PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍA...

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO

UNIDAD DE ENLACE

1

PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍA 2013

CHAPINGO, MÉXICO DICIEMBRE 2012


UNIDAD DE ENLACE

2

CONTENIDO

OFICIO DE PRESENTACIÓN.................................................................................................................................. …1 I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 2

II. PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍA ADMINISTRATIVO-FINANCIERO 2013 .................................... 3

a) RESUMEN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍAS ADMINISTRATIVO - FINANCIERAS 2013 ...................................................................................................... 4

b) PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA DETALLADO 2013 .......................................................................................... 5

III. PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍAS ADMINISTRATIVO-ACADÉMICAS 2013…………………… 20

a) RESUMEN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍAS ADMINISTRATIVO-ACADÉMICAS 2013 .......................................................................................................... 21 b) PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA DETALLADO 2013 ......................................................................................... 22

IV PROGRAMA DE ACTIVIDADES PREVENTIVAS 1013…………………………………………………………… 31

a) PROGRAMA ANUAL DE ARQUEOS 2013 ......................................................................................... 32 b) PROGRAMA ANUAL DE INTERVENTORIAS 2013 ............................................................................. 35 c) OTRAS ACTIVIDADES ...................................................................................................................... 41

V AVANCE DE METAS DEL PLAN GENERAL DE TRABAJO ................................................................................ 43

I. METAS PARA EL 2013 ..................................................................................................................... 44 VI OTRAS PREVISIONES .......................................................................................................................................................... 45

a) ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL DEL DPTO. DE AUDITORÍA INTERNA ............................................. 45 b) ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL DEL DPTO. DE AUDITORÍA ACADÉMICAS .................................... 46 c) CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA PACA 2013 .............................................................................................. 4


UNIDAD DE ENLACE

3


UNIDAD DE ENLACE

4

I INTRODUCCIÓN

En el marco de las disposiciones legales y normativas que rigen la función de la Contraloría General Interna de la Universidad Autónoma Chapingo, se presenta el presente Programa de Trabajo para el ejercicio 2013 bajo las condiciones y en atención a sus facultades y funciones reconocidas y sustentadas en el Reglamento Interno de la Contraloría General y otras disposiciones a que se encuentra sujeta, que regulan en materias especializadas como los Procesos de fiscalización, los procesos Administrativo-legales, las acciones preventivas de intervención en la vigilancia para el cumplimiento de los Reglamentos Internos en coherencia con las Leyes Federales y otros lineamientos que rigen la gestión de la Universidad en un marco en el que se coadyuva en el logro de los objetivos de la Institución y promueve la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de las actividades sustantivas y adjetivas por cuanto hace a la docencia, investigación, servicio, difusión de la cultura y la gestión universitaria. Con base en lo anterior y bajo las consideraciones que deben contemplarse relativas al surgimiento de necesidades de investigación y fiscalización que dada su naturaleza de aparición en el desarrollo cotidiano de funciones de la Universidad, no pueden preverse, se presenta este plan integrando las actividades que pueden ser sujetas de programación en cuanto a sus procedimientos y sus tiempos de ejecución, considerando para ello el total de horas hombre disponibles derivado de la totalidad del personal de las diferentes áreas de la Contraloría, salvo el área de Quejas, Denuncias y Responsabilidades, toda vez que las actividades que se realizan en ella, no son programables. En este orden, es de destacar que este programa está circunscrito al Plan de trabajo de la presente gestión de la Contraloría General (Julio 2009 – Junio 2013) a cargo del Ing. Juan de Dios Reyes Chávez, por lo que en este se sustentan algunas de las innovaciones como la incorporación de las auditorias al desempeño y la adopción de los lineamientos nacionales en términos de la Auditoría Superior de la Federación como lo es la implementación de los registros y la rendición de cuentas en cumplimiento a la nueva Ley de Contabilidad Gubernamental, la cual modifica desde la estructura central como lo son los Controles Internos y los sistemas de contabilidad presupuestal hasta los procedimientos secundarios. Todo esto en congruencia con el Plan de Desarrollo Institucional y la Matriz de Marco Lógico. Por otra parte, las auditorias al desempeño, representan las primicias en materia de modificación en la metodología de las auditorias tradicionales, toda vez que las modificaciones en las disposiciones legales que controlan el subsidio presupuestal como son entre otras, la Ley de contabilidad Gubernamental, el Presupuesto de Egresos de la Federación, sustentados a su vez en las modificaciones Constitucionales para efecto del control de los recursos públicos, exigen la incorporación a esas formas de solicitar, ejercer, controlar y vigilar el gasto, sobre una base de Marco Lógico, que armonizado con el Plan de Desarrollo Institucional, nos conduce a la necesidad de diseñar indicadores de gestión que deberán ser aplicados y medidos por la administración central, y evaluados por el Órgano Interno de Control.


UNIDAD DE ENLACE

5

II. PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍAS ADMINISTRATIVO-

FINANCIERAS 2013

RESUMEN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍA 2013 HOJA 1 DE 1

ADMINISTRATIVAS - FINANCIERAS

ENTIDAD: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO DÍA MES AÑO

CONTRALORÍA- AUDITORIA INTERNA

27

11

12

6

No.

REV.

CLAVE DEL

PROGRAMA

D E S C R I P C I Ó N

P R O G R A M A C I Ó N

PRIMER TRIMESTRE SEGUNDO TRIMESTRE TERCER TRIMESTRE CUARTO TRIMESTRE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

ESPECÍFICAS

1 AF-II Sistemas de Control Interno X X X X X X X X X X X

2 AF-II Cuenta Anual de los Recursos Propios

X X X X X X X X X X X

3 AF-II Control Interno para los Recursos

Propios X X X X X X X X X X X

4 AF - I Pasivos X X X X X X X X X X X

5 AF - II Deudores X X X X X X X X X X X

6 AF-II Disponibilidades Institucional X X X X X X X X X X X

7 AF - II Disponibilidades Tesorería X X X X X X X X X X X X

8 AF – II Facturación X X X X X X X X X X X

9 AF - II

Desempeño de personal Subdirección

De Recursos Materiales y Subdirec-

ción de Humanos


10 Sistemas Contables X X X X X X X X X X X

11 Capítulo 1000 “Servicios

Personales”


SEGUIMIENTOS

12 AF-III Seguimiento X X X X X X X X X X X




_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ __ _ __ __ __ _ __ __ _ __ __________________________________________________

D R . C A R L O S V I L L A S E Ñ O R P E R E A I N G . J U A N D E D I O S R . R E Y E S C H Á V E Z M . I . M A. DE L RO CÍ O AY VA R VA RG AS

NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA ENTIDAD NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA DETALLADO 2013 HOJA 1 DE 10


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO DÍA MES AÑO

CONTRALORÍA – AUDITORÍA INTERNA

27 11 2012

1

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-

MA R U B R O Y Á R E A D E R E V I S I Ó N O B J E T I V O S G E N E R A L E S

NÚMERO DE LA SEMANA

TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

1 AF-I SISTEMAS DE CONTROL INTERNO 2 13 11

Justificación: La reciente aprobación de la nueva Ley de Contabilidad Gubernamental con su primicia emitida en el 2008, exige de los sistemas contables una armonización de todas las dependencias y entidades del sector público, armonización que aunque coordinada por el Consejo Nacional de Armonización Contable como una estandarización internacional, se precisa asumir dicho esquema pero en un marco de Autonomía Universitaria, lo que requiere aún mas demostrar que dicha independencia en poder de una Institución de Educación Superior, asegura mejores resultados aunado a que estos deberán siempre ser pioneros vanguardistas en las iniciativas que contribuyen a una mejor cultura, mejores prácticas, rendición de cuentas y transparencia en el uso de los recursos públicos. Este momento histórico en la contabilidad de las entidades está gestándose con antelación inclusive en el momento de la emisión de las Normas de Control Interno para entidades gubernamentales en el 2006. Este contexto en la cronología contable de la Administración Pública, incide con la dinámica para la evaluación de resultados de la gestión pública a través de indicadores al desempeño integrados en la matriz de marco lógico de las dependencias y entidades. Es así como la UACh adopta estos procesos por cuanto al manejo de su presupuesto como coordinada de sector debe realizar en sintonía con quienes autorizan y transfieren el subsidio.

Realizar un inventario de los sistemas de control interno que se encuentren formalmente establecidos en la Universidad, ya sea incorporados a un documento formal en el que se señalan aunque no se estén aplicando, así como los que se aplican y no están establecidos de manera formal, a efecto de determinar las necesidades de actualización de los controles internos y sugerir se sometan a un procedimiento de regularización, formalización y adopción sistemática y disciplinada.

Evaluar si los controles identificados en el inventario referido satisfacen las necesidades de control de los nuevos sistemas de contabilidad gubernamental, armonización contable, matriz de marco lógico, y sobre todo si son suficientes para el logro de los objetivos de la Institución en el marco del cumplimiento legal y normativo correspondiente.

Identificar los controles mínimos que deben existir, en cumplimiento a los objetivos generales de los controles internos que debe tener una entidad pública gubernamental, para que contengan la estructura mínima de los sistemas de control que permitan cerciorarnos de que exista el ambiente de control adecuado mediante e fomento por parte de los niveles directivos y el cumplimiento por parte de los que





27 11 2012

2

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

De esta manera y trabajando sobre nuevos sistemas presupuestales y contables, se prevé que los sistemas de control interno hayan quedado obsoletos y requieran de un diagnóstico para evaluar si atienden las necesidades de dichos nuevos sistemas o requieren ser modificados para asegurar su utilidad y sobre todo el nivel de confianza que ofrecen para que la información financiera posea características de calidad, integridad y oportunidad, asimismo faciliten las operaciones mismas que deben garantizar su apego a las disposiciones legales y normativas a que se encuentren sujetas. Es por ello que se justifica la necesidad y la pertinencia de realizar un diagnóstico del estado actual de los Sistemas de Control Interno y su funcionalidad ante las nuevas disposiciones de la armonización contable y la ley de contabilidad gubernamental.

ejecutan los procesos administrativos, adecuadas actividades de control, evaluación de riesgos y sistemas de información y registro. .

Hacer las sugerencias viables y pertinentes para que la Contraloría y las Autoridades competentes, desarrollen un programa de abrogación de controles obsoletos, excedidos y no aplicables y la emisión de nuevos controles útiles acordes a los nuevos sistemas armonizados de registro contable y presupuestal.

Verificar que exista coherencia entre los sistemas de control interno a nivel institucional adecuados a la ley de contabilidad gubernamental y la administración estratégica de la Institución, con los mecanismos que operan internamente dentro de las áreas y que coadyuvan con los sistemas de control institucionales.

2 AF-I CUENTA ANUAL DE LOS RECURSOS PROPIOS 2 13 11

Justificación: Dar cumplimento de manera puntual al artículo 4to. del Reglamento sobre Captación y Aplicación de los Recursos Propios.

Verificar que la información referida en el Informe de Recursos Propios sea: completa, confiable, veraz y oportuna y esté soportada con documentación debidamente requisitada; asimismo la información presentada refleje la situación real del manejo de los recursos propios conforme a las normatividad y/o disposiciones internas establecidas.





