PROCESOSDELACOMISIÓNPARALANEGOCIACIÓNDELAPROPIEDADINTELECTUALIntroducciónDeacuerdoalaactualizacióndelReglamentodePropiedadIntelectualdelaño2017,secreólaComisiónparalaNegociacióndelaPropiedadIntelectual(enadelanteCONPI).Asímismo,la Universidad declara de acuerdo con los lineamientos del Reglamento de PropiedadIntelectual y del Comité de Propiedad Intelectual, que todas las conversaciones ynegociaciones respecto a la propiedad intelectual de los proyectos de investigación,desarrollo, innovación y académicos (en adelante PROYECTOS) en los que laUniversidadparticipeconterceros1yfinanciadores,deberánserllevadasacaboporlaCONPI.LaCONPIestaráconformadaporunrepresentantedelaSecretaríaGeneral(enadelanteSG),un representante de la Dirección de Investigación (en adelante INVESTIGACIÓN), unrepresentante de la Dirección de Innovación (en adelante INNOVACIÓN) y el líder oresponsable principal del proyecto sujeto a negociación; la CONPI sesionará de maneraordinariaunavezalmes.Dichacomisióntienelassiguientesfunciones:

1. Definir la participación de laUniversidad en una convocatoria en la que se debavalidar las condiciones de propiedad intelectual establecidas en los términos dereferencia.

2. DefinirlascondicionesdepropiedadintelectualdelosPROYECTOSquelaUniversidadpretendarealizarconterceros.

3. Definirelmomentodepublicación/divulgacióndePROYECTOSydesusresultadoscuandoellosseansusceptiblesdeprotección.

4. Definireliniciodelprocesodepatentamientodeunacreaciónintelectual.AcontinuaciónsedescribenlosprocesosquedeberánseguirseparacadaunodeloscasosenlosqueintervienelaCONPI:

1. PARTICIPACIÓNDELAUNIVERSIDADENCONVOCATORIASLarealizacióndePROYECTOSqueseadelantenconfinanciadoresyconterceros,deberáncontarconlaaprobaciónpreviadelaCONPIenmateriadepropiedadintelectual,lacualse

1Son aquellas personas naturales o jurídicas, que en virtud de algún tipo de vinculación con la Universidad participan en la generación o adquisición de propiedad intelectual (Reglamento de Propiedad Intelectual 2017 – Universidad EAFIT).

encargarádedeterminarsilaUniversidadestáinteresadaenparticiparbajolascondicionesestablecidasenlaconvocatoriarespectoalapropiedadintelectual.Cuandosedeseeparticiparenunaconvocatoria(sinlaparticipacióndeterceros),yqueenlostérminosdereferenciadelamismasecontempleunacláusuladepropiedadintelectualen lacual losderechospatrimonialesydeexplotaciónNOseríande laUniversidadenun100%, se deberá llevar el caso a la CONPI para su aprobación de manera previa a lapresentacióndelproyectoalaconvocatoria.Salvo disposición legal en contrario, si la convocatoria otorga los derechosde propiedadintelectualsincondicionantealguno2alaUniversidady losterceros,noseríanecesaria laintervencióndelaCONPI.Sinembargo,cuandoelproyectoestéformuladoysecontemplelaparticipaciónconterceros,elcasodeberáserpresentadoantelaCONPIconlafinalidaddedefinirlaparticipaciónenlapropiedadintelectualentrelaUniversidadyterceros.Elprocesoestablecidoeselsiguiente:

1.1. El interesado3 enviará un correo a la CONPI (comisionpi@eafit.edu.co) consiguientesdatos:• Nombredelproyecto.• Descripcióndelproyecto.• Líderoresponsabledelproyectodelproyecto.• Nombredelfinanciadorylostercerosconquiensedesarrollaráelproyecto

(estosúltimosencasodeaplicar).• Transcripción/copiadelasdisposicionesdepropiedadintelectualcontenidas

enlostérminosdereferencia.• Linkdelaconvocatoriaotérminosdereferenciaadjuntos.

1.2. La CONPI sesionará una (1) vez al mes de manera ordinaria para revisar lassolicitudesysegúnlasparticularidadesdeloscasos,determinarámediantecuáldelassiguientesmodalidadessellevaráacaboelanálisisdelasmismas:

a. Demaneravirtual.b. Durantelassesionesordinarias.c. Demaneraextraordinaria.

1.3. LaCONPIdeberáenviarelconceptofinalal interesadodentrodelossiguientescinco(5)díascalendarioapartirdesureuniónordinaria,salvoquedeacuerdo

2Salvolaslicenciasdeusoobligatoriasestablecidasenlanormatividadvigente.3Empleado,profesor,investigadorodependenciaresponsabledelproyecto.

con los tiempos previstos en la convocatoria sea necesario una decisiónanticipada.

