PROGRAMA CINCO “S”. ¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? Son las iniciales de cinco palabras de origen...
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PROGRAMA CINCO “S”
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
Son las iniciales de cinco palabras de origen japonés que proponen una metodología para garantizar el orden, la limpieza y la disciplina en el área de trabajo.
OBJETIVOS•Aumentar la productividad a través de
la creación de un mejor lugar de trabajo
•Mejorar la manera de trabajar creando un cambio de actitud en las personas
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
SEIRI - CLASIFICAR
SEISO - ASEO
SEITON - ORDEN
SEIKETSU - NORMALIZACIÓN
SHITSUKE - DISCIPLINA
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
SEIRI – CLASIFICARConsiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios eliminando éstos últimos
SEITON – ORDENConsiste en establecer el modo en que deben ubicarse los materiales necesarios de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
SEISO– ASEOConsiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de limpieza
SEIKETSU – NORMALIZACIÓNConsiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
SHITSUKE – DISCIPLINAConsiste en construir autodisciplina y formar él hábito de las 5´s mediante el establecimiento de estándares y seguir los procedimientos en el lugar de trabajo
El proceso de 5S, es un programa estructurado para lograr una organización sistemática, limpieza y normalización en el lugar de trabajo.
FINALIDAD DE CINCO “S”
Un lugar de trabajo bien organizado se traduce en más seguridad, más eficiencia y más productividad en la operación. Se aumenta la moral de los trabajadores, la promoción de un sentido de orgullo en su trabajo y la propiedad de sus responsabilidades.
•Una mayor satisfacción de las personas•Menos accidentes•Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles•Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido•Disminución de los desperdicios generados•Una mayor satisfacción de nuestros clientes
BENEFICIOS DE CINCO “S”
SEIRICLASIFICAR
•Separar lo que utiliza de lo que no utiliza•Conservar lo indispensable para el desarrollo
del trabajo•Realizar un inventario de lo necesario para
su trabajo•Encontrar alternativas de almacenamiento •Eliminar lo que no usa
CLASIFICAR
CLASIFICAR Objetos necesarios
Objetos dañados
Objetos obsoletos
Objetos de más
Organícelos
Reparar¿Son útiles?
Separarlos
Eliminar ¿Son útiles para alguien más?
Donar
Transferir
Vender
•Más espacio•Mejor control de inventario•Eliminación del despilfarro•Menos accidentalidad•Mayor concentración en la labor•Identificación rápida de los problemas
CLASIFICARBeneficios
SEITON – ORDEN
•Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar•Establecer lugar, códigos, colores y nombres para cada clase o categoría de artículos•Asignar donde guardar las cosas teniendo en cuenta la frecuencia de uso•Establecer criterios de máxima capacidad de almacenaje, altura y tiempo de archivo
ORDENAR
ORDENAR
Archivo, materiales, mobiliario, equipo,
papeles, herramientas, etc.
A cada momento
Varias veces al
día
Varias veces por la semana
Varias veces al mes
Algunas veces al
año
Es posible que se use
Colocar junto a la persona
Colocar cerca de la
persona
Colocar cerca al área de trabajo
Colocar en áreas comunes
Colocar en bodega o archivo
Colocar en área de archivo inactivo
•Encontrar con mayor facilidad documentos u objetos de trabajo•Disminuir tiempos y movimientos•Devolver los documentos o cosas a su lugar•Se identifica la ausencia de documentos u objetos•Da una mejor apariencia
ORDENARBeneficios
SEISO – ASEO
•Mantener el lugar de trabajo libre de tierra, polvo, motas, barro, etc.•Adoptar la limpieza como una forma de inspección, corrigiendo las condiciones sub-estándar•Integrar la limpieza dentro de las tareas diarias•Eliminar los focos de suciedad•Recoger y retirarlo que estorba o se encuentra dañado
ASEO
ASEO
•Planificar el mantenimiento de la limpieza
•Elaborar manual de limpieza donde se especifique como usar los elementos de limpieza
•Ubicar los elementos de limpieza en un lugar fácil y asequible frente a un evento de suciedad
•Actuar inmediatamente frente a un evento de suciedad
•Limpiar los equipos, armarios, cajones, superficies de trabajo, herramientas, etc.
