Procesos de Matricula Automatizados
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Transcript of Procesos de Matricula Automatizados
− Permite realizar la matrícula de manera virtual y en forma presencial en un counter
de la institución con pago en caja, permite anular matrículas, cambios de turno,
cambios de sede, traslados externos, traslados internos, convalidaciones de cursos por traslados, retiros voluntarios, retiros académicos, reincorporaciones,
convalidaciones por experiencia laboral, entre otros.
Definición
Código Proceso
MAT-01 Matrícula Presencial
MAT-02 Matrícula No Presencial
MAT-03 Anulación de Pre Matrícula
MAT-04 Cambio de Turno
MAT-05 Cambio de Sede
MAT-06 Anulación Cambio de Sede
MAT-07 Traslado Externo
MAT-08 Traslado Interno
MAT-09 Retiro Voluntario
MAT-10 Retiro Académico
MAT-11 Retiro Ético
MAT-12 Retiro por Curso
MAT-13 Reincorporación (Reingreso)
MAT-14 Convalidación por Experiencia Laboral
Inventario de Procesos
MAT-01 Matrícula Presencial – Registro en Counter
Diagrama Conceptual Propuesto
2. Verifica datos personales.
Counter
1. Solicita la matrícula.
Contacto
4. Define la promoción, grupo y
documentos requisitos.
Counter
5. Define el plan de pagos.
Counter
6. Registra la pre-matrícula.
Counter
8. Imprime 1er. cupón de pago.
Counter
<Vacantes disponibles>
[Políticas de vacantes]7. Generador de número de
matrícula, código de alumno (si es
contacto) y cronograma de pagos.
Proceso
<Vacantes no disponibles>
[Políticas de vacantes no disponibles]
3. Registra datos personales.
Counter
<No tiene deuda>
<Tiene deuda>
1. Solicita la matrícula.
Alumno
<Si es Alumno>
<Si es Contacto>
MAT-01 Matrícula Presencial – Pago en Caja
Diagrama Conceptual Propuesto
9. Entrega 1er. cupón de pago.
Contacto
12. Realiza la toma de la
fotografía.
Counter
Counter Alumno
13. Imprime la ficha de
matrícula, cronograma de pagos
y carné.
Cajero
10. Registra el pago. 11. Entrega cupón de pago +
Documento de pago.
Alumno
11. Inscritos por grupo.
Unidad Académica
Cupón de pago.
15. Recepción de fichas de
matrícula.
Unidad Académica
12. Envía fotografía.
Alumno
Counter
12.1. Realiza la carga de la
fotografía.
MAT-02 Matrícula No Presencial – Registro en Counter
Diagrama Conceptual Propuesto
2. Verifica datos personales.
Counter
1. Solicita la matrícula.
Contacto
4. Define la promoción y grupo.
Counter
5. Define el plan de pagos.
Counter
6. Registra la pre-matrícula.
Counter
8. Envía por E-Mail cupón de
pago (valido por 24 horas).
Counter
<Vacantes disponibles>
[Políticas de vacantes]
7. Generador de número de
matrícula, código de alumno (si es
contacto) y cronograma de pagos.
Proceso
<Vacantes no disponibles>
[Políticas de vacantes no disponibles]
3. Registra datos personales.
Counter
<No tiene deuda>
<Tiene deuda>
Ficha de datos
electrónica.
Tesorería
8. Envía información al banco.
1. Solicita la matrícula.
Alumno
<Si es contacto>
<Si es alumno>
MAT-02 Matrícula No Presencial – Pago en Banco
Diagrama Conceptual Propuesto
9. Entrega 1er. cupón de pago.
Contacto - Alumno
12. Realiza la toma de la fotografía y
recepción de documentos.
Counter
Counter
14. Recepción y firma de
los documentos.
Alumno
13. Imprime la ficha de
matrícula, cronograma de pagos
y carné.
Banco
10. Registra el pago. 11. Presenta cupón de pago + Documento
de pago + Documentos requisitos.
Alumno
11. Inscritos por grupo.
Unidad Académica
E-Mail + Cupón
de pago.
15. Recepción de fichas de
matrícula.
Unidad Académica
12. Envía fotografía.
Alumno
Counter
12.1. Realiza la carga de la
fotografía.
