios. Se debe tener en cuenta que la Rama Judicial, entrará en Vacancia Judicial, a partir del 19 de diciembre de 2019 y hasta el 11 de enero de 2020.

7.4.10. Pago Nómina e Inherentes. Las Coordinaciones Administrativas en las Direcciones Regionales y la Dirección de Gestión Humana en la Sede de la Dirección General, deben coordinar las acciones que garanticen:

• El pago de la bonificación de diciembre hasta el 6 de diciembre de 2019.

• La nómina del mes de diciembre hasta el 18 de diciembre de 2019.

• Los gastos inherentes a la misma, y Fondo Nacional de Ahorro, en el mismo mes,

hasta el 20 de diciembre de 2019.

7.5. Rezago Presupuestal – Cuentas por Pagar.

7.5.1. Constitución Cuentas por Pagar.

Las Cuentas por Pagar se constituyen de acuerdo con las siguientes situaciones:

Caso Requisito Plazo Máximo de Entrega a las Áreas Financieras

Que el SERVICIO se recibió a satisfacción por parte del ICBF antes de finalizar la vigencia 2019.

Certificación de cumplimiento de recibo a satisfacción por parte del Supervisor o Interventor del Contrato

26 de diciembre de 2019

Que el BIEN fue recibido a satisfacción por parte del ICBF antes de finalizar la

vigencia 2019.

Certificación de cumplimiento de recibo a satisfacción expedida por parte del Supervisor o Interventor del Contrato, con




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Caso Requisito Plazo Máximo de Entrega a las Áreas Financieras

la entrada del bien, generada por el Almacenista de la Dirección Regional o Dirección General

Las Cuentas por Pagar deben ser constituidas, de acuerdo con los bienes y servicios recibidos efectivamente, y deben ser ejecutadas en su totalidad. En ningún momento las Cuentas por Pagar podrán ser reducidas, para no afectar la realidad financiera del ICBF. Si por alguna razón no se cuenta con disponibilidad de PAC para la constitución de Cuentas por Pagar, contablemente se deben registrar de forma manual éstas, para lo cual deberán reconocerse en las subcuentas y cuentas correspondientes de la clase 2-PASIVOS, del marco normativo aplicable, en la fecha en que la obligación surja. Tal como lo indica el concepto emitido por la Contaduría General de la Nación –CGN, de acuerdo con la solicitud planteada el día 26 de septiembre de 2019, por parte de la Coordinación del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, teniendo en cuenta que el bien o servicio adquirido ya ha sido recibido o prestado a satisfacción durante la vigencia. Los Grupos Financieros de las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán dejar constituido el Gravamen a los Movimientos Financieros -GMF, de todas aquellas Cuentas por Pagar, que tengan afectación con el concepto Traspaso a Pagaduría y el mismo debe constituirse uno a uno por cada Cuenta por Pagar. Las Direcciones Regionales deberán realizar un cuadre previo entre las áreas de Pagaduría, Presupuesto y Contabilidad, mediante el formato F2.G1.GF “Certificación Cuentas por Pagar al cierre de la vigencia”. Este formato debe ser diligenciado por única vez y remitido al Grupo de Tesorería, a partir del 21 de enero de 2020 y a más tardar el 31 de enero de 2020. Los documentos entregados a las Pagadurías Regionales y al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, que no se puedan constituir como Cuentas por Pagar por no contar con PAC, se constituirán como Reservas Presupuestales y las mismas serán contabilizadas como Cuentas por Pagar en Contabilidad, para esta no se requiere el formato de Constitución de Reservas Presupuestales. A 31 de diciembre de 2019, deberá tenerse claridad de los saldos de Cuentas por Pagar, para lo cual los Supervisores o Interventores, deberán entregar a las Áreas Financieras, los documentos o formatos respectivos para su Constitución.



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En todo caso, la entrega de los bienes o servicios contratados financiados con

presupuesto de la presente vigencia no debe ser superior a 27 de diciembre de 2019.

fecha de cierre programado de los trámites ante Almacén.

7.5.2. Cuentas por Pagar Anticipos y Pagos Anticipados Requisitos:

• Que los anticipos o pagos anticipados pactados en los contratos estén totalmente legalizados.

• Solicitud formal a las Pagadurías por parte de los Supervisores o Interventores de los contratos, en la cual certifique que el contrato está debidamente legalizado dentro de la vigencia actual indicando el monto respectivo a pagar (correspondiente al anticipo o pago anticipado) y anexando los documentos exigidos en el contrato para el registro de la obligación.

• Plazo máximo de envío a las Áreas Financieras: 26 de diciembre de 2019. 8. INGRESOS. Al cierre de la vigencia deben ser registrados y clasificados los ingresos que se hayan recibido hasta el 31 de diciembre de 2019, tanto de Recursos Propios como Recursos Nación. De acuerdo con lo establecido en la Circular de cierre de la Dirección General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público -MHCP, para el registro de todos los recaudos y ajustes correspondientes a los ingresos de recursos propios, se puede adelantar la respectiva clasificación durante el Cierre Presupuestal de Ingresos del mes de diciembre de 2019, que allí se contemple, y para los ingresos que se hayan percibido, a través del Banco de la República – DTN, Popular y Agrario, correspondientes a recursos de la Nación, deben quedar registrados a más tardar el 31 de diciembre de 2019, por cuanto a estos no les aplica el Cierre Presupuestal de Ingresos. En el mes de enero de 2020 no se podrá efectuar ningún reintegro presupuestal; cualquier movimiento relacionado con este tema debe efectuarse por el Módulo de Ingresos a partir del primero de febrero de 2020. Los Reintegros Presupuestales de Ingresos que correspondan a la vigencia 2019, deberán ser registrados máximo el 20 de diciembre de 2019, esto para evitar que se vea afectada la ejecución del PAC.



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Las consignaciones recibidas por Recursos Nación, que no sean registradas antes de finalizar la vigencia quedaran como partidas en la Conciliación con la Dirección del Tesoro Nacional en Operaciones Reciprocas, por lo que deben registrarse en su totalidad. Es necesario que los Supervisores e Interventores, en desarrollo de la gestión que les corresponde del Control Financiero de Proyectos, Contratos y Convenios, remitan copia oportunamente de las consignaciones a las Pagadurías Regionales o al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, informando la descripción del concepto (Rendimientos financieros, recursos no ejecutados, fotocopias, Bienestarina, consumo de celular, entre otros), número de contrato, NIT y nombre del Contratista para su correcto registro. 8.1. Devoluciones de Ingresos por Mayores Valores. El plazo máximo para la recepción de las solicitudes relacionadas con el Giro de Recursos a devolver, por mayores valores consignados al ICBF, por concepto de Aporte Parafiscal del 3%, será el 10 de diciembre de 2019, las solicitudes que no requieran modificaciones serán tramitadas en la presente vigencia. De lo contrario, las devoluciones sujetas a modificación serán tramitadas en la siguiente vigencia. 9. CAJAS MENORES. Ver:

• Procedimiento P19.GF Justificación, Constitución, Ejecución, Reembolso,

Arqueo, Cierre y Legalización Definitiva de la Caja Menor.

• Guía para el Manejo de las Cajas Menores.

La legalización y cierre definitivo de las Cajas Menores, será diciembre 11 de 2019.

Posteriormente se deberá enviar al Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, certificación relacionando el número de cierre y legalización definitiva de Caja Menor, generado desde el sistema SIIF Nación. El responsable de la Caja Menor deberá entregar a los Grupos Financieros de las Direcciones Regionales y al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, la legalización definitiva de la Caja Menor, teniendo en cuenta que ya se deben haber generado los cierres Tesoral, Contable y Presupuestal a más tardar el día 12 de diciembre de 2019.



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II. Apertura Proceso Financiero Vigencia 2020 1. ENVÍO DE INFORMACIÓN POR LAS DIFERENTES ÁREAS A LOS GRUPOS FINANCIEROS. Las diferentes áreas de las Direcciones Regionales y del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán enviar la información solicitada a las Coordinaciones de los Grupos Financieros (o quienes hagan sus veces), Contadores y Pagadores, la siguiente información:

Dependencia Información Fecha máxima

Gestión Humana de las Direcciones Regionales y Sede de la Dirección General

Identificación de los Préstamos de Vivienda e Incapacidades de manera detallada, por Tercero, valor y cuenta contable.