•Aumenta la vida útil de los objetos•Menos probabilidad de contraer enfermedades•Menos probabilidad de ocurrencia de accidentes•Mejor aspecto e imagen •Evita deterioro del medio ambiente
ASEOBeneficios
SEIKETSU NORMALIZACIÓN
•Mantener las prácticas de las 3 “S” anteriores•Compartir la información a varias personas•Estandarizar las 3 “S” para detectar desviaciones •Definir las normas por las que el personal debe mantener las medidas de las 3 “S”•Crear el hábito y compromiso para conservar en buenas condiciones el lugar de trabajo
NORMALIZACIÓN
NORMALIZACIÓN
•Asignar funciones y responsabilidad: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde? Hacerlo, para mantener las 3 “S”
•Integrar las acciones Seiri – Seiton – Seiso: debe ser parte natural de la realización del trabajo
•Se guarda y mantiene el conocimiento aprendido•Se mejora el bienestar del personal•Se aprende más sobre la ejecución del trabajo•Se evita la ocurrencia de accidentes
NORMALIZACIÓNBeneficios
SHITSUKE – DISCIPLINA
•Seguir los buenos hábitos, entrenando y formando al personal continuamente•Realizar inspecciones periódicas en los lugares de trabajo para evidenciar problemas nuevos•Mantener el compromiso eliminando los malos hábitos y acrecentando los buenos •Respetando a los demás y haciendo respetar las normas establecidas
DISCIPLINA
DISCIPLINA
•Uso de ayudas visuales
•Recorrido a las áreas por parte de los directivos
•Publicación de fotos del “Antes” y del “Después”
•Boletines informativos o carteleras, uso de insignias
•Concursos de lemas
•Establecer rutinas diarias de aplicación
•Realizar evaluaciones periódicas, con grupos de verificación
•Mejora la eficacia y la eficiencia•Mejora la imagen de la compañía•Mejora el ambiente de trabajo•Facilita la gestión de los sistemas integrados
DISCIPLINABeneficios
PROGRAMA CINCO “S”¿Cómo Implementar
5”S”?
Dar pautas para entender, implantar y mantener un sistema de orden, limpieza y disciplina en POSITIVA Compañía de Seguros S.A., a partir de cual se puedan sentar las bases de la mejora continua y de unas mejores condiciones de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de toda la Compañía.
OBJETIVO
•Compromiso y participación del talento humano a todos los niveles: directivos hasta operativos
ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”
•Despertar el talento y el compromiso de los trabajadores
•Utilizar el sentido común, pensando que la Compañía es para la gente
ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”
•Dar la autonomía y las herramientas para realizar el cambio de hábitos
•Darle la importancia a cada una de las cinco “S” como a su integralidad
ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”
•Dar espacios de participación a los trabajadores para aprender y dar soluciones al problema
¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?1. Diagnóstico inicial de estado de los puestos y
áreas de trabajo
2. Conformación del equipo líder para la implementación y seguimiento del programa
3. Elaboración, revisión, ajuste y comunicación de la metodología para la implementación y control de las 5 “s”
4. Definición del área piloto, con base al diagnóstico establecido o prioridad de los procesos
5. Formación y entrenamiento al personal y líder del área
¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?
6. Definición de los principales problemas del área
7. Definición e implementación de soluciones por parte del equipo de trabajo del área
8. Realizar registro de estado de avance y acciones realizadas
9. Elaboración de informe y comunicación de resultados del área
10. Recopilar acciones aprendidas que puedan servir a otras áreas
¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?
