PROCESOS PROCESOS DE UN PROGRAMADE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Ronald Granobles Carrillo

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOSPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

La Producción de documentos comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Recepción de DocumentosRecepción de Documentos

Es el conjunto de operaciones y el control que una institución o empresa realiza para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona ya sea natural o jurídica .En este proceso se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado.

Distribución de documentosDistribución de documentos

Es la actividad tendiente a garantizar que los documentos lleguen a su destino, además se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin importar el medio la manera de distribución de ellos, pero no se debe saltar los mecanismos de control y verificación de recepción y envíos.

En este proceso se distinguen actividades como:

• Distribución de documentos externos•Distribución de documentos internos•Distribución de documentos enviados

Trámite de documentosTrámite de documentos

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. Pero se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite.

Organización de los documentosOrganización de los documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

ConsultaConsulta

Es el libro acceso e a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

Las actividades básicas en esta fase son:

•Formulación de la consulta•Estrategia de búsqueda•Respuesta a consulta

Conservación de documentosConservación de documentos

Conjunto de normas preventivas y correctivas, adoptadas para garantizar el cuidado físico y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Disposición final de los documentosDisposición final de los documentos

Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Eliminación de documentosSelección documentalDigitalización