Área Jurídica de las Direcciones Regionales y la Oficina Asesora Jurídica Sede de la Dirección General,

Identificación de los registros por Procesos Jurídicos a favor y en contra (Jurisdicción Ordinaria, Coactiva u otros) identificando de manera detallada el tercero, valor y cuenta contable.

17 de enero de 2020

Almacenistas de las Direcciones Regionales y Sede de la Dirección General.

Informes de los Movimientos del mes de diciembre de 2019.


Grupos de las diferentes áreas involucradas en el proceso que afecten registros contables.

Conciliación Inter-áreas con los soportes.

06 de febrero de 2020

1.1. PERÍODO DE TRANSICIÓN.

Consiste en un periodo que da el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF

Nación al inicio de cada año (1° al 20 de enero), previos al Cierre Definitivo de la vigencia

que termina.



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Las cifras con que cierra el Rezago Presupuestal en SIIF Nación el 31 de diciembre de

2019, deben ser iguales a las generadas en el traslado de documentos del rezago en el

mes de enero de 2020.

Basados en las Circulares y la normatividad vigente, relacionada con el tema en dicho

periodo:

• SE PODRÁ, realizar traslado de documentos tanto de Vigencias Futuras, como de

Reservas Presupuestales y de Cuentas por Pagar. El traslado de documentos hace

referencia a pasar, en el Periodo de Transición, los mismos valores reflejados en

SIIF Nación al cierre del 31 de diciembre, de los compromisos de Vigencias

Futuras, Compromisos con Saldos por Utilizar de los Contratos, Convenios o Actos

Administrativos de la vigencia que terminan y las obligaciones pendientes por

pagar.

• NO SE PODRÁ, en este periodo, crear compromisos, crear obligaciones, registrar

reintegros, liberar recursos, cambiar el Estado de Reserva Presupuestal a Cuenta

por Pagar, reducir una Cuenta por Pagar, ni efectuar pagos del Rezago

Presupuestal, ni hacer modificaciones a las deducciones de las obligaciones

generadas como Cuentas por Pagar.

Dando cumplimiento con la normatividad que versa en torno a la constitución, que refleja el rezago al cierre del 31 de diciembre, frente al traslado de documentos que se realiza durante el Periodo de Transición, se ha determinado para el cierre de la presente vigencia que el valor del Rezago Presupuestal a 31 de diciembre de 2019 sea igual al valor trasladado una vez cerrado el Periodo de Transición. Los Analistas de Presupuesto deberán realizar las siguientes acciones:

• Remitir los reportes de las Unidades Ejecutoras a las diferentes áreas de las Regionales y Sede de la Dirección General, en donde se evidencien los saldos pendientes por ejecutar de los registros presupuestales, a más tardar el 17 de diciembre de 2019.

• Realizar conciliación antes del Cierre Presupuestal de la vigencia, para establecer saldos reales de Cuentas por Pagar, entre las áreas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería.



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• Realizar chequeo de las cuentas constituidas como Reservas Presupuestales con el fin de verificar el lleno de los requisitos.

2. CONTABILIDAD El ICBF implementó las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico -NICSP, razón por la cual a partir del 1 de enero de 2019, reporta los Informes Financieros bajo lo dispuesto en el Marco Normativo, contemplado en la Resolución No.533 de 2015 “Marco Normativo para Entidades de Gobierno” expedida por la Contaduría General de la Nación -CGN y sus modificaciones, mediante la cual se incorpora como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el marco conceptual para la preparación y presentación de la información financiera y las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos aplicables a las entidades definidas en el artículo segundo de dicha Resolución. Con esta implementación el ICBF estableció 14 políticas conforme al Marco Normativo, las cuales están distribuidas de la siguiente manera: Propiedad, Planta y Equipo, Inventarios, Intangibles, Bienes Históricos y Culturales, Beneficios a los Empleados, Prestamos por Cobrar, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Efectivo y Equivalente de Efectivo, Inversiones, Provisiones y Contingentes, Gastos, Ingresos y Presentación de Estados Financieros. 3. ACTIVIDADES PARA GARANTIZAR LA DEPURACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DE CONTABILIDAD. La Contaduría General de la Nación –CGN según instrucciones del 15 de marzo de 2019, estableció en su Instructivo de Cierre y de Apertura de Vigencia, las fechas límites para efectuar registros en el Macroproceso Contable del SIIF Nación de 2019, no podrá superar el 15 de febrero del 2020. En aplicación del numeral 3.2.15 de la Resolución No.193 de 2016, el ICBF adelantará las actividades tendientes a garantizar la depuración permanente y sostenible de la información contable, para ello debe identificar las diferentes acciones administrativas, con el propósito que, a 31 de diciembre 2019, esta cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.



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4. CONCILIACIÓN INTER-AREAS. El Formato de Conciliación Interáreas, es una herramienta mediante la cual se relaciona y controla la información contable pública, que suministran las diferentes áreas del ICBF. Los responsables de su diligenciamiento son los profesionales con funciones de Contador, con base en la información suministrada por los responsables de las diferentes Áreas Regionales y de la Sede de la Dirección General que intervienen en el proceso. Es necesario tener en cuenta que la información reportada en los Estados Financieros es el resultado del insumo entregado por las diferentes áreas de la Entidad, tanto de Apoyo como Misionales al Área Financiera, para su respectivo registro, por tanto, la veracidad y razonabilidad de las cifras va directamente relacionada con la correcta y oportuna información suministrada por las Áreas. Se requiere la entrega de la información de manera clara y oportuna conforme a las fechas establecidas en el Cronograma de la Guía de Cierre Financiero 2019 y Apertura 2020 por parte de cada Área, con el fin lograr un eficaz y eficiente cierre contable. Al cierre de la vigencia no se deben presentar diferencias, en caso de presentarse éstas deben estar debidamente justificadas y reveladas. 4.1. Activo.

4.1.1. Efectivo y Equivalentes al Efectivo. El Profesional con funciones de Contador en las Direcciones Regionales, en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General y el profesional asignado del Grupo de Contabilidad del Nivel Nacional, deben elaborar las Conciliaciones Bancarias, atendiendo el procedimiento P4.GF Procedimiento Conciliación Bancaria v3 y formato F1.P4.GF Formato Conciliación Bancaria v4, determinado de Conciliaciones Bancarias, detallando cada una de las partidas conciliatorias. El Coordinador del Grupo Financiero o de Gestión Soporte, según corresponda y el Servidor Púbico con funciones de Pagador de la Dirección Regional, el Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y el Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera, son responsables de efectuar las gestiones y trámites a que haya lugar, para depurar las partidas propias de la cuenta contable 1.1.10 – Depósitos en Instituciones Financieras, como las demás cuentas que tienen afectación contable con bancos, tales como: 1.1.32.10 – Efectivo de Uso Restringido/Depósitos en Instituciones Financieras, 1.1.33 Equivalentes al Efectivo, 1.3.84.12 – Descuentos no Autorizados,

https://www.icbf.gov.co/system/files/procesos/p4.gf_procedimiento_conciliacion_bancaria_v3.pdf

https://www.icbf.gov.co/system/files/procesos/f1.p4.gf_formato_conciliacion_bancaria_v4.xls



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2.9.02.01 – En Administración, 2.9.03.01 – Para Servicios y la cuenta 2.4.07.20 - Recaudos por Clasificar. Fechas de entrega de Conciliaciones Bancarias: 23 de diciembre de 2019 y 22 de enero de 2020. Teniendo en cuenta lo anterior, el Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera, las Pagadurías en las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán informar por medio de certificación a más tardar el 22 de enero de 2020 al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera y al Servidor Público con responsabilidad de Contador en las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, la siguiente información para revelar en las Notas a los Estados Financieros en el Formato Efectivo y Equivalentes al Efectivo:

• Cada uno de los componentes de la partida efectivo y equivalentes de efectivo.

• Cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que no esté disponible para ser utilizado por la Entidad.

4.1.2. Cuentas por Cobrar. Contribuciones, Tasas e Ingresos no Tributarios.

Los saldos por capital e intereses de tasas, multas y sanciones deben quedar registrados

en el SIIF Nación al cierre de la vigencia.

