Prof. Oly Mata. UNIDAD I INTRODUCCION A LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PROPOSITO DE LA UNIDAD Que los...
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Prof. Oly Mata
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UNIDAD IINTRODUCCION A LOS SISTEMAS
Y PROCEDIMIENTOS
PROPOSITO DE LA UNIDAD
Que los estudiantes al tener un enfoque general y conceptual de los sistemas y procedimientos
sean capaces de utilizarlos advirtiendo como su uso simplifica las actividades
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CONCEPTO DE SISTEMA:
Johnson y Kast:
“Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o partes
fundamentalmente relacionadas, que forman un todo unitario”
Barisch:
Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella”
Rodríguez Valencia:
“Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de las partes están interrelacionadas a través de un
orden lógico, que concatena sus actos hacia un fin determinado”
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NUESTRO CONCEPTO DE SISTEMA:
a.- Un conjunto de elementos (partes u órganos).b.- Dinámicamente relacionados, en interacción (que forman una red de comunicaciones cuyos elementos son interdependientes.)c.- Que desarrollan una actividad (operación o proceso del sistemas.)d.- Para lograr un objetivo o propósito (finalidad del sistema)e.- Operando con datos, energía o materia (que constituyen los insumos o entradas de recursos necesarios para la marcha del sistema.)f. Unidos al ambiente que rodea al sistema ( con el cual interactúa dinámicamente)g.- Para suministrar información, energía o materia (que conforman las salidas o resultados de la actividad del sistema
Desde el punto de vista de la Administración de Empresas: Son medios de que se vale un organismo social a fin de lograr los
objetivos para los cuales se ha creado
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DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS
Gómez Ceja: Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un
trabajo encaminado al logro de un fin determinado
Barrios Es el conjunto de rutinas especificas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros. El
establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc.
Koontz y O Donnell Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guía de
acción, más que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben de cumplirse
ETIMOLÓGICAMENTE: DEL LATIN PRO = HACIA DELANTE Y CEDO = MARCHAR
LOS PROCEDIMIENTOS INTEGRAN AL SISTEMA.
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Concepto de Procedimiento
• Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones unidas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación
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El Procedimiento
• Es el lazo de unión entre todos los elementos de un sistema, ya que indica el momento y la forma en que cada uno debe de participar.
• Íntimamente relacionado con el procedimiento esta el método, o sea el detalle de cada uno de los pasos del procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE MERCADOS
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DEFINICIONES DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Víctor Lázaro Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo sea desempeñado
con mayor eficiencia, efectividad y economía
Valencia: Es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y
estandarización de las operaciones
• Conjunto de técnicas que buscan simplificar el trabajo y con ello
incrementar la productividad en los sistemas administrativos de un
organismo social
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REPRESENTACIÓN GRÀFICA DE UN SISTEMA
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
SUPRASISTEMA. AMBIENTE O ENTORNO
El sistema debe considerarse siempre en su totalidad, no en partes. Siempre debe estudiarse como un todo, considerado en su conjunto
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ELEMENTOS ESENCIALES DE UN SISTEMA
PROCESAMIENTO U OPERACIÓN
CONVERSIÓN O TRANSFORMACIÓN
Es la acción que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el equilibrio del sistema, constituye por tanto, una acción de retorno. La
retroalimentación es positiva cuando la salida (por ser mayor) estimula y amplia la entrada para incrementar el funcionamiento del sistema; es
negativa, cuando la salida (por ser menor) restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema y sirve para lograr que el sistema funcione
dentro de determinados parámetros o limites.
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CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS:1. - PROPÓSITO U OBJETIVO: Todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos. Las unidades o elementos así como las relaciones definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
2.- GLOBALISMO O TOTALIDAD: Cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectara a todas las demás unidades debido a la
interacción existente entre ella. El efecto total de estos cambios se presentará como un ajuste de todo el sistema. Entre las diferentes
partes del sistema existe una relación de causa-efecto. De este modo, el sistema experimenta cambios y el ajuste sistémico es continuo, de
lo cual surgen 2 fenómenos:
HOMEOSTASIS O ESTADO DE EQUILIBRIO: Se da en Sist. Abiertos y son una serie de mecanismos autorreguladores finamente
programados y automáticos; Que interactúan sin la intervención consiente del individuo, para sustituir el equilibrio del sistema
ENTROPÍA: Se da en Sist. Cerrados. Proviene del griego ENTROPE=UNA TRANSFORMACIÓN. La entropía significa que las partes del sistema pierden su integración y comunicación entres, lo
cual permite que el sistema se descomponga pierda energía e información y se degenere.
SINERGIA
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La Responsabilidad en el Estudio de Sistemas y
Procedimientos
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Responsables
SUPERVISOR
ADMINISTRADORESDE
NIVELES MEDIOS
TRABAJADOR
COORDINADORDE
SISTEMASY
PROCEDIMIENTOS
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ResponsablesTRABAJADOR
Poner en practica Las instrucciones
deprocedimientosya sea verbal o
escritodescribir y sugerir
a susuperior
modificacioneso mejoras
SUPERVISORGuiar y dirigir a las personashacia las obligaciones que imponen los sistemas y procedimientosCoordinar con su trabajo con el de otrasUnidades administrativas a fin deResolver asuntos relativos a los SYP
ADMINISTRADORES DE NIVELES MEDIOS
Tener una responsabilidad mayor en los SYP pues
dicha responsabilidad abarca mas personas y un
mayor numero de funcionesResponsabilidad de defender la
política de la empresa y el programa de SYP
COORDINADOR DE LA UNIDADDE SYP
Es comparable su responsabilidad, a laDe algunos empleados de primera línea
o del mas alto nivel
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El Departamento de
Sistemas y Procedimientos en la Empresa
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METODOSY
PROCEDIMIENTOS
ORGANIZACIÓNY
METODOS
METODOSY
SISTEMAS
SISTEMASY
PROCEDIMIENTOS
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Características del Dpto. de Sistemas y Procedimientos
• Para poder ejercer adecuadamente su función es necesario otorgarle una autoridad tipo staff.
Dicha autoridad se caracteriza porque el departamento debe asesorar y servir al resto de
los departamentos y, por esto mismo, las conclusiones a que llegue mediante sus estudios
únicamente tienen el carácter de recomendación.
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Posición Jerárquica
GERENTE
VENTAS PRODUCCION CONTABILIDAD
SISTEMASY
PROCEDIMIENTOS
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Localización de SYP a mediano nivel
DIRECTOR
GERENTE DE
PRODUCCION
GERENTE DE
MERCADOTECNIA
GERENTEADMINISTRATIVO
SISTEMASY
PROCEDIMIENTOS
CONTABILIDAD REC. HUMANOS TESORERIA
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Ventajas que se obtiene con un departamento de sistemas y procedimientos
ESPECIALIZACIONTECNICA
VISION GLOBAL
VISIONNOVEDOSA
DE LOSPROBLEMAS
POSICIONIMPARCIAL
VENTAJASSYP
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Visión novedosa de los problemas
• Cuando una persona esta dentro de la rutina de trabajo difícilmente puede notar los errores que
constantemente esta cometiendo.
• En cambio el analista de syp por estar estudiando distintas áreas de la empresa y diversos procedimientos mantiene una visión no
contaminada que le permite detectar de inmediato los errores que se están cometiendo ejemplo: la
duplicidad de funciones
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Posición Imparcial• El departamento de SYP debe ser totalmente
imparcial en su trabajo, es decir no debe de tomar partido sino actuar con absoluta
objetividad; así, el departamento de SYP será aceptado por los otros departamentos y
con mayor frecuencia se le buscara para solucionar los problemas que afectan a dos o
mas tareas
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Visión Global
• Visión global de los problemas. La empresa se enfoca como un sistema y se dan
soluciones generales, mismas que con dificultad puede lograr un jefe de área.
• Cuando un problema abarca dos o mas áreas dentro de la empresa difícilmente estos
pueden ser resueltos por los encargados ya que la solución podría afectar al otro
departamento
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Especialización Técnica
• Un departament
o de SYP agrupa a
una serie de profesionales que están preparados con teoría y practica en
la aplicación de todas las
técnicas
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CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS
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CLASIFICACION DE SISTEMAS
FISICOS Y ABSTRACTOS
NATURALES Y ELABORADOS
TECNICOS Y CIVILES
ABIERTOS Y CERRADOS
PRODUCCION
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DE ACUERDO A SU CONSTITUCIÓN:SISTEMAS FISICOS O CONCRETOS: Compuestos de
equipos, maquinarias y objetos y elementos reales .HARWARE.