11. Genera cobros.
Tesorería
MAT-03 Anulación de Pre Matrícula
Diagrama Conceptual Propuesto
1. Entrega ficha de matrícula o
cupón de pagos.
Contacto - Alumno
2. Verifica información de pre-
matrícula.
Jefe de Ventas
3. Registra la anulación.
Jefe de Ventas
4. Anula el número de matrícula,
código de alumno y cronograma de
pagos.
Proceso
<No realizó pago>
<Realizó pago>
MAT-04 Cambio de Turno
Diagrama Conceptual Propuesto
Alumno
1. Presenta FUT. +
comprobante de pago
(concepto de cambio de
turno)
2. Verifica estado de cuenta.
Unidad Académica
Unidad Académica
3. Verifica estado académico
(Política de cambio de turno).
Unidad Académica
4. Crea la solicitud de cambio de
turno.
<Tiene deuda>
<No tiene deuda>
Unidad Académica
5. Define grupo destino
Unidad Académica
6. Registra la solicitud de
cambio de turno.
7. Reprogramación de
cronograma de pagos.
Proceso
8. Sinceramiento de deuda
(Política de sinceramiento de
deuda).
Proceso
Unidad Académica
9. Entrega el nuevo cronograma
de pagos y horario de clases.
Alumno
10. Recepciona documentos
<Vacantes disponibles>
<Vacantes no disponibles>
MAT-05 Cambio de Sede
Diagrama Conceptual Propuesto
Alumno
1. Presenta FUT. +
comprobante de pago
(concepto de cambio de
sede)
2. Verifica estado de cuenta.
Unidad Académica
Unidad Académica
7. Registra cambio de sede.
<No tiene deuda>
8. Reprogramación de
cronograma de pagos.
Proceso
Unidad Académica
3. Verifica estado académico
(Política de cambio de sede).
9. Sinceramiento de deuda
(Política de sinceramiento de
deuda).
Proceso
<Tiene deuda>
Unidad Académica
10. Imprime, entrega el nuevo
cronograma de pagos y horario
de clases.
Unidad Académica
6. Define grupo destino
<Vacantes disponibles>
<Vacantes no disponibles>
Unidad Académica
4. Genera solicitud de cambio de
sede.
Alumno
5. Presenta solicitud de
cambio de sede.
8. Anulación de cronograma de pagos.
Anulación de registro de sede
Proceso
MAT-06 Anulación de Cambio de Sede
Diagrama Conceptual Propuesto
Alumno
1. Presenta solicitud de
cambio de sede.
2. Verifica solicitud de cambio de
sede.
Unidad Académica
<Es válida>
3. Proceso de anulación de
cambio de sede.
Proceso
<No es válida>
Unidad Académica
MAT-07 Traslado Externo - Registro
Diagrama Conceptual Propuesto
0. Solicita informes para realizar
el traslado externo.
Counter
0.1. Brinda información sobre
requisitos para el traslado
externo.
1. Entrega documentos.
Counter
2. Recepciona y verifica
documentación.
Counter
3. Registra datos
personales / Solicitud de
traslado / Concepto a
cobrar.
<Documentación
completa>
Contacto
Contacto
<Documentación
incompleta>
Unidad Académica
7. Verifica la Solicitud de
traslado.
Cajero
5. Realiza el cobro.
4. Entrega Solicitud de
traslado.
.
Contacto
6. Entrega Solicitud de traslado +
Documento de venta.
.
Contacto
MAT-07 Traslado Externo - Matrícula
Diagrama Conceptual Propuesto
Unidad Académica
9. Define grupo.
<Vacantes no
disponibles>
10. Define plan de pagos.
11. Registra la pre-matrícula.
Unidad Académica
Unidad Académica
<Vacantes
disponibles>
12. Generador de número de
matrícula, código de alumno y
cronograma de pagos.
Proceso
Tesorería
13. Envía información al banco.
Unidad Académica
8. Realiza convalidación de
cursos.
13. Imprime 1er. cupón de pago.
Unidad Académica
MAT-08 Traslado Interno (Convalidación de Cursos) - Registro
Diagrama Conceptual Propuesto
1. Entrega documentos
requisitos.
Counter
2. Recepciona y verifica
documentación.
Counter
3. Genera solicitud de traslado
interno y documento de pago.
