PROESA (Suplente en funciones de propietario); José Ángel ...
of 12
/12
Embed Size (px)
Transcript of PROESA (Suplente en funciones de propietario); José Ángel ...
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
FOMILENIO II
JUNTA DIRECTIVA DEL
FONDO DEL MILENIO II Pág. 1 -12
NUMERO DELACTA DE REUNION; 26
Fecha: San Salvador, 26 de Noviembre de
2015
Hora de inicio: 02:15 p.m
Hora de Finalización: 05:20 p.m
Lugar: Oficinas FOMILENIO II
ASISTENTES:
MIEMBROS CON DERECHO A VOTO:
Francisco Roberto Lorenzana Durán, Secretario Técnico y de Planificación de la
Presidencia (Propietario/Presidente); Eriinda Handal Vega, Viceministra de Ciencia y
Tecnología (Suplente en funciones de propietaria); Jessica Isabel Bukele de Sanabria,
PROESA (Suplente en funciones de propietario); José Ángel Quirós Noltenius, SectorPrivado (Suplente en funciones de propietario); Mirsna Emely Torres de Silva, ONG
(Propietaria); Reina Elizabeth Durán de Alvarado, Instituciones Académicas o
Centros de Estudio (Propietaria).
Xiomara Salomé Martínez Ascencio, Asesora del Despacho del Secretario Técnico y
de Planificación (Suplente).
MIEMBROS SIN DERECHO A VOTO:
Hugo Martínez, Ministro de Relaciones Exteriores, (propietario); Lina Dolores Pohl
Alfaro, Ministra de Medio Ambiente y Recursos Naturales (Propietaria); Merlin
Alejandrina Barrera López, Viceministra de Comercio e Industria (Suplente en
funciones de propietaria); Salvador Ernesto Nieto Cárcamo; Asesor del Despacho
Ministerial MARN (Suplente); José Roberto Aquino Ruiz, Alcalde Municipal de
Sonsonete (Suplente en funciones de propietario); Sra. Martha Keays, Directora de
País de la MCC.
Ricardo Ernesto Tablas, Secretario de Junta Directiva y Asesor Legal de FOMILENIO
II
Por parte de FOMILENIO II: Ronny Rodríguez Chan, Subdirector Ej'ecutivo de
Ejecución de Programa; Maria Gabriela Quintanilla, Subdirectora Ejecutiva de
Operaciones y personal técnico.
AGENDA PROPUESTA:
1. Lectura y aprobación de la agenda propuesta.
2. Presentación y solicitud de aprobación Plan de Adquisiciones:
o Modificación No. 5 al Plan de Adquisiciones CIF, Julio - Diciembre 2015.
o Modificación No. 1 al Plan de Adquisiciones Convenio Extraordinario (Noviembre - Diciembre 2015)
3. Presentación solicitud de aprobación de los siguientes documentos:
o Sistema de Gestión Ambiental y Social (SGAS).
o Estrategia de Diálogo y Participación Ciudadana,
o Plan de Acción de Reasentamientos.
4. Presentación y solicitud de modificación de recursos asignados dentro del Plan Financiero Plurianual.
5. Presentación y solicitud de aprobación de Política Anti Fraude y Corrupción.
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
6. Presentación y solicitud de aprobación de Estructura Orgánica de FOMILENIO II.
7. Varios.
Respuesta de la MCC a la Revelación de Conflicto de Interés de miembros de la Junta Directiva.
El Presidente de la Junta Directiva Roberto Lorenzana verificó la existencia de quórum y se procedió a la sesión tal como se indica a
continuación
Previo al inicio de la sesión el Director Ejecutivo de FOMILENIO II Wiliam Pleites dio la bienvenida a la Sra. Martha Keays, Directora
Residente de País de la MCC, quien ha iniciado sus funciones en el país desde la semana anterior.
La Señora Martha Keays agradeció las palabras de bienvenida y compartió con los presentes su experiencia previa a su cargo actual.
El Presidente de la Junta Directiva de FOMILENIO II Roberto Lorenzana en nombre de los miembros de la Junta Directiva dio la
bienvenida a la Directora Residente de País a las sesiones de Junta Directiva.
DESARROLLO DE LA AGENDA:
1. Lectura y aprobación de la agenda propuesta.
El Presidente de la Junta Directiva Roberto Lorenzana procedió a la lectura de la agenda propuesta, habiendo sido ratificada por
los presentes.
2. Presentación y solicitud de aprobación Plan de Adquisiciones.
El Agente de Adquisiciones de FOMILENIO II Sergio Bassett inició la sesión con la presentación de solicitud de modificaciónnúmero cinco al Plan de Adquisiciones CIE julio-diciembre 2015, el cual fue aprobado por Junta Directiva el 10 de julio de 2015,
con No Objeción de la MCC de fecha 23 de julio del mismo año. Como introducción se comentó que la modificación solicitadaresponde a cambios materiales en los procesos de adquisición (eliminaciones, adiciones e incremento en el valor estimado).
Las eliminaciones son las siguientes:
Bienes 1.1.15: Proyecto Infraestructura Logística, "Compra de equipo informático con sus licencias asociadas y
software especializado para el Proyecto de Infraestructura Logística", el cual se traslada al primer semestre 2016debido a que aún no está firmado el Acuerdo de Entidad Ejecutora con el MOP, encontrándose en proceso derevisión.
