Productividad personal-Las 5 etapas del flujo de trabajo

1

PRODUCTIVIDAD PERSONAL

5 ETAPAS DEL FLUJO DE TRABAJO

2

CAPTURAR

Productividad personal: Recopilación

Vaciar la mente

y tener la seguridad

de que no se nos escapa nada

Productividad: Capturar

3

¿Qué es lo primero que hago cada vez que “me llega” una nueva

tarea o idea?

Productividad personal: Recopilación Productividad personal: Recopilación Productividad: Capturar

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CÓMO CAPTURAR

Todo lo que esté en tu cabeza: ¿Qué tienes en tu mente?

Captura en el momento pero no proceses ni hagas. No pienses demasiado. Simplemente anótalo

Recomendado: mantener abierta siempre la aplicación de captura

Menor número posible de bandejas de entrada

Vaciarlas periódicamente

5


MENTE EXTENDIDA Que todos los frentes estén en tu sistema, no en tu cabeza

1. Fiable 2. Externa 3. Actualizada

¡Atención!:

«Cortar» y «pegar»

6

¿DEBERES?/ ¿QUERERES?

Utiliza las listas de referencia para capturar

y recopilar todos tus frentes abiertos


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PROCESAR

Productividad personal: Procesamiento y organización

Tomar decisiones

sobre cada cosa que haya llamado nuestra atención y dejar las cosas claras

Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar

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Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar

Procesar no es hacer. Supone dedicar unos minutos a cada “cosa” para definir exactamente de qué se trata y cuál es el siguiente paso: de la «materia prima» a la «elaborada»…

“Elegir o no elegir, esa es la cuestión”

Procesar las cosas una a una

Uno o dos momentos al día para reunirte contigo mismo

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“Cosas” que hacer, asuntos

Bandeja de entrada

¿Qué es?

¿Requiere acción esta semana?

NO

TIRAR

INCUBAR

ARCHIVAR

Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar

…FILTRAR LO QUE NO VAS A HACER

ESTA SEMANA…

TOMAR DECISIONES PARA…

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Bandeja de entrada

¿Qué es?


SÍ

¿Te llevará menos de dos minutos?

SÍ NO

HACER DELEGAR DIFERIR


…ELEGIR AQUELLO SOBRE

LO QUE TE VAS A CENTRAR…

TOMAR DECISIONES PARA…

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https://www.google.es/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&docid=mAiVJT8od65EqM&tbnid=Tc2wXyMXj-VQYM:&ved=0CAUQjRw&url=https%3A%2F%2Fplus.google.com%2F%2BDelegarNet&ei=hJTWU8OKC4ea1AWWlYHgAQ&bvm=bv.71778758,d.d2k&psig=AFQjCNGHP4pWFmNPW17nlGYbuWoaBLzMsA&ust=1406657981888038

http://www.google.es/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&docid=aL_lIcHNXOkRuM&tbnid=_BeqmRCw0sGV_M:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fes.123rf.com%2Fimagenes-de-archivo%2Fcompleted_checklist.html&ei=9pTWU6W6F4-U0QXClYHADw&bvm=bv.71778758,d.d2k&psig=AFQjCNF_st0ETWu-rrvu71DYv9MC3vZMfQ&ust=1406658112237314

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Bandeja de entrada

¿Qué es?


SÍ

NO


SÍ NO

HACER DELEGAR DIFERIR

TIRAR

INCUBAR

ARCHIVAR


6 TIPOS DE DECISIONES

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http://www.google.es/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&docid=aL_lIcHNXOkRuM&tbnid=_BeqmRCw0sGV_M:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fes.123rf.com%2Fimagenes-de-archivo%2Fcompleted_checklist.html&ei=9pTWU6W6F4-U0QXClYHADw&bvm=bv.71778758,d.d2k&psig=AFQjCNF_st0ETWu-rrvu71DYv9MC3vZMfQ&ust=1406658112237314

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PROCESAR… Y ORGANIZAR

Productividad personal: Procesamiento y organización

Antes de hacer, aclarar…

y clasificar

Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesar y Organizar

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Bandeja de entrada

¿Qué es?


NO

Papelera

SI… NO REQUIERE ACCIÓN/ NO ME SIRVE…

Ejemplo: Email sobre nuevo producto bancario

Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Procesamiento y organización

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Bandeja de entrada

¿Qué es?


NO

Papelera

“Incubadora” • «Próximas semanas» • «Algún día/ Tal vez»

Ejemplo: Artículo recomendado por Álvaro

NO SI… NO REQUIERE ACCIÓN/ QUIZÁS ME SIRVA…


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Bandeja de entrada

¿Qué es?


NO

Papelera

“Incubadora” • «Próximas semanas» • «Algún día/ Tal vez»

Archivo (cuando haga

falta)

Ejemplo: Publicidad sobre oferta de móviles

NSI… NO REQUIERE ACCIÓN/ QUIZÁS ME SIRVA…


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El cerebro es un «yonki» adicto a tachar

Nos sentimos atraídos por el «índice de tachabilidad»

No podemos hacer cosas o ideas, solo acciones

¡¡¡ ATENCIÓN !!! ¿CÓMO DEFINIR NUESTRAS ACCIONES

CON UN LENGUAJE PRODUCTIVO?

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Bandeja de entrada

¿Qué es?


¿Cuál es la acción siguiente?

