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Programa de Emprendimiento Sostenible Metropolitano, Fondo de Incentivos Económicos VERSIÓN 2017 II- 2018 I Una apuesta a los instrumentos de inversión ética, verde y sostenible en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá Manual operativo
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Programa de Emprendimiento Sostenible Metropolitano, Fondo de Incentivos Económicos
VERSIÓN 2017 II-2018 I
Una apuesta a los instrumentos de inversión
ética, verde y sostenible en el Área
Metropolitana del Valle de Aburrá
Manual
operativo
CONTENIDO
VERSIÓN 2017 II-2018 I ............................................................................................................. 1
1. Acompañamiento en la estructuración del plan de inversión de las empresas con intención
de presentarse ........................................................................................................................ 4
1.1 Financiación: .................................................................................................................. 8
2. Presentación y recepción de propuestas ......................................................................... 9
2.1. Descripción de los documentos requeridos para la presentación de los planes de
inversión al Fondo de Incentivos. ...................................................................................... 10
2.2. Documentación requerida que debe acompañar el plan de inversión presentado al
Fondo de Incentivos: ......................................................................................................... 10
2.3. Procedimiento para la radicación de los planes de inversión a presentarse al Fondo de
Incentivos: ......................................................................................................................... 12
3. Verificación del cumplimiento de requisitos de las propuestas presentadas ................... 12
3.1 Análisis de elegibilidad ................................................................................................. 12
4. Visitas de verificación a las empresas que cumplen con los requisitos para continuar en el
proceso ................................................................................................................................. 13
5. Evaluación y selección de propuestas empresariales para otorgar incentivos ................ 13
5.1 Evaluación ................................................................................................................... 16
6. Legalización de otorgamiento de incentivos ................................................................... 17
6.1 Suscripción del contrato ............................................................................................... 18
6.2 Plan de Retribución al Área Metropolitana del Valle de Aburrá. ................................... 18
6.3. Obligaciones del Programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano. .................. 18
6.5 Causales de pérdida del incentivo. .............................................................................. 19
6.6 Incumplimiento contractual .......................................................................................... 20
6.7 Interventoría................................................................................................................. 20
7. Planeación y ejecución de compras ............................................................................... 21
8. Verificación final y cierre del incentivo ............................................................................ 24
FONDO DE INCENTIVOS ECONÓMICOS (MANUAL DE OPERACIONES)
El componente fondo de incentivos económicos está enfocado en apoyar y fortalecer a las
iniciativas, empresas u organizaciones que han sido acompañadas por el programa
Emprendimiento Sostenible Metropolitano a través de sus convocatorias desde el año 2012.
Para esta versión SEMESTRE II-2017 - SEMESTRE I 2018 se podrán presentar aquellas
iniciativas, empresas u organizaciones que han recibido 80% del acompañamiento en el proceso
de intervención empresarial, que han cumplido con lo estipulado en el acuerdo de compromiso
suscrito entre la iniciativa a beneficiar y el programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano y
que no han sido ganadores en versiones anteriores del fondo de incentivos.
Para la implementación de este fondo se ha creado un proceso compuesto por los siguientes
procedimientos:
Imagen 1. Proceso fondo de incentivos
1. Acompañamiento en la estructuración del plan de inversión de las empresas con
intención de presentarse
Para la postulación al fondo de incentivos del programa Emprendimiento Sostenible
Metropolitano se debe desarrollar un plan de inversión, herramienta que agrupa un conjunto de
actividades y acciones que propenden al cumplimiento de un objetivo que permita el
fortalecimiento o puesta en marcha de las iniciativas, empresas u organizaciones, con el fin de
generar resultados sostenibles medibles en la mismas, en un periodo de tiempo determinado con
recursos privados y/o públicos limitados.
Dentro del proceso para la creación, fortalecimiento, impacto y crecimiento empresarial el plan
de inversión será el punto clave para definir los criterios sobre los cuales una iniciativa que resulte
beneficiaria ejecutará los recursos económicos que reciba a manera de incentivo, buscando
siempre herramientas para garantizar la sostenibilidad de las propuestas en el tiempo.
Los incentivos podrán ser orientados a fomentar:
La creación de nuevas empresas.
El fortalecimiento empresarial.
La promoción de la investigación y desarrollo de nuevos productos: bienes o servicios que
proporcionen soluciones acertadas a las problemáticas sociales, empresariales y ambientales.
El objetivo fundamental del plan de inversión será el de validar la oportunidad de crecimiento de
la iniciativa, empresa u organización, a partir de la monetización y priorización de las actividades
que se financiarían con el incentivo, buscando fortalecer sus factores de sostenibilidad.
El plan de inversión será desarrollado entre los miembros del equipo emprendedor y/o
empresario(s) con el apoyo de los consultores del programa “Emprendimiento Sostenible
Metropolitano” en caso de ser solicitado por el equipo emprendedor y/o empresario(s), el cual
deberá entregarse por escrito y debe contener como mínimo los siguientes ítems:
Un objetivo general: es decir que se va a lograr con los recursos que se solicitan al
programa, un producto final.
Objetivos específicos: actividades o tareas que permitan el cumplimiento del objetivo
general.
Indicadores sociales, empresariales, y ambientales que se podrán demostrar a través
del logro de los objetivos y con la ayuda de los incentivos otorgados.
Plan de inversión: que es un cronograma de actividades a desarrollar para el logro de
los objetivos (Formato 1. Formato de Plan de Inversión).
Para la elaboración del plan de inversión se debe identificar las actividades a desarrollar, y
evaluar si pueden enmarcarse en los siguientes rubros financiables o no financiables, teniendo
en cuenta la descripción de cada uno de ellos.
RUBROS FINANCIABLES: Hace referencia a las actividades financiadas con recursos del
Fondo de Incentivos del Área Metropolitana del Valle de Aburrá.
CONTRAPARTIDA: Hace referencia a los recursos no financiables por el programa y que deben
ser asumidos por el emprendedor.