2. DEFINICIÓNDELAPROPIEDADINTELECTUALENLOSPROYECTOSCONTERCEROS

LarealizacióndePROYECTOSqueseadelantencontercerosofinanciadoresdeberáncontarcon la participación previa de la CONPI en materia de propiedad intelectual, la cual seencargarádenegociarlosporcentajesdeparticipaciónenlapropiedadintelectualentrelostercerosylaUniversidad.Elprocesoestablecidoeselsiguiente:

2.1. El interesado enviará un correo a la CONPI (comisionpi@eafit.edu.co) consiguientesdatos:• Nombredelproyecto.• Brevedescripcióndelproyecto.• Resultadosesperados.• Líderoresponsableprincipaldelproyecto.• Nombredelostercerosconquienessedesarrollaráelproyecto.• Adjuntar propuesta técnica (discriminando las actividades que realizará la

Universidadylasactividadesquerealizaráeltercero),elpresupuesto(sisetienealmomentodeenviarel correo) y la identificaciónde las creacionesintelectualesexistentesqueseránaportadasalproyecto(siaplica).

• Adjuntartérminosdereferenciaolinkdelaconvocatoria(siaplica).2.2. La CONPI sesionará una (1) vez al mes de manera ordinaria para revisar las

solicitudesysegúnlasparticularidadesdeloscasos,determinarámediantecuáldelassiguientesmodalidadessellevaráacaboelanálisisdelasmismas:

a. Demaneravirtual.b. Durantelassesionesordinarias.c. Demaneraextraordinaria.

2.3. Dentrodelossiguientescinco(5)díascalendarioapartirdesureunión,laCONPIdeberádefinirlosrangosdenegociación.EldelegadodeINNOVACIÓNenviaráaltercerolapropuestadetitularidadvíacorreoelectrónico.Siésteestádeacuerdoseprocedeconlafirmadelacuerdodepropiedadintelectual,sino,serealizaráuna reunión con el tercero y el delegado de INNOVACIÓN para acordar lostérminosdefinitivosdelatitularidaddelapropiedadintelectualdeconformidadconlosparámetrosdadosporlaCONPI.Encasodequelapropuestadeltercero

estéporfueradelosrangosdefinidos,eldelegadodeberáconsultarnuevamenteconlaCONPI.

2.4. Lo acordado entre las partes deberá quedar plasmado en la propuesta delproyectoyenunacuerdodepropiedadintelectualfirmadoentreellasantesdequeelproyectoseaaprobadoycomiencesuejecución.

2.5. Si los aportes intelectuales o económicos varían durante la ejecución delproyecto,enelmomentoenquesedenloscambiossedeberállevaracabounareunión entre INNOVACIÓN y el tercero para revisar los términos de lanegociaciónbajolasinstruccionesdefinidasporlaCONPI.Encasodeacordarseuncambio,estedeberálegalizarseenunacuerdouotrosífirmadoporlaspartes.

3. DEFINICIÓNDELOSTIEMPOSPARAPUBLICACIÓNYDIVULGACIÓNDEPROYECTOSDE

INVESTIGACIÓNYSUSRESULTADOS

Los investigadores, profesores, empleados y en general autores e inventores debenabstenersedepublicar,divulgarlibros,artículos,ponencias,reseñasbibliográficas,notasdeprensa, abstracts, carteles o diapositivas con esquemas o diagramas, tesis, conferencias,entreotras, relacionadas con tecnologíaso conocimientos susceptibles deprotección sinaprobaciónpreviadelaCONPI;estoconelfindeevitarlarevelacióndeinformaciónounacreaciónintelectualqueameriteserprotegida.En caso de que el interesado tenga dudas sobre la susceptibilidad de protección de lacreación intelectual, puede escribir al correo prop_intelectual@eafit.edu.co y se leproporcionarádireccionamiento.Elprocesoestablecidoeselsiguiente:

3.1. Elinteresadoenviaráuncorreoaprop_intelectual@eafit.edu.coconsiguientesdatos:• Tipodepublicación/divulgación.• Lugaryfechadepublicación/divulgación.• Adjuntarpropuestaoborradordepublicación/divulgación.• Brevedescripcióndelproyectodelquesederivalapublicación/divulgación:

nombre del proyecto, objetivos y resultados; incluir si es con terceros ofinanciadores.