En la Sede de la Dirección General el Coordinador del Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, deberá certificar y enviar el archivo con la Causación de Intereses y las Nuevas Carteras constituidas en el periodo, diligenciando la información del Formato Cuentas por Cobrar. Así mismo, en las Direcciones Regionales los responsables de Recaudo entregarán al Coordinador Financiero y al Profesional con funciones de Contador en la Dirección Regional mediante certificación, el archivo con los saldos por Capital e Intereses de Tasas, Multas y Sanciones, con los mismos parámetros definidos en el párrafo anterior. Esta información deberá ser enviada mensualmente. Aportes Sobre la Nómina. El Coordinador Financiero o quien haga sus veces según corresponda, de las Direcciones Regionales, deberá certificar al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera a más tardar el 22 de enero de 2020, el saldo de la cuenta “Aportes sobre la



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Nómina” al cierre de la vigencia, correspondiente a las Resoluciones Ejecutoriadas, que no superen los sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de notificación y los Acuerdos de Pago, firmados en la etapa de Cobro Persuasivo.

4.1.3. Otras Cuentas por Cobrar. Incapacidades: La Dirección de Gestión Humana, informará al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, el detalle de las Incapacidades generadas durante cada mes y su correspondiente pago, determinando el Tercero, la Regional, periodo de la nómina a que corresponde, EPS, y valor, para su registro correspondiente, diligenciando el Formato Cuentas por Cobrar. En cuanto al Saldo de Incapacidades que se encuentran registradas en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, es necesario que Gestión Humana, envíe una certificación detallando: NIT, Razón Social, valor, fecha de causación, fecha de pago y deterioro, el 20 de enero de 2020. Responsabilidades Fiscales: En el evento que en los Informes Financieros figuren saldos que no estén en el Boletín de Responsables Fiscales, publicado por la Contraloría General de la República -CGR, el Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y el Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán adelantar las gestiones para determinar a qué corresponde (Saldo y concepto) y efectuar las reclasificaciones contables, acordes con las gestiones adelantadas por parte de la Dirección de Gestión Humana. Pruebas de Paternidad y Otras Cuentas Por Cobrar: Los saldos por Capital e Intereses de Pruebas de Paternidad y otras Cuentas por Cobrar, deben quedar registrados en el SIIF Nación al cierre de la vigencia.

En la Sede de la Dirección General el Coordinador del Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, deberá certificar y enviar el archivo con la Causación de Intereses y las Nuevas Carteras constituidas en el periodo, diligenciando el Formato Cuentas por Cobrar. Así mismo, en las Direcciones Regionales los responsables de Recaudo entregarán al Coordinador Financiero y Profesional con funciones de Contador en la Dirección Regional mediante certificación, el archivo con los saldos por Capital e Intereses de Pruebas de Paternidad y Otras Cuentas por Cobrar, con los mismos parámetros definidos en el párrafo anterior. Esta información deberá ser enviada en forma permanente.



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4.1.4. Deudas de Difícil Recaudo. Los saldos por Capital e Intereses de las Deudas de Difícil Recaudo deben quedar registrados en el SIIF Nación al cierre de la vigencia. Los Grupos Financieros de las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán garantizar la Conciliación con las Áreas fuentes de la información (Grupo Jurídico, Gestión Humana y Recaudo) de los Saldos Contables por Tercero, de acuerdo con su naturaleza y su respectivo deterioro (reconocido en el periodo, reversión por pago o baja). Mediciones Posteriores: Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF Bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno” las Cuentas por Cobrar, se mantienen por el valor de la transacción y serán objeto de Estimaciones de Deterioro, cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del Deudor. Partiendo de lo anterior, se solicita a la Oficina Asesora Jurídica, remitir al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, a más tardar el 13 de enero de 2020, diligenciando lo correspondiente en el Formato Cuentas por Cobrar. Revelaciones Cuentas Por Cobrar: El ICBF revelará información relativa al valor en libros de las Cuentas por Cobrar y el valor de las pérdidas por deterioro o de su reversión, reconocidas durante el periodo contable, así como el deterioro acumulado. Adicionalmente, se revelará:

• Un análisis de la antigüedad de las Cuentas por Cobrar que estén en mora, pero no deterioradas, al final del periodo.

• Un análisis de las Cuentas por Cobrar, que se hayan determinado individualmente como deterioradas al final del periodo, incluyendo los factores que la entidad haya considerado para determinar su deterioro.

La información anterior, deberá ser suministrada por el Área que realice la administración y control de las Cuentas por Cobrar, a más tardar el 20 de enero de 2020. (Formato Cuentas por Cobrar)

4.1.5. Préstamos por Cobrar. Para los Préstamos de Vivienda y Calamidad Doméstica, la Dirección de Gestión Humana en la Sede de la Dirección General y las Coordinaciones Administrativas, en las Direcciones Regionales, deberán entregar al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, a los Coordinadores Financieros de las Direcciones Regionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, los saldos por Tercero,



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fecha de desembolso y concepto del préstamo, para realizar la respectiva Conciliación, la información anterior, debe enviarse con corte a noviembre 30 de 2019, a más tardar 13 de diciembre de 2019 y con corte diciembre 31 de 2019, a el más tardar el 13 de enero de 2020. Mediciones Posteriores: Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF, Bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno” los Préstamos por Cobrar se medirán al costo amortizado y serán objeto de Estimaciones de Deterioro, cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del Deudor. Partiendo de lo anterior, se solicita a la Dirección de Gestión Humana, remitir al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera a más tardar el 20 de enero de 2020, la información diligenciando el Formato Préstamos por Cobrar. Revelaciones Préstamos Por Cobrar:

1. El ICBF deberá revelar información relativa al valor en libros de los Préstamos por Cobrar y las principales condiciones, tales como: Plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones, que los Préstamos por Cobrar le impongan.

2. También revelará el valor desembolsado, los costos de transacción si existieran, la

tasa de negociación, la tasa de interés efectiva, así como los criterios utilizados para determinarla.

3. Adicionalmente el ICBF revelará el valor total de los ingresos por intereses

calculados utilizando la tasa de interés efectiva.

4. Se revelará el valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo contable, así como el deterioro acumulado. Adicionalmente, se revelará:

• Un análisis de la antigüedad de los Préstamos por Cobrar que estén en mora, pero no deteriorados al final del periodo.

• Un análisis de los Préstamos por Cobrar, que se hayan determinado individualmente como deteriorados al final del periodo, incluyendo los factores que el ICBF haya considerado para determinar su deterioro.

4.1.6. Inventarios, Propiedad Planta y Equipo, Bienes Históricos y Culturales. Las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones Regionales y la Dirección

Administrativa Sede de la Dirección General, deben entregar al Coordinador Financiero de

las Direcciones Regionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección



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General, con copia al profesional que desempeña las funciones de Contador, el Informe de

Bienes Muebles (independientemente, si cumplen o no el umbral de materialidad) e

Inmuebles (Terrenos y edificaciones, construcciones en curso, bienes pendientes de

legalizar, propiedad, planta y equipo en mantenimiento, bienes no explotados, Bienes de

Consumo y Devolutivos (Equipos de cómputo, de oficina, transporte, etc.), Bienes

Entregados a Terceros (Comodato y contrato de aporte), Bienes Recibidos en Dación de

Pago, Bienes de Arte y Cultura, Intangibles, Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y

Mostrencos y Activos Retirados) e informar el valor de las respectivas depreciaciones.

• Monto de las adquisiciones o construcciones.

• Monto de las adiciones y mejoras.

• Monto de los bienes vendidos y el efecto en los resultados.

• Monto, justificación y efecto en los resultados por el retiro de bienes.

• Justificación de la existencia de Bienes en Mantenimiento.

• Justificación del saldo de Bienes Retirados del Servicio.

• Justificación y detalle de los Bienes Pendientes de Legalizar.

• Justificación y detalle de los Bienes no Explotados.

• Información relacionada con el proceso de Legalización de los Bienes.

• Información sobre los Bienes Vacantes y Mostrencos y Vocaciones Hereditarias.

• Certificación de las Ventas de los Bienes Muebles, Inmuebles, Acciones o

cualquier Título Valor.

• Certificación de la realización de los Inventarios Físicos de los Bienes Inmuebles

y Muebles firmada por el Responsable de Infraestructura o Almacén.

Esta información debe remitirse a más tardar 20 de enero de 2020, diligenciando los

respectivos formatos.