11. Elaboración de estándares o procedimientos que permitan mantener las 5 “S” y replicarlas en las otras áreas
12. Selección de la nueva área a intervenir, repitiendo el ciclo desde el No. 6
13. Mantenimiento y seguimiento a las áreas intervenidas hasta establecer el hábito y la cultura, definiendo acciones de compensación y remuneración
PROGRAMA CINCO “S”Instructivo
DIAGNÓSTICO INICIAL
• Lea cuidadosamente la lista de chequeo, con el fin de asegurar que todas las fuentes de riesgo han sido contempladas
•Diligencie la lista de chequeo con el coordinador, supervisor, jefe o líder del área
•Establezca prioridades en relación con los problemas encontrados de acuerdo a la gravedad y costo de intervención
•Tome registro fotográfico o video para evidenciar posteriormente el antes y el después
DIAGNÓSTICO INICIAL• Defina los resultados por área o procesos aplicando el radar
META
RESULTADO Herramientas
Áreas Locativas
Materias Primas
Personas
Máquinas y equipos
Áreas sanitarias y de alimentación
Manejo de residuos
Señalización y extintores
DIAGNÓSTICO INICIAL
• Instrumento para implementar y recopilar la información
Código:
Versión:
NITDirección Teléfono(s)
Proceso Área Dependencia Hombres Mujeres
ÍTEM 5S 1 2 3
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDENAR
SEISO - LIMPIARSEIKETSU - BIENESTAR
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
PARÁMETROS CALIFICACIÓN
PROMEDIO
Los pasillos y escaleras son suficientes para el tránsito de personas, equipos o materiales, cumplen con los requerimientos del estatuto de seguridad Res. 24000 (Titulo II, Art. 12) incluidos barandas y peldaños
CRITERIO DE EVALUACIÓN
ÁREAS LOCATIVAS
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
I. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
POSITIVA S.A.Compañía de Seguros / ARP
-Gestión Documental-SS-RE-LV5S-01
FORMATOLISTA DE VERIFICACIÓN EN "5S"
II. INFORMACIÓN DEL CENTRO DE TRABAJO
Fecha: 2009/05
1
ProcesoPágina 1 de ___
Mejoramiento Continuo
Sucursal Centro de Trabajo
Nombre de la EmpresaNo. de Trabajadores Empresa
III. LISTA DE VERIFICACIÓNNo. de Trabajadores
Las paredes, ventanas y puertas son suficientes y están bien ubicadas de acuerdo con las actividades y el flujo de la operación
Los techos están construidos de acuerdo con las especificaciones de seguridad, garantizan la iluminación natural y las lámparas son suficientes para el proceso o trabajao a realizar
Los pisos, pasillos y escaleras están libres de materiales innecesarios, cables eléctricos y huecos que puedan obstruir o didificultar el paso de personas, equipos o materiales
Las paredes, ventanas y puertas están libres de materiales innecesarios (objetos colgantes, materiales arrumados, vidrios rotos), sin riesgo por agrietamientos grandes, chapas en mal estado, entre otros; las esquinas de las secciones y los patios están libres de materiales innecesarios o basuras
Los techos están limpios y libres de goteras
Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están ubicados en una zona señalizada, en estantes, carros oestibas y están apilados correctamente en altura y estabilidad
Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están limpios o protegidos del polvo u otros contaminantes
Los techos no presentan materiales innecesarios (objetos colgantes, estructuras o conexiones eléctricas inadecuadas, entre otros)Los pisos, pasillos y escaleras están limpios, secos, señalizados, demarcados, construidos de material seguro y bien iluminadosLas paredes, ventanas y puertas están limpias, las esquinas están sin desechos o basura, las terrazas o balcones están limpios, la pintura de paredes y techos son de colores claros, que permitan mejorar la iluminación
OBSERVACIONES
La cantidad de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) son los necesarios para satisfacer la demanda de cada proceso o trabajo
MATERIAS PRIMAS
OBSERVACIONES