27 11 2012

3

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

Cerciorarse de que las cifras expresadas en los estados financieros y de flujo de efectivo que reporta la Dirección de Patronato, sea congruente con la información de los mismos rubros que generan otras instancias que comparten el mismo flujo de información.

Cerciorarse de que los registros para efectos de cierre de cuentas que integran la información financiera, obedezcan a transacciones reales autorizadas y atiendan principios de contabilidad o normas de información financiera correspondientes.

Verificar que el informe Anual haya sido presentado al H. Consejo Universitario en tiempo y forma como lo indica el Reglamento sobre Captación y Aplicación de los Recursos Propios.

3 CONTROL INTERNO PARA LOS RECURSOS PROPIOS 2 13 11

Justificación: La reciente aprobación de la nueva Ley de Contabilidad Gubernamental con su primicia emitida en el 2008, exige de los sistemas contables una armonización de todas las dependencias y entidades del sector público, armonización que aunque coordinada por el Consejo Nacional de Armonización Contable como una estandarización internacional, se precisa asumir dicho esquema pero en un marco de Autonomía Universitaria, lo que requiere aún mas demostrar que dicha independencia en poder de una

Realizar un inventario de los sistemas de control interno que se encuentren formalmente establecidos en la Universidad, ya sea incorporados a un documento formal en el que se señalan aunque no se estén aplicando, así como los que se aplican y no están establecidos de manera formal, a efecto de determinar las necesidades de actualización de los controles internos y sugerir se sometan a un procedimiento de regularización, formalización y adopción sistemática y disciplinada.





27 11 2012

4

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

Institución de Educación Superior, asegura mejores resultados aunado a que estos deberán siempre ser pioneros vanguardistas en las iniciativas que contribuyen a una mejor cultura, mejores prácticas, rendición de cuentas y transparencia en el uso de los recursos extraordinarios. Este momento histórico en la contabilidad de las entidades está gestándose con antelación inclusive en el momento de la emisión de las Normas de Control Interno para entidades gubernamentales en el 2006. Este contexto en la cronología contable de la Administración Pública, incide con la dinámica para la evaluación de resultados de la gestión pública a través de indicadores al desempeño, dado que estos no están aún insertados en el manejo de los Recursos Propios, si es conveniente valorar y aplicar mecanismos que indiquen que fueron utilizados en actividades prioritarias para la institución y que contribuyen con la actividad sustantiva de docencia, investigación, servicio y difusión de la cultura. De esta manera y trabajando sobre nuevos sistemas contables, es necesario armonizar los sistemas de control interno para evitar dos esquemas de gobernabilidad, dos esquemas de contabilidad, sino que en una sola cultura de control, se desarrollen dos sectores de información que en el momento de evaluar su aprovechamiento puedan ser equiparables y comparables, al mismo tiempo que denotar su apego a la normatividad que le corresponde y a la transparencia de su gestión. Es por ello que se justifica la necesidad y la pertinencia de realizar un diagnóstico del estado

Evaluar si los controles identificados en el inventario referido satisfacen las necesidades de control de los nuevos sistemas de contabilidad gubernamental, armonización contable, matriz de marco lógico, y sobre todo si son suficientes para el logro de los objetivos de la Institución en el marco del cumplimiento legal y normativo correspondiente.

Identificar los controles mínimos que deben existir, en cumplimiento a los objetivos generales de los controles internos que debe tener una entidad pública gubernamental, para que contengan la estructura mínima de los sistemas de control que permitan cerciorarnos de que exista el ambiente de control adecuado mediante e fomento por parte de los niveles directivos y el cumplimiento por parte de los que ejecutan los procesos administrativos, adecuadas actividades de control, evaluación de riesgos y sistemas de información y registro. .

Hacer las sugerencias viables y pertinentes para que la Contraloría y las Autoridades competentes, desarrollen un programa de abrogación de controles obsoletos, excedidos y no aplicables y la emisión de nuevos controles útiles acordes a los nuevos sistemas armonizados de registro contable y presupuestal.

Verificar que exista coherencia entre los sistemas de control interno a nivel institucional adecuados a la ley de contabilidad





27 11 2012

5

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

actual de los Sistemas de Control Interno y su funcionalidad ante las nuevas disposiciones de la armonización contable y la ley de contabilidad gubernamental.

gubernamental y la administración estratégica de la Institución, con los mecanismos que operan internamente dentro de las áreas y que coadyuvan con los sistemas de control institucionales.

4 PASIVOS 15 25 11

Justificación: El manejo de los pasivos está presentando rezagos importantes; para el cierre del ejercicio 2012 existen pasivos de los años 2009, 2010 y 2011, generando el riesgo de que su seguimiento se diluya entre determinaciones diferentes al propósito de su creación e inclusive que su destino sea modificado al perder oportunidad de operaciones en las que por el simple transcurso del tiempo, los proveedores o acreedores modifiquen su estatus en diversos sentidos, al que originalmente se contrató. La postergación en la ejecución de dichos pasivos o el diferimiento causado por circunstancias operativas que impiden su realización y finiquito, pueden contener el riesgo de perder la identificación del momento contable-presupuestal, y consecuencia la posible falta de confiabilidad en el cumplimiento de los requisitos normativos para su creación. Estas circunstancias someten al Órgano de Gobierno a la toma de decisiones contingentes para darle validez a la ampliación de la ejecución de pasivos, pudiendo incurrir en violación a las disposiciones legales en materia de gasto presupuestal, situación en la que se pueden filtrar pasivos no creados

Verificar si los controles internos para la operación de pasivos, contienen deficiencias que conduz can a la falta de autenticidad de su creación y el entorpecimiento de su ejecución, incidiendo estas causas a la acumulación de saldos inexplicablemente estáticos por una considerable antigüedad.

Verificar si dichos controles son acordes a las normas de control interno para las entidades gubernamentales y en consecuencia si cumplen los objetivos generales establecidos.

Evaluar si los sistemas y mecanismos de control interno existentes atienden las necesidades de control que exige la armonización contable y la ley de contabilidad gubernamental o es necesaria su adaptación o modificación.

Hacer las sugerencias viables y pertinentes para que las autoridades competentes diseñen e implementen los sistemas de control interno útiles para la Institución y eficientes para el logro de sus objetivos y metas.





27 11 2012

6

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

conforme a las disposiciones normativas. En este contexto de riesgos aunado a las modificaciones nacionales en materia de contabilidad gubernamental y armonización contable, se precisa de la verificación de los controles existentes, a efecto de cerciorarse si las causas de la acumulación de saldos estáticos, sin ejercer y problemáticos tiene sus causas en la obsolescencia de controles e incluso en la falta de los mismos para que la trama y flujo de operaciones relativos a esta materia, asegure su corrección desde la etapa del usuario, autorización de autoridades y finalmente su registro contable. Siendo los saldos al 28 de agosto de 2012 los siguientes:

Año Monto 2009 $15’231,903.19 2010 $57’317,898.29 2011 $314’507,047.05

Verificar que la forma de su registro contable, Integre en forma automática el ejercicio presupuestario con la operación contable, a partir de la utilización del gasto devengado

Verificar que el registro y valuación de las provisiones que se constituyan para hacer frente a los pasivos de cualquier naturaleza, sean revisadas y ajustadas periódicamente para mantener su vigencia

Cerciorarse de que el registro de los pasivos, se realice con los documentos justificativos y comprobatorios que correspondan, asociándolos a los momentos contables de comprometido, devengado, ejercido o pagado según sea el caso en los términos de las disposiciones que emita el Consejo Nacional de Armonización contable.

5 DEUDORES DIVERSOS 15 25 11

Justificación. Los saldos de las cuentas contables de deudores

diversos han presentado rezagos de antigüedad

considerable no obstante el Programa de

Recuperación de Adeudos que mantiene la

Contraloría General Interna. Los resultados de la

aplicación de dicho programa han disminuido en gran

medida los adeudos que han permanecido estáticos

por varios años mediante, sin embargo el estudio de

Identificar el marco normativo para la regulación institucional del renglón de deudores diversos a efecto de analizar su coherencia, vigencia, viabilidad, funcionalidad, cumplimiento y repercusiones en caso de incumplimiento.

Cerciorarse de si dicha normatividad es compatible con la normativa general para el





27 11 2012

7

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

cada caso en particular para cerciorarse de la

viabilidad de recuperación, ha sido extenuante y los

saldos que aún se mantienen son en su mayoría

casos insolventes ya que no cuentan con la

disponibilidad de recursos con los que se pueda

respaldar la recuperación y en el peor de los casos

no cuentan con la documentación comprobatoria del

gasto, situación que imposibilita en muchas

ocasiones identificar el objeto de sustento de

devengación del gasto. Esto general la necesidad de

analizar el problema desde sus causas a efecto de

evitar la acumulación de deudas recuperables en

muy largos plazos e inclusive irrecuperables, es

imperativo contar con un estudio y evaluación de los

controles internos establecidos tanto para el manejo

de la ministración de fondos rotatorios del subsidio

como la ministración de los recursos propios, el

analizar la existencia y eficiencia de los controles en

esta materia es indispensable a efecto de identificar

las fallas de los mismos y en su caso las áreas de

oportunidad existentes en el rubro, el ambiente de

control desde la perspectiva de la actitud de las

autoridades ante la rigurosidad o extrema flexibilidad

de los controles que pudiera estar ocasionando la

acumulación de adeudos incluso a quienes son

deudores morosos ya por varios años de antigüedad,

estudiar los mecanismos que actúan a manera de

filtro, las políticas de autorización y los mecanismos

manejo del subsidio y de los recursos propios, verificando si el flujo de los procedimientos no es un elemento de entorpecimiento ante la normativa existente de tal manera que le pudiera estar causando inoperatividad

Comparar la normativa interna de los departamentos contra la normativa institucional para regular el rubro de deudores para comprobar que no hay contraposición contraproducente.

Verificar la existencia de políticas y lineamientos suficientes para conducir con la rigurosidad pertinente a los administrativos y a los deudores para que desarrollen una disciplina de reintegro y comprobación en tiempo y forma.

Cerciorarse de que el ambiente de control tenga el potencial necesario para impulsar una disciplina de ministración, comprobación, recuperación o reintegro en tiempo y forma.

Identificar los riesgos latentes que están quedando fuera de control y que están incrementando los saldos deudores por largos periodos, a efecto de establecer los indicadores que monitoreen el nivel de





27 11 2012

8

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

de recuperación, son datos que se requieren en

extremada urgencia a efecto de establecer las

medidas correctivas y preventivas cuyos efectos sean

que al cierre del ejercicio solo subsistan los adeudos

de proyectos plurianuales debidamente autorizados y

controlados con las cuentas respectivas. La

administración de los riesgos en este rubro es

imprescindible como parte del control interno. A

continuación se presentan los saldos de los deudores

diversos al cierre del ejercicio 2012:

riesgo y que se tomen las previsiones necesarias.

Verificar la eficiencia del programa de recuperación de adeudos y sugerir las modificaciones a que haya lugar para asegurar su coherencia legal y la eficiencia de su aplicación en cuanto a los resultados.