Firmas: 2.1.2.3: Proyecto Capital Humano, "Consultaría para el diagnóstico del mercado de formación técnica yprofesional a nivel nacional", debido a que se ha tomado la decisión de reemplazar esta firma consultora pormedio de la contratación de tres consultorías individuales, lo cual significará una reducción en los costos y el
equipo técnico de FOMILENIO II asumirá la coordinación y revisión técnica de las mismas.Firmas: 2.1.3.1: Monitoreo y Evaluación, "Consultaría para revisión de calidad de datos (elaboración Plan deMejora) para M&E", se reprograma para el primer semestre 2016, debido a que los proyectos no se encuentran en
el estado necesario para llevar a cabo la consultoría y en una próxima misión de la MCC se revisará la misma y sucontenido.
Firmas: 2.1.3.2: Monitoreo y Evaluación, "Consultoría para Estudios y encuestas de líneas de base: Encuestas de
hogares de Capital Humano", se reprograma para el primer semestre 2016, debido a que actualmente la empresaMathematica (contratista de la MCC) se encuentra realizando el estudio para el diseño del levantamiento de
encuestas.
Firmas: 2.1.3.3: Monitoreo y Evaluación, "Encuestas de línea base de Capital Humano", se reprograma para elprimer semestre 2016, debido a que actualmente la empresa Mathematica (contratista de la MCC) se encuentrarealizando el estudio para el diseño del levantamiento de encuestas.
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
Firmas 2.1.4.1: Proyecto Infraestructura Logística, "Servicios de diseño para requerimientos de cambios en
proyectos de infraestructura logística", se reprograma para el segundo semestre 2016 debido a que FOMILENIO II y
la MCC tienen observaciones al diseño final de la Actividad 1 lo cual significará cambios en el mismo.Servicios de No Consultoría 4.1.1: Proyecto Infraestructura Logística, "Adquisición de Fianzas Ambientales para
proyectos de infraestructura logística", se reprograma para el año 2017 debido a que no se cuenta actualmentecon los diseños finalizados, por lo que, debido al desfase no es procedente comprarlas porque tienen vigencia de
un año. Se comprarán una vez se cuente con los diseños finales.
Servicios de No Consultoría 4.4.10, "Servicios de mantenimientos de planta telefónica", por el monto de la misma
se hará por medio de compra administrativa.
Servicios de No Consultoría 4.4.11, "Servicios de mantenimientos de aires acondicionados", por el monto de la
misma se hará por medio de compra administrativa.
Servicios de No Consultoría 4.4.13, "Servicios de mantenimientos de escáneres, impresoras, computadoras,
servidores de computadoras, mantenimiento de UPS", por el monto de la misma se hará por medio de compraadministrativa.
Las adiciones son las siguientes:
Bienes 1.1.22: Clima de Inversiones, "Compra de equipo informático y software para Organismo de Mejora
Regulatoria" debido a que el 10 de noviembre se firmó el Decreto Ejecutivo que crea dicho organismo por lo quees necesario dotarlo del equipo necesario para su inicio de funciones.
Firmas 2.1.5.2: Administración "Servicios de Auditoría Externa", debido a un error no se incluyó en el plan de
adquisiciones siendo necesaria su inclusión para poder iniciar el proceso correspondiente y tener su contrataciónpara el primer trimestre 2016 (para fiscalización de periodo fiscal marzo 2015-marzo 2016).Consultor individual 2.2.1.3: Proyecto Capital Humano, "Análisis de resultados de la investigación del mercado de
formación técnica y profesional a nivel nacional", esta consultoría responde a la eliminación de la firma consultora,
para la especialidad de analista de resultados.
Consultor individual 2.2.1.4: Proyecto Capital Humano, "Levantamiento de información del mercado de formación
técnica y profesional a nivel nacional", esta consultoría responde a la eliminación de la firma consultora, para la
especialidad de estadista.
Consultor individual 2.2.1.5: Proyecto Capital Humano, "Diseño y construcción de base de datos sobre el mercado
de formación técnica y profesional a nivel nacional", esta consultoría responde a la eliminación de la firmaconsultora, para la especialidad en sistemas.
Consultor individual 2.2.2.3: Proyecto clima de Inversiones, "Servicios de consultoría contratación de equipo
técnico del Organismo de Mejora Regulatoria", se refiere a 6 profesionales para el organismo para que inicie sus
funciones.
Consultor individual 2.2.2.4: Proyecto clima de Inversiones, "Servicios de consultoría contratación de Director
Ejecutivo del Organismo de Mejora Regulatoria", para el inicio de las funciones del organismo.
Servicios de No Consultoría 4.4.19: Administración, Póliza de seguros de vehículos FOMILENIO II", por un error nose incluyó en el plan de adquisiciones siendo necesaria su contratación para la protección de los bienes de la
institución.
Los incrementos de monto son:
Servicios de No Consultoría 4.4.12: Administración, Inicialmente solo accesos de seguridad por tarjeta o código al
data center. Adición: "Servicios de seguridad y mantenimiento con cámaras (CCTV)", debido a que las tarjetas de
acceso y las de seguridad estaban contempladas por separado (una por compras administrativas) por lo que se
considera que es mejor hacer un solo proceso para ambos servicios.
Servicios de No Consultoría 4.4.15: Administración, "Póliza de seguros de incendio y robo para oficinas de
FOMILENIO II", el monto presupuestado se consignó conforme las especificaciones de la oficina anterior de la
institución por lo que ahora se necesita ajustarlos a las nuevas necesidades del espacio, el cual es mayor (2
niveles).
El Subdirector Ejecutivo de Programas Ronny Rodriguez agregó información complementaria en referencia a los cambios en el
Plan de Adquisiciones por parte de los tres Programas y expresando que la mayoría de modificaciones surgieron a raíz de la
aprobación del Plan de Trabajo aprobado en la sesión anterior.