4.1.6.1. Inventarios.

Mediciones Posteriores: Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF Bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno”, los Inventarios que se mantengan para ser distribuidos en forma gratuita o a precios de no mercado, así como los que se tengan para consumir en la prestación de servicios y que van a ser distribuidos en forma gratuita o a precios de no mercado, se medirán al menor valor entre el costo y el costo de reposición.



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El ICBF podrá agrupar partidas similares o relacionadas para calcular el costo de reposición y evaluará los indicios de deterioro, por lo menos una vez al año y como mínimo al final del periodo contable, evaluará si existen indicios de deterioro del valor de sus activos generadores de efectivo. Partiendo de lo anterior, se solicita a la Dirección Administrativa Sede de la Dirección General, remitir esta información al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera a más tardar el 20 de enero de 2020, diligenciando el Formato Inventarios. Revelaciones: Las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones Regionales y la Dirección Administrativa Sede de la Dirección General, deben elaborar y entregar debidamente firmados al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con copia al profesional que desempeña las funciones de Contador, relación detallada de:

• Método de evolución utilizado para los inventarios;

• Las pérdidas por deterioro del valor de los Inventarios reconocidas o revertidas;

• Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión del deterioro de los

Inventarios;

• El valor del Inventario recibido y distribuido en forma gratuita o a precios de no

mercado y el detalle de la información relacionada con la baja en cuentas.

La información anterior, deberá ser suministrada por la Dirección Administrativa en la Sede de la Dirección General y las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones Regionales al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y los Coordinadores Financieros en las Direcciones Regionales respectivamente, a más tardar el 20 de enero de 2020, diligenciando el Formato Inventarios.

4.1.6.2. Propiedad Planta y Equipo. Mediciones Posteriores: Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF Bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno” en lo referente a Propiedad, Planta y Equipo, una vez concluidas las etapas de reconocimiento y medición inicial, el ICBF procederá a medir las Propiedades, Planta y Equipo, teniendo en cuenta lo siguiente:



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Más (+): Costo Menos (-): Depreciación Acumulada Menos (-): Deterioro Acumulado Al igual, tendrá en cuenta, el valor residual y vida útil. Partiendo de lo anterior, se solicita a la Dirección Administrativa, remitir al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera a más tardar el 20 de enero de 2020, diligenciando la información correspondiente en el Formato Propiedad Planta y Equipo. Revelaciones: Las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones Regionales y la Dirección Administrativa, deben elaborar y entregar debidamente firmados al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con copia al profesional que desempeña las funciones de Contador, relación detallada de:

• Los métodos de depreciación utilizados.

• Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas.

• El cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual y de los costos

estimados de desmantelamiento, así como el cambio en el método de depreciación.

• El valor de las Propiedades, Planta y Equipo en proceso de construcción, y el

estado de avance y la fecha estimada de terminación.

• El valor en libros de las Propiedades, Planta y Equipo cuya titularidad o derecho de

dominio tenga alguna restricción.

• La información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y

equipo o que se hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de

la titularidad o derecho de dominio (esta información estará relacionada con: la

entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la descripción, la

cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar).

• El valor en libros de los elementos de Propiedades, Planta y equipo, que se

encuentran temporalmente fuera de servicio.

• Las Propiedades, Planta y Equipo, adquiridas en una transacción sin

contraprestación.

• La información sobre su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya

lugar.

• El valor de los compromisos de adquisición de Propiedades, Planta y Equipo.

• Un informe a nivel de Regional, Tercero, fecha, valor y tipo de bien de las

donaciones recibidas.



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Adicional a lo anterior, también deberá diligenciar el Formato Propiedad Planta y Equipo

con la siguiente información:

• El valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro

del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable.

• Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo

contable, que muestre por separado lo siguiente: Adquisiciones, adiciones

realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de componentes, inspecciones

generales, reclasificaciones a otro tipo de activos, pérdidas por deterioro del valor

reconocidas o revertidas, depreciación y otros cambios.

• El efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de

Propiedades, Planta y Equipo.

• Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas en el resultado del ejercicio.

• Las pérdidas por deterioro de valor que se hayan revertido y hayan sido

reconocidas en el resultado del ejercicio.

La información anterior, deberá ser suministrada por la Dirección Administrativa y las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones Regionales al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y los Coordinadores Financieros en las Direcciones Regionales respectivamente, a más tardar el 20 de enero de 2020, diligenciando el Formato Propiedad Planta y Equipo.

4.1.6.3. Bienes Históricos y Culturales. Mediciones Posteriores: Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF Bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno” en relación con los Bienes Históricos y Culturales, se medirán por el Costo. Sobre el valor de restauración, la vida útil y el método de depreciación se revisarán, como mínimo, al término del periodo contable y si existiera un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo o del potencial de servicio. Al igual, tendrá en cuenta, la depreciación y vida útil. Partiendo de lo anterior, se solicita a la Dirección Administrativa, remitir al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera a más tardar el 20 de enero de 2020, diligenciando el Formato Bienes Históricos y Culturales.



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Revelaciones: Las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones Regionales y la Dirección Administrativa, deben elaborar y entregar debidamente firmados al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con copia al profesional que desempeña las funciones de Contador, relación detallada de:

• Los métodos de depreciación utilizados;

• Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas para la restauración;

• El cambio en la estimación de la vida útil de la restauración; los bienes históricos y

culturales adquiridos en una transacción sin contraprestación;

• información cuantitativa física y cualitativa de los bienes históricos y culturales que

no hayan sido reconocidos por falta de una medición monetaria confiable, tales

como: cantidades, ubicación y estado de conservación.

Adicional a lo anterior, también deberá diligenciar el Formato Bienes Históricos y

Culturales con la siguiente información:

• El valor en libros y la depreciación acumulada, al principio y final del periodo

contable

• Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo

contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, restauraciones,

retiros, depreciación de la restauración y otros cambios;

• El efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de bienes históricos y

culturales;

La información anterior, deberá ser suministrada por la Dirección Administrativa y las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones Regionales al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y los Coordinadores Financieros en las Direcciones Regionales respectivamente, a más tardar el 20 de enero de 2020, diligenciando el Formato Bienes Históricos y Culturales.

4.1.7. Recursos Entregados en Administración. La Dirección Administrativa, debe elaborar y entregar debidamente firmados al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, relación detallada de los Recursos Entregados en Administración, diligenciando el Formato Edificaciones Pendientes Por Legalizar Vigencias Anteriores.



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La información anterior, deberá ser remitida a más tardar el 20 de enero de 2020. 4.2. Pasivo.

4.2.1. Cuentas por Pagar. Los Grupos Financieros de las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán garantizar la Conciliación entre las Oficinas de Contabilidad, Pagaduría y Presupuesto, en lo referente a las Cuentas por Pagar, detallando cuenta contable, descripción de la cuenta, fecha de registro, tercero, saldo y observaciones. Medición Posterior: Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF Bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno” en relación con las Cuentas por Pagar, posterior al reconocimiento, las Cuentas por Pagar se mantendrán por el valor de la transacción. Revelaciones: El Coordinador del Grupo Financiero o quien haga sus veces según corresponda, de las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberá certificar al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera a más tardar el 3 de febrero de 2020, que el saldo de las Cuentas por Pagar, correspondan efectivamente a bienes o servicios recibidos, de conformidad con las condiciones contractuales y de los cuales se espere a futuro la salida de dinero. Adicional a lo anterior, se revelará el valor de las Cuentas por Pagar que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago, al igual que las Cuentas por Pagar pendiente por depurar.

4.2.1.1. Cuentas por Pagar no Constituidas por no contar con Asignación de PAC

Estas Cuentas por Pagar serán registradas contablemente en forma manual, toda vez que

no se cuenta con una asignación del PAC correspondiente, de acuerdo al concepto

emitido por la Contaduría General de la Nación –CGN, diligenciando el Formato Cuentas

por Pagar no Constituidas por no contar con Asignación de PAC.

4.2.2. Beneficios a Empleados. Los Beneficios a los Empleados comprenden todas las retribuciones que el ICBF proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, a beneficios por terminación del vínculo laboral.