Obtener un diagnóstico que permita detectar las causas del retraso y preveerlas mediante mecanismos que sean incorporados a la normatividad existente.

Evaluar y sugerir la aplicación de un programa de recuperación de adeudos que contemple metas y periodos perentorios para finiquitar los saldos deudores de sujetos a la vigencia de un ejercicio anual.

6 DISPONIBILIDADES 28 39 12

Justificación: La presencia de saldos en las cuentas de deudores y en las cuentas de pasivos, requieren de asegurar que exista congruencia entre dichos saldos y las disponibilidades, a efecto de que los movimientos de obligaciones ante terceros tengan el respaldo necesario en cuanto a solvencia el momento que se requiera. Por otra parte, es preciso que la UACh se

Verificar que los calendarios de las ministraciones federales correspondan con la autorización del presupuesto y la transferencia de los fondos, canalizando estos a las cuentas bancarias aperturadas para ello, verificando que los saldo correspondan a los movimientos de transferencia.

Verificar que los fondos estáticos sean solo





27 11 2012

9

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

cerciore de que las cuentas aperturadas a nombre de esta, corresponden a la autorización de autoridad competente para garantizar la legalidad de los fondos, resolviendo oportunamente alguna apertura sin autorización y en consecuencia en desconocimiento de la licitud de su fin. Por otra parte las insuficiencias presupuestales pudieran haber requerido de transferencias que en un momento de contingencia pudiera perderse el control de los fondos asignados a los capítulos y partidas correspondientes. La existencia de movimientos discrepantes en las conciliaciones bancarias, así como la antigüedad de estos, requieren de una evaluación de sus controles internos para identificar las causas de estos rezagos. Las recientes disposiciones en materia de armonización contable y las consideradas en la ley de contabilidad gubernamental hacen necesaria la adaptación de los sistemas de control interno y de los propios sistemas contables a efecto de atender nuevas obligaciones de estandarización. Considerando las 374 cuentas bancarias reportadas por el Depto. de Ingresos y 4 por el Depto. de Egresos. Saldos de deudores de los años 1985 a 2012 por: SUBSIDIO $ 31’249,531.44 RECURSOS PROPIOS: $ 232’139,877.1 Diferencias en el Calendario de Ministraciones

canalizados a los tipos de inversiones autorizados por la SHCP en las disposiciones en materia de disponibilidades.

Cerciorarse de que los excedentes o economías del ejercicio sean debidamente contabilizados y se conserven en las cuentas bancarias establecidas para ello, siendo debidamente reportadas a las autoridades competentes.

Cerciorarse de que los saldos contables en los cortes de los estados financieros, correspondan a los saldos bancarios en las cuentas que se vinculan a las disponibilidades.

Verificar en las conciliaciones bancarias si existe alguna deficiencia de controles internos en la carga excesiva de cargos por operación bancaria, en cheques en tránsito o en depósitos no identificados, así como el registro correcto y oportuno de los rendimientos en el caso de cuentas productivas.

Cerciorarse de que las cuentas bancarias aperturadas a nombre de la UACh solo sean las autorizadas por las autoridades facultadas para ello.

Verificar si los movimientos de traspasos entre cuentas se dieron de manera transparente, previa autorización por autoridad competente y





27 11 2012

10

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

MES PRESUPUESTO AUTORIZADO

MINISTRADO POR LA TESOFE

DIFERENCIA $

Marzo 127’726,107.00 111’299,137.00 -16’426,970.00

Abril 146’445,024.00 130’273,654.00 -16’171,370.00

Mayo 211’675,469.00 313’175,809.00 101’500,340.00

Junio 226’755,068.00 185’694,277.40 -41’060,790.60

Julio 206’287,406.50 210’802,808.00 -4’515,401.50

Agost 147’143,251.00 147’439,712.10 -296,461.10

Sept. 131’461,221.10 126’646,365.10 4’814,856.00

dejando debidamente registrados tales traspasos con sus efectos en las adecuaciones presupuestarias correspondientes.

Cerciorarse de que la información vertida en los formatos del Sistema integral de información haya sido veraz.

Verificar que los sistemas de control interno y los sistemas contables, aporten la información necesaria para dar cumplimiento a la armonización contable y la ley de contabilidad gubernamental.

Analizar si la estructura en materia de lineamientos, políticas, procedimientos escritos, facultades y responsabilidades de personal y de funcionarios, son suficientes para garantizar que la operación se realiza con transparencia, eficiencia y con los diferentes niveles de responsabilidad estando claramente definido los niveles de elaboración, supervisión y autorización debidamente plasmados en firmas y documentados.

7 FACTURACIÓN 28 39 12

Justificación: Las recientes disposiciones en materia de facturación electrónica requiere de un diagnóstico de estado en que se encuentra la UACh por cuanto a la estructura organizacional, de procedimientos y de documentación a efecto de garantizar la

Verificar si los sistemas de control vigentes son adecuados para el nuevo proceso de facturación electrónica.

Cerciorarse de que se hayan implementado los





27 11 2012

11

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

funcionalidad de la modalidad electrónica de facturación, asegurando que esta sea auténtica, que no haya deficiencias de control o ausencia de ellos que permita la pérdida de control, el uso inadecuado en beneficio de terceros y en perjuicio de la institución, la falta de atención oportuna para los destinatarios de las facturas, la falta de correspondencia entre la facturación y los ingresos, entre otros factores de riesgo que pudieran presentarse en esta modificación. Esto aunado a que se deben adaptar los sistemas a los nuevos esquemas de la armonización contable y la ley de contabilidad gubernamental. En los procesos de facturación actual se tienen documentos pendientes de enterar, entre los que se integran facturas, notas de cargo y recibos oficiales. En algunos casos existen facturas, notas o recibos extraviados en desconocimiento de la instancia correspondiente.

procedimientos necesarios para que la información derivada de la facturación, confluya a las instancias correspondientes vinculadas a la contabilización de los ingresos, para que estos atiendan los sistemas de armonización contable y le ley de contabilidad gubernamental.

Cerciorarse de que la estructura organizacional y de procedimientos cuente con los niveles de responsabilidad necesarios para identificar a quien elabora, supervisa y autoriza las operaciones, quedando debidamente plasmadas en firma y debidamente documentadas.

Cerciorarse de que la estructura de procedimientos cuente con los documentos necesarios (manuales de procedimientos, de políticas, lineamientos, etc.) para guiar las acciones de facturación electrónica junto con los ingresos, así como establezca la normatividad a que se deban sujetar en el ámbito interno y federal.

Cerciorarse de que los movimientos reportados mediante facturas, notas de cargo y recibos, correspondan con los movimientos bancarios y de deudores, a su vez que estos sean de fácil recuperación y que las facturas no enteradas no rebasen el ejercicio de su entrega.

8 SISTEMAS CONTABLES 40 50 11





27 11 2012

12

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

Justificación: La reciente aprobación de la nueva Ley de Contabilidad Gubernamental con su primicia emitida en el 2008, exige de los sistemas contables una armonización de todas las dependencias y entidades del sector público, armonización que aunque coordinada por el Consejo Nacional de Armonización Contable como una estandarización internacional, se precisa asumir dicho esquema pero en un marco de Autonomía Universitaria, lo que requiere aún mas demostrar que dicha independencia en poder de una Institución de Educación Superior, asegura mejores resultados aunado a que estos deberán siempre ser pioneros vanguardistas en las iniciativas que contribuyen a una mejor cultura, mejores prácticas, rendición de cuentas y transparencia en el uso de los recursos públicos. Este momento histórico en la contabilidad de las entidades está gestándose con antelación inclusive en el momento de la emisión de las Normas de Control Interno para entidades gubernamentales en el 2006. Este contexto en la cronología contable de la Administración Pública, incide con la dinámica para la evaluación de resultados de la gestión pública a través de indicadores al desempeño integrados en la matriz de marco lógico de las dependencias y entidades. Es así como la UACh adopta estos procesos por cuanto al manejo de su presupuesto como coordinada de sector debe realizar en sintonía con quienes autorizan y transfieren el subsidio. De esta manera y trabajando sobre nuevos sistemas

Verificar si el sistema contable y presupuestal, diseñados y utilizados dan cumplimiento al marco normativo vigente atendiendo la armonización contable y la ley de contabilidad gubernamental.

Cerciorarse de que las etapas del presupuesto se contabilicen en su momento contable y en las cuentas contables que para tal efecto establezca el Consejo Nacional para la Armonización contable, las cuales reflejen el gasto aprobado, modificado, comprometido, devengado, ejercido y pagado.

Cerciorarse de que los registros de las operaciones se den a base acumulativa, que facilite la formulación, ejercicio y evaluación de los presupuestos, sus programas, sus objetivos y metas, así como la evaluación al desempeño según la matriz de marco lógico Institucional.

Cerciorarse de que los estados financieros y la información emanada de la contabilidad se sujete a criterios de utilidad, confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y de comparación, así como a otros atributos asociados a cada uno de ellos, como oportunidad, veracidad, representatividad, objetividad, suficiencia, posibilidad de predicción e importancia relativa, con el fin de alcanzar la modernización y





27 11 2012

13

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

presupuestales y contables, se prevé que los sistemas de contabilidad deban modificarse y requieran de un diagnóstico para evaluar si atienden las necesidades de dichos nuevos sistemas y requieren ser parcialmente modificados para asegurar su utilidad y sobre todo el nivel de confianza que ofrecen para que la información financiera posea características de calidad, integridad y oportunidad, asimismo faciliten las operaciones mismas que deben garantizar su apego a las disposiciones legales y normativas a que se encuentren sujetas. Es por ello que se justifica la necesidad y la pertinencia de realizar un diagnóstico del estado actual de los Sistemas de Contabilidad y su funcionalidad ante las nuevas disposiciones de la armonización contable y la ley de contabilidad gubernamental.

armonización que la Ley de contabilidad gubernamental determina.

Verificar que toda la estructura de documentos guía como Manuales de Organización, de Procedimientos, Contables y guías contabilizadoras se modifiquen en caso de requerirlo ante la armonización contable y la Ley de Contabilidad Gubernamental. Así mismo que estos se autoricen para su aplicación obligatoria y que la estructura organizacional de instancias y áreas funcionales sean adecuados a los procedimientos ahí establecidos, teniendo exactamente identificadas las responsabilidades de elaboración, supervisión y autorización.

Constatar que los catálogos de cuentas así como otros documentos que deban estar autorizados por alguna instancia o autoridad externa, lo están debida y oportunamente.

Cerciorarse de que los controles internos base para los registros contables, sean los adecuados para cumplir eficientemente las disposiciones de la Ley de contabilidad gubernamental y la armonización contable en cuanto a activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, así como las asignaciones, compromisos y ejercicios correspondientes al presupuesto y su momento contable

Constatar que en la contabilidad se diferencien





27 11 2012

14

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

los recursos propios de los obtenidos por concepto de transferencias provenientes de recursos federales.