A continuación se presentan los conceptos en los cuales pueden ejecutarse los recursos del
incentivo. Si se presenta algún tipo de inquietud, se debe enviar solicitud expresa para aclarar
las inquietudes a la dirección del programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano:
R01 ASISTENCIA TÉCNICA
Gasto de actividades contratadas a personas jurídicas o naturales, relacionadas directamente
con la ejecución de servicios y trabajos del proyecto (ej.: consultores en preparación de estudios
técnicos, planes y certificaciones, planes de marketing y ventas, realización de actividades de
comercialización de producto en ferias) diferentes a los pagos realizados a personal vinculado
con el proyecto. A continuación relacionamos asesorías que pueden ser parte del plan de
inversión en este rubro:
Asesoría o consultoría, para estudios y validaciones de mercado especializados.
Asesoría o consultoría para mejoramiento de procesos de producción
Asesoría o consultoría para desarrollo de estrategias
Asesoría o consultoría para la escalabilidad del modelo de negocio.
Asesoría o consultoría para desarrollo de la internacionalización empresarial
Asesoría o consultoría para el diseño, desarrollo y escalonamiento de prototipos.
R02 DESARROLLO DE PROTOTIPO
Hace referencia a materiales, equipos, servicios técnicos, pruebas de refinamiento, ajuste y
validación, requeridos exclusivamente para la construcción del prototipo, cuya entrega final no
podrá exceder el 11 de mayo de 2018.
R03 MATERIALES O INSUMOS
Insumos y materiales, asociados al producto o servicio, que sean fundamentales para cumplir
con el objetivo de la propuesta presentada al fondo de incentivos y que apoyen el cumplimiento
de indicadores del proyecto a financiar. La adquisición de materia prima, debe ser determinante
para el proyecto, es decir, que tengan una relación directa con el objetivo del plan de inversión,
el cual a su vez debe ir orientado hacía el incremento de los impactos ambientales, sociales, y
económicos positivos que generará el proyecto, esta actividad se valida en la visita de
verificación.
R04 GASTOS DE NORMALIZACION, CERTIFICACIÓN, REGISTRO ETC.
Hace mención a las certificaciones de normas técnicas especializadas de producto y/o registro
de normas técnicas necesarias para la comercialización del producto (Ej.: certificaciones y
registros sanitarios ante el INVIMA y Registro ICA).
Gastos de constitución legal como empresa: elaboración de estatutos, registro en cámara de
comercio etc. No incluye gastos de permisos, estudios, autorizaciones o licencias ambientales,
para cumplir requisitos ante autoridades ambientales.
R05 MISION TECNOLOGICA O PARTICIPACION EN FERIAS
Participación como expositor en eventos de nivel tecnológico ruedas de negocio, ferias o eventos
comerciales, que estén directamente relacionados con el objeto del proyecto, verificable
mediante un indicador de resultados, y que se realicen antes del 30 de abril de 2018. Este rubro
incluye, costos de inscripción, alquiler de stand, tiquetes aéreos, alojamiento y material
publicitario, incluye para eventos fuera del Valle de Aburra. En este componente, los diseños y
la imagen para el stand, material publicitario y demás elementos, deberán seguir las instrucciones
dadas desde el Programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano.
R06 MAQUINARIA Y EQUIPOS
Compra de maquinaria y equipos asociada al desarrollo del producto o servicio, que sea
fundamental para cumplir con el objetivo de la propuesta presentada al fondo de incentivos,
demostrando su incidencia e importancia dentro del plan y su impacto en los ámbitos: ambiental,
económico y social. Se debe tener en cuenta que el proceso de recepción a satisfacción por parte
del emprendedor debe hacerse efectivo dentro del plazo de duración del convenio, es decir antes
del 11 de mayo de 2018, por lo cual es necesario evaluar el tiempo requerido por el proveedor
para la fabricación y entrega.
R07 GASTOS DE PROTECCIÓN DE LA TECNOLOGÍA, PROPIEDAD INDUSTRIAL O
INTELECTUAL PARA EL TERRITORIO NACIONAL
Se refiere a la asesoría legal y radicación del trámite de solicitudes de marcas y patentes, ante
la Superintendencia de Industria y Comercio, registro de obras ante la dirección nacional de
derecho de autor, asesoría jurídica relacionada sobre el tema. Ejemplo:
Asesoría o consultoría en temas de propiedad intelectual o en procesos de solicitud de patente.
Asesoría o consultoría en temas de vigilancia tecnológica, valoración, negociación y/o
comercialización.
Asesoría o consultoría especializada en la parte técnica esencial del proyecto.
RUBROS NO COFINANCIABLES: hace referencia a las actividades que, en caso de requerirse,
se deben ejecutar con recursos provenientes del equipo emprendedor.
R08 GASTOS DE OPERACIÓN O ADMINISTRATIVOS
Se refiere a los costos y gastos en que incurre el emprendedor relacionado con el desarrollo del
proyecto y que se presenten durante el período de ejecución del mismo, asociados a las
actividades de administración del proyecto como los servicios públicos, arriendo de locales
comerciales. Cuando la empresa funciona en un local de propiedad del equipo emprendedor se
puede hacer una valoración comercial del canon de arrendamiento y soportarlo como
contrapartida.
R09 GASTOS DE PERSONAL Y/O SALARIOS DEL EQUIPO DE TRABAJO
Se refiere al pago de salarios y/o honorarios de los miembros del equipo de trabajo, consultoría
del personal técnico y/o profesional del equipo emprendedor asociado directamente a las
actividades del proyecto, estos salarios deben ser valorados a precios de mercado y basados en
el grado académico de cada uno de los miembros del equipo emprendedor que se vaya a
soportar como contrapartida.
ACTIVIDADES QUE NO PUEDEN ESTAR INCLUIDAS EN EL PLAN DE INVERSION.
Capacitación del equipo emprendedor en temas administrativos, o formación académica
formal que no tenga relación directa con el desarrollo técnico del proyecto.
Estudios de aprobación de crédito o asesoría para diligenciar solicitudes de crédito.
Construcción de bases de datos.
Pago de pasivos (capital e intereses), pago de dividendos y aumento del capital social de
la empresa.
Pagos de estudios requeridos para la obtención de permisos, autorizaciones o licencias,
o de trámites, certificaciones y permisos, ante las autoridades ambientales.