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Revelaciones: Corto plazo: La Dirección de Gestión Humana Sede de la Dirección General, certificará y entregará debidamente firmada al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, la siguiente información:

• La naturaleza de los beneficios a corto plazo, y

• La naturaleza, cuantía y metodología, que sustenta la estimación de los beneficios otorgados a los empleados por incentivos.

Revelaciones: Post-Empleo: La Dirección de Gestión Humana Sede de la Dirección General, certificará y entregará debidamente firmada al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, la siguiente información:

• Una descripción general del tipo de beneficio, incluyendo la política de financiación.

• El valor del pasivo y la naturaleza y valor de los activos destinados a financiarlo.

• La cuantía de las ganancias o pérdidas actuariales reconocida durante el periodo en el patrimonio.

• La metodología aplicada para la medición de la obligación de este tipo de beneficios con relación a los empleados actuales, si a ello hubiera lugar.

• Una conciliación de los saldos de apertura y cierre de la obligación por beneficios definidos que muestre, por separado, los beneficios pagados y todos los demás cambios.

• Cualquier otra suposición actuarial significativa utilizada.

Esta información deberá remitirse a más tardar el 20 de enero de 2020.

4.2.3. Provisión para Contingencias. Los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales y la Oficina Asesora Jurídica de la

Dirección General, deben entregar un informe del Estado de los Créditos Judiciales, indicando el Valor de la Provisión a Constituir, Instancia del proceso, valor, Tercero y Cuenta Contable, en las fechas establecidas, al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con copia al Servidor Público que desempeña las funciones de Contador.



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Medición Posterior: Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF Bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno” en relación con las Provisiones se revisarán como mínimo al Final del Periodo Contable o cuando se tenga evidencia de que el valor ha cambiado sustancialmente, y se ajustarán afectando el resultado del periodo para reflejar la mejor estimación disponible. Cuando el valor de la Provisión se calcule como el valor presente de la obligación, el valor de esta se aumentará en cada periodo, para reflejar el valor del dinero en el tiempo. Tal aumento se reconocerá como Gasto en el resultado del periodo. Cuando ya no sea probable la salida de recursos, que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio, para cancelar la obligación correspondiente, se procederá a liquidar o a revertir la provisión. Revelaciones: Las Coordinaciones Jurídicas de las Direcciones Regionales y la Oficina Asesora Jurídica de la Dirección General, deben elaborar y entregar debidamente firmados al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con copia al profesional que desempeña las funciones de Contador, relación detallada de:

• La naturaleza del hecho que la origina.

• Una conciliación que muestre el valor en libros al inicio y al final del periodo; las adiciones realizadas durante el periodo, incluidos los ajustes procedentes de los cambios en la medición del valor descontado; los valores cargados contra la provisión durante el periodo; y los valores no utilizados que hayan sido objeto de liquidación o reversión en el periodo.

• Una descripción acerca de la naturaleza de la obligación contraída, así como del valor y fecha esperada de cualquier pago resultante.

• Una indicación acerca de las incertidumbres relativas al valor o a las fechas de salida de recursos los criterios considerados para la estimación.

• El valor de cualquier reembolso esperado que esté asociado con la provisión constituida.

Esta información deberá ser entregada a más tardar el 20 de enero de 2020.

4.2.4. Otros Pasivos.

4.2.4.1. Recursos Recibidos en Administración. Las Coordinaciones Financieras o quien haga sus veces, en las Direcciones Regionales, deben realizar un informe detallado, con el análisis y justificación de los valores registrados



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en la cuenta y enviarlo al Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, a más tardar el 13 de enero de 2020.

4.2.4.2. Ingresos Recibidos por Anticipado. Las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones Regionales y la Dirección Administrativa de la Dirección General, deben entregar un Informe en forma consolidada de los Inmuebles Vendidos, en las fechas establecidas al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con copia al Servidor Público que desempeña las funciones de Contador, detallando lo siguiente:

• Modalidad de Venta.

• Valor de la Venta.

• Forma de pago.

• Saldo a la fecha.

Esta información deberá enviarse a más tardar el 13 de enero de 2020. 4.3. Ingresos. Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF, bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno”, en relación con la Política de Ingresos se clasificaron en Ingresos de Transacciones sin Contraprestación y con Contraprestación.

4.3.1. Ingresos de Transacciones sin Contraprestación. Se reconocerán como Ingresos de Transacciones sin Contraprestación, los recursos, monetarios o no monetarios, que reciba el ICBF sin que deba entregar a cambio una contraprestación, que se aproxime al valor de mercado del recurso que se recibe, es decir, no entrega nada a cambio del recurso recibido o si lo hace, el valor entregado es menor al valor de mercado del recurso recibido. También se reconocerán como ingresos de transacciones sin contraprestación, aquellos que obtenga el ICBF dada la facultada legal que tenga para exigir cobros a cambio de bienes, derechos o servicios que no tienen valor de mercado y que son suministrados únicamente por el Gobierno. Los Ingresos de Transacciones sin Contraprestación son los siguientes:



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• Transferencias: (Corresponden a ingresos recibidos de terceros por conceptos tales como: recursos recibidos de otras entidades públicas, condonaciones de deudas, asunción de deudas por parte de terceros, bienes declarados a favor de la Nación, bienes expropiados y donaciones.).

• Retribuciones, Aportes Sobre la Nómina, Rentas Parafiscales, Multas y Sanciones: (Retribuciones que efectúan los usuarios de un servicio a cargo del Estado, en los pagos obligatorios derivados de la relación laboral de Entidades Públicas y Privadas, y en los Gravámenes que afectan a un determinado y único Grupo Social y Económico, los cuales se utilizan en su beneficio y en los pagos obligatorios, que efectúan Terceros como consecuencia de la infracción a requerimientos legales).

Revelaciones: Los Responsables de recaudo de Pagaduría en las Direcciones Regionales, el Coordinador del Grupo de Recaudo de la Dirección Regional Bogotá y el Coordinador del Grupo de Recaudo y de Tesorería de la Dirección Financiera Sede de la Dirección General, deben elaborar y entregar debidamente firmados al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales, al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, con copia al profesional que desempeña las funciones de Contador en Dirección Regional y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, relación detallada de:

• Mostrar el valor de los Ingresos de Transacciones sin Contraprestación,

reconocidos durante el Periodo Contable de forma separada para las

transferencias, las retribuciones, los aportes sobre la nómina y las rentas

parafiscales, detallando en cada uno los principales conceptos.

• El valor de las Cuentas por Cobrar reconocidas con relación a los ingresos sin

contraprestación.

Esta información deberá enviarse a más tardar el 20 de enero de 2020.

4.3.2. Ingreso de Transacciones con Contraprestación. Son aquellos que se originen en la Venta de Bienes, en la prestación de servicios o en el

uso que Terceros hacen de Activos, los cuales producen Intereses, Dividendos o

Participaciones, entre otros.

Revelaciones: Las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones Regionales y la Dirección Administrativa Sede de la Dirección General, deben elaborar y entregar debidamente firmados al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y al



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Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con copia al profesional que desempeña las funciones de Contador, relación detallada de:

• Las Políticas Contables adoptadas para el reconocimiento de los ingresos.

• La cuantía y el origen de cada categoría material de ingresos por venta de bienes.

• El valor de los ingresos producidos por intercambios de bienes o servicios.

Esta labor se debe entregar a más tardar el 20 de enero de 2020. 4.4. Gastos. Se reconoce un Gasto en el Estado de Resultados, cuando ha surgido un decremento en los beneficios económicos o potencial de servicios futuros, relacionado con un decremento de los activos o un incremento de los pasivos, distintos de distribuciones de capital y, además, el importe del mismo pueda ser medido en forma creíble. Medición Posterior: Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF, bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno” en relación con los Gastos, con posterioridad al reconocimiento, los Gastos se mantendrán por el valor de la Transacción. Revelaciones: Los Gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña el ICBF, la naturaleza del Gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras Entidades del Sector Público. 4.5. Activos y Pasivos Contingentes.