SÍ


SÍ

Hacerlo


SI… REQUIERE ACCIÓN/ MENOS DE 2 MINUTOS…

Ejemplo: Hacer una reserva para comer en el restaurante Donostiarra

Siguiente ACTIVIDAD FÍSICA NECESARIA, VISIBLE y EJECUTABLE DE UNA VEZ par a que la situación de algo avance, con un verbo descriptivo

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Bandeja de entrada

¿Qué es?



SÍ


SÍ NO

Hacerlo Delegarlo

A la espera (de que lo hagan)

SI… REQUIERE ACCIÓN/ MÁS DE 2 MINUTOS/ CADUCA Y LO PUEDE HACER OTRO…

Ejemplo: Isabel me enviará el resumen mensual

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Bandeja de entrada

¿Qué es?



SÍ


SÍ NO

Hacerlo Delegarlo Diferirlo

Agenda (fecha para hacerlo)

SI… REQUIERE ACCIÓN/ MÁS DE 2 MINUTOS/ CADUCA CON FECHA …

Ejemplo: Reunión de grupo de trabajo del proyecto “X” el 25/3

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Bandeja de entrada

¿Qué es?



SÍ


SÍ NO


Próximas acciones (en cuanto pueda)

Ejemplo: Preparar la reunión con el cliente X

SI… REQUIERE ACCIÓN/ MÁS DE 2 MINUTOS/ CADUCA SIN FECHA …

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Viaje a USA organizado


Bandeja de entrada

¿Qué es?

¿Requiere acción?


SÍ, varias


SÍ NO


Lista de Proyectos

Proyecto de varios pasos




SI… REQUIERE ACCIÓN/ PERO ES UN RESULTADO QUE REQUIERE MÁS DE UNA ACCIÓN…

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Bandeja de entrada

¿Qué es?


SÍ

NO


SÍ NO


Papelera

“Incubadora” (Seguimiento)

Archivo (cuando haga

falta)

Lista de proyectos

Proyecto de varios pasos




« Diagrama de flujo de trabajo »

¿Requiere acción?, ¿Es acción o proyecto?

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Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación

1. PAPELERA 2. INCUBADORA 3. ARCHIVO DE CONSULTA O REFERENCIA 4. LISTA A LA ESPERA 5. AGENDA 6. LISTA DE PRÓXIMAS ACCIONES 7. LISTA DE PROYECTOS… 8. LISTA DE MATERIAL DE APOYO A PROYECTOS 9. LISTA DE CONTROL/ RUTINAS

ORGANIZAR: 7 HERRAMIENTAS + 2

Productividad: Procesar y Organizar

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PARA ELEGIR ACCIONES: CONTEXTOS


Lugar: #oficina, #casa, #recados, #cualquiera

Herramienta: #teléfono, #ordenador, #mail, #conectado, #desconectado

Persona: @Persona1, @Persona2, etc.

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PARA ELEGIR ACCIONES: SUBCONTEXTOS


Tiempo: Mucho, poco…

Energía: Alta, baja…

Combinaciones:

• Mucho tiempo y energía, Poco tiempo y energía… • #Enfoque, #Rápidas, #Zombies

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Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Revisar

REVISAR

Consultar tu sistema para decidir qué debes hacer

27


1. A diario: procesar bandejas entrada y revisar agenda y próximas acciones

2. Semanal: todas las listas

3. Cuando necesites

REVISAR PARA MANTENER Y OPTAR

28

1. Compromisos de la agenda

2. Evaluar las acciones por criterios (contexto, tiempo y energía)


REVISIÓN DIARIA

29

1. Captura y procesa lo pendiente

2. Revisa y piensa en tu agenda

3. Revisa y actualiza tu(s) lista(s) de proyectos (al menos una acción)

4. Actualiza tus listas de próximas

acciones y «próximas semanas»

5. Revisa tu lista «A la espera»


REVISIÓN SEMANAL

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HACER

Productividad personal: Ejecución

La expresión de la productividad:

En cada momento

lo más adecuado

Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Hacer

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FORMAS DE TRABAJAR

Productividad personal: Ejecución

Según surge

Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Ejecución

Trabajo predefinido

Definir el trabajo

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FORMAS DE TRABAJAR: SEGÚN SURGE

Productividad personal: Ejecución Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Ejecución

Intentar evitar interrupciones

Aprender a gestionarlas: 1. “Espera un segundo” 2. Capturar qué estabas

haciendo exactamente 3. Mandarlo a la bandeja de

entrada

Evaluar

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FORMAS DE TRABAJAR: DEFINIR EL TRABAJO


Es “procesar” y “organizar” Es lo que mayor retorno produce

34

FORMAS DE TRABAJAR: TRABAJO PREDEFINIDO


Agenda

Próximas acciones por criterios

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Productividad personal: Ejecución Productividad personal: Mantenimiento del sistema Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Procesamiento y organización Productividad personal: Recopilación Productividad: Hacer

UN EJEMPLO DE DÍA DE TRABAJO CON GTD

1. Procesar las bandejas de entrada para tener las listas actualizadas.

2. Echar un vistazo a la lista “a la espera” y enviar recordatorios necesarios.

3. Según contexto y energía, tiempo para trabajar en proyectos más importantes. No hay recetas (2-3 bloques de trabajo pesado y 2-3 de no pesado (intensidad)

4. Descansos de 5 minutos entre bloque y bloque

5. Revisión rápida de todo el sistema

Productividad personal-Las 5 etapas del flujo de trabajo

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