3.2. La CONPI sesionará una (1) vez al mes de manera ordinaria para revisar lassolicitudesysegúnlasparticularidadesdeloscasos,determinarámediantecuáldelassiguientesmodalidadessellevaráacaboelanálisisdelasmismas:

d. Demaneravirtual.e. Durantelassesionesordinarias.f. Demaneraextraordinaria.

3.3. Dentrodelossiguientesveinte(20)díascalendarioalarecepcióndelasolicitud,la CONPI deberá dar respuesta a la solicitud informando si aprueba lapublicación/divulgaciónylistandolasprecaucionesy/omedidasatomarfrentealacreaciónintelectual.Nota:Esposiblequeduranteelanálisissedebaconvocaral interesadoaunaovariasreuniones.Cuandoaplique, laUniversidaddeberáconsultarconlostercerosqueparticipanelproyectoyladecisióndelaspartesdeberáserunánime.

3.4. Cuandoexistandudasosepresentencasosdealtacomplejidad,losmismosseránllevadosalasesiónordinariadelaCONPIparasurespectivoanálisis.

4. APROBACIÓNDEPROCESOSPARAINICIARELPATENTAMIENTODEUNACREACIÓNINTELECTUAL

4.1. INNOVACIÓNySG,despuésdehaberllevadoacaboelprocesodediagnósticoy

evaluacióndelasolicituddeuninteresadopararealizarelprocesoproteccióndela propiedad de una creación intelectual, y después de haber recibido losresultados del proceso de búsqueda con opinión de patentabilidad4; deberánemitir un concepto que podrá ser favorable o no frente a laprotección de lacreaciónintelectualporpatente.Segúnesteresultadolosposiblespasosseránlossiguientes:

4.1.1. No se identifica potencial de comercialización en la creación intelectual:

INNOVACIÓNhará llegarla informaciónyelconceptoaINVESTIGACIÓN,quienanalizará el caso para definir si por razones académicas sería convenientecontinuarenelproceso.Bajoestasituación,serádichaÁrealaquellevaráelcasoalaCONPI.EncasodequelaCONPIemitaunconceptofavorable,INNOVACIÓNpasarádirectamentearealizarlospasosdeproteccióneINVESTIGACIÓNasumiráloscostosdelproceso.Nota:Encasodeexistiruntercero,laCONPIllevaráacaboel proceso de negociación de los acuerdos respectivos para la gestión de lapropiedadintelectual.

4.1.2. Se identificapotencialdecomercializaciónen la creación intelectual:Anteestasituación INNOVACIÓN presentará el caso ante la CONPI para su análisis y

4Remitirsealprocesoparalaproteccióndecreacionesintelectualesporpatente.

concepto frente al proceso. En caso de que la CONPI emita un conceptofavorable, será INNOVACIÓN quien liderará y asumirá los costos del proceso.Nota: En caso de existir un tercero, la CONPI llevará a cabo el proceso denegociación de los acuerdos respectivos para la gestión de la propiedadintelectual.

4.2. EncualquieradelasdosalternativasanterioreslaCONPIanalizaráyemitiráun

concepto frente al caso con la información obtenida en el proceso anterior,generandounodelossiguientesresultados:

4.2.1. Nohayviabilidadparacontinuarconelproceso:EnestecasolaSGcomunicarála

decisión mediante correo electrónico al interesado y se da por terminado elproceso. Nota: De acuerdo a lo establecido en el Reglamento de PropiedadIntelectualdelaUniversidadEAFIT,elinventortieneelderechodecomenzareltrámiteporsucuentayriesgoconlascondicionesestipuladasenelmismo.

4.2.2. Hayviabilidadparacontinuarconelproceso:EnestecasolaSGcomunicará la

decisiónmediantecorreoelectrónicoal interesado,e INNOVACIÓNcontinuaráconelproceso.

ElconceptodelaCONPIserápresentadoporINNOVACIÓNylaSGalComitédePropiedadIntelectual(CPI)parasuaval.LaCONPIsesionaráuna(1)vezalmesdemaneraordinariaparadecidirsobrelassolicitudesdeaprobaciónparaeliniciodeprocesosdepatentamiento.Segúnlasparticularidadesdeloscasos,determinarámediantecuáldelassiguientesmodalidadessellevaráacaboelanálisisdelasmismas:

a. Demaneravirtual.b. Durantelassesionesordinarias.c. Demaneraextraordinaria.

Dentrodelossiguientessesenta(60)díascalendarioalarecepcióndelasolicitud,laCONPIdeberá dar respuesta a la solicitud, informando si aprueba el inicio del proceso depatentamiento.Esposiblequeduranteelanálisissedebaconvocaral interesadoaunaovariasreuniones.