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
Se entró a conocer en detalle las razones de cada cambio en el Plan de Adquisiciones por parte de los tres Gerentes de Proyecto.
El Representante del Sector Privado José Ángel Quirós recordó que la dinámica del Programa hace que este Plan se conozca y semodifique con bastante frecuencia.
El Ministro de Relaciones Exteriores Hugo Martínez expresó que aunque es normal en los ajustes de la implementación, perosería bueno generar una tendencia a menores modificaciones.
Se agregó que la solicitud de aprobación 5 al Plan de Adquisiciones CIF implica un cambio en la solicitud de desembolso la cual seconocerá próximamente.
Los miembros de la Junta Directiva APROBARON POR UNANIMIDAD la Modificación 5 al Plan de Adquisiciones CIF julio-diciembre
2015.
El Gerente de Adquisiciones Públicas / Agente de Adquisiciones Públicas Sergio Bassett continuó la sesión presentandoinformación relativa a la solicitud de modificación 1 al Plan de Adquisiciones Convenio Extraordinario noviembre-diciembre 2015,
el cual no significa cambios en la solicitud de desembolso ya que las contrataciones se realizarán en el primer semestre de 2016.
Dicho documento fue aprobado por Junta Directiva el 5 de noviembre 2015 y con fecha 13 de noviembre del mismo año seotorgó la No Objeción de la MCC. La modificación consiste en un incremento en el valor estimado de un proceso de adquisicionesdel Proyecto de Capital Humano, debido a que cuando se hizo el análisis presupuestario de vio la necesidad de enmendar elmonto original el cual se vio que solo contemplaba dos grupos, y siendo necesaria la consultoría para tres, por lo que se hadecidido incrementar el valor proporcional correspondiente, bajo el siguiente detalle:
Servicio de Consultoría 1.1.2.1 Proyecto Capital Humano, "Consultoría para la caracterización de 45 Sistemasintegrados de Escuela Inclusiva de Tiempo Pleno, grupos 3,4 y 5".
Los miembros de la Junta Directiva APROBARON POR UNANIMIDAD la Modificación 1 al Plan de Adquisiciones Convenio
Extraordinario noviembre-diciembre 2015.
3. Presentación solicitud de aprobación de los siguientes documentos:
a. Sistema de Gestión Ambiental y Social (SGAS).
b. Estrategia de Diálogo y Participación Ciudadana.
c. Plan de Acción de Reasentamientos.
El Subdirector Ejecutivo de Programas de FOMILENIO Ronny Rodriguez expresó que el punto de aprobaciónsolicitado es en seguimiento a la información proporcionada en la sesión del 12 de noviembre 2015, en la cual seentregaron los documentos en forma íntegra para su lectura, revisión y posterior discusión.
El Gerente de Gestión Social y Medio Ambiente de FOMILENIO II Carlos Huezo compartió con los presentes unresumen de los documentos solicitados para aprobación, los cuales recordó se presentaron a Junta Directiva enfecha 12 de noviembre de 2015 y fueron remitidos a MCC para revisión técnica en fecha 5 de noviembre de 2015.
Se recordó la estructura del Sistema el cual se divide en tres: la Política, los ocho Componentes principales del SGAS y los
documentos técnicos anexos: de igual forma la información más relevante de los ocho componentes del Sistema:Normativa ambiental y social.
Descripción de los Proyectos, riesgos y beneficios.Manejo ambiental y social.
Plan de prevención y respuesta de emergencia.
Inseguridad en sitios de proyecto.Participación ciudadana.
Relación inter-institucional.
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
Monitoreo del SGAS.
En referencia al Manejo Ambiental y Social, de acuerdo a la ND 1 de la IFC el diseño de cada proyecto e identificación de medidas
de mitigación deberán seguir la jerarquía del manejo de impactos siguiente:Agotar las alternativas para evitar los impactos negativos donde esto sea posible.
Minimizar o mitigar los impactos negativos donde estos no pueden ser evitados completamente.
Compensar por los efectos residuales los impactos negativos donde esto sea técnicamente y financieramente viable.
Estos fundamentos de jerarquía son congruentes con lo establecido en la legislación nacional que indica que la evaluación de
impacto ambiental debe identificar medidas que "...se puedan prevenir, eliminar, corregir, atender, compensar o potenciar.
Es importante que FOMILENIO II contribuya a estimular una cultura de seguridad ambiental en áreas críticas en la zona de
influencia del Programa.
Sobre la Estrategia de Dialogo y Participación Ciudadana, busca garantizar la participación de los diferentes actores involucrados
en la implementación de FOMILENIO II, a través de la generación de espacios y mecanismos efectivos en todos los niveles y en las
diferentes etapas del Programa.
Para lograr el Involucramiento activo de los diferentes actores en la formulación, gestión y evaluación de los proyectos, se
seguirán líneas de acción que responden a 3 ejes:
Sensibilización -> Sobre la importancia y alcance de los proyectos.
Apropiación -> Promoviendo el diálogo y la participación de la población objetivo.
Sostenibilidad Social -> Atendiendo recomendaciones y quejas para evitar posibles resistencias.
Como último punto, sobre El Plan de Acción de Reasentamiento Estratégico, este constituye una guía para que las instituciones y
personas involucradas en los proyectos de FOMILENIO II, dirijan, coordinen y realicen las actividades de reasentamiento en
cumplimiento a las Normas de Desempeño sobre sostenibilidad ambiental y Social (IFC), especialmente el número 5 "Adquisición
de tierras y reasentamientos involuntarios"".
En 2013 el documento fue aprobado por MCC y posteriormente incorporado a los contratos de los Consultores que actualmente
ejecutan la Factibilidad, Diseño y Estudio de impacto ambiental de la "Ampliación de la Litoral" y el tramo vial de los "Puestos
fronterizos en el Amatillo".