Unidad Académica
8. Verifica la solicitud de
traslado.5. Realiza el pago respectivo
en Tesorería.
.
Alumno
Alumno
Counter
4. Entrega solicitud de
traslado interno y
documento de pago.
Tesorería
6. Registra el pago. 7. Entrega documento de pago
sellado y documentos requisitos.
.
Alumno
MAT-08 Traslado Interno (Convalidación de Cursos) - Matrícula
Diagrama Conceptual Propuesto
Unidad Académica
10. Define grupo.
<Vacantes no
disponibles>
11. Define plan de pagos.
12. Registra la pre-matrícula.
Unidad Académica
Unidad Académica
<Vacantes
disponibles>
13. Generador de número de
matrícula y cronograma de pagos.
Proceso
Tesorería
14. Envía información al banco.
Unidad Académica
9. Realiza convalidación de
cursos.
14. Imprime 1er. cupón de pago.
Unidad Académica
MAT-09 Retiro Voluntario
Diagrama Conceptual Propuesto
2. Verifica información de estado
de cuenta.
3. Verifica situación académica
(políticas de retiro).
<No tiene deuda>
Alumno
<Tiene deuda>
Unidad Académica
4. Registra la carta de retiro.
Unidad Académica
1. Presenta FUT.
Unidad Académica
Alumno
6. Recepciona
documento.
5. Retiro de los cursos pendientes
de cierre de notas.
Proceso
5.1. Anulación de cronograma
de pagos con vencimiento
posterior a la fecha de retiro.
Proceso
MAT-10 Retiro Académico
Diagrama Conceptual Propuesto
2. Verifica información de estado
de cuenta.
3. Verifica situación académica.
Unidad Académica
4. Registra la carta de retiro.
Unidad Académica
Unidad Académica
1. Realiza seguimiento
académico.
Unidad Académica
5. Retiro de los cursos pendientes
de cierre de notas.
Proceso
5.1. Anulación de cronograma
de pagos con vencimiento
posterior a la fecha de retiro.
Proceso
MAT-11 Retiro Ético
Diagrama Conceptual Propuesto
2. Verifica información de estado
de cuenta.
3. Verifica situación académica.
Unidad Académica
4. Registra la carta de retiro.
Unidad Académica
Unidad Académica
1. Presenta informe.
Profesor
5. Retiro de los cursos pendientes
de cierre de notas.
Proceso
5.1. Anulación de cronograma
de pagos con vencimiento
posterior a la fecha de retiro.
Proceso
MAT-12 Retiro por Curso
Diagrama Conceptual Propuesto
2. Verifica información
de cursos matriculados
4. Entrega nuevo horario de
clases.
Unidad AcadémicaUnidad Académica
3. Retiro de cursos solicitados.
Proceso
Alumno
1. Presenta FUT para
retiro de curso.
<No es factible>
[Políticas de retiro]
<Es factible>
[Políticas de retiro]
MAT-13 Reincorporación (Reingreso)
Diagrama Conceptual Propuesto
1. Presenta carta de retiro + FUT
+ Documento de pago.
2. Verifica carta de retiro, estado
de cuenta del alumno y políticas
de reingreso.
Alumno
Unidad Académica
3. Realiza convalidación de
cursos con la malla vigente.
Unidad Académica Unidad Académica
4. Define grupo. 5. Define plan de pagos.
6. Registra la pre-matrícula.
Unidad Académica
Unidad Académica
7. Generador de
cronograma de pagos.
Proceso
Tesorería
8. Envía información al banco.
8. Imprime 1er. cupón de pago.
Unidad Académica
<Sin vacantes>
<Con vacantes>
MAT-14 Convalidación por Experiencia Laboral
Diagrama Conceptual Propuesto
1. Entrega documentos
requisitos.
Counter
2. Recepciona y verifica
documentación.
Alumno
Counter
3. Entrega solicitud para
convalidación de cursos.
Unidad Académica
5. Verifica la solicitud.
4. Entrega Solicitud de
convalidación de cursos.
.
Alumno
7. Genera convalidación de los
cursos.
ProcesoUnidad Académica
6. Realiza convalidación de
cursos.
8. Genera nuevo horario.
Proceso
Unidad Académica
9. Entrega nuevo horario.
Alumno
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