Estudios sectoriales o de caracterización de cadenas productivas.
Investigación básica y/o pura.
Compra de bienes inmuebles.
Adecuaciones o remodelaciones de cualquier tipo de bienes inmuebles, que no
conformen el proceso de dotación técnica y que no sean indispensables para el desarrollo
del plan de negocios.
Estudios de factibilidad de proyectos (consultorías, asesoría jurídica, financiera, etc., que
busquen identificar si la idea es viable o no ya que esto debe ser realizado por el
emprendedor).
Recuperaciones de capital.
Compra de acciones, derechos de empresas, bonos y otros valores mobiliarios.
Pago de regalías, impuestos de renta, aportes parafiscales.
Compra o pago de prima de locales comerciales.
Traslado y alimentación en visitas o eventos comerciales.
Importación de equipos y/o maquinaria para el proceso productivo donde no se pueda
garantizar la entrega en la bodega del emprendedor antes del 11 de mayo de 2018.
Contratación de diseño y creación de equipos o máquinas cuya fabricación, terminación
y entrega, no se puedan garantizar antes del 11 de mayo de 2018.
1.1 Financiación:
El plan de inversión deberá tener claro que se podrá solicitar como cofinanciación un monto de
entre COP $20’000.000 a $100’000.000 (VEINTE A CIEN MILLONES DE PESOS).
Independientemente del monto solicitado, luego del proceso de evaluación técnica se podrá
determinar un monto inferior al mínimo establecido de acuerdo con los impactos sociales,
ambientales y económicos generados por el plan de inversión presentado.
Cada uno de los planes de inversión presentados que resulten elegibles serán
cofinanciados hasta un máximo del setenta por ciento (70%) del presupuesto total de la
propuesta presentada, sin que en ningún caso este valor a financiar supere la suma de
COP$100.000.000 (CIEN MILLLONES DE PESOS).
La exigencia de contrapartida será del treinta por ciento (30%) del valor total de la
propuesta y este podrá ser el cien por ciento 100% en especie y/o en efectivo.
El plazo de ejecución del plan de inversión deberá estar formulado para un máximo de
cuatro (04) meses.
El plan de inversión debe ser desarrollado teniendo en cuenta lo siguiente:
Coherencia del plan de inversión, aspectos sociales, empresariales, y ambientales. Equipo de
trabajo, jurisdicción de impacto y ubicación de la propuesta. Ajuste de las actividades propuestas
teniendo en cuenta los rubros financiables y no financiables.
2. Presentación y recepción de propuestas
Como requisito previo para la presentación de la propuesta, es necesario manifestar la intención
de participar en la convocatoria del fondo, para lo cual se debe enviar al correo electrónico
[email protected] una carta de intención (Formato 2. Carta de intención de
participar en la convocatoria), en la cual también se autoriza al Programa Emprendimiento
Sostenible Metropolitano para la consulta de antecedentes ante centrales de riesgo (Formato 2.1
y 2.2), lista Clinton y antecedentes disciplinarios, acompañada de las respectivas cédulas de
ciudadanía del equipo emprendedor que presenta la propuesta y firmada por el representante
legal en el caso de personas jurídicas y por el emprendedor líder para el caso de personas
naturales.
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre de manila, rotulado con el nombre de la
iniciativa o empresa. Debe contener la información en formato físico y digital en PDF o TIFF y
almacenadas en medio digital no re-grabables, tales como disco compacto – CD-R, disco versátil
digital DVD-R u otros.
Solo se radicarán las propuestas que tengan la totalidad de los requisitos, de acuerdo con el
ítem 2.3 (proceso para la radicación de las propuestas a presentarse al Fondo de Incentivos)
enunciado más adelante.
2.1. Descripción de los documentos requeridos para la presentación de los planes de
inversión al Fondo de Incentivos.
Personas naturales
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía al 150%
• RUT actualizado.
• Documento que certifique la vinculación vigente a la Seguridad Social.
Empresas
• Carta de la junta directiva avalando el proyecto.
• Copia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal.
• Copia del RUT actualizado.
• Certificado de existencia y representación legal, expedido por la autoridad competente.
Para expedir tal documento de acuerdo con la naturaleza jurídica del proponente, dicho
certificado deberá tener una vigencia de expedición no mayor a treinta (30) días
calendario.
• Certificado de paz y salvo del pago de impuestos. (Firmado por el Revisor Fiscal o
Contador según corresponda anexando copia de Cédula de Ciudadanía y Tarjeta
Profesional).
• Certificado de paz y salvo de seguridad social. (Firmado por el Revisor Fiscal o Contador
según corresponda anexando copia de Cedula de Ciudadanía y Tarjeta Profesional).
• El contador deberá adjuntar el certificado de la Junta Central de Contadores, o su
equivalente, que certifique que se encuentra habilitado para ejercer la profesión.
• Carta donde se declare que la actividad es lícita.
2.2. Documentación requerida que debe acompañar el plan de inversión presentado al
Fondo de Incentivos:
Carta de presentación de la propuesta (Formato 3. Carta de presentación de la propuesta)
al Fondo de Incentivos del programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano,
especificando el tiempo máximo de duración, el cual en todo caso, no podrá ser superior
a 04 Meses, firmada por el Representante Legal o emprendedor líder del proponente, en
la que declara expresamente que acepta las condiciones establecidas por el Programa
“Emprendimiento Sostenible Metropolitano”, dirigida al operador del Programa. Si en la
propuesta participa más de una organización, se deberá anexar carta de compromiso de
cada una de las entidades participantes firmada por el representante legal o el máximo
organismo.
Resumen ejecutivo del proyecto (Formato 3. Resumen Ejecutivo del Proyecto): hace
referencia a un documento donde se describa la iniciativa empresarial que fue beneficiaria
del programa, se presente con claridad el objetivo general y los específicos, a lograr con
los recursos de cofinanciación solicitados al fondo, los beneficios para el proyecto o
empresa, incluyendo los impactos económicos, sociales y ambientales que se alcanzarán
con los recursos entregados por el fondo.
Formato plan de inversión (Formato 1. Formato Plan de Inversión).