Las observaciones y recomendaciones de Junta Directiva, equipos técnicos de MCC y FOMILENIO II han sido incorporadas tanto en
el documento de Sistema de Gestión Ambiental y Social, Estrategia de Diálogo Social y Participación Ciudadana y el Plan de Acción
de Reasentamiento Estratégico, por lo que, se solicitó la aprobación de los mismos.
El Director Ejecutivo de FOMILENIO II Wiliam Pleites expresó que se ha efectuado una revisión pormenorizada del documento en
base a las recomendaciones que se tuvieron. Solicitó al equipo técnico llevar adelante una última revisión técnica con el MARN,
recordando que son documentos vivos, que se ajustan a los cambios necesarios para que sea una herramienta valiosa en la
implementación.
El Presidente de la Junta Directiva de FOMILENIO II Roberto Lorenzana recordó que en la primera y segunda discusión del
documento se generaron ajustes y se han incorporado, por lo que recomendó proceder a votar para su aprobación, aunque seproceda con una reunión con el MARN para su apropiación.
La Señora Ministra de Medio Ambiente y Recursos Naturales Lina Pohl expresó que como institución están abiertos a apoyar paraque el documento sea el apropiado para la implementación.
La Asesora del Despacho de STPP Salomé Martínez expresó que se tiene alrededor de dos años en venirse trabajando eldocumento lo cual no obsta que el MARN es la institución encargada del tema ambiental debiendo estar abordo sobre el
documento por tema de sostenibilidad. De igual forma hizo alusión con el tema de Participación Ciudadana en el cual se deberíaestar de la mano con la Secretaria de Participación Ciudadana. Hay que trabajar y mejorar la interacción de FOMILENIO II con lasinstituciones para que los documentos y su implementación sean sostenibles en el tiempo y a la vez permita fortalecer la relación.
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
El Presidente de la Junta Directiva de FOMILENIO II Roberto Lorenzana expresó que lo anterior constituye un problema logístico elcual hay que subsanar. Es importante recordar finalizó, que la filosofía de la MCC es la apropiación nacional.
Los miembros de la Junta Directiva APROBARON POR UNANIMIDAD el Sistema de Gestión Ambiental y Social, el cual solicitaron
incluirles las observaciones del MARN si existiesen y la Estrategia de Dialogo Social y Participación Ciudadana y el Plan de Acción deReasentamiento Estratégico.
4. Presentación y solicitud de modificación de recursos asignados dentro del Plan Financiero Plurianual.
El Subdirector Ejecutivo de Programas de FOMILENIO II Ronny Rodríguez introdujo la presentación expresando que la solicitudrespondía al Plan de Trabajo recientemente aprobado en la sesión anterior. Las cifras han sido revisadas a partir de estaplanificación pero siempre están sujetas a variación dependiendo de la ejecución.
La Gerente Financiera / Agente Fiscal de FOMILENIO II Graciela Fontg compartió con los presentes como antecedente el PlanFinanciero Plurianual que está contenido en el Anexo II del Convenio del Reto del Milenio y la distribución de la Contrapartida delGOES establecida en el Anexo II del Acuerdo para la Ejecución del Programa (PIA por sus siglas en Inglés).
Como resumen, la secuencia de acciones para cambios en el presupuesto son las siguientes:Gerente de Proyecto estima cambios en una Sub Actividad -> Discute con partes interesadas -> Proporciona un estimado delos cambios con una explicación a la Gerencia Financiera.
Gerencia Financiera examina la solicitud de cambio al presupuesto, analiza y realiza ajustes -> Director Ejecutivo aprueba elCambio propuesto.
Si los ajustes están a nivel de Actividad o superior, se presentan a Junta Directiva para su aprobación.Junta Directiva aprueba -> Aprobación de MCC como parte de la Solicitud de Desembolso Trimestral (QDRP).Luego de aprobados por MCC, los cambios se envían al Ministerio de Hacienda.
Los cambios solicitados al Presupuesto Plurianual son dos:
a) Cambio en la distribución anual de los Recursos debido a que las asignaciones presupuestarias anuales que aparecen en elConvenio, han sido actualizadas con base en los cambios en la planificación de actividades presentadas por cada uno de losproyectos en el Plan de Trabajo 2016-2020 presentado a Junta Directiva con fecha 12 de Noviembre de 2015.
b) Cambio de asignación entre Proyectos debido a lo siguiente:De acuerdo con las disposiciones de MCC, todos los gastos del Personal en FOMILENIO II, deben ser pagados desdeAdministración.
La asignación presupuestaria para Gastos de Administración contenida en el ANEXO II del Convenio, era provisional debido aque no se conocían las necesidades reales en términos de Recursos Humanos y Apoyo Logístico requeridas para la ejecuciónde los Proyectos.
El Presupuesto asignado a Administración en el Plan Financiero original, no incluye el gasto incurrido en la adquisición delsoftware, hardware y los recursos necesarios para la implementación de la plataforma SAP en FOMILENIO II.