Comprobar que los archivos contables conserven debidamente ordenada y por separado la documentación contable de la administrativa en su desglose de operaciones durante los período que las leyes establecen, que su destrucción se realice conforme a la normatividad interna y con la participación de auditoria interna y que la documentación que ampare inversiones en activos fijos y en obras públicas, así como aquella que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales, sea conservada como mínimo, por un período de doce años.

9 CAPITULO 1000 - SERVICIOS PERSONALES 40 50 11

Justificación: En los últimos ejercicios la titularidad del Departamento de Nómina ha estado a cargo de personas cuyo perfil no es el idóneo en lo que respecta a la responsabilidad de autorizar los movimientos relativos al cálculo de impuestos y retenciones para aportaciones de seguridad social, de pensiones y de ahorro para el retiro, por lo que esto represente un riesgo de errores incurridos involuntariamente ante la inexistencia de un proceso de supervisión que asegure que los movimientos son correctos y sobre todo tratándose de operaciones

Verificar los mecanismos de control interno base para la generación de las nóminas a efecto de que brinden una seguridad razonable de que el cálculo de los impuestos y las retenciones para aportaciones de seguridad social, pensiones y sistemas de ahorro para el retiro no originan errores.

Verificar que los sistemas de registro y los controles internos son los adecuados para dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley de Contabilidad Gubernamental y la armonización contable.





27 11 2012

15

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

fiscales propios como Patrón y de terceros como retenedor y obligado solidario. El pago de compensaciones por trabajo extraordinario se ha incrementado a medida que el personal con el que cuenta la UACh es insuficiente, por lo que es el riesgo propio de la naturaleza de un gran volumen de operaciones hace necesaria una verificación al proceso de cálculo y cumplimiento de las obligaciones fiscales. Por otra parte, la contratación de personal por honorarios como alternativa para el cumplimiento de las operaciones, es una de las opciones que la UACh ha tomado como medida para solventar el considerable incremento de la numero de operaciones.

Cerciorarse de que las retenciones y/o recuperaciones aplicadas a los Servidores Públicos a través de nóminas por concepto de I.S.R. y Seguridad Social se hayan calculado conforme a la normatividad y legislación correspondiente.

Verificar que el Impuesto retenido al pago de los servicios profesionales contratados por honorarios, se haya calculado de acuerdo con lo señalado en la Ley del Impuesto Sobre la Renta y enterado debidamente al SAT.

Verificar que la contratación de personal por honorarios se haya realizado dentro del marco normativo gubernamental que regula las erogaciones por concepto de honorarios, así como la existencia e implantación de políticas, normas y procedimientos internos.

Verificar que las jornadas u horas extraordinarias para el personal operativo se hayan reducido al mínimo indispensable; que se tenga disponibilidad presupuestaria en la partida del gasto correspondiente y que cuenten con las autorizaciones de los titulares de las UBPP´s o DEIS.

Cerciorarse de que los titulares de los





27 11 2012

16

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

DEIS o UBPP´s para proceder a autorizar el pago del tiempo extraordinario, observaron lo establecido en la ley Federal del Trabajo, la Ley del Impuesto sobre la Renta y su reglamento y los contratos colectivos de trabajadores y académicos.

Cerciorarse de la coherencia aritmética en las percepciones y deducciones que se registran en la nómina, así como su cálculo correcto con respecto a los impuestos, contribuciones y aportaciones y el respectivo cumplimiento a las disposiciones fiscales.

Cerciorarse de la coherencia aritmética de las cifras pagadas, retenidas y enteradas contra los movimientos en los fondos de la tesorería, los fondos internos en la Subdirección y los fondos en materia de seguros registrados en el Departamento de Desarrollo Humano.

DISPONIBILIDADES INSTITUCIONAL Los cambios de gestión en las distintas dependencias internas de la UACh son asistidos por auditores comisionados a efecto de la elaboración de las actas de entrega-recepción, estos actos implican entre

Cerciorarse de que el manejo y operación de las cuentas bancarias de las diferentes instancias, departamentos de la UACh y Unidades y Centros Regionales, se apeguen a las disposiciones normativas establecidas para ello.

15 25 11





27 11 2012

17

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

otros rubros en los que se debe delimitar el fin de una administración saliente y el comienzo de la sucesora, para efecto de la demarcación de responsabilidades, el finiquito de las cuentas deudoras y acreedoras para la identificación de saldos bancarios y poder dar continuidad a la gestión partiendo de saldos existentes, reales y claros. En este contexto las cuentas bancarias sufren cambios de firmas y en otras ocasiones son canceladas para la apertura de otras cuya duración esta sujeta al periodo de gestión, este dinamismo bancario, puede generar el riesgo de que existan cuentas abiertas por la antigüedad que acumula la separación del funcionario que dejo el cargo y en consecuencia se pierda el control de dichas cuentas, sobre todo en cuentas aperturadas para el manejo de los recursos propios. Ante lo anterior es necesario realizar un inventario de cuentas bancarias a nombre de la UACh para uso de las dependencias internas, valorar su uso y sugerir la cancelación de las cuentas ociosas, así mismo, revisar si las cuentas existentes, se apegan a las disposiciones normativas establecidas en la Institución y las de ámbito Federal. Por otra parte, es imprescindible contar con la información del estado que guarda el manejo de cuentas de las dependencias internas a efecto de la toma de decisiones que debe considerarse en la implementación de los sistemas contables institucionales estandarizados y administrados desde la administración central, a efecto de dar cumplimientos a las disposiciones aplicables

Verificar que la normatividad interna para el manejo de las cuentas bancarias y sus movimientos sea suficiente y acorde con la normatividad institucional y Federal.

Cerciorarse de que las cuentas bancarias aperturadas a nombre de la UACh solo sean las autorizadas por las autoridades facultadas para ello, incluyendo Unidades y Centros Regionales.

Verificar que los fondos estáticos sean solo canalizados a los tipos de inversiones autorizados por la SHCP en las disposiciones en materia de disponibilidades, o las derivadas de fondos para ejecución de proyectos con recursos provenientes de instituciones u organismos externos, se apeguen a lo dispuesto en el convenio respectivo.

Cerciorarse de que los saldos que reflejan los registros contables o presupuestales, correspondan a los saldos reales en los estados de cuenta bancarios.

Verificar que los flujos de las operaciones que implican movimiento de fondos, sean inmediatos a la operación que los generó para cerciorarse de que la obtención de recursos financieros haya sido inmediatamente depositada, asimismo que las operaciones que implican salida de recursos financieros haya sido inmediatamente entregada a su destinatario.

Cerciorarse de que los movimientos bancarios hayan correspondido estrictamente a operaciones propias de actividades de la UACh.





27 11 2012

18

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

derivadas de la Ley de contabilidad gubernamental y la armonización contable.

Cerciorarse de que no existan cuentas bancarias ociosas que ya no tienen razón de mantenerse abiertas.

Verificar que las comisiones por manejo de cheques sin fondos, no hayan sido cubiertos por la UACh sino a cargo del responsable.

Verificar que todas las cuentas bancarias y sus operaciones hayan sido debidamente registrados en pólizas y en algún sistema contable que se conserve en las instalaciones de la UACh.

Verificar si se realizan conciliaciones bancarias y que los movimientos discrepantes no se “arrastren” por mas de un ejercicio anual.

10 AF-III SEGUIMIENTOS 2 13 12

Justificación: Durante este programa 2011, se pretende sobre la plataforma de la transición de auditorías tradicionales aplicadas a hechos consumados, a auditorias en tiempo real, reducir los lapsos de implementación de medidas preventivas y correctivas, por lo que en la medida que se disminuyan las auditorias a hechos consumados, se incrementa la optimización de los seguimientos, en este contexto entonces el propósito es disminuir en este año las cantidad de observaciones pendientes de solventar, a efecto de que para el programa 2011 se tengan las condiciones

Participar en los casos necesarios al área de normatividad de la Contraloría General Interna, los asuntos derivados de la implementación de medidas correctivas, para la aplicación correspondiente y en el marco de sus funciones en materia de responsabilidades.

Realizar las adecuaciones pertinentes a las recomendaciones, a efecto de mantener su vigencia, aplicabilidad, factibilidad y funcionalidad.





27 11 2012

19

NÚMERO PROGRESI

VO DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRA-



TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN

DE INICIO

DE TERMINACIÓN

menores de rezago y se puedan sucesivamente ir disminuyendo las auditorias de seguimiento.


Idem Los objetivos se aplicaran de igual manera para las cuatro auditorias de seguimiento, por lo que no se precisa necesario su descripción.





20

III. PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍAS

ADMINISTRATIVO-ACADÉMICAS 2013

21

RESUMEN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍA 2013

ADMINISTRATIVO - ACADÉMICAS HOJA 1 DE 1

ENTIDAD: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO DÍA MES AÑO

CONTRALORÍA- AUDITORÍA ACADÉMICA. 14 12 12

No.

REV

CLAVE DEL

PROGRAMA. D E S C R I P C I Ó N

P R O G R A M A C I Ó N

PRIMER TRIMESTRE

ENE-MAR

SEGUNDO TRIMESTRE

ABR-JUN

TERCER TRIMESTRE

JUL-SEP

CUARTO TRIMESTRE

OCT-DIC

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

ESPECÍFICA.

1 AA-II Seguimiento de programas acreditados de licenciatura.

Departamento de Ingeniería Agroindustrial. X X X X X X X X X X X X X

2 AA-II Seguimiento al aprovechamiento académico de los

alumnos del Programa Propedéutico. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

3 AA-II Desempeño de la función.

Departamento de Agroecología X X X X X X X X X X X X X

4 AA-II Desempeño de la función.

Departamento de Preparatoria Agrícola X X X X X X X X X X X X X

5 Reprogramación: Revisión a la plantilla del personal

académico de la UACh X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

6 Reprogramación: Auditoría a la Carga Académica del

Personal Docente. X X X X X X X X X X X X X

7

AA-II Seguimiento a observaciones de la Auditoría al

Desempeño Institucional (ASF) X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X X X XX X X

8 AA-II Seguimiento de programas acreditados de licenciatura

URUSSE X X X X X X X X X X X X X X

INVESTIGACIÓN ESPECIAL

9 A-I

Seguimiento académico a los alumnos seleccionados

con base en los criterios de ingreso en la selección y

admisión de alumnos:

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

SEGUIMIENTOS

10 AA-III Seguimiento de observaciones de auditorías anteriores. X X X X X X X X X X X X X X

11 AA-III Seguimiento de observaciones de auditorías anteriores. X X X X X X X X X X X X X X X X

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _____________________________________________________

D R . C A R L O S A L B E R T O V I L L A S E Ñ O R P E R E A I N G . J U A N D E D I O S R I C A R D O R E Y E S C H Á V E Z L I C . M A . D E L R O C Í O A Y V A R V A R G A S NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA ENTIDAD NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

22


ADMINISTRATIVO - ACADÉMICAS


CONTRALORÍA – AUDITORÍA - ACADÉMICA

14 12 2012

NÚMERO PROGRESIVO

DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRAMA

R U B R O Y Á R E A D E R E V I S I Ó N

O B J E T I V O S G E N E R A L E S


TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN DE

INICIO DE

TERMINO

1 AA-II SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS ACREDITADOS DE LICENCIATURA 2 13 12

Áreas:

Departamento de Ingeniería Agroindustrial.