Certificado de contrapartida (Formato 5. Certificación de Contrapartida): Anexar
certificación de contrapartida de las fuentes de financiación que aportarán los recursos,
diferentes a los solicitados en cofinanciación. Los certificados deben estar firmados por
el Representante Legal, Contador y/o Revisor Fiscal, de la entidad aportante en caso de
ser persona jurídica; en el caso de ser persona natural, por el emprendedor líder,
establecido en la carta de representación plena (aplica para el caso de ideas o iniciativas
de un grupo de emprendedores que designan un representante), indicando nombre de la
propuesta (plan de inversión), monto a aportar (números) y la destinación de los mismos;
para el caso de entidades públicas, certificación suscrita por el Represente Legal y/o el
ordenador del gasto de la entidad en la cual manifieste la existencia y disponibilidad de
los recursos para desarrollar el proyecto cofinanciado.
Breve descripción de las hojas de vida del equipo participante (Formato 6. Resumen hojas
de vida) en la ejecución del plan de inversión. En el momento de resultar seleccionados,
deberán adjuntar certificaciones de la experiencia laboral.
Carta de vinculación solidaria e ilimitada (Formato 7 y 7.1. Carta de vinculación solidaria
e ilimitada) de los miembros del equipo emprendedor que conocen y aceptan que el
beneficio económico es otorgado a la iniciativa y/o empresa y no para el beneficio
particular de los integrantes firmantes.
Para iniciativas y empresas u organizaciones, declaración del proponente en el sentido
de no estar incurso en ninguna inhabilidad o incompatibilidad (Formato 8. Declaración de
NO Inhabilidad) para recibir recursos de coinversión del programa Emprendimiento
Sostenible Metropolitano. Acogerse a las normas Colombianas aplicables al fondo,
mediante certificación de no conflicto de intereses con el Área Metropolitana del Valle de
Aburrá y no estar acogidos a la Ley 550 de 1999.
Permisos o certificados de usos de suelos requeridos para el desarrollo de la iniciativa,
empresa u organización, para los casos que aplique.
2.3. Procedimiento para la radicación de los planes de inversión a presentarse al Fondo
de Incentivos:
La información será recibida en las instalaciones de CREAME – Incubadora de Empresas,
ubicada en la dirección Carrera 46 N° 56 – 11, Piso 12, Edificio Tecnoparque, Medellín –
Antioquia, únicamente hasta el día 20 de noviembre de 2017, en horario de 8:00 a.m. a 12:00
p.m. Allí se asignará un número consecutivo según el orden de llegada de los emprendedores,
el personal de Emprendimiento Sostenible Metropolitano procederá a llamar según el numero
asignado a cada uno de los representantes de la iniciativa, empresa u organización, encargados
de entregar el plan de inversión y en su presencia se revisará que el plan de inversión contenga
todos los documentos requeridos para presentarse, tanto físicos como digitales, si los
documentos presentados cumplen, se reciben a satisfacción y se procede a radicar la propuesta,
caso contrario si falta algún documento o el material digital, se devuelve la documentación al
equipo emprendedor, el cual tomara la decisión de completarlos y volverse a presentar, lo cual
debe hacerse antes de la hora de cierre.
Una vez radicada la propuesta en las oficinas del operador del programa EMPRENDIMIENTO
SOSTENIBLE METROPOLITANO, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo
de información adicional.
La presentación del plan de inversión implica que el proponente acepta todas las condiciones y
obligaciones establecidas en el presente instrumento de financiación del programa Fondo de
Incentivos, Emprendimiento Sostenible Metropolitano.
3. Verificación del cumplimiento de requisitos de las propuestas presentadas
El proceso de evaluación de los planes de inversión presentados se desarrolla teniendo en
cuenta las siguientes fases
3.1 Análisis de elegibilidad
Su objetivo es establecer si la iniciativa, empresa u organización, no presenta inhabilidades para
contratar y recibir recursos públicos en modalidad contingente (Consulta lista Clinton, centrales
de riesgo, contraloría y procuraduría).
En todo caso el plan de inversión será rechazado cuando:
No se aporte toda la documentación requerida.
La propuesta se encuentre subordinada al cumplimiento de cualquier condición.
Se aporte información que no sea veraz.
La propuesta vaya en contravía con disposiciones de la ley colombiana.
El proponente se encuentre reportado en alguna de las listas de consulta y verificación
de información, como lo son las centrales de riesgo, lista Clinton.
El proponente haya sido condenado por delitos contra la administración pública, estafa y
abuso de confianza que recaigan sobre los bienes del Estado, utilización indebida de
información privilegiada y lavado de activos.
Cuando a criterio del comité de elegibilidad se identifique o considere que el plan de
inversión genera incompatibilidades con las funciones del Área Metropolitana del Valle de
Aburrá como autoridad ambiental.
A las empresas / iniciativas que presenten los planes de inversión que resulten considerados no
elegibles, se les comunicará por medio del correo electrónico registrado de su no continuidad en
el proceso, por lo que no serán objeto de visita de verificación, ni de evaluación técnica por parte
del programa. Es decir, sólo las propuestas consideradas como elegibles continúan en el
proceso de evaluación.
Los planes de inversión que cumplan a satisfacción con el análisis de elegibilidad recibirán un
comunicado vía correo electrónico, en el cual se notificará la fecha y hora de la visita de
verificación, igualmente fecha y hora de la presentación del plan de inversión ante el comité de
elegibilidad. Es decir se notificará su continuidad en el proceso.
4. Visitas de verificación a las empresas que cumplen con los requisitos para
continuar en el proceso
Su objetivo es realizar un reconocimiento del estado actual de la iniciativa, empresa u
organización, respecto al plan de inversión presentado, visitando a cada uno en la dirección
registrada en el resumen ejecutivo, lo cual quedará reportado en un acta de visita.(Formato 9)
5. Evaluación y selección de propuestas empresariales para otorgar incentivos
Su objetivo es realizar una evaluación integral del plan de inversión presentado, a través de una
presentación tipo Pitch, donde serán analizados sus componentes, técnico, ambiental y
económico.