PERSONASLas personas tienen ropa adecuada, comoda y limpia según su trabajo, adecuado aseo personal en manos, cara y cabello Las personas tienen elementos o accesorioas necesarios (apoya pies, padmouse, protector de pantalla, silla graduable en altuturas, entre otros) para realizar el proceso o trabajo y son utilizados correctamente
El número de personas es el necesario para cada proceso o trabajo
Las personas se encuentran ubicadas en sitios que garantizan que no sean golpeadas por materiales, equipos o materias primas
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES
El número de máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de trabajo) son los necesarios para los requerimientos del proceso productivo
Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de trabajo) están en buenas condiciones, ubicados en lugares específicos sin interrumpir la circulación de las personas
Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) están ubicadas en gavetas, tableros u otros dispositivos que permiten dejarlas listas para usarse nuevamenteLas herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) se mantienen limpias y en buen
Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de trabajo) están limpias, libres de materiales innecesarios, sin polvo, cables eléctricos asegurados y en buenas condiciones
MAQUINARIA, EQUIPOS Y MOBILIARIO
OBSERVACIONES
ÁREAS SANITARIAS Y DE
ALMACENAMIENTO
Los servicos sanitarios y áreas de almacenamiento son suficientes para el número de trabajadores según la resolución 2400 (tiuloII, Art.17). Los comedores o cocinas están separados de los lugares de trabajo y focos insalubre (Art. 25)
Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación están libres de elementos innecesarios y permanecer en su lugar
Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación permanecen limpios, libres de plagas y basuras. Las fuentes de agua son aptas para el consumo
HERRAMIENTAS
Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) corresponden en número a las necesarias para el proceso o trabajo, están libres de deformaciones, filos mellados, mangos deteriorados, entre otros.
OBSERVACIONES
MANEJO DE RESIDUOS
Los residuos de producción y basuras se clasifican de acuerdo con las normas de reciclaje y se disponen en canecas debidamente señalizadasLas canecas o recipientes están ubicados en un sitio cercano a las fuentes que generan residuos y no obstruyen las vías de circulaciónLa zona alrededor de los recipientes está limpia y se evita el rebose de los recipientes. Las canecas vacías están limpias y no generan malores olores
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES
SEÑALIZACIÓN Y EXTINTORES
El tipo y número de señalización de los extintores existentes son necesarios para el trabajo que se realiza y cumplen con los estándares nacionales e internacionales
La ubicación de la señalización de los extintores permite su fácil visualización y acceso
La señalización y los extintores permanecen limpios y en buenas condiciones de mantenimiento
CONFORMACIÓN EQUIPO LÍDER• Seleccioné un grupo de líderes con poder de
decisión
•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las técnicas para la solución de problemas
•Estas personas pueden ser del COPASO, jefes de áreas o líderes de proceso y trabajadores
•Defina objetivos clave, que espera alcanzar
•Mínimo 3 personas y máximo 5 deben conformar el equipo líder
•Reúnase periódicamente con el equipo para establecer mejorar, conocer avances, promover e incentivar y analizar otros aspectos
METODOLOGÍA 5 “S”
SEIRI - CLASIFICAR
SEISO - ASEO
SEITON - ORDEN
SEIKETSU - NORMALIZACIÓN
SHITSUKE - DISCIPLINA
Evidencie metodologías o procesos complementarios que la empresa pueda tener y que permitan fortalecer el objetivo de las cinco “s”, ejemplo: tablas de retención documental
DEFINICIÓN ÁREA PILOTO•Con base en los resultados elija el proceso o área más crítica, como piloto
Área Administrativa
META: 5.0
RESULTADO: 2.6 Herramientas
Áreas Locativas
Materias Primas
Personas
Máquinas y equipos
Áreas sanitarias y de
alimentación