SISTEMAS ABSTRACTOS: Compuestos de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Ejemplo: SOFTWERE.
Existe una complementaridad sobre los sistemas físicos y abstractos: Los primeros maquinas, por ejemplo, necesitan un sistema abstracto (programación) para operar y cumplir con
sus funciones y los sistemas abstractos solo se vuelven realidad cuando se aplican a los sistemas físicos.
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EN CUANTO A SU NATURALEZA:
SISTEMAS CERRADOS: Es aquel que no tiene intercambio con el medioambiental que lo rodea. No reciben ninguna influencia del ambiente externo ni influyen en este. En rigor no existen los sistemas cerrados en el sentido estricto del termino, el termino es aplicado a aquellos sistemas que tienen un comportamiento totalmente determinista y programado y operan con un muy pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. Son lo llamados sistemas mecánicos, como maquinas y
equipos.
SISTEMAS ABIERTOS: Presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de las entradas o insumos y salidas o productos.
Son adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse constantemente a las condiciones del medio.
Tal es el caso de todos los seres vivos y hasta parte de ellos como el sistema nervioso, sistema circulatorio.
Los sistemas abiertos poseen su medio ambiente formado por todos los otros subsistemas con los cuales tienen relaciones, intercambios y
comunicación.
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Naturales y elaborados
• Los naturales:
Son aquellos elaborados por la naturaleza
• Los elaborados:
Son aquellos elaborados por el hombre.
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LA DELIMITACION DE UN SISTEMA:
Depende del interés de la persona que pretende analizarlo. Por ejemplo:
Una organización podrá entenderse como un sistema o subsistema, o incluso como un macrosistema, dependiendo del análisis que se quiera hacer. Así un departamento
puede considerarse un sistema compuesto de varios subsistemas (secciones o sectores) e integrado a un
macrosistema (la empresa) y también puede considerarse un subsistema secciones o sectores que pertenecen a un sistema (la empresa) integrado a un macrosistema. (el
mercado o la comunidad
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TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS
Las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas solo ocurre cuando se estudian
globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes
Ludwig Von Bertalanffy
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ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
Surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968
La TGS no busca solucionar problemas ni proponer soluciones práctica, pero si producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear
condiciones de aplicación en la realidad empírica.
Bertalanffy criticaba la visión del mundo fraccionada en diferentes áreas como física, química, biología, Psicología, sociología, etc. Estas son
divisiones arbitrarias que presentan fronteras sólidamente definidas, así como espacios vacíos (áreas blancas) entre ellas. La naturaleza no esta
dividida en ninguna de esas partes
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Esa teoría de sistema, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas,
nos aproxima al objetivo de la unidad de la ciencia
Dicha teoría de los sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no físicos del conocimiento científico, en especial las ciencias sociales.
Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas
Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas
Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son
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DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
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FUNCIONES
• Realizar estudios sobre organización o reorganización administrativa de las
dependencias acorde con el reglamento institucional y demás resoluciones
organizativas
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FUNCIONES
• Revisar y evaluar los sistemas y procedimientos establecidos y proponer las modificaciones necesarias
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FUNCIONES
• Evaluar los sistemas administrativos de la institución y sugerir las modificaciones necesarias
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FUNCIONES
• Elaborar y revisar los manuales de organización y sistemas para las áreas administrativas
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FUNCIONES
• Llevar el inventario de los sistemas implantados y unificar los manuales y demás documentos pertinentes
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FUNCIONES
• Diseñar y evaluar las formas y registros utilizados y llevar control sobre los mismos
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FUNCIONES
• Conocer los estudios que se contrate en materia de asesoría administrativa y de sistemas y vigilar su desarrollo e implementación
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FUNCIONES
• Impartir adiestramiento a los usuarios sobre los sistemas y procedimientos diseñados, para su implantación definitiva
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FUNCIONES
• Atender lo relativo al proceso de programación administrativa y desarrollo organizacional de la Institución