Para dicho análisis se nombrará un comité de elegibilidad, grupo interdisciplinario conformado
por 5 profesionales de la siguiente manera:
• Un profesional del Área Metropolitana del Valle de Aburrá.
• Un profesional de la institución operadora del programa Emprendimiento Sostenible
Metropolitano.
• Un empresario de reconocida trayectoria.
• Un profesional con experiencia en el área financiera o de inversiones.
• Un representante de la comunidad académica de reconocida trayectoria en el campo de
la investigación o un profesional experto en el tema relacionado con la iniciativa, empresa
u organización.
Una vez reunido el Comité de Elegibilidad, operará de la siguiente manera:
Verificación del quórum: cada comité deberá sesionar siempre con un mínimo 4
miembros. Ante la falta de este mínimo de miembros, se deberá citar a una nueva sesión.
Se realiza un repaso de cada uno de los planes de inversión presentados por la iniciativa,
empresa u organización que serán objeto de evaluación.
Cada iniciativa, empresa u organización tendrá un espacio de 15 minutos para realizar
una sustentación del plan de inversión y la justificación de los recursos solicitados.
Los integrantes del comité, contarán con un espacio de máximo 10 minutos para realizar
preguntas a los miembros del equipo de trabajo.
Una vez escuchada la propuesta del plan de inversión, el comité sesionará a puerta
cerrada en un espacio de 5 minutos para discutir los méritos de la misma y darle su
respectivo puntaje.
Cada propuesta de plan de inversión será evaluado de acuerdo con los criterios y
metodología definidos por el programa y de conocimiento del comité.
Al finalizar cada sesión del Comité de Elegibilidad se emitirá un acta de la reunión.
El acta resultante deberá contener, aparte de las anotaciones del trámite ordinario de la
reunión, los siguientes puntos:
Nombre de la iniciativa, empresa u organización a la cual se le evalúo el Plan de
inversión.
Para cada iniciativa, empresa u organización a la cual se le evalúo el Plan de
inversión definir su condición de: elegible, no elegible, o aceptada con ajustes.
Para cada iniciativa, empresa u organización a la cual se le evalúo el plan de
inversión, definida como elegible, especificar claramente el puntaje que obtuvo en
la evaluación.
Para cada iniciativa, empresa u organización a la cual se le evalúo el plan de
inversión y este fue definido como no elegible, detallar de los criterios técnicos
que llevaron a tomar tal decisión.
Para cada iniciativa, empresa u organización a la cual se le evalúo el plan de
inversión y quedan en condición de aceptada con ajustes, deberán ampliar,
mejorar o corregir el plan de inversión.
Para el análisis de viabilidad, el mecanismo de evaluación utilizado por el comité de elegibilidad
es el siguiente:
A cada criterio se le asigna un porcentaje de importancia, donde la suma del grupo de criterios
es de 100%.
COHERENCIA DEL PLAN DE INVERSIÓN (10%)
Verificar que el plan de inversión presentado al Fondo de Incentivos contemple las actividades
necesarias para el desarrollo del mismo en forma cronológica y dentro de los rubros que pueden
ser financiados por el Fondo de Incentivos, valorado a precios de mercado cada una de las tareas
a realizar. Teniendo en cuenta:
o Claridad del objetivo del plan de inversión respecto a la proyección de la iniciativa, empresa
u organización.
o Viabilidad de la ejecución del plan de inversión en el tiempo de ejecución propuesto.
ASPECTOS EMPRESARIALES (30%)
Alineación del plan de inversión a las estrategias empresariales definidas por la iniciativa,
empresa u organización tales como la forma de producción, comercialización, administración y
generación de ingresos.
ASPECTOS SOCIALES (20%)
Generación de empleos, inclusión social, medidas de seguridad industrial y salud ocupacional.
ASPECTOS AMBIENTALES (20%)
Potencial del plan de inversión en generar un mayor aporte a la solución de la problemática
ambiental en el Valle de Aburrá al momento de ingresar al programa Emprendimiento Sostenible
Metropolitano del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, claridad de las acciones propuestas
en el plan de inversión, y los impactos ambientales que se puedan generar con el desarrollo del
plan de inversión.
EQUIPO DE TRABAJO (10%)
Conformación del equipo de trabajo, responsabilidades de cada uno de sus integrantes, de
acuerdo con su experiencia, formación, competencias y disponibilidad de tiempo para ejecutar
las actividades propuestas en el plan de inversión.
JURISDICCION DE IMPACTO Y UBICACIÓN (10%)
En este criterio se evaluará si la iniciativa, empresa u organización se ubica en los municipios de
jurisdicción del Área Metropolitana del Valle de Aburrá.
5.1 Evaluación
Para la evaluación se asignará una puntuación de 1 a 5, siendo 1 el menor puntaje y 5 el mayor
puntaje.
Una vez se obtenga la puntuación de cada criterio, se multiplica por el porcentaje de importancia
asignado al mismo, donde la sumatoria de estos valores obtenidos, generan el puntaje final de
la evaluación de la iniciativa, empresa u organización.
Las iniciativas, empresas u organizaciones que al ser evaluadas obtengan un puntaje igual o
superior a 3, continuarán en el proceso de selección del fondo.
Los resultados son base para la asignación de los incentivos, es decir, que se asignarán los
recursos con que cuenta el Fondo de Incentivos, tomando los proyectos de mayor a menor
puntuación, hasta agotar los recursos.
El Comité de Elegibilidad deberá recibir con una antelación de 5 días la siguiente información de
cada propuesta a evaluar:
Plan de inversión (Formato 1. Plan de Inversión)
Resumen ejecutivo (Formato 4. Resumen ejecutivo del Proyecto)
Breve descripción de las hojas de vida del equipo participante (Formato 6. Resumen
Hojas de vida)
Acta de la visita de verificación (Formato 9)
Planilla de evaluación con los criterios y porcentajes asignados a cada uno de los
criterios.( Formato 10)
Después de la presentación y sustentación del plan de inversión ante el comité, el cual otorga la
calificación asignada de acuerdo con el análisis del caso, el comité técnico del programa
Emprendimiento Sostenible Metropolitano se encargará de consolidar los resultados de acuerdo
con las puntajes obtenidos por cada una de las iniciativas, empresas u organizaciones evaluadas
y de acuerdo con el presupuesto existente asignará los recursos. Este comité técnico tendrá 5
días hábiles, para comunicar la respuesta del proceso de evaluación al equipo emprendedor en
medio físico y/o por correo electrónico, especificando el resultado de la etapa de viabilidad:
Como resultado de la etapa de viabilidad se pueden dar los siguientes escenarios:
Aprobar la totalidad o la parcialidad de los recursos solicitados de acuerdo con el análisis
y la calificación obtenida a partir de la sustentación del impacto del incentivo en la
iniciativa, empresa, u organización.