Manejo de residuos
Señalización y extintores
1
2
3
4
5
3.9
1.6
2.7
2.52.8
3.0
2.3
2.0
FORMACIÓN AL PERSONAL DEL ÁREA CRÍTICA•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las
técnicas para la solución de problemas
•Implemente la primera “S” – SEISO – con el personal del área seleccionada
•Verifique y evalué los conceptos adquiridos por el personal del área
•Establezca responsabilidad por las acciones que se requieren para mejorar las condiciones
•Defina el plan de acción identificando los problemas y las soluciones
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES
• Instrumento para definir el plan de acción
Código:
Versión:
Área Hombres
Inicial Áreas LocativasMaterias Primas
Personas
Herramientas
Resuyltado TotalObjetivo Total
1
2
3
4
5
6
7
8
9
#
#
#
#
#
#
Áreas sanitarias y de alimentación
Manejo de residuos
Señalización y extintores
II. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO
Máquinas y Equipos
ProcesoPágina 1 de ___
Mejoramiento Continuo
POSITIVA S.A.Compañía de Seguros / ARP
-Gestión Documental-SS-RE-LV5S-01
FORMATOFecha:
LISTA DE VERIFICACIÓN EN "5S"
No. de Trabajadores
CÓMOCUÁNDOFECHA DE INICIO FECHA DE FINALIZACIÓN
III. PLAN DE ACCIÓNQUÉ
ACTIVIDADES
I. INFORMACIÓN DEL CENTRO DE TRABAJOProceso
Dependencia
QUIÉNRESPONSABLE OBSERVACIONES
REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN
•Valide con el personal del área los resultados del diagnóstico
•Defina los indicadores con los cuales podrá medir el impacto logrado con las medidas ejecutadas
•Verifique el cumplimiento de los objetivos, revisando las mejoras implementadas, disminución de AT, ausentismo, productividad, entre otros.
•Hable con las personas y recoja las percepciones y sentimientos del cambio (positivos y negativos)
•Evalué el estilo de liderazgo de los gerentes si facilitó u obstaculizó el cambio
REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN•Documente las mejoras de una manera sencilla y clara
•Defina un formato estándar de documento para que todas las áreas escriban las experiencias
•Escriba lo esencial para el aprendizaje organizacional
•El contenido del informe puede ser:
•Problemática encontrada
•Resultados iniciales del diagnóstico
•Explicar con fotos las mejoras implementadas, antes y después
•Beneficios alcanzados
•Resultados finales y compararlos con los iniciales
•Procedimientos o estándares
REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN
•Establezca un medio de comunicación para divulgar los resultados alcanzados
•Genere comentarios cortos y periódicos al personal sobre la importancia para la empresa en llevar a la práctica la metodología
•Explique los elementos claves para mantener la metodología 5 “s”
•Establezca mecanismos de premiación y reconocimiento al área crítica por los avances y acciones aprendidas
ACCIONES APRENDIDAS Y ESTANDARES •Defina los estándares o procedimientos con la participación de los trabajadores
•Tenga en cuenta las acciones aprendidas (positivas y negativas) para establecer las actividades del estándar o procedimiento
•El procedimiento es el que se utilizará para realizar las tareas de manera segura, fácil y productiva
•Indica la mejor manera de realizar una operación desde la seguridad, calidad y control de desperdicios
•El procedimiento debe ser aprobado por todos
•La divulgación es un proceso clave para valorar el trabajo realizado
SEGUIMIENTO Y CONTROL•Sea persistente en el seguimiento y exigente en el cumplimiento de las actividades
•Pregunte y registre de forma periódica por los resultados
•Con la gerencia promueva la autogestión y el autoaprendizaje de la gente
•Promueva la creatividad con preguntas que los lleve a optimizar el uso de los recursos internos
•Analice otros aspectos que requieren recursos especiales y mayor análisis en relación costo/beneficio
•Realice reconocimientos cuando se han logrado los resultados
Los hábitos de las 5 “s” revelan además hábitos de
exactitud y de método en los demás actos de la vida
Muchas gracias