4.5.1. Activos Contingentes. Según lo establecido en el “Manual de políticas contables del ICBF bajo el marco normativo para entidades de gobierno” en relación con la política de activos contingentes, el ICBF registra en cuentas de orden deudoras, los procesos con base en el oficio suscrito por el apoderado acompañado del acto de notificación cuando se admiten las demandas, o de la Resolución mediante la cual se reconoce la calidad del denunciante para los Bienes Vacantes, Mostrencos y Vocaciones Hereditarias. En las cuentas de orden se reconocen los Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos (Procesos Civiles, Laborales, Penales, Administrativos, Obligaciones Fiscales, Otros Litigios) y Otros Activos Contingentes (Garantías, Intereses de Mora, otros). Revelaciones: Las Coordinaciones Jurídicas de las Direcciones Regionales y la Oficina Asesora Jurídica de la Dirección General, deben elaborar y entregar debidamente firmados al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y al Coordinador del



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Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con copia al profesional que desempeña las funciones de Contador, relación detallada de: .

• Una descripción de la naturaleza del Activo Contingente.

• Una estimación de los efectos financieros y una indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de entrada de recursos; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información.

Esta información deberá enviarse a más tardar el 20 de enero de 2020.

4.5.2. Pasivos Contingentes. Según lo establecido en el “Manual de Políticas Contables del ICBF Bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno” en relación con la Política de Pasivos Contingentes, el ICBF registrará las Demandas, Arbitrajes y Conciliaciones Extrajudiciales que se interpongan en contra del ICBF en Cuentas de Orden Acreedoras, con la Notificación de la Demanda, o de acuerdo con los procedimientos definidos, según se trate de un Arbitraje o Conciliación Extrajudicial, deben reconocerse en la Subcuenta que identifican su origen en Civiles, Laborales, Administrativas, Obligaciones Fiscales y Otros Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos. En el ICBF se constituye la responsabilidad o en su defecto para el registro de las contingencias en Cuentas de Orden Acreedoras, indicando el estado o instancia del proceso, valor, tercero y cuenta contable, contingente, con base en el Oficio suscrito por el Apoderado del Proceso, acompañado del Acto de Notificación de la Demanda. Revelaciones: Las Coordinaciones Jurídicas de las Direcciones Regionales y la Oficina Asesora Jurídica de la Dirección General, deben elaborar y entregar debidamente firmados al Coordinador Financiero de las Direcciones Regionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con copia al profesional que desempeña las funciones de Contador, relación detallada de:

• Una descripción de la naturaleza del Pasivo Contingente.

• Una Estimación de los Efectos Financieros, la indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de salida de recursos y la posibilidad de cualquier reembolso; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información.

Esta información deberá ser diligenciada en el formato Provisiones y enviada a más tardar el 20 de enero de 2020.



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5. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL ÁMBITO DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA -SIIF NACIÓN PARA EL CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE. Los sistemas complementarios para la información contable tales como: Nómina (Kactus), Almacén e Inventarios (SEVEN), etc., deberán permanecer habilitados, hasta tanto se hayan implementado en el SIIF Nación los procesos necesarios, para efectos del control y registro adecuado del total de las transacciones.

6. PRESUPUESTO

7. VIGENCIAS FUTURAS. El Analista de Presupuesto en cada Regional o Grupo Financiero Sede de la Dirección General, debe realizar el registro de la partida en SIIF Nación en la presente vigencia (2019), a través del RPC de Vigencia Futura y hacer el traslado en la siguiente vigencia del RPC de Vigencia Futura (2020 y posteriores, si los hay), en la cual se realiza automáticamente la solicitud y expedición del CDP; el Analista de Presupuesto deberá generar el RPC correspondiente en cada vigencia, en todo caso, ésta labor debe generarse el Primer (1er) día hábil de cada vigencia. Cada vez que se registre el RPC que apalanca la vigencia 2019, el Analista de Presupuesto debe registrar el compromiso de la Vigencia Futura en SIIF Nación y generar al mismo tiempo, el reporte de dicha afectación. Así mismo, todo los Contratos deben aludir dentro de su clausulado, cuando se exprese lo

correspondiente a la Vigencia Futura, el número del memorando o de identificación de la

Certificación expedida por el Coordinador Financiero Regional o del Grupo

Financiero Sede de la Dirección General. Para cada Contrato debe solicitarse

certificación exclusiva por el valor que lo afecte, a excepción de aquellas solicitudes

que estén amparadas bajo el mismo objeto contractual, afectadas con uno o varios Rubros

Presupuestales, expidiendo la certificación por cada Centro Zonal (En ningún caso debe

aludirse el memorando o radicado con el cuál autorizó el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público -MHCP el cupo a la Entidad, o el número con el cuál el Grupo de Presupuesto de

la Dirección Financiera comunicó a la Regional).

7.1. Vigencias Futuras Ordinarias.

Las Coordinaciones de los Grupos Financieros de las Direcciones Regionales y el Grupo

Financiero Sede de la Dirección General, deberán garantizar que antes de la finalización



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del Período de Transición, se hayan trasladado en el SIIF Nación, la totalidad de los RPC

registrados con cargo a cupos asignados de Vigencias Futuras.

Las Direcciones Regionales deberán informar al Grupo de Presupuesto de la Dirección

Financiera, la utilización del cupo de las Vigencias Futuras aprobadas en 2019, a más

tardar el 13 de enero de 2020.

7.2. Vigencias Futuras con Sustitución de Fuente Presupuestal.

Una vez se tenga la autorización del cupo de Vigencia Futura que ampare el valor que no

se va a ejecutar en la vigencia 2019, se debe liberar el saldo de dicho contrato al cierre de

la vigencia 2019 y reemplazar por la autorización de cupo de Vigencia Futura.

Por consiguiente, el primer día hábil de 2020 debe expedirse el CDP y el RPC que ampare

el mismo valor liberado, es decir, se afecta la apropiación de la vigencia 2020.

Es importante tener en cuenta que el trámite para la solicitud de CDP y autorización del

cupo de Vigencias Futuras para esta modalidad, se expedirá acorde con la fecha de

aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público –MHCP.

También se pueden tramitar autorizaciones de Vigencias Futuras para contratos que estén

en ejecución, cuyo plazo de vencimiento sea el 31 de diciembre, amparados en el mismo

artículo 2.8.1.7.1.1 del Decreto 1068 de 2015.

Se resalta que el trámite para la solicitud de CDP y autorización del cupo de Vigencias

Futuras, para esta modalidad vence en diciembre 17 de 2019.

En estos casos ES NECESARIO ampliar el plazo de ejecución del Contrato o Acto Administrativo correspondiente; una vez legalizada la ampliación del plazo con la aprobación de la póliza y demás documentos, se entregará a los Servidores Públicos que cumplen la función de Analista de Presupuesto de la Dirección Regional o en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, para realizar los trámites correspondientes.



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8. VIGENCIAS EXPIRADAS. Las Vigencias Expiradas deben tramitarse con cargo al mismo Rubro Presupuestal que le

dio vida al compromiso o a su homólogo, si la Estructura Presupuestal cambió en la

presente vigencia, y en todo caso se castigará afectando el valor presupuestal actual.

9. CARGUE DE APROPIACIONES.

El Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera, remitirá la Estructura Presupuestal a la Administración SIIF Nación, para su cargue en el sistema, acorde con los plazos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público -MHCP y ajustará el Módulo de Planeación y Administración de Apropiaciones correspondiente. Una vez expedido el Decreto de Liquidación del Presupuesto, el Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera, generará las Resoluciones de asignación y distribución de las apropiaciones, teniendo como base los valores programados y sustentados por cada uno de los Gerentes de Proyecto y Directores Regionales, los cuales deben ser consolidados por la Subdirección de Programación de la Dirección de Planeación y Control de Gestión y validados por la Dirección Financiera. Finalmente, el Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera, verificará que el cargue de información en el SIIF Nación corresponde al presupuesto asignado en el Decreto de Liquidación para la respectiva vigencia. La información se registra el primer (1er) día hábil de la vigencia 2020 una vez habilitado el SIIF Nación por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 10. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y REGISTROS PRESUPUESTALES DE COMPROMISO VIGENCIA 2020. Una vez habilitadas las transacciones por la Administración de SIIF Nación, las

Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, iniciarán la

afectación del Presupuesto 2020, de acuerdo con las solicitudes de CDP y RPC que

entreguen los diferentes Grupos en las Direcciones Regionales y Áreas de la Sede de la

Dirección General.

El primer (1er) día hábil de la vigencia que se inicia, se debe realizar traslados de documentos de los Compromisos de Vigencia Futura, el SIIF Nación expedirá las solicitudes de CDP expedición de CDP y RPC, de forma automática, de aquellos Contratos afectados con Vigencias Futuras.



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11. TESORERIA

12. PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC).

12.1. Programación PAC Recursos Propios y Nación. Los Directores Regionales y los Gerentes de Recursos de la Sede de la Dirección General, deberán proyectar y aprobar para la vigencia 2020 a nivel de cada Identificador Presupuestal la solicitud y programación de PAC de vigencia Recursos Propios y Nación, la cual debe ser enviada a más tardar el 13 de enero de 2020.

13. PAGOS. La ejecución de pagos dentro de la vigencia 2020, se podrá iniciar únicamente cuando esté asignado en el SIIF Nación el respectivo PAC por Unidad Ejecutora. En éste se involucran los pagos de la vigencia 2020 y el Rezago Presupuestal proveniente de la vigencia 2019. 13.1. Pago de Cuentas por Pagar Constituidas al Cierre de la Vigencia 2019.

Los Supervisores o Interventores de los Contratos, deberán expedir el memorando de Autorización de Pago respectivo. Es necesario tener en cuenta que en la vigencia 2020 no se podrán tramitar pagos parciales, con cargo a las Cuentas por Pagar constituidas al cierre de la vigencia 2019. El pago de las Cuentas por Pagar no podrá superar el 30 de marzo de 2020. 13.2. Pago de Reservas Presupuestales Constituidas al Cierre de la Vigencia 2019.

Es necesario que el Supervisor o Interventor del Contrato entregue ante las Pagadurías de las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, los documentos necesarios para tramitar el mismo, de acuerdo con la reglamentación vigente. El pago o cancelación debe realizarse en el primer (1er) Semestre de 2020. En todo caso el pago de las Reservas Presupuestales no podrá superar el 31 de diciembre de 2020.

14. CAJAS MENORES VIGENCIA 2020. Los Directores Regionales y las dependencias de la Sede de la Dirección General, deben enviar a la Dirección Financiera, la justificación de las necesidades firmadas y realizadas, desde el Módulo Administración de Caja Menor para la vigencia 2020, hasta el 5 de



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diciembre de 2019, garantizando que los recursos para la apertura y ejecución durante la vigencia 2020, así como los recursos para la realización de los Arqueos y Seguimientos, se encuentren contemplados en la Programación Anual de Metas Sociales y Financieras 2020, reportado ante la Subdirección de Programación de la Dirección de Planeación y Control de Gestión. Para la constitución y solicitud de Reembolsos de la Caja Menor para la vigencia 2020, las Direcciones Regionales y Dependencias de la Sede de la Dirección General, deberán contar con los recursos en CDP, que permitan realizar los RPC y así evitar retrasos en el proceso de apertura y posterior solicitud de reembolsos desde el mes de enero de 2020.

III. CRONOGRAMA.

ACTIVIDADES DE CIERRE

PRESUPUESTO

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Fecha / Plazo

Máximo

Análisis de Saldos. 29/11/2019

Traslados Presupuestales

16/12/2019 - Para Amparar Procesos de Contratación.

- Que no Impliquen Procesos de Contratación.

Trámite de Solicitud de CDP, que ampara Vigencias Futuras con sustitución de fuente presupuestal.

17/12/2019

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP). Fecha / Plazo

Máximo

Análisis de Saldos de Certificados de Disponibilidad Presupuestal. 29/11/2019

REGISTROS PRESUPUESTALES DE COMPROMISO (RPC).

Fecha / Plazo Máximo

Análisis de Saldos de RPC. Del 21 Oct al 31 Dic 2019

Expedición de RPC que Impliquen Procesos de Contratación con Vigencia Futura.

02/01/2020

Reducción de saldos de compromisos presupuestales de contratos de prestación de servicios.

29/11/2019



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REZAGO PRESUPUESTAL – RESERVAS PRESUPUESTALES. Fecha / Plazo

Máximo

Acta de Cancelación de Saldos de Reserva Presupuestal Vigencia Anterior. 13/12/2019

Constitución Reservas Presupuestales. 30/12/2019

Liberaciones Registro Presupuestales de Compromisos RPC 01/02/2020

Constitución de Cuentas por Pagar de Comisiones de Servicios autorizados entre el 20 y 23 de diciembre de 2019

26/12/2019

Constitución de Reservas Presupuestales de Comisiones de Servicios autorizados entre el 24 y 31 de diciembre de 2019

31/12/2019

Pago de Reservas Presupuestales constituidas al cierre de la vigencia fiscal 2018

23/12/2019

TESORERIA

PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) Fecha / Plazo

Máximo

Reducción de saldos de PAC con recursos propios y nación 26/12/2019

Pago saldo Reservas Presupuestales, de la vigencia 2018 23/12/2019

Autorización para Ordenes de Pago Presupuestal (Beneficiario Final) 23/12/2019

Autorización para Ordenes de Pago NO Presupuestal (Traspaso Pagaduría) 23/12/2019

Autorización para Ordenes de Pago NO Presupuestal (Deducciones) 23/12/2019

Abono por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público a Beneficiario Final.

26/12/2019

Pago de Cuentas por Pagar Constituidas al Cierre de la Vigencia 30/03/2020

Recepción de documentos para Pago Hogares Sustitutos del 1 - 15 de diciembre de 2019.

16/12/019

Recepción de documentos para Pago Contratos de Prestación de Servicios (Honorarios).

16/12/2019

Recepción de Orden para el NO pago de contratos de prestación de servicios (honorarios).

18/12/2019

Presentar Autorización de desembolsos de los Contratos de Prestación de Servicios de Atención a la Primera Infancia.

10/12/2019

Para las modalidades Integrales, el desembolso programado para el mes de diciembre de 2019, el Supervisor del Contrato debe entregar la autorización de desembolso

19/12/2019

Recepción de documentos para el pago contratos de suministros hasta el 15 de diciembre de 2019.

16/12/2019

Recepción de documentos para constitución de Cuentas por Pagar contratos de suministros del 17 al 31 de diciembre de 2019.

26/12/2019

Legalización de Comisiones de servicio o Desplazamientos, autorizadas hasta el 6 de diciembre de 2019.

13/12/2019

Legalización de Comisiones de servicio o Desplazamientos, autorizadas entre el 7 al 19 de diciembre de 2019.

23/12/2019



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Constitución de Cuentas por Pagar de Comisiones de Servicios autorizados entre el 20 y 23 de diciembre de 2019

26/12/2019

Recepción Documentos registro Indemnizaciones, Sentencias y Conciliaciones 17/12/2019

Pago Nómina e Inherentes hasta el 20/12/2019

Constitución de Cuentas por Pagar donde el SERVICIO se recibió a satisfacción por parte del ICBF antes de finalizar la vigencia 2019. 26/12/2019

Constitución de Cuentas por Pagar donde el BIEN fue recibido a satisfacción por parte del ICBF antes de finalizar la vigencia 2019. 27/12/2019

Cuentas por Pagar Anticipos y Pagos Anticipados 26/12/2019

Registro de Ingresos Presupuestales 20/12/2019

Devoluciones de Ingresos por Mayores Valores. 10/12/2019

CAJAS MENORES


La legalización y Cierre Definitivo de las Cajas Menores 11/12/2019

Legalización definitiva de la Caja Menor, teniendo en cuenta que ya se deben haber generado los cierres Tesoral, Contable y Presupuestal 12/12/2019

ENVÍO DE INFORMACIÓN POR LAS DIFERENTES ÁREAS A LOS GRUPOS FINANCIEROS.


Identificación de los Préstamos de Vivienda e Incapacidades de manera detallada, por Tercero, valor y cuenta contable. - GESTION HUMANA 26/12/2019

Identificación de los registros por Procesos Jurídicos a favor y en contra - Área Jurídica de las Direcciones Regionales y la Oficina Asesora Jurídica Sede de la Dirección General

17/01/2020

Informes de los Movimientos del mes de diciembre de 2019 - Almacenistas de las Direcciones Regionales y Sede de la Dirección General. 26/12/2019

Informes de los Movimientos del mes de diciembre de 2019 30/12/2019

Conciliación Interáreas con los soportes - Grupos de las diferentes áreas involucradas en el proceso que afecten registros contables 06/02/2020

CONTABILIDAD


Conciliaciones Bancarias 13/02/2020

Revelaciones Efectivo y equivalentes al efectivo 23/12/2019 - 22/01/2020

Aportes sobre la nómina 22/01/2020

Incapacidades 20/01/2020

Mediciones Deudas de difícil recaudo 13/01/2020

Revelaciones Cuentas por Cobrar 20/01/2020



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Prestamos Cuentas por Pagar a 30 de noviembre de 2019 13/12/2019

Prestamos Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2019 13/01/2020

Mediciones posteriores Préstamos por cobrar 20/01/2020

Inventarios, Propiedades, planta y equipo y BHC 20/01/2020

Inventarios Mediciones Posteriores 20/01/2020

Inventarios Revelaciones 20/01/2020

Inventario Planta y Equipo Mediciones Posteriores 20/01/2020

Inventario Planta y Equipo Revelaciones 20/01/2020

Mediciones posteriores Bienes históricos y culturales 20/01/2020

Revelaciones Bienes históricos y culturales 20/01/2020

Relación detallada de Recursos entregados en administración 20/01/2020

Revelaciones Cuentas por Pagar 03/02/2020

Revelación Beneficios a empleados 20/01/2020

Revelaciones Provisión para contingencias 20/01/2020

Recursos recibidos en administración 13/01/2020

Revelaciones Ingresos recibidos por anticipado 13/01/2020

Revelaciones Ingresos de transacciones sin contraprestación 20/01/2020

Revelaciones Ingreso de transacciones con contraprestación 20/01/2020

Revelación Activos contingentes 20/01/2020

Revelación Pasivos contingentes 20/01/2020

PRESUPUESTO 2020


Informe a Grupo de Presupuesto a cerca de la utilización de las Vigencias Futuras ordinarias. 13/01/2020

Expedición de Solicitud, Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal de Compromiso, para amparar Vigencias Futuras, lo cual se realiza automáticamente una vez efectuado el traslado de documentos.

02/01/2020

Cargue de Apropiaciones 31/12/2019

Traslado de documentos de Reservas Presupuestales, constituidas en la vigencia 2019.

17/01/2020



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TESORERIA - PAC 2020 Fecha / Plazo

Máximo

Programación PAC Recursos Propios y Nación 13/01/2020

Pago de Cuentas por Pagar constituidas al cierre de la vigencia 2019 30/03/2020

Pago de Reservas Presupuestales constituidas al cierre de la vigencia 2019 31/12/2020

CAJAS MENORES APERTURA 2020


Justificación de Necesidades 05/12/2019

IV. TIPS O ASPECTOS A TENER EN CUENTA. PRESUPUESTO

• Al inicio de la vigencia, las subunidades ejecutoras, deberán realizar el traslado de

compromisos de Vigencias Futuras registradas en el año 2019 o vigencias

anteriores.

• Se deben trasladar los RPC de Reserva Presupuestal y obligaciones de Cuentas

por Pagar constituidas como Rezago Presupuestal 2019.

TESORERIA

• Las partidas conciliatorias bancarias no podrán presentar más de 30 días de

antigüedad.

• Los compromisos que amparen sentencias y conciliaciones deberán pagarse

dentro de la misma vigencia.

• Los saldos por imputar deben ser igual a cero, la cuenta contable 240720001

recaudos por clasificar debe tener saldo cero, el mismo saldo del reporte de saldos

por imputar de ingresos presupuestales.

• Los saldos contables de las Cuentas Bancarias no deben quedar con saldo

contrario a su naturaleza.



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• Los saldos contables deben estar debidamente contabilizados, según la naturaleza

de la cuenta.

• Cada Dirección Regional deberá garantizar la clasificación de la totalidad de los

documentos asignados.

PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC)

• El PAC asignado a cada Dirección Regional y Programa debe ser ejecutado y

pagado en el mes respectivo. Si por alguna circunstancia quedan saldos de PAC sin

ejecutar, éstos se reducirán y se aplazarán por parte del Grupo de Tesorería.

• Las Direcciones Regionales y Programas deben solicitar el PAC mínimo necesario,

para realizar los pagos durante el mes de diciembre de 2019. Los pagos que no

alcance a realizarse automáticamente pasaran como Rezago Presupuestal a la

vigencia 2020.

• En ninguna circunstancia se debe dejar PAC gestionado al cierre de la vigencia, ya

que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público anulará dichas obligaciones y OPP

que no se encuentren en estado pagado, tanto en recursos propios como en

recursos nación.

CONTABILIDAD Una vez la Contaduría General de la Nación (CGN) establezca las instrucciones, parámetros y cronograma para la apertura del periodo contable 2020, bajo el marco normativo, se informará lo pertinente.

RECAUDO

• Garantizar el debido proceso en todas las etapas de la actuación administrativa,

hasta el agotamiento del cobro persuasivo, en los plazos establecidos por la

normatividad vigente, Resolución 575 de 2016 y 384 de 2008.

• Evitar fenómenos de prescripción de las obligaciones, garantizando que las

Resoluciones Ejecutoriadas proferidas por la respectiva Dirección Regional, que



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no hayan sido canceladas permanezcan máximo dos (2) meses, realizando los

procesos de cobro Persuasivo.

• Realizar la preparación previa de la información de Ingresos Corrientes y de Cartera,

para la realización de las correspondientes conciliaciones interáreas.

• Realizar la Conciliación de los Procesos, en Etapa Jurídica (Coactiva, Concursales y

Laborales), con las Áreas de Recaudo, antes de efectuar la Conciliación con las

Áreas de Contabilidad.

• Realizar todas las acciones tendientes a la identificación de las Carteras diferentes

de Parafiscales, sujetas de cobro persuasivo, para garantizar las actuaciones

administrativas, que obtengan el pago o el traslado oportuno a los Cobros Jurídicos.

En aquellos casos en que sea imposible obtener el pago, realizar la depuración

utilizando las herramientas legales establecidas; a fin de lograr que los Estados

Financieros, reflejen la realidad de la Cartera del Instituto.

• Se deberá revisar de manera conjunta (Responsable de Recaudo, Coordinador de

Grupo Financiero y Director Regional) la información, previo al envío final para

detectar las inconsistencias y realizar los ajustes pertinentes antes de emitir el aval

para envío al Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, lo que garantizará un

oportuno y confiable proceso de cierre.

5. ANEXOS

N/A

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Matriz de requisitos legales Proceso Gestión Financiera.



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7. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.G1.GF Formato Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales Excepcionales

F2.G1.GF Formato Certificación Cuentas por Pagar al cierre de la vigencia

F4.G1.GF Formato Efectivo y Equivalentes al Efectivo

F5.G1.GF Formato Cuentas por Cobrar

F6.G1.GF Formato Préstamos por Cobrar

F7.G1.GF Formato Inventarios

F8.G1.GF Formato Propiedad Planta y Equipo

F9.G1.GF Formato Bienes Históricos y Culturales

F10.G1.GF Formato Edificaciones Pendientes Por Legalizar Vigencias Anteriores

F11.G1.GF Formato Cuentas por Pagar

F12.G1.GF Formato Provisiones

8. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio

N/A N/A

Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según Resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato de la Guía y se actualiza su contenido. El código en el modelo de operación anterior de la guía era el G5.MPA1.P2

03/11/2016 1 Dado los cambios de Cierre de la Vigencia 2018 y Apertura de la Vigencia Fiscal 2019, se realiza el cambio de Formato de la Guía y se actualiza su contenido.

11/10/2017 2 Teniendo en cuenta los cambios presentados con la instrucción del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en las Circulares Externas 031 y 046 de 2017. Se relaciona el formato Certificación de Constitución de Cuentas por Pagar

04/12/2017 3 Teniendo en cuenta mesas de trabajo adelantadas con la Contaduría General de la Nación los días 06 y 14 de diciembre de 2017, respecto al análisis de cuentas por pagar al cierre de 2017.

15/12/2017 4 Se realiza una revisión y edición general de la guía, actualización de normas, conceptos y fechas

05/12/2018 5 Se actualiza fecha del cronograma de cierre

07/12/2018 6 Se realiza ajuste de los numerales 6.1, 10.23 y 10.2.4

19/12/2018 7 Se actualiza fecha del cronograma de cierre, así como el contenido general de la Guía.

28/11/2019 8 Se actualiza el numeral 5.2.1.4.

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