Justificación o Criterio: En el primer trimestre del ejercicio 2008 se realizó esta auditoría con la finalidad de determinar el grado de cumplimiento de los compromisos contraídos, producto de acreditación; esta Contraloría identificó el incumplimiento a y el Departamento de Ingeniería Agroindustrial no logró reacreditar la carrera de Ingeniería Agroindustrial, por lo que se hace necesario verificar y determinar los avances para dar cumplimiento a los requerimientos del Órgano acreditador y lograr nuevamente la acreditación.

Verificar el grado de cumplimiento en los requerimientos y compromisos del programa a acreditarse, de acuerdo al Marco de Referencia del Organismo Acreditador (COMEAA), para asegurar la acreditación ante el Consejo para la Acreditación de la Educación Superior.

23

NÚMERO PROGRESIVO

DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRAMA




TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN DE

INICIO DE

TERMINO

2 AA-II SEGUIMIENTO AL APROVECHAMIENTO ACADÉMICO DE LOS ALUMNOS DEL PROGRAMA PROPEDÉUTICO.

15 39 24

Áreas:

Dirección General Académica.

Subdirección de Administración Escolar o Departamento de Admisión,

Promoción y Becas. o Departamento de Servicios

Escolares. o Departamento de Preparatoria

Agrícola. o Unidades y Centros Regionales.

Justificación o Criterio:

Considerando los resultados obtenidos de la revisión al Programa Propedéutico, La Contraloría General Interna considera conveniente continuar con la trayectoria del aprovechamiento académico de los alumnos inscritos al Programa Propedéutico en La Sede Chapingo y en las unidades y centros regionales en 2008, en el 2° sem (ene-jun-2012) 6° año Ciclo escolar 2011-2012, 1er. sem (jul-dic 2012) 7° año ciclo escolar 2012-2013, en los alumnos inscritos en 2009, en el 2° sem (ene-jun 2012) 5° año. Ciclo escolar 2011-2012, en el 1er. sem (jul-dic 2012) 6° año Ciclo escolar 2012-2013, en los alumnos inscritos en el 2010, en el 2° se. (ene-jun 2012) 4° año del ciclo escolar 2011-2012.

Asimismo se establece verificar el Programa Propedéutico a partir del ingreso en 2011 por el criterio de selección “ingreso regional”; identificar y señalar las situaciones que presentan los alumnos de las unidades y centros regionales con respecto a

Verificar el ingreso de aspirantes al propedéutico por

criterio de selección de ingreso regional en las unidades y

centros regionales.

Determinar la evolución del índice de reprobación del

propedéutico en las unidades y centros regionales, con

respecto a la sede Chapingo, durante los ciclos escolares

2009/2010, 2010/2011 y 2011/2012.

Identificar las causas de deserción de los alumnos en el

propedéutico en las unidades y centros regionales.

Determinar los promedios de calificación por materias en

las unidades y centros regionales, comparando los

resultados con los promedios obtenidos en la unidad

central Chapingo, para identificar áreas de oportunidad

que permitan implementar acciones de mejora tendientes

a elevar la calidad de los servicios educativos.

Identificar el número de estudiantes de las unidades y

centros regionales se inscriben a la sede Chapingo.

Identificar las causas de solicitud de cambio de estancia.

Identificar los cambios de categoría de los alumnos que

provienen de las unidades y centros regionales.

Verificar el funcionamiento de la estructura que administra

y controla el programa propedéutico en los centros y

unidades regionales

24

NÚMERO PROGRESIVO

DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRAMA




TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN DE

INICIO DE

TERMINO

la sede Chapingo en cuento a índices de reprobación; deserción; promedios de calificaciones; cambios de sede y categorías de becas; lo anterior con la finalidad de determinar la situación que presentan los programas propedéuticos en las sedes foráneas y su contribución en el fortalecimiento de la política institucional del crecimiento nacional universitario.

3 AA-II DESEMEPEÑO DE LA FUNCIÓN. 15 25 11

Áreas:

Departamento de Agroecología.

Justificación o Criterio: Con base a la ley que crea la UACH y al Estatuto de la misma, esta Contraloría General Interna consideró la necesidad de realizar una evaluación del desempeño en el Departamento de Agroecología, lo que permitirá evaluar el grado de cumplimiento de metas y objetivos; con la finalidad de verificar los aspectos normativos, funciones y facultades; promoviendo acciones de mejora en este Departamento, así como en sus procedimientos utilizados en cada una de sus áreas. La evaluación al desempeño, en el campo académico permitirá evaluar la calidad del servicio del Departamento de Agroecología y la percepción del ciudadano-usuario, así como la calidad humana la ética profesional y responsabilidad social de sus egresados.

Verificar el desempeño de la función del

Departamento de Agroecología en cuanto al grado

de cumplimiento de los objetivos establecidos en la

Ley que crea la UACh y su Estatuto; así como las

metas alcanzadas de acuerdo a su Plan de Trabajo

Interno Anual, respecto de sus funciones de

docencia, investigación y servicio, en términos de

cobertura, eficiencia y eficacia en la enseñanza-

aprendizaje; en la investigación; la calidad del

servicio y la percepción del ciudadano-usuario.

Verificar que los objetivos del Departamento de

Agroecología en materia de docencia, investigación

y servicio, definidos en su Plan de Trabajo Interno

Anual son congruentes con los objetivos

establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional

2009-2025.

Verificar la existencia de sistemas de control interno

en el Departamento de Agroecología a fin de

cerciorarse que éste permita una seguridad

razonable de la eficacia y eficiencia de sus

operaciones, de la confiabilidad de sus registros,

archivos y de que se ajustó a las disposiciones

25

NÚMERO PROGRESIVO

DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRAMA




TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN DE

INICIO DE

TERMINO

normativas y legales aplicables, para la consecución

de los objetivos institucionales

Verificar el funcionamiento estructural del

Departamento de Agroecología en función de la

normatividad institucional.

4 AA-II DESEMEPEÑO DE LA FUNCIÓN. 27 39 13

Áreas:

Departamento de Preparatoria Agrícola.

Justificación o Criterio: Con base a la ley que crea la UACH y al Estatuto de la misma, esta Contraloría General Interna consideró la necesidad de realizar una evaluación del desempeño en el Preparatoria Agrícola, lo que permitirá evaluar el grado de cumplimiento de metas y objetivos; con la finalidad de verificar los aspectos normativos, funciones y facultades; promoviendo acciones de mejora en este Departamento, así como en sus procedimientos utilizados en cada una de sus áreas. La evaluación al desempeño, en el campo académico permitirá evaluar la calidad del servicio del Preparatoria Agrícola y la percepción del ciudadano-usuario, así como la calidad humana la ética profesional y responsabilidad social de sus egresados.

Verificar el desempeño de la función del Preparatoria

Agrícola en cuanto al grado de cumplimiento de los

objetivos establecidos en la Ley que crea la UACh y

su Estatuto; así como las metas alcanzadas de

acuerdo a su Plan de Trabajo Interno Anual,

respecto de sus funciones de docencia, investigación

y servicio, en términos de cobertura, eficiencia y

eficacia en la enseñanza-aprendizaje; en la

investigación; la calidad del servicio y la percepción

del ciudadano-usuario.

Verificar que los objetivos del Preparatoria Agrícola

en materia de docencia, investigación y servicio,

definidos en su Plan de Trabajo Interno Anual son

congruentes con los objetivos establecidos en el

Plan de Desarrollo Institucional 2009-2025.

Verificar la existencia de sistemas de control interno

en el Preparatoria Agrícola a fin de cerciorarse que

éste permita una seguridad razonable de la eficacia

y eficiencia de sus operaciones, de la confiabilidad

de sus registros, archivos y de que se ajustó a las

disposiciones normativas y legales aplicables, para

la consecución de los objetivos institucionales

Verificar el funcionamiento estructural del

Preparatoria Agrícola en función de la normatividad

institucional.

26

NÚMERO PROGRESIVO

DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRAMA




TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN DE

INICIO DE

TERMINO

5 AA-II RAVISIÓN A LA PLANTILLA DEL PERSONAL ACADÉMICO. 15 39 24

Áreas:


Subdirección de Apoyo Académico

Subdirección de Recursos Humanos o Departamento de Nómina

Justificación o Criterio: Esta revisión fue reprogramada en este PACA. Con la finalidad de verificar que la plantilla del personal académico ocupacional institucional corresponda a la plantilla autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, así como la congruencia de la plantilla que manejan las subdirecciones correspondientes y corroborar el respaldo presupuestal del subsidio del personal fuera de plantilla; la existencia de mecanismos de controles de asistencia y permisos del personal académico, la Comisión de Contraloría del H. Consejo Universitario, en la reunión del dia 2 de febrero de 2012, acordó realizar está auditoría.

Verificar que la plantilla ocupacional institucional

corresponda con la plantilla autorizada por la

Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Cerciorarse de que todo el personal ocupacional

cuente con soporte presupuestal de gasto para el

pago de su salario.

Corroborar que el personal fuera de la plantilla

autorizada que no cuente con respaldo presupuestal

del subsidio, mantenga su situación jurídico-laboral

en apego a la normativa institucional.

Verificar la existencia de procedimientos o canales

de comunicación entre la Dirección General

académica; la Subdirección de Apoyo Académico y

la Subdirección de Recursos Humanos.

Verificar la congruencia de la plantilla de personal académico que maneja la Subdirección de Apoyo Académico con la plantilla de la Subdirección de Recursos Humanos con respecto al personal académico en activo.

6 AA-II AUDITORÍA A LA CARGA ACADÉMICA DEL PERSONAL DOCENTE. 2 13 12

Áreas:


Dirección de Investigación y Posgrado

Dirección de Difusión Cultural y Servicio Universitario.

Subdirección de Apoyo Académico.

Direcciones de Departamento de Enseñanza, Investigación y Servicio, Divisiones de Ciencias, unidades y centros regionales.

Identificar la normatividad que regula la carga académica de los profesores investigadores al servicio de la UACh.

Identificar el número de horas clase semana frente a grupo del personal académico en los diferentes DEIS, divisiones y centros regionales.

Identificar el número de proyectos de investigación internos y externos en los que participa el personal académico como coordinadores o colaboradores y que están adscrito en los diferentes DEIS, divisiones

27

NÚMERO PROGRESIVO

DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRAMA




TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN DE

INICIO DE

TERMINO

Justificación o Criterio: Con base al documento presentado por la Subdirección de Apoyo Académico, sobre la existencia de profesores que presuntamente no cuentan con asignación de carga académica, se establece la necesidad de realizar está auditoría; así como dar seguimiento a la información presentada por la Subdirección de Apoyo Académico en la reunión de la Comisión de la Contraloría del H. Consejo Universitario el dia 2 de febrero de 2012.

y centros regionales,

Identificar al personal académico que participa en proyectos de servicio señalando los tipos de éste, tanto externo como en los diferentes DEIS, divisiones y centros regionales.

Identificar al personal académico con actividades enfocadas a difusión de la cultura.