Con base a lo anterior se solicitó a los miembros la aprobación de lo siguiente:
a) Cambios en la distribución anual de los Recursos:
FOMILENIO II CAMBIOS EN LA DISTRIBUCION ANUAL DE RECURSOS
|\/|YFP 2016 2017 2018 2019 2020 5^°^osPLAN FINANCIERO ORIGINAL
PLAN FINANCIERO PROPUESTO
Diferencia
24.5 108.5 98.5 92.6 29.6 353.7
25.5 91.0 138.2 82.9 16.1 353.7
1.0 (17.5) 39.7 (9.7) (13.5)
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
b) Cambio de asignación entre Proyectos:
FOIVIILENIO II
IVIYFPDISTRRIBUCIOIM
ORIGINAL%
IVIOIMTOS A
REASIGNAR
NUEVA
DISTRIBUCION%
Clima de inversión 89.1 25.2% (1.7) 87.5 24.7%
Capital Humano 114.8 32.5% (2.4) 112.4 31.8%
Infraestructura Logística 123.8 35.0% (1.8) 121.9 34.5%
IVI&E 3.9 1.1% - 3.9 1.1%
Administración 22.1 6.2% 5.9 28.0 7.9%
Gran Total 353.7 ioo% O.O 353.7 ioo%
La Asesora del Despacho de STPP Salomé Martínez expresó que el presupuesto aprobado en el 2013 y que consta en el Convenio
se hizo sin que hubiera estructura organizacional, escala de salarios entre otros, tomando como parámetro el primer FOMILENIO,por lo que, es lógico que se tenga que ajustar para hacerlo más preciso ahora que ya se cuenta con información certera.
Se explicó que Monitoreo y Evaluación no está en administración ya que tiene su propio presupuesto por normativa de la MCC.Lo anterior debido a que se necesita un control más riguroso para su seguimiento. MCC es una de las agencias más eficientes enla entrega de resultados por su monitoreo y evaluación.
La Representante de la MCC Martha Keays expresó que en este tipo de Programas es importante el nivel de impacto cualitativopor lo que es necesario un debido seguimiento y evaluación ya que dichos resultados se presentan en el Congreso de los EEUU.
Los miembros de la Junta Directiva APROBARON POR UNANIMIDAD las modificaciones al Presupuesto Plurianual consistentes en
cambios de asignaciones entre Proyectos y cambios en la distribución de los recursos conforme el anterior detalle.
La Gerente Financiera / Agente Fiscal de FOMILENIO II Graciela Fontg expresó que con esta aprobación se autoriza el año 2016 y
se traerá la primera solicitud de desembolso del Convenio y CIF número 5 en la próxima sesión.
5. Presentación y solicitud de aprobación de Política Anti Fraude y Corrupción.
La Especialista Legal Sénior Ana de Muñoz continuó la sesión exponiendo sobre la solicitud de aprobación de la Política AntiFraude y Corrupción de FOMILENIO II, la cual en sesión de Junta Directiva 20 de fecha 24 de Septiembre de 201S se presentó concarácter informativo recomendándose incluir la posibilidad de que terceras personas denuncien y acordándose revisar a detalle el
documento para en una sesión posterior proceder a su aprobación. Se revisó nuevamente el documento con el equipo técnico dela MCC.
Como recordatorio del documento, FOMILENIO II tiene una responsabilidad fiduciaria en proteger el financiamiento del Convenio
y de garantizar que los mismos sólo se utilicen para los fines previstos. La protección del financiamiento del Convenio requiere un
compromiso de prevenir y detectar el fraude y la corrupción, a adherirse a todas las directrices de la MCC, para desarrollar
medidas de seguridad adicionales y permanecer vigilantes, por lo que, todo el personal de FOMILENIO II deberá reportar
cualquier sospecha de fraude o corrupción.
Dentro de las responsabilidades de la Política se remarcó:
Todo el personal de FOMILENIO II: Entrenamiento de Anti-Fraude y Corrupción, el cual se llevó del 3 al S de noviembre 201S.Reportar la sospecha de fraude y corrupción, y las denuncias al equipo de Anti-Fraude y Corrupción de la MCC (AFC por sus
siglas en inglés) ([email protected]), quienes decidirán sobre la procedencia de compartir la información con la Oficina delInspector General (OIG), personal de la MCC, personal de FOMILENIO II y / o autoridades nacionales.Apoyar a la MCC y/o la OIG según sea solicitado, sobre la recolección de documentos u otra información relativa a lasdenuncias efectuadas.
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
Se agregó que conforme a observación realizada por un miembro de la Junta Directiva, se ha agregado el hecho que terceros
realicen una denuncia de fraude y corrupción. (Antes abarcaba únicamente a los empleados de FOMILENIO II). "No solo
empleados de FOMILENIO II sino también terceras partes puede reportar una denuncia de fraude o corrupción usando el email([email protected]) o a través del sitio web de la OIG. En cualquiera de los casos, las denuncias pueden ser enviadas bajo elnombre del remitente o anónimamente. Se recomienda que, si una denuncia se envía de forma anónima, el remitente use ymonitoree una cuenta de correo que no identifique al remitente, para que el remitente pueda ser contactado para informaciónadicional sin revelar la identidad del mismo".
Se hizo alusión que la obligación de aplicación de la Política únicamente persiste para los empleados de FOMILENIO II.
Con base a lo anterior, se solicitó a los miembros de Junta Directiva aprobar la Política Anti Fraude y Corrupción de FOMILENIO II
conforme al documento entregado en físico.
Los miembros de la Junta Directiva APROBARON POR UNANIMIDAD la Política Anti Fraude y Corrupción de FOMILENIO II conforme
al documento Anexo a la presente Acta.
6. Presentación y solicitud de aprobación de Estructura Organizativa de FOMILENIO II.
La Subdirectora Ejecutiva de Operaciones de FOMILENIO II Gabriela Quintanilla continuó la sesión exponiendo sobre la solicitud de
aprobación de Estructura Organizativa de FOMILENIO II.
Expresó que en las primeras 3 sesiones iniciales de Junta Directiva se conoció como parte del Plan para la Contratación del
Personal, las propuestas de Estructura Organizativa de FOMILENIO II y se aprobaron los rangos salariales y la Normas de
Operación de FOMILENIO II.
Sin perjuicio de lo anterior, la Sección 7.3 de la Normas de Operación de FOMILENIO II dispone que, pasada la etapa de formación
y estructuración, es el Manual de Organización y Funciones, aprobado por la Junta Directiva, el instrumento vinculante en el cual
se define la Estructura Organizativa y los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad requeridos para el
funcionamiento organizacional.
A la fecha, existen los siguientes avances:
Personal clave y una significativa cantidad del personal de soporte han sido contratados.
Plan de Trabajo para los cinco años, y
Plan Financiero Plurianual asociado al mismo.
Estando próximos a someter a aprobación de la Junta Directiva el contenido del Manual de Organización y Funciones y solicitar el
Desembolso inicial de Implementación del Programa, se tiene un mejor conocimiento de las dinámicas que la ejecución determina
y se hace necesario actualizar y hacer los ajustes a la Estructura Organizativa adecuados para una implementación eficiente que se
incorpore a dicho Manual.
Las principales adecuaciones a la Estructura Organizativa son en las siguientes posiciones:
Agente Fiscal: El Convenio del Reto del Milenio establece que FOMILENIO II designará a su Dirección Financiera como su Agente
Fiscal y concederá a la Dirección Financiera todas la facultades y derechos necesarios para cumplir la función de Agente Fiscal
conforme se establece en el Plan de Responsabilización Fiscal (FAP, por sus siglas en inglés).
La Sección 2.10 letra (b) del Acuerdo para la Ejecución del Programa (AEP) establece que FOMILENIO II designará a su Dirección
Financiera como su Agente Fiscal y celebrará un Acuerdo o adoptará los términos de referencia o cualquier descripción similar de
los servicios del Agente Fiscal, que establezca los roles y responsabilidades del Agente Fiscal y otros términos y condiciones
apropiados ("El Acuerdo del Agente Fiscal").
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
Subdirector(A) Ejecutivo(A) Operaciones:
- Cambiar nombre del puesto a SUBDIRECTOR(A) EJECUTIVO(A) DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / AGENTE FISCAL y agregaren los términos de referencia y contrato las funciones de AGENTE FISCAL y supervisión del personal de la agencia fiscal:
Actuar como Titular de la Dirección Financiera y Agente Fiscal, emitir las certificaciones respectivas de los documentos claves
identificados, según las regulaciones del FAP (Manual Financiero de MCA) y Directrices de Adquisiciones de MCC, a partir de
la Aprobación de Junta Directiva y No Objeción de MCC.
Agregar la supervisión del personal del área fiscal: Contador(a), Tesorero(a) y Analista Financiero(a)
Gerente de Adquisiciones / Agente de Adquisiciones
Cambio en supervisión: En base a buenas prácticas en otras MCAs y para mantener autonomía en la agencia de adquisiciones sepropone cambiar la supervisión del GERENTE DE ADQUISICIONES / AGENTE DE ADQUISICIONES al DIRECTOR(A) EJECUTIVO(A).
Gerente de Finanzas / Agente Fiscal y Gerente de Administración de Recursos
Supresión y creación de posiciones:
En base a buenas prácticas en otras MCAs, se propone:
- Suprimir los puestos GERENTE DE FINANZAS/AGENTE FISCAL Y GERENTE DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS.
Crear un nuevo puesto GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, el cual incluye las funciones de Finanzas y Administraciónde Recursos.
El nuevo puesto de GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS se lanzará a concurso público posterior a la Aprobación deJunta Directiva y No Objeción de MCC.
Otras adecuaciones a la Estructura Organizativa serían las siguientes:
La eliminación de posiciones:
^ ESPECIALISTA JURÍDICO EN ADQUISICIONES
^ANALISTA DE GESTIÓN SOCIAL Y MEDIO AMBIENTE.
^COORDINADOR UNIDAD IMPLEMENTADORA DEL PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA LOGÍSTICA (DIPIL).^VIGILANTES (2)
La creación de nuevas posiciones:
ESPECIALISTA EN FACILITACIÓN DE COMERCIO (Infraestructura Logística)
ESPECIALISTA LEGAL DE REASENTAMIENTOS
ANALISTA JURÍDICO
^ ESPECIALISTA EN SISTEMA INTEGRADO DE TIEMPO PLENO (SITP)
El aumento de nivel en la Escala:
^ ESPECIALISTA DE PLANIFICACIÓN - PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA LOGÍSTICA
^ESPECIALISTA DE INGENIERÍA PARA REASENTAMIENTO
^ESPECIALISTA SOCIAL DE REASENTAMIENTOS
^ ESPECIALISTA EN CERTIFICACIÓN Y ACREDITACIÓN DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL
^ESPECIALISTA EN ASESORÍA PARA LA LEGALIZACIÓN DE INMUEBLES DE CENTROS EDUCATIVOS.
ESPECIALISTA EN CURRICULA Y GESTIÓN ESCOLAR
^ ESPECIALISTA EN GÉNERO Y EDUCACIÓN
ESPECIALISTA EN GÉNERO E INCLUSIÓN SOCIOECONÓMICA
ANALISTA PROGRAMADOR DE SISTEMAS INFORMÁTICOS Y BASE DE DATOS
La disminución de nivel en la Escala:
ADMINISTRADOR(A) ARCHIVO DIGITAL
^ADMINISTRADOR(A) DE BIENES^ASISTENTE ADMINISTRATIVO - RECURSOS HUMANOS
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
ASISTENTE ADMINISTRATIVA - SUBDIRECCIÓN EJECUTIVA OPERACIONES
ANALISTA ECONÓMICO(A) - SUBDIRECCIÓN EJECUTIVA DE PROGRAMAS
ASISTENTE ADMINISTRATIVA - PROGRAMAS
^ANALISTA FINANCIERO(A) - FONDO APUESTA POR INVERSIONESANALISTAS DE IMPLEMENTACIÓN - FONDO APUESTA POR INVERSIONES (2)
Cambios en nombre de posición:
^ASISTENTE ADMINISTRATIVO - RECEPCIÓN
ANALISTA EN IMPLEMENTACIÓN - FONDO DE APUESTA POR INVERSIONES
ANALISTA PROYECTOS CLIMA DE INVERSIONES - ASOCIO PÚBLICO PRIVADO
ANALISTA PROYECTOS CLIMA DE INVERSIONES - MEJORA REGULATORIA
Con base a lo anterior, se distribuyó información en físico con el detalle de la estructura organizativa de FOMILENIO II por área, elperfil del Subdirector Ejecutivo-Administración y Finanzas / Agente Fiscal, así como el perfil de Gerente de Administración yFinanzas, conforme documento Anexo a la presente Acta.
El Director Ejecutivo de FOMILENIO II Wiliam Pleites, agregó que la estructura actual está generando problemas de coordinación yeficiencia en las actividades, en ese sentido las modificaciones propuestas responden a un exhaustivo análisis considerando lasmejores prácticas de otras MCAs en relación a estructuras organizativas que colaboren con el mejor funcionamiento y eficienciaen los procesos, a fin de lograr una mejor coordinación entre las áreas existentes y optimización de recursos.
El Presidente de la Junta Directiva de FOMILENIO II Roberto Lorenzana expresó que al inicio del Programa se había aprobado una
estructura organizativa más estratégica, siendo lógico que sufra ajustes. Lo anterior es con el propósito de hacer más eficiente lainstitución, una estructura más económica y más alineada a las mejores prácticas de otras MCA.
La Asesora del Despacho de STPP Salomé Martínez recomendó revisar la escala salarial de la Subdirección de Operaciones paraajustaría a las nuevas responsabilidades así como retomar el tema de la Jefatura de Gabinete por tema de supervisión de laDirección Ejecutiva.
El Director Ejecutivo de FOMILENIO II Wiliam Pleites agregó que se está analizando la creación de un Comité Ejecutivo, el cualfuncionará como un mecanismo central para gestionar la implementación del Programa y brindar asesoría y apoyo al DirectorEjecutivo en la toma de decisiones y recomendaciones relacionadas con: (a) políticas y estrategias del programa y plan de trabajo;(b) gestión de los recursos de la oficina y del programa; y (c) monitoreo de la implementación y ejecución del programa.
El Representante del Sector Privado José Ángel Quirós expresó que serán importante los pactos de colaboración institucional parano perder el capital humano del Proyecto, debiendo existir una colaboración permanente.
Los miembros de la Junta Directiva APROBARON POR UNANIMIDAD los cambios a la Estructura Organizativa de FOMILENIO II
conforme a la documentación Anexa a la presente Acta.
7. Varios.
Respuesta de la MCC a la Revelación de Conflicto de Interés de miembros de la Junta Directiva.
El Asesor Legal de FOMILENIO II Ricardo Tablas expresó que el presente punto informativo responde a petición de los ConsejerosLegales de la MCC de dar a conocer a detalle el razonamiento que efectivamente realizó la MCC en referencia a ios Conflictos deInterés revelados por miembros de la Junta Directiva.
Como antecedente hizo referencia que en la sesión 24 de fecha 5 de noviembre del presente año se dieron a conocer lasRevelaciones de Conflicto de Interés presentado por tres miembros de la Junta Directiva, habiendo aprobado en dicha ocasión losmiembros las siguientes medidas de mitigación del Conflicto:
10
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
Ordenar la exclusión de los miembros de la Junta Directiva que han revelado el conflicto de interés, de participar en cualquier
acto de toma de decisión o incidencia relacionados con el Proceso de Adquisición No. FOM ll-QCBS-062/2015 "Servicios deConsuitoria para la Caracterización de las Centras Educativas de las Sistemas Integradas de Escuela inclusiva de Tiempo Plena
(SI-EITP) a intervenir par FOMILENIOII, Grupas ly2".Aprobar de forma excepcional y exclusiva para este proceso, la divulgación del monto estimativo presupuestado contenidoen el Plan de Compras para este proceso.
Se envió a la MCC para su No Objeción y esto generó pláticas y reuniones dando como resultado la carta de fecha 17 de noviembreen la cual la MCC notifica que no acepta las medidas de mitigación por lo que el Conflicto de Interés persiste.
En dicha comunicación se expresa que la noción de protegerse de los conflictos de interés está profundamente arraigada en losrequerimientos y procedimientos legales, administrativos y de la política de MCC, los cuales no solo reflejan requisitos legales sinotambién buenas prácticas.
Los estatutos de la MCC requieren que las adquisiciones del Financiamiento del Convenio hagan uso de procedimientos abiertos,justos y competitivos y que los mismos se efectúen de una manera transparente y la MCC interpreta que lo anterior inhibe laexistencia de conflictos que mermen dichos principios.
Para implementar esas disposiciones estatutarias y como reflejo de buenas prácticas, las directrices para entidades responsablesde la MCC prohiben a cualquier miembro de la Junta Directiva de participar en la selección, adjudicación o administración de uncontrato, donación otro beneficio o transacción financiados en su totalidad o en parte por el Financiamiento de la MCC en el cual
dicha persona tenga un interés personal o pueda beneficiarse personalmente o presente un conflicto de interés.