No aprobar el incentivo.
Solicitar modificaciones al plan de inversión de aquellos proyectos que cumplieron con la
calificación para ser aceptados, pero que no alcanzaron los recursos solicitados.
Aquellos planes de inversión que tengan una clasificación viable y no alcancen recursos, podrán
presentarse nuevamente al Fondo de Incentivos del programa Emprendimiento Sostenible
Metropolitano en versiones posteriores, teniendo claro que deben actualizar su Plan de inversión
y concursar nuevamente cumpliendo cada una de las etapas de presentación y evaluación
establecidas por el Fondo según la versión, reglas y condiciones del programa correspondiente.
Además, es necesario aclarar que lo anterior se da, siempre y cuando el Área Metropolitana del
Valle de Aburrá siga apoyando proyectos de acompañamiento empresarial a iniciativas
sostenibles a través del programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano y por consiguiente
el componente de Fondo de Incentivos.
6. Legalización de otorgamiento de incentivos
El proceso de legalización deberá considerar dos tipos de documentos:
a. Los referidos a los deberes, derechos, responsabilidades, compromisos, tiempos, costos
y alcances del plan de inversión a cofinanciar.
b. Los referidos a otorgar garantías para el buen uso y aprovechamiento de los recursos
asignados.
Los planes de inversión una vez resulten viables deberán presentar, la información requerida
para elaboración de los documentos contractuales, contando con un plazo de entrega de 3 días
hábiles después de notificársele la aceptación del plan de inversión, la siguiente es información
requerida:
Póliza de seriedad de la propuesta, (En el caso de consorcios y uniones temporales, la
póliza o pagaré deberá amparar a todos los miembros de éste).
Una vez los responsables del plan de inversión presenten la documentación, se procederá con
la firma de los contratos de otorgamiento del incentivo y la expedición de las pólizas o pagarés
respectivos para firmar acta de inicio de los contratos.
En caso de negativa u omisión del beneficiario para suscribir el contrato en los plazos previstos
o cualquier otra causa o circunstancia que impida al proponente firmar el contrato, el operador
del programa, como administrador, de los recursos podrá retirar la asignación de dichos recursos.
6.1 Suscripción del contrato
Con la suscripción del contrato, se programará la realización de una primera reunión entre el
operador del programa y el(los) beneficiario(s), con el fin de aclarar los términos de contratación
y ajustes finales.
Los recursos incluidos dentro del plan de inversión aprobado (contrapartidas y cofinanciación)
sólo podrán ser utilizados una vez se perfeccione el contrato y posteriormente se firme el acta
de inicio (Formato 11. Acta de inicio de contrato) entre el proponente y el operador del programa
Emprendimiento Sostenible Metropolitano. En el caso en que el proponente disponga de los
recursos o realice actividades previas a esta fecha, no serán validados como parte de la
ejecución financiera del plan de inversión, igualmente los recursos que no se ejecuten dentro
del plazo de ejecución, deberán ser reintegrados al fondo para su reasignación.
6.2 Plan de Retribución al Área Metropolitana del Valle de Aburrá.
El equipo emprendedor de la iniciativa, empresa u organización que resulte beneficiario de los
recursos del Fondo de Incentivos deberá realizar un plan de retribución al Área Metropolitana del
Valle de Aburrá para su respectiva aprobación, el cual debe especificar con claridad las
actividades y responsabilidades que asume el emprendedor para el desarrollo de este plan,
buscando que los productos o servicios desarrollados por la iniciativa, empresa u organización
tengan un impacto social, generando así un beneficio real a la comunidad, y los cuales siendo
acordes a la actividad de la empresa se encuentren alineados con las líneas de intervención y
acciones metropolitanas del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, quien podrá definir o solicitar
ajustes a estos planes buscando un mejor impacto.
Este Plan de Retribución debe incluir objetivo, indicador y cronograma de ejecución el cual debe
finalizar como máximo la segunda semana de abril de 2018. (Formato 12. Plan de Retribución).
6.3. Obligaciones del Programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano.
Girar a los proveedores del plan de inversión beneficiario, los recursos de cofinanciación, de
acuerdo con lo previsto en las actividades aprobadas.
6.4. Obligaciones del proyecto beneficiario.
Ejecutar el plan de inversión aprobado.
Ser responsable de garantizar los recursos de contrapartida, cumpliendo para ello con las
obligaciones derivadas de su plan de inversión.
Desarrollar el plan de inversión durante el plazo de ejecución establecido en el mismo,
que en todo caso no podrá ser superior a 4 meses.
Presentar los informes requeridos por el operador del programa, y demás organismos de
control, en las condiciones y plazos establecidos por los mismos.
Apoyar y participar activamente en los eventos que realice el programa Emprendimiento
Sostenible Metropolitano para promocionar los resultados intermedios y finales del
programa.
Realizar difusión de acuerdo con lo establecido en los programas de trabajo y de acuerdo
con lo requerido por el programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano.
Remitir información de encuestas, informes u otra información sobre los resultados
intermedios o finales cuando sean solicitados por el programa Emprendimiento
Sostenible Metropolitano.
Presentar un informe final incluyendo indicadores y evidencias del impacto generado en
la iniciativa, empresa u organización con el incentivo recibido.
6.5 Causales de pérdida del incentivo.
Serán causales de pérdida del incentivo por parte de los proyectos beneficiarios del fondo las
siguientes:
Cuando alguna iniciativa, empresa, u organización esté violando la propiedad intelectual de un
tercero, sin perjuicio de que el comité evaluador pueda dar aviso a las autoridades respectivas.