Identificar las actividades adjetivas del personal académico.

Determinar la carga académica del personal académico de la UACh (DEIS, divisiones unidades y centros regionales).

Identificar actividades inherentes a la función académica

Constatar si los mecanismos de control de cumplimiento de actividades son aplicados de manera general, efectiva, consistente, veraz y mediante mecanismos de evidencia transparente.

7 AA-II SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE LA AUDITORÍA AL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL (ASF).

2 50 47

Áreas:


Dirección General de Investigación y Posgrado.

Direcciones de Departamento de Enseñanza, Investigación y Servicio, Divisiones de Ciencias y Centros Regionales.

Justificación o Criterio: Es prescindible implementar las acciones de mejora señaladas el informe emitido por la Auditoría Superior de la Federación y revisar el nivel o grado de cumplimiento de las sugerencias preventivas y correctivas formuladas en cada una de las observaciones determinadas para cada una de las

Verificar documental y físicamente la atención dada a las sugerencias de cada una de las observaciones determinadas por la Auditoría Superior de la Federación.

28

NÚMERO PROGRESIVO

DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRAMA




TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN DE

INICIO DE

TERMINO

dependencias de la Universidad; lo anterior con la finalidad de aprovechar al máximo los resultados y obtener los beneficios potenciales vertidos en el informe emitido por la Auditoría Superior de la Federación.

8 AA-II SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS ACREDITADOS DE LICENCIATURA. 40 50 11

Áreas:

Unidad Regional Universitaria Sur Sureste. Justificación o Criterio: La necesidad de determinar el grado de cumplimiento de los compromisos contraídos, producto de acreditación, en los términos de las observaciones y programas de mejora continua, considerando la prioridad con base a la antigüedad de la acreditación y continuar mejorando y mantener la acreditación en las licenciatura institucionales de la UACh, hace necesario la ejecución de esta auditoría específica en la Unidad Regional Universitaria Sur Sureste.

Verificar el grado de cumplimiento en el seguimiento de compromisos de los programas de licenciatura acreditados, de acuerdo al marco de referencia de Consejo para la Acreditación de la Educación Superior.

29

NÚMERO PROGRESIVO

DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRAMA




TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN DE

INICIO DE

TERMINO

9 AI SEGUIMIENTO ACADÉMICO DE LOS ALUMNOS SELECCIONADOS CON BASE EN LOS CRITERIOS DE INGRESO EN LA SELECCIÓN Y ADMISIÓN DE ALUMNOS.

15 39 24

Áreas:


Subdirección de Administración Escolar.

Departamento de servicios Escolares.

Departamento de Admisión, Promoción y Becas.

Justificación o Criterio:

Considerando los resultados obtenidos de la revisión Seguimiento académico de los alumnos seleccionados con base en los criterios de ingreso en la selección y admisión de alumnos, la Contraloría General Interna considera conveniente continuar con la identificación y determinación del comportamiento histórico en cuanto a calificaciones a partir del ingreso, permanencia, suspensión o termino de actividades académicas de los alumnos que ingresaron en 2008, continuando con el 2° sem enero a jun 2012 ciclo escolar 2011-2012 y 1er. sem. jul dic 2012 ciclo escolar 2012-2013.

Asimismo realizar Seguimiento académico de los alumnos seleccionados con base en los criterios de ingreso en la selección y admisión de alumnos, para el ingreso 2012.

Determinar el comportamiento histórico en cuanto a calificaciones a partir del ingreso, permanencia, suspensión o termino de actividades académicas de los alumnos que ingresaron en 2008, en el 2° sem enero a jun 2012 ciclo escolar 2011-2012 y 1er. sem. jul dic 2012 ciclo escolar 2012-2013

Determinar el comportamiento histórico en cuanto a calificaciones a partir del ingreso, permanencia, suspensión o termino de actividades académicas de los alumnos que ingresaron en 2012, clasificándolos por criterio de selección:

o Media nacional y regional. o Entidad Federativa. o Etnia indígena. o Municipio pobre o Escuela agropecuaria o forestal o TV secundaria o TV bachillerato. o Ingreso regional. o Calificación.

11 AA-III SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE REVISIONES ANTERIORES 2 13 12

Áreas:

Verificar documental y físicamente la atención dada

30

NÚMERO PROGRESIVO

DE REVISIÓN

CLAVE DEL PROGRAMA




TOTAL SEMANAS

DE REVISIÓN DE

INICIO DE

TERMINO


Subdirección de Administración Escolar

Subdirección de Apoyo Académico.

DEIS y divisiones de ciencias. Justificación o Criterio: Es importante evaluar y determinar el nivel o grado de cumplimiento de las sugerencias formuladas, en cada una de las observaciones y hallazgos determinados en las auditorías realizadas en las diferentes instancias de esta institución.

a las sugerencias de cada una de las observaciones y hallazgos determinadas en auditorías y de las cuales a la fecha aún no se han solventado.

12 SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE REVISIONES ANTERIORES. 27 39 13

Idem.

Idem.

31

IV PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES PREVENTIVAS 2013

32

a. PROGRAMA ANUAL DE ARQUEOS 2013

No. U.B.P.P. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC

1 ADMTVA DE ECONOMÍA “DICEA”. X

2 ADMTVA IMPRENTA UNIVERSITARIA.

X

3 ADMTVA CONTRALORÍA.

X

4 ADMTVA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMIS.

X

5 ADMTVA SUBDIRECC. SERV. GENERAL

X

6 ADMTVA SUBDIRECC. RECURSOS HUM. X

7 ADMTVA DEPTO DE FITOTECNIA.

X

8 ADMTVA DEPTO DE CAMPO UNIVERSITARIO.

X

9 ADMTVA DE RECTORÍA

X

10 ADMTVA DEPTO DE ING. AGROINDUSTRIAL.

X

11 ADMTVA DIRECC. GENERAL ACADÉMICA

X

12 ADMTVA DEPTO DE IRRIGACIÓN.

X

13 ADMTVA DEPTO DE AGROECOLOGIA.

X

14 ADMTVA DEPTO DE PARASITOLOGÍA.

X

15 ADMTVA DEPTO DE PREPA RATORIA AGRÍCOLA.

X

16 ADMTVA SUBDIRECC. DE APOYO ACADÉMICO.

X

33

PROGRAMA ANUAL DE ARQUEOS 2013

No. U.B.P.P. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC.

17 ADMTVA DEPTO DE EDUCACIÓN FÍSICA.

X

18 ADMTVA DE BOSQUE “DICIFO”

X

19 ADMTVA DEPTO DE ZOOTECNIA.

X

20 ADMTVA SOCIOLOGÍA RURAL .

X

21 ADMTVA ESTUDIOS DE POSGRADO.

X

22 ADMTVA PATRONATO UNIVERSITARIO. X

23 ADMTVA DEPTO DE SUELOS.

24 ADMTVA CIESTAAM.

X

25 ADMTVA DIRECC. DIFUSIÓN CULTURAL.

X

26 ADMTVA DEPTO DE ING. MECÁNICA AGRÍCOLA.

X

27 ADMTVA LIBRERÍA UNIVERSITARIA. X

28 UNIDAD GESTORA DE SERV. TECNOLÓGICOS.

X

29 ADMTVA CENTRO REGIONAL ANAHUAC. X

30 ADMTVA VEHÍCULOS OFICIALES

X

31 ADMTVA SUBDIR. REC. MAT.

X

34

PROGRAMA ANUAL DE ARQUEOS 2013

No.

U.B.P.P.

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGOS

SEP

OCT

NOV

DIC

32 ADMTVA SUBDIRECC. SERV. ASISTENCIALES

X

33 ADMTVA COMEDOR CENTRAL

X

34 ADMTVA COMEDOR CAMPESTRE. X

35 ADMTVA DEPTO DE INTERNADO. X

36 ADMTVA CENTRO DESARROLLO INFANTIL.

X

37 ADMTVA SERVICIO MÉDICO.

X

38 ADMTVA DEL CENTRO DE EDUCACION CONTINUA (CEC).

X

39 ADMTVA SUBDIRECC. GRAL DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO

X

40 AREA ADMINISTRATIVA UPOM.

X

41 ADMTVA GRANJA EXPERIMENTAL.

X

42 ADMTVA MANTENIMIENTO SERVICIOS GENERALES.

X

43 ADMTVA DE UNIDAD HABITACIONAL.

X

4 4 ADMINISTRATIVA DE CENTROS REGIONALES

X

TOTAL 5 5 5 6 3 6 6 6 2

35

b. PROGRAMA ANUAL DE INTERVENTORÍAS 2013

INTERVENTORIA DE ADQUISICIONES

Objetivo particular: Verificar y supervisar que la adjudicación de pedidos y contratos de adquisiciones de bienes, arrendamientos y servicios se realice con apego a los procedimientos, lineamientos y normas en vigor internas y externas aplicables.

DIAGNÓSTICO PREVIO PROCEDIMIENTO No. de

Auditores Es obligación de los funcionarios y personal involucrado en la realización de las operaciones de adquisición de bienes, arrendamientos y servicios a través de la Subdirección de Recursos Materiales (Departamento de Compras) apegarse a la normatividad interna contenida en el Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la U.A.Ch. y disposiciones de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicio, para ello esta Interventoria se encargara de vigilar que lo establecido en la normatividad y Ley se cumpla adecuadamente, sin embargo se ha observado que aún persiste la falta de coordinación entre los involucrados en el proceso de la adjudicación de pedidos o contratos, resultado del cumplimiento inoportuno de los requisitos y características de los bienes o servicios solicitados por las áreas usuarias, así como insuficiencia de recursos asignados en cada requisición o IDE presupuestado, lo que conlleva en la pérdida de tiempo en los procesos y ejercicio extemporáneo del recursos asignado.

Reuniones de Comité y Subcomité de Adquisiciones y Obra Pública. 1

Intervención en proceso de licitación pública e Intervención en el proceso de adjudicación de pedidos o contratos cuando se invita al menos tres personas, así como en adjudicaciones directas.

1

Cerciorarse de que proveedores en activo hayan cumplido con los requisitos establecidos por la Subdirección de Recursos Materiales y la Ley de Adquisiciones arrendamientos y servicios.

1

Verificación ocasional los domicilios fiscales de proveedores con el propósito de corroborar que los datos de sus documentos son los correctos.

1

Atender según el caso situaciones por contingencia. 1

INTERVENTORIA EN OBRA PUBLICA

Objetivo particular: Verificar y supervisar que la adjudicación de contratos de las obras públicas se realicen con apego a los procedimientos, lineamientos y normas en vigor internas y externas aplicables. Verificar y dar seguimiento a los avances físicos y financieros de las obras que se realizan.


Auditores Es obligación de los funcionarios y personal involucrado en proceso de adjudicación de contratos a través de la Subdirección de Recursos Materiales apegarse a la normatividad interna y disposiciones de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con las mismas y su reglamento, para ello esta Interventoría se encarga de vigilar que lo establecido en la normatividad y Ley se cumpla

Reunión de Comité y Subcomité de Adquisiciones y Obra Pública 1

Intervención en los procesos de adjudicación de contratos para la realización de obras, ya sea mediante Licitación Pública Nacional o invitación a tres personas.