Se estableció que en el presente caso de conflicto de interés, MCC aprecia la consideración de ciertas medidas de mitigación peroconsidera que la revelación no es por sí y en sí misma una medida de mitigación, mas es un requisito de la política de MCC y de laMCA. En algunos casos la revelación puede dar lugar a una solución que adecuadamente aborde el conflicto.
Tres aspectos relevantes sobre el conflicto, en la decisión de la MCC son los siguientes:Los miembros de la Junta Directiva tienen un deber fiduciario sobre la supervisión del Programa del cual no se pueden
sustraer. Esa misma obligación de jerarquía es del mismo nivel en la otra institución que ellos lideran, por lo que tienen una
obligación de supervisión fiduciaria en ambas instituciones.
Cuando un ofertante participa en un proceso y tiene información privilegiada está en obligación de revelarlo para estar en el
mismo nivel de los otros participantes. Pero los miembros de la Junta tienen deber de confidencialidad. Entonces ambas no
se pueden conciliar. De otra forma tendrían que adoptarse medidas ad-hoc para acomodar la participación.Una ventaja competitiva basada en la información del presupuesto inicial al cual se ha tenido acceso y eso merma el procesode las directrices básicas.
Pueden surgir circunstancias en el futuro en las cuales un miembro de la Junta Directiva tenga un conflicto aparente pero para elcual se puedan tomar pasos para reducir o remover ese conflicto. Para remover cualquier conflicto real y alcanzar una reducciónsuficiente de un violación aparente o para reducir cualquier impacto en el proceso de adquisición. Tales circunstancias se
evaluarán sobre la base de caso a caso.
El Director Ejecutivo de FOMILENIO II Wiliam Pleites expresó que es importante como capitaliza las experiencias de todas la MCAla MCC por lo que hay casos en que la mitigación no funciona. El personal técnico de la MCC ha expresado que han sido flexiblessobre el tema solicitándole conocer las opiniones de los integrantes de la Junta Directiva que revelaron el conflicto por lo que
converso con cada uno de ellos y posterior a haber trasladado las opiniones fue que MCC notificó su dictamen.
El Presidente de la Junta Directiva de FOMILENiO II Roberto Lorenzana expresó que como análisis de lo ocurrido veía positivo la
revelación del conflicto por parte de los miembros, lo cual refleja su honestidad y compromiso para con el Programa, siendo
valiosa su participación en cada una de las sesiones.
11
Sesión de Junta Directiva 26 - 26 de Noviembre de 2015
La Representante de País de la MCC expresó que no es la intención de la MCC de poner a ningún miembro en una situaciónincómoda, por lo que en nombre de MCC agradeció el Revelamiento inmediato del conflicto lo cual refleja la calidad de personas ysu compromiso con el Programa. La política no fue claramente comunicada desde el principio y esa es falla de la MCC. Se han
tenido antecedentes en otras MCA habiéndose creado cierta confusión. MCC ha madurado durante los últimos 10 años y haganado la experiencia de varios Convenios y va aprendiendo como institución y va evolucionando sus estándares y sus normas.Esta situación ha sido un poco difícil para todos, pero es aprendizaje para el segundo Convenio.
Avance Proyecto Clima de Inversiones
El Director Ejecutivo de FOMILENO II informó sobre el viaje realizado por el equipo de Apuesta por InversionES (API), los días 13 y
14 de noviembre a la ciudad de Washington D.C., donde se tuvieron encuentros con potenciales inversionistas estadounidenses y
de la diáspora salvadoreña residente en Estados Unidos, con el objetivo de promover el fondo API, que busca apalancar proyectosde inversión privada en El Salvador, a través de la provisión de bienes o servicios públicos o semipúblicos.
La primera actividad, celebrada el viernes 13 en la sede de la Corporación Reto del Milenio, contó con la presencia de unos 15
inversionistas estadounidenses y representantes de aceleradoras de empresas, a quienes se les informó sobre los lineamientos de
la segunda convocatoria para API, abierta del 11 de noviembre al 10 de febrero de 2016, así como sobre el procedimiento para
aplicar. De la misma forma, el sábado 14 se compartió esta información a inversionistas salvadoreños radicados en Washington,en el marco del 1er Foro de Oportunidades y Flerramientas para la Inversión en El Salvador, organizado por el Ministerio de
Relaciones Exteriores. Fue un espacio con una amplia concurrencia y que sirvió para que algunos compatriotas con interés en
invertir en el país recibieran una orientación más personalizada sobre cómo presentar posibles proyectos al fondo.
En relación al Organismo de Mejora Regulatoria ya se cuenta con el Decreto Ejecutivo de su creación, y está en proceso de
conformación su Consejo Directivo que será público y privado. Actualmente el equipo técnico se encuentra en proceso de
coordinación de la agenda del Presidente de la República para la fecha de juramentación de dicho Consejo, la cual se espera sea
la primera semana de diciembre.
Sin más que tratar, se cerró la sesión a las diecisiete horas con veinte minutos de esta fecha, y para constancia firmamos.
NOMBRE INSTITUCION FIRiyiA.^
Francisco Roberto Lorenzana Durán Secretaría Técnica y de Planificación
de la Presidencia
Eriinda Flandal Vega Viceministra de Ciencia y Tecnología
Jessica Isabel Bukele de Sanabria PROESA
José Angel Quirós Noltenius Sector Privado
Mirsna Emely Torres de Silva ONGs
Reina Elizabeth Durán de Alvarado Instituciones Académicas o Centros
de Estudio
Martha Keays MCC
Wiliam Adalberto Pleites Rodríguez FOMILENIO I
12
