Programa 603
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Digitalización y Gestión Documental Mejorando la Productividad Organizacional con la Administración Inteligente de Documentos
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Digitalización y Gestión
DocumentalMejorando la Productividad
Organizacional con la Administración
Inteligente de Documentos
Estructura de la presentación
Parte 1:
• Bienvenida
• Digitalización• Introducción y conceptos
• Qué es un Documento?
• Qué es digitalización
• Términos utilizados.
• Línea de Digitalización
• Beneficios
• Normatividad y Digitalización con Valor Legal• Términos legales.
• Normatividad actual sobre procesos de Digitalización.
• Norma Técnica de Indecopi.
• Participación del Fedatario en los procesos.
• Firmas Digitales/Intercambio Electrónico de Documentos.
• Ventajas de la Digitalización con Valor Legal.
• Break
Estructura de la presentación
Parte 2:
• Gestión Documental• Ciclo de vida del contenido en la organización
• La colaboración en los procesos de gestión documental
• La retención y el uso efectivo de la tecnología
• Demostración• Captura
• Validación/Control de Calidad
• Indexación
• Fedateo
• Reprocesos.
• Flujo de Trabajo
• Búsqueda en Gestor Documental.
• Cierre
Digitalización
Introducción y Conceptos
Daniel Infante Lizano
Consultor Senior TI
Lo que la Prensa opina …
Introducción y Conceptos
→ La cantidad de información está
creciendo cada año
→ Incluye data estructurada, semi-
estructurada y no estructurada
→ Mas del 80% de la información
empresarial es no estructurada
→ El contenido no estructurado
crece alrededor del 200% por
año.
Source: Fulcrum Research
Estructurado
No estructurado
Filas y
Columnas
Contratos, imágenes, rayos X,
manuales, mensajes instantáneos,
e-mails y anexos, formas, cheques
Formularios, PDFs, Rich Media,
papel, audio y video, documentos,
páginas web, XML, facturas,
registros
80%
Los problemas con el Papel
Tiempo de Respuesta y
Servicio
Espacio Fisico
Limitado
Lento, Caro e Ineficiente
Riesgo de Pérdida de
Información
Altos volumens y Variedades de
Doc.
Situación típica
Continuidad de Operaciones…
Los problemas y sus costos
• Un documento, en promedio, es copiado (ya sea
física o electrónicamente) de 9 a 11 durante su
vida útil. Esto genera un costo
• El almacenamiento físico de los documentos
genera un costo (La logística representa un 25%
del costo total)
Fuente: Gartner Group
Original
• Localizar un documento mal archivado
representa también un costo (de 3% a 5% de
los documentos de una organización, son
extraviados o mal archivados)
•Un trabajador emplea entre el 20% y 30% de
sus horas de trabajo localizando información
Un Dato Estadístico
→ El número de documentos
generados en electrónico y papel
llegará a 20 trillones (Un 2 seguido
de 18 ceros) en los próximos 5 años
en Latinoamérica.¹
→ El uso del papel está subiendo en
8% cada año; en una empresa que
vende en promedio $1 billón, se
genera más de 88 millones de
páginas anuales.¹ Fuente: Gartner Group
Sabías que…
Digitalización
Recepción de LotesDigitalización
Grabación y
Almacenamiento DVD
¿Qué es un Documento?E-mail
Contrato
Factura
Carta
Examen
Publicidad
Noticia
Cheque
Nota de Crédito
→Video
→Fotografía
→Audio
→Tabla de Base de Datos
→Expediente
→Y más…
¿Qué significa Digitalización?
→ Formalmente, Digitalización es el proceso mediante el cual
convertimos datos en formato de papel, en formato digital. Puede ser
este último desde una imagen bitmap (BMP), hasta un archivo de tipo
PDF.
→ La Digitalización, sin valor legal, se usa para crear, en su mayoría,
documentos de trabajo y /o respaldo (backup).
Términos y tipos de Captura
→ Imagen
→ OCR: Optical Character Recognition.
→ ICR: Intelligent Character Recognition.
→ OMR: Optical Mark Recognition
¿Por dónde empezar?
TARDE
BORRACHO
LIPSTICK
Soluciones Diferentes, para problemas Diferentes
Soluciones de:
Digitalización
(escaneo con captura de
información)
Gestión Documental
• Content Management
• BPM
Generación de Documentos
• CCM (Customer Comunication
Managment)
Consultoría y Servicios
Dos Tipos de Necesidades de
Digitalización
Digitalización del Histórico
Digitalización del Día a Día
¿Qué significa Digitalización con
Valor Legal?
→ La Digitalización con Valor Legal consiste en la operación mediante la cual,
los documentos (sean estos físicos o electrónicos) pasarán a contar con un
sustento legal (fedateo) y sean perfectamente utilizables en las operaciones
internas o externas de la empresa.
→Los documentos así electrónicos legalizados se convierten en sustentos
legales, tributarios o de auditoría de la empresa, ahorrando a esta los costos
de almacenamiento físico de papel.
…Haciéndolo desde diversas fuentes
Faxes
Escáneres
eForms
Directoriode Red
MFs
CLASIFICAR EXTRAER VALIDAR ENTREGARCAPTURAR
PROCESO
Valor legal con -> firma digital
Flujo Estándar – Línea de Digitalización
Recepción de
Lotes
Apertura y Clasificación Digitalización
Empaquetado y
Devolución
QA ImágenesIndexación
Preparación de Output
y Almacenamiento
Grabación y
Almacenamiento
DVD
INICIO
FIN
Preparación de
Documentos
Fedateo
Conversión
Fotografía y
Video a Digital
Bóveda CertificadaSi es con
Valor Legal
Si es con
Valor Legal
Gestión
Documental
Podemos capturar todo tipo de
Documentos…
¿Por qué puede ser problemático este
original?
Fondo Sombreado
Texto de Matriz de Puntos
Resaltador
Mancha de Taza de Café
Manuscrito y Carbónico
Logo con BajoContraste
Mejorando la imagen…
Al eliminar el fondo se achica
el tamaño del archivo.
Se mejoró el
text de matriz
depuntos.
El texto
resaltado es
legible.
La mancha no
interfiere con el
código de barras.
El Logo de bajo
contraste es
visible.
Tamaño del Archivo = 39 KB
Se mejoró el texto
manuscrito, que
estaba difuso.
Tecnologías de clasificación
Auto Análisis
Base de imágenes
Con Anclas
Logo
Análisis por Texto
Palabras clave
Análisis escrito a mano
Reconocimiento automático
Digitalización
Beneficios
Podemos…
TRANSFORMAR LA INFORMACIÓN EN UNA VENTAJA
GERENCIAR, ADMINISTRAR Y TRABAJAR SIN PAPEL
ADMINISTRACIÓN INTELIGENTE DE LA INFORMACIÓN
Áreas de oportunidad
Es una solución para:
– Gerencia:
• Obtener más tiempo productivo de sus
equipos
• Mejorar ciclos y calidad de proceso
• Lograr el cumplimiento de plazos
legales y objetivos
• Finanzas– Reducir costos directos (papel, fotocopias, toner)
– Costos Indirectos (Courier, servicio técnico)
Es una solución para:– Recursos Humanos:
– Medir indicadores de productividad y rendimiento
– Garantizar que los procesos estén alineados y no se queden sin atender
– Reducción de horas extra
• Empleados
– Encontrar rápida y fácilmente documentos
– Manejarlos solo con el mouse, transferirlos con un botón
Áreas de oportunidad
¿Por qué conviene digitalizar?
Disponible, Distribuida,
Correcta, Integrada
Auditoría y Seguridad en la Integridad (No
alteraciones)
Se siguen los lineamientos normativos
Reduce Costos de Mantenimiento, Aumenta la Rentabilidad
¿Por qué buscar una solución?
Cumplimiento y ControlAsegurar el cumplimiento de leyes, regulaciones y estándares impuestos por políticas y procesosInternos o externos
EficienciaDisminuir los costos e incrementar la eficiencia operativa al automatizar procesos de negocio y Asegurar la distribución de contenido a usuarios correctos en el tiempo correcto.
Retorno de InversiónObtener el mayor valor de su contenido creándolo una sola vez y compartiéndolo a través de la
Organización a través de múltiples canales, interna y externamente
ColaboraciónMejorar la eficiencia y la toma de decisiones permitiendo a los equipos de trabajo compartirIdeas e información a través de la organización
Beneficios
1. Reduce hasta el 80% del tiempo que se necesita para encontrar información vital.
2. Proporciona acceso fácil y seguro a los documentos desde cualquier lugar, 24 / 7.
3. Reduce los costos operativos y ayuda a cumplir los objetivos de sostenibilidad
mediante la reducción de uso de papel, almacenamiento de documento y eliminación
de residuos, la energía y el transporte.
4. Drásticas mejoras en la eficiencia y la productividad con un rápido retorno de la
inversión.
5. Garantiza que todos los documentos requeridos estén accesibles en unos pocos
clics.
6. Facilidad para añadir contenidos y compartirlos.
7. Facilita a los usuarios la gestión de contenidos web sin afectar a TI.
8. Procesos sofisticados de automatización de flujos de trabajo.
Preguntas ??
Gracias!
NORMATIVIDAD Y
DIGITALIZACION CON
VALOR LEGAL
Dr. Carlos Pedroza Barrios
Fedatario Juramentado con especialización en Informática
• Imagen Escaneada
• Imagen Digitalizada
• Archivo
• Archivo copiado
• Digitalización
• Archivo/Base de Datos
• Es exactamente igual al original
• Debe estar completo
• Durar en el tiempo
• No modificable
• Ubicuidad (donde)
Términos usados
Microforma
Microduplicado
Micrograbación
Microarchivo
Absoluta Fidelidad
Absoluta integridad
Durabilidad
Inalterable
Fijeza
Importancia del Proceso de
Micrograbación
Reducción de Costos.
Concurrencia en el acceso de la información.
Incremento de la productividad del personal.
Reducción en los tiempos de respuesta.
Mejor atención a los clientes
Mejor imagen institucional.
Darle validez legal al Archivo virtual que se formará.
Para que podamos producir
Microformas
Debemos cumplir dos requisitos:
Orden Técnico
Orden Formal
Requisitos de Orden Técnico
Certificado de Idoneidad Técnica para
Producción de Microformas
Se expide en base a:
1. NTP 392.030-2 2005 emitida por el Indecopi
2. Reglamento para la producción de Microformas
administrada por SGS del Perú
3. Cumplimiento de la especificaciones técnicas
declaradas por la organización solicitante
Requisitos de Orden Formal
Fedatario Juramentado con especialización en
Informática
1. Depositario de la fe Pública
2. Mantiene su independencia de las empresas a las
que ofrece sus servicios
3. Supervisa el Proceso de micrograbación
4. Emite actas de apertura, de cierre, de conformidad
5. Puede usar la firma digital
Requisitos de Orden Formal
Fedatario Juramentado con especialización en
Informática
1. Ser Abogado
2. Debe reunir condiciones exigibles para ser Notario
3. Debe obtener el Diploma de Idoneidad Técnica
4. Registrar su firma en el Colegio de Abogados de la
jurisdicción
5. Prestar juramento ante el Presidente de la Corte
Superior o ante quien delegue esta función
Qué debe garantizar el Proceso de Micrograbación?
1. Microformas reproduzcan los documentos originales
con absoluta fidelidad e integridad.
2. Microformas posean cualidades de durabilidad,
inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a
los documentos originales.
3. Microduplicados sean reproducciones de contenido
exactamente igual a las microformas originales.
4. A partir de las microformas y de los microduplicados
pueden recuperarse, en papel u otro material similar,
copias fieles y exactas del documento original.