Falsedad en la documentación e información presentada.
Si durante la ejecución del incentivo se identifica que la iniciativa, empresa u organización
desenfoque la aplicación del incentivo que pueda generar un conflicto de intereses para el
Área Metropolitana del Valle de Aburrá.
Cuando no se cumplan con las normas o requisitos establecidos por el operador del programa,
es decir, quienes no entreguen los informes y soportes requeridos por el operador del
programa en los plazos establecidos, quien no presente las cotizaciones correspondientes
para la ejecución de las compras.
Incumplimiento en los plazos determinados para cada etapa del proceso.
Difundir información falsa e irrespetuosa del programa, sin seguir conductos regulares de
comunicación y que afecte el buen nombre del programa.
Cuando no se presente durante los dos primeros meses de ejecución del fondo de incentivos,
soportes que permitan garantizar una ejecución igual o superior al 50% del valor total del
recurso asignado.
Cuando la empresa, el representante legal o el emprendedor tengan problemas o situaciones
judiciales.
6.6 Incumplimiento contractual
El incumplimiento de los compromisos contractuales adquiridos por el beneficiario de la
cofinanciación, así como el no cumplimiento de los productos intermedios y/o finales del proyecto,
acarreará la terminación del contrato.
Adicionalmente, en caso de que la entidad Operadora del programa “Emprendimiento Sostenible
Metropolitano”, encuentre que el beneficiario ha incumplido los compromisos adquiridos o ha
suministrado información falsa o errónea, deberá pagar, a título de cláusula penal, una sanción
igual al veinte por ciento (20%) del total de los recursos de cofinanciación.
La iniciativa, empresa, u organizaciones que presenten el plan de inversión, deberán atender el
contenido del artículo 26 de la ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), el cual establece con
respecto a la ley 599 de 2000:
“Artículo 403A. FRAUDE DE SUBVENCIONES. El que obtenga una subvención, ayuda o
subsidio proveniente de recursos públicos mediante engaño sobre las condiciones requeridas
para su concesión o callando total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cinco (5) a
nueve (9) años, multa de doscientos (200) a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales
vigentes e inhabilidad para el ejercicio de derechos y funciones públicas de seis (6) a doce (12)
años. Las mismas penas se impondrán al que no invierta los recursos obtenidos a través de una
subvención, subsidio o ayuda de una entidad pública a la finalidad a la cual estén destinados”.
6.7 Interventoría
El Operador del programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano, realizará las actividades de
Interventoría y hará el seguimiento del aporte de la contrapartida, del cumplimiento de los
objetivos y actividades del proyecto, así como del manejo de los recursos de cofinanciación y de
contrapartida. Para ello, el beneficiario llevará registros de las actividades realizadas y mantendrá
la documentación pertinente para acreditar el cumplimiento de las actividades propuestas, los
soportes de la ejecución de los recursos de cofinanciación y contrapartida acorde con la
normatividad vigente, así como el cumplimiento de las normas legales y tributarias que apliquen.
Todas las iniciativas, empresas, u organizaciones que reciban recursos de cofinanciación del
programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano, asumen el compromiso de entregar
información cualitativa y cuantitativa del proyecto (informes técnicos, datos sobre los
proponentes, líneas de base) durante su ejecución y hasta por un período de dos (2) años
después de la liquidación del mismo. La no entrega de dicha información quedará en el historial
del beneficiario y podrá afectar la elegibilidad de futuras propuestas que presenten al mismo.
7. Planeación y ejecución de compras
Una vez firmados y legalizados los contratos junto con su respectiva póliza de cumplimiento, se
procede con la ejecución de los incentivos económicos.
Si en el desarrollo normal del proyecto surge la necesidad de hacer cambios en el plan de
inversión bien sea por cambios en las condiciones del mercado o por un caso de fuerza mayor,
el equipo emprendedor tendrá como tiempo máximo para solicitar estos cambios hasta 15 días
antes de la fecha de terminación del contrato de cofinanciación.
Para solicitar un cambio en el plan de inversión se debe presentar una propuesta técnica, en la
cual se den a conocer las incidencias de los cambios solicitados en el impacto y cumplimiento
de los objetivos propuestos en el plan de inversión, esta solicitud pasará a un comité de
evaluación para su aprobación.
Los dineros de los incentivos no se entregan directamente a los beneficiarios, los pagos los
realiza directamente el operador del programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano, a
través de pago directo a los proveedores previamente seleccionados y en casos excepcionales,
mediante reintegro al beneficiario el cual debe estar debidamente soportado y sustentado. Todo
esto de acuerdo con el plan de inversiones.
El operador del programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano, dispondrá de un equipo de
trabajo para el desarrollo de este proceso que tendrá como principales actividades:
• Análisis de proveedores: técnico, cumplimiento de ley, precios y condiciones. Se deberá
contar con tres proveedores por rubro. Se aceptará menos proveedores cuando se
demuestre que los bienes y servicios son especializados y la oferta de proveedores es
baja.
• Acompañamiento en las negociaciones y las compras con el proveedor.
• Verificar que las compras lleguen finalmente al beneficiario en las condiciones de tiempo,
cantidad y calidad acordadas.
Para el proceso de pago de servicios o compra de bienes se le solicita a los emprendedores que
como primer paso presenten varias propuestas o cotizaciones para que el comité del Fondo de
Incentivos pueda verificar la conveniencia y cumplimiento de los parámetros legales de los
proveedores a los cuales el Fondo de Incentivos les va a desembolsar recursos.
El comité de compras, es el encargado del análisis y verificación de los documentos soportes
presentados por los emprendedores, velando que el proveedor cumpla con los requisitos
mínimos para contratar, para vender un bien o servicio. (Formato 13. Formato de solicitud de
Ejecución (F1))
Una vez identificado el proveedor de un rubro el trámite para facturación y pago será:
Personas naturales régimen simplificado
a. Cuenta de cobro (Formato 14. Cuenta de Cobro)
- Original y una copia.
- A nombre de CREAME como operador del programa “Emprendimiento Sostenible.