1

Verificar y dar seguimiento a la ejecución y control de las obras hasta su 1

36

INTERVENTORIA EN OBRA PUBLICA

correctamente. conclusión física y administrativa.

Verificación ocasional los domicilios fiscales de contratistas con el propósito de corroborar que los datos de sus documentos son los correctos.

1

Verificar los avances físicos y financieros de las obras públicas. 1

Verificar la afectación presupuestal de los pasivos creados para la realización de las obras públicas.

1

INTERVENTORIA DE RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO PARTICULAR: Supervisar y vigilar algunas de las actividades que se realizan en la Subdirección de Recursos Humanos, cerciorándose de que cumplan con los procedimientos y normas a que se encuentren sujetos.


Auditores Los procedimientos a cargo de la Subdirección de Recursos Rumanos son suficientes para control del ejercicio presupuestal Capitulo 1000 (remuneraciones al personal), esta condición hace prioritaria la atención a este rubro por la cantidad de recursos económicos y por el riesgo de su manejo, así mismo de esta situación se desprende una actividad y dinámica administrativa que debe ejecutarse con sumo cuidado para evitar errores, que vayan en detrimento de la aplicación correcta del gasto de acuerdo a la normatividad. Por tales razones, este rubro es revisado por una auditoría de flujo de conversión que se practica invariablemente cada año, por lo que se refuerza la necesidad de la interventoria permanente.

Verificar que el presupuesto asignado para el pago de remuneración al personal, se encuentre debidamente autorizado por la autoridad competente y sea acorde al número de plazas autorizadas por la S.H.C.P.

1

Verificar que el proceso de contratación, promoción, otorgamiento de permisos, de horarios discontinuos y de compensaciones al personal de la Institución, se lleven a cabo conforme a los procedimientos, políticas, disposiciones y normatividad aplicable en cada caso.

1

Verificar que la información relacionada con los impuestos retenidos por remuneraciones al personal (subsidio y Recursos Propios) se concentre en el departamento de nomina de la Subdirección de Recursos Humanos para su entero a la S.H.C.P. en tiempo y forma.

1

Verificar las aportaciones y cuotas de ISSSTE, FOVISSSTE, S.A.R., seguro de gastos médicos mayores y seguro de automóviles se realicen en tiempo y forma.

1

Verificar que las actividades del área de prótesis se realicen de acuerdo a procedimientos y reglamentación vigente aplicable.

1

37

INTERVENTORIA DE RECURSOS HUMANOS

Vigilar que se lleve a cabo el orden de los préstamos proporcionados por

el ISSSTE y otorgados al personal administrativo no sindicalizado y de confianza.

1

Verificar que el personal comisionado a formar parte de las comisiones mixtas integradas dentro de la Institución, actúen conforme a los procedimientos y reglamentos aplicables al caso.

1

Vigilar que se apliquen los descuentos correspondientes por inasistencias, retardos, etc.

1

Vigilar que se elabore correctamente el cálculo de las liquidaciones al personal, integrando los conceptos correspondientes a cada situación.

1

INTERVENTORIA DE CONTROL PRESUPUESTAL Y TESORERÍA

OBJETIVO PARTICULAR: Verificar que el ejercicio del presupuesto se efectúe debidamente, considerando en su caso criterios de economía y la atención de aspectos prioritarios de la Institución, así como su apego a programas, políticas, leyes, reglamentos, normas y procedimientos internos y externos.

DIAGNÓSTICO PREVIO

PROCEDIMIENTO

No. de

Auditores El Departamento de Control Presupuestal presenta ante la Contraloría General casos en el incumplimiento de la disposición normativa para su conocimiento y acciones conducentes en el ámbito de su competencia. Por otra parte en relación a las ministraciones transferidas a la U. A.Ch. a través de la Tesorería, específicamente en el Departamento de Ingresos, se realiza la verificación del registro en tiempo y forma de los recursos recibidos por la TESOFE, en cumplimiento a la calendarización de los recursos ministrados.

Verificar la aplicación correcta del Instructivo de Normas y Procedimientos sobre el Ejercicio del Presupuesto; así como de medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal vigentes.

1

Coadyuvar en irregularidades de incumplimiento a las disposiciones normativas, en el trámite de recuperación o comprobación del gasto a través de las requisiciones de fondos a Tesorería (RFT).

1

Verificar que el ejercicio de presupuesto se apegue a programas, políticas, leyes, reglamentos, normas y procedimientos internos y externos.

1

Verificación en su caso del cumplimiento de plazos y presentación de información de solicitud presupuestal en el sistema integral de información.

1

Dar seguimiento estricto al calendario establecido por el Departamento de Ingresos de la Tesorería para la ministración de recursos presupuestales en tiempo y forma por la Tesorería de la Federación.

1

38

INTERVENTORIA DE ALIMENTACIÓN DE PERSONAS

OBJETIVO PARTICULAR: Vigilar el cumplimiento de la normatividad institucional así como los principios de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal promoviendo la actualización de los manuales y reglamentos internos que sirvan para un adecuado manejo de los recursos asignados, así como la verificación e inspección de la adquisición de bienes de consumo.


Auditores Por ser una de las asignaciones más importantes de recursos financieros y de alto riesgo, se requiere una vigilancia estrecha que evite en lo posible las anomalías en la adjudicación y requerimiento de pedidos a proveedores, la búsqueda de precio y de calidad y del cumplimiento oportuno en el suministro de productos de consumo diario para la preparación de los alimentos, así como la supervisión al cumplimiento de la normatividad interna desde el requerimiento hasta el surtido de los productos.

Participar en reuniones del subcomité de adquisiciones en alimentación.

1

Visitar a la Central de Abastos para la solicitud de cotización, verificar el domicilio fiscal de proveedores y precios de los productos.

1

Visitar los comedores para verificaciones de pedidos y pesos de los productos que ahí se entregan además de la calidad de los mismos.

1

Asistir a la oficina de control documental de la subdirección de Servicios Asistenciales para verificar precios de los productos recibidos de acuerdo a los cuadros comparativos y asignaciones de pedidos al más bajo precio.

1

Verificar el inventario de materia prima de los comedores al final de cada semestre escolar., y el monitoreo constante del comportamiento del gasto del proyecto 210.

1

Visitar periódicamente las instalaciones de los proveedores de productos elaborados (panaderías, tlacoyos, sopes, repostería, etc.) para verificar las condiciones de preparación.

1

INTERVENTORIA DE DEUDORES DIVERSOS

OBJETIVO PARTICULAR: Ejecución y actualización del programa para la intervención y recuperación de adeudos, estableciendo mecanismos preventivos para evitar la acumulación de saldos por conceptos de Subsidio, Fondo Revolvente y Recursos propios, organizando y coordinando acciones para su recuperación.


Auditores Se observa la acumulación de adeudos por concepto de Subsidio, Fondo Revolvente y Recursos Propios que datan del ejercicio 1985, cuya recuperación o comprobación ha representado problemas, toda vez que afecta la disponibilidad presupuestal de la institución, además de que en algunos casos los adeudos han prescrito el deudor ha fallecido o bien se ha separado de la Institución lo que impiden su recuperación. Por otra parte, la Contaduría Mayor de Hacienda observa esta situación y requiere su solventación.

Actualización de programa de recuperación de adeudos.

1

Actualización de saldos de deudores específicos para organizar y coordinar acciones

1

Citar a los deudores con el orden establecido por los integrantes del programa y elaborar minutas de trabajo donde se además de refrendar el reconocimiento del adeudo, se plasmen las acciones para la recuperación de saldos.

1

39

INTERVENTORIA DE DEUDORES DIVERSOS

OBJETIVO PARTICULAR: Ejecución y actualización del programa para la intervención y recuperación de adeudos, estableciendo mecanismos preventivos para evitar la acumulación de saldos por conceptos de Subsidio, Fondo Revolvente y Recursos propios, organizando y coordinando acciones para su recuperación.


Auditores

Enviar circularizaciones, recordatorios y comunicados de plazo para reintegro o comprobación de saldos pendientes.

1

Requerir cuando el caso lo amerita, a los deudores internos de los deudores principales.

1

Mantener actualizados los saldos de los deudores. 1

Seguimiento a las minutas de trabajo. 1

INTERVENTORIA DE BAJAS Y DESALOJOS

DIAGNOSTICO PREVIO PROCEDIMIENTO No. de

Auditores

En virtud de que uno de los principales objetivos del Control Interno es la salvaguarda de los bienes, es deber del auditor participar en las bajas y desalojos, donaciones, avalúos y ventas de bienes vigilando el apego a los procedimientos internos y en otros casos a la ley de bienes nacionales buscando evitar la posibilidad de desvíos de bienes o bien la posibilidad de acuerdos irregulares con alguna persona o casa comercial que compra bienes y materiales obsoletos o de desecho. Así como determinar las disposiciones aplicables al archivo contable gubernamental, observando la norma general de información financiera gubernamental. En los dos últimos años, se han estado aplicando programas emergentes de bajas y desalojos, mismos que han ocupado una parte altamente representativa de la jornada del auditor, por lo que se prevé que estos procedimientos dan continuidad para el ejercicio 2010, por lo que se programa esta actividad a realizar en forma conjunta con personal del área de bienes patrimoniales.

Vigilar y supervisar en cada participación, que la baja y desalojo de

bienes muebles y materiales y/o productos, en realidad presente características de inutilidad por el uso, aprovechamiento o estado de conservación, porque su servicio resulte inconveniente por los altos costos de mantenimiento y conservación se realice en apego a los procedimientos establecidos, disposiciones y normatividad aplicable según el caso que anteceda.

Atender las solicitudes de baja de archivos documentales en las

diferentes áreas que forman parte de la Institución. Dar seguimiento a los acuerdos de las actas administrativas que

sean elaboradas en torno a las bajas del archivo contable gubernamental, elaborando los reportes correspondientes.

1

1

40

PROGRAMA ANUAL DE INTERVENTORÍAS 2013

INTERVENTORIA AL PROCESO DE SELECCIÓN Y ADMISIÓN 2013

OBJETIVO PARTICULAR: Verificar y supervisar que las funciones y actividades realizadas durante las etapas de selección de reactivos para el examen de admisión;

Impresión del examen; empacado; apertura de paquetes del examen de admisión y calificación de hojas de respuesta del Proceso de Admisión y

Selección 2013, se realice con apego al Reglamento del Proceso de Admisión por Concurso a los Niveles Medio Superior y Superior de la

Universidad Autónoma Chapingo a los procedimientos, lineamientos y normas en vigor internas y externas aplicables, con la finalidad de

garantizar la probidad institucional.


Auditores

Es obligación de los funcionarios y personal involucrado la realización de las

actividades generadas durante el proceso de admisión a través de la Subdirección

de de Administración Escolar, específicamente el Departamento de Admisión,

Promoción y Becas apegarse a la normatividad interna contenida en el

Reglamento del Proceso de Admisión por Concurso a los Niveles Medio Superior y

Superior de la Universidad Autónoma Chapingo y la Programación de Actividades

durante el proceso de admisión; para ello esta Interventoría se encargará de vigilar

que lo establecido en la normatividad interna se cumpla adecuadamente, sin

embargo se ha observado que aún persiste la falta de coordinación entre los

involucrados en el proceso de admisión; acciones de mejora como resultado de

procesos anteriores.