LEGISLACION
• D.Leg Nº 681 - 14 de octubre de 1991
Regula el uso de tecnologías de avanzada para el archivo dedocumentos
• DS Nº 009-92-JUS – 27 de junio 1992
Reglamento del DL Nº 681
• Ley Nº 26612 - 21 de mayo de 1996
Modificatoria del DL Nº 681
• D. Leg N° 827 – 05 de junio de 1996
Amplían alcances del DL Nº 681 a las entidades públicas
• Resolución Nº 070-97/INDECOPI-CRT – 16 de enero 1998
Aprueban el reglamento para la certificación de la idoneidad técnicadel sistema de producción y almacenamiento de microformas
• DS N° 002-98-ITINCI – 21 de febrero de 1998
Aprueban requisitos y procedimiento para otorgamiento decertificado de idoneidad técnica para la confección de microformas
LEGISLACION
• DS Nº 001-2000-JUS - 26 de marzo de 2000
Reglamentan la ampliación del alcance del DL Nº 827 y se establecenrequisitos para la formación de los representantes de la fe pública
• Ley N° 27269 – 28 de mayo de 2000
Ley de Firmas y Certificados Digitales
• RM N° 169-2000-JUS – 24 de junio de 2000
Reglamento para supervisión de eventos de capacitación de fedatariosjuramentados con especialidad en informática
• DS N° 052-2008-PCM – 19 de julio 2008
Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales
LEGISLACION
• DS N° 001-98-TR - 22 de enero de 1998
Normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores dellevar Planillas de Pago
• Ley Nº 27291 - 24 de junio de 2000
Ley que modifica el Código Civil permitiendo el uso de los medioselectrónicos para la comunicación de la manifestación de voluntad yla utilización de la firma electrónica
• Ley N° 27419 – 06 de febrero 2001
Ley sobre notificación por correo electrónico
• Ley N° 27658 – 30 de enero de 2002
Ley marco de modernización de la gestión del estado
• Ley N° 28186 - 05 de marzo de 2004
Ley que establece los alcances del DL N° 681 – Conservación dedocumentos con contenido tributario
• Ley N° 27323 - 22 de julio de 2000
Ley que establece funciones de la CONASEV y la SBS para autorizar einscribir a empresas e instituciones que recurren a servicios demicroarchivos cuando estas no cuentan con un microarchivo propio
MUCHAS GRACIAS
Carlos Pedroza BarriosAbogado
Fedatario Juramentado con especialización en Informática
Solución de Gestión de Contenidos
Luis SerranoSenior Consultant
“Durante su vida útil un documento tiene una media de 17 copias”Fuente: AIIM.org
“En promedio, 90% del tiempo de vida util de un documento se gasta en trafico y colas. En otras palabras, necesidad de gerenciamiento” Fuente: Delphi Consulting
“De cada 20 documentos, 1 se pierde”Fuente: Bitwaise
“Las personas pierden entre 20% a 30% de su tiempo, localizando y recuperando información”Fuente: CYCO
“Procesos administrativos se pierden por no encontrar el documento correcto en el plazo estipulado por ley”Fuente: FEM
Datos interesantes
Dos tipos de información
~20% de los contenidos
Crecimiento anual de 4%
~80% de los contenidos
Crecimiento anual de 200%
Contenidos
Estructurados
Contenidos
No Estructurados
Como consecuencia… Contenido difícil de encontrar y usar
Costos altos de impresión y envío
Falta de seguridad y control de versión
Duplicación de contenido
Procesos redundantes y manuales
Contenido desactualizado
Manejo inadecuado de ciclo de vida
Paso 1: ConsolidaciónLlevar el contenido físico a un ambiente
administrado
Repositorio de
Gestión de Contenido
Captura
Seguridad
Versionamiento
Busqueda
Retención
Disponibilidad
Archivos de Correo
electrónico
Contenido Físico
Bases de Datos
Servidores de Archivos
Aplicaciones
Empresariales
Aplicaciones
Legacy
Paso 2: FederaciónGestión a través de los distintos
repositorios de contenido
Captura
Seguridad
Versionamiento
Busqueda
Retención
Disponibilidad
Archivos de Correo
electrónico
Contenido Físico
Bases de Datos
Servidores de Archivos
Aplicaciones
Empresariales
Aplicaciones
Legacy
Paso 3: Seguridad ExternaAdministrar la información más allá del firewall
Distribuir
Crear
Versionar
Almacenar
Retener
Gestionar
Buscar
Publicar
IndexarCapturar
Limpiar
Ciclo de vida de la gestión
documental
Aprobadores
Ciclo de vida de la información
Digitalización y Gestión
DocumentalMejorando la Productividad
Organizacional con la Administración
Inteligente de Documentos