Metropolitano” identificado con su respectivo NIT.
- Fecha vigente (únicamente del 1 al 25 de cada mes).
- Datos completos del prestador de servicios: Nombre completo, número de cédula de
ciudadanía, dirección y teléfono (deben coincidir con los datos del RUT).
- Concepto claro del servicio prestado, detalle de los ítems cobrados y valor total.
- Datos para el pago mediante transferencia bancaria (No. de la cuenta, tipo de cuenta,
Banco), debe estar a nombre del prestador del servicio.
b. Copia del RUT actualizado, solo con la primera cuenta de cobro.
c. Copia del documento de Identidad al 150 %
d. Copia del pago de la seguridad social (el ingreso base de cotización debe ser el 40% del
valor del contrato, en caso de ser inferior al salario mínimo, debe cotizar sobre el valor de
SMMLV).
e. Certificado bancario de la cuenta en la que se consignarían los recursos
f. Formato de registro de proveedores diligenciado en su totalidad y firmado por el prestador
del servicio.
g. Si la persona natural tiene establecimiento de comercio debe anexar copia del Certificado
de Matrícula Mercantil actualizado (no mayor a 30 días)
h. En caso de tener Matrícula Mercantil, deberá también presentar el RIT (Registro de
Información Tributaria)
i. Certificado decreto 1070, y anexar la documentación requerida para soportar la
información, en caso de que aplique (Formato 15. Certificación Decreto 1070)
En caso de requerir contratos, pólizas adicionales u otra documentación necesaria, se solicitará
para tal fin de acuerdo al procedimiento del operador del programa Emprendimiento Sostenible
Metropolitano.
Personas jurídicas / personas naturales régimen común:
a. Factura
- Original y una copia
- A nombre de CREAME como operador del programa “Emprendimiento Sostenible
Metropolitano” identificado con su respectivo NIT y demás requisitos establecidos en el
artículo 617 del Estatuto Tributario
- Fecha vigente (únicamente del 1 al 25 de cada mes).
- Datos completos del prestador de servicios: nombre completo, número de cédula de
ciudadanía, dirección y teléfono (deben coincidir con los datos del RUT).
- Resolución de facturación vigente (Fecha vigente y numeración aprobada).
- Concepto del servicio prestado.
- Detalle de ítems cobrados
- IVA y descuentos discriminados
- Datos para el pago mediante transferencia Bancaria (No. de la cuenta, tipo de cuenta,
Banco), debe estar a nombre de la Empresa.
- La factura no debe contener tachones ni enmendaduras.
b. Copia del RUT, solo con la primera factura.
c. Copia del documento de Identidad al 150 % del Representante Legal o persona natural.
d. Copia del pago de la seguridad social o certificado de paz y salvo de la seguridad social,
firmado por el revisor fiscal o contador, según corresponda, anexando copia del
documento de identidad y tarjeta profesional del contador.
e. Certificado bancario de la cuenta en la que se consignarían los recursos, debe ser a
nombre del proveedor y no de terceros
f. Formato de registro de proveedores diligenciado en su totalidad y firmado por el
representante legal de la empresa o persona autorizada.
g. Certificado de existencia y representación legal vigente.
h. RIT Registro de Información Tributaria
i. Dos referencias comerciales actualizadas y firmadas por la organización que la expide.
En caso de requerir contrato se solicitaran documentos necesarios para tal fin de acuerdo al
procedimiento del operador del programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano
Requisitos para la recepción de documentos.
Una vez cumplidos los trámites determinados por la coordinación del programa Emprendimiento
Sostenible Metropolitano, la factura o cuenta de cobro se debe entregar en el centro de
documentos del Operador, con fecha del mes vigente, solo hasta el día 25 del respectivo mes,
se reciben los documentos con los anexos solicitados.
Requisitos para el pago.
La forma de pago es 30 días, contados a partir de la recepción a satisfacción de la respectiva
factura o cuenta de cobro (cumplir con los requisitos anteriormente establecidos y aprobación
por parte del coordinador del proyecto). El operador del programa se reserva la decisión de pagar
antes del plazo establecido. Los pagos se programarán solo para un día a la semana, se definirá
a inicios del año 2018.
8. Verificación final y cierre del incentivo
Una vez ejecutado el proceso de entrega de incentivo, el equipo de trabajo designado por el
operador procederá con una verificación técnica, una medición del impacto actual y futuro en
términos ambientales y sociales.
En esta verificación pueden darse dos escenarios:
Cumplimiento a satisfacción de los objetivos de acuerdo con el plan de inversión. Caso en el
cual se da por liquidado los contratos.
No cumplimiento, en el caso de no cumplimiento pueden igualmente suceder dos escenarios:
Por mala fe o por abandono del proyecto. En estas circunstancias el operador aplicarán
las garantías exigibles y recurrir a instancias legales para exigir la restitución de los
recursos.
Por falta de resultados técnicos 100% favorables. Esta circunstancia ocurre cuando
habiéndose ejecutado los recursos de forma parcial o total de acuerdo al plan de
inversión, el resultado es no satisfactorio por condiciones innatas a la actividad científica
y emprendedora o situaciones normales de riesgo de cualquier actividad empresarial.
Una vez ejecutado los recursos de forma total o parcial se proceden con la firma de un acta de
liquidación del acuerdo de entrega del incentivo. (Formato 16. Acta de liquidación de entrega de
incentivo)
Los planes de inversión que deban concluirse parcialmente deberán ser tratados de forma
especial por el comité directivo del programa Emprendimiento Sostenible Metropolitano. La
ejecución parcial podrá darse por:
• Fuerza mayor.
• Determinación de no viabilidad técnica en el proceso de ejecución.
• Por solicitud de los analistas del programa, previa validación del director del Programa
del Fondo de Incentivos, al observar situaciones de riesgo que estén desviando o
amenazando el éxito del proyecto.
• Por abandono y no cumplimiento de los equipos de trabajo de los proyectos beneficiarios.
En estos casos se implementan las acciones tendientes a la recuperación de los recursos.
• Por aquellos otros motivos que defina el Comité Directivo del programa Emprendimiento
Sostenible Metropolitano.