Verificar que el proceso de selección de reactivos para el examen de admisión

cumpla con la normatividad interna.

1

Supervisar el proceso de impresión de los cuadernillos del examen de

admisión de los niveles preparatoria y propedéutico.

Verificar los procesos de empacado y apertura de paquetes de cuadernillos y

materiales para el proceso de aplicación del examen de admisión; según la

programación de actividades.

Cerciorarse de que los funcionarios y personal involucrado en el proceso de

admisión, hayan cumplido con la normatividad interna.

Corroborar ocasionalmente que la documentación emanada del proceso de

admisión sea requisitada correctamente.

41

INTERVENTORIA AL PROCESO DE SELECCIÓN Y ADMISIÓN 2013

Supervisar durante la calificación de hojas de respuesta la correcta aplicación

de los criterios de selección. 1

c. OTRAS ACTIVIDADES

ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN.- Esta actividad no puede ser sujeta de programación en virtud de obedecer a solicitudes particulares ante los

términos e inicios de comisión de mandos medios y superiores de la Institución, no obstante debe estar contemplada en este programa toda vez que

ocupa el 100% de horas hombre de la totalidad del personal del área de actividades preventivas ( 5 personas), llegando a ocupar más personal del

.área de revisiones cuando hay un cambio masivo de funcionarios.

ACTAS ADMINISTRATIVAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN.- Al igual que el rubro anterior, pero estas aplicadas a responsables de recursos materiales o

económicos que no tienen la categoría de mando medio o superior, de igual forma, obedece a solicitudes y las cantidades de cambios en un ejercicio.

SEGUIMIENTO DE ACTAS.- A efecto de lograr la continuidad de la gestión, los auditores de ésta área hacen un seguimiento sistemático a las

aclaraciones que quedan pendientes al término de la gestión; esto es: solventar adeudos, aclara las diferencias resultantes en los comparativos de

origen y aplicación de recursos al corte en registros contra los reales, cierre y apertura de cuentas bancarias, comprobaciones y reintegros en proceso,

entrega de bienes de activo fijo y respectivo cambio de firma de resguardos, presentación de declaración patrimonial de conclusión y de inicio, entre

otros. Esta actividad se asume de manera sistemática por el auditor que estuvo a cargo del acta de entrega-recepción y cuando el proceso de

aclaraciones se prolonga (a más de tres meses), se traslada a cargo de un solo auditor para optimizar las horas hombre usadas.

INTERVENCIÓN EN EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DE LOS INVENTARIOS.- Esta actividad se realiza al término del primer semestre y al final del año,

es aplicada a los Almacenes de la U.A.Ch. como son: Comedor Central, Comedor Campestre, Internado, Unidad Médica, Almacenes de Vestuario,

42

Refacciones, Papelería y útiles de oficina, Materiales y útiles de limpieza, para estos efectos se requiere de la participación de cuatro auditores por el

lapso de cinco días aproximadamente en actividad de campo y otros cinco días de actividad de gabinete.

ACTUAR COMO VISORES EN APERTURA DE OFICINAS EN PROCESOS DE ABANDONO, TÉRMINO DE COMISIÓN NO ACEPTADO O

PROBLEMÁTICA LABORAL.- Esta actividad se presenta de manera ocasional, por lo que no es sujeta de programación y se comisiona un auditor de

esta área cuando es requerido por el Departamento Jurídico.

43

V. AVANCE DE METAS DEL PLAN GENERAL DE TRABAJO

El presente programa, supeditado al Plan de trabajo de la presente gestión a cargo del Ing. Juan de Dios Reyes Chávez, integra dentro de las

actividades que por la naturaleza de sus dependencias internas están rutinariamente establecidas, las expectativas de dicho plan junto con los objetivo,

metas, actividades y estrategias, de tal forma que los siguientes objetivos con sus metas ya han sido contempladas en las secciones I, II Y III de este

programa:

1er. OBJETIVO ESTRATÉGICO.- Relativo a las auditorias administrativo-financieras al que se incorporan auditorias de evaluación al

desempeño y evaluaciones al desempeño del Órgano interno de Control.

2o. OBJETIVO ESTRATÉGICO.- Relativo a las auditorias administrativo-académicas

3er. OBJETIVO ESTRATÉGICO.- Relativo al seguimiento de las auditorias administrativas y académicas, en el que se incorpora una

reestructuración de la metodología del seguimiento a efecto de hacerlo ágil.

4º. OBJETIVO ESTRATÉGICO.- Relativo a las Interventorías de las que ya se detalló su programación.

5º OBJETIVO ESTRATÉGICO.- Relativo a Continuidad de la Gestión Universitaria mantenida mediante la elaboración de actas de

entrega-recepción, arqueos, inventarios físicos y seguimientos a la actividad de los funcionarios.

6º OBJETIVO ESTRATÉGICO.- Relativo a la Cultura de la transparencia y rendición de cuentas, en la que se programa convocar 12

sesiones de Comité de Información para la transparencia, promover la revisión del marco normativo

institucional para que sea coherente en sí mismo de manera interna y a su vez de manera externa

con las disposiciones federales a las que esté sujeta y promover en materia de clasificación de

documentos para la identificación de origen de la información pública y la información confidencial y

reservada, en un entorno de organización archivística que reconstituya los archivos administrativos,

44

históricos y patrimoniales, además de las actividades para la promoción y difusión de la transparencia

entre profesores, funcionarios y estudiantes.

a. METAS PARA EL 2013

Un PACA Administrativo-financiero con:, 4 auditorías de seguimiento, 10 auditorías específicas y 1 auditoria de evaluación al desempeño.

Un PACA Administrativo-académico con: 2 Auditorías al desempeño, 3 auditorías específicas, 3 auditorías de seguimiento y 1 interventoria al

proceso de admisión 2012.

Solventar el 50% de las observaciones pendientes de los PACA`s 2012 y anteriores

Tener diseñado el nuevo mecanismo de seguimiento para auditorias en tiempo real

Dejar en ceros al cierre del ejercicio los saldos de los adeudos que se categorizan con imposibilidad práctica de cobro constituidos por deudores

fallecidos o no localizables, incosteables, los que cuentan con documentación comprobatoria.

Seguimiento a la propuesta de actualización del Reglamento Interno de la Contraloría

Tener aprobado y registrado el Manual de organización de la Contraloría.

45

VI OTRAS PREVISIONES

a. ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL DEL DEPTO. DE AUDITORÍA INTERNA

Personal Núm.

Empleados Total de semanas/hombre

AUDITORIAS Auditorías

15

Invest. Especiales

5

Interventorías

6 Total de semanas

Jefatura 1 16 14 16 46

Auditores 10 330 20 110 460

Supervisión 1 46 0 0 46

Totales 12 392 34 126 552

Personal Actividades preventivas

Supervisión

No. Empleados

Total de semanas

Actas entrega-recepción

Arqueos Inventarios

Otras actividades

Seguimientos Total en

Días

Actas Arqueos

Jefatura* 1 20 9 2 10 5 46

Auditores 3 60 27 6 30 15 138

Supervisión 1 20 9 2 10 5 46

Totales 4 177 68 20 11 6 184 52 semanas al año menos 6 semanas de vacaciones y quinquenio = 46 semanas efectivas 16 empleados profesionales x 46 semanas efectivas = 736 semanas – hombre Se prevéen 2 auditores por cada auditoria *El total de semanas-hombre para la jefatura ya esta considerada en el área de revisiones.

46

b. ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA ACADÉMICA.

Personal de Auditoría Académica requeridos para ejecutar el PACA 2013.

ACTIVIDAD NÚM. DE

AUDITORES PERIODO DE EJECUCIÓN

AUDITORES REQUERIDOS

Seguimiento de programas acreditados de licenciatura Departamento de Ingeniería Agroindustrial.

2 ENERO-MARZO 2

Reprogramación: Auditoría a la carga académica del personal docente.

Seguimiento a observaciones de la Auditoría al Desempeño Institucional (ASF).

Seguimiento de observaciones de auditorías anteriores

Seguimiento al aprovechamiento académico de los alumnos del Programa Propedéutico.

4 ABRIL-SEPTIEMBRE 2

Desempeño de la función. Departamento de Agroecología.

Reprogramación: Revisión a la plantilla del personal académico de la UACh.

Seguimiento académico a los alumnos seleccionados con base en los criterios de ingreso en la selección y admisión de alumnos.

Desempeño de la función. Departamento de Preparatoria Agrícola. 1 JULIO-SEPTIEMBRE 0

Seguimiento de programas acreditados de licenciatura en URUSSE

2 OCTUBRE-DICIEMBRE 1

Seguimiento de observaciones de auditorías anteriores

47

Requerimientos de personal por mes

MES REQUERIDOS DISPOPNIBLES CONTRATACIONES

ENERO 2 2 0

FEBRERO 2 2 0

MARZO 2 2 0

ABRIL 4 2 2

MAYO 4 2 3

JUNIO 4 2 3

JULIO 4 2 3

AGOSTO 4 2 3

SEPTIEMBRE 4 2 3

OCTUBRE 3 2 1

NOVIEMBRE 3 2 1

DICIEMBRE 3 2 1

NOTAS:

o Cada auditoría es realizada por dos auditores.

o Para el periodo abril-septiembre para dar cumplimiento a la presente programación de actividades se requiere la contratación de 4

personas con los siguientes perfiles:

1 Con conocimientos en estadística y análisis de datos

1 Licenciados en Administración de Empresas

1 Lic. en Pedagogía

48

c) CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA PACA 2013

La selección de los rubros o dependencias universitarias a auditar, se llevó a cabo con base en las necesidades de realizar las modificaciones a las estructuras de control interno y los registros contables, a efecto de dar cumplimiento a la ley de Contabilidad Gubernamental y la armonización contable. Además el entorno de la reciente planeación estratégica mediante la matriz de marco lógico y el Plan de desarrollo Institucional, exigen de la evaluación de los controles existentes y la obtención de un diagnóstico que permita prever las modificaciones y actualizaciones necesarias. En este orden, por esta ocasión no se realizó la evaluación de riesgos como punto de partida en los criterios de selección, toda vez que es evidente la necesidad de los cambios estructurales de los procesos administrativos que faciliten y coadyuven con el logro de los objetivos de la Contraloría General interna, que desde luego son contributivos de los objetivos Institucionales. No obstante esta modalidad en la previsión de rubros a revisar, siguen latentes la salvaguarda de la independencia, la imparcialidad y la transparencia de posición de las instancias que conforman la Contraloría General Interna, asimismo se procedió en el marco de las normas de auditoría gubernamental y en apego a la metodología que estas disponen.

Dada las innovaciones que contiene el presente programa se consideraron las obligaciones establecidas en la nueva Ley de Contabilidad Gubernamental,

PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍA...

Documents

Transcript of PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORÍA...