PROCESOS DE COMPRA

REQUISICION DE COMPRA

• Documento utilizado generalmente en las empresas, dirigido al departamento de compras, donde se inform de los materiales o productos de los cuales hace falta inventario.

• Estan impresas en la mayoria de ocaciones y es necesario tener una o mas copias del documento, para evitar la entrega de suministros no pedidos e inecesarios.

• Dentro de la informacion contenida en este documento esta: Nombre del encargado, cedula, cargo, codigo de articulo, descripcion, cantidad pedida, firma del solicitante y de la persona que recibio el documento y observaciones.

ORDEN DE COMPRA

• Es la solicitud escrita enviada a cada uno de los provedores de la empresa, elaborada teniendo en cuenta la requisicion de compra. Surge por la necesidad de materiales o suministro de cualquiera de las areas funcionales de la fabrica.

• Es enviada al proveedor una vez se conocen los precios de los materiales pedidos, el plazo en el que se elaborara su entrega, forma de pago, garantia y carateristicas del articulo.

• Le permite a los proveedores entregar sus pedidos y la elaboracion de la factura.

• Al igual que la requisicion de compra se deben tener minimo tres copias de la orden, una para el proveedor, otra para el departamento de recibo de mercancia, y la ultima para el departamento de compras.

PROCESOS DE ALMACENAMIENTO

ENTRADA DE SUMINISTROS Y

MATERIALES

•Formato utilizado por el encargado de la bodega, en el que se especifica los articulos recibidos y se compara con el pedido realizado.

•Para realizarlo, la persona encargada de la bodega, debe desempacar el pedido, y verificar por conteo el mismo. Asi mismo debe revisar el estado de los productos, junto a su empaque, etiquetas, sellos de seguridad y rotulados para tener la seguridad de que no se encuentren dañados o averiados.

• Determina la presencia o no de faltantes físicos contra la orden de compra.

ENTRADA DE SUMINISTROS Y

MATERIALES

• Las etiquetas y rotulados deben cumplir con la normatividad (RESOLUCIÓN NUMERO 005109 DE 2005 DEL MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL; RESOLUCION NUMERO 0485 de 2005 (Febrero 25) )

• El producto debe cumplir con las especificaciones realizadas en la negociacion y orden de compra.

• El documento original, es guardado en el departamento de contabilidad de la empresa, para realizar el debido paga. Se debe tener una copia para el encargado de la bodega quien la utilizara para dar un reporte al gerente con respecto a la entra de mercancia; para asi tener un buen inventario.

PROCESOS DE DESPACHO

PROCESOS DE VENTA

REMISION

• Documento utilizado en las empresas para hacer envio o transpaso de la mercacia a uno de sus puntos de venta o a una bodega principal de distribucion,.

• Se utiliza para nivelar y tener a la margen el inventario

• No es directamente una venta de mercancia, sino un traslado.

• El responsable de la bodega deposito o centro de distribución recibe la mercancía aplicando los controles establecidos.

FACTURA

• Documento que debe realizar todo vendedor como un acto seguro y de confianza para el comprador. Existen dos clases de estas: Factura comercial simple y la factura comercial

• La factura comercial simple solo nos informa el precio por articula y el total a cancelar por el pedido realizado

• La factura comercial debe cumplir con la ley 1231 del 2008.

• El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. El original firmado por el emisor y el obligado, es un título valor negociable y transferible a un tercero.

• La factura debe corresponder a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados

• Tambien es considerada como un titulo de valor que el vendedor o prestador del servicio